Digitaliseren in heemkundige kring

Digitaliseren in de heemkundige kring

Lesgever: Francis VliegheOrganisator: Heemkunde Vlaanderen

Digitaliseren in heemkundige kring|

Bedoeling van deze les

Algemeen inzicht verwerven in de termen ‘digitaliseren’ en ‘digitaal archiveren’

Enkele vuistregels onder de knie krijgen Weten tot wie en waar je u moet richten indien je

zelf aan de slag wil

Verder documenteren is noodzakelijk als je zelf aan de slag gaat

Digitaliseren in heemkundige kring|

Overzicht

Inleiding Stappenplan Handige literatuur

Digitaliseren in heemkundige kring|

Inleiding

Digitalisering?

Digitalisering is het omzetten van data van een analoog naar een digitaal medium

Digitaliseren in heemkundige kring|

Inleiding

Analoog Dia, Polaroidfoto

Plaat, audiocassette

VHS, Betamax

Boek

Digitaal Digitale foto op je digitale

camera, pc, dvd Audiobestand op je pc, i-

pod, mp3-speler, cd Videobestand op je pc,

digitale tv

E-book

Digitaliseren in heemkundige kring|

Inleiding

Digitaal archiveren?

Digitaal archiveren is het langdurig bewaren van digitale bestanden, zowel ‘digital born’ als

‘gedigitaliseerde’ bestanden

Digitaliseren in heemkundige kring|

Inleiding

Digitaliseren

Analoge bestanden omzetten naar digitale bestanden

Niet alle gedigitaliseerde bestanden worden digitaal gearchiveerd

Digitaal archiveren

Langdurig bewaren van:– Gedigitaliseerde bestanden– ‘Digital born’-bestanden

Digitaliseren in heemkundige kring|

Stappenplan

Planning Mappenstuctuur Digitaliseren Beschrijven Back-up maken (Online zetten)

Digitaliseren in heemkundige kring|

1. Planning

Wat wil ik digitaliseren? Hoe wil ik het digitaliseren? Waarom wil ik het digitaliseren? Contact zoeken met partners Documenteren van elke stap

Digitaliseren in heemkundige kring|

1.1. Wat wil ik digitaliseren?

In kaart brengen van alle materialen die moeten worden gedigitaliseerd:– Foto– Video– Tekst– Geluid– …

Digitaliseren in heemkundige kring|

1.2. Hoe wil ik digitaliseren?

Zelf scannen:– werkproces beschrijven– Nagaan of alle apparatuur en kennis aanwezig

is

Extern laten digitaliseren => lastenboek maken

Digitaliseren in heemkundige kring|

1.3. Waarom wil ik iets digitaliseren?

Langetermijnbewaring Reproductie (bv. in boek) Online brengen van de collectie

=> Veel invloed op kwaliteitseisen

Digitaliseren in heemkundige kring|

Langetermijnbewaring

Nood aan degelijke mappenstructuur Werken volgens de geldende open standaarden,

waarbinnen een zo hoog mogelijke kwaliteit van bestand wordt nagestreefd

Digitale bestanden moeten degelijk worden beschreven

Op correcte manier opslaan / back-up maken

Digitaliseren in heemkundige kring|

Langetermijnbewaring

Gevolg: Heel arbeidsintensief Veel opslagruimte nodig=> DuurMaar! Is perfect geschikt als basis voor bijna alle

andere toepassingen

Digitaliseren in heemkundige kring|

Reproductie (bv. afbeeldingen voor boek) Eenvoudige mappenstructuur is voldoende Werken volgens open standaarden minder

noodzakelijk Kwaliteit van bestand afhankelijk van de nood (bv

poster vs kleine afbeelding in boek) Beschrijving niet altijd noodzakelijk Back-up minder strikt

Digitaliseren in heemkundige kring|

Online zetten van bestanden (bv. beeldbank) Degelijke mappenstructuur gewenst bij veel

bestanden Werken volgens open standaarden niet

noodzakelijk als server dit niet ondersteunt (bv. Flickr)

