Naar meer structurele samenwerking bij openbare bibliotheken

Bibliothecarissendag 11 juni 2013

Waarheen leidt vandaag? Context vernieuwde decreet

‘Samenwerking’, een vernieuwde cluster van het Provinciaal Bibliotheekcentrum Focus op nieuwe subsidiereglement Intergemeentelijke Samenwerking Antwoorden op diverse vragen naar aanleiding van dit reglement Praktische informatie en suggesties Varia rond subsidies IBL en RFID

STREEKGERICHT BIBLIOTHEEKBELEID

vanaf 2014 ACCENTEN

VERPLICHT

Provinciaal Bibliotheeksysteem

Cluster Samenwerking

Cluster Vorming & Consultancy

Deputatie

VERNIEUWDE CLUSTER SAMENWERKING

IMPULSSUBSIDIES

IBL NIEUWE IGS –subsidie PROJECTMATIG & STRUCTUREEL

TRAJECTBEGELEIDING

BOVENLOKALE PROJECTEN

Advies, ondersteuning en begeleiding op maat zowel inhoudelijk als vormelijk

Wat betekent het nieuwe reglement voor mijn gemeente of samenwerkingsverband? Wat zijn mogelijkheden of net niet? Hoe lang mogen we rekenen op deze subsidie? Wat zijn criteria voor werkingssubsidies? Werkingssubsidies elk jaar opnieuw aanvragen? Wat is de reactietermijn op aanvragen?

Veroorzaakt dit geen versnippering van diverse samenwerkingsverbanden? Regioscreening? Wat met WKB of de stad Antwerpen met haar districten?

VANDAAG ANTWOORDEN OP VRAGEN BIJ NIEUWE SUBSIDIEREGLEMENT

voorbereidende bijeenkomst 28 mei ‘13

1 | De meest prangende vraag…

OVER BUDGET EN TOEKOMST IGS SUBSIDIE?

De provincie biedt impulsen en ondersteuning om tot effectieve samenwerking te komen, dit volgens de opdracht van het streekgericht bibliotheek. De subsidies zijn niet bedoeld als doel op zich, maar als duwtje in de rug om door samenwerking de lokale bibliotheekwerking efficiënter te organiseren. Concept van co-financiering (maximaal 50%) binnen de perken van het voorzien budget. Voor 2014 werd een budget van 150.000 euro als ruim voldoende ingeschat om een eerste golf aanvragen voor bibliotheken te honoreren. Dat is een budgetverhoging van 50% ten opzicht van 2013. .

2 | Droge kost

Reglement & Decreet

Eén reglement voor erfgoed, kunsten en bibliotheken met als doel het vergroten van de bestuurskracht van gemeenten door:

• een bovenlokale aanpak te stimuleren • cultuur integraal te benaderen

kunsten erfgoed bibliotheeksector cultuuraanbod …

TOELICHTING SUBSIDIEREGLEMENT IGS

11/06/2013 intergemeentelijke culturele samenwerking l 10 l

TOELICHTING SUBSIDIEREGLEMENT IGS

intergemeentelijke samenwerkingsverbanden voldoen aan decreet op de intergemeentelijke samenwerking (6 juli 2001)

rechtszekerheid transparantie bibliotheekwerking zichtbaar in gemeente verschillende vormen mogelijk interlokale vereniging

projectvereniging dienstverlenende vereniging opdrachthoudende vereniging

11/06/2013 intergemeentelijke culturele samenwerking l 11 l

TOELICHTING SUBSIDIEREGLEMENT IGS

projectsubsidies afgebakend geheel van activiteiten beperkt in de tijd buiten reguliere werking project in de provincie Antwerpen tekort in de begroting eigen inbreng IGS 50% voorschot bij toekenning geen personeelskosten

werkingssubidies continu lopend geheel van activiteiten vervat in de structuur van een organisatie complementair aan Vlaamse werkingssubsidies eigen inbreng IGS wel personeelskosten volledige uitbetaling bij toekenning

