Workshop collectiebeheer

Lisbeth.vandoorne@bibnet.be

Wat nog met fysieke collecties?

De fysieke collectie groeit: 22 miljoen exemplaren in 2006, 26 miljoen in 2012. Het gebruik van de collectie daalt: GC (gebruikscoëfficiënt) van 2.4 in 2006 naar 2.3 in 2012. Het aanwezigheidspercentage anno 2012 is 83 %

Het belang van digitale collecties stijgt De bib krijgt nieuwe functies

Brussel zit onder het Vlaamse gemiddelde maar lijkt itt dat gemiddelde positief te evolueren : GC van 1.5 in 2006 naar 1.8 in 2011

Dit eist een herverdeling van budgetten en tijd

+ Specifiek Brusselse uitdagingen

Nederlandstalige bevolking/ klantenbestand bib verkleint

Anderstaligen, anderstalige kinderen op Nederlandstalige scholen, hun ouders,… kunnen een nieuw publiek vormen

Veel bibliotheken op weinig oppervlakte

Dit alles vergt een andere visie op bibwerking in het algemeen en collectie in het bijzonder

Collectieplanning

Bestellen

Leveren

CollectiePlanning

Bestellen

Afvoeren

le

(laten)Selecteren

Kastklaar maken

De collectie van plan tot plank

De ontwikkeling van een cyclus aan diensten die modulair of als geheel inzetbaar is voor openbare bibliotheken.

Wat centraal kan centraliseren, zodat er meer tijd kan vrijgemaakt worden voor wat alleen lokaal kan.

Introspectie & zelfevaluatieCollectiePlanning

Hoe doen de verschillende delen van mijn collectie het?

Hoe komt dat? Hoe zit het met actualiteit, vindbaarheid,..

Wat vragen mijn gebruikers én niet-gebruikers?

Wat zijn mijn beleidsprioriteiten?

= wat wil de gebruiker in mijn bib vinden, en hoe breng ik dat in balans met missie en visie?

Hoe verdeel ik mijn budget?

SWOT-analyse

Bios & benchmarkingICBC-opt

GC GM jeugd

GC GM volw GC dvd

2,79 0,75 1,542,49 0,48 3,132,66 0,94 0,954,17 0,65 1,153,18 0,39 2,060,75 0,26 3,842,58 0,79 14,122,65 0,85 2,091,87 0,24 1,322,94 1,16 7,622,23 0,60 1,932,75 0,73 2,431,33 0,62 1,862,89 0,62 5,522,88 0,73 2,833,21 7,35 9,992,59 1,07 3,90

Bios 2011

Evolutie gebruik GM volwassenen

2008 2009 2010 20110

0.2

0.4

0.6

0.8

1

1.2

1.4

BRUSSEL ELSENE EVERE JETTE SCHAARBEEK UKKEL

BEREKEND AANGEBODEN

collectieomvang uitleningen uitleenfrequentie (uf) benchmark (uf) marktomvang marktaandeel

DIEREN 467 1254 2.7 1.9 22% 24%

AANGEBODENINVOEREN VANUIT SYSTEEM

STAP 1

missiescore

keuze actueel beschikbaar vindbaar

DIEREN 9 8 8 8

BELANGENSCORES DIE BIBLIOTHEEK ZELF BEPAALT (workshop + handleiding)

kwaliteitscores

STAP 2

8

BIB BEPAALT

GEWENSTE GEWENSTE WIEDEN%

(a)uitleningen (b) uitleenfrequentie

DIEREN 1230 2.7 12%

STAP 3

BIB KIEST OP BASIS VAN STAPPEN 1 & 2

OMVANG = [(a)/(b)] WIEDEN HERNIEUW BUDGET

DIEREN 456 66 55 1.141.25

RESULTAAT | COLLECTIEPROFIEL

het ICB-modelCollectiePlanning

Drempels bij instappen

“We weten zelf best wat onze gebruikers willen”Lang niet altijd het geval

“Het is te veel handwerk”Veel gegevens moeten uit systeem gehaald wordenSysteem niet altijd gebruiksvriendelijkGevaar op fouten: dubbele tellingen,… Zéér arbeidsintensiefAanbod Bibnet: uitwerken model waarbij cijfers genormaliseerd, gemapt en in systeem aangeboden: proefproject met de provincie Vlaams-Brabant

“En nu?”Wat moeten we nu doen met het kwantitatieve resultaat? Aanbod bibnet: ontwikkeling bestellabels (verder)

Planning: wie doet wat waarom ?

Wie heeft er een collectieplan? Hoe ziet dat er uit, hoe werd het gemaakt?

Wie niet (echt), waarom niet?

Interesse voor gebruik van een planningstool?

Frustratie: we hebben nu een plan met

gedetailleerde collectieprofielen, maar wat moeten we

nu doen? Aankoop thrillers: 200. Gepubliceerd per jaar: 600.

Welke?

= selectie

Ism Vlabin/VBC

Alleen jeugdboeken

nieuwe publicaties krijgen een label A, B, C

Evaluatie door werkgroep

2011: ontwikkeling ‘kwaliteitslabels’

≠ voldoende om aankoop op te baseren

Gevraagdheid moet in rekening gebracht

Gebruik maken van de gegevens die we zelf hebben:

uitlening van ‘gelijkaardige’ materialen

Hoe meten we die?

Testpanel positief over de kwaliteitslabels ‘as such’

Maar

‘gelijkaardig ?’

