Blauwdruk of schets:

Wat heb je eraan?

Ingmar Koch

20 november 2008

I.K.

Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant

ikoch@brabant.nl

www.brabant.nl/archiefinspectie

AIP SIP

DIP

PLANETS

OAIS

ADA

ODA

BDA

TRAC

DRAMBORA

CASPAR

CDD+

ED3NESTOR

DCC

DROID

JHOVE

NCDD

DPE

PLATO

PDF/a

KB

OCLC

CRL RLG

LOCKSS

CCSDS

MACZ

DBD

Drie dingen

Wat heb je

er aan?

Wat is ED3?

Wat is een

eDepot?

Afbeelding: Sclera Picto's

Wat heb je

er aan?

Wat is ED3?

Wat is een

eDepot?

Afbeelding: Sclera Picto's

Wat is een eDepot?

eDepot(ruim)

eDepot(beperkt)

“De technische voorziening voor veilige opslag en bewaring van digitale

informatie.”(Horsman & Waalwijk, Informatieprofessional, september 2008)

eDepot(ruim)

eDepot(beperkt)

“Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel

beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en

software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden

mogelijk maakt.” LOPAI, ED3, mei 2008

Waarom?

Daarom...

Digitale archiefstukken

DCC Lifecycle Model – Sarah Higgins

Digitale archiefstukken

Digitale archiefstukken

Digitale archiefstukken

en enDigitale archiefstukken

en en

Transfo

rmeer

Waardeer en selecteer

Creëer of ontvang

Toe

gang

en

(her

)geb

ruik

Bewaaractiviteiten

Nee

m o

p

Sla op

Digitale archiefstukken

Daarom...

Toezicht op archiefzorg

√

Vier P’s

PersoneelProcedure

sProcessenPecunia (of Poen)

Resumé: Wat is een eDepot?

Wat heb je

er aan?

Wat is ED3?

Wat is een

eDepot?

Afbeelding: Sclera Picto's

Wat is ED3?

Doelstelling ED3

Een controleprotocol dat de provinciale archiefinspecties kunnen hanteren bij

de beoordeling van elektronische archiefdepots bij de overheden onder

het provinciale archieftoezicht.

Een controleprotocol dat de provinciale archiefinspecties kunnen hanteren bij

de beoordeling van elektronische archiefdepots bij de overheden onder

het provinciale archieftoezicht.

Anders gezegd

“Aan de hand van de 75 eisen uit ED3

kunnen de archiefinspecties vaststellen of bij een organisatie

sprake is van attent beheer of heilloos verzuim.”

(Folkertsma, Koch, Od, oktober 2008)

Uitgangspunt ED3: OAIS

a a

n b

i e d

e r

ADA opname

lange termijn opslag

b e h e e r

ODA

beschikbaar stellen

g e

b r

u i k

e r

BDA

toegankelijkmaken

ODA

bewaarstrategie

Vertaald

Uitgangspunt ED3: TRAC

TRAC ‘onherstelbaar verbeterd’

Niet-Nederlands

– Vertaald

– Toegespitst op Nederlandse overheidsarchieven

Normering ontbreekt

– Gerelateerd aan Nederlandse wet- en regelgeving

– Normen toegevoegd

Waardering ontbreekt

– Vastgesteld welke eisen cruciaal zijn

Resultaat

75 eisen in 3 hoofdstukken

ED3 – Eisen Duurzaam Digitaal Depot

toetsingskader voor de beheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie

A. Organisatie

18 eisen – 7 cruciaal

B. Beheer 39 eisen – 18 cruciaal

C. Techniek 18 eisen – 9 cruciaal

Voorbeelden van eisen

A 2.2: De dienst beschikt over voldoende medewerkers, met voldoende kennis en competenties, om al zijn taken en diensten te kunnen uitvoeren.

B 1.2: De dienst legt duidelijk vast welke metadata ten tijde van de opname moeten zijn toegevoegd aan het aangeboden digitaal archiefstuk (ADA).

C 1.1: De dienst beschikt ten aanzien van het depot over een actuele beschrijving van de ICT-architectuur.

Resumé: Wat is ED3?

Wat heb je

er aan?

Wat is ED3?

Wat is een

eDepot?

Afbeelding: Sclera Picto's

Wat heb je er aan?

Vier ‘doelgroepen’

Particulieren

Gemeenten

Archiefdiensten

Toezichthouders

Particulieren

2. Originele bitstreams en Kopieen

1. Altijd bewaren

3. Bewaar originele bestanden in Originele bitstreams

4. Bewaar actuele versies (formaten) in Kopieen

Wijzig deze NOOIT!

5. Noteer gegevens over deze bestanden en sla dit op in Altijd bewaren

6. Maak back-ups

7. Controleer de bestanden in Kopieen ieder jaar en maak nieuwe back-ups

8. Kopieer de map Altijd bewaren meteen naar een nieuwe computer

Wat heb je eraan?

Particulieren

Gemeenten

Archiefdiensten

Toezichthouders

Gemeenten

Afbeelding: Sclera Picto's

Positie ED3

Digitale archiefstukken

Vervanging – NEN 2082 – ED3

(Nabije) toekomst?

Wat heb je eraan?

Particulieren

Gemeenten

Archiefdiensten

Toezichthouders

Archiefdiensten: DBD Amsterdam

Duidelijkheid toetsingskader

Wat heb je eraan?

Particulieren

Gemeenten

Archiefdiensten

Toezichthouders

Een uitstapje: CDD+

CDD+ wat is het?

• Basisvoorziening voor:– Gestandaardiseerd en gecertificeerd

elektronisch dossier– In een digitaal duurzaam archief– Binnen archiefrechtelijke kaders– Met substitutie (behoud van bewijskracht)– Op hoger aggregatieniveau (keten) dossiers– In een stelsel van basisvoorzieningen

• Het is niet tbv de creatie van documenten

Pilot: ED3 vs CDD+

Goede eisen?

Begrijpelijke antwoorden?

Toetsbaar?

Aanpak

Twee bezoeken Almelo

15 MB aan documenten

Alleen toetsing op cruciale eisen

Voorlopige conclusies

CDD+:

- Zeer voorlopig oordeel

ED3:

- Enkele eisen aanpassen

- Toelichting uitbreiden

Maar zeer bruikbaar instrument

Wie volgt?Wie volgt?

TOT SLOT

eisenduurzaamdigitaaldepot.blogspot.com

Analoog

Links en verwijzingen

Deze presentatie: http://www.slideshare.net/Ingmario

Life Cycle Model: Sara Higgins, http://www.ijdc.net/ijdc/article/view/69/69Plaatje Hey Nothing: http://www.dataswamp.net/Stokpaardje: http://www.hetstokpaardje.nuED3 for Dummies: Alan Ake, http://alanake.wordpress.com/so-you-want-to-keep-all-your-stuff/TRAC: http://www.crl.edu/PDF/trac.pdfPvE DBD Amsterdam: http://ngz.stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/over_ons/projecten_en_jaarverslagen/pve.pdfToezichthouder: Peter van Straaten, VN, nr 43Sclera Picto’s: http://www.sclera.be

Afbeelding: Sclera

Picto's