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Table  des  matières  1. Situation  Géographique  2. Les  Coquelicots  –  ANDOXA  ASBL  2.1. Description  des  lieux  2.2. Le  personnel  d’encadrement  2.2.1. La  Direction  2.2.2. La  gestion  administrative  2.2.3. Le  personnel  éducatif  2.2.4. Le  personnel  médical  et  paramédical  2.2.5. Le  personnel  non-­‐éducatif  2.2.6. Les  collaborateurs  externes  2.2.7. Les  délégations  syndicales,  CPPT  et  CE  2.2.8. Les  interactions  2.2.9. Organigramme  d’ANDOXA  ASBL  

3. Projet  de  Service  3.1. Historique  et  présentation  synthétique  3.2. Population  3.3. Valeurs  3.4. Objectifs  généraux  3.5. Fonctionnement  du  service  3.5.1. Accompagnement  

3.5.1.1. Objectifs  3.5.1.2. Moyens  et  procédures  3.5.1.3. Réunions  avec  les  résidents  3.5.1.4. La  référence  3.5.1.5. Le  projet  d’accueil  individualisé  3.5.1.6. Les  activités  3.5.1.7. Suivi  médical  et  paramédical  

3.5.2. Gestion  des  ressources  humaines  3.5.2.1. Principes  généraux  3.5.2.2. Organigramme  et  définitions  de  fonctions  3.5.2.3. Description  des  fonctions  3.5.2.4. Délégation  de  pouvoirs  à  la  Direction  3.5.2.5. Procédure  de  recrutement  3.5.2.6. Réunions  3.5.2.7. Formation  et  supervision  3.5.2.8. Evaluation  du  personnel  3.5.2.9. Organisation  des  horaires  3.5.2.10. Système  de  garde  

   

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3.5.3. Logistique  et  administration  3.5.3.1. Présentation  et  gestion  de  l’infrastructure  3.5.3.2. Une  conception  de  l’espace  rigoureuse  et  écologique  3.5.3.3. Aspects  administratifs  3.5.3.4. Aspects  financiers  

3.6. Service  externe  et  évaluation  3.7. Evaluation  du  service  

       

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1.  Situation  Géographie  Commune  de  la  province  du  Hainaut,  Anderlues  est  située  à  proximité  de  la  Ville  de  Binche,  connue  pour  son  Carnaval  et  ses  Gilles  classés  au  patrimoine  mondial  de  l’Unesco.  

La  commune  est  bordée  à  l'est  par  Fontaine-­‐l'Evêque,  au  sud  par  Lobbes,  à  l'ouest  par  Binche,  et  au  nord  par  Morlanwelz  et  Chapelle-­‐Lez-­‐Herlaimont.  

Sise  sur  l'un  des  bas  plateaux  qui  séparent  l'Escaut  de  la  Meuse,  elle  culmine  à  une  altitude  plus  élevée  que  celle  des  localités  voisines.  A  212  mètres  d'altitude,  une  borne  géodésique  (point  de  repère  géographique)  marque  l'endroit  précis  où  culmine  la  Moyenne-­‐Belgique.  

Ancien  terroir  rural  s'étant  constitué  par  défrichements  successifs  au  sein  d'une  vaste  étendue  forestière,  Anderlues  accèdera  à  la  vie  industrielle  par  l'édification  de  puits  d'extraction  de  houille.  

En  869,  notre  commune  est  désignée  dans  un  polyptyque  de  l'abbaye  de  Lobbes  comme  une  possession  de  cette  maison  religieuse.  A  cet  égard,  si  l'on  veut  s'assurer  de  l'étymologie  de  notre  village,  nous  devons  nous  reporter  à  l'appellation  latine  "ANDERLOBIA".  Le  territoire  de  Lobbes,  traversé  par  la  Sambre,  s'appelait  alors  "LOBIA".  Chaque  nom  propre  ayant  une  signification,  celui-­‐ci  tirait  le  sien  de  la  nature  même  des  lieux:  "LO"  signifie  terrain  boisé  et  "BIA",  cours  d'eau.    

 

Anderlues,  en  effet,  était  un  terrain  boisé  arrosé  par  une  rivière.  C'était  un  second  "LOBIA",  semblable  au  premier,  auquel  les  habitants  donnèrent  le  nom  d'"autre  bois  arrosé  par  des  cours  d'eau":  ANDERLOBIA.  

En  effet,  trois  rivières  prennent  naissance  à  Anderlues:  le  Piéton,  la  Haye  et  la  Haine.  La  Haine,  qui  prend  sa  source  au  lieu-­‐dit  "Saint-­‐Médard"  a  d'ailleurs  donnée  son  nom  à  la  Province  du  Hainaut.  Elle  délimite  l'ouest  du  sillon  industriel  Sambre  et  Meuse  avant  de  se  jeter  dans  l'Escaut  en  France,  à  Condé-­‐sur-­‐Escaut.  

 La  commune  d'Anderlues  accéda  à  la  vie  industrielle  par  l'édification  de  puits  d'extraction  de  houille.    En  1892,  une  explosion  de  grisou  dans  les  bouveaux  de  l'Aulniat  occasionnera  la  catastrophe  minière  la  plus  meurtrière  avant  celle  du  Bois  du  Cazier  en  1956.    Aujourd'hui,  seul  l'élégant  châssis  à  molette  de  la  fosse  n°2  rappelle  aux  citoyens  la  grandeur  passée  des  charbonnages  d'Anderlues.  

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2.  Les  Coquelicots  –  Andoxa  ASBL    2.1  Description  des  lieux    Andoxa  ASBL  (Les  Coquelicots)  est  une  nouvelle  institution  qui  s’inscrit  dans  la  continuité  de  nos  précédents  établissements,  «  La  Maison  de  Mont  »  et  «  Les  Pénates  de  Laneffe  »,  qui  hébergent  respectivement  depuis  2008  et  2010  des  résidents  adultes  handicapés  avec  une  composante  mentale.  

 Le  bâtiment  est  une  ancienne  Maison  de  Repos  «Le  Marais  »,  située  Route  de  Mons  61  à  Anderlues,  qui  sera  complètement  restaurée  et  mise  aux  normes  de  sécurité  et  de  conformité  telles  que  précisées  par  les  dispositions  légales  en  la  matière.    Les  bâtiments  définissent  une  structure  en  «  carré  »  qui  entoure  un  jardin  intérieur  privatif  délimité  de  part  et  d’autre  par  deux  vérandas.  

   La  structure  sera  divisée  en  25  chambres  individuelles  et  4  chambres  double  permettant  d’accueillir  une  population  d’adultes  handicapés  ayant  présentés  un  accident  de  la  vie  qui  nécessite  une  supervision  et  un  accompagnement  quotidien  par  notre  équipe  encadrante  spécialisée.    Les  lieux  de  vie  sont  vastes  et  composés  de  deux  vérandas  ouvertes  vers  le  jardin  intérieur,  de  terrasses  ainsi  que  de  salles  de  relaxation  (TV,  salon,)  

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     Des  salles  d’activité  et  de  soins  (kinésithérapie,  ergothérapie),  une  infirmerie,  une  cuisine,  un  local  éducateur,  des  bureaux  administratifs  ainsi  que  de  nombreux  locaux  techniques  et  de  stockages  complètent  la  description  des  lieux.        

     Les  zones  de  circulation  sont  larges  et  adaptées  pour  tous  les  types  de  déplacement  des  résidents        

   

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                   De  nombreuses  facilités  avoisinantes  sont  présentes  ainsi  que  des  voies  de  communication  et  des  méthodes  de  transport.    

-­‐ Nombreux  commerces  et  zoning  commercial  à  un  kilomètre  -­‐ Zone  de  trams  à  500  mètres  -­‐ Arrêt  de  bus  à  500  mètres  -­‐ Taxis  -­‐ Etablissement  proche  de  voies  de  communication  rapide  (voies  rapides,  ring  et  

autoroutes)  -­‐ Hôpitaux  à  proximité  

 

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 Plan  du  batiment  

       

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2.2.  Le  personnel  d’encadrement    2.2.1  La  Direction      

-­‐ ROELANDS  Vincent,  Directeur  -­‐ KOZA  Kinga,  Responsable  des  projets  de  vie  -­‐ TROTIN  Stéphanie,  Chef-­‐Educateur  

 2.2.2  La  gestion  administrative      

-­‐ M.  RIQUET  Comptable  à  ½  temps  -­‐ A.  BONNE,  Secrétariat  Gestion  comptable  ½  temps  -­‐ B.  LARMUSIAU,  Secrétariat  Gestion  Dossiers  –  réception  1/3  temps  

 2.2.3  Le  personnel  éducatif    

-­‐ Educateurs  Spécialisés  A1  et  A2  sur  base  des  normes  d’encadrement  de  l’AWIPH      2.2.4.  Le  personnel  médical  et  paramédical    

-­‐ Un  médecin  Conseiller-­‐Coordinateur  engagé  sous  contrat  par  l’institution  -­‐ Un  médecin  traitant  -­‐ Kinésithérapeute(s)  à  engager  -­‐ Ergothérapeute  (s)  à  engager  -­‐ Logopède(s)  à  engager  -­‐ Un  service  d’infirmiers  -­‐ Un  neuropsychologue  externe  de  l’ULg  

   2.2.5.  Le  personnel  non-­‐éducatif    

-­‐ 2  technicien(nes)  de  surface    -­‐ 1  ouvrier  polyvalent  de  maintenance  -­‐  Veilleur(s)  de  nuit  

 2.2.6.  Les  collaborateurs  externes    

-­‐ un  service  de  restauration  DUPONT  Restauration  -­‐ les  différents  SECTs  (Services  externes  de  contrôle  technique)  -­‐ les  fournisseurs  

             

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2.2.7  Les  délégations  syndicales,  le  CPPT  et  le  CE    Les  acteurs  du  monde  syndical  seront  présents  au  sein  de  l’institution  (SetCa,  CNE,  FGTB).  Un  conseiller  en  prévention  interne  sera  également  désigné  ainsi  que  l’instauration  des  réunions  du  Conseil  de  Prévention  et  de  Protection  du  Travail  et  du  Conseil  d’entreprise.    Le  partenariat  avec  ces  collaborateurs  est  indispensable  pour  permettre  des  conditions  de  travail  et  d’accompagnement  telles  que  souhaitées  dans  notre  politique  d’accueil.        2.2.8  Les  interactions    

       

!"accord"MDPH"obligatoire"avant"demande"CRAM"!"Suivi"du"renouvellement"MDPH"obligatoire"avant"renouv.cram"

!"envoi"des"demandes"admissions"!"suivi"des"renouvellements"et"créances"

Adm.%Gén.%–%Logistique%–%G.R.H.

%

Équipe%Soins%–%éducative%

!"Principe"de"l’assurance"complémentaire"

!"Visite"lors"entrée,"retour"maladie"1"mois,"visite"annuelle"du"personnel"!"Soutien"psychosocial"possible"!"Procédure"harcèlement"et"personne"de"confiance"(regl.travail)"!"visite"annuelle"des"lieux"de"travail""

!"suivi"des"presstations"!"paiement"des"salaires"!"conseil"juridique"et"lois"sociales"!"paiement"onss"et"précompte"!"outil"informatique"de"gestion"salariale"(SAM)"

!"dossier"médical"!"traitement"médical"!"toilettes"et"actes"infis"!"bilans"

!"coordination"soin"–"accompagnement"!"formations"!"avis"d’admission"et"de"réorientation"!…"

Service%de%soins%–%MEDECIN%

% % % % Mutualités" " " " " " " " " " Parents%% % Assurabilité+et+remboursement+frais+de+soins+%Assurance%Couverture+:% % % % % % % % % % % % % % % Association%Tutélaire%% Bâtiment,%Résidents%% Travailleurs,%Véhicules% % % % % % %% % % % % % % % %Comptabilité% % % %Comptable+et+réviseur+ +++++++++++++++++++++++++++++ % % %%%%%Juges%des%Tutelles%%% Remise%d’avis%sur%les%comptes% % % %%%%%%%%%%%%%%%et%Curatelles% % % % % % % % % %Partena% % % % % % % % % % C.P.A.M.%+Mensura%+++++++++++++++++++++++% % % % % % % % % % % % % % % %%%%%%M.D.P.H.++% % % % % % % % % % % % % % % % %%%%%%%%%%%%Mutualité%Française%A.W.I.P.H.%Service+Agrément+Service+Audit+ + + + + + + + + + + + + + + + A.A.H.%

• Liste%des%résidents%pris%en%charge%et%cadastre%emploi%• Contrôle%de%l’infrastructure% % % % % % % % % % % % Fournisseurs%• Contrôle%des%normes%APC% % % % % % % % % % % % Énergie,+Langes,%%• Soutien%de%l’évolution%de%la%qualité%de%prise%en%charge%% % % % % % % % Véhicules,+Matériel+Ortho%

" " " " " " " " Partenaires%%%%%%%""""""""""""Délégation%Syndicale%% % % % % % % % % % +

!"préparation"de"l’admission"!"convention"d’accueil"et"modalités"financière"!"Visite"avec"évaluation"PAI"!"Information"de"tout"changement"notable"!"suivi"des"renouvellements"MDPH,"carte"européenne"!"Envoi"des"bilans"pour"renouvellement"

!"Organisation"des"retours"et"visites"!"suivi"des"courriers"!"Informations"médicales"!"Informations"sur"les"activités"et"la"vie"quotidienne"

!"Registre"des"incidents"!"Tenue"du"portefeuille"et"évaluation"!"Déclaration"des"accidents"en"ligne"

