Emmy Allemeersch (Projectmedewerker ‘Ik wil er wel-zijn’)

Een experimentele aanpak van ziekteverzuim

SitueringVerloop project ‘ik wil er wel-zijn’

• Fase 1: analyse verzuimgegevens en voorstellen voor het verminderen van frequent kortdurend ziekteverzuim (2007-2008)

• Fase 2: ontwikkelings- en experimentfase (2009-2010) • Cluster 1: Formalisering begeleidende

gesprekken• Cluster 2: Ontwikkeling verzuimprotocol• Cluster 3: Actie ‘werkdruk’ • Losstaande acties: peter- en meterschap,

vorming respect moet je vragen• Fase 3: eindevaluatie en ESF – disseminatie (t.e.m.

oktober 2011)

Projectmatige aanpak

• Projectstructuur:– Stuurgroep: HR-team (advisering door hoofd IDPB)

– Projectteam: projectmedewerker, stafmedewerker HRM, sectorverantwoordelijke, PIT – coach, preventieadviseur, vormingsmedewerker en Prevent (externe partner)

• Opdracht : ontwikkeling verzuimprotocol op basis van – de ervaringen met de continuïteitsgesprekken

– de leidraad ‘omgaan met afwezigheid’

– 3 experimenten ivm ziekteverzuim in 2010

• 6 bijeenkomsten projectteam in de loop van 2009-2010• Deelproject van het ESF – project ‘ik wil er wel-zijn’

Kick off• Affligem – Montil (27/05/2009): bijeenkomst van

alle bedienden van Familiehulp– Verspreiding bundel formalisering gesprekken en

bundel ‘omgaan met afwezigheid’ – Voorstelling continuïteitsgesprekken en experimenten

• Toelichtingen aan alle verzorgenden en huishoudhulpen

• Artikel in T Mag Gezien • Verspreiding van het latje met mascotte ‘ik wil er

wel-zijn’

Bundel omgaan met afwezigheid Basis voor het definitieve verzuimprotocol• Visietekst ‘ik wil er wel-zijn’• Theorie rond ziekteverzuim

– Wit – grijs – zwart – roze – Weegschaalmodel

• Alle afspraken over ziekte in de organisatie• Richtlijnen voor leidinggevende ivm het omgaan met

ziekte van de medewerker– Ziekmeldingsgesprek– Contactname tijdens ziekte– Terugkeercontact – Continuïteitsgesprek – …

Continuïteitsgesprekken

Ziekteverzuim 1

Ziekteverzuim 2

Ziekteverzuim 3

Ziekteverzuim 4

Continuïteitsgesprek

= gesprek tussen leidinggevende en

medewerker

Resultaat: afspraken om ziekte in de toekomst te

vermijden

Maximum 12 maanden

Maximum 6 maanden

Opvolging na continuïteitsgesprek:

-Worden er inspanningen gedaan om de gemaakte afspraken na te komen ?

-Evolutie in frequentie van ziektes ?

Evaluatiemoment uiterlijk na 6 maand

(kan vroeger)

= bespreking tussen leidinggevende en

directeur

Resultaat: beslissing ivm verdere opvolging en

aanpak

Feedback aan de

medewerker

Ziekteverzuim

Ziekteverzuim

Overtuigingen

Privésituatie

Werkgerelateerde problemen

Financiële situatie

Persoonlijkheid

Copingstrategieën…

Continuïteitsgesprekken– Ondersteuning van de rechtstreeks

leidinggevenden• Vorming continuïteitsgesprekken, verdiepingsmodule

en intervisiemomenten • Leidraad en verslagformulier• Bijlage bij de leidraad: het maken en opvolgen van

afspraken• FAQ: Veel gestelde vragen bij het houden van

continuïteitsgesprekken (www.ikwilerwel-zijn.be)

– Evaluatie• Kwantitatief: evolutie verzuimpercentages, aantal

gesprekken, …• Kwalitatief: telefonische interviews leidinggevenden

Continuïteitsgesprekken

– Ongeveer 6% van alle medewerkers heeft een continuïteitsgesprek gehad in 2009 en 10% in 2010

– Direct effect: minder ziekteverzuim na afloop van een gesprek

– Indirect effect: daling kortdurend ziekteverzuim

Beslissing: behoud continuïteitsgesprekken en onderzoek van de norm

Experimenten

1. Rechtstreekse ziektemelding

2. Verklaring op eer bij één dag ziekte

3. Controlearts (tijdelijke stopzetting versus uitbouw)

Rechtstreekse ziektemelding

– Geen aanwijzingen dat rechtstreekse ziektemelding tot daling ziekteverzuim leidt. Mogelijke verklaringen:

• Geen ‘volledig rechtstreekse’ ziektemelding

• Geen drempelverhogend effect omdat SV wordt beschouwd als vertrouwenspersoon

– Grote impact op het werk en de werkdruk van de sectorverantwoordelijken

– Hogere kostprijs ziektemeldingen

Beslissing: stopzetting experiment en geen implementatie in de VZW

Verklaring op eer bij één dag ziekte

• Daling van het kortdurend ziekteverzuim in zorgregio Turnhout is groter dan in VZW

• Gebruikers zijn vaker ziek, maar totaal aantal dagen is

– Beduidend lager bij huishoudhulpen (6,5 dagen ipv 10)– Ongeveer gelijk gebleven bij verzorgenden (9 dagen)

Beslissing: stopzetten experiment en nieuw experiment in een andere regio

Controlearts• Direct effect: het systeem met controlearts brengt meer

kosten met zich mee dan het opbrengt• 201 controles op 51 controledagen

• 177 ‘gewetttigd’• 11 vervroegd hervatten• 2 afwezig• (11 resultaat onbekend)

• Totaal: 10 dagen vervroegde hervatting

• Indirect effect: onmogelijk vast te stellen door verschil in gevoerde continuïteitsgesprekken

Beslissing: stopzetting experiment en uniform beleid in de VZW waarbij het aantal controles in 2012 wordt beperkt

Resultaat– Algemeen: daling percentages kortdurend verzuim bij alle

personeelsgroepen in 2010 tov 2008 en 2009

– Kostprijs ziekteverzuim naar schatting €1 300 000 lager dan het geval zou zijn indien het percentage kortdurend ziekteverzuim hetzelfde was gebleven als in 2008 en 2009.

Tot slot

– Belang van een positieve benadering van ziekteverzuim

– Weten waar je naartoe wilt…• Zonder alles ineens te willen • Met bereidheid om bij te sturen

– Eerlijke communicatie over de inspanningen die geleverd moeten worden

– Gevoelig thema: • Nadeel: emotioneel geladen• Voordeel: leeft heel sterk, betrokkenheid is groot

Tot slot

Meer info ?

– Emmy.Allemeersch@Familiehulp.be – www.ikwilerwel-zijn.be