Draagvlak creëren voor

openstellen EPD.

Jolanda van Blaaderen - Productmanager patiëntenportaal

Petra Eland - Clusterhoofd zorg, projectleider implementatie

patiëntenportaal

• 2004

Voorstellen

• Draagvlak creëren bij de patiënt

• Wat is het portaal

• Cijfers in gebruik

• Ambities patiëntenportaal

Agenda

• Uitgangspunt: Het portaal moet zichzelf kunnen verkopen.

• Hoe ?

– Door een volledig, eenduidig, toegankelijk, helder en

overzichtelijk portaal te creëren zodat de patiënt wil

kennismaken en terugkeert.

– Door de patiënt te betrekken bij de ontwikkeling.

Draagvlak creëren bij de patiënt

• Regiegroep Patiëntenportaal opgericht

• Visie omgezet in Plan:

– Vorm: nieuwe vormgeving met heldere indeling ook geschikt voor

mobiele devices.

– Inhoud: realtime inzage, zo volledig mogelijke inzage, met daarbij

e-consult en herhaalrecepten.

– Toegang: alle patiënten automatisch toegang tot eenzelfde inhoud

• RvB Besluit bekrachtigen visie inclusief “Open, Tenzij”.

• Kerngroep met mandaat stelde adviezen op per functioneel portaal

onderdeel.

Hoe hebben we dit aangepakt

Realtime tonen van uitslagen = geen vertraging gegevens

Redenen voor deze keuze:

– Optimale transparantie

– Kunnen beschikken over dezelfde informatie

– Gelijkwaardige gesprekspartners: patiënt en behandelaar

– Patiënten hebben behoefte aan teruglezen van afspraken,

gespreksonderdelen

– Keuze is aan de patiënt om het dossier in te zien

– Merendeel van de patiëntenpopulatie “blij” met snelle uitslag.

Uitslagen realtime – Patiënt heeft de regie

Mogelijke oplossing bij

individuele gevallen:

portaal dichtzetten in

overleg met de patiënt

Wie is er blij met snelle uitslag?

Een beveiligde website waarmee alle patiënten, zonder vertraging, online

toegang hebben tot hun medische dossier. Daarin o.a:

• Realtime inzage in medisch en verpleegkundig dossier,

inclusief uitslagen.

• E-consult berichten sturen en ontvangen

• Herhaalrecepten aanvragen

Wat is het patiëntenportaal ‘Mijn UMC Utrecht’?

Toegang tot het portaal

• Registratie van BSN en ID bewijs is nodig voor brede inzage in eigen

dossier

• Ouders, voogden, curatoren en mentoren kunnen binnenkort

gemachtigd worden om zo met eigen DigiD in portaal kind of

wilsonbekwame patiënt in te loggen

• Voor het invullen van vragenlijsten is er de mogelijkheid om met

een tijdelijk (24 uur) account in te loggen

Impressie

Impressie

Impressie

- Uitslagen zonder vertraging zichtbaar, niet altijd bekend Extra

waarschuwing ingebouwd.

- Onduidelijkheid over inzage voor 1-1-2015. Per onderdeel wordt nu

aangegeven vanaf wanneer inzichtelijk.

- Openheid wordt gewaardeerd maar leidt (soms) ook tot

onduidelijkheid en ongerustheid.

- Extra uitleg door arts is nodig en kost veel tijd.

Quote van een patiënt:

Ik vind dat de juistheid van het dossier beter wordt als ik zelf mee kan lezen.

Wat vindt de patiënt – eerste indruk

Cijfers

Aantal unieke inlogs per

maand: + / - 5000

Aantal e-consulten

per maand: +/- 600

Aantal herhaalrecepten

per maand: +/- 230

Ambities patiëntenportaal

– Beeldmateriaal toevoegen.

– Video consult integratie.

– Leesbaarheid van het medische jargon in het portaal

verhogen.

– Registreren van thuismetingen middels portaal en/of

in “app” vorm.

– E-consult/herhaalmedicatie in “app” vorm.

– Uitbreiden van persoonlijke patiëntinformatie zoals

patiëntprofiel, behandelplan, behandel-

informatie, patiëntfolders.