!Suivi"des"cartes"européennes":"à"l’entrée,"

renouvellement,"rappel"et"mise"en"demeure"!"Renouvellement"de"la"validité"assurance"maladie"et"la"carte"vitale"!"Suivi"des"hospitalisations"

État

%Belge

%:%Insp

ec.%du%trav

.%Rég

%Wall.% État%Fran

çais%–%dép

artemen

t%sécu.%

I%N%T%E%R%A%C%T%I%O%N%S%

!"Rapport"à"émettre"selon"demande"!"interpellation"possible"lors"de"carences"dans"le"suivi"

!"Complétition"du"document"annuel"de"soumission"au"forfait"journalier"(avec"tuteur)"

!"Etudes"de"marché"!"Révision"annuelle"selon"postes"conséquents"au"bilan"

!"CE"et"CPPT"selon"ROI,"représentation"du"banc"patronal"!"Soutien"du"travail"paritaire"avec"ANCE"!"réunion"mensuelle"et"exceptionnelle"

!"Evaluation"des"besoins"et"ressources"environnementales"!"convention"de"partenariat"ex":"ludothèque,"piscine,"triathlon,"bowling,"karaoké,"musées…"

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2.2.9  Organigramme  d’ANDOXA  ASBL    

ORGANIGRAMME ANDOXA ASBL Route  de  Mons  61  6150  ANDERLUES  

   

ANDOXA  ASBL  Président  Secrétaire  Trésorier  

ê         Directeur  de  la  gestion  financière  

Alain  KAPUSZINSKI            ê

Directeur  de  l’établissement       è  Secrétariat  Interlocuteur  AWIPH                  A.  BOONE  Pouvoirs  délégués                        B.  LARMUSIAU  Vincent  ROELANDS  

ê Responsable  des  projets  de  vie  

                         Kinga  KOZA   ê

            Chef  Educateur  Stéphanie  TROTIN  í              ê     î  

        Educateurs   Veilleurs   Ouvriers      

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3.  Projet  de  service      3.1.  Historique  et  présentation  synthétique    Le  Marais  est  une  ancienne  infrastructure  de  Maison  de  Repos  située  à  Anderlues.  Le  site  comprend  en  façade  une  maison  de  Maître  sur  laquelle  fut  construite  une  annexe  moderne  en  U  entourant  un  jardin  privatif  protégé.  Une  description  détaillée  du  lieu  ainsi  que  certaines  photos  sont  jointes  à  ce  document.  Le  service,  à  terme,  pourra  accueillir  30  personnes  adultes  présentant  un  handicap  mental  de  naissance  et  des  troubles  envahissants  du  développement.    La  création  de  L’ASBL  ANDOXA    est  à  l’initiative  de  membres  de  deux  associations  œuvrant  dans  le  domaine  de  l’accueil  de  personnes  handicapées  adultes  depuis  2008.  Il  s’agit  de  l’ASBL  Bethesda  –  La  Maison  de  Mont  et  l’ASBL  Shamerim  –  Les  Pénates  de  Laneffe.  L’initiative  s’est  développée  selon  les  demandes  parvenant  aux  services  et  pour  lesquelles  nous  ne  pouvions  assurer  un  suivi  positif  étant  donné  la  population  ciblée  sur  chaque  service.  Les  organes  de  gestion  des  deux  asbl’s  précités  décidèrent  d’impulser  la  création  d’une  nouvelle  ASBL  afin  de  pouvoir  se  doter  d’un  outil  permettant  de  répondre  à  ces  demandes.  Dans  le  respect  de  l’autonomie  de  cette  nouvelle  entité,  des  organes  de  gestion  et  des  différentes  directions,  certains  principes  de  gestion  seront  similaires  sur  ces  trois  sites  :  

-­‐ Un  service  a  échelle  humaine  limitée  à  maximum  35  résidents.  Ceci  permet  de  garantir  une  qualité  de  prise  en  charge  des  personnes  handicapées,  de  leurs  proches  mais  aussi  d’impulser  une  dynamique  d’équipe  et  de  travail  alliant  professionnalisme  et  convivialité.  

-­‐ Une  attention  fondamentale  aux  besoins  primaires  des  résidents  et  aux  conditions  d’accueil  

-­‐ Une  volonté  de  développer  une  prise  en  charge  individualisée  au  sein  d’une  structure  communautaire  

-­‐ Un  engagement  à  fournir  une  infrastructure  adaptée  et  sécurisée  aux  bénéfices  des  résidents  mais  également  selon  les  normes  du  RGPT.  

-­‐ Une  orientation  de  gestion  du  personnel  alliant  sens  des  responsabilités,  travail  par  objectifs  concrets  et  procédures.  

Si  ces  quelques  principes  de  bases  énoncés  seront  communs,  la  spécificité  de  ce  nouveau  service  sera  notamment  :  

-­‐ De  développer  une  offre  d’activités  spécifiques  et  adaptées  au  handicap  mental  et  aux  troubles  envahissants  du  développement  :  hippothérapie,  snoezelen,  espace  aquatique,…  

-­‐ De  développer  une  orientation  «  développement  durable  »  par  le  tri  des  déchets  sélectif,  une  alimentation  valorisant  le  produit  de  saison,  biologique  ou  de  fournisseurs  proches,  des  choix  de  produits  d’entretiens  écologiques…    

Nous  aurons  l’occasion  de  définir  plus  concrètement  les  objectifs  et  moyens  envisagés.    

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3.2  Population    A  terme,  seront  accueillies  30  personnes  handicapées  adultes  majeurs,  des  deux  sexes  et  sans  limite  d’âge.      - Présentant  une  déficience  mentale  d’origine  neurologique,   génétique  ou   suite   à  

une  atteinte  développementale.  - Présentant   des   troubles   moteurs   associés   «  légers  »   qui   permettent   la  

mobilisation  des  membres  inférieurs  et  supérieurs.  - Pour  des  séjours  de  longue  durée  permettant  le  développement  de  projets  de  vie  

individualisés,  - De   toute   situation   sociale   et   familiale  :   familles  présentes  et   impliquées  dans   la  

prise  en  charge  et  la  gestion  du  service  ou  sans  famille,  personnes  sous  curatelle  ou  sous  tutelle.    

Nous  n’excluons  pas  la  création  de  groupe  de  vie  distinct  selon  les  spécificités  du  handicap  des  personnes  que  nous  accueillerons  et  leurs  projets  d’accueil.      3.3.  Valeurs    Nous  adhérons  à  la  charte  de  l’ONU  pour  la  reconnaissance  des  droits  des  personnes  handicapées.  Nous  reconnaissons  à  chaque  personne  accueillie  :  

o Les  droits  et  devoirs  de  tout  citoyen  belge  et  européen  o La  faculté  d’exercer  ses  responsabilités  dans  la  société  et  de  réaliser  ses  

choix  de  vie  o Le  droit  au  respect    et  à  sa  dignité  d’individu  unique  o Le  droit  à  l’éducation,  au  développement  de  ses  compétences  o Le  droit  à  une  vie  affective  et  sexuelle  o L’accès  aux  loisirs  o Le  droit  à  l’information  et  particulièrement  à  celle  qui  le  concerne  

directement  o Le  choix  de  son  lieu  de  vie  et  de  prodiguer  des  demandes  en  ce  sens    o L’accès  à  son  environnement  proche      o Le  droit  à  la  vie  de  famille  o Le  droit  d’expression  o Le  droit  à  l’accessibilité  aux  rites  religieux  et  à  la  liberté  de  culte  o Le  droit  d’accueil  de  leurs  proches  dans  leur  lieu  de  vie  o …  

Voici  les  principes  fondateurs  de  notre  association  :  - Une  considération  humaniste  de  la  personne  handicapée  :  

La  majorité  des  personnes  que  nous  accueillons  présentent  un  état  de  dépendance    mentale  rendant  indispensable  une  prise  en  charge  professionnelle  en  vue  de  remédier  

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aux  limites  conséquentes  à  leur  état.  Notons  également  que  la  plupart  d’entre  eux  sont,  par  décision  de  justice,  soumis  à  une  curatelle  ou  une  tutelle.  Nous  reconnaissons  à  la  personne  son  caractère  singulier  et  son  potentiel  de  développement  et  de  progrès  propres.  A  ce  titre,  nous  veillons  à  individualiser  l’observation,  les  objectifs  de  prise  en  charge  et  certaines  activités.  

-­‐ Une  considération  pragmatique  de  l’accueil  de  la  personne  handicapée  :  

Une  partie  de  notre  activité  se  base,  dans  toute  prise  en  charge,  sur  une  nécessité  d’actions  concrètes  qui  permettent  à  la  personne  de  s’intégrer  dans  son  nouvel  environnement  avec  des  aides  physiques  ou  psychiques  qui  lui  permettent  de  s’y  mouvoir  et  de  s’y  développer.  Ce  fondement  d’action  s’ancre  particulièrement  dans  la  façon  dont  nous  gérons  l’infrastructure  et  le  matériel.  

-­‐ Une  attention  particulière  à  leur  origine  et  leur  culture  

Les  personnes  que  nous  recevons  sont  essentiellement  de  nationalité  française  et  d’origines  culturelles  diverses.  Notre  hébergement  est  réalisé  sur  base  d’une  tolérance  aux  origines  culturelles,  philosophiques  et  religieuses  des  résidents  et  des  familles.  Nous  œuvrons  afin  que  nos  conditions  d’accueil  reconnaissent  et  s’adaptent  à  ces  besoins  culturels,  philosophiques  et  religieux.  Nous  proposons,  par  exemple,  des  repas  proches  des  habitudes  culinaires  françaises  mais  aussi  respectueuses  des  différentes  normes  culturelles.  

-­‐ Une  place  aux  proches,  aux  familles,  aux  associations  tutélaires  

Les  personnes  que  nous  accueillons  conservent,  pour  certains,  des  interactions  avec  leurs  proches  ou  avec  des  personnes  chargées  de  leur  tutorat.  Que  ce  lien  soit  affectif  ou  juridique,  nous  nous  devons  de  prendre  en  considération  deux  aspects  essentiels  :  la  distance  géographique  et  l’importance  du  lien  social  ou  familial  en  dehors  du  service.    Nous  avons  à  ce  titre  développé  une  pratique  créative  et  une  organisation  qui  permet  une  adaptation  à  la  réalité  des  proches  et  à  leurs  capacités  mais  aussi  à  la  volonté  et  à  la  capacité  de  la  personne  handicapée.  Afin  de  préserver  ces  liens,  nous  organisons  donc,  les  accueils  et  retours  en  famille  de  façon  spécifique  à  chaque  situation.    Nous  nous  engagerons  également  à  les  accueillir  sans  porter  de  jugement  sur  leur  vécu,  à  respecter  leurs  valeurs  culturelles  et  spirituelles,  à  répondre  aux  préoccupations  et  à  partager  l’information  concernant  la  personne  handicapée,  avec  l’accord  de  celle-­‐ci  dans  le  respect  du  secret  professionnel.    Nous  assurerons  une  transparence,  dans  le  respect  de  l’intimité  ou  le  choix  du  résident,  dans   la   transmission   de   tout   type   d’informations   essentielles   à   la   relation,   à   la  connaissance   du   résident   et   à   la   construction   d’un   partage   de   savoir   au   bénéfice   du  résident.    

-­‐ Une  vision  professionnelle  de  l’accueil  

Si  nous  pensons  que  la  bonne  volonté  et  l’intuition  constituent  un  appui  de  départ  pour  nos  collaborateurs,  la  prise  en  charge  de  personnes  fortement  dépendantes  

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psychiquement  requiert  plus  de  compétences.  En  ce  sens,  la  direction  de  notre  service  s’engage  dans  un  processus  de  réunion,  de  formation  et  de  supervision  continue  permettant  :  

o Une  meilleure  connaissance  des  pathologies  o Une  recherche  sur  les  besoins  de  la  personne  o Une  recherche  de  cohérence  dans  les  interventions  o Une  adaptation  des  interventions  aux  particularités  de  la  situation  o Une  qualité  de  communication,  transparente  et  franche  entre  

collaborateurs  o La  formalisation  d’objectifs  concrets  valorisant  l’évaluation  et  la  réussite  o Un  équilibre  émotif  et  affectif  de  tous  les  membres  du  personnel  

 -­‐ Une  conception  claire  du  système  d’organisation  de  cet  accueil  et  un  ancrage  

dans  son  environnement  

Nous  mettrons  un  point  d’honneur  à  permettre  à  tous  d’appréhender  le  système  au  travers  des  informations  écrites,  de  procédures  claires  et  accessibles  à  tous.  Toute  personne  (collaborateur,  résident,  proche)  doit  pouvoir  accéder  de  façon  simple  aux  informations  qui  le  concerne.  La  mise  en  place  de  notre  service  inclura  également  une  capacité  de  réactivité  pour  s’adapter  à  de  nouveaux  besoins  de  l’environnement.  

-­‐ Le  développement  d’une  philosophie  de  gestion  écologique  et  de  développement  durable.  

Nous  veillerons  à  ancrer  cette  orientation  comme  le  fondement  d’une  réflexion  et  d’un  fonctionnement  d’équipe  mais  aussi  comme  le  fondement  d’une  prise  en  charge  des  personnes  handicapées  reliant  la  personne  à  son  environnement.      

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 3.4.  Objectifs  généraux    

-­‐ Assurer  la  sécurité  des  résidents  et  répondre  à  leurs  besoins  primaires    

-­‐ Assurer  et  préserver  la  santé  physique  et  psychologique      

-­‐ Offrir  un  lieu  de  vie  adapté,  confortable  à  chacun  et  qui  permettent  aux  résidents  de  se  sentir  «  chez  eux  ».    

