Win tijdop jouwmanier

Tim Christiaens

Vragen, opmerkingen,

suggesties? Surf naar

www.WinTijd.com

en download gratis alle

interviews, werkbladen en tips

om effi ciënter te e-mailen.

Opgedragen aan

Arthur en Flor,

mijn schattige

tijdrovers

Tijd

Het leven is varen

op de zee van de tijd maar

alleen de zee blijft

Haiku van de voorzitter

van de Europese Raad

Herman Van Rompuy1

6 op zoek naar de essentie

11 Inleiding

17 Wat houdt de EFFECT-methode precies in?

19 Een aantal stellingen

25 Op zoek naar de Essentie

27 1 Formuleren van doelen

31 2 Omzetten van doelen in doelstellingen

34 3 Zelf prioriteiten stellen

38 Toolbox Essentie

49 A% akenen van je Functies

52 1 Wie ben je op je werk?

57 2 Wie ben je thuis?

59 3 Wie ben je in het verenigingsleven?

60 4 Een haalbare combinatie:

de balans tussen werk en privéleven

66 Toolbox Functie

8

75 Focussen op je doelstellingen

78 1 Minimaliseren van storingen

81 2 Nee durven zeggen

83 3 Systematisch schrappen,

uitbesteden of delegeren

90 4 Datadieet

92 Toolbox Focus

103 Effi ciënt uitvoeren van taken

105 1 De 80/20-regel

107 2 Elke dag plannen

111 3 Gebruikmaken van een effi ciënt systeem:

de GTD-methode

118 Toolbox Effi ciëntie

129 Creativiteit

131 1 Tijdsbeheer en creativiteit gaan hand in hand

132 2 Inspelen op verandering van doelen,

rollen en omgeving

135 3 Het gebruik van creatieve technieken

en internettoepassingen

144 Toolbox Creativiteit

152 Epiloog

155 Dankwoord

159 Noten

163 Literatuur

165 Over de auteur

10 op zoek naar de essentie

11

Inleiding

Wat is tijd? Vraag dit aan een zesjarige en je krijgt de meest bizarre antwoor-

den. Vraag het aan een zestigjarige en je krijgt opnieuw de meest bizarre

antwoorden. Het is dan ook een moeilijke vraag, al was het maar omdat ze

zo zelden gesteld wordt.

Volgens Isaac Newton, grondlegger van de klassieke mechanica, vormen

tijd en ruimte samen de ‘container’ waarin gebeurtenissen plaatsvinden.

Om een beweging te maken, moet er een reeks gebeurtenissen plaatsvin-

