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Table des matières 1. Situation Géographique 2. Les Coquelicots – ANDOXA ASBL 2.1. Description des lieux 2.2. Le personnel d’encadrement 2.2.1. La Direction 2.2.2. La gestion administrative 2.2.3. Le personnel éducatif 2.2.4. Le personnel médical et paramédical 2.2.5. Le personnel non-‐éducatif 2.2.6. Les collaborateurs externes 2.2.7. Les délégations syndicales, CPPT et CE 2.2.8. Les interactions 2.2.9. Organigramme d’ANDOXA ASBL
3. Projet de Service 3.1. Historique et présentation synthétique 3.2. Population 3.3. Valeurs 3.4. Objectifs généraux 3.5. Fonctionnement du service 3.5.1. Accompagnement
3.5.1.1. Objectifs 3.5.1.2. Moyens et procédures 3.5.1.3. Réunions avec les résidents 3.5.1.4. La référence 3.5.1.5. Le projet d’accueil individualisé 3.5.1.6. Les activités 3.5.1.7. Suivi médical et paramédical
3.5.2. Gestion des ressources humaines 3.5.2.1. Principes généraux 3.5.2.2. Organigramme et définitions de fonctions 3.5.2.3. Description des fonctions 3.5.2.4. Délégation de pouvoirs à la Direction 3.5.2.5. Procédure de recrutement 3.5.2.6. Réunions 3.5.2.7. Formation et supervision 3.5.2.8. Evaluation du personnel 3.5.2.9. Organisation des horaires 3.5.2.10. Système de garde
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3.5.3. Logistique et administration 3.5.3.1. Présentation et gestion de l’infrastructure 3.5.3.2. Une conception de l’espace rigoureuse et écologique 3.5.3.3. Aspects administratifs 3.5.3.4. Aspects financiers
3.6. Service externe et évaluation 3.7. Evaluation du service
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1. Situation Géographie Commune de la province du Hainaut, Anderlues est située à proximité de la Ville de Binche, connue pour son Carnaval et ses Gilles classés au patrimoine mondial de l’Unesco.
La commune est bordée à l'est par Fontaine-‐l'Evêque, au sud par Lobbes, à l'ouest par Binche, et au nord par Morlanwelz et Chapelle-‐Lez-‐Herlaimont.
Sise sur l'un des bas plateaux qui séparent l'Escaut de la Meuse, elle culmine à une altitude plus élevée que celle des localités voisines. A 212 mètres d'altitude, une borne géodésique (point de repère géographique) marque l'endroit précis où culmine la Moyenne-‐Belgique.
Ancien terroir rural s'étant constitué par défrichements successifs au sein d'une vaste étendue forestière, Anderlues accèdera à la vie industrielle par l'édification de puits d'extraction de houille.
En 869, notre commune est désignée dans un polyptyque de l'abbaye de Lobbes comme une possession de cette maison religieuse. A cet égard, si l'on veut s'assurer de l'étymologie de notre village, nous devons nous reporter à l'appellation latine "ANDERLOBIA". Le territoire de Lobbes, traversé par la Sambre, s'appelait alors "LOBIA". Chaque nom propre ayant une signification, celui-‐ci tirait le sien de la nature même des lieux: "LO" signifie terrain boisé et "BIA", cours d'eau.
Anderlues, en effet, était un terrain boisé arrosé par une rivière. C'était un second "LOBIA", semblable au premier, auquel les habitants donnèrent le nom d'"autre bois arrosé par des cours d'eau": ANDERLOBIA.
En effet, trois rivières prennent naissance à Anderlues: le Piéton, la Haye et la Haine. La Haine, qui prend sa source au lieu-‐dit "Saint-‐Médard" a d'ailleurs donnée son nom à la Province du Hainaut. Elle délimite l'ouest du sillon industriel Sambre et Meuse avant de se jeter dans l'Escaut en France, à Condé-‐sur-‐Escaut.
La commune d'Anderlues accéda à la vie industrielle par l'édification de puits d'extraction de houille. En 1892, une explosion de grisou dans les bouveaux de l'Aulniat occasionnera la catastrophe minière la plus meurtrière avant celle du Bois du Cazier en 1956. Aujourd'hui, seul l'élégant châssis à molette de la fosse n°2 rappelle aux citoyens la grandeur passée des charbonnages d'Anderlues.
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2. Les Coquelicots – Andoxa ASBL 2.1 Description des lieux Andoxa ASBL (Les Coquelicots) est une nouvelle institution qui s’inscrit dans la continuité de nos précédents établissements, « La Maison de Mont » et « Les Pénates de Laneffe », qui hébergent respectivement depuis 2008 et 2010 des résidents adultes handicapés avec une composante mentale.
Le bâtiment est une ancienne Maison de Repos «Le Marais », située Route de Mons 61 à Anderlues, qui sera complètement restaurée et mise aux normes de sécurité et de conformité telles que précisées par les dispositions légales en la matière. Les bâtiments définissent une structure en « carré » qui entoure un jardin intérieur privatif délimité de part et d’autre par deux vérandas.
La structure sera divisée en 25 chambres individuelles et 4 chambres double permettant d’accueillir une population d’adultes handicapés ayant présentés un accident de la vie qui nécessite une supervision et un accompagnement quotidien par notre équipe encadrante spécialisée. Les lieux de vie sont vastes et composés de deux vérandas ouvertes vers le jardin intérieur, de terrasses ainsi que de salles de relaxation (TV, salon,)
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Des salles d’activité et de soins (kinésithérapie, ergothérapie), une infirmerie, une cuisine, un local éducateur, des bureaux administratifs ainsi que de nombreux locaux techniques et de stockages complètent la description des lieux.
Les zones de circulation sont larges et adaptées pour tous les types de déplacement des résidents
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De nombreuses facilités avoisinantes sont présentes ainsi que des voies de communication et des méthodes de transport.
-‐ Nombreux commerces et zoning commercial à un kilomètre -‐ Zone de trams à 500 mètres -‐ Arrêt de bus à 500 mètres -‐ Taxis -‐ Etablissement proche de voies de communication rapide (voies rapides, ring et
autoroutes) -‐ Hôpitaux à proximité
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Plan du batiment
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2.2. Le personnel d’encadrement 2.2.1 La Direction
-‐ ROELANDS Vincent, Directeur -‐ KOZA Kinga, Responsable des projets de vie -‐ TROTIN Stéphanie, Chef-‐Educateur
2.2.2 La gestion administrative
-‐ M. RIQUET Comptable à ½ temps -‐ A. BONNE, Secrétariat Gestion comptable ½ temps -‐ B. LARMUSIAU, Secrétariat Gestion Dossiers – réception 1/3 temps
2.2.3 Le personnel éducatif
-‐ Educateurs Spécialisés A1 et A2 sur base des normes d’encadrement de l’AWIPH 2.2.4. Le personnel médical et paramédical
-‐ Un médecin Conseiller-‐Coordinateur engagé sous contrat par l’institution -‐ Un médecin traitant -‐ Kinésithérapeute(s) à engager -‐ Ergothérapeute (s) à engager -‐ Logopède(s) à engager -‐ Un service d’infirmiers -‐ Un neuropsychologue externe de l’ULg
2.2.5. Le personnel non-‐éducatif
-‐ 2 technicien(nes) de surface -‐ 1 ouvrier polyvalent de maintenance -‐ Veilleur(s) de nuit
2.2.6. Les collaborateurs externes
-‐ un service de restauration DUPONT Restauration -‐ les différents SECTs (Services externes de contrôle technique) -‐ les fournisseurs
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2.2.7 Les délégations syndicales, le CPPT et le CE Les acteurs du monde syndical seront présents au sein de l’institution (SetCa, CNE, FGTB). Un conseiller en prévention interne sera également désigné ainsi que l’instauration des réunions du Conseil de Prévention et de Protection du Travail et du Conseil d’entreprise. Le partenariat avec ces collaborateurs est indispensable pour permettre des conditions de travail et d’accompagnement telles que souhaitées dans notre politique d’accueil. 2.2.8 Les interactions
!"accord"MDPH"obligatoire"avant"demande"CRAM"!"Suivi"du"renouvellement"MDPH"obligatoire"avant"renouv.cram"
!"envoi"des"demandes"admissions"!"suivi"des"renouvellements"et"créances"
Adm.%Gén.%–%Logistique%–%G.R.H.