-­‐ Veiller  au  maintien  de  leurs  acquis  et  au    développement  de  leurs  compétences    

-­‐ Soutenir  leur  vie  sociale  au  sein  du  service,  à  l’extérieur  et  avec  leurs  proches  selon  leur  choix    

-­‐ Valoriser  le  développement  de  leur  autonomie  selon  leurs  capacités    

-­‐ Créer  une  offre  de  loisirs  et  d’organisation  du  quotidien  qui  permet  de  répondre  à  leurs  besoins,  à  leur  épanouissement  et  à  leur  valorisation    

-­‐ Offrir  une  prise  en  charge  individualisée  adaptée  à  chacun  des  résidents    

-­‐ Favoriser  une  reliance  à  l’aspect  environnemental  et  écologique    

   

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3.5.  Fonctionnement  du  service    L’intégralité  des  actes  posés  au  sein  du  service  mis  en  place  doivent  être  orientées  directement  ou  indirectement  autour  des  finalités  définies  précédemment  et  qui  concerne,  bien  entendu,  l’accueil  des  résidents,  les  projets  et  moyens  mis  en  place  à  cet  effet.  Afin  de  permettre  une  lecture  aisée  de  ce  projet,  nous  nous  proposons  de  lister  les  objectifs  définis  au  sein  de  chaque  secteurs  de  travail  qui  sera  représenté  :  l’accompagnement,  la  gestion  des  ressources  humaines  et  l’administratif  incluant  les  finances  et  la  gestion  de  l’infrastructure.    3.5.1.  Accompagnement  

 3.5.1.1  Objectifs    

             -­‐          Offrir  un  lieu  de  vie  sécurisant  -­‐ Assurer  la  sécurité  physique  et  affective  -­‐ Répondre  à  leurs  besoins  primaires  -­‐ Assurer  la  santé  physique  et  psychologique  -­‐ Veiller  au  maintien  des  liens  avec  leurs  proches  -­‐ Offrir  et  créer,  avec  eux,  un  lieu  de  vie  adapté  qui  leur  permette  de  se  

sentir  chez  eux  -­‐ Veiller  au  maintien  de  leur  acquis  -­‐ Développer  une  organisation  du  quotidien  qui  réponde  à  leurs  besoins    -­‐ Offrir  une  démarche  préventive  au  niveau  de  leur  santé  -­‐ Soutenir  le  développement  de  leurs  relations  avec  l’entourage  selon  

leurs  souhaits  -­‐ Favoriser  le  développement  de  leurs  compétences  -­‐ Créer  une  offre  de  loisirs  et  d’activités  adaptée  et  valorisante  -­‐ Soutenir  une  vie  sociale  au  sein  du  service  -­‐ Soutenir,  si  besoin  en  est,  une  vie  sociale  à  l’extérieur  du  service  -­‐ Offrir  une  prise  en  charge  individualisée  -­‐ Valoriser  le  développement  de  leur  autonomie  selon  leurs  capacités  -­‐ Favoriser  un  épanouissement  personnel  selon  leurs  aptitudes  -­‐ Favoriser  un  épanouissement  social  selon  leurs  besoins  -­‐ Valoriser  leurs  capacités  pour  une  meilleure  estime  de  soi  -­‐ Favoriser  leur  bien  être  psychique  et  physique  selon  le  niveau  de  

chacun  -­‐ Favoriser  la  réappropriation  du  lien  à  leur  environnement  à  travers  

une  démarche  écologique                  

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                 3.5.1.2  Moyens  et  procédures    

1. Procédure  d’admission    

La   demande   d’admission   est   soumise   par   le   candidat   ou   son   représentant  (membre  de  la  famille,  tuteur,  curateur,  professionnel  attaché  au  service  qui  accueille   ou   accompagne   la   personne).   Un   formulaire   de   candidature   est  complété.  Sur  base  des  données  recueillies  sous  le  formulaire  de  candidature,  une  visite  est  organisée  dans  le  lieu  de  vie  de  la  personne  candidate.  Cette  visite  a  pour  objet  :  

o De   rencontrer   la   personne,   les   membres   de   sa   famille   et   les  professionnels   qui   connaissent   au   plus   prêt   l’histoire   de   la  personne  et  ses  besoins,  actuels  et  futurs  

o De  présenter  la  structure  d’accueil,  ses  finalités,  ses  ressources  et  son  mode  de  fonctionnement  

o De  recueillir  toutes  les  informations  utiles  à  assurer  le  meilleur  accueil  de  la  personne  

o D’informer   tous   les   acteurs   sur   les   modalités   pratiques   de  l’accueil  éventuel  de  la  personne  

En  regard  de  ces  différentes  informations,   l’accord  quant  à  l’accueil  possible  de   la   personne   candidate   est   soumis   à   la   personne,   sa   famille,   ses  représentants   légaux,   les   professionnels   du   service   qui   l’accueille   et  l’accompagne.    Dans  la  situation  d’un  accueil  possible,  

o Une   visite   de   l’établissement   est   proposée   et   organisée   si   la  personne,  sa  famille,  les  professionnels  du  service  le  souhaitent  

o La  date  du  début  d’accueil  est  soumise  par  le  service.  La  date  de  l’accueil  effectif  est  décidée  collégialement.  

o Avant   l’accueil   effectif   de   la   personne,   les   démarches  administratives   nécessaires   à   assurer   l’accueil   de   la   personne  et  la  rencontre  de  ses  besoins  sont  assurées  conjointement  par    

§ La   personne,   sa   famille,   ses   représentants   légaux,   les  professionnels  du  service  qui  l’accueille  et  l’accompagne  

§ Le  service  Avant  l’accueil  effectif  de  la  personne,  le  service  s’assure  que  :  

o Le   dossier   d’admission   soit   suffisamment   complété   que   pour  assurer  l’accueil  de  la  personne  et  la  rencontre  de  ses  besoins  

o La  chambre  de  la  personne  soit  préparée  et  que  tout  le  matériel  nécessaire  soit  disponible    

o Les   professionnels   de   l’équipe   soient   informés   de   la   date  d’accueil   de   la   personne,   de   ses   besoins   spécifiques  :   un  professionnel  référent  est  désigné,  le  premier  mois  d’accueil  est  organisé  

o Les  données  administratives  soient  actualisées  Au  moment  de  l’accueil  de  la  personne,  le  service  veille  à  :  

o Présenter   l’établissement   à   la   personne,   sa   famille,   ses  

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représentants  légaux,  les  professionnels  accompagnant  o Vérifier  les  informations  relatives  à  la  situation  de  la  personne,  

ses  besoins  généraux  et  spécifiques  o Clarifier  les  éventuelles  questions  o Compléter  l’ensemble  des  données  administratives  et  légales  

L’accueil  de  la  personne  est  systématiquement  assuré  par  le  chef-­‐éducateur,  la  direction  administrative  du  service,  un  membre  de  l’équipe  éducative  et  un  membre  de  l’équipe  de  soin.  L’admission  repose  sur  les  critères  suivants  :  

-­‐ Le  profil  de  la  personne  candidate  doit  correspondre  au  profil  général  de   la   «  population   cible  »   du   service   tel   que   décrit   dans   la   première  partie  du  document  

-­‐  La   personne,   sa   famille   ou   ses   représentants   légaux   doivent   être   en  accord   avec   l’admission,   considérant   que   celle-­‐ci   représente   une  solution  adéquate  pour  répondre  aux  besoins  actuels  de  la  personne  et  des  membres  de  sa  famille  

-­‐  La   personne   ne   peut   présenter   un   danger   pour   les   autres   résidants  qui  ne  soit  gérable  en  regard  des  ressources  et  moyens  dont  dispose  effectivement  le  service  

-­‐ La  personne  doit  être  dans  les  conditions  administratives  nécessaires  à  assurer  son  accueil  et  la  rencontre  de  ses  besoins  

 Dans  certaines  circonstances,  l’objectif  de  notre  service  peut  se  redéfinir  en  réorientation  en  vue  de  trouver  une  structure  plus  adaptée  à  la  personne  et  à  son  projet  de  vie  sur  base  de  l’avis  des  professionnels  qui  la  suive  ou  sur  demande  du  responsable  légal  de  la  personne                                                

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3.5.1.3.  Réunion  avec  les  résidents      Une  réunion  mensuelle  est  prévue  avec  les  résidents  qui  en  ont  la  capacité  afin  d’échanger  avec  eux  sur  les  conditions  d’accueil  et  les  projets  du  service.  Annuellement,  chaque  résident  rencontre  son  éducateur  référent  pour  échanger  sur  le  bilan  pluridisciplinaire,  de  construire  ou  de  formaliser  les  objectifs  d’accueil.  Ces  réunions  sont  réalisées  de  façon  individuelle  et  avec  les  proches  et  tuteur  selon  les  circonstances.  Selon  certaines  circonstances  de  la  vie  du  service,  des  réunions  collectives  sont  réalisées  pour  une  information.  Par  exemple  la  maladie  d’un  résident,  un  départ…  Le  chef  éducateur  et  le  référent  sont  présents,  la  direction  en  cas  de  besoin.      3.5.1.4  La  Référence    Afin  de  personnaliser  la  prise  en  charge,  l’accueil  et  l’établissement  d’un  projet  d’accueil  individualisé,  un  membre  de  l’équipe  d’accompagnement  est  choisi  par  la  chef-­‐éducatrice  pour  centraliser  une  série  de  démarches  pour  assurer  la  qualité  d’accueil  d’un  résident.    Sur  le  volet  familial  :  

-­‐ Il  suit  et  organise  les  correspondances  et  les  contacts  avec  la  famille,  les  proches  et  l’entourage  

-­‐ Il  prépare  les  retours  en  famille,  les  vacances  ou  les  séjours  -­‐ Il  est  présent  lors  des  visites  de  la  famille  ou  de  l’entourage  -­‐ Il  informe  ces  derniers,  avec  accord  préalable  de  la  personne  concernée,  des  

objectifs  annuels  et  de  toute  information  nouvelle  

Sur  le  volet  de  l’accompagnement  :  -­‐ Il  prépare  la  chambre  du  résident  pour  le  jour  de  son  accueil  -­‐ Il  est  présent,  en  supplément  de  l’équipe,  lors  de  la  première  journée  :  lien  avec  

les  autres  résidents,  tour  du  bâtiment,  installation  dans  la  chambre  -­‐ Il  met  en  place  un  suivi  des  observations  de  la  personne  lors  des  premiers  mois  

d’accueil  -­‐ Il  établit  un  programme  d’activités  selon  les  besoins  et  capacités  -­‐ Il  veille  au  suivi  de  son  «  référé  »  lors  des  réunions      -­‐ Il  participe,  ou  à  minima  organise  les  sorties  et  activités  individuelles  du  résident  

Sur  le  volet  administratif  :  -­‐ Il  veille  à  la  tenue  du  dossier  du  résident  spécifique  à  l’accompagnement      -­‐ Il  est  un  interlocuteur  privilégié  pour  les  visites  des  tuteurs  et  des  proches  -­‐ Il  réalise  la  base  du  bilan  annuel  et  du  PAI  -­‐ Il  réalise  certaines  démarches  administratives  (photos  d’identité,  renouvellement  

de  la  carte  d’identité)  

Une  évaluation  continue  de  la  référence  est  organisée  par  le  chef-­‐éducateur,  notamment  en  réunion  d’équipe.  Cet  aspect  permet  de  réguler  les  risques  liés  à  la  relation  transfero  contre  transférentielle.  

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3.5.1.5.  Le  Projet  d’Accueil  Individualisé    

Le  PAI  est  un  des  moyens  développé  dans  l’objectif  de  permettre  une  individualisation  de  l’accueil  du  résident.  Il  s’agit  de  formaliser,  après  une  prise  de  connaissance  suffisante  de  la  personne,  les  constats  réalisés  par  les  équipes  pluridisciplinaires  mais  surtout  les  objectifs  concrets  que  nous  pouvons  élaborés  avec  la  personne.  La  formalisation  du  PAI  se  déroule  en  étapes  :  

-­‐ 6  mois  d’observations  générales  consignées  dans  le  dossier  médical  et  éducatif  du  résident  à  travers  les  moments  individualisés,  les  moments  collectifs,  les  activités,  les  moments  de  sommeil  et  de  repos,  les  repas,  …  (grille  d’observation  en  annexe)  

-­‐ Les  premiers  objectifs  généraux  sont  constitués  -­‐ 6  mois  d’observations  à  travers  la  mise  en  place  d’une  grille  d’observation  

élaborée  en  réunion  d’équipe  afin  de  vérifier  l’opportunité  des  objectifs  généraux  mais  aussi  d’en  faire  ressortir  des  objectifs  plus  concrets.  

-­‐ Après  une  année  de  prise  en  charge,  le  premier  bilan  est  réalisé  et  dresse  en  finalité  les  objectifs  annuels  qui  vont  structurer  le  travail  de  chaque  équipe.  Cette  étape  est  réalisée,  si    possible,  avec  le  résident.    

-­‐ Le  projet  est  lu,  si  possible  au  résident  et  explicité  à  son  responsable  légal  et  éventuellement  à  ses  proches,  cela  dans  le  respect  de  son  intimité.  

-­‐ Les  objectifs  sont  repris  régulièrement  en  réunion  d’équipe  et  évalués,  au  minimum  annuellement.  