• Draagvlak creëren bij de medewerkers

• Implementatie

• Eerste evaluaties

• Borging patiëntenportaal

Agenda

24 maart 2015 Persrelease Patiëntenportaal

Radio 1

Interview

kinderlongarts

RTL 4 – journaal: Interview internist en patiënt

RTV Utrecht

Persbericht breed opgepakt in media, o.a.:

22 september 2015 openstelling voor kinderen en ouders

Projectorganisatie patiëntenportaal UMC Utrecht

Raad van Bestuur

UMC Utrecht

Stuurgroep

patiëntenportaal

Algemeen

Projectleider

Technisch

Projectleider

Deelproject 1

Technisch Ontsluiten

Generieke Basis

Deelproject 2

Vormgeving en

Navigatie

Deelproject 3

Communicatie en

Implementatie

Implementatie - Uitgangspunten

• Besluit van Raad van Bestuur

• Verantwoordelijkheid divisies: divisies geven uitvoering aan het besluit

• Centrale projectteam ondersteunt divisies

• Co-creatie: samenwerking met:

• Afvaardiging van zorgprofessionals,

• UMC breed patiëntenpanel

• Beheerorganisatie ICT

• Marketing en communicatie

Beoogde resultaten van de implementatie

Patiënten en zorgverleners zijn op de hoogte van het feit dat

patiënten toegang hebben tot hun medisch dossier via het

patiëntenportaal en de mogelijkheid hebben tot e-consult en

aanvragen herhaalrecepten.

Zorgverleners zijn opgeleid in gebruik van het portaal en e-consult /

herhaalrecepten.

Patiënten en zorgverleners werken samen aan de beste zorg en

zetten hier het patiëntenportaal waar mogelijk bij in.

Implementatie - Voorbereiding

• Divisieleiding alle divisies

Standaardpresentatie, demonstratie portaal, analyse huidig portaalgebruik

• UMC Utrecht-brede gremia

Regiegroepen, conventen, commissies, overleggen

• Context-analyse met stakeholders

Redenen voor het patiëntenportaal – unieke patiënt

1. Transparantie door inzage in dossier

2. Shared decision making

Positief effect op empowerment

3. Toegankelijkheid en bereikbaarheid

van zorg vergroten

4. Kwaliteit en veiligheid van zorg verhogen

Redenen voor het patiëntenportaal – zorgverlener

1. Efficiëntere organisatie

• Efficiënter benutten consult door betere voorbereiding

• Mailwisseling in beveiligde omgeving

• Eenvoudig verzamelen van data voor onderzoek, minder invoerwerk

2. Effectievere zorg

• Verhoogde therapietrouw

• Actueel en volledig overzicht van patiëntgegevens

3. Makkelijk en snel online contact met de patiënt

• E-consult op tijdstip dat arts past

• E-consult gegevens automatisch onderdeel van dossier

Redenen voor het patiëntenportaal – beleid VWS

“Binnen 5 jaar heeft 80% van de chronisch zieken direct toegang tot

bepaalde medische gegevens, waaronder medicatie-informatie, vitale

functies en testuitslagen, en kan deze desgewenst gebruiken in mobiele

apps of internetapplicaties”.

Kamerbrief e-health en zorgverbetering juli 2014

Minister van Volksgezondheid

Staatssecretaris van Welzijn en Sport

Implementatie - Uitrol

• Plan en projectgroep per divisie

Verantwoordelijk voor planning en uitvoering van training, inrichting,

voorbereiding en instructie, vastleggen werkafspraken, ondersteuning, nazorg

• Procesworkshops: Werkafspraken over inzet patiëntenportaal als resultaat

• EZIS training volgens train-de-trainer principe

• Basistraining alle medewerkers

• Aanvullende training patiëntenportaal

• Werkinstructies online incl. filmpjes

• Presentaties, gesprekken met vakgroepen

• Inzet ambassadeurs; collegezaalbijeenkomsten

Ervaringen medewerkers en patiënt

https://vimeo.com/114962713 (wachtwoord: umc)

“Als patiënten in hun

dossier kunnen kijken,

hun uitslagen kunnen

zien, laat je zien dat je

maximale

transparantie hebt”

Implementatie uitrol - Procesworkshop

Doel: Werkafspraken vaststellen over inzet patiëntenportaal per divisie

Aanpak:

1. Voorbespreking met leidinggevende

2. In kaart brengen huidige werkwijze, met selecte groep

3. Procesworkshop met alle betrokken rollen (2 uur)

4. Terugkomsessie met alle betrokken rollen (0,5 - 1 uur)

Deelnemers: Afvaardiging per specialisme, met mandaat

Workshop: 1-3 afgevaardigden per rol: artsen, verpleegkundig specialisten,

verpleegkundigen, medisch secretaresses, teamleider, etc.

Implementatie uitrol – Communicatie per doelgroep

• ……….