%
Équipe%Soins%–%éducative%
!"Principe"de"l’assurance"complémentaire"
!"Visite"lors"entrée,"retour"maladie"1"mois,"visite"annuelle"du"personnel"!"Soutien"psychosocial"possible"!"Procédure"harcèlement"et"personne"de"confiance"(regl.travail)"!"visite"annuelle"des"lieux"de"travail""
!"suivi"des"presstations"!"paiement"des"salaires"!"conseil"juridique"et"lois"sociales"!"paiement"onss"et"précompte"!"outil"informatique"de"gestion"salariale"(SAM)"
!"dossier"médical"!"traitement"médical"!"toilettes"et"actes"infis"!"bilans"
!"coordination"soin"–"accompagnement"!"formations"!"avis"d’admission"et"de"réorientation"!…"
Service%de%soins%–%MEDECIN%
% % % % Mutualités" " " " " " " " " " Parents%% % Assurabilité+et+remboursement+frais+de+soins+%Assurance%Couverture+:% % % % % % % % % % % % % % % Association%Tutélaire%% Bâtiment,%Résidents%% Travailleurs,%Véhicules% % % % % % %% % % % % % % % %Comptabilité% % % %Comptable+et+réviseur+ +++++++++++++++++++++++++++++ % % %%%%%Juges%des%Tutelles%%% Remise%d’avis%sur%les%comptes% % % %%%%%%%%%%%%%%%et%Curatelles% % % % % % % % % %Partena% % % % % % % % % % C.P.A.M.%+Mensura%+++++++++++++++++++++++% % % % % % % % % % % % % % % %%%%%%M.D.P.H.++% % % % % % % % % % % % % % % % %%%%%%%%%%%%Mutualité%Française%A.W.I.P.H.%Service+Agrément+Service+Audit+ + + + + + + + + + + + + + + + A.A.H.%
• Liste%des%résidents%pris%en%charge%et%cadastre%emploi%• Contrôle%de%l’infrastructure% % % % % % % % % % % % Fournisseurs%• Contrôle%des%normes%APC% % % % % % % % % % % % Énergie,+Langes,%%• Soutien%de%l’évolution%de%la%qualité%de%prise%en%charge%% % % % % % % % Véhicules,+Matériel+Ortho%
" " " " " " " " Partenaires%%%%%%%""""""""""""Délégation%Syndicale%% % % % % % % % % % +
!"préparation"de"l’admission"!"convention"d’accueil"et"modalités"financière"!"Visite"avec"évaluation"PAI"!"Information"de"tout"changement"notable"!"suivi"des"renouvellements"MDPH,"carte"européenne"!"Envoi"des"bilans"pour"renouvellement"
!"Organisation"des"retours"et"visites"!"suivi"des"courriers"!"Informations"médicales"!"Informations"sur"les"activités"et"la"vie"quotidienne"
!"Registre"des"incidents"!"Tenue"du"portefeuille"et"évaluation"!"Déclaration"des"accidents"en"ligne"
!Suivi"des"cartes"européennes":"à"l’entrée,"
renouvellement,"rappel"et"mise"en"demeure"!"Renouvellement"de"la"validité"assurance"maladie"et"la"carte"vitale"!"Suivi"des"hospitalisations"
État
%Belge
%:%Insp
ec.%du%trav
.%Rég
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çais%–%dép
artemen
t%sécu.%
I%N%T%E%R%A%C%T%I%O%N%S%
!"Rapport"à"émettre"selon"demande"!"interpellation"possible"lors"de"carences"dans"le"suivi"
!"Complétition"du"document"annuel"de"soumission"au"forfait"journalier"(avec"tuteur)"
!"Etudes"de"marché"!"Révision"annuelle"selon"postes"conséquents"au"bilan"
!"CE"et"CPPT"selon"ROI,"représentation"du"banc"patronal"!"Soutien"du"travail"paritaire"avec"ANCE"!"réunion"mensuelle"et"exceptionnelle"
!"Evaluation"des"besoins"et"ressources"environnementales"!"convention"de"partenariat"ex":"ludothèque,"piscine,"triathlon,"bowling,"karaoké,"musées…"
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2.2.9 Organigramme d’ANDOXA ASBL
ORGANIGRAMME ANDOXA ASBL Route de Mons 61 6150 ANDERLUES
ANDOXA ASBL Président Secrétaire Trésorier
ê Directeur de la gestion financière
Alain KAPUSZINSKI ê
Directeur de l’établissement è Secrétariat Interlocuteur AWIPH A. BOONE Pouvoirs délégués B. LARMUSIAU Vincent ROELANDS
ê Responsable des projets de vie
Kinga KOZA ê
Chef Educateur Stéphanie TROTIN í ê î
Educateurs Veilleurs Ouvriers
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3. Projet de service 3.1. Historique et présentation synthétique Le Marais est une ancienne infrastructure de Maison de Repos située à Anderlues. Le site comprend en façade une maison de Maître sur laquelle fut construite une annexe moderne en U entourant un jardin privatif protégé. Une description détaillée du lieu ainsi que certaines photos sont jointes à ce document. Le service, à terme, pourra accueillir 30 personnes adultes présentant un handicap mental de naissance et des troubles envahissants du développement. La création de L’ASBL ANDOXA est à l’initiative de membres de deux associations œuvrant dans le domaine de l’accueil de personnes handicapées adultes depuis 2008. Il s’agit de l’ASBL Bethesda – La Maison de Mont et l’ASBL Shamerim – Les Pénates de Laneffe. L’initiative s’est développée selon les demandes parvenant aux services et pour lesquelles nous ne pouvions assurer un suivi positif étant donné la population ciblée sur chaque service. Les organes de gestion des deux asbl’s précités décidèrent d’impulser la création d’une nouvelle ASBL afin de pouvoir se doter d’un outil permettant de répondre à ces demandes. Dans le respect de l’autonomie de cette nouvelle entité, des organes de gestion et des différentes directions, certains principes de gestion seront similaires sur ces trois sites :
-‐ Un service a échelle humaine limitée à maximum 35 résidents. Ceci permet de garantir une qualité de prise en charge des personnes handicapées, de leurs proches mais aussi d’impulser une dynamique d’équipe et de travail alliant professionnalisme et convivialité.
-‐ Une attention fondamentale aux besoins primaires des résidents et aux conditions d’accueil
-‐ Une volonté de développer une prise en charge individualisée au sein d’une structure communautaire
-‐ Un engagement à fournir une infrastructure adaptée et sécurisée aux bénéfices des résidents mais également selon les normes du RGPT.
-‐ Une orientation de gestion du personnel alliant sens des responsabilités, travail par objectifs concrets et procédures.
Si ces quelques principes de bases énoncés seront communs, la spécificité de ce nouveau service sera notamment :
-‐ De développer une offre d’activités spécifiques et adaptées au handicap mental et aux troubles envahissants du développement : hippothérapie, snoezelen, espace aquatique,…
-‐ De développer une orientation « développement durable » par le tri des déchets sélectif, une alimentation valorisant le produit de saison, biologique ou de fournisseurs proches, des choix de produits d’entretiens écologiques…
Nous aurons l’occasion de définir plus concrètement les objectifs et moyens envisagés.
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3.2 Population A terme, seront accueillies 30 personnes handicapées adultes majeurs, des deux sexes et sans limite d’âge. - Présentant une déficience mentale d’origine neurologique, génétique ou suite à
une atteinte développementale. - Présentant des troubles moteurs associés « légers » qui permettent la
mobilisation des membres inférieurs et supérieurs. - Pour des séjours de longue durée permettant le développement de projets de vie
individualisés, - De toute situation sociale et familiale : familles présentes et impliquées dans la
prise en charge et la gestion du service ou sans famille, personnes sous curatelle ou sous tutelle.
Nous n’excluons pas la création de groupe de vie distinct selon les spécificités du handicap des personnes que nous accueillerons et leurs projets d’accueil. 3.3. Valeurs Nous adhérons à la charte de l’ONU pour la reconnaissance des droits des personnes handicapées. Nous reconnaissons à chaque personne accueillie :
o Les droits et devoirs de tout citoyen belge et européen o La faculté d’exercer ses responsabilités dans la société et de réaliser ses
choix de vie o Le droit au respect et à sa dignité d’individu unique o Le droit à l’éducation, au développement de ses compétences o Le droit à une vie affective et sexuelle o L’accès aux loisirs o Le droit à l’information et particulièrement à celle qui le concerne
directement o Le choix de son lieu de vie et de prodiguer des demandes en ce sens o L’accès à son environnement proche o Le droit à la vie de famille o Le droit d’expression o Le droit à l’accessibilité aux rites religieux et à la liberté de culte o Le droit d’accueil de leurs proches dans leur lieu de vie o …
Voici les principes fondateurs de notre association : - Une considération humaniste de la personne handicapée :
La majorité des personnes que nous accueillons présentent un état de dépendance mentale rendant indispensable une prise en charge professionnelle en vue de remédier
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aux limites conséquentes à leur état. Notons également que la plupart d’entre eux sont, par décision de justice, soumis à une curatelle ou une tutelle. Nous reconnaissons à la personne son caractère singulier et son potentiel de développement et de progrès propres. A ce titre, nous veillons à individualiser l’observation, les objectifs de prise en charge et certaines activités.
-‐ Une considération pragmatique de l’accueil de la personne handicapée :
Une partie de notre activité se base, dans toute prise en charge, sur une nécessité d’actions concrètes qui permettent à la personne de s’intégrer dans son nouvel environnement avec des aides physiques ou psychiques qui lui permettent de s’y mouvoir et de s’y développer. Ce fondement d’action s’ancre particulièrement dans la façon dont nous gérons l’infrastructure et le matériel.
-‐ Une attention particulière à leur origine et leur culture
Les personnes que nous recevons sont essentiellement de nationalité française et d’origines culturelles diverses. Notre hébergement est réalisé sur base d’une tolérance aux origines culturelles, philosophiques et religieuses des résidents et des familles. Nous œuvrons afin que nos conditions d’accueil reconnaissent et s’adaptent à ces besoins culturels, philosophiques et religieux. Nous proposons, par exemple, des repas proches des habitudes culinaires françaises mais aussi respectueuses des différentes normes culturelles.
-‐ Une place aux proches, aux familles, aux associations tutélaires
Les personnes que nous accueillons conservent, pour certains, des interactions avec leurs proches ou avec des personnes chargées de leur tutorat. Que ce lien soit affectif ou juridique, nous nous devons de prendre en considération deux aspects essentiels : la distance géographique et l’importance du lien social ou familial en dehors du service. Nous avons à ce titre développé une pratique créative et une organisation qui permet une adaptation à la réalité des proches et à leurs capacités mais aussi à la volonté et à la capacité de la personne handicapée. Afin de préserver ces liens, nous organisons donc, les accueils et retours en famille de façon spécifique à chaque situation. Nous nous engagerons également à les accueillir sans porter de jugement sur leur vécu, à respecter leurs valeurs culturelles et spirituelles, à répondre aux préoccupations et à partager l’information concernant la personne handicapée, avec l’accord de celle-‐ci dans le respect du secret professionnel. Nous assurerons une transparence, dans le respect de l’intimité ou le choix du résident, dans la transmission de tout type d’informations essentielles à la relation, à la connaissance du résident et à la construction d’un partage de savoir au bénéfice du résident.
