Post on 21-Aug-2015
4Vanuit de Mens
• Structuur aanbrengen is een menselijk kenmerk• Structuur versus controle• Structuur en keuzevrijheid• Structuur versus multitasken
• On-zin van “plan do check act”
Conclusie: Structuur
aanbrengen is natuurlijkmoet singletasken bevorderenmoet flexibel zijn, meeveranderenalles is structuur: documenten en hun context
5
processen samenwerken Records management
kennisdeling
Hergebruik van informatie
Veranderings-management
Oplossings-integratie
Beheer van de volledige levenscyclus
Bedrijfs-architectuur
negen werkterreinen
6Doel van het DIBP op korte termijn
• Een eenvoudig systeem creëren voor het beheer van documenten vanaf de creatie en dit voor de ganse levensduur
7Essentiële functies
• Het systeem is meer dan een tool• Documentbeheer staat centraal• Masterdata beheren en inzetten
• Documentsjablonen maken en beheren (eenvoudige werkset voor een overheid)
• Beheer van de processen• Beheer van de depots (analoog en digitaal)
• Documenten waarderen en selecteren (zowel digitaal als analoog)
• Vlot en exact kunnen zoeken en vinden• Gebruiksvriendelijk (gebaseerd op de ervaring en praktijken in
een echte werkomgeving)
8Doel op de lange termijn
• De gemaakte beschrijvingen van de documenttypen uit het DIBP inzetten als masterdata:
• Sjablonen/processen ontwikkelen - als werkset
• Werkset van sjablonen verrijken met de context uit het DIBP• De digitale objecten losmaken van procesapplicaties en software
• (van silo naar visvijver via metadatering en beheer masterdata)• De digitale objecten en (databases over analoog archief) op het
moment van vastlegging verzamelen in een e-depot
Databases with the Crucial Master Data of the organisation
Processes/ applications nr. 1 to 1000 and more… where templates with basic master data (T) are shared and processed and are enriched with extra master data to produce products/documents (D)
E-
Master Data Managers productworkersRecords managers
User interface: pull
nr.1
nr.2
E-depot
authenticity Check of information
Ingest of fixed information/documents
T
DT
D
10Document in zijn contextprocessen
tijd
Organisatiestructuur en cultuur
“Officiële” mappenstructuur (pad)
Interne structuur (sjablonen)
Depotbeheer voor papieren stukken
Wie: organisatieonderdelen
Wie: medewerkers, functies en rollen
Wie: klanten
Thesaurus, trefwoorden
Archiefschema
virtuele mappenstructuur
Waardering en selectieDuurzaam beheer
Beheer van de toegang (intern en extern)
12Stand van zaken
informatiebeheersplan
Procesbeheer DepotbeheerOverdrachtWaardering
Inventarisatie
Mappenstructuur
E-depot
Mate van realisatie: verst gevorderd staat links, in ontwikkeling rechts
Definities informatiebeheer
Masterdata
Integratie databases
SPiCKSelectie
13Demo van het DIBP
• Met dank aan mijn collega’s van de afdeling documentbeheer• Els Van de Velde consulent documentbeheer• Sari Hennaert, • Virginie Verrecas, • Elisabeth Blancke
• En de leden stuurgroep van STiCK:• Sofie Deforce, Veronique Degryse, Dieter Delbecke, Tom Segaert,
Andries Sioen en de projectleiders van STiCK