Intern Patiënten Extern

JCItem nieuwsbrief Corporate website (UMC Utrecht /

WKZ) Huisartsen-nieuwsbrief

Yammer Uitleg in patiëntenportaal Mailing patiënten-verenigingen

Blog-posts intranet door arts en

voorzitter regiegroep Patiëntenfolder UMC Utrecht en WKZ Externe blog

Nieuws op intranet Flyer/ansichtkaarten bij go-live HoeGaatHet? Inlay in h-a-h-blad

Utrecht

UMC&Zo medewerkersblad Narrowcasting wachtruimtes Social Media

Film ervaringen medewerkers Instructiefilms Corporate website

Promotiemateriaal Animatie-filmpje Mailing verzekeraars

Protocollen en werkinstructies Persbericht

Kennisclips EZIS Artsen-ambassadeurs optredens in

de media

Informatiebijeenkomsten en

presentaties

op de afdelingen (alle divisies)

Flyer met cartoon

Flyer procesworkshop

Filmpjes voor verschillende momenten

Informeren van medewerkers

Ervaringsdeskundigen over het patiëntenportaal:

klik hier (wachtwoord ‘umc’)

Hoe werkt het? Demo-filmpjes (intern en extern)

Inloggen en functies patiëntenportaal Mijn UMC Utrecht:

klik hier

Hoe werkt het machtigen? Animatie filmpjes

Machtiging aanvragen en inloggen als gemachtigde

Marketingcampagne (o.a. via social media)

Animatie activering gebruik patiëntenportaal:

klik hier

Gesprekstips voor

behandelaren

Procesworkshops

voor afdelingen

Help de

afdelingen met

concrete

middelen zoals

flyers, workshops.

Geef voorbeelden

van collega’s uit

dezelfde

beroepsgroep

Quotes van ervaren en bevlogen artsen:

Opmerking bij deze quote:

Ook benoemen wat onzeker is, met respect voor de

behandelaren. Erkennen dat je met zijn allen nieuw en

onbekend terrein betreedt

Patiëntencommunicatie: print en online

Implementatie – Nazorg

Dagen na de livegang van het patiëntenportaal:

• ICT-medewerkers bezoeken poliklinieken

• Dagelijks evaluatiemoment met implementatieteam

• UMC Utrecht-breed overleg met functioneel beheerders

• Technische issues direct oppakken via scrum methodiek

Overgang van project- naar beheerorganisatie

Implementatie – Stuurinformatie

Stuurinformatie beschikbaar vanaf Go Live:

• Inzage in aantal patiënten dat gebruikt maakt van het portaal per

afdeling

– Aantal logins

– Aantal patiënten voor wie portaal wordt uitgezet

• Aantal e-consulten:

– E-consulten

– Herhaalrecepten

– Snelheid van beantwoorden e-consulten

– Registratie van e-consulten als verrichting

Reacties pers: voorbeelden print en online

Financieel

Dagblad

Volkskrant

Nursing

Zorgvisie

Reacties van patiënten via de helpdesk patiëntenportaal@umcutrecht.nl

‘’Ik heb begrepen, dat het portaal nog maar kort geleden geïntroduceerd is. Het ziet er fantastisch uit,

het menu is heel overzichtelijk. Mijn complimenten voor de ontwikkelaars’’.

‘’Heel erg blij met nieuwe portaal. Erg duidelijk en overzichtelijk. Ook ten opzichte van oude portaal waar ik

hiervoor al gebruik van maakte’’.

‘’Complimenten voor het nieuwe Patiëntenportaal. Erg fijn dat ik vanuit huis alle informatie en afspraken nog

eens rustig kan nalezen’’.

‘’Naar aanleiding van een bericht in de Telegraaf ben ik heel erg benieuwd naar het Patiëntenportaal. Werd

direct enthousiast en het lijkt mij geweldig om alle persoonlijke, medische en afspraak gegevens rustig in het

portaal te kunnen nalezen. Kunt u mij algemene informatie toesturen’’?

‘’Ben dan ook al gewend om het oude portal te gebruiken en heb zojuist het nieuwe uitgeprobeerd.

Complimenten voor het nemen van deze grote stap. Duidelijk, overzichtelijk, transparant. Precies zoals je

volgens mij als modern ziekenhuis hoort te zijn richting patiënt. Ik heb geluk dat mijn hematoloog, dr

Raijmakers, ook een groot voorstander van deze werkwijze is. Tenslotte nog een compliment voor uw Raad

van Bestuur die de visie heeft om de kwaliteit en efficiency verder te verbeteren door te investeren in ICT’’.

Belangrijke graadmeter: reacties in social media

• Juni 2015, evaluatie online en focusgroepbijeenkomst

• Een vragenlijst voor alle betrokkenen:

– behandelaren

– verpleegkundigen

– medisch secretariaten

• Vragen m.b.t.

