Win tijdop jouwmanier
Tim Christiaens
Vragen, opmerkingen,
suggesties? Surf naar
www.WinTijd.com
en download gratis alle
interviews, werkbladen en tips
om effi ciënter te e-mailen.
Opgedragen aan
Arthur en Flor,
mijn schattige
tijdrovers
Tijd
Het leven is varen
op de zee van de tijd maar
alleen de zee blijft
Haiku van de voorzitter
van de Europese Raad
Herman Van Rompuy1
6 op zoek naar de essentie
11 Inleiding
17 Wat houdt de EFFECT-methode precies in?
19 Een aantal stellingen
25 Op zoek naar de Essentie
27 1 Formuleren van doelen
31 2 Omzetten van doelen in doelstellingen
34 3 Zelf prioriteiten stellen
38 Toolbox Essentie
49 A% akenen van je Functies
52 1 Wie ben je op je werk?
57 2 Wie ben je thuis?
59 3 Wie ben je in het verenigingsleven?
60 4 Een haalbare combinatie:
de balans tussen werk en privéleven
66 Toolbox Functie
8
75 Focussen op je doelstellingen
78 1 Minimaliseren van storingen
81 2 Nee durven zeggen
83 3 Systematisch schrappen,
uitbesteden of delegeren
90 4 Datadieet
92 Toolbox Focus
103 Effi ciënt uitvoeren van taken
105 1 De 80/20-regel
107 2 Elke dag plannen
111 3 Gebruikmaken van een effi ciënt systeem:
de GTD-methode
118 Toolbox Effi ciëntie
129 Creativiteit
131 1 Tijdsbeheer en creativiteit gaan hand in hand
132 2 Inspelen op verandering van doelen,
rollen en omgeving
135 3 Het gebruik van creatieve technieken
en internettoepassingen
144 Toolbox Creativiteit
152 Epiloog
155 Dankwoord
159 Noten
163 Literatuur
165 Over de auteur
10 op zoek naar de essentie
11
Inleiding
Wat is tijd? Vraag dit aan een zesjarige en je krijgt de meest bizarre antwoor-
den. Vraag het aan een zestigjarige en je krijgt opnieuw de meest bizarre
antwoorden. Het is dan ook een moeilijke vraag, al was het maar omdat ze
zo zelden gesteld wordt.
Volgens Isaac Newton, grondlegger van de klassieke mechanica, vormen
tijd en ruimte samen de ‘container’ waarin gebeurtenissen plaatsvinden.
Om een beweging te maken, moet er een reeks gebeurtenissen plaatsvin-
den en dat kan alleen in een tijdskader. Filosoof Immanuel Kant beschrijft in
zijn Kritik der reinen Vernunft tijd als een innerlijke voorstelling die de mens
eigen is en waarop zijn ervaringen met de buitenwereld berusten.
Voor de gemiddelde ondernemer is het duidelijker: tijd is geld. De aandacht
voor tijd in een werkomgeving is zowel bij het management als bij de werk-
nemers de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen. De ontwikkeling in het
dagelijkse werk en de verhoogde tijdsdruk hebben timemanagement op de
agenda van de bedrijfswereld gezet. In de jaren vijftig van de vorige eeuw
werd de term timemanagement gelanceerd als een doeltreffende methode
om tegemoet te komen aan de steeds toenemende werkdruk. De tijd dat
tijdsbeheer zich tot het kantoor beperkte, is echter al lang voorbij. Door
een evoluerende maatschappij, waarbij tegenwoordig beide ouders werken,
is ook in het gezinsleven de tijdsdruk aanzienlijk gestegen.
De grote interesse voor timemanagement en persoonlijke efficiëntie staat
in schril contrast met het wetenschappelijke onderzoek dat er tot nog toe
werd verricht naar de effecten ervan. De oorzaak ligt onder andere in het
feit dat er verschillende definities voor timemanagement zijn. Green en
Skinner publiceerden in 2005 een artikel waarin het effect van timema-
nagementtrainingen onder 233 medewerkers van verschillende organisaties
werd onderzocht. Om zo volledig mogelijk te zijn, werd de opleiding samen-
gesteld uit verschillende bestaande trainingen. Uit de resultaten bleek dat
de vaardigheden op het vlak van prioriteiten stellen, assertiviteit en het
12 inleiding
beheersen van persoonlijke stress, significant waren toegenomen. De per-
soonlijke effectiviteit nam zelfs toe met een gemiddelde van 20 procent. Op
een werkdag betekent dit al gauw een tijdwinst van meer dan anderhalf uur.
De relatie tussen timemanagementtechnieken en persoonlijke effectiviteit
wordt door die studie duidelijk aangetoond. Het is dan ook logisch dat be-
drijven bereid zijn financiële inspanningen te leveren om timemanagement
actief in hun organisatie te implementeren.2
Hoe kan tijdsbeheer helpen om productiever te worden? Eenvoudigweg
door keuzes te maken. Dit klinkt op zich niet moeilijk, maar de toegenomen
werkdruk, de overvloed aan informatie en de diversiteit aan mogelijkheden
bemoeilijken dit keuzeproces aanzienlijk.