Nous  avons,  en  complément  à  cet  outil,  développer  un  autre  outil  d’évaluation  qui  permet  de  réaliser  une  évaluation  de  type  quantitative  de  l’évolution  ou  de  la  dégradation  du  résident  sur  différents  paramètres.    Cet  outil  quantifié  permet  d’éclairer  l’évaluation  des  objectifs  du  PAI  Il  se  base  sur  des  échelles  mesurant  :  

-­‐ Le  niveau  de  marche  -­‐ Le  niveau  de  mobilisation  -­‐ Le  niveau  de  capacité  à  s’alimenter  -­‐ Les  aptitudes  à  s’habiller  -­‐ Les  capacités  de  communication  -­‐ L’état  psychologique  -­‐ Le  niveau  global  de  dépendance    

 

 

           

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3.5.1.6.  Les  activités    

Nous  distinguons  divers  types  d’activités.  Celles-­‐ci  sont  élaborées  sur  base  :  

-­‐ Des  projets  de  vie  distincts  -­‐ Des  besoins  propres  à  chacun  -­‐ Des  besoins  sociaux  évalués  ou  exprimés  -­‐ Des  connaissances  préalables  à  ‘admission  de  la  personne  -­‐ D’une  nécessité  d’activités  quantifiables  propres  à  chaque  personne  -­‐ De  l’évaluation  des  activités  déjà  proposées  

Nous  envisageons  de  solliciter  les  ressources  environnementales  existantes  au  niveau  culturel,  social  et  sportif.  De  façon  générale,  nous  envisageons  les  activités  classiques  suivantes  :  

-­‐ Snoezelen  -­‐ Hippothérapie  -­‐ Jeux  et  psychomotricité  -­‐ Contes  et  chants  -­‐ Musicothérapie  -­‐ Gymnastique  -­‐ Cuisine  -­‐ Lecture  -­‐ Cinéma  -­‐ …  

D’autre  part,  nous  souhaitons  développer  un  espace  SPA  et  bien-­‐être  à  destination  des  résidents.  Notre  expérience  avec  ce  type  de  population  nous  a,  en  effet,  conscientisé  à  l’importance  de  développer  une  offre  d’activité  et  de  bien-­‐être  orientée  vers  la  sensorialité  :  massage,  stimulation  auditive  et  visuelle…  Enfin,  la  mise  en  lien  avec  nos  objectifs  de  démarches  valorisant  l’écologie  et  la  gestion  durable  impliquera  la  création  d’activités  centrées  sur  cet  objectif  :  

 -­‐  activités  de  tri  des  déchets    -­‐  activités  de  cuisine  biologique    -­‐  activités  de  jardinage      -­‐  activités  de  culture  de  fruits  et  légumes  selon  les  saisons    -­‐  …      

   

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3.5.1.7  Suivi  médical  et  paramédical  

L’accompagnement  quotidien  que  nous  réalisons  intègre  un  suivi  conséquent  au  niveau  médical  et  paramédical.  Pour  ce  faire,  nous  collaborons  avec  le  corps  médical.  Ces  missions  sont  composées  comme  suit  :  

-­‐ Un  ensemble  de  médecins    traitant.    -­‐ Le  service  s’est  adjoint  la  collaboration  d’un  médecin  coordinateur.  Ce  dernier  a  

en  charge  la  tenue  du  dossier  médical,  les  traitements  et  rendez-­‐vous  chez  les  spécialistes  en  cas  de  besoin,  l’échange  auprès  des  accompagnants  en  cas  de  difficultés,  une  visite  hebdomadaire  auprès  des  résidents.  Il  veille  également  à  coordonner  le  secteur  du  soin  et  du  travail  paramédical  (kinésithérapeute)  et  à  apporter  au  système  une  évolution  dans  la  considération  pour  la  santé.  

-­‐ Une  équipe  paramédicale  :    Elle  est  composée  d’infirmier,  d’aide  soignant  et  de  kinésithérapeutes.  Cette  équipe  prend  en  charge  les  aspects  de  nursing  et  de  rééducation  fonctionnelle  des  résidents.    Leur  travail  consiste  dans  la  préparation  et  la  commande  des  médicaments,  les  actes  de  soins  prescrits  par  le  médecin,  les  toilettes  et  actes  de  nursing  auprès  des  résidents,  la  réalisation  de  bilans  et  de  procédures  de  soin,  de  désinfection  et  d’hygiène,  la  prise  de  rendez  vous  chez  le  spécialiste  mais  aussi  des  interventions  en  urgence  auprès  de  résidents    

   

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3.5.2.  Gestion  des  ressources  Humaines      3.5.2.1  Principes  Généraux    Notre  fonctionnement  de  service  repose  sur  des  principes  fondateurs  qui  doivent  orienter  notre  management.    Ce  fonctionnement  se  base  sur  un  constat  de  notre  secteur  d’activité  dont  voici  certaines  caractéristiques  :  

-­‐ Un  emploi  auprès  de  personnes  dont  le  niveau  de  dépendance  est  important  et  dont  l’état  physique  et  psychique  requiert  une  grande  vigilance  

-­‐ Une  organisation  de  travail  devant  être  assurée  24/24h  et  toute  l’année  sans  discontinuité  de  qualité  de  prise  en  charge  

-­‐ Un  secteur  de  travail  où  les  promotions,  la  reconnaissance  et  les  réorientations  sont  peu  présentes  

-­‐ Des  formations  générales  qui  intègrent  peu  souvent  la  connaissance  des  problématiques  associées  au  handicap  

-­‐ Un  travail  qui  implique  des  actes  répétitifs  et  des  charges  de  travail  parfois  importantes  

-­‐ Le  secteur  non  marchand  qui  permet  peu  de  valorisation  de  la  fonction  et  qui  commence  progressivement  une  certaine  professionnalisation  

-­‐ Des  horaires  de  travail  d’hébergement  incluant  des  plages  de  nuit,  de  soirées  et  de  week-­‐end  parfois  difficilement  conciliables  avec  la  vie  privée  

-­‐ …  

Cette  liste  n’est  pas  exhaustive  et  pourrait  être  soumise  à  la  nuance  ou  à  la  critique.  Cependant,  elle  nous  engage  à  développer,  avec  le  temps  et  l’évaluation  nécessaire,  à  la  mise  en  place  d’un  type  de  management  adapté  à  ces  éléments  de  réalité  :  

-­‐ Nos  procédures,  leur  accessibilité  et  leur  explicitation  simple  doivent  permettre  à  tout  collaborateur  de  trouver  ses  repères  rapidement  et  sans  devoir  «  inventer  »  chaque  jour  sa  plage  de  travail.  Nous  associons  à  ce  schéma  le  fait  que  des  fiches  de  postes  présentes  dans  le  bureau  d’accueil  permettent  à  chacun  de  connaître  le  contenu  de  sa  plage  de  travail  sans  y  être  enfermé.  Nous  développons  également  des  fiches  de  présentation  synthétiques  des  résidents  afin  que  chacun  puisse  avoir  des  repères  dans  ses  premières  interventions  auprès  de  ceux-­‐ci.  

-­‐ L’accueil  d’un  nouveau  membre  du  personnel  sera  assuré  conjointement  par  un  collaborateur  expérimenté  et    supervisé  par  le  responsable  des  projets  de  vie  et  la  chef-­‐éducatrice.  Les  premières  plages  de  travail  sont  réalisées  en  binôme.  

-­‐ Préalablement  à  tout  type  de  contrat,  le  candidat  est  soumis  à  un  essai  de  terrain,  supervisé  par  la  chef-­‐éducatrice,  et  suivi  par  un  travailleur  afin  de  permettre  au  candidat  de  connaître  au  mieux  le  travail  qui  lui  sera  demandé  en  cas  de  contractualisation.  

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-­‐ L’organisation  des  horaires,  sera  réalisée  par  la  chef-­‐éducatrice  et  facilitée  par  l’avis  d’un  accompagnant  sur  base  des  desideratas  formalisés  par  ses  collègues.  

-­‐ Nous  veillerons  à  organiser  des  formations  et  des  supervisions  afin  de  renforcer  les  connaissances  et  compétences  de  tous  les  travailleurs  en  regard  à  leurs  contenus  de  travail.  

-­‐ Les  perspectives  de  «  promotion  »  étant  effectivement  peu  présentes,  nous  veillons  à  favoriser  le  fait  que  tout  travailleur  a  des  responsabilités,  en  plus  de  celles  contenues  dans  sa  fonction,  et  que  celles-­‐ci  sont  valorisées  notamment  dans  l’organisation  horaire  mais  aussi  symboliquement.  

-­‐ Nous  veillons  à  assurer  un  suivi  adapté  de  tous  les  travailleurs  par  divers  moyens  dont  l’évaluation.  

-­‐ Nous  incluons  à  tout  moment  que  tout  acte  de  management  doit  revenir  sur  les  finalités  de  prise  en  charge  des  résidents  que  nous  accueillons.        

3.5.2.2.  Organigramme  et  définitions  de  fonctions  

 En  vue  de  développer  plus  précisément  le  fonctionnement  du  service,  nous  allons  maintenant  vous  proposer  un  organigramme  fonctionnel  ainsi  que  les  fonctions  envisagées.  L’organigramme  repose  sur  les  principes  de  distinction  entre    

-­‐ Un  axe  de  travail  directement  au  bénéfice  des  résidents  et  qui  regroupe  l’équipe  d’accompagnement  de  jour,  de  nuit,  le  chef  éducateur  et  les  travailleurs  paramédicaux.  Leurs  objectifs  de  travail  sont  directement  liés  à  l’accueil,  l’hébergement,  les  projets  de  vie  et  la  santé  des  résidents.  

-­‐ Un  axe  de  support  logistique  et  technique  dont  l’activité  est  destinée  à  assurer  et  améliorer  physiquement  les  conditions  d’accueil  des  résidents.  Cet  axe  de  support  est  essentiel  tant  pour  les  aspects  de  prise  en  charge  que  pour  l’attention  aux  conditions  de  travail.    Cet  axe  regroupe  les  ouvriers  d’entretien,  les  techniciens  de  surface,  le  conseiller  en  prévention  et  la  direction.  

-­‐ Un  axe  de  support  administratif  dont  l’activité  est  indirectement  liée  à  la  prise  en  charge  des  résidents  mais  qui  assure  le  lien  avec  l’extérieur,  la  pérennité  du  service,  le  respect  des  normes  administratives  et  financières,  …  Cet  axe  est  composé  d’une  secrétaire,  d’une  consultance  administrative  pour  les  rapports  avec  la  France,  de  la  direction.  

   

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Conseil  d’administration    

  Directeur    

  Chef-­‐éducateur    

Secrétaire  /  Consultance  administrative  /  Comptabilité  

Accompagnants  de  jour  /  accompagnants  de  nuits  /  

paramédicaux  

Techniciens  de  surface  /  Ouvriers  

 Résidents  

Cet  organigramme  représente  la  base  de  fonctionnement.  Selon  l’évolution  du  service,  il  peut  être  précisé,  réorganiser  sur  base  de  l’évaluation  de  la  direction  et  du  conseil  d’administration  mais  également  des  réunions  d’équipe.  Notons  également  que  les  fonctions  de  sous-­‐traitances  :  gestion  du  linge,  des  repas,  …  pourront  être  associées  à  un  organigramme  périphérique.  Enfin,  la  place  des  médecins  traitants  et  du  médecin  coordinateur  devra  être  intégrée  dans  cet  organigramme.          

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3.5.2.3.  Descriptions    des  fonctions  

   CONSEIL  D’ADMINISTRATION  

-­‐ Il  représente  auprès  des  instances  extérieures  le  service  en  matière  de  respect  des  normes  en  vigueur  dans  le  secteur  d’activité,  

-­‐ Il  définit  les  priorités  budgétaires  et  réalise  le  bilan  annuel,  -­‐ Il  définit  les  priorités  en  matière  d’infrastructure  -­‐ Il  évalue  la  mise  en  œuvre  des  priorités  auprès  de  la  direction.    -­‐ Il  définit  la  philosophie  et  les  missions  de  l’association  en  matière  d’accueil  de  

personnes  handicapée,  -­‐ Il  évalue  annuellement  de  taux  d’occupation.    -­‐ Il  est  l’employeur,  par  délégation  à  la  direction,  il    veille  au  respect  des  lois  

sociales.  -­‐ Il  définit  la  masse  salariale  et  évalue  annuellement  son  évolution,  -­‐ Il  est  responsable  à  travers  la  délégation  de  pouvoir  à  la  direction,  des  

engagements  et  licenciements.    