Kwaliteit van bestand afhankelijk van de maximale capaciteit van de server

Degelijke beschrijving noodzakelijk Back-up minder strikt

Digitaliseren in heemkundige kring|

1.3. Waarom wil ik digitaliseren?Besluit = heel belangrijke vraag Werken volgens procédé van

langetermijnbewaring sluit andere procédés niet uit Werken volgens procédés van reproductie of het

online zetten van bestanden sluit andere procédés wel uit. Wil je nadien toch een andere doelstelling bereiken, dan moet je helemaal opnieuw beginnen

Digitaliseren in heemkundige kring|

1.4. Contact zoeken met partners

Kan ik gratis of goedkope software gebruiken? Is het wat ik wil digitaliseren al gedigitaliseerd

door andere organisaties?=> Bevraag de lokale erfgoedcel, professionele

archiefdiensten en andere mogelijke partners

Digitaliseren in heemkundige kring|

1.5. Documenteren

Documenteer elke stap in het proces:– Voor jezelf– Voor andere medewerkers in

digitaliseringsproces– Voor latere gebruikers: weten wat je wel en niet

hebt gedaan met origineel Zorg er voor dat je deze documentatie ook op de

correcte manier bewaard

Digitaliseren in heemkundige kring|

2. Mappenstructuur

Is er een bestaande (goede) mappenstructuur die kan worden overgenomen? => zo veel mogelijk de mappenstructuur uit archief overnemen

Indien er geen (goede) mappenstructuur voorhanden is: nieuwe mappenstructuur maken

Digitaliseren in heemkundige kring|

2.2. Nieuwe mappenstructuur

Indeling op organisatieVb: 1. Gemeente

1.1. Gemeentebestuur2. Vzw’s

2.1. Jeugd2.1.1. Jeugdbewegingen

2.1.1.1. Chiro

Digitaliseren in heemkundige kring|

2.2. Nieuwe mappenstructuur

Functionele indelingVb. 1. Algemeen management

2. Interne organisatie2.1. Bestuursvergadering

3. Activiteiten3.1. Erfgoeddag3.2.

Digitaliseren in heemkundige kring|

2.2. Nieuwe mappenstructuur

Indeling op onderwerp Vb. 1. Vrije tijd

2. Sport2.1. Voetbal2.2. Wielrennen

Digitaliseren in heemkundige kring|

3. Digitaliseren

Scannen / Opnemen / Overzetten

Welke bestandsformaten?

Kwaliteitseisen

Vergeet niet af en toe een back-up te maken

Digitaliseren in heemkundige kring|

3.1. Scannen

Welke scanner?– Geen allround toestel (printer/scanner)– Controleer of de materialen die je wenst te

digitaliseren ook onder de plaat kunnen (bv. dia’s)

Welke programma’s?– Gratis: XnView, IrfanView– Betalend: Photoshop

Digitaliseren in heemkundige kring|

3.1 Scannen

Foto’s: flatbedscanner Negatieven: negatiefscanner Dia’s: diascanner, maar flatbedscanner gaat ook Boeken: boekscanner (duur), alternatief: foto’s

nemen van elke pagina (traag)geen flatbedscanner gebruiken voor het inscannen van oude en dure boeken

Digitaliseren in heemkundige kring|

3.1 Scannen

Digitaliseren in heemkundige kring|

3.1 Audio overzetten

Platen: platenspeler met USB-poort Audiocassettes: cassettespeler met USB-poort Geluidskaart in je PC Opnamesoftware, bv. Audacity

Digitaliseren in heemkundige kring|

3.1 Video overzetten

Via PC: rechtstreeks via analoge video-ingang indien PC dit ondersteunt; anders via converter analoog-digitaalOpnemen met videobewerkingsprogramma (bv. Nero)

Met behulp van een DVD- of HDD-recorder: video-recorder aansluiten op DVD-recorder en afspelen op externe kanaal

