AV Edese Golf Club Papendal14 mei 2018

WELKOM

Agenda 1. Opening 2. Vaststelling agenda 3. Ingekomen post 4. Mededelingen van het bestuur5. Notulen Algemene Vergadering van 18 december 2017 6. Jaarrekening

-- Toelichting jaarrekening 2017-- Rapportage Financiële Advies Commissie

7. Jaarverslag Edese GC Papendal 20178. Aanbesteding baanonderhoud9. Nieuw Huishoudelijk Reglement10.Benoeming Kascontrole Commissie11.Beleidsplan Edese GC Papendal 2018 – 202212.Rondvraag13.Sluiting

Agenda 1. Opening 2. Vaststelling agenda 3. Ingekomen post 4. Mededelingen van het bestuur5. Notulen Algemene Vergadering van 18 december 2017 6. Jaarrekening

-- Toelichting jaarrekening 2017-- Rapportage Financiële Advies Commissie

7. Jaarverslag Edese GC Papendal 20178. Aanbesteding baanonderhoud9. Nieuw Huishoudelijk Reglement10.Benoeming Kascontrole Commissie11.Beleidsplan Edese GC Papendal 2018 – 202212.Rondvraag13.Sluiting

Agenda 1. Opening 2. Vaststelling agenda 3. Ingekomen post 4. Mededelingen van het bestuur5. Notulen Algemene Vergadering van 18 december 2017 6. Jaarrekening

-- Toelichting jaarrekening 2017-- Rapportage Financiële Advies Commissie

7. Jaarverslag Edese GC Papendal 20178. Aanbesteding baanonderhoud9. Nieuw Huishoudelijk Reglement10.Benoeming Kascontrole Commissie11.Beleidsplan Edese GC Papendal 2018 – 202212.Rondvraag13.Sluiting

Agenda 1. Opening 2. Vaststelling agenda 3. Ingekomen post 4. Mededelingen van het bestuur5. Notulen Algemene Vergadering van 18 december 2017 6. Jaarrekening

-- Toelichting jaarrekening 2017-- Rapportage Financiële Advies Commissie

7. Jaarverslag Edese GC Papendal 20178. Aanbesteding baanonderhoud9. Nieuw Huishoudelijk Reglement10.Benoeming Kascontrole Commissie11.Beleidsplan Edese GC Papendal 2018 – 202212.Rondvraag13.Sluiting

Mededelingen van het bestuur

1. Aanbesteding Horeca

2. Ontwikkelingen Natuurbegraafplaats

3. Ontwikkelingen Partnership Papendal

Agenda 1. Opening 2. Vaststelling agenda 3. Ingekomen post 4. Mededelingen van het bestuur5. Notulen Algemene Vergadering van 18 december 2017 6. Jaarrekening

-- Toelichting jaarrekening 2017-- Rapportage Financiële Advies Commissie

7. Jaarverslag Edese GC Papendal 20178. Aanbesteding baanonderhoud9. Nieuw Huishoudelijk Reglement10.Benoeming Kascontrole Commissie11.Beleidsplan Edese GC Papendal 2018 – 202212.Rondvraag13.Sluiting

Agenda 1. Opening 2. Vaststelling agenda 3. Ingekomen post 4. Mededelingen van het bestuur5. Notulen Algemene Vergadering van 18 december 2017 6. Jaarrekening

-- Toelichting jaarrekening 2017-- Rapportage Financiële Advies Commissie

7. Jaarverslag Edese GC Papendal 20178. Aanbesteding baanonderhoud9. Nieuw Huishoudelijk Reglement10.Benoeming Kascontrole Commissie11.Beleidsplan Edese GC Papendal 2018 – 202212.Rondvraag13.Sluiting

Jaarrekening 2017

Stem item 1:

De Algemene Vergadering wordt gevraagd om de jaarrekening 2017 goed te keuren en het bestuur decharge te verlenen.

Agenda 1. Opening 2. Vaststelling agenda 3. Ingekomen post 4. Mededelingen van het bestuur5. Notulen Algemene Vergadering van 18 december 2017 6. Jaarrekening

-- Toelichting jaarrekening 2017-- Rapportage Financiële Advies Commissie

7. Jaarverslag Edese GC Papendal 20178. Aanbesteding baanonderhoud9. Nieuw Huishoudelijk Reglement10.Benoeming Kascontrole Commissie11.Beleidsplan Edese GC Papendal 2018 – 202212.Rondvraag13.Sluiting

Jaarverslag 2017Edese GC Papendal

De Vereniging

1 januari 2017 1 januari 2018

Leden 770 753

Kennismakingsleden 86 70

Jeugd t/m 20 jaar 26 20

Jeugd 21 t/m 30 jaar 21 15

Registratieleden 125 130

Het Bestuur-- Het jaar 2017 kenmerkt zich door de vele personele wisselingen in het bestuur en

de commissies

Beleidsontwikkelingen-- Aan het beleidsplan is door een groot aantal leden hard gewerkt

-- Diverse administratieve regelingen zijn op orde gebracht

-- De overeenkomst met Hooked on Golf voor de Driving range is gerealiseerd

-- Het voorzittersoverleg is nieuw leven in geblazen

GEO (Golf Environment Organization)-- Hercertificering eind 2019

ICT-- Overeenkomst met CTS-IT voor het beheer en onderhoud van de ICT

Reanimatie / AED-- Kennis van reanimatie/ AED kan levens redden; Doe mee!!

Sponsoren-- Het vinden van sponsoren en met name een hoofdsponsor blijft aandacht vragen.

Het Clubhuis -- Samen met de Hofmeester is de dienstverlening geëvalueerd

-- Met zeer beperkte middelen zijn gebouwen en apparatuur in stand gehouden

De Golfbaan-- Schuilhutten, hole 3 en 12 zijn aangepakt

-- Rough was in 2017 matig

-- Inzet middelen (bemesting en bestrijding) opnieuw verlaagd tov 2016

-- Uitbreiding preventieve maatregelen

Driving range-- Beter benutten

-- First-class coaching en service

-- Diverse verbeteringen en uitbreiding lesaanbod

Golf-- Jeugdcommissie: meer aandacht voor jeugd in de baan-- Wedstrijdcommissie: DAS groot succes; Alternatief voor

starterswedstrijd-- Stap 3: aantal deelnemers loopt terug-- Regel- en Handicap Commissie: Aanzet voor nieuwe scorekaart en baanboekje-- Competitie: wisselende successen-- Wedstrijden in de winter: veel enthousiaste leden doen hieraan mee

Vrijwilligers-- Een groot aantal leden heeft belangeloos hun vrije tijd beschikbaar gesteld.

Eenieder bedankt!!!

Vragen?

Agenda 1. Opening 2. Vaststelling agenda 3. Ingekomen post 4. Mededelingen van het bestuur5. Notulen Algemene Vergadering van 18 december 2017 6. Jaarrekening

-- Toelichting jaarrekening 2017-- Rapportage Financiële Advies Commissie

7. Jaarverslag Edese GC Papendal 20178. Aanbesteding baanonderhoud9. Nieuw Huishoudelijk Reglement10.Benoeming Kascontrole Commissie11.Beleidsplan Edese GC Papendal 2018 – 202212.Rondvraag13.Sluiting

AanbestedingBaanonderhoud

Contract AHA de Man• Startdatum: 1 juli 2013

• Einddatum: 31 december 2018

• Optie verlengen jaarlijks

• Opzegtermijn: 6 maanden

Te besluiten: contractverlenging of onderzoek andere opties

Uitgangspunten:• Behoud en zo mogelijk verbetering van de kwaliteit van de baan en de driving range

• Kwalitatief goede en betrouwbare aannemer

• Concurrerende prijsstelling

Ervaringen AHA de Man• Kwaliteit: vanaf 2013 zichtbare verbetering van de kwaliteit• Benchmarkgegevens (Leading courses april 2018):

-- 17 clubs waardering gemiddelde 7.5 -- EGC Papendal waardering gemiddelde 7,7

• Kosten onderhoud en middelen -- 4 Vergelijkbare banen: tussen 375.000 en 400.000 ex btw-- EGC Papendal: al jaren circa 375.000 ex btw

Conclusie: -- AHA de Man: concurrerend prijsniveau en tevreden over de geleverde kwaliteit en de

samenwerking -- En verder: EGC Papendal heeft vertrouwen in AHA de Man

AHA de Man is in hoge mate flexibel en staat open voor intensivering van desamenwerking

Onderwerpen voor een nieuw contract met AHA de Man:• Ontwikkeling van techniek en duurzaamheid

• Hogere mate van transparantie

• Logistieke voordelen door samenwerking met andere banen die bij AHA de Man in onderhoud zijn

• Partnership: hoe kunnen we op allerlei gebied meer voor elkaar betekenen

Voorstel:Het bestuur stelt voor het contract met AHA de Man onder nader overeen te komen voorwaarden te verlengen. Zowel de leden van de geraadpleegde groep als de BACO kunnen hiermee instemmen

Stem item 2:

De Algemene Vergadering wordt gevraagd in te stemmen met onderhandelingen met AHA de Man voor een nieuw contract voor het baanonderhoud.

Agenda1. Opening 2. Vaststelling agenda 3. Ingekomen post 4. Mededelingen van het bestuur5. Notulen Algemene Vergadering van 18 december 2017 6. Jaarrekening

-- Toelichting jaarrekening 2017-- Rapportage Financiële Advies Commissie

7. Jaarverslag Edese GC Papendal 20178. Aanbesteding baanonderhoud9. Nieuw Huishoudelijk Reglement10.Benoeming Kascontrole Commissie11.Beleidsplan Edese GC Papendal 2018 – 202212.Rondvraag13.Sluiting

Nieuw HuishoudelijkReglement

Huidige situatie t.a.v. het HH-reglement

• geen index zodat het totaal aan spelregels onoverzichtelijk is;

• een aantal van de huidige regelingen zijn gebrekkig en/of onvolledig;

• de tekst is gebrekkig, onvolledig en sluit op een aantal onderdelen niet aan bij de dagelijkse gebeurtenissen;

• onvoldoende aansluiting bij de huidige procesvorming binnen de vereniging.

Waarom een geheel nieuw HH-reglement?

Alleen door alle onderdelen geheel opnieuw te regelen is:

• een gemakkelijk voor ieder te lezen en te begrijpen reglement ontstaan met index;

• duidelijkheid van rechten en plichten van de leden;

• duidelijkheid geschapen voor beslissingen en zeggenschap tussen bestuur, commissies en leden;

• een goede aansluiting mogelijk bij de nieuwe structuur van onze Vereniging;

Stem item 3:

De Algemene Vergadering wordt gevraagd in te stemmen met het nieuwe huishoudelijke reglement.

Agenda 1. Opening 2. Vaststelling agenda 3. Ingekomen post 4. Mededelingen van het bestuur5. Notulen Algemene Vergadering van 18 december 2017 6. Jaarrekening

-- Toelichting jaarrekening 2017-- Rapportage Financiële Advies Commissie

7. Jaarverslag Edese GC Papendal 20178. Aanbesteding baanonderhoud9. Nieuw Huishoudelijk Reglement10.Benoeming Kascontrole Commissie11.Beleidsplan Edese GC Papendal 2018 – 202212.Rondvraag13.Sluiting

Benoeming Kascontrole Commissie

Stem item 4:

Het bestuur stelt de leden van de Algemene Vergadering voor in te stemmen met de benoeming van de heer J.J. Galesloot, de heer G. Horlings en de heer J.M. de Winter als lid van de Kascontrole Commissie.

Agenda1. Opening 2. Vaststelling agenda 3. Ingekomen post 4. Mededelingen van het bestuur5. Notulen Algemene Vergadering van 18 december 2017 6. Jaarrekening

-- Toelichting jaarrekening 2017-- Rapportage Financiële Advies Commissie

7. Jaarverslag Edese GC Papendal 20178. Aanbesteding baanonderhoud9. Nieuw Huishoudelijk Reglement10.Benoeming Kascontrole Commissie11.Beleidsplan Edese GC Papendal 2018 – 202212.Rondvraag13.Sluiting

Beleidsplan Edese GC Papendal2018 - 2022

Aanleiding

• Een actueel beleidsplan ontbreekt

• Veranderende maatschappelijke ontwikkelingen

• Vele veranderingen op golfgebied gaande

• Toekomstvisie ontbreekt

De aanpak

• Missie en visie geformuleerd

• In en externe analyse uitgevoerd-- Ledenenquête (respons 54,5%)-- Gesprekken externen (regioclubs, NGF, Sponsoren,Papendal)

• SWOT analyse opgesteld

• Acties voorgesteld

• Vereniging 2022 gedefinieerd

• Hoe nu verder?

• Communicatie: via nieuwsbrief, AV’s en informatieavond

Visie

Telkens weer, voor iedereen een bijzondere golfbeleving met een persoonlijke touch

Missie

De Edese Golf Club Papendal biedt haar leden en gastspelers, ongeacht leeftijd, niveau en ambitie, een bijzondere golfbeleving, in combinatie met een laagdrempelig, sociaal en dynamisch verenigingsleven.

We willen een onderscheidend alternatief zijn voor golfers uit de regio en voor gasten die een uitdagende, natuurvriendelijke en hoogwaardig onderhouden golfbaan zoeken met uitstekende trainingsfaciliteiten.

In lijn met Sportcentrum Papendal willen we aansluiten bij de sportiviteit, de professionele manier van sport bedrijven en de brede toegankelijkheid in een prachtige omgeving.

De golfclub kenmerkt zich door continu verbeteren en heeft een professionele, gastvrije organisatie met persoonlijke aandacht, een uitnodigende horeca en een fraai gelegen clubhuis.

De Vereniging in 2022• Open, laagdrempelige en betaalbare vereniging (850 leden)

• Evenwichtige en gezonde mix van jong en oud op diverse niveaus(35 % jonger dan 55 jaar)

• Meerdere flexibele lidmaatschappen beschikbaar

• Baan en driving range van hoog niveau

• Gastvrijheid is een glimlach bij leden en bezoekers

• Intensieve externe contacten

• Duurzaamheid is in al onze activiteiten een essentieel element

Hoe nu verder?• Meer aansluiten bij veranderende (golf) wereld lerende en flexibele organisatie

• Bestuur met voorzitter, secretaris en penningmeester en drie gekwalificeerde leden. Ieder met eigen aandachtgebieden (Organogram)

• Zelfstandig opererende commissies met heldere TBV’s op basis van vooraf gemaakte heldere afspraken

• Meerjarenplanning en begrotingen opstellen die SMART zijn en geëvalueerd kunnen worden

• Opstellen Bestuurs- en commissiehandboek

Vragen?

Stem item 5:

De Algemene Vergadering wordt gevraagd in te stemmen met het beleidsplan Edese GC Papendal 2018 – 2022.

Agenda 1. Opening 2. Vaststelling agenda 3. Ingekomen post 4. Mededelingen van het bestuur5. Notulen Algemene Vergadering van 18 december 2017 6. Jaarrekening

-- Toelichting jaarrekening 2017-- Rapportage Financiële Advies Commissie

7. Jaarverslag Edese GC Papendal 20178. Aanbesteding baanonderhoud9. Nieuw Huishoudelijk Reglement10.Benoeming Kascontrole Commissie11.Beleidsplan Edese GC Papendal 2018 – 202212.Rondvraag13.Sluiting

Rondvraag

Bedankt voor uw komst