 

 

 DIRECTEUR    

-­‐ Il  réalise  le  bilan  annuel  pour  le  CA,  Gestion  des  budgets  et  paiements  -­‐ Il  réalise  le  budget  annuel  avec  le  Directeur    -­‐ Il  est  le  principal  interlocuteur  de  la  fiduciaire  comptable  -­‐ Il  marque  son  accord  sur  les  propositions  d’engagement  et  licenciement  -­‐ Il  développe  la  politique  de  gestion  des  ressources  humaines  -­‐ Il  Suit  le  taux  d’occupation  des  sites  (des  admissions,  orientations,  transferts,)  -­‐ Il  est  l’interface  entre  le  CA  et  le  directeur    -­‐ Il  est  chargé  des  développements  extérieurs  (interaction  institutionnelle,  

représentations,  recherches,)  -­‐ Il  est  chargé  des  relations  et  contractualisation  fournisseurs  et  clients  -­‐ Il  est  l’interface  CA  -­‐  travailleurs  -­‐ Gestion  de  la  caisse  :  retrait  de  la  caisse,  suivi  des  extraits,  encodage  des  entrées-­‐

sorties,  suivi  du  budget,  suivi  argent  de  poche,  encodage,  transmissions  des  informations  

-­‐ Suivi  du  budget  annuel  -­‐ Commande  et  suivi  fournisseurs  dans  la  mesure  de  la  délégation  de  pouvoir  -­‐ Contrôle  des  stocks  (langes,  lingettes,  hygiène,  alimentation,)  -­‐ Conception  de  l’aménagement  des  espaces  collectifs  en  collaboration  avec  le  chef  

éducateur  -­‐ Etablissement  et  suivi  des  travaux  en  collaboration  avec  le  chef  éducateur  

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-­‐ Suivi  des  véhicules  (demande  d’achat,  réparations,  contrôles,  procédures,  entretiens)  

-­‐ Suivi  de  la  gestion  de  l’infrastructure  (normes,  RGPT,  inspections,)  -­‐ Coordonne  et  informe  l’équipe  paramédicale  -­‐ Evaluation  du  personnel  régulière  (+  annuelle)  sur  base  des  informations  du  

chef-­‐éducateur  -­‐ Engagement  contractuel  en  accord  avec  le  CA  et  l’administrateur    général  délégué  -­‐ Suivi  et  choix  sur  les  effectifs  et  équipes  -­‐ Recrutement  du  personnel  -­‐ Contact  avec  les  consultants  et  sous  traitant  -­‐ Gestion  des  réunions  -­‐ Communication  avec  le  secrétariat  social  :  congés,  documents  sociaux,  

licenciement,  engagement,  primes)  -­‐ Respect  des  normes  et  des  valeurs  selon  le  projet  de  service  et  la  réglementation  

APC.  -­‐ Organisation  des  gardes  -­‐ Formations/supervision/soutien  psychologique  -­‐ Admission  des  résidents  (avec  Directeur  Administratif)  -­‐ Bilans  :  admissions,  annuels,  PAAI  et  suivi  des  renouvellements  -­‐ Contact  tuteur  (avec  Directeur  Administratif)  -­‐ Contact  et  accueil  familles  avec  chef-­‐éducateur  -­‐ Mise  en  place  des  procédures  -­‐ Contre-­‐signature  de  la  convention  d’accueil  -­‐ Il  veille  au  respect  de  la  Politique  de  bien-­‐être  des  travailleurs  -­‐ Il  veille  au  développement  d’une  politique  de  gestion  écologique  et  durable  avec  

les  collaborateurs  et  auprès  des  résidents  

 SECRETARIAT  Comptabilité  

-­‐ Gestion  administrative  GRH  -­‐ Encodages  divers  -­‐ Interface  secrétariat  social  et  fiduciaire  extérieure  -­‐ Encodage  des  prestations  -­‐ Suivi  et  dispatching  des  courriers  (Mail,  divers)  -­‐ Accueil  téléphonique  -­‐ Gestion  administrative  de  base  -­‐ Classements/dossiers  et  archivage  -­‐ Suivi  des  dossiers  paramédicaux  avec  le  médecin  (cartes,  documents,  bilans,  

assurabilité)  -­‐ Encodage  divers  (prestations,)  -­‐ Préparation  administrative  des  documents  -­‐ Archivage  -­‐ Courrier  in/out  -­‐ Accueil  téléphonique  

     

 

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CHEF  EDUCATEUR    -­‐ Gestion  des  horaires  (congés  en  accord  avec  le  Directeur)  -­‐ Gestion  et  suivi  des  activités  y  compris  budget  -­‐ Coordination  infirmiers/éducateurs  (sous  responsabilité  du  Directeur)  -­‐ Suivi  des  références  -­‐ Suivi  de  l’alimentation  et  réunions  trimestrielles  pour  les  menus  -­‐ Suivi  des  outils  pédagogiques  et  des  outils  de  communication  -­‐ Aménagement  des  chambres  (suivi),  suivi  de  l’hygiène  des  locaux  et  l’ordre  et  le  

rangement  des  chambres,  armoires,  …  de  l’institution  -­‐ Contrôle,  suivi  et  soutien  des  équipes  -­‐ Suivi  des  travaux    et  des  véhicules  sur  base  des  priorités  de  la  Direction    -­‐ Réalisation  des  PAAI  et  des  bilans  sur  base  des  outils  éducatifs  -­‐ Suivi  de  la  logistique  de  base  nécessaire  à  la  prise  en  charge  quotidienne  des  

résidents  -­‐ Suppléance  en  cas  d’absence  au  niveau  de  l’horaire  -­‐ Animation  des  réunions  d’équipe  en  collaboration  avec  le  directeur  -­‐ Concrétisation  de  la  politique  de  gestion  écologique  auprès  des  équipes  et  envers  

les  résidents  

                   Administration    FRANCE  

-­‐ Représentation  des  services  auprès  des  hôpitaux,  centres  et  services  français  -­‐ Préparation  des  dossiers  d’admission  et  remise  d’avis  aux  Directeur  et  à  la  

Direction  administrative  -­‐ Etablissement  et  suivi  d’un  échéancier  renouvellement  CRAM,  MDPH,  cartes  

européennes,  cartes  vitales  et  mise  à  jour  aux  normes  -­‐ Contacts  avec  tuteurs  et  familles  pour  le  suivi  administratif  des  dossiers  -­‐ Remises  d’avis  sur  les  dossiers  des  résidents  (réorientation),  sur  des  outils  –  

présentation  pour  l’accompagnement  -­‐ Intervention  auprès  des  instances  subsidiantes  (suivi  des  créances  en  cours)  

                 

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Accompagnant  de  jour  De  manière  générale,  l’accompagnant  a  en  charge,  

- L’accompagnement  quotidien  des  bénéficiaires,  le  soutien  de  leur  autonomie  fonctionnelle  et  sociale,  et  la  prévention  de  leur  bien-­‐être  physique  et  moral,    

- L’organisation  et  l’animation  des  activités  collectives  et  individuelles,  - La  communication  avec  les  familles  et  développement  d’une  relation  d’échanges,  

d’informations  et  d’évaluation  - Participation  aux  réunions  - Veille  à  la  réalisation  du  projet  d’accueil  individualisé  - Participation  aux  formations  - Participation  à  l’aménagement  et  l’organisation  du  quotidien  - Aide  aux  tâches  de  nursing    - Aide  aux  actes  logistiques  - Aide  aux  actes  de  la  vie  quotidienne  - Soutien  individuel  selon  la  référence  - Prise   en   charge   de   la   collectivité   selon   l’organisation   du   jour   et   des   journées  

types  - Communication  sur  base  des  outils  mis  en  place  :  cahier  de  

communication,  réunion,  fiche  d’évaluation,  …  Délivrance  des  médicaments  auprès  des  résidents  selon  les  fiches  de  traitement    

Accompagnant  de  nuit  (Veilleurs)  - L’accompagnement  en  soirée  des  bénéficiaires  de  leur  respect  de  leur  bien-­‐être  

physique  et  moral,    - Aide  aux  tâches  de  nursing  :  mise  au  lit,  …  - Aide  auprès  des  résidents  pour  leurs  besoins  (tour  de  change…)    - Tâches  logistiques  selon  le  planning  défini  par  le  chef  éducateur  - Sécurisation  du  bâtiment  - Communication  sur  base  des  outils  mis  en  place  :  cahier  de  

communication,  réunion,  fiche  d’évaluation,  …  Participation  à  la  réunion  d’équipe  de  nuit  avec  le  chef  éducateur  et  le  responsable  Projets  de  vie                                    

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Ouvriers  de  maintenance    Réalise  l'essentiel  des  interventions  techniques  de  la  Maison  d’Accueil  Spécialisée.      Il  veille  à  l’entretien  et  assure  des  opérations  de  première  maintenance  au  niveau  des    équipements,  de  la  voirie  et  des  espaces  verts,  du  bâtiment,  de  la  mécanique,  des  eaux…  Il  veille  au  respect  et  à  l’entretien  du  matériel  et  l'outillage      Il  peut  réaliser  des  opérations  de  manutention.  Il  réalise  l’ensemble  de  ces  tâches  en  respect  aux  normes  écologiques    Il  est  chargé  plus  spécifiquement  :  

- Evacuation/élimination  des  déchets  débris  ou  autre,  manutention  d’encombrants    - Gestion  des  espaces  verts  :  tonte,  débroussaillage,  taille  de  haies,  élagage,  abattage,  

arrosage…  - Conduite  de  véhicules,  engins  (tracteurs,  machines  agricoles,  tondeuses  

autoportées)    - Petit  travaux  de  maçonnerie  - Petits  travaux  de  menuiserie  t  d’ébénisterie  - Nettoyage  et  organisation  de  l’atelier  - Petits  travaux  de  peinture  et  décoration  - Petits  travaux  de  plomberie  et  de  serrurerie    

 Technicienne  de  surface  

- Prise  de  connaissance  du  planning  et  des  consignes  de  la  responsable  logistique.  - Réapprovisionne  les  stocks  en  fournitures,  produits  d'entretien,  matériel  de  

nettoyage  et  linge  propre  pour  la  journée  - Rangement  et  entretien  des  chariots  de  nettoyage  - Veiller  à  ranger  et  à  entretenir  le  matériel  de  nettoyage    - Nettoyage  complet  des  chambres,  des  couloirs,  des  salles  de  bains  et  lieux  de  vie  :  

nettoyage  des  sols,  dépoussiérage,  aération,  rangement  des  effets  personnel  et  garde  robe,  hygiène,  évacuation  des  déchets,  réassortiment  du  service  en  linge      

Elle  réalise  l’ensemble  de  ces  tâches  en  respect  aux  normes  écologiques          

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3.5.2.4.  Délégation  de  Pouvoirs  à  la  Direction  

 Disposition  générale  Par  le  présent  règlement,  l’asbl    ANDOXA,  délègue  au  directeur  du  service  les  pouvoirs  dans  les  champs  ci-­‐après  nommés  :  sa  place.  Ce  règlement  vise  à  rendre  le  pouvoir  de  décision  le  plus  efficace  possible  et,  en  ce  sens,  confère  au  directeur  une  pleine  et  entière  compétence  sur  les  pouvoirs  qui  lui  sont  délégués.  Cette  compétence  s’étend  à  tout  acte  qui  en  découle  et  qui  est  nécessaire  à  son  exercice.  Le  directeur  assure  la  gestion  quotidienne  du  service  géré  par  l’asbl  dans  le  respect  des  lois  et  règlements  fédéraux,  communautaires  et  régionaux  Dans  l’exercice  des  pouvoirs  qui  lui  sont  délégués,  le  directeur  est  tenu  de  respecter  le  projet  de  service,  l’arrêté  d’application  des  APC,  la  politique  définie  par  le  conseil  d’administration  et  le  Directeur  financier.  Le  directeur  est  chargé  de  développer  des  services  de  qualité  aux  personnes  porteuses  de  handicaps  et  à  leur  famille.  Pour  ce  faire,  ils  établissent  les  processus  et  les  procédures  nécessaires  au  bon  fonctionnement  des  services.  Le  directeur  peut  déléguer  les  pouvoirs  qui  lui  sont  délégués  par  le  présent  règlement.  Ces  délégations  seront  reprises  dans  l’organigramme  et  la  définition  de  fonction  du  projet  de  service.    Lors  d’une  absence  prolongée,  le  Directeur  informe  par  note  de  service  de  la  délégation  de  pouvoir  mise  en  place  pendant  son  absence.  Pouvoirs  généraux  Le  directeur  veille  à  l’application  des  règlements  en  vigueur  et  au  respect  des  normes  d’agrément  et  d’autorisation  de  prise  en  charge  de  l’Agence  Wallonne  pour  l’Intégration  des  Personnes  Handicapées  ;  il  peut  prendre  toutes  les  mesures  nécessaires  pour  faire  appliquer  ces  normes.  Le  directeur  planifie  et  mettent  en  œuvre  les  actions  visant  à  atteindre  les  options  stratégiques  définies  par  l’asbl  et  le  Directeur  financier.  Le  directeur    assure  la  représentation  des  services  auprès  de  l’Agence  Wallonne  pour  l’Intégration  des  personnes  handicapées  et  autre  administrations  publiques.  Les  directeurs  assurent  la  représentation  des  services  auprès  des  associations  professionnelles  et  partenaires  extérieurs  en  collaboration  avec  le  Directeur  financier.  Le  directeur  gère  les  projets  de  services  existant,  les  actualisent  en  tenant  compte  de  l’évolution  des  besoins  des  personnes  handicapées  et  des  spécificités  du  payroll  de  l’ASBL.                            

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Pouvoirs  relatifs  au  management  Pouvoir  lié  aux  finances  En  référence  à  la  définition  de  fonction  officielle,  le  directeur  administratif  se  repose  sur  une  structure  financière  assurée  par  le  directeur  financier  et  le  service  comptable.  Il  n’assure  donc  aucun  acte  quotidien  intervenant  dans  la  sphère  financière.  Cependant,  il  est  tenu  de  répercuter  les  moyens  nécessaires  à  l’exécution  de  son  mandat  auprès  du  directeur  financier  et  du  conseil  d’administration.    Par  sa  fonction,  il  apporte  les  éléments  utiles  à  la  réalisation  du  budget  annuel.  Il  peut  en  cas  de  raison  impérieuse  donner  un  accord  de  paiement  mais  veillera  à  informer,  sans  délai,  de  sa  décision  et  des  motifs  explicitant  son  choix.    Pouvoirs  lies  aux  ressources  humaines  Le  directeur  est  le  responsable  des  ressources  humaines  et  en  assure  la  gestion  selon  les  options  stratégiques  définies  par  le  conseil  d’administration  et  le  directeur  financier.  Il  est  chargé  de  mettre  en  place  une  politique  de  l’emploi  en  rapport  avec  les  besoins  des  services  et  des  personnes  porteuses  de  handicaps.  