– ervaring gebruik tot nu toe (acceptance)

– techniek

– implementatie

– aandachtspunten

Evaluatie medewerkers

• 400 respondenten

• Portaal is bekend, maar wordt nog weinig gebruikt

• Zorgverleners hebben weinig ervaring, bv met e-consulten

• Onbekendheid over werkinstructies en gevolgen van het portaal voor

contact met patiënten en organisatie van werk

• Zorgverleners promoten het portaal nauwelijks onder patiënten

• Zorg om verwarring bij tonen realtime verslagen

Resultaten 1e evaluatie medewerkers

• Zorgverleners aanmoedigen om het portaal te integreren in de

klinische praktijk

– patiënten informeren dat en wanneer uitslagen bekend worden

– consult vervangen door e-consult

– afspraken over informatie aan patiënten

• Best-practices identificeren, delen en collega’s inspireren

• Aanpassen radiologie en pathologie verslagen

• Bespreken van werkafspraken per afdeling voor het gebruik van e-

consulten, triage, afhandeling en indeling van postbussen

• Evaluatie na een half jaar herhalen

• Evaluatie bij patiënten

Aanbevelingen na 1e evaluatie medewerkers

• Augustus 2015:

– 3 dagen studenten op polikliniek

– via social media: facebook en twitter

– link naar vragenlijst op de website

– patiëntenpanel UMC Utrecht

• Patiënten die het portaal gebruiken (n=190)

• Patiënten die het portaal niet gebruiken (n=141)

• Patiënten die het portaal niet kennen (n=256)

Evaluatie patiënten

• Patiënten die het portaal al gebruikten zijn blij met

verandering en vinden het portaal belangrijk

• Patiënten gebruiken behandelverslagen, uitslagen en agenda

het meest

• Inloggen wordt niet als een probleem gezien door gebruikers

• Het portaal is eenvoudig en patiënten kunnen vinden wat ze

zoeken

• Zorgverleners stimuleren gebruik wisselend

• Patiënten die portaal niet kennen zijn nieuwsgierig

Voorlopige resultaten

Voorlopige resultaten

‘Super veilig en simpel, zou ieder ziekenhuis moeten hebben’

‘Ik wil graag dossier raadplegen en zonodig arts vraag stellen’

‘Niet iedereen kan met de computer overweg,

veel te ingewikkeld’

‘Ik doe dat soort dingen niet,

de arts is voldoende’

Borging en stimuleren gebruik

• Kernteam (manager zorg en ICT), plan voor delen best practices

• Centraal en decentraal beheer Patiëntenportaal (oa instructies en

werkafspraken)

• Marketing en communicatie

• Stuurinformatie, kwartaalrapportages RvB : verantwoordelijkheid

divisies

Meer informatie over Mijn UMC Utrecht

www.umcutrecht.nl/nl/Ziekenhuis/Mijn-UMC-Utrecht

Links

• Demo-video’s van het patiëntenportaal Mijn UMC Utrecht: klik hier

• KNMG-richtlijn Online arts-patiënt contact (2007): klik hier

• De V&VN-richtlijn verpleegkundige en verzorgende verslaglegging

(2011): klik hier

• De KNMG-publicatie van wet naar praktijk: implementatie van de

WGBO deel 2, informatie en toestemming (2004): klik hier

Reserve

Het patiëntenportaal Mijn UMC Utrecht

Sinds 2004 biedt het UMC Utrecht, op initiatief van de

afdelingen, groepen patiënten een patiëntenportaal aan.

Bijv. het HIV-portaal vanuit Interne Geneeskunde &

Dermatologie.

In februari 2015 is dit portaal vernieuwd, uitgebreid

(volledig dossier, realtime) en voor

alle patiënten van het UMC Utrecht,

vanaf 16 jaar, beschikbaar.

Oude versie patiëntenportaal

UMC Utrecht

Eenzelfde functionaliteit voor iedere patiënt (1/3)

• Verslagen

Consultverslagen (medisch en verpleegkundig)

Opname en OK-verslagen

• Uitslagen

Laboratorium, Virologie, Medicijnspiegel, Bacteriologie,

Endoscopie, Pathologie, Radiologie

• Metingen

Hartslag, bloeddruk, ademfrequentie, zuurstof, temperatuur,

lengte, gewicht, BMI, pijnscore (in rust))

Eenzelfde functionaliteit voor iedere patiënt (2/3)

• Medicatie

Overzicht actuele en historische medicatie

• Patiëntbrieven

O.a. poliklinische brieven, ontslagbrieven

• Berichten

E-consulten

Herhaalrecepten

• Vragenlijsten

Inzien en invullen van vragenlijsten voor zorg en onderzoek

Eenzelfde functionaliteit voor iedere patiënt (3/3)

• Patiëntgegevens

Inzien en updaten van persoonlijke informatie

Notitiepagina “Eigen aantekeningen”

• Afspraken

Overzicht van historische en toekomstige afspraken

Afspraken maken*

• Informatiefolders

Patiëntspecifieke informatie

Verwijzing naar corporate website