De klassieke timemanagementprincipes, zoals plannen en prioriteiten stel-
len, gaan vaak uit van een algemene visie, waarbij tijdsbeheersing en doel-
treffendheid centraal staan. Veel van die klassieke gedachten zijn initieel
aYomstig uit een heel andere periode, namelijk uit het industriële tijdperk.
Door het toepassen ervan kun je inderdaad heel wat tijd winnen, maar die
benadering houdt weinig rekening met persoonlijke kenmerken en voorkeu-
ren. Een meer gerichte aanpak met voldoende aandacht voor persoonlijk-
heid en specifieke situaties is dus nodig.
Het opleggen van bepaalde technieken werkt dus niet meer. Vandaag de
dag volstaat het niet dat iemand vooraan een oneman-timemanagement-
show opvoert. Vandaar dat ik ook minder geloof in een klassikale training
van timemanagementtechnieken waarbij geen aandacht wordt besteed aan
opvolging. De cursisten verlaten dan in het beste geval de zaal met een aan-
tal goede voornemens, maar zonder een degelijke begeleiding zullen die
voornemens verdwijnen als sneeuw voor de zon. Meer dan de helft van de
mensen die ik begeleid, hebben in het verleden als eens een cursus tijds-
beheer of persoonlijke efficiëntie gevolgd. Jammer genoeg zonder blijvend
resultaat. Het is eerder wenselijk uit te gaan van de persoonlijke situatie om
uiteindelijk tot een gedragsverandering te komen. Met andere woorden: jij
staat centraal. Toch mag het nut van groepstrainingen niet onderschat wor-
den. Timemanagement in teamverband kan de groepsprestaties significant
verbeteren, opnieuw met voldoende aandacht voor de functie van het indi-
vidu in het team.
13
Bovendien leven we vandaag in het informatietijdperk. Concreet betekent
dit dat we de traditionele – maar waardevolle – timemanagementtechnie-
ken kunnen aanvullen met een aantal modernere toepassingen. Zo bespreek
ik beknopt onder meer de revolutionaire ‘Getting Things Done’-methode van
David Allen, een heus datadieet en de interessantste webapplicaties op het
vlak van tijdsbeheer.
Het loont beslist de moeite na te gaan hoe anderen met hun tijd omgaan.
Wat kunnen we bijvoorbeeld leren van succesvolle mensen? Hoe zou de Eu-
ropese president zijn tijd indelen? Hoe ziet iemands agenda eruit als hij aan
het hoofd van een multinational staat? In dit boek vind je de visie van tien
boeiende mensen die elk aan de top staan in hun domein. Ik heb het geluk
gehad uren met de volgende personen te kunnen praten over tijdsbeleving
en hoe belangrijk het is om aan tijdsbeheer te doen:
Herman Van Rompuy, voorzitter van de Europese Raad
Christian Van Thillo, CEO van De Persgroep
Inge Vervotte, minister van Ambtenarenzaken en Overheidsbedrijven
Willem Middelkoop, publicist, ondernemer en voormalig beurscommenta-
tor op RTL Z
Jacques Rogge, voorzitter van het IOC
Geert Noels, Chief Economist Econopolis
Goedele Liekens, tv-presentatrice en seksuologe
Hans Bourlon, medeoprichter Studio 100
Christine Van Broeckhoven, wereldbefaamd moleculair biologe
Joop van den Ende, mediamagnaat
De rode draad door hun verhalen was gemakkelijk te vinden: timemanage-
ment is noodzakelijk om in je werk te overleven. Sommigen hadden een
degelijke opleiding tijdsbeheer gehad, bij anderen was er sprake van een
natuurlijk talent. Hun persoonlijke visie over tijdsbeheer zit verweven in dit
boek. Het is ongetwijfeld een inspiratiebron voor ons allen.
Als je dat wilt, kun je dit boek in enkele uren doornemen. De verschillende
technieken en tips bespreek ik kort en bondig, dus zul je niet snel het gevoel
14 inleiding
hebben dat je veel tijd verliest door het lezen van dit boek. Toch raad ik je
aan voldoende tijd te besteden aan de oefeningen in de verschillende tool-
boxen. Het gaat tenslotte om jouw specifieke situatie en alleen jij kunt die
in kaart brengen. Beschouw dit boek dan ook als een echt doeboek. Je zult
snel merken dat bepaalde oefeningen en vragen geen kinderspel zijn. En
toch zul je daaruit de meest tijdswinst putten.
Tips om efficiënter te e-mailen, de volledige interviews en de werkbladen in
pdf-formaat vind je op http://www.WinTijd.com.
Ik wens je veel succes en vooral meer kwaliteitstijd, wat dat in jouw geval
ook mag betekenen.
Tim Christiaens
http://www.TimeManagementCompany.com
@TimChristiaens
16 op zoek naar de essentie
17
Wat houdt de EFFECT-methode precies in?