Pour  cela  Il  participe  à  l’engagement  du  personnel  dans  le  respect  des  procédures  telles  que  définies  par  le  projet  de  service.  Il  veille  à  la  bonne  application  du  règlement  de  travail  selon  les  procédures  légales  en  vigueur  et  le  fait  respecter.  Il  gère  les  conventions  collectives  de  travail  et  veille  à  une  organisation  du  travail  qui  respecte  la  politique  de  bien-­‐être  au  travail  Il  définit  les  rôles  et  fonctions  de  chaque  professionnel  représenté  au  sein  des  services  avec  le  Directeur  Financier  et  le  conseil  d’administration.  Il  établit  les  bilans  des  compétences  disponibles  au  sein  des  services  en  fonction  des  projets  de  services.  Il  veille  à  l’existence  de  plans  de  formation  pluriannuels  et  à  leur  gestion.  Il  procède  ou  fait  procéder  à  l’évaluation  périodique  de  chaque  travailleur  selon  les  procédures  établies.  Il  adresse  les  avertissements  disciplinaires,  informe  les  délégués  à  la  gestion  journalière  et  le  conseil  d’administration  au  troisième  avertissement.  Les  licenciements  sont  effectués  par  le  directeur  avec  l’accord  du  conseil  d’administration.  Chaque  licenciement  fait  l’objet  d’une  information  lors  de  la  réunion  de  conseil  d’administration  suivante.            Pouvoirs  liés  aux  prestations  En  collaboration  avec  les  différents  cadres  internes  et  les  collaborateurs  scientifique  externes,  le  directeur  établit  les  projets  de  services  selon  les  règlementations  en  vigueur.  Le  directeur  veille  à  l’existence  de  projets  individuels  pour  chaque  personne  porteuse  de  handicap  selon  les  règles  légales  en  vigueur.  En  conformité  avec  les  règles  définies  par  l’AWIPH,  les  procédures  du  projet  de  service  et  la  politique  d’accueil  du  conseil  d’administration,  en  concertation  avec  les  personnes  chargées  des  relations  France,  le  directeur  décide  de  l’admission  et  de  la  réorientation  des  personnes  porteuses  de  handicaps  en  accord  avec  le  Directeur  Financier.  Le  directeur  veille  à  la  bonne  organisation  des  relations  avec  les  familles  ou  leurs  substituts.    

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Pouvoirs  liés  au  soutien  logistique  Le  directeur  gère  les  infrastructures  et  les  équipements,  coordonne  les  prestataires  auxiliaires  de  santé,  s’assure  de  la  mise  en  place  des  normes  de  sécurité  au  travail.  

Pour  cela  :  Il  fait  procéder  à  l’entretien  et  à  la  maintenance  courante  des  infrastructures  et  équipements  avec  le  responsable  des  projets  de  vie.  Il  fait  procéder  aux  réparations  urgentes  et,  en  concertation  avec  le  responsable  des  projets  de  vie,  il  fait  les  acquisitions  nécessaires  en  veillant  par  ordre  de  priorité  :    À  assurer  la  sécurité  des  bénéficiaires,  des  infrastructures  et  des  équipements  À  la  qualité  de  vie  au  travail  À  l’image  extérieure  des  services  Il  délègue  les  prestations  auxiliaires  au  responsable  projets  de  vie  (transports,  alimentation,  buanderie)  et  prend  toutes  les  mesures  nécessaires  pour  en  assurer  le  suivi.  Le  directeur  est  un  membre  des  organes  paritaires.      Dispositions  finales  Les  actes  posés  en  vertu  des  pouvoirs  précédemment  énumérés,  ne  doivent  pas  entraîner  de  dépenses  non  prévues  au  budget  adopté  par  l’assemblée  générale  et  le  conseil  d’administration.        Le  présent  règlement  entre  en  vigueur  à  la  date  ci-­‐dessous    Pour  le  conseil  d’administration  de  l’ASBL,         Le  Directeur,            

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3.5.2.5.  Procédure  de  recrutement  

 La  procédure  de  recrutement  se  base  sur  différents  critères  pour  être  entamée  :  La  personne  responsable  des  horaires  signale  à  la  Direction  les  éventuelles  lacunes  qui  pourraient  être  présentes  dans  l’horaire  suite  à  des  congés  payés,  des  congés  pour  maladie,  des  absences  pour  raison  impérieuse,  des  congés  “éducation”  ,  des  congés  de  récupération  d’heures  l’accueil  de  nouveaux  résidents  l’intérêt  d’un  poste  spécifique  suite  au  développement  du  service  et  la  nécessité  de  taches  spécifiques  supplémentaires  les  remarques  du  chef  éducateur  sur  la  nécessité  d’effectif  supplémentaire  selon  ses  observations  Une  modification  des  normes  d’encadrement  La  Direction  centralise  les  dossiers  du  personnel.  Elle  se  charge  de  mettre  en  place  une  réserve  de  recrutement  sur  base  des  postes  nécessaires  au  bon  fonctionnement  du  centre.  Elle  fait  paraître  les  annonces  de  recrutement  sur  base  des  informations  transmises  par  la  Direction  et  en  accord  avec  le  conseil  d’administration.  La  Direction  filtre  les  candidatures  et,  selon  les  besoins  énumérés  ci-­‐dessus,  organise  les  convocations  aux  entretiens.    Les  candidats  retenus  sont  invités  à  prester  une  journée  d’essai  sur  base  d’un  horaire  défini  par  le  chef  éducateur.  Ce  dernier  prévoit  l’accompagnement  du  candidat  avec  un  membre  du  personnel  plus  expérimenté.  Il  recueillera  les  informations  qui  permettront  une  évaluation  du  candidat  sur  base  des  critères  d’engagement  définis  préalablement.    Le  nouvel  engagé  est  tenu,  préalablement  à  la  signature  de  son  contrat,  de  fournir  tous  les  documents  légaux.  Le  cas  échéant,  les  candidats  non  retenus  basculent  dans  la  “réserve  de  recrutement”  qui  sera  mise  à  jour  trimestriellement  par  la  Direction.              

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3.5.2.6.  Réunions  

 La  réunion  est  un  outil  essentiel  dans  la  vie  d’un  service.  Il  doit  permettre  notamment:  

-­‐ la  circulation  de  l’information  entre  les  niveaux  hiérarchiques  -­‐ le  partage  d’information  au  sein  des  équipes  afin  de  maintenir  une  cohérence  

dans  le  respect  des  actions  menées  auprès  des  résidents  -­‐ l’échange  de  point  de  vue  et  le  débat  constructif  -­‐ la  régulation  des  interventions  menées  sur  le  terrain  -­‐ une  prise  de  décision  éclairée  -­‐ la  consultation  et  l’information  des  résidents  selon  le  contexte  -­‐ l’évaluation  du  fonctionnement  particulier  et  général  du  service  -­‐ l’amélioration  continue  du  service  et  le  développement  du  projet  de  service  

En  matière  de  méthode,  toutes  les  réunions  sont  orientées  vers  l’échange  de  point  de  vue,  la  recherche  de  cohérence,  les  prises  de  décisions  et  leur  suivi.    Nous  distinguons  cinq  types  de  réunion  :    

La  réunion  de  direction  Etablie  une  fois  par  mois,  elle  a  pour  objectif  l’information,  l’échange  constructif  et  la  prise  de  décision  sur  les  secteurs  logistiques,  d’accompagnement  et  de  gestion  du  personnel.  Elle  sert  également  à  la  préparation  des  réunions  de  conseil  d’administration,  à  l’établissement  des  priorités  annuelles  et  leurs  évaluations.  Elle  réunit  le  directeur  financier,  l’administrateur  délégué  et  le  chef-­‐éducateur.    

La  réunion  d’équipe  L’équipe  d’accompagnement  de  jour  réalise  avec  le  chef  éducateur  une  réunion  bimensuelle.  Le  directeur  participe  une  fois  par  mois  à  cette  réunion.  Elle  permet  d’aborder  divers  points  :  le  suivi  des  résidents,  le  suivi  de  projet,  le  suivi  des  responsabilités,  les  éléments  essentiels  en  matière  d’organisation,  les  informations  essentielles  au  niveau  de  la  gestion  du  personnel  et  la  dynamique  d’équipe.  Pour  certaines  réunions  des  personnes  extérieures  sont  invitées  (stagiaires,  tutrices,  médecin,).    L’équipe  d’accompagnement  de  nuit  réalise  avec  le  chef  éducateur  et  le  directeur  une  réunion  trimestrielle.  Elle  permet  d’aborder  :  des  aspects  logistiques,  le  suivi  des  résidents,  l’organisation  de  travail  et  la  dynamique  d’équipe.  L’équipe  technique  réalise  une  réunion  avec  le  chef  éducateur  et  le  directeur  tous  les  trimestres.  Elle  sert  à  l’organisation  et  la  planification  de  travail,  aux  informations  techniques,  à  une  mise  en  lien  entre  la  qualité  de  l’infrastructure  et  la  prise  en  charge  des  résidents.  L’équipe  administrative  réalise  une  réunion  selon  les  besoins  avec  la  direction.  Il  s’agit  essentiellement  de  partage  d’information,  de  régulation  et  de  mise  en  place  de  nouvelles  procédures    

 

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 La  réunion  paramédicale  

Réalisée  tous  les  trimestres,  elle  regroupe  le  médecin,  les  paramédicaux,  le  chef-­‐éducateur,  la  direction.  Son  objectif  est  de  permettre  un  partage  d’information  au    sujet  des  résidents,  de  vérifier  l’adéquation  entre  les  soins  et  les  besoins  ainsi  que  ceux-­‐ci  et  l’accompagnement.    Elle  peut  également  servir  à  établir  de  nouveaux  protocoles  ou  procédures  et  d’évaluer  des  besoins  en  matière  d’information,  de  formation  et  de  supervision…    

La  réunion  générale  annuelle  Elle  regroupe  tous  les  travailleurs  ainsi  que  la  direction,  les  membres  du  conseil  d’administration  et  des  partenaires  extérieurs  selon  l’ordre  du  jour.  Elle  vise  à  l’évaluation  de  la  mise  en  œuvre  du  projet  de  service,  à  l’établissement  des  perspectives  annuelles  et  pluriannuelles,  à  la  transmission  d’informations  financières  ou  institutionnelles.          

Réunion  extraordinaires  Cette  réunion  a  pour  objet  de  prendre  les  mesures  et  moyens  nécessaires  pour  faire  face  à  une  situation  critique  de  tout  ordre.  Sa  composition  dépend  de  la  nature  du  problème  et  peut  réunir  la  direction  mais  aussi  tout  membre  du  personnel  lié  au  problème.      

     

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3.5.2.7.  Formation  et  supervision    Il  y  a  lieu  de  discerner  trois  volets  :  

1. Les  formations  pour  les  nouveaux  travailleurs  2. Les  formations  continues  pour  permettre  l’amélioration  des  services  et  de  la  

prise  en  charge  de  nos  résidents  3. Les  formations  spécifiques  sur  base  de  demandes  et  d’interrogations  des  membre  

du  personnel  ou  de  situations  particulières  au  sein  de  l’institution  

 La  formation  des  nouveaux  travailleurs  Le  candidat  est,  dans  un  premier  temps,  écolé  par  un  membre  du  personnel  expérimenté  lors  de  sa  journée  d’essai.  Les  différents  outils  lui  sont  présentés  ainsi  que  les  tâches  qui  lui  seront  demandées  lors  de  son  contrat  de  travail.  Cette  journée  a  pour  but  de  permettre  au  candidat  de  se  rendre  compte  précisement  des  tâches  contenues  dans  sa  fonction.  Ensuite,  les  nouveaux  travailleurs,  pendant  quatre  semaines  seront  placés  sur  différentes  plages  horaires  qui  leur  permettront  de  prendre  connaissance  des  différentes  spécificités  des  plages  (7-­‐14,  10-­‐20,  14-­‐21).  Ils  seront  “écolés”  par  leu(s)  collègue(s)  qui  les  familiariseront  aux  tâches  techniques  et  administratives  nécessaires  et  obligatoires  pour  répondre  aux  besoins  des  résidents  et  se  conformer  aux  règlementations  de  l’institution.  Une  évaluation  complète  du  nouveau  travailleur  sera  effectuée  après  un  mois  de  travail  par  la  Direction,  le  chef  éducateur.  Cette  réunion  aura  pour  but  de  répondre  aux  questions  du  nouveau  travailleur,  de  comprendre  les  difficultés  qui  persistent,  de  l’orienter  vers  la  spécificité  qui  lui  convient  au  mieux  en  tenant  compte  des  besoins  du  services.  Il  s’agit  également  lors  de  cet  entretien  de  vérifier  la  bonne  prise  de  connaissance,  par  le  nouveau  collaborateur,  du  projet  de  service  et  des  documents  de  base  (règlement  de  travail…).  Les  formations  continues  Un  plan  annuel  de  formations  est  défini  par  la  Direction  sur  base  des  besoins  de  l’Institution.  