Stelling: nieuwe materialen zullen zich gedragen zoals gelijkaardige materialen die al in de collectie zitten

= zelfde auteur, zelfde genre, zelfde ZIZO/SISO, zelfde onderwerp+Combinaties van kenmerken:Zelfde onderwerp bij zelfde uitgever; zelfde auteur binnen zelfde genre

Keuze om te focussen op het gebruik (ipv het absolute aantal uitleningen): nagaan wat over/onderbevraagd is.

De juiste info ophalen op het juiste niveau

Voorwaarde om te kunnen vergelijken= genormaliseerde data: zoveel mogelijk exemplaren en zoveel mogelijk edities ‘groeperen’

Oplossing: gebruiken FRBR-model

Manifestatie en item = nu enige niveaus die bestaan in de catalogus

Niveau van het werk = gecreëerd : alle manifestaties van een werk (= identieke frbr-key) krijgen de inhoudelijke metadata (genres,….) van de manifestatie met de hoogste rose-rank.

Eigenschappen eigen aan een manifestatie, vb uitgever, jaar van uitgaveworden opgehaald op manifestatieniveau

Uitleengegevens worden opgehaald op itemniveau

Relaties tussen de niveaus: unieke identifiers

Circulatiestatistieken VlabraID

Bib

Barcode

# uitleningen

# verleningen

# reservaties

# teruggebracht

GC

Prod_ID_Vlabra

ID

FRBR

Uitgever

ID

uitgever

Jaar uitgave

ID

Jaar

onderwerpen

FRBR

onderwerp

Type

Auteurs

FRBR

auteur

rol

functie

Verzameltitel

FRBR

verzameltitel

nummer

ZIZO

FRBR

verzameltitel

Onderzoek ‘gevraagdheidslabels’

Overeenkomst met Ugent

Maken een POC: werkt dit model

Oplevering voorjaar 2013

Bijeenroepen werkgroep voor evaluatie

Verdere uitwerking

Niet voor overmorgen…

Aankondig-ingen

Databank bibnet

PBS

VlaccBoeken-

bank

Nieuwe publicatie

Label 1 2 3

Vergelijken met uitleengegevens soortgelijke materialen - indicatoren

BibbankVlabin/VBC

Label A B C

Dump uitleen-gegevens

bestellabels

Data mediala

bDump vlacc-data +

FRBR-keys

Kwaliteit

Gevraagdheid

Budget

Beleid

Waar willen we landen ?(laten)Selecteren

= centrale aanmaak informatie die lokaal kan aangewend worden.

A B C

1

2

3

x x x

x x x

x x

(laten)Selecteren

Waar willen we landen ?

Lokale collectieplanning +

centraal advies als voorwaarde om aan te (laten) schaffen in vertrouwen. Open Vlacc als draaischijf van collectiedata.

Selectie: wie doet wat?

Hoe selecteer je in jouw bib?

Wat als de boekhandelaar geen zz meer kan aanbieden?

Houd je rekening met vragen van gebruikers (door planning of andere)

Interesse om in testpanel te zitten ?

Bestellen

Bibbank

Aankondigingen

Bibbank

Suggestielijst jeugd Fictie- Titel X- Titel Y- Titel Z-…

Suggestielijst Volwassenen fictie- Titel A- Titel B- Titel C-…

nieuw

VlaccVerrijkt

met bestellabel

s

Profiel bib per collectie-

onderdeel

Materiaalverwerking

- In huis: vrijwilligers, personeel- Beschutte werkplaats- Inbegrepen in bestelling via boekhandel

Standaard boekhandel Snelboek via NBD

Medio Europe Veelgevraagde collectie/sprinters

Pardoes, Beatrijs,….

Kastklaar maken

Kastklaar maken = filmoluxen + (verstevigen) + etiket….

Evenveel etiketten als bibliotheken

Extern kastklaar maken bemoeilijkt en duur

Niet instappen in projecten als Veelgevraagde collectie en Snelboek

309 keer hetzelfde werk gedaan: interpreteren vlacc (met verschillende resultaten)

Werkgroep: naar een Vlaamse etikettenstandaard

Doel: nieuwe initiatieven kastklare verwerking bevorderen + backoffice-taken verlichten door automatisatie

Voorwaarde: Vlaamse standaard voor etiketten

Referentie voor de sector & leveranciers

Afgewerkt: regelgeving fictie volw, ZIZO volw, SISO volw en jeugd fictie 6+-14+

In test: veld 999, toekenning indicatoren

In uitbouw: vernieuwde biblioprint

Voorbeeld : beschrijving uit een reeks

Voorbeeld: Anderstalige roman (zonder genre)

Voorbeeld: anderstalige roman (met genre) + ML

Biblioprint2

Nieuwe functionaliteit: door scannen ISBN-code wordt etiketinfo uit veld 999 gehaald en het etiket klaargezet

Etiket kan desgewenst nog aangepast worden door de bib(we proberen dit te vermijden)

Mogelijkheid uit te besteden aan externe verwerker, vrijwilligers,….

IN TEST: eerste versie zomer 2013

TO DO: andere etikettypes, productieklaar

! Afhankelijkheid van evolutie snelheid & volledigheid OpenVlacc: alleen wat er door Vlabin / G6 werd ingevoerd

Kastklare verwerking: wie doet wat?

Hoe gebeurt de verwerking in jouw bib?

Gebruik je biblioprint?

Was je op de hoogte van de inspanningen rond standaardisering?

Decentraal saneren criteria zoals nuluitleen + leeftijd afhankelijk van type (F, NF ; J, V ; rubriek)

Sectoraal bewarenNetwerkmagazijn als instrument

‘Wieden in vertrouwen’

Netwerkcollectie

Gesprek: de bib, de collectie, lokaal, centraal: wat hoort waar?