Financieel beheer ouderwerkingen

Agenda

1. Aanleiding2. Uitgangspunten3. De gemeentekas4. Schenking aan de school5. Een rekening openen als feitelijke vereniging

(fv)6. Huishoudelijk reglement7. Nuttige tips

Aanleiding

-Ouderwerking werkt (financieel) ondersteunend positief

-Veel vragen vanuit ouderwerkingen, directies en schoolbesturen

-Af en toe een probleemsituatie

Uitgangspunten

-Ouderwerking, ouderraad zijn meestal feitelijke verenigingen, zelden vzw’s

-Ouderwerking en school (schoolbestuur) zijn twee afzonderlijke entiteiten

De gemeentekas

-eenheid van kas verboden om als gemeentelijke dienst apart geldcircuit te hebben gelden ouderwerking en gemeentelijke gelden (school) mogen niet vermengd worden geldstromen moeten in de gemeenteboekhouding terug te vinden zijn

-gemeente moet regels overheidsopdrachten respecteren

De feitelijke vereniging

-heeft geen rechtspersoonlijkheidgeen afgescheiden vermogen

geen strikte scheiding tussen het vermogen van verenigingen en dat van de

ledenkan geen verbintenissen aangaan

Schenkingen aan de school

-school kan gelden ouderwerking niet mee beheren

-bij schenkingen onderscheid maken:verbruiksmateriaal (rechtstreeks naar kinderen; geen ‘ materiële meerwaarde’ voor de school)(vb. chocolade voor Sinterklaas)gebruiksmaterialen voor de school (vb. speeltuig, smartboard, muziekinstallatie,…) (geeft ‘materiële meerwaarde’ aan de school)

Schenkingen aan de school

Verbruiksmateriaal: geen probleemGebruiksmateriaal: inschrijven in gemeenteboekhouding (schoolbestuur wordt eigenaar materialen)formulier schenking opmaken (model bij KOOGO)

Let op: aansprakelijkheid en onderhoud (speeltuigen, smartboards,…)

overleg met gemeentebestuur

Een rekening openen als fv

fv: geen rechtspersoon, geen natuurlijke persoon geen identificatie

Oplossingen:uitschrijven huishoudelijk reglement (hr)verslag stichtingsvergaderingverklaring van personen die rekening willen

openen

Een rekening openen als fv

Ondertekenaars zijn geen eigenaar van het geld.Geld moet aangewend worden voor de realisatie

van de doelen van de vereniging.Leden kunnen geen aanspraak maken op

tegoeden

Huishoudelijk reglement

Bepalingen met betrekking tot financiën:-doel(en) van de vereniging goed omschrijven-schenkingen procedure, afspraken school en

schoolbestuur-beheer rekening-volmachten (door 2 verschillende personen laten

tekenen) -transparant maken van de rekeningen (bij voorkeur ook

naar de school)-wat bij stopzetting fv

Nuttige tips

-Transparantie en openheid vormen de basis voor beperking risico’s

-Maak goede afspraken tussen school en ouderwerking m.b.t. beheer en schenkingen

-Vermijd dat 1 persoon grotere bedragen kan beheren-Vermijd gebruik van betaal- of kredietkaarten-Ga als ouderwerking in overleg met gemeente

(financieel beheerder)-Geef aan de bank de namen van de bestuursleden door,

zeker ook na wijziging

Meer weten?Ondersteuning nodig?

www.koogo.bebart.vandijck@ovsg.be

0473 72 54 19