Digitaliseren in heemkundige kring|

3.2. Bestandsformaten?

Wat zijn open standaarden?Open standaarden zorgen er voor dat je

onafhankelijk van de leverancier je product kan gebruiken

Onafhankelijkheid van leveranciers of specifieke programma’s– Bv: bestanden van Word 6.0 uit 1993 kunnen

niet meer worden geopend met Word7 uit 2007

Digitaliseren in heemkundige kring|

3.2 Goede bestandsformaten om te archiveren

Geluid: WAV Foto: TIFF of JPEG2000 Film: AVI Tekst: PDF of XML

Digitaliseren in heemkundige kring|

3.3 Minimale kwaliteitseisen voor archivering van foto’s Foto:

– Resolutie: Standaard: 300 dpi (voor gewone foto’s en

tekstdocumenten) Dia’s en fotonegatieven: 1200 dpi

– Kleurdiepte: 24 of 48 bits/pixel voor kleur 8 of 16 bits/pixel voor enkel grijswaarden 1 bit/pixel voor zwart/wit

– Kleurruimte: ECIRGB

Digitaliseren in heemkundige kring|

3.3. Kwaliteitseisen: 300 dpi

Digitaliseren in heemkundige kring|

3.3. Kwaliteitseisen: 30 dpi

Digitaliseren in heemkundige kring|

4. Beschrijven

Waarom beschrijven?

Hoe beschrijven?

Naamgeving

Digitaliseren in heemkundige kring|

4.1. Waarom beschrijven

Terugvindbaarheid

Informatie voor andere gebruikers

Context van originele object weergeven

Digitaliseren in heemkundige kring|

4.2. Hoe beschrijven

In bestand zelf+: informatie blijft aan bestand hangen-: arbeidsintensief

Extra document bij gedigitaliseerde objecten+: makkelijker-: informatie kan sneller verloren gaan

=> Bij voorkeur: in bestand zelf

Digitaliseren in heemkundige kring|

4.3 Naamgeving

Complexe naamgeving vermijden Geen spaties gebruiken, wel underscore (_) Niet langer dan 28 karakters Handig: beginnen met omgekeerde datum, bv.

20101124_Harelbeke_01.tiff(let wel op met laatste cijfer!)

Digitaliseren in heemkundige kring|

5. Back-up maken

(Losse) Harde Schijf

CD / DVD

Online

Digitaliseren in heemkundige kring|

5.1. Harde schijf

Best back-up maken op een externe harde schijf:– Niet op zelfde plaats bewaren als het originele

gedigitaliseerde object

Digitaliseren in heemkundige kring|

5.2. CD / DVD

Enkel ‘golden’ CD-R of DVD-R gebruiken Geen CD-RW of DVD-RW gebruiken Zo traag mogelijk branden Niets schrijven op het schijfje zelf Niks kleven op het schijfje zelf Extra informatie wordt op schijfje zelf en/of in

bijgevoegd boekje opgeschreven Rechtop in het harde doosje bewaren

Digitaliseren in heemkundige kring|

5.2 CD / DVD

Digitaliseren in heemkundige kring|

Onthou:

Hoe groter de opslagcapaciteit van de drager, hoe groter het

verlies bij beschadiging van de drager

Digitaliseren in heemkundige kring|

5.3. Online bewaren

Voordelen: – Wordt extern bewaard

Nadelen:– Beheer niet in eigen handen

Digitaliseren in heemkundige kring|

5.3 Online bewaren

Digitaliseren in heemkundige kring|

5.3 Online bewaren

Digitaliseren in heemkundige kring|

5.3 Online bewaren

Digitaliseren in heemkundige kring|

En wat nadien met de originelen?

De originelen blijven het belangrijkste object binnen de verzameling van de Heemkundige Kring. Een gedigitaliseerd object kan dat nooit helemaal vervangen, maar dient als extra bescherming van de informatie

=> Indien mogelijk het origineel bewaren