Dynamisch informatiebeheersplan

Willy Vallaey

2De dingen moeten op maat van de mens zijn

3Alles is structuur

4Vanuit de Mens

• Structuur aanbrengen is een menselijk kenmerk• Structuur versus controle• Structuur en keuzevrijheid• Structuur versus multitasken

• On-zin van “plan do check act”

Conclusie: Structuur

aanbrengen is natuurlijkmoet singletasken bevorderenmoet flexibel zijn, meeveranderenalles is structuur: documenten en hun context

5

processen samenwerken Records management

kennisdeling

Hergebruik van informatie

Veranderings-management

Oplossings-integratie

Beheer van de volledige levenscyclus

Bedrijfs-architectuur

negen werkterreinen

6Doel van het DIBP op korte termijn

• Een eenvoudig systeem creëren voor het beheer van documenten vanaf de creatie en dit voor de ganse levensduur

7Essentiële functies

• Het systeem is meer dan een tool• Documentbeheer staat centraal• Masterdata beheren en inzetten

• Documentsjablonen maken en beheren (eenvoudige werkset voor een overheid)

• Beheer van de processen• Beheer van de depots (analoog en digitaal)

• Documenten waarderen en selecteren (zowel digitaal als analoog)

• Vlot en exact kunnen zoeken en vinden• Gebruiksvriendelijk (gebaseerd op de ervaring en praktijken in

een echte werkomgeving)

8Doel op de lange termijn

• De gemaakte beschrijvingen van de documenttypen uit het DIBP inzetten als masterdata:

• Sjablonen/processen ontwikkelen - als werkset

• Werkset van sjablonen verrijken met de context uit het DIBP• De digitale objecten losmaken van procesapplicaties en software

• (van silo naar visvijver via metadatering en beheer masterdata)• De digitale objecten en (databases over analoog archief) op het

moment van vastlegging verzamelen in een e-depot

Databases with the Crucial Master Data of the organisation

Processes/ applications nr. 1 to 1000 and more… where templates with basic master data (T) are shared and processed and are enriched with extra master data to produce products/documents (D)

E-

Master Data Managers productworkersRecords managers

User interface: pull

nr.1

nr.2

E-depot

authenticity Check of information

Ingest of fixed information/documents

T

DT

D

10Document in zijn contextprocessen

tijd

Organisatiestructuur en cultuur

“Officiële” mappenstructuur (pad)

Interne structuur (sjablonen)

Depotbeheer voor papieren stukken

Wie: organisatieonderdelen

Wie: medewerkers, functies en rollen

Wie: klanten

Thesaurus, trefwoorden

Archiefschema

virtuele mappenstructuur

Waardering en selectieDuurzaam beheer

Beheer van de toegang (intern en extern)

11Van een 2 dimensionele naar een multidimensionele ruimte

12Stand van zaken

informatiebeheersplan

Procesbeheer DepotbeheerOverdrachtWaardering

Inventarisatie

Mappenstructuur

E-depot

Mate van realisatie: verst gevorderd staat links, in ontwikkeling rechts

Definities informatiebeheer

Masterdata

Integratie databases

SPiCKSelectie

13Demo van het DIBP

• Met dank aan mijn collega’s van de afdeling documentbeheer• Els Van de Velde consulent documentbeheer• Sari Hennaert, • Virginie Verrecas, • Elisabeth Blancke

• En de leden stuurgroep van STiCK:• Sofie Deforce, Veronique Degryse, Dieter Delbecke, Tom Segaert,

Andries Sioen en de projectleiders van STiCK

BedanktWilly Vallaey, willyvallaey@hotmail.com