-­‐ Formation  en  manutentions  des  résidents  -­‐ Formation  pour  les  tâches  de  nettoyage  et  techniques  (dont  port  de  charge)  -­‐ Utilisation  des  véhicules  adaptés  -­‐ Procédure  diverses  pour  des  soins  particuliers  (MRSA,  Escarres,  Palliatifs,…)  -­‐ Formations  complémentaires  sur  les  pathologies  des  résidents  et  leurs  

spécificités  -­‐ Hygiène  

D’autres  formations  permettent  de  répondre  à  des  situations  d’urgence  (troubles  de  déglutition,  évacuation,  incendie,  crises  d’épilespsie)  Formations  spécifiques  Sur  base  d’informations  et  d’interrogations  récoltées  soit  lors  de  réunion  d’équipe  soit  lors  d’une  interpellation  particulière,  des  formations  sont  réfléchies  avec  la  collaboration  d’intervenants  externes  dont  l’expertise  permet  d’apporter  l’accompagnement  adéquat.  Dans  tous  les  cas,  ces  formations  continues  ou  spécifiques  font  l’objet  d’une  évaluation  générale  par  l’équipe  et  de  la  direction.  Sur  base  des  remarques  récoltées,  la  Direction  

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organise  un  débriefing  avec  les  intervenants  pour  permettre  d’améliorer  la  formations  face  aux  membres  du  personnel.  Ilest  demandé  aux  intervenants  en  formation  de  fournir  un  document  écrit  permettant  de  compléter  une  farde  référentielle  dans  laquelle  se  trouvent  tous  les  élements  liés  aux  formations.    Supervision  :    Etant  donné  les  risques  psychosociaux  découlant  de  la  spécificité  du  travail  d’accompagnement  le  service  s’inscrit  dans  une  lignée  de  constat,  d’analyse  et  de  mesure  de  prévention  de  ces  risques.  Une  de  ces  mesures  consiste  dans  la  mise  en  place  d’une  offre  de  supervision  collective  ou  individuelle.  Les  objectifs  de  supervision  sont  notamment  :  

-­‐ Favoriser  le  soutien  de  l’équipe  ou  d’un  travailleur  dans  son  rapport  à  des  situations  problématiques  récurrentes  ou  de  crises.  

-­‐ Permettre  l’analyse  et  la  remise  en  question  de  certains  fonctionnement  inadéquats.  

-­‐ Transmettre  et  mettre  en  oeuvre  des  nouveaux  outils  plus  adaptés  à  certaines  situations.    

-­‐ Développer  une  politique  de  communication  professionnelle  -­‐ Développer  un  esprit  d’équipe  qui  inclut  des  compétences  d’écoute,  de  solidarité,  

de  critique…                        

   

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3.5.2.8.  Evaluation  du  personnel    

Les  membres  du  personnel  de  l’institution  sont  évalués  mensuellement  sur  leur  travail  sur  base  de  différents  outils.  Cette  évaluation  se  fait  par  le  chef-­‐éducateur.  Les  conclusions  sont  discutées  avec  la  Direction.  Les  évaluations  se  font  sur  base  :  

-­‐ du  respect  dans  l’utilisation  des  outils  de  communication  -­‐ du  respect  des  horaires  et  des  tâches  à  réaliser  sur  base  de  l’horaire  personnel  -­‐ des  visites  sur  le  terrain  tant  pour  le  travail  au  quotidien  que  pour  les  activités  

extérieures  -­‐ des  objectifs  déterminés  lors  des  réunions  d’équipe  et  le  respect  des  échéances  

Le  personnel  est  évalué  sur  les  critères  suivants  :  -­‐ respect  de  l’horaire    -­‐ respect  des  tâches  et  consignes  définies  par  le  chef-­‐éducateur  -­‐ la  qualité  de  la  prise  en  charge  des  résidents  -­‐ Utilisation  des  outils  mis  à  disposition  (fiches  de  travail,  cahier  de  

communication,  fiches  de  demandes  d’activité,  d’achat  de  matériel,  de  dépense  individuelle,  …)  

-­‐ Respect  des  échéanciers  (projets  individualisés,  projets  d’activités,  …)  

Le  principe  des  sanctions  est  établi  dans  le  règlement  de  travail  et  est  graduel  sauf  en  cas  de  répétition  d’une  erreur  ou  faute  de  même  nature;  en  cas  de  manquement  grave  aux  règles  de  déontologie.      3.5.2.9.  Organisation  des  horaires  

 Les  horaires  sont  affichés  aux  valves  et  modifiés  en  cas  de  besoin  sur  base  des  dispositions  légales.  Nous  avons  une  équipe  de  jour  dont  les  tranches  horaires  débutent  à  7h  du  matin  et  terminent  à  21h  à  laquelle  une  équipe  de  nuit  succède  pour  couvrir  la  plage  horaire  de  21h  à  7h  du  matin.  Le  niveau  d’encadrement  est  prévu  selon  la  charge  de  travail.  Afin  de  permettre  une  qualité  de  travail  auprès  des  bénéficiaires  et  une  qualité  de  vie  aux  travailleurs,  nous  avons  intégré  une  récurrence  de  l’horaire  et  la  prise  en  compte  de  desideratas  mensuels  ou  exceptionnels  dont  la  demande  sera  réalisée  par  écrit    au  plus  tard  le  10  ème  jour  du  mois  précédent.  Nous  veillons  également  à  ce  que  la  confection  des  horaires  et  les  modifications  soient  le  plus  adaptés  aux  besoins  de  l’accompagnement.      

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3.5.2.10.  Système  de  garde  

   

La  continuité  d’un  service  comme  le  nôtre  requiert,  en  plus  d’une  excellente  qualité  de  communication,  un  système  permettant  à  tout  travailleur  d’intervenir  de  la  façon  la  plus  adéquate  face  à  toute  situation.  A  cet  effet,  un  système  de  garde  est  mis  en  place  et  est  accessible  à  tous  les  travailleurs  grâce  à  une  farde.  Ce  système  est  mis  en  place  de  façon  visuelle  par  la  présence  de  deux  couleurs  différentes  figurant  sur  l’horaire  affiché  aux  valves  et  qui  permet  de  déterminer  la  personne  à  contacter.  Ce  système  permet  à  tous  travailleurs  d’être  entendu,  écouté  face  à  une  difficulté  ou  de  prendre  une  décision  adéquate  face  à  une  situation  d’urgence.  Ce  système  permet  également  de  faire  face  à  l’absence  inopinée  d’un  travailleur.  Les  cadres  sont  accessibles  sur  le  terrain  et,  en  dehors  de  leur  prestation  au  service,  par  téléphone  en  soirée  et/ou  en  nuit.    En  dehors  de  cette  garde  interne  et  afin  de  faciliter  la  prise  de  décision  la  plus  rapide  et  la  plus  adéquate  selon  le  type  de  problème,  les  travailleurs  ont  accès  à  une  farde  regroupant  par  type  de  problème  tous  les  numéros  de  téléphone  utiles.  Nous  distinguons  les  problèmes  techniques  et  les  problèmes  de  santé  pour  lesquels  les  travailleurs  ont  la  possibilité  de  demander  une  intervention  immédiate  avec  information  à  la  personne  en  garde  interne.  Enfin,  le  directeur  est  joignable  par  téléphone  et  par  le  cadre  de  garde,  en  dehors  de  ses  prestations  au  service,  pour  les  situations  graves  :  incendie,  inondation,  risque  imminent  pour  l’infrastructure,  vol,  tentative  d’effraction,  blessure  conséquente  d’un  résident  ou  d’un  travailleur,  fugue,  conflit,  décès  d’un  résident  …  

   3.5.3.  Logistique  et  administration  

     Comme  nous  l’avons  présenté  plus  haut,  ce  secteur  d’activités  du  service  interne  concerne  globalement  la  gestion  de  l’infrastructure,  la  gestion  administrative  et  financière  du  service.  Ce  secteur  permet,  si  son  développement    est  efficace,  la  garantie  des  conditions  d’accueil  de  qualité  des  résidents  et  la  pérennisation  du  service.  Nous  estimons  que  si  les  garanties  ne  sont  pas  suffisantes  au  niveau  logistique,  nous  ne  pouvons  envisager  la  réalisation  des  autres  niveaux.  Cet  aspect  semble  évident  pour  la  gestion  financière  ainsi  que  sur  le  volet  de  la  gestion  de  l’infrastructure  (aménagement  et  entretien).  Nous  attachons  énormément  d’importance  à  l’hygiène  au  sein  de  l’infrastructure  laquelle  doit  être  agréable,  confortable  et  sécurisante.  Il  en  va  de  même  pour  tout  le  matériel  que  nous  utilisons,  dont  les  véhicules.              

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3.5.3.1.  Présentation  et  gestion  de  l’infrastructure    

 Le  bien  bâti  est  constitué  de  deux  bâtiments  reliés  par  un  hall  vitré  :      -­‐  au  nord,  une  construction  ancienne  (maison  de  maître)  datant  de  la  fin  du  XIX  ème  siècle,  et  restaurée  en  1983  à  des  fins  de  maison  de  repos.  -­‐  à  l’arrière,  datant  de  1988,  une  nouvelle  construction  à  usage  de  maison  de  repos.  En  façade  arrière,  nous  trouvons  un  appartement  au  niveau  de  l'étage  ainsi  qu’un  petit  terrain  de  208m2.  L'emprise  au  sol  de  l'ensemble  du  bâtiment  est  de  l'ordre  de  +/-­‐  820  m²,  +/-­‐  260m²  pour  l'ancienne  construction  et  +/-­‐  560m²  pour  la  nouvelle  construction.  L’immeuble  est  situé  en  partie  en  zone  d'habitat  au  niveau  du  plan  de  secteur  ainsi  qu'en  zone  d'aménagement  communal  concerté  pour  la  partie  située  au-­‐delà  des  50m  de  profondeur.  Une  route  nationale  dessert  le  bien,  celui-­‐ci  se  trouve  à  proximité  d'Anderlues,  et  à  moins  de  15km  du  centre  de  Charleroi.    L'ensemble  du  bien  bâti  est  longé  côté  Ouest  par  une  voirie  gravillonnée  qui  dessert  l'appartement  situé  à  l'arrière  du  bâtiment,  ainsi  que  le  terrain  de  +/-­‐208m²  mais  également  les  constructions  riveraines  présentes.  Nous  envisageons  de  réserver  la  partie  nord  (ancienne  maison  de  maître)  pour  réaliser  les  bureaux  éducateur,  de  direction,  l’infirmerie  et  le  secrétariat.  La  partie  de  ce  bâtiment  étant  en  lien  avec  le  nouveau  bâtiment  en  U  sera  lui  une  salle  de  séjour  et  le  réfectoire.  Les  chambres  des  résidents  seront  dans  la  nouvelle  infrastructure.  Elles  donnent  chacune  une  vue  sur  un  jardin  intérieur  agrémenté  d'une  terrasse  en  contre-­‐bas  d'une  véranda  adossée  à  l'ancien  bâtiment  Les  salles  d’activités  se  trouveront  également  dans  cette  partie  de  l’infrastructure.  Trois    salles  de  bains  et  de  douches  sont  présentes,  celle  située  dans  le  nouveau  bâtiment  fait  +/-­‐  18m².  Celle  située  dans  l'ancien  bâtiment  accolé  et  accessible  via  une  rampe  permettant  de  compenser  le  dénivellement  de  +/70cm  est  scindée  en  une  salle  de  bain,  une  salle  de  douche  et  deux  WC,  le  tout  faisant  +/-­‐  20m².  Sont  également  situés  à  ce  même  niveau,  la  buanderie  et  différents  locaux  de  stockage,  réserve,  une  dernière  salle  de  douche  est  présente  au  niveau  de  l'ancien  bâtiment  à  l'étage.    Le  nouveau  bâtiment  est  composé  d’une  cuisine  équipée,  d’un  bureau  administratif  de  +/-­‐  15m²  .  La  transition  entre  les  deux  bâtiments  se  fait  au  niveau  de  la  salle  à  manger  reliée  à  une  salle  de  séjour  et  établie  dans  l'ancien  bâtiment.    Des  caves  voûtées  sont  présentes  en-­‐dessous  de  l'ancien  bâtiment.  Un  tableau  électrique  se  trouve  dans  la  cage  d'escalier.  La  nouvelle  construction  est  entièrement  cavée,  vide  ventilé  côté  Ouest,  cave  et  garage  côté  Est.    Les  caves  abritent  l'infrastructure  technique  nécessaire  à  la  viabilité        

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3.5.3.2.  Une  conception  de  l’espace  rigoureuse  et  écologique      Gérer  une  infrastructure  qui  peut  accueillir  30  personnes  handicapées  se  doit  de  garantir  diverses  fonctions  essentielles    pour  garantir  autant  que  possible  la  bienséance:  