11/06/2013 intergemeentelijke culturele samenwerking l 12 l

TOELICHTING SUBSIDIEREGLEMENT IGS

criteria projectsubsidies regionale inbedding cultureel ondernemerschap inhoudelijke kwaliteit

criteria werkingsubsidies meerwaarde van de intergemeentelijke samenwerking cultureel ondernemerschap inhoudelijke kwaliteit van de beleidsafstemming en beleidsuitvoering specifieke beleidsprioriteiten bibliotheeksector

algemene aandachtspunten meer kleur in cultuur meer toegankelijke cultuur meer eco-cultuur

11/06/2013 intergemeentelijke culturele samenwerking l 13 l

TOELICHTING SUBSIDIEREGLEMENT IGS

indienen via het Cultuurloket vaste aanvraag- en evaluatieformulieren

via Cultuurloket op website provincie Antwerpen

inhoudelijk dossier overeenkomst, oprichtingsakte, statuten actieplan toelichting werking motivatie m.b.t. criteria Begroting

FORMELE VORMEN VAN SAMENWERKEN

De Interlokale Vereniging (Bibkwintet, Rupelbib) Zonder rechtspersoonlijkheid De projectvereniging De Dienstverlenende Vereniging De Opdrachthoudende Vereniging ( IVEBIC)

VERENIGING | VAN PROJECT TOT OPDRACHTHOUDEND

Alle drie met rechtspersoonlijkheid 1. Projectvereniging ook oppositie, zes jaar, financieel accountant 2. Dienstverlenend & 3. Opdrachthoudend met (3.) of zonder (2.) beheersoverdracht Bedrijfsboekhouding Een zekere tijd nodig om op te starten

DE INTERLOKALE VERENIGING | ILV

Op te richten met overeenkomst

Voorleggen aan de gemeenteraden

De kenmerken

– geen rechtspersoonlijkheid

– geen beheersoverdracht

– gedeelde aansprakelijkheid

– geen rechtshandelingen

– geen publiciteitsverplichting

– geen dwingende bepaling inzake de boekhouding

– geen specifiek toezicht

DE INTERLOKALE VERENIGING | ILV

De overeenkomst met statutaire draagkracht

zie model op Dokeos

– Definities

– De naam

– De zetel

– Het doel

– De activiteiten

– Het lidmaatschap - aansluiting

DE INTERLOKALE VERENIGING | ILV

DE INTERLOKALE VERENIGING | ILV

OVEREENKOMST GEMEENTEN EVT. PARTNERS

BEHERENDE GEMEENTE

BEHEERSCOMITÉ (vertegenwoordigers gemeenteraden)

STUURGROEP (bibliothecarissen)

3 | creatief met reglementen

ZICH CREATIEF GROEPEREN ROND EEN ILV

een hele grote ILV waar ook kleinere groepen apart kunnen samenwerken meerdere ILV’s die samenwerken [een ILV die samenwerkt met een bibliotheek ‘als externe partner’ die geen deel uitmaakt van een IGS…]

WERKGROEP KEMPISCHE BIBLIOTHEKEN | WKB

Bevestiging van een jarenlange waarde in de bibliotheeksector Inzetten op ‘Kempengevoel’ Een sterk ‘merk’ in de bibliotheeksector Iedereen samen of met enkele groepen apart Grootste ILV van ‘t land…

DE STAD EN HAAR DISCTRICTEN

Het reglement is niet van toepassing op de districten. Er kan wel een ILV worden gevormd tussen een buurgemeente met Antwerpen en een aanpalend district. In dat geval is steeds een ILV nodig met de volledige stad (gemeenteraad en niet de districtsraad).

ALVORENS TE BEGINNEN ONDERZOEK JE WAARSCHIJNLIJK EERST WAT DE MOGELIJKHEDEN

ZOUDEN KUNNEN ZIJN…

4 | Naar criteria voor werkingssubsidies

decretale bepalingen sectorale begeleidingstrajecten provinciale ondersteuning voorbeelden in buurlanden studiedagen en vakliteratuur…

Sinds 10 jaar worden heel wat bovenlokale impulsen geboden aan de Vlaamse bibliotheeksector om verder te professionaliseren.