Op zoek gaan naar de Essentie
Wat zijn je persoonlijke doelen? Wat is voor jou essentieel? Zonder doelstel-
lingen loop je namelijk verloren in het bos van mogelijkheden. Waar wil je
naartoe?
A%akenen van je Functies
Wat is jouw rol in de maatschappij? Geef je leiding in je job? Heb je kinde-
ren? Ben je actief in het verenigingsleven?
Focussen op je doelstellingen
Concentreer je op je doelstellingen en elimineer de rest. Als je keuzes vast-
staan, is het de kunst om je daarop te focussen en zelf te bepalen wat je met
je tijd doet.
Efficiënt uitvoeren van taken
Doe het op een slimme manier. Het kan altijd efficiënter. Houd dus je eigen
werkwijze geregeld tegen het licht.
Creativiteit
Leer inspelen op onverwachte gebeurtenissen. Draai de zaken eens om.
Jouw omgeving evolueert razendsnel, dus creativiteit is op bepaalde mo-
menten noodzakelijk.
Toolbox
Ten slotte vul je alles aan met je eigen toolbox. Als je de theorie kunt omzet-
ten in praktijk, ga je pas echt tijd winnen. Het is echter niet de bedoeling om
alles wat in dit boek staat, slaafs na te volgen. Iedereen kan voor zichzelf
bepalen wat nuttig is en wat niet. Lang hebben we gedacht dat bepaalde
E
F
F
E
C
T
18 effect-methode
managementtheorieën op iedereen toepasbaar zouden zijn, maar die tijd is
voorbij. Het beste advies kan dan ook alleen maar zijn: neem dit boek ten
minste één keer aandachtig door en pluk de vruchten door de verschillende
toolboxen aan te wenden. Het EFFECT zal meteen merkbaar zijn.
19
Een aantal stellingen
De toegevoegde waarde van ‘scores op timemanagement’ is niet altijd even
relevant, laat staan bruikbaar. Toch kan het nuttig zijn om na te gaan in
welke mate de onderstaande opvattingen op jou toepasbaar zijn. Duid aan
welke stellingen bij jou passen.
Als ik te veel werk heb, probeer ik taken uit te
besteden of te delegeren.
Ik werk mijn taken altijd af, ook als ze saai zijn.
Ik spring regelmatig van de ene onafgewerkte taak
naar de andere.
Wanneer ik veel te doen heb, rangschik ik mijn taken
volgens prioriteit.
Grotere projecten verdeel ik onder in kleinere
stappen.
Ik blijf altijd bij mijn manier van werken, ook al neemt
mijn methode veel tijd in beslag.
20 een aantal stellingen
Wanneer ik in een bepaalde situatie moet wachten,
gebruik ik die tijd om iets productiefs te doen.
Ik bundel zoveel mogelijk mijn taken, zoals mailen,
telefoneren enzovoort.
Ik heb er geen probleem mee anderen te zeggen dat
ik geen tijd heb als ze me vragen iets te doen.
Als ik me concentreer op een belangrijke opdracht
en iemand belt me, dan zeg ik dat ik nu geen tijd heb.
Als mijn collega’s luid praten of lachen wanneer ik
druk aan het werk ben, vraag ik hen het wat rustiger
aan te doen.
Indien mogelijk plan ik de belangrijkste taken op het
moment van de dag dat ik het meest fit ben.
Ik laat collega’s geregeld weten dat ik een drukke
dag heb en niet gestoord wil worden.
Tussen taken die veel concentratie vragen, tracht ik
eenvoudige opdrachten te doen.
21
Ik stel voor mezelf deadlines.
Wanneer ik documenten moet zoeken, weet ik
precies waar ik moet kijken.
Ik maak een planning voor de taken die ik moet
uitvoeren.
Ik kan gemakkelijk inschatten hoeveel tijd ik nodig
heb om een specifieke taak af te werken.
Ik gebruik een dagplanner (elektronisch of op papier)
om overzicht te houden.
De dingen die ik vaak nodig heb, liggen altijd op
dezelfde plaats.
Ik maak elke dag een todolijst.
Wanneer ik een todolijst maak, is die op het einde
van de dag altijd afgewerkt.
Ik ben iemand die de dingen op het laatste
moment doet.
22 een aantal stellingen
Ik ben iemand die altijd op tijd aanwezig is.
Als ik werk, kan ik me gemakkelijk afsluiten voor de
rest van de wereld.
Als ik vaak afgeleid wordt, neem ik een korte pauze
om me daarna beter te concentreren.
Ik haal altijd mijn deadline.
Mijn werkomgeving is netjes en opgeruimd.
Ik controleer meer dan drie keer per dag mijn
mailbox.
Ik licht meer dan drie keer per dag mijn brievenbus.
Na het doornemen van dit boek, kun je de stellingen nog eens doornemen.
Je zult dan merken dat je de lijst met heel andere ogen bekijkt.
23
Top Related