-­‐ Un  espace  garantissant  la  sécurité  de  tous,  résidents  et  collaborateurs  -­‐ Un  espace  propre  et  sain  qui  permette  d’assurer  préventivement  la  santé  de  tous  -­‐ Un  équilibrage  entre  un  principe  d’espace  de  vie  pour  chaque  résident  et  un  

espace  de  travail  adapté  à  tous  les  collaborateurs    -­‐ Une  cohabitation  conviviale  mais  également  respectueuse  de  l’intimité  des  

personnes  -­‐ Un  espace  lisible  qui  permette  à  tous  de  circuler  à  bon  escient  -­‐ Un  espace  coloré,  vivant  qui  permette  à  tous  de  s’y  sentir  bien  pour  y  vivre,  y  

passer  ou  y  travailler  

Pour  ce  faire,  nous  développerons  une  gestion  de  cette  infrastructure  reposant  sur  la  mise  en  place  de  procédures  d’entretien,  d’aménagement  et  de  contrôle  de  l’infrastructure  dans  la  logique  de  respect  de  normes  écologiques.  Tous  les  actes  d’entretien  seront  consignés  dans  des  procédures  et  des  fiches  de  postes.  L’entretien  de  notre  espace  de  travail  et  de  l’espace  de  vie  des  résidents  doit  tous  nous  concerner.  Le  nettoyage  des  chambres  et  des  espaces  de  vie  est  organisé  tous  les  jours  sur  base  d’un  tableau  qui  permet  à  chacun  de  voir  les  lieux  nettoyés.  Ceci  facilite  la  tâche  des  techniciennes  de  surface  mais  permet  également  aux  accompagnants  de  savoir  comment  et  où  ils  peuvent  se  déplacer  avec  le(s)  résident(s).  Nous  l’avons  cependant  notifié,  l’entretien  de  l’infrastructure  concerne  d’autres  travailleurs.  Les  accompagnants  de  jour  et  de  nuit  ont  des  tâches  logistiques  et  d’entretien  dans  leurs  fiches  de  poste.    Chaque  collaborateur  qui  utilise  un  espace  de  travail  ou  de  vie  est  responsable  de  le  quitter  en  veillant  à  son  niveau  d’hygiène  et  de  propreté.  En  matière  de  désinfection,  cet  acte  sera  également  régulier  (matelas,  sols,  tapis  de  sol,  brancard  de  douche,  frigo,  cuisine)  et  inscrit  dans  les  fiches  de  poste  de  collaborateurs.  L’équipe  de  soin  sera  fortement  mobilisée  sur  cet  aspect.    En  matière  de  travaux  et  d’aménagement,  il  existe  une  fiche  de  demande  qui  permet  à  tout  travailleur  de  signaler  un  besoin  ou  un  problème.  Selon  ces  constats  mais  aussi  les  priorités  définies  par  la  Direction  et  le  Conseil  d’administration,  un  échéancier  mensuel  est  fixé  et  suivi  par  le  chef-­‐éducateur.  Ce  dernier  est  également  responsable  du  contrôle  hebdomadaire  de  l’infrastructure.  Elle  réalise  ce  contrôle  grâce  à  une  fiche  pré-­‐remplie  qui  permet  de  cocher  les  éventuels  carences  en  matière  d’hygiène  et  de  rangement.  Enfin,  l’infrastructure  est  régulièrement  visitée  par  le  conseiller  en  prévention  et  annuellement  par  le  service  extérieur  de  prévention.  Les  divers  constats  sont  transmis  à  la  direction.  Des  processus  de  sécurisation  et  de  conception  de  l’infrastructure  sont  établis  par  notre  conseiller  en  prévention  selon  la  règlementation  en  vigueur.  Ce  dernier  veillera  à  insuffler,  avec  le  directeur,  des  normes  écologiques  et  une  véritable  

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gestion  d’infrastructure  moderne  et  respectueuse  de  l’environnement.  Cet  aspect  demandera  un  véritable  travail  de  fond  et  une  réelle  sensibilisation  aux  enjeux  de  notre  société  auprès  des  collaborateurs.          3.5.3.3  Aspects  administratifs  

 La  gestion  administrative  est  organisée  sur  bases  des  trois  secteurs  d’activités  plus  haut  :  gestion  du  personnel,  accompagnement  et  logistique.  L’axe  fonctionnel  administratif  est  composé  par  le  conseil  d’administration,  la  direction  en  collaboration  avec  le  chef-­‐éducateur  pour  le  suivi  de  l’accompagnement  et  de  la  logistique  et  enfin  une  secrétaire.  L’intégralité  des  actes  posés  au  niveau  administratif  repose  sur  le  tableau  suivant  :  

LOGISTIQUE  ASBL  /  Bureau  Qualité/  conseil  d’administration  

Statut   Publication  au  moniteur/courriers  

Projet  de  service   Projet/priorités/évaluation  Inspections   Convention/Rapports  

Réunion  qualité   Principes/PV/Grilles  d’évaluation  

     

LOGISTIQUE  Finances  

Budget  et    bilan   Bilan  annuels/budgets    Justificatifs  caisse   Pièces  numérotées  1-­‐  

Banque   Contrats/Relevés  des  transactions/courriers  

Argent  de  poche   Procédures/classement  alphabétique  avec  accords  et  engagements  

Copie  factures   Classement  par  date        

LOGISTIQUE  Organisation  /  horaire  /  

infrastructure  /  fournisseurs  

Horaire  /  base  organisation.   Canevas  horaire  Organisation  journalière.  

Procédures  Organisation  du  travail  /  prise  en  charge  de  résidants  

Semainier   Classement  chronologique  Note  de  service   Classement  chronologique  Courrier  in/out   Classement  chronologique  

   Infrastructure  /  Entretien   Rapports  d’inspection  OCB,  

mensura,  APS,  divers  /    suivi  des  travaux  ouvriers  /  interventions  extérieures  

Contrats  fournisseurs   Classement  par  fournisseur  Offre  de  prix  et  devis   Classement  chronologique  

Véhicule   Assurances  /  feuille  de  route  classées  chronologiquement  

Fiches  vierges   Séparation  par  fiche  Alimentation   Menus  classés  

chronologiquement  /  PV  de  réunion  

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Ecolab   Courriers  classés  par  chronologie  /  fiche  de  sécurité  /  PV  de  réunion  

Stock  langes  et  lingettes   Suivi  des  stocks  avec  classement  chronologique  

Stock  produits  ordinaires   Suivi  des  stocks  avec  classement  chronologique  

Demande  achat  de  matériel   Demande  en  cours  /  Demande  traitée  :  classement  chronologique  

     

GRH  Gestion  du  personnel  

Règlement  de  travail   Cahier  de  remarques/Copie  du  règlement  de  travail/Documents  sociaux  vierges  :  accidents  de  travail,  onem,  syndicats  

Travailleurs  contrats  en  cours  

Classement  par  ordre  alphabétique  :  contrat,  signalétique  ou  Dimona,  diplôme,  copie  ci,  sis,  permis  de  conduire,  certificat  de  bonne  vie  et  mœurs,  carte  activa…  

Travailleurs  contrats  clôturés  

Contrats,  signalétique,  évaluation,  autres  documents  

Médecine  du  travail   Demande  de  contrôle  médical/documents  explicatifs  mensura/liste  du  personnel  par  année/formulaire  d’évaluation  de  santé/PV  réunion  

Prestations  de  travail   Classement  par  ordre  alphabétique  et  par  chronologie  

Evaluation  du  personnel   Classement  par  travailleurs  :  observation,  évaluation,  fonctionnement  

Situations  difficiles   Classement  par  ordre  alphabétique  

Candidatures   Classement  chronologique  Formations   Formations  réalisées,  

formation  projetée  Formations  médicales   Classement  chronologique  Réunion  d’équipe   Procès-­‐verbaux  classés  

chronologiquement  Stagiaires   Stages  en  cours  /demandes  

de  stages  /  stages  clôturés  

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GRH   Travail  paritaire  :  C.E,  CPPT  avec  la  délégation  syndicale  

Setca  et  Cne    

Règlement  d’ordre  intérieur  ;  procès  verbaux,  notes  de  services…  

     

   

ACCOMPAGNEMENT  ET  SOIN  

Résidents  

Activités   Principes  /  Fiches  d’objectifs  /  Evaluation  

Paramédical  /  Matériel   PV  réunion  /  planning  /  matériel  nursing  et  paramédical  

Dossiers  clôturés   Classement  chronologique  Dossiers  individuels   Classement  par  ordre  

alphabétique  Contacts  institutionnels   Classement  chronologique  Contacts  familles  /  tuteurs   Classement  chronologique  

des  courriers  /  planning  des  retours  

     ARCHIVE  

Conseil  d’administration  plans  du  bâtiment   Archive  

  PV  AG   Archive  PV  CA   Archive  

 Cette  formalisation  permet  un  archivage  de  qualité  mais  également  pour  toute  fonction  concernée  par  cet  ordonnancement  de  repérer  les  suivis  à  donner  au  sein  de  chaque  secteur.            

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3.5.3.4.  Aspects  financiers    Comme  sur  le  volet  logistique,  l’ensemble  des  flux  financiers  internes  est  procéduré  :  demande  de  budget  d’activité,  demande  d’achat  de  biens  individuels,  …  Ces  outils  permettent  aux  collaborateurs  de  formaliser  leurs  demandes  auprès  de  leur  responsable  direct.  La  gestion  des  budgets  et  des  bilans  revient  au  conseil  d’administration  et  dans  le  travail  qu’il  établit  avec  le  directeur  :  priorités  annuelles,  interventions  d’urgence…  Annuellement,  le  bilan  est  présenté  aux  membres  du  personnel  à  travers  leurs  représentants  syndicaux.  Il  est  également  utile  de  revenir  sur  le  fait  que  les  priorités  annuelles  sont  définies  sur  base  des  remarques  des  résidents  et  des  ayants  droit  et  des  collaborateurs.        

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3.6.  Service  externe  et  évaluation    La  partie  précédente  a  permis  de  définir  la  façon  dont  nous  développons,  autour  de  la  prise  en  charge  de  personnes  handicapées,  un  système  interne.  Nous  clôturerons  ce  projet  en  intégrant  une  conception  du  rapport  établi  avec  l’extérieur  par  notre  service.  En  synthèse,  le  service  est  inclus  dans  un  environnement  particulier  et  lié  à  des  entités  particulières  à  son  identité.  Nous  relevons  diverses  interactions  avec  l’environnement  extérieur,  le  premier  volet  concernant,  bien  entendu,  les  apports  auprès  de  la  personne  accueillie.    Le  second  volet  regroupe  les  interactions  directes  et  indirectes  avec  la  société  sous  son  aspect  administratif,  normatif  et  juridique.  Le  troisième  volet  regroupe  les  interactions  avec  des  structures  de  support  ou  de  contrôle  aux  différentes  règlementations  auxquelles  notre  système  est  soumis.  L’évolution  d’un  service  passe  également  par  un  rapport  constructif  aux  entités  qui  permettent  la  pérennité  et  le  développement.  Enfin,  nous  avons  développé  plus  haut  dans  ce  document  une  volonté  d’ancrage  et  de  respect  dans  un  environnement  plus  général.  Les  enjeux  énergétiques  et  écologiques  doivent,  à  notre  sens,  devenir  des  fondements  d’une  réflexion  sociétale  mais  également  de  la  vie  en  communauté  que  nous  souhaitons  proposer.      Les  principes  que  nous  suivons  afin  de  formaliser  notre  rapport  à  l’extérieur  sont  de  quatre  ordres  :  

-­‐ La  construction  et  l’affirmation  d’une  identité  construite  autour  :  

D’  un  engagement  pour  l’amélioration  de  vie  de  la  personne  handicapée  ;  d’une  vigilance  aux  besoins  primaires  de  la  personne  et  à  ses  besoins  de  sécurité  physique  et  psychique  ;  d’une  attention  à  la  gestion  de  l’infrastructure  afin  d’offrir  une  qualité  d’accueil  irréprochable  aux  résidents  et  à  toute  personne  accueillie  ;  d’une  communication  professionnelle  et  conviviale  ;  l’ancrage  dans  l’environnement  socio-­‐culturel,  associatif  et  pédagogique    afin  de  promouvoir  de  façon  globale  et  individuelle  la  place  de  la  personne  handicapée  ;  d’une  volonté  de  développer  des  outils  procéduraux  qui  permettent  l’établissement  de  repères  clairs  pour  les  personnes  accueillies  et  les  travailleurs  ;  d’une  qualité  d’accueil  personnalisée  pour  les  proches  et  tuteurs…  ;  l’engagement  d’une  gestion  écologique  et  durable…  -­‐ La  transparence  

Nous  partons  du  principe  qu’aucun  service  n’est  parfait.  A  ce  titre,  la  transmission  au  plus  juste  de  toute  information  susceptible  d’éclairer  les  aspects  généraux  ou  spécifiques  de  notre  fonctionnement  sont  livrés  aux  personnes  ou  entités  concernées  dans  les  meilleurs  délais  par  la  fonction  la  plus  indiquée.  Ce  fonctionnement  de  communication  permet,  par  le  principe  du  feed-­‐back,  notre  évolution.  

-­‐ La  remise  en  question  

Nous  avons  avancé  l’importance  du  feed-­‐back.  Cet  acte,  par  lequel  un  tiers  nous  communique  un  avis,  un  point  de  vue  partiel  ou  général  sur  notre  organisation,  est  encouragé  parmi  tous  nos  collaborateurs  et  stimulé  auprès  de  chaque  visiteur.  

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Pour  clôturer  ce  projet  de  service,  nous  mettons,  naturellement,  en  avant  les  aspects  d’évaluation  qui  priment  dans  les  divers  secteurs  d’activités.            3.7.  Evaluation  du  Service    Un  système  n’est  durable  et  efficace  que  s’il  réalise  régulièrement  des  auto-­‐évaluations  mais  aussi  fonctionne  avec  l’extérieur  sur  le  principe  du  feed-­‐back  de  l’évaluation.  Voici  une    liste    des  process  que  nous  souhaitons  mettre  en  place  pour  l’évaluation  de  notre  fonctionnement  de  service  :  

-­‐ Une  réunion  avec  les  résidents  du  service  -­‐ Une  réunion  annuelle,  à  minima,  avec  les  représentants  légaux  et  proches  des    

résidents  -­‐ Une  réunion  annuelle  avec  tous  les  collaborateurs  afin  d’évaluer  le  projet  de  

service