Binnen bestaand kader van meer professionaliseren

meer professionaliseren via structurele samenwerking [en niet alleen naar vorm]

gebeurt relatief weinig tot niet

Structureel samenwerken naar vorm én inhoud vergt ingrijpende verandering in de dagelijkse en vertrouwde organisatie van een bib.

Wat LOCUS onder experimenten verstaat… Ze moeten duidelijk identificeerbaar zijn (= je moet ze bijna als een film zien afspelen) Ze zijn provocatief zijn (=echt een uitdagende vernieuwing zijn t.o.v. de huidige praktijken Ze halen betrokkenen uit hun comfortzone, maar zonder onrealistisch te zijn (het moet een haalbare verandering blijven ook al zal het op velerlei vlak een serieuze inspanning vergen) Resultaat is mogelijk binnen de 2-3 jaar Experimenten opzetten en uitvoeren is een leerproces Er worden verschillende actoren bij betrokken

WAAG EENS EEN EXPERIMENT…

FOCUS met de experimenten op collectie, plek en mensen. Kapstokken zijn:

‘bib 3.0’: hybride huis, meer verregaande samenwerking (versmelting) van bib en cc/gc Schaalvergroting, vb. regionale bib Vergroten en versterken van het innovatief vermogen van de professionals Curatorschap Coöperatieve principes

WAAG EENS EEN EXPERIMENT…

zes medewerkers, twee halftijds staan in voor volledige bibliotheekwerking (3 organisatieclusters) twee mensen (incl. bibliothecaris) gaan binnenkort met pensioen gemeentebestuur staat voor financiële uitdagingen en onderzoekt de

mogelijkheden om haar dagelijkse bibliotheekwerking in samenwerking met een buurgemeente te organiseren…

Onderzoek voordelen samenwerking met buurgemeente COLLECTIE

DIGITAAL Vlaanderen en provincies bouwen samen aan de

digitale openbare bibliotheek van Vlaanderen.

FYSIEK gezamenlijk beleid afstemmen collecties gezamenlijke procedure overheidsopdrachten

voor aanschaffen, verwerking,… niet langer dubbel werk

Onderzoek voordelen samenwerking met buurgemeente PLEK

MOGELIJKHEDEN ander concept? hoofdlocatie filialen en uitleenposten integratie met andere diensten Het decreet spreekt van ‘bibliotheekvoorziening’ …

CRITERIA WERKINGSUBSIDIES BIBLIOTHEKEN

In tegenstelling tot projectsubsidies, waar eenmalige activiteiten mee georganiseerde kunnen worden, zijn werkingssubsidies bedoeld voor activiteiten die kaderen in een gezamenlijke intergemeentelijke visie en concrete aanpak rond bibliotheekmanagement. Het hoort daarbij te gaan om een aanvraag betreffende één van volgende organisatieclusters of me focus op minstens één aspect daaruit: - Collectiebeheer met mogelijkheid te focussen op plannen,

selecteren, aankopen, kastklaar maken, beheren, doelgroepen, wieden…

- Publiekswerking met mogelijkheid te focussen op communicatie, promotie, evenementen, doelgroepen…

- Klantenwerking: informatiebemiddeling, uitleenreglementen, … - Werkprocessen: het stroomlijnen van één of meerdere

werkprocessen in de dagelijkse bibliotheekwerking (front- of back office)

- Pionierswerk: wanneer je als eerste in Vlaanderen met iets vernieuwend nieuws wil starten

- Deelname aan initiatieven van de Vlaamse Overheid omtrent bibliotheekmanagement (cf. Locus_bibliotheek2020)

- Initiatieven rond bibliotheekmanagement die de deputatie waardevol acht.

CRITERIA WERKINGSUBSIDIES BIBLIOTHEKEN

Er wordt tevens rekening gehouden met de relevantie van het voorstel in verhouding tot het aantal inwoners van het samenwerkingsgebied.