-‐ Une vision professionnelle de l’accueil
Si nous pensons que la bonne volonté et l’intuition constituent un appui de départ pour nos collaborateurs, la prise en charge de personnes fortement dépendantes
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psychiquement requiert plus de compétences. En ce sens, la direction de notre service s’engage dans un processus de réunion, de formation et de supervision continue permettant :
o Une meilleure connaissance des pathologies o Une recherche sur les besoins de la personne o Une recherche de cohérence dans les interventions o Une adaptation des interventions aux particularités de la situation o Une qualité de communication, transparente et franche entre
collaborateurs o La formalisation d’objectifs concrets valorisant l’évaluation et la réussite o Un équilibre émotif et affectif de tous les membres du personnel
-‐ Une conception claire du système d’organisation de cet accueil et un ancrage
dans son environnement
Nous mettrons un point d’honneur à permettre à tous d’appréhender le système au travers des informations écrites, de procédures claires et accessibles à tous. Toute personne (collaborateur, résident, proche) doit pouvoir accéder de façon simple aux informations qui le concerne. La mise en place de notre service inclura également une capacité de réactivité pour s’adapter à de nouveaux besoins de l’environnement.
-‐ Le développement d’une philosophie de gestion écologique et de développement durable.
Nous veillerons à ancrer cette orientation comme le fondement d’une réflexion et d’un fonctionnement d’équipe mais aussi comme le fondement d’une prise en charge des personnes handicapées reliant la personne à son environnement.
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3.4. Objectifs généraux
-‐ Assurer la sécurité des résidents et répondre à leurs besoins primaires
-‐ Assurer et préserver la santé physique et psychologique
-‐ Offrir un lieu de vie adapté, confortable à chacun et qui permettent aux résidents de se sentir « chez eux ».
-‐ Veiller au maintien de leurs acquis et au développement de leurs compétences
-‐ Soutenir leur vie sociale au sein du service, à l’extérieur et avec leurs proches selon leur choix
-‐ Valoriser le développement de leur autonomie selon leurs capacités
-‐ Créer une offre de loisirs et d’organisation du quotidien qui permet de répondre à leurs besoins, à leur épanouissement et à leur valorisation
-‐ Offrir une prise en charge individualisée adaptée à chacun des résidents
-‐ Favoriser une reliance à l’aspect environnemental et écologique
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3.5. Fonctionnement du service L’intégralité des actes posés au sein du service mis en place doivent être orientées directement ou indirectement autour des finalités définies précédemment et qui concerne, bien entendu, l’accueil des résidents, les projets et moyens mis en place à cet effet. Afin de permettre une lecture aisée de ce projet, nous nous proposons de lister les objectifs définis au sein de chaque secteurs de travail qui sera représenté : l’accompagnement, la gestion des ressources humaines et l’administratif incluant les finances et la gestion de l’infrastructure. 3.5.1. Accompagnement
3.5.1.1 Objectifs
-‐ Offrir un lieu de vie sécurisant -‐ Assurer la sécurité physique et affective -‐ Répondre à leurs besoins primaires -‐ Assurer la santé physique et psychologique -‐ Veiller au maintien des liens avec leurs proches -‐ Offrir et créer, avec eux, un lieu de vie adapté qui leur permette de se
sentir chez eux -‐ Veiller au maintien de leur acquis -‐ Développer une organisation du quotidien qui réponde à leurs besoins -‐ Offrir une démarche préventive au niveau de leur santé -‐ Soutenir le développement de leurs relations avec l’entourage selon
leurs souhaits -‐ Favoriser le développement de leurs compétences -‐ Créer une offre de loisirs et d’activités adaptée et valorisante -‐ Soutenir une vie sociale au sein du service -‐ Soutenir, si besoin en est, une vie sociale à l’extérieur du service -‐ Offrir une prise en charge individualisée -‐ Valoriser le développement de leur autonomie selon leurs capacités -‐ Favoriser un épanouissement personnel selon leurs aptitudes -‐ Favoriser un épanouissement social selon leurs besoins -‐ Valoriser leurs capacités pour une meilleure estime de soi -‐ Favoriser leur bien être psychique et physique selon le niveau de
chacun -‐ Favoriser la réappropriation du lien à leur environnement à travers
une démarche écologique
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3.5.1.2 Moyens et procédures
1. Procédure d’admission
La demande d’admission est soumise par le candidat ou son représentant (membre de la famille, tuteur, curateur, professionnel attaché au service qui accueille ou accompagne la personne). Un formulaire de candidature est complété. Sur base des données recueillies sous le formulaire de candidature, une visite est organisée dans le lieu de vie de la personne candidate. Cette visite a pour objet :
o De rencontrer la personne, les membres de sa famille et les professionnels qui connaissent au plus prêt l’histoire de la personne et ses besoins, actuels et futurs
o De présenter la structure d’accueil, ses finalités, ses ressources et son mode de fonctionnement
o De recueillir toutes les informations utiles à assurer le meilleur accueil de la personne
o D’informer tous les acteurs sur les modalités pratiques de l’accueil éventuel de la personne
En regard de ces différentes informations, l’accord quant à l’accueil possible de la personne candidate est soumis à la personne, sa famille, ses représentants légaux, les professionnels du service qui l’accueille et l’accompagne. Dans la situation d’un accueil possible,
o Une visite de l’établissement est proposée et organisée si la personne, sa famille, les professionnels du service le souhaitent
o La date du début d’accueil est soumise par le service. La date de l’accueil effectif est décidée collégialement.
o Avant l’accueil effectif de la personne, les démarches administratives nécessaires à assurer l’accueil de la personne et la rencontre de ses besoins sont assurées conjointement par
§ La personne, sa famille, ses représentants légaux, les professionnels du service qui l’accueille et l’accompagne
§ Le service Avant l’accueil effectif de la personne, le service s’assure que :
o Le dossier d’admission soit suffisamment complété que pour assurer l’accueil de la personne et la rencontre de ses besoins
o La chambre de la personne soit préparée et que tout le matériel nécessaire soit disponible
o Les professionnels de l’équipe soient informés de la date d’accueil de la personne, de ses besoins spécifiques : un professionnel référent est désigné, le premier mois d’accueil est organisé
o Les données administratives soient actualisées Au moment de l’accueil de la personne, le service veille à :
o Présenter l’établissement à la personne, sa famille, ses
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représentants légaux, les professionnels accompagnant o Vérifier les informations relatives à la situation de la personne,
ses besoins généraux et spécifiques o Clarifier les éventuelles questions o Compléter l’ensemble des données administratives et légales
L’accueil de la personne est systématiquement assuré par le chef-‐éducateur, la direction administrative du service, un membre de l’équipe éducative et un membre de l’équipe de soin. L’admission repose sur les critères suivants :
-‐ Le profil de la personne candidate doit correspondre au profil général de la « population cible » du service tel que décrit dans la première partie du document
-‐ La personne, sa famille ou ses représentants légaux doivent être en accord avec l’admission, considérant que celle-‐ci représente une solution adéquate pour répondre aux besoins actuels de la personne et des membres de sa famille
-‐ La personne ne peut présenter un danger pour les autres résidants qui ne soit gérable en regard des ressources et moyens dont dispose effectivement le service
-‐ La personne doit être dans les conditions administratives nécessaires à assurer son accueil et la rencontre de ses besoins
Dans certaines circonstances, l’objectif de notre service peut se redéfinir en réorientation en vue de trouver une structure plus adaptée à la personne et à son projet de vie sur base de l’avis des professionnels qui la suive ou sur demande du responsable légal de la personne
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3.5.1.3. Réunion avec les résidents Une réunion mensuelle est prévue avec les résidents qui en ont la capacité afin d’échanger avec eux sur les conditions d’accueil et les projets du service. Annuellement, chaque résident rencontre son éducateur référent pour échanger sur le bilan pluridisciplinaire, de construire ou de formaliser les objectifs d’accueil. Ces réunions sont réalisées de façon individuelle et avec les proches et tuteur selon les circonstances. Selon certaines circonstances de la vie du service, des réunions collectives sont réalisées pour une information. Par exemple la maladie d’un résident, un départ… Le chef éducateur et le référent sont présents, la direction en cas de besoin. 3.5.1.4 La Référence Afin de personnaliser la prise en charge, l’accueil et l’établissement d’un projet d’accueil individualisé, un membre de l’équipe d’accompagnement est choisi par la chef-‐éducatrice pour centraliser une série de démarches pour assurer la qualité d’accueil d’un résident. Sur le volet familial :
-‐ Il suit et organise les correspondances et les contacts avec la famille, les proches et l’entourage
-‐ Il prépare les retours en famille, les vacances ou les séjours -‐ Il est présent lors des visites de la famille ou de l’entourage -‐ Il informe ces derniers, avec accord préalable de la personne concernée, des
objectifs annuels et de toute information nouvelle
Sur le volet de l’accompagnement : -‐ Il prépare la chambre du résident pour le jour de son accueil -‐ Il est présent, en supplément de l’équipe, lors de la première journée : lien avec
les autres résidents, tour du bâtiment, installation dans la chambre -‐ Il met en place un suivi des observations de la personne lors des premiers mois
d’accueil -‐ Il établit un programme d’activités selon les besoins et capacités -‐ Il veille au suivi de son « référé » lors des réunions -‐ Il participe, ou à minima organise les sorties et activités individuelles du résident
Sur le volet administratif : -‐ Il veille à la tenue du dossier du résident spécifique à l’accompagnement -‐ Il est un interlocuteur privilégié pour les visites des tuteurs et des proches -‐ Il réalise la base du bilan annuel et du PAI -‐ Il réalise certaines démarches administratives (photos d’identité, renouvellement
de la carte d’identité)
Une évaluation continue de la référence est organisée par le chef-‐éducateur, notamment en réunion d’équipe. Cet aspect permet de réguler les risques liés à la relation transfero contre transférentielle.
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3.5.1.5. Le Projet d’Accueil Individualisé
Le PAI est un des moyens développé dans l’objectif de permettre une individualisation de l’accueil du résident. Il s’agit de formaliser, après une prise de connaissance suffisante de la personne, les constats réalisés par les équipes pluridisciplinaires mais surtout les objectifs concrets que nous pouvons élaborés avec la personne. La formalisation du PAI se déroule en étapes :
-‐ 6 mois d’observations générales consignées dans le dossier médical et éducatif du résident à travers les moments individualisés, les moments collectifs, les activités, les moments de sommeil et de repos, les repas, … (grille d’observation en annexe)
-‐ Les premiers objectifs généraux sont constitués -‐ 6 mois d’observations à travers la mise en place d’une grille d’observation
élaborée en réunion d’équipe afin de vérifier l’opportunité des objectifs généraux mais aussi d’en faire ressortir des objectifs plus concrets.
-‐ Après une année de prise en charge, le premier bilan est réalisé et dresse en finalité les objectifs annuels qui vont structurer le travail de chaque équipe. Cette étape est réalisée, si possible, avec le résident.
-‐ Le projet est lu, si possible au résident et explicité à son responsable légal et éventuellement à ses proches, cela dans le respect de son intimité.
-‐ Les objectifs sont repris régulièrement en réunion d’équipe et évalués, au minimum annuellement.
Nous avons, en complément à cet outil, développer un autre outil d’évaluation qui permet de réaliser une évaluation de type quantitative de l’évolution ou de la dégradation du résident sur différents paramètres. Cet outil quantifié permet d’éclairer l’évaluation des objectifs du PAI Il se base sur des échelles mesurant :
-‐ Le niveau de marche -‐ Le niveau de mobilisation -‐ Le niveau de capacité à s’alimenter -‐ Les aptitudes à s’habiller -‐ Les capacités de communication -‐ L’état psychologique -‐ Le niveau global de dépendance
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3.5.1.6. Les activités
Nous distinguons divers types d’activités. Celles-‐ci sont élaborées sur base :
-‐ Des projets de vie distincts -‐ Des besoins propres à chacun -‐ Des besoins sociaux évalués ou exprimés -‐ Des connaissances préalables à ‘admission de la personne -‐ D’une nécessité d’activités quantifiables propres à chaque personne -‐ De l’évaluation des activités déjà proposées
Nous envisageons de solliciter les ressources environnementales existantes au niveau culturel, social et sportif. De façon générale, nous envisageons les activités classiques suivantes :
-‐ Snoezelen -‐ Hippothérapie -‐ Jeux et psychomotricité -‐ Contes et chants -‐ Musicothérapie -‐ Gymnastique -‐ Cuisine -‐ Lecture -‐ Cinéma -‐ …
D’autre part, nous souhaitons développer un espace SPA et bien-‐être à destination des résidents. Notre expérience avec ce type de population nous a, en effet, conscientisé à l’importance de développer une offre d’activité et de bien-‐être orientée vers la sensorialité : massage, stimulation auditive et visuelle… Enfin, la mise en lien avec nos objectifs de démarches valorisant l’écologie et la gestion durable impliquera la création d’activités centrées sur cet objectif :
-‐ activités de tri des déchets -‐ activités de cuisine biologique -‐ activités de jardinage -‐ activités de culture de fruits et légumes selon les saisons -‐ …
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3.5.1.7 Suivi médical et paramédical
L’accompagnement quotidien que nous réalisons intègre un suivi conséquent au niveau médical et paramédical. Pour ce faire, nous collaborons avec le corps médical. Ces missions sont composées comme suit :
-‐ Un ensemble de médecins traitant. -‐ Le service s’est adjoint la collaboration d’un médecin coordinateur. Ce dernier a
en charge la tenue du dossier médical, les traitements et rendez-‐vous chez les spécialistes en cas de besoin, l’échange auprès des accompagnants en cas de difficultés, une visite hebdomadaire auprès des résidents. Il veille également à coordonner le secteur du soin et du travail paramédical (kinésithérapeute) et à apporter au système une évolution dans la considération pour la santé.
-‐ Une équipe paramédicale : Elle est composée d’infirmier, d’aide soignant et de kinésithérapeutes. Cette équipe prend en charge les aspects de nursing et de rééducation fonctionnelle des résidents. Leur travail consiste dans la préparation et la commande des médicaments, les actes de soins prescrits par le médecin, les toilettes et actes de nursing auprès des résidents, la réalisation de bilans et de procédures de soin, de désinfection et d’hygiène, la prise de rendez vous chez le spécialiste mais aussi des interventions en urgence auprès de résidents
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3.5.2. Gestion des ressources Humaines 3.5.2.1 Principes Généraux Notre fonctionnement de service repose sur des principes fondateurs qui doivent orienter notre management. Ce fonctionnement se base sur un constat de notre secteur d’activité dont voici certaines caractéristiques :
-‐ Un emploi auprès de personnes dont le niveau de dépendance est important et dont l’état physique et psychique requiert une grande vigilance
-‐ Une organisation de travail devant être assurée 24/24h et toute l’année sans discontinuité de qualité de prise en charge
-‐ Un secteur de travail où les promotions, la reconnaissance et les réorientations sont peu présentes
-‐ Des formations générales qui intègrent peu souvent la connaissance des problématiques associées au handicap
-‐ Un travail qui implique des actes répétitifs et des charges de travail parfois importantes
-‐ Le secteur non marchand qui permet peu de valorisation de la fonction et qui commence progressivement une certaine professionnalisation
-‐ Des horaires de travail d’hébergement incluant des plages de nuit, de soirées et de week-‐end parfois difficilement conciliables avec la vie privée
-‐ …
Cette liste n’est pas exhaustive et pourrait être soumise à la nuance ou à la critique. Cependant, elle nous engage à développer, avec le temps et l’évaluation nécessaire, à la mise en place d’un type de management adapté à ces éléments de réalité :
-‐ Nos procédures, leur accessibilité et leur explicitation simple doivent permettre à tout collaborateur de trouver ses repères rapidement et sans devoir « inventer » chaque jour sa plage de travail. Nous associons à ce schéma le fait que des fiches de postes présentes dans le bureau d’accueil permettent à chacun de connaître le contenu de sa plage de travail sans y être enfermé. Nous développons également des fiches de présentation synthétiques des résidents afin que chacun puisse avoir des repères dans ses premières interventions auprès de ceux-‐ci.
-‐ L’accueil d’un nouveau membre du personnel sera assuré conjointement par un collaborateur expérimenté et supervisé par le responsable des projets de vie et la chef-‐éducatrice. Les premières plages de travail sont réalisées en binôme.
-‐ Préalablement à tout type de contrat, le candidat est soumis à un essai de terrain, supervisé par la chef-‐éducatrice, et suivi par un travailleur afin de permettre au candidat de connaître au mieux le travail qui lui sera demandé en cas de contractualisation.
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-‐ L’organisation des horaires, sera réalisée par la chef-‐éducatrice et facilitée par l’avis d’un accompagnant sur base des desideratas formalisés par ses collègues.
-‐ Nous veillerons à organiser des formations et des supervisions afin de renforcer les connaissances et compétences de tous les travailleurs en regard à leurs contenus de travail.
-‐ Les perspectives de « promotion » étant effectivement peu présentes, nous veillons à favoriser le fait que tout travailleur a des responsabilités, en plus de celles contenues dans sa fonction, et que celles-‐ci sont valorisées notamment dans l’organisation horaire mais aussi symboliquement.
-‐ Nous veillons à assurer un suivi adapté de tous les travailleurs par divers moyens dont l’évaluation.
-‐ Nous incluons à tout moment que tout acte de management doit revenir sur les finalités de prise en charge des résidents que nous accueillons.
3.5.2.2. Organigramme et définitions de fonctions
En vue de développer plus précisément le fonctionnement du service, nous allons maintenant vous proposer un organigramme fonctionnel ainsi que les fonctions envisagées. L’organigramme repose sur les principes de distinction entre
-‐ Un axe de travail directement au bénéfice des résidents et qui regroupe l’équipe d’accompagnement de jour, de nuit, le chef éducateur et les travailleurs paramédicaux. Leurs objectifs de travail sont directement liés à l’accueil, l’hébergement, les projets de vie et la santé des résidents.
-‐ Un axe de support logistique et technique dont l’activité est destinée à assurer et améliorer physiquement les conditions d’accueil des résidents. Cet axe de support est essentiel tant pour les aspects de prise en charge que pour l’attention aux conditions de travail. Cet axe regroupe les ouvriers d’entretien, les techniciens de surface, le conseiller en prévention et la direction.
-‐ Un axe de support administratif dont l’activité est indirectement liée à la prise en charge des résidents mais qui assure le lien avec l’extérieur, la pérennité du service, le respect des normes administratives et financières, … Cet axe est composé d’une secrétaire, d’une consultance administrative pour les rapports avec la France, de la direction.
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Conseil d’administration
Directeur
Chef-‐éducateur
Secrétaire / Consultance administrative / Comptabilité
Accompagnants de jour / accompagnants de nuits /
paramédicaux
Techniciens de surface / Ouvriers
Résidents
Cet organigramme représente la base de fonctionnement. Selon l’évolution du service, il peut être précisé, réorganiser sur base de l’évaluation de la direction et du conseil d’administration mais également des réunions d’équipe. Notons également que les fonctions de sous-‐traitances : gestion du linge, des repas, … pourront être associées à un organigramme périphérique. Enfin, la place des médecins traitants et du médecin coordinateur devra être intégrée dans cet organigramme.
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3.5.2.3. Descriptions des fonctions
CONSEIL D’ADMINISTRATION
-‐ Il représente auprès des instances extérieures le service en matière de respect des normes en vigueur dans le secteur d’activité,
-‐ Il définit les priorités budgétaires et réalise le bilan annuel, -‐ Il définit les priorités en matière d’infrastructure -‐ Il évalue la mise en œuvre des priorités auprès de la direction. -‐ Il définit la philosophie et les missions de l’association en matière d’accueil de
personnes handicapée, -‐ Il évalue annuellement de taux d’occupation. -‐ Il est l’employeur, par délégation à la direction, il veille au respect des lois
sociales. -‐ Il définit la masse salariale et évalue annuellement son évolution, -‐ Il est responsable à travers la délégation de pouvoir à la direction, des
engagements et licenciements.
DIRECTEUR
-‐ Il réalise le bilan annuel pour le CA, Gestion des budgets et paiements -‐ Il réalise le budget annuel avec le Directeur -‐ Il est le principal interlocuteur de la fiduciaire comptable -‐ Il marque son accord sur les propositions d’engagement et licenciement -‐ Il développe la politique de gestion des ressources humaines -‐ Il Suit le taux d’occupation des sites (des admissions, orientations, transferts,) -‐ Il est l’interface entre le CA et le directeur -‐ Il est chargé des développements extérieurs (interaction institutionnelle,
représentations, recherches,) -‐ Il est chargé des relations et contractualisation fournisseurs et clients -‐ Il est l’interface CA -‐ travailleurs -‐ Gestion de la caisse : retrait de la caisse, suivi des extraits, encodage des entrées-‐
sorties, suivi du budget, suivi argent de poche, encodage, transmissions des informations
-‐ Suivi du budget annuel -‐ Commande et suivi fournisseurs dans la mesure de la délégation de pouvoir -‐ Contrôle des stocks (langes, lingettes, hygiène, alimentation,) -‐ Conception de l’aménagement des espaces collectifs en collaboration avec le chef
éducateur -‐ Etablissement et suivi des travaux en collaboration avec le chef éducateur
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-‐ Suivi des véhicules (demande d’achat, réparations, contrôles, procédures, entretiens)
-‐ Suivi de la gestion de l’infrastructure (normes, RGPT, inspections,) -‐ Coordonne et informe l’équipe paramédicale -‐ Evaluation du personnel régulière (+ annuelle) sur base des informations du
chef-‐éducateur -‐ Engagement contractuel en accord avec le CA et l’administrateur général délégué -‐ Suivi et choix sur les effectifs et équipes -‐ Recrutement du personnel -‐ Contact avec les consultants et sous traitant -‐ Gestion des réunions -‐ Communication avec le secrétariat social : congés, documents sociaux,
licenciement, engagement, primes) -‐ Respect des normes et des valeurs selon le projet de service et la réglementation
APC. -‐ Organisation des gardes -‐ Formations/supervision/soutien psychologique -‐ Admission des résidents (avec Directeur Administratif) -‐ Bilans : admissions, annuels, PAAI et suivi des renouvellements -‐ Contact tuteur (avec Directeur Administratif) -‐ Contact et accueil familles avec chef-‐éducateur -‐ Mise en place des procédures -‐ Contre-‐signature de la convention d’accueil -‐ Il veille au respect de la Politique de bien-‐être des travailleurs -‐ Il veille au développement d’une politique de gestion écologique et durable avec
les collaborateurs et auprès des résidents
SECRETARIAT Comptabilité
-‐ Gestion administrative GRH -‐ Encodages divers -‐ Interface secrétariat social et fiduciaire extérieure -‐ Encodage des prestations -‐ Suivi et dispatching des courriers (Mail, divers) -‐ Accueil téléphonique -‐ Gestion administrative de base -‐ Classements/dossiers et archivage -‐ Suivi des dossiers paramédicaux avec le médecin (cartes, documents, bilans,
assurabilité) -‐ Encodage divers (prestations,) -‐ Préparation administrative des documents -‐ Archivage -‐ Courrier in/out -‐ Accueil téléphonique
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CHEF EDUCATEUR -‐ Gestion des horaires (congés en accord avec le Directeur) -‐ Gestion et suivi des activités y compris budget -‐ Coordination infirmiers/éducateurs (sous responsabilité du Directeur) -‐ Suivi des références -‐ Suivi de l’alimentation et réunions trimestrielles pour les menus -‐ Suivi des outils pédagogiques et des outils de communication -‐ Aménagement des chambres (suivi), suivi de l’hygiène des locaux et l’ordre et le
rangement des chambres, armoires, … de l’institution -‐ Contrôle, suivi et soutien des équipes -‐ Suivi des travaux et des véhicules sur base des priorités de la Direction -‐ Réalisation des PAAI et des bilans sur base des outils éducatifs -‐ Suivi de la logistique de base nécessaire à la prise en charge quotidienne des
résidents -‐ Suppléance en cas d’absence au niveau de l’horaire -‐ Animation des réunions d’équipe en collaboration avec le directeur -‐ Concrétisation de la politique de gestion écologique auprès des équipes et envers
les résidents
Administration FRANCE
-‐ Représentation des services auprès des hôpitaux, centres et services français -‐ Préparation des dossiers d’admission et remise d’avis aux Directeur et à la
Direction administrative -‐ Etablissement et suivi d’un échéancier renouvellement CRAM, MDPH, cartes
européennes, cartes vitales et mise à jour aux normes -‐ Contacts avec tuteurs et familles pour le suivi administratif des dossiers -‐ Remises d’avis sur les dossiers des résidents (réorientation), sur des outils –
présentation pour l’accompagnement -‐ Intervention auprès des instances subsidiantes (suivi des créances en cours)
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Accompagnant de jour De manière générale, l’accompagnant a en charge,
- L’accompagnement quotidien des bénéficiaires, le soutien de leur autonomie fonctionnelle et sociale, et la prévention de leur bien-‐être physique et moral,
- L’organisation et l’animation des activités collectives et individuelles, - La communication avec les familles et développement d’une relation d’échanges,
d’informations et d’évaluation - Participation aux réunions - Veille à la réalisation du projet d’accueil individualisé - Participation aux formations - Participation à l’aménagement et l’organisation du quotidien - Aide aux tâches de nursing - Aide aux actes logistiques - Aide aux actes de la vie quotidienne - Soutien individuel selon la référence - Prise en charge de la collectivité selon l’organisation du jour et des journées
types - Communication sur base des outils mis en place : cahier de
communication, réunion, fiche d’évaluation, … Délivrance des médicaments auprès des résidents selon les fiches de traitement
Accompagnant de nuit (Veilleurs) - L’accompagnement en soirée des bénéficiaires de leur respect de leur bien-‐être
physique et moral, - Aide aux tâches de nursing : mise au lit, … - Aide auprès des résidents pour leurs besoins (tour de change…) - Tâches logistiques selon le planning défini par le chef éducateur - Sécurisation du bâtiment - Communication sur base des outils mis en place : cahier de
communication, réunion, fiche d’évaluation, … Participation à la réunion d’équipe de nuit avec le chef éducateur et le responsable Projets de vie
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Ouvriers de maintenance Réalise l'essentiel des interventions techniques de la Maison d’Accueil Spécialisée. Il veille à l’entretien et assure des opérations de première maintenance au niveau des équipements, de la voirie et des espaces verts, du bâtiment, de la mécanique, des eaux… Il veille au respect et à l’entretien du matériel et l'outillage Il peut réaliser des opérations de manutention. Il réalise l’ensemble de ces tâches en respect aux normes écologiques Il est chargé plus spécifiquement :
- Evacuation/élimination des déchets débris ou autre, manutention d’encombrants - Gestion des espaces verts : tonte, débroussaillage, taille de haies, élagage, abattage,
arrosage… - Conduite de véhicules, engins (tracteurs, machines agricoles, tondeuses
autoportées) - Petit travaux de maçonnerie - Petits travaux de menuiserie t d’ébénisterie - Nettoyage et organisation de l’atelier - Petits travaux de peinture et décoration - Petits travaux de plomberie et de serrurerie
Technicienne de surface
- Prise de connaissance du planning et des consignes de la responsable logistique. - Réapprovisionne les stocks en fournitures, produits d'entretien, matériel de
nettoyage et linge propre pour la journée - Rangement et entretien des chariots de nettoyage - Veiller à ranger et à entretenir le matériel de nettoyage - Nettoyage complet des chambres, des couloirs, des salles de bains et lieux de vie :
nettoyage des sols, dépoussiérage, aération, rangement des effets personnel et garde robe, hygiène, évacuation des déchets, réassortiment du service en linge
Elle réalise l’ensemble de ces tâches en respect aux normes écologiques
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3.5.2.4. Délégation de Pouvoirs à la Direction
Disposition générale Par le présent règlement, l’asbl ANDOXA, délègue au directeur du service les pouvoirs dans les champs ci-‐après nommés : sa place. Ce règlement vise à rendre le pouvoir de décision le plus efficace possible et, en ce sens, confère au directeur une pleine et entière compétence sur les pouvoirs qui lui sont délégués. Cette compétence s’étend à tout acte qui en découle et qui est nécessaire à son exercice. Le directeur assure la gestion quotidienne du service géré par l’asbl dans le respect des lois et règlements fédéraux, communautaires et régionaux Dans l’exercice des pouvoirs qui lui sont délégués, le directeur est tenu de respecter le projet de service, l’arrêté d’application des APC, la politique définie par le conseil d’administration et le Directeur financier. Le directeur est chargé de développer des services de qualité aux personnes porteuses de handicaps et à leur famille. Pour ce faire, ils établissent les processus et les procédures nécessaires au bon fonctionnement des services. Le directeur peut déléguer les pouvoirs qui lui sont délégués par le présent règlement. Ces délégations seront reprises dans l’organigramme et la définition de fonction du projet de service. Lors d’une absence prolongée, le Directeur informe par note de service de la délégation de pouvoir mise en place pendant son absence. Pouvoirs généraux Le directeur veille à l’application des règlements en vigueur et au respect des normes d’agrément et d’autorisation de prise en charge de l’Agence Wallonne pour l’Intégration des Personnes Handicapées ; il peut prendre toutes les mesures nécessaires pour faire appliquer ces normes. Le directeur planifie et mettent en œuvre les actions visant à atteindre les options stratégiques définies par l’asbl et le Directeur financier. Le directeur assure la représentation des services auprès de l’Agence Wallonne pour l’Intégration des personnes handicapées et autre administrations publiques. Les directeurs assurent la représentation des services auprès des associations professionnelles et partenaires extérieurs en collaboration avec le Directeur financier. Le directeur gère les projets de services existant, les actualisent en tenant compte de l’évolution des besoins des personnes handicapées et des spécificités du payroll de l’ASBL.
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Pouvoirs relatifs au management Pouvoir lié aux finances En référence à la définition de fonction officielle, le directeur administratif se repose sur une structure financière assurée par le directeur financier et le service comptable. Il n’assure donc aucun acte quotidien intervenant dans la sphère financière. Cependant, il est tenu de répercuter les moyens nécessaires à l’exécution de son mandat auprès du directeur financier et du conseil d’administration. Par sa fonction, il apporte les éléments utiles à la réalisation du budget annuel. Il peut en cas de raison impérieuse donner un accord de paiement mais veillera à informer, sans délai, de sa décision et des motifs explicitant son choix. Pouvoirs lies aux ressources humaines Le directeur est le responsable des ressources humaines et en assure la gestion selon les options stratégiques définies par le conseil d’administration et le directeur financier. Il est chargé de mettre en place une politique de l’emploi en rapport avec les besoins des services et des personnes porteuses de handicaps.
Pour cela Il participe à l’engagement du personnel dans le respect des procédures telles que définies par le projet de service. Il veille à la bonne application du règlement de travail selon les procédures légales en vigueur et le fait respecter. Il gère les conventions collectives de travail et veille à une organisation du travail qui respecte la politique de bien-‐être au travail Il définit les rôles et fonctions de chaque professionnel représenté au sein des services avec le Directeur Financier et le conseil d’administration. Il établit les bilans des compétences disponibles au sein des services en fonction des projets de services. Il veille à l’existence de plans de formation pluriannuels et à leur gestion. Il procède ou fait procéder à l’évaluation périodique de chaque travailleur selon les procédures établies. Il adresse les avertissements disciplinaires, informe les délégués à la gestion journalière et le conseil d’administration au troisième avertissement. Les licenciements sont effectués par le directeur avec l’accord du conseil d’administration. Chaque licenciement fait l’objet d’une information lors de la réunion de conseil d’administration suivante. Pouvoirs liés aux prestations En collaboration avec les différents cadres internes et les collaborateurs scientifique externes, le directeur établit les projets de services selon les règlementations en vigueur. Le directeur veille à l’existence de projets individuels pour chaque personne porteuse de handicap selon les règles légales en vigueur. En conformité avec les règles définies par l’AWIPH, les procédures du projet de service et la politique d’accueil du conseil d’administration, en concertation avec les personnes chargées des relations France, le directeur décide de l’admission et de la réorientation des personnes porteuses de handicaps en accord avec le Directeur Financier. Le directeur veille à la bonne organisation des relations avec les familles ou leurs substituts.
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Pouvoirs liés au soutien logistique Le directeur gère les infrastructures et les équipements, coordonne les prestataires auxiliaires de santé, s’assure de la mise en place des normes de sécurité au travail.
Pour cela : Il fait procéder à l’entretien et à la maintenance courante des infrastructures et équipements avec le responsable des projets de vie. Il fait procéder aux réparations urgentes et, en concertation avec le responsable des projets de vie, il fait les acquisitions nécessaires en veillant par ordre de priorité : À assurer la sécurité des bénéficiaires, des infrastructures et des équipements À la qualité de vie au travail À l’image extérieure des services Il délègue les prestations auxiliaires au responsable projets de vie (transports, alimentation, buanderie) et prend toutes les mesures nécessaires pour en assurer le suivi. Le directeur est un membre des organes paritaires. Dispositions finales Les actes posés en vertu des pouvoirs précédemment énumérés, ne doivent pas entraîner de dépenses non prévues au budget adopté par l’assemblée générale et le conseil d’administration. Le présent règlement entre en vigueur à la date ci-‐dessous Pour le conseil d’administration de l’ASBL, Le Directeur,
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3.5.2.5. Procédure de recrutement
La procédure de recrutement se base sur différents critères pour être entamée : La personne responsable des horaires signale à la Direction les éventuelles lacunes qui pourraient être présentes dans l’horaire suite à des congés payés, des congés pour maladie, des absences pour raison impérieuse, des congés “éducation” , des congés de récupération d’heures l’accueil de nouveaux résidents l’intérêt d’un poste spécifique suite au développement du service et la nécessité de taches spécifiques supplémentaires les remarques du chef éducateur sur la nécessité d’effectif supplémentaire selon ses observations Une modification des normes d’encadrement La Direction centralise les dossiers du personnel. Elle se charge de mettre en place une réserve de recrutement sur base des postes nécessaires au bon fonctionnement du centre. Elle fait paraître les annonces de recrutement sur base des informations transmises par la Direction et en accord avec le conseil d’administration. La Direction filtre les candidatures et, selon les besoins énumérés ci-‐dessus, organise les convocations aux entretiens. Les candidats retenus sont invités à prester une journée d’essai sur base d’un horaire défini par le chef éducateur. Ce dernier prévoit l’accompagnement du candidat avec un membre du personnel plus expérimenté. Il recueillera les informations qui permettront une évaluation du candidat sur base des critères d’engagement définis préalablement. Le nouvel engagé est tenu, préalablement à la signature de son contrat, de fournir tous les documents légaux. Le cas échéant, les candidats non retenus basculent dans la “réserve de recrutement” qui sera mise à jour trimestriellement par la Direction.
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3.5.2.6. Réunions
La réunion est un outil essentiel dans la vie d’un service. Il doit permettre notamment:
-‐ la circulation de l’information entre les niveaux hiérarchiques -‐ le partage d’information au sein des équipes afin de maintenir une cohérence
dans le respect des actions menées auprès des résidents -‐ l’échange de point de vue et le débat constructif -‐ la régulation des interventions menées sur le terrain -‐ une prise de décision éclairée -‐ la consultation et l’information des résidents selon le contexte -‐ l’évaluation du fonctionnement particulier et général du service -‐ l’amélioration continue du service et le développement du projet de service
En matière de méthode, toutes les réunions sont orientées vers l’échange de point de vue, la recherche de cohérence, les prises de décisions et leur suivi. Nous distinguons cinq types de réunion :
La réunion de direction Etablie une fois par mois, elle a pour objectif l’information, l’échange constructif et la prise de décision sur les secteurs logistiques, d’accompagnement et de gestion du personnel. Elle sert également à la préparation des réunions de conseil d’administration, à l’établissement des priorités annuelles et leurs évaluations. Elle réunit le directeur financier, l’administrateur délégué et le chef-‐éducateur.
La réunion d’équipe L’équipe d’accompagnement de jour réalise avec le chef éducateur une réunion bimensuelle. Le directeur participe une fois par mois à cette réunion. Elle permet d’aborder divers points : le suivi des résidents, le suivi de projet, le suivi des responsabilités, les éléments essentiels en matière d’organisation, les informations essentielles au niveau de la gestion du personnel et la dynamique d’équipe. Pour certaines réunions des personnes extérieures sont invitées (stagiaires, tutrices, médecin,). L’équipe d’accompagnement de nuit réalise avec le chef éducateur et le directeur une réunion trimestrielle. Elle permet d’aborder : des aspects logistiques, le suivi des résidents, l’organisation de travail et la dynamique d’équipe. L’équipe technique réalise une réunion avec le chef éducateur et le directeur tous les trimestres. Elle sert à l’organisation et la planification de travail, aux informations techniques, à une mise en lien entre la qualité de l’infrastructure et la prise en charge des résidents. L’équipe administrative réalise une réunion selon les besoins avec la direction. Il s’agit essentiellement de partage d’information, de régulation et de mise en place de nouvelles procédures
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La réunion paramédicale
Réalisée tous les trimestres, elle regroupe le médecin, les paramédicaux, le chef-‐éducateur, la direction. Son objectif est de permettre un partage d’information au sujet des résidents, de vérifier l’adéquation entre les soins et les besoins ainsi que ceux-‐ci et l’accompagnement. Elle peut également servir à établir de nouveaux protocoles ou procédures et d’évaluer des besoins en matière d’information, de formation et de supervision…
La réunion générale annuelle Elle regroupe tous les travailleurs ainsi que la direction, les membres du conseil d’administration et des partenaires extérieurs selon l’ordre du jour. Elle vise à l’évaluation de la mise en œuvre du projet de service, à l’établissement des perspectives annuelles et pluriannuelles, à la transmission d’informations financières ou institutionnelles.
Réunion extraordinaires Cette réunion a pour objet de prendre les mesures et moyens nécessaires pour faire face à une situation critique de tout ordre. Sa composition dépend de la nature du problème et peut réunir la direction mais aussi tout membre du personnel lié au problème.
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3.5.2.7. Formation et supervision Il y a lieu de discerner trois volets :
1. Les formations pour les nouveaux travailleurs 2. Les formations continues pour permettre l’amélioration des services et de la
prise en charge de nos résidents 3. Les formations spécifiques sur base de demandes et d’interrogations des membre
du personnel ou de situations particulières au sein de l’institution
La formation des nouveaux travailleurs Le candidat est, dans un premier temps, écolé par un membre du personnel expérimenté lors de sa journée d’essai. Les différents outils lui sont présentés ainsi que les tâches qui lui seront demandées lors de son contrat de travail. Cette journée a pour but de permettre au candidat de se rendre compte précisement des tâches contenues dans sa fonction. Ensuite, les nouveaux travailleurs, pendant quatre semaines seront placés sur différentes plages horaires qui leur permettront de prendre connaissance des différentes spécificités des plages (7-‐14, 10-‐20, 14-‐21). Ils seront “écolés” par leu(s) collègue(s) qui les familiariseront aux tâches techniques et administratives nécessaires et obligatoires pour répondre aux besoins des résidents et se conformer aux règlementations de l’institution. Une évaluation complète du nouveau travailleur sera effectuée après un mois de travail par la Direction, le chef éducateur. Cette réunion aura pour but de répondre aux questions du nouveau travailleur, de comprendre les difficultés qui persistent, de l’orienter vers la spécificité qui lui convient au mieux en tenant compte des besoins du services. Il s’agit également lors de cet entretien de vérifier la bonne prise de connaissance, par le nouveau collaborateur, du projet de service et des documents de base (règlement de travail…). Les formations continues Un plan annuel de formations est défini par la Direction sur base des besoins de l’Institution.
-‐ Formation en manutentions des résidents -‐ Formation pour les tâches de nettoyage et techniques (dont port de charge) -‐ Utilisation des véhicules adaptés -‐ Procédure diverses pour des soins particuliers (MRSA, Escarres, Palliatifs,…) -‐ Formations complémentaires sur les pathologies des résidents et leurs
spécificités -‐ Hygiène
D’autres formations permettent de répondre à des situations d’urgence (troubles de déglutition, évacuation, incendie, crises d’épilespsie) Formations spécifiques Sur base d’informations et d’interrogations récoltées soit lors de réunion d’équipe soit lors d’une interpellation particulière, des formations sont réfléchies avec la collaboration d’intervenants externes dont l’expertise permet d’apporter l’accompagnement adéquat. Dans tous les cas, ces formations continues ou spécifiques font l’objet d’une évaluation générale par l’équipe et de la direction. Sur base des remarques récoltées, la Direction
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organise un débriefing avec les intervenants pour permettre d’améliorer la formations face aux membres du personnel. Ilest demandé aux intervenants en formation de fournir un document écrit permettant de compléter une farde référentielle dans laquelle se trouvent tous les élements liés aux formations. Supervision : Etant donné les risques psychosociaux découlant de la spécificité du travail d’accompagnement le service s’inscrit dans une lignée de constat, d’analyse et de mesure de prévention de ces risques. Une de ces mesures consiste dans la mise en place d’une offre de supervision collective ou individuelle. Les objectifs de supervision sont notamment :
-‐ Favoriser le soutien de l’équipe ou d’un travailleur dans son rapport à des situations problématiques récurrentes ou de crises.
-‐ Permettre l’analyse et la remise en question de certains fonctionnement inadéquats.
-‐ Transmettre et mettre en oeuvre des nouveaux outils plus adaptés à certaines situations.
-‐ Développer une politique de communication professionnelle -‐ Développer un esprit d’équipe qui inclut des compétences d’écoute, de solidarité,
de critique…
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3.5.2.8. Evaluation du personnel
Les membres du personnel de l’institution sont évalués mensuellement sur leur travail sur base de différents outils. Cette évaluation se fait par le chef-‐éducateur. Les conclusions sont discutées avec la Direction. Les évaluations se font sur base :
-‐ du respect dans l’utilisation des outils de communication -‐ du respect des horaires et des tâches à réaliser sur base de l’horaire personnel -‐ des visites sur le terrain tant pour le travail au quotidien que pour les activités
extérieures -‐ des objectifs déterminés lors des réunions d’équipe et le respect des échéances
Le personnel est évalué sur les critères suivants : -‐ respect de l’horaire -‐ respect des tâches et consignes définies par le chef-‐éducateur -‐ la qualité de la prise en charge des résidents -‐ Utilisation des outils mis à disposition (fiches de travail, cahier de
communication, fiches de demandes d’activité, d’achat de matériel, de dépense individuelle, …)
-‐ Respect des échéanciers (projets individualisés, projets d’activités, …)
Le principe des sanctions est établi dans le règlement de travail et est graduel sauf en cas de répétition d’une erreur ou faute de même nature; en cas de manquement grave aux règles de déontologie. 3.5.2.9. Organisation des horaires
Les horaires sont affichés aux valves et modifiés en cas de besoin sur base des dispositions légales. Nous avons une équipe de jour dont les tranches horaires débutent à 7h du matin et terminent à 21h à laquelle une équipe de nuit succède pour couvrir la plage horaire de 21h à 7h du matin. Le niveau d’encadrement est prévu selon la charge de travail. Afin de permettre une qualité de travail auprès des bénéficiaires et une qualité de vie aux travailleurs, nous avons intégré une récurrence de l’horaire et la prise en compte de desideratas mensuels ou exceptionnels dont la demande sera réalisée par écrit au plus tard le 10 ème jour du mois précédent. Nous veillons également à ce que la confection des horaires et les modifications soient le plus adaptés aux besoins de l’accompagnement.
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3.5.2.10. Système de garde
La continuité d’un service comme le nôtre requiert, en plus d’une excellente qualité de communication, un système permettant à tout travailleur d’intervenir de la façon la plus adéquate face à toute situation. A cet effet, un système de garde est mis en place et est accessible à tous les travailleurs grâce à une farde. Ce système est mis en place de façon visuelle par la présence de deux couleurs différentes figurant sur l’horaire affiché aux valves et qui permet de déterminer la personne à contacter. Ce système permet à tous travailleurs d’être entendu, écouté face à une difficulté ou de prendre une décision adéquate face à une situation d’urgence. Ce système permet également de faire face à l’absence inopinée d’un travailleur. Les cadres sont accessibles sur le terrain et, en dehors de leur prestation au service, par téléphone en soirée et/ou en nuit. En dehors de cette garde interne et afin de faciliter la prise de décision la plus rapide et la plus adéquate selon le type de problème, les travailleurs ont accès à une farde regroupant par type de problème tous les numéros de téléphone utiles. Nous distinguons les problèmes techniques et les problèmes de santé pour lesquels les travailleurs ont la possibilité de demander une intervention immédiate avec information à la personne en garde interne. Enfin, le directeur est joignable par téléphone et par le cadre de garde, en dehors de ses prestations au service, pour les situations graves : incendie, inondation, risque imminent pour l’infrastructure, vol, tentative d’effraction, blessure conséquente d’un résident ou d’un travailleur, fugue, conflit, décès d’un résident …
3.5.3. Logistique et administration
Comme nous l’avons présenté plus haut, ce secteur d’activités du service interne concerne globalement la gestion de l’infrastructure, la gestion administrative et financière du service. Ce secteur permet, si son développement est efficace, la garantie des conditions d’accueil de qualité des résidents et la pérennisation du service. Nous estimons que si les garanties ne sont pas suffisantes au niveau logistique, nous ne pouvons envisager la réalisation des autres niveaux. Cet aspect semble évident pour la gestion financière ainsi que sur le volet de la gestion de l’infrastructure (aménagement et entretien). Nous attachons énormément d’importance à l’hygiène au sein de l’infrastructure laquelle doit être agréable, confortable et sécurisante. Il en va de même pour tout le matériel que nous utilisons, dont les véhicules.
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3.5.3.1. Présentation et gestion de l’infrastructure
Le bien bâti est constitué de deux bâtiments reliés par un hall vitré : -‐ au nord, une construction ancienne (maison de maître) datant de la fin du XIX ème siècle, et restaurée en 1983 à des fins de maison de repos. -‐ à l’arrière, datant de 1988, une nouvelle construction à usage de maison de repos. En façade arrière, nous trouvons un appartement au niveau de l'étage ainsi qu’un petit terrain de 208m2. L'emprise au sol de l'ensemble du bâtiment est de l'ordre de +/-‐ 820 m², +/-‐ 260m² pour l'ancienne construction et +/-‐ 560m² pour la nouvelle construction. L’immeuble est situé en partie en zone d'habitat au niveau du plan de secteur ainsi qu'en zone d'aménagement communal concerté pour la partie située au-‐delà des 50m de profondeur. Une route nationale dessert le bien, celui-‐ci se trouve à proximité d'Anderlues, et à moins de 15km du centre de Charleroi. L'ensemble du bien bâti est longé côté Ouest par une voirie gravillonnée qui dessert l'appartement situé à l'arrière du bâtiment, ainsi que le terrain de +/-‐208m² mais également les constructions riveraines présentes. Nous envisageons de réserver la partie nord (ancienne maison de maître) pour réaliser les bureaux éducateur, de direction, l’infirmerie et le secrétariat. La partie de ce bâtiment étant en lien avec le nouveau bâtiment en U sera lui une salle de séjour et le réfectoire. Les chambres des résidents seront dans la nouvelle infrastructure. Elles donnent chacune une vue sur un jardin intérieur agrémenté d'une terrasse en contre-‐bas d'une véranda adossée à l'ancien bâtiment Les salles d’activités se trouveront également dans cette partie de l’infrastructure. Trois salles de bains et de douches sont présentes, celle située dans le nouveau bâtiment fait +/-‐ 18m². Celle située dans l'ancien bâtiment accolé et accessible via une rampe permettant de compenser le dénivellement de +/70cm est scindée en une salle de bain, une salle de douche et deux WC, le tout faisant +/-‐ 20m². Sont également situés à ce même niveau, la buanderie et différents locaux de stockage, réserve, une dernière salle de douche est présente au niveau de l'ancien bâtiment à l'étage. Le nouveau bâtiment est composé d’une cuisine équipée, d’un bureau administratif de +/-‐ 15m² . La transition entre les deux bâtiments se fait au niveau de la salle à manger reliée à une salle de séjour et établie dans l'ancien bâtiment. Des caves voûtées sont présentes en-‐dessous de l'ancien bâtiment. Un tableau électrique se trouve dans la cage d'escalier. La nouvelle construction est entièrement cavée, vide ventilé côté Ouest, cave et garage côté Est. Les caves abritent l'infrastructure technique nécessaire à la viabilité
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3.5.3.2. Une conception de l’espace rigoureuse et écologique Gérer une infrastructure qui peut accueillir 30 personnes handicapées se doit de garantir diverses fonctions essentielles pour garantir autant que possible la bienséance:
-‐ Un espace garantissant la sécurité de tous, résidents et collaborateurs -‐ Un espace propre et sain qui permette d’assurer préventivement la santé de tous -‐ Un équilibrage entre un principe d’espace de vie pour chaque résident et un
espace de travail adapté à tous les collaborateurs -‐ Une cohabitation conviviale mais également respectueuse de l’intimité des
personnes -‐ Un espace lisible qui permette à tous de circuler à bon escient -‐ Un espace coloré, vivant qui permette à tous de s’y sentir bien pour y vivre, y
passer ou y travailler
Pour ce faire, nous développerons une gestion de cette infrastructure reposant sur la mise en place de procédures d’entretien, d’aménagement et de contrôle de l’infrastructure dans la logique de respect de normes écologiques. Tous les actes d’entretien seront consignés dans des procédures et des fiches de postes. L’entretien de notre espace de travail et de l’espace de vie des résidents doit tous nous concerner. Le nettoyage des chambres et des espaces de vie est organisé tous les jours sur base d’un tableau qui permet à chacun de voir les lieux nettoyés. Ceci facilite la tâche des techniciennes de surface mais permet également aux accompagnants de savoir comment et où ils peuvent se déplacer avec le(s) résident(s). Nous l’avons cependant notifié, l’entretien de l’infrastructure concerne d’autres travailleurs. Les accompagnants de jour et de nuit ont des tâches logistiques et d’entretien dans leurs fiches de poste. Chaque collaborateur qui utilise un espace de travail ou de vie est responsable de le quitter en veillant à son niveau d’hygiène et de propreté. En matière de désinfection, cet acte sera également régulier (matelas, sols, tapis de sol, brancard de douche, frigo, cuisine) et inscrit dans les fiches de poste de collaborateurs. L’équipe de soin sera fortement mobilisée sur cet aspect. En matière de travaux et d’aménagement, il existe une fiche de demande qui permet à tout travailleur de signaler un besoin ou un problème. Selon ces constats mais aussi les priorités définies par la Direction et le Conseil d’administration, un échéancier mensuel est fixé et suivi par le chef-‐éducateur. Ce dernier est également responsable du contrôle hebdomadaire de l’infrastructure. Elle réalise ce contrôle grâce à une fiche pré-‐remplie qui permet de cocher les éventuels carences en matière d’hygiène et de rangement. Enfin, l’infrastructure est régulièrement visitée par le conseiller en prévention et annuellement par le service extérieur de prévention. Les divers constats sont transmis à la direction. Des processus de sécurisation et de conception de l’infrastructure sont établis par notre conseiller en prévention selon la règlementation en vigueur. Ce dernier veillera à insuffler, avec le directeur, des normes écologiques et une véritable
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gestion d’infrastructure moderne et respectueuse de l’environnement. Cet aspect demandera un véritable travail de fond et une réelle sensibilisation aux enjeux de notre société auprès des collaborateurs. 3.5.3.3 Aspects administratifs
La gestion administrative est organisée sur bases des trois secteurs d’activités plus haut : gestion du personnel, accompagnement et logistique. L’axe fonctionnel administratif est composé par le conseil d’administration, la direction en collaboration avec le chef-‐éducateur pour le suivi de l’accompagnement et de la logistique et enfin une secrétaire. L’intégralité des actes posés au niveau administratif repose sur le tableau suivant :
LOGISTIQUE ASBL / Bureau Qualité/ conseil d’administration
Statut Publication au moniteur/courriers
Projet de service Projet/priorités/évaluation Inspections Convention/Rapports
Réunion qualité Principes/PV/Grilles d’évaluation
LOGISTIQUE Finances
Budget et bilan Bilan annuels/budgets Justificatifs caisse Pièces numérotées 1-‐
Banque Contrats/Relevés des transactions/courriers
Argent de poche Procédures/classement alphabétique avec accords et engagements
Copie factures Classement par date
LOGISTIQUE Organisation / horaire /
infrastructure / fournisseurs
Horaire / base organisation. Canevas horaire Organisation journalière.
Procédures Organisation du travail / prise en charge de résidants
Semainier Classement chronologique Note de service Classement chronologique Courrier in/out Classement chronologique
Infrastructure / Entretien Rapports d’inspection OCB,
mensura, APS, divers / suivi des travaux ouvriers / interventions extérieures
Contrats fournisseurs Classement par fournisseur Offre de prix et devis Classement chronologique
Véhicule Assurances / feuille de route classées chronologiquement
Fiches vierges Séparation par fiche Alimentation Menus classés
chronologiquement / PV de réunion
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Ecolab Courriers classés par chronologie / fiche de sécurité / PV de réunion
Stock langes et lingettes Suivi des stocks avec classement chronologique
Stock produits ordinaires Suivi des stocks avec classement chronologique
Demande achat de matériel Demande en cours / Demande traitée : classement chronologique
GRH Gestion du personnel
Règlement de travail Cahier de remarques/Copie du règlement de travail/Documents sociaux vierges : accidents de travail, onem, syndicats
Travailleurs contrats en cours
Classement par ordre alphabétique : contrat, signalétique ou Dimona, diplôme, copie ci, sis, permis de conduire, certificat de bonne vie et mœurs, carte activa…
Travailleurs contrats clôturés
Contrats, signalétique, évaluation, autres documents
Médecine du travail Demande de contrôle médical/documents explicatifs mensura/liste du personnel par année/formulaire d’évaluation de santé/PV réunion
Prestations de travail Classement par ordre alphabétique et par chronologie
Evaluation du personnel Classement par travailleurs : observation, évaluation, fonctionnement
Situations difficiles Classement par ordre alphabétique
Candidatures Classement chronologique Formations Formations réalisées,
formation projetée Formations médicales Classement chronologique Réunion d’équipe Procès-‐verbaux classés
chronologiquement Stagiaires Stages en cours /demandes
de stages / stages clôturés
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GRH Travail paritaire : C.E, CPPT avec la délégation syndicale
Setca et Cne
Règlement d’ordre intérieur ; procès verbaux, notes de services…
ACCOMPAGNEMENT ET SOIN
Résidents
Activités Principes / Fiches d’objectifs / Evaluation
Paramédical / Matériel PV réunion / planning / matériel nursing et paramédical
Dossiers clôturés Classement chronologique Dossiers individuels Classement par ordre
alphabétique Contacts institutionnels Classement chronologique Contacts familles / tuteurs Classement chronologique
des courriers / planning des retours
ARCHIVE
Conseil d’administration plans du bâtiment Archive
PV AG Archive PV CA Archive
Cette formalisation permet un archivage de qualité mais également pour toute fonction concernée par cet ordonnancement de repérer les suivis à donner au sein de chaque secteur.
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3.5.3.4. Aspects financiers Comme sur le volet logistique, l’ensemble des flux financiers internes est procéduré : demande de budget d’activité, demande d’achat de biens individuels, … Ces outils permettent aux collaborateurs de formaliser leurs demandes auprès de leur responsable direct. La gestion des budgets et des bilans revient au conseil d’administration et dans le travail qu’il établit avec le directeur : priorités annuelles, interventions d’urgence… Annuellement, le bilan est présenté aux membres du personnel à travers leurs représentants syndicaux. Il est également utile de revenir sur le fait que les priorités annuelles sont définies sur base des remarques des résidents et des ayants droit et des collaborateurs.
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3.6. Service externe et évaluation La partie précédente a permis de définir la façon dont nous développons, autour de la prise en charge de personnes handicapées, un système interne. Nous clôturerons ce projet en intégrant une conception du rapport établi avec l’extérieur par notre service. En synthèse, le service est inclus dans un environnement particulier et lié à des entités particulières à son identité. Nous relevons diverses interactions avec l’environnement extérieur, le premier volet concernant, bien entendu, les apports auprès de la personne accueillie. Le second volet regroupe les interactions directes et indirectes avec la société sous son aspect administratif, normatif et juridique. Le troisième volet regroupe les interactions avec des structures de support ou de contrôle aux différentes règlementations auxquelles notre système est soumis. L’évolution d’un service passe également par un rapport constructif aux entités qui permettent la pérennité et le développement. Enfin, nous avons développé plus haut dans ce document une volonté d’ancrage et de respect dans un environnement plus général. Les enjeux énergétiques et écologiques doivent, à notre sens, devenir des fondements d’une réflexion sociétale mais également de la vie en communauté que nous souhaitons proposer. Les principes que nous suivons afin de formaliser notre rapport à l’extérieur sont de quatre ordres :
-‐ La construction et l’affirmation d’une identité construite autour :
D’ un engagement pour l’amélioration de vie de la personne handicapée ; d’une vigilance aux besoins primaires de la personne et à ses besoins de sécurité physique et psychique ; d’une attention à la gestion de l’infrastructure afin d’offrir une qualité d’accueil irréprochable aux résidents et à toute personne accueillie ; d’une communication professionnelle et conviviale ; l’ancrage dans l’environnement socio-‐culturel, associatif et pédagogique afin de promouvoir de façon globale et individuelle la place de la personne handicapée ; d’une volonté de développer des outils procéduraux qui permettent l’établissement de repères clairs pour les personnes accueillies et les travailleurs ; d’une qualité d’accueil personnalisée pour les proches et tuteurs… ; l’engagement d’une gestion écologique et durable… -‐ La transparence
Nous partons du principe qu’aucun service n’est parfait. A ce titre, la transmission au plus juste de toute information susceptible d’éclairer les aspects généraux ou spécifiques de notre fonctionnement sont livrés aux personnes ou entités concernées dans les meilleurs délais par la fonction la plus indiquée. Ce fonctionnement de communication permet, par le principe du feed-‐back, notre évolution.
-‐ La remise en question
Nous avons avancé l’importance du feed-‐back. Cet acte, par lequel un tiers nous communique un avis, un point de vue partiel ou général sur notre organisation, est encouragé parmi tous nos collaborateurs et stimulé auprès de chaque visiteur.
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Pour clôturer ce projet de service, nous mettons, naturellement, en avant les aspects d’évaluation qui priment dans les divers secteurs d’activités. 3.7. Evaluation du Service Un système n’est durable et efficace que s’il réalise régulièrement des auto-‐évaluations mais aussi fonctionne avec l’extérieur sur le principe du feed-‐back de l’évaluation. Voici une liste des process que nous souhaitons mettre en place pour l’évaluation de notre fonctionnement de service :
-‐ Une réunion avec les résidents du service -‐ Une réunion annuelle, à minima, avec les représentants légaux et proches des
résidents -‐ Une réunion annuelle avec tous les collaborateurs afin d’évaluer le projet de
service
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