Contentinventarisatie en -beoordeling

Migratie van SharePoint-content en -functionaliteit

voorbereiden, hoe doe je dat?

@Lustigson #CongresSP

@Lustigson #CongresSP

Het nieuwe intranet is klaar om live te gaan…

@Lustigson #CongresSP

… maar wat doe je met de ‘oude’ content?

@Lustigson #CongresSP

@Lustigson #CongresSP

‘Oude’ omgeving

• 658 team sites en 862 project sites: 35 TB

• 1.524 publishing sites: 17 TB 

• 20 custom applicaties

@Lustigson #CongresSP

Vragen bij migratie

1. Begin je met een schone lei? Of ga je content migreren?

2. Migreer je alles? Of ‘slechts’ een deel van de content?

3. Welke content migreer je dan? Wie bepaalt dat, en hoe?

4. En welke strategie hanteer je dan om te migreren?

@Lustigson #CongresSP

Inventarisatie +

Beoordeling

@Lustigson #CongresSP

Inventariseren…• Page title

• Page URL

• Site owner

• Created date

• Created by

• Modified date

• Modified by

• Hoeveelheid content

• Paginatype

@Lustigson #CongresSP

… en beoordelen• Doelgroep/publiek

• Complexiteit

• Doelmatigheid

• Actualiteit

• Doelgroepgerichtheid

• Leesbaarheid

@Lustigson #CongresSP

Hoeveelheid content

• Leeg

• Foutmelding, niet toegankelijk

• Behouden/migreren (2-5 paragrafen)

• Samenvoegen (1 paragraaf)

• Splitsen (5+ paragrafen)

@Lustigson #CongresSP

Paginatype• Applicatie

• Documentlijst

• Bestand

• Formulier

• List View

• Landings-/samengstelde pagina

• Project space

• ‘Gewone’ statische content

• Team space

@Lustigson #CongresSP

Doelgroep/publiek

• Publiek: +3

• Team- of projectspecifiek: +1

@Lustigson #CongresSP

Complexiteit

• Custom development, applicatie: -5

• Samengestelde pagina: -3

• List view: -1

• Statische content: 0

@Lustigson #CongresSP

Doelmatigheid

• Eén onderwerp op de pagina: +1

• Doel van de pagina duidelijk: +1

• Content relevant voor doel: +1

@Lustigson #CongresSP

Actualiteit

• Ouder dan 3 jaar: -5

• 2 tot 3 jaar oud: -2

• 1 tot 2 jaar oud: 0

• ½ tot 1 jaar oud: +2

• Jonger dan ½ jaar: +5

• Is de datum zichtbaar voor de lezer?

@Lustigson #CongresSP

Doelgroepgerichtheid

• Lezer direct aangesproken (u, jij, wij)?

• Opties duidelijk; brengt het mij verder?

• Afronding van taak of vraag duidelijk?

@Lustigson #CongresSP

Leesbaarheid• Informatieve titel

• Informatieve lead

• Eén onderwerp per alinea

• Informatieve tussenkoppen

• Opsommingen

• Gemarkeerde woorden

• Informatieve links

Video

@Lustigson #CongresSP

Migratie-inspanning

@Lustigson #CongresSP

Handmatig of

Geautomatiseerd

@Lustigson #CongresSP

Handmatig

• –1: veel werk: custom migratie of ontwikkeling; gem. 90 min.

• 1-3: redactieslag: herschrijven of samenvoegen; ca. 60 min.

• 4: kleine redactieslag: review of update; ca. 30 min.

• 5+: as is migreren, evt. redactionele aanpassingen; ca. 10 min.

Totaal 283 mandagen

@Lustigson #CongresSP

Geautomatiseerd

• Script maken: ca. 120 min. per contenttype, per sectie

• Script testen: ca. 120 min. per contenttype, per sectie

• Script draaien: menselijke inspanning nihil

• Resultaten controleren: ca. 60 min. per contenttype, per sectie

Totaal 208 mandagen

@Lustigson #CongresSP

Handmatig of

Geautomatiseerd

@Lustigson #CongresSP

Verschil

• Bijna geheel in één sectie, vanwege actualiteit van die content

• Geautomatiseerd in 5 dagen; handmatig in ruim 100 dagen

• Meeste secties sneller handmatig

@Lustigson #CongresSP

Advies

• Primair handmatig migreren

• Aanvullend geautomatiseerde migratie voor enkele secties

• Mening contenteigenaars laten meewegen

@Lustigson #CongresSP

Opties

• Gedeelde effort het best

• Sommige afdelingen of teams kunnen of willen geen tijd besteden aan migratie

• Terugvallen om centraal migratieteam

• Kosten eventueel intern doorbelasten

@Lustigson #CongresSP

7 stappen

@Lustigson #CongresSP

Volgens beoordelingscriteria1. Hoeveelheid content

2. Actualiteit

3. Paginatype

4. Complexiteit

5. Doelmatigheid

6. Publiek

7. Redactionele effort

@Lustigson #CongresSP

Hoeveelheid content

• Leeg of fout = delete

• Samenvoegen of splitsen = redactieslag

• Behouden = migreren

@Lustigson #CongresSP

Actualiteit

• -5 punten = archiveren

• -2 punten = forse redactieslag

• 2 punten = kleine redactieslag

• 5 punten = migreren as is

@Lustigson #CongresSP

Paginatype

• ‘Team space’ of ‘project space’ = migreren as is

• ‘Document list’ or ‘list view’ = migreren as is

• ‘Landingspagina’ = redactieslag(ook -3 punten onder ‘Complexiteit’)

• ‘Statische content’ = redactieslag (ook 0 punten onder ‘Complexiteit’)

• ‘Applicatie’ = migreren as is (ook -5 punten onder ‘Complexiteit’)

@Lustigson #CongresSP

Complexiteit

• -5 punten = custom; o.b.v. andere criteria, migratie as is

• -3 punten = specifieke web parts, redactieslag

• 0 punten = ‘gewone’ content of lijsten; kleine redactieslag

@Lustigson #CongresSP

Doelmatigheid

• 3 punten = redactieslag

• 2 punten = snoeien

• 1 punten = splitsen of samenvoegen

@Lustigson #CongresSP

Publiek

• 3 punten = migratie door centraal team

• 1 punt = migratie door contenteigenaars

@Lustigson #CongresSP

Redactionele effort

• Prioriteit

• Gemiddelde score per sectie

• Actualiteit; verouderde content archiveren of updaten toont verbetering in korte tijd

• Organisatorische prioriteiten, bijvoorbeeld divisie die snel wil handelen

• Improve first, migrate later

@Lustigson #CongresSP

Samenvattend

1. Cruciale vragen beantwoorden

2. Inventariseren van ‘oude’ omgeving

3. Beoordelen van content, kwalitatief/kwantitatief

4. Migreren: keuze handmatig en/of geautomatiseerd

Vragen?Stel ze gerust. Nu of via Twitter. Of e-mail christiaan@bildung.nl

@Lustigson #CongresSP