JUNI redactiepanel criteria

re

JUNI/JULI naar deputatie & communicatie

re

SEPTEMBER studiedag (wetgeving & inspiratie)

re

VANAF JULI trajectbegeleiding op maat vanuit PBC

TIMING OPSTARTEN INTERLOKALE VERENIGING

VANAF NU voorbereiding

re

JULI-NOVEMBER informeren lokale beleid

re

DECEMBER-JANUARI naar informele fase

re

JANUARI-APRIL naar formele fase goedkeuring gemeenteraden (statuten, actieplan & financiën)

re

TOT 1 MEI 2014 indienen eerste aanvragen

MET AANLOOPPERIODE

Eerste aanvragen tot 1 mei 2014 Om iedereen de kans te bieden zich te organiseren naar de nieuwe voorwaarden van het reglement, biedt het PBC aan om pas vanaf 1 mei 2014 dossiers voor advies voor te leggen aan de deputatie. Dit in de veronderstelling dat op dat moment quasi alle aanvragen voor 2014 zijn ingediend. Op die manier kan het PBC een ruimer overzicht aan project –of werkingsvoorstellen toetsen aan de criteria en een weloverwogen advies voorleggen aan de deputatie betreffende het provinciale aandeel van de co-financiering.

Projecten vóór 1 mei 2014… kunnen bij voorkeur nog via het huidige reglement op voorwaarde dat:

- De aanvraag voor 1 oktober 2013 correct en volledig is ingediend.

- Het budget nog toereikend zijn (wat momenteel nog zeker het geval is).

De tijdsparadox Geen tijd vinden om te veranderen. Tijd krijgen door te veranderen.

5 | nog enkele vragen (en antwoorden)

VERSNIPPERING?

Uiteraard is het niet de bedoeling versnippering te stimuleren. Het staat de steden en gemeenten vrij een keuze te maken om al dan niet aan te sluiten bij bestaande samenwerkingsverbanden rond bepaalde thema’s of projecten. Hou er rekening mee dat een gemeentebestuur of managementteam mogelijk beslist om voorrang te geven aan een andere groepering dan degene die je als bibliotheek adviseert of vooropstelt. Het nieuwe subsidiereglement IGS is alvast eenvormig voor alle vormen van culturele samenwerking tussen gemeenten.

één ambitieus project de subsidiepot bijna opslokt?

Kans lijkt weinig reëel.

Het concept van co-financiering tempert mogelijk te grote of onrealistische ambities.

Het provinciebestuur maakte een realistische extrapolatie van het budget op basis van de toegekende subsidies vorige jaren. Bovendien wordt rekening gehouden met de schaalgrootte waarop een project of een werking wordt voorgesteld.

WAT ALS…

Werkingssubsidies elk jaar opnieuw aanvragen? Het jaarlijks opnieuw aanvragen heeft een interne boekhoudkundige reden. We adviseren wel om een lange termijn planning in te dienen bij de eerste aanvraag. In functie van een latere verlenging van de werkingssubsidie kunnen we dit bij de eerste aanvraag zo voorleggen aan de deputatie. Wat is de reactietermijn op aanvragen? Best is vooraf het dossier of het project door te nemen met het PBC, zodat geweten is of het project met positief advies zal worden voorgelegd aan de deputatie. Het duurt sowieso enkele weken tot mogelijk meer dan een maand eer een dossier op deputatie komt. Hoe gebeurt bij toewijzing de verdeling van de subsidiepot tussen projectsubsidies en werkingssubsidies? De mate waarin een aanvraag beantwoordt aan de vooropgestelde criteria is

bepalend voor het toekennen van een subsidie, ongeacht of het een project- of werkingssubsidie is.

EN VERDER…

VARIA | IBL & RFID

Een nieuw concept van IBL-ondersteuning dient zich aan. Uitdaging is om ca. 120.000 euro vanuit de provincie zo efficiënt mogelijk te blijven inzetten. Mogelijk is het aangepaste subsidiereglement een overgangsmaatregel naar een andere vorm van ondersteuning? cf. pilootproject met Post

Subsidie voor bibliotheekinnovatie beperkt tot RFID. Zelfde voorwaarden.

Tijdens lunch een korte toelichting over aanbod rond dementie

ANDERE VRAGEN OF BEMERKINGEN?

Wim Verhulst | Adviseur wim.verhulst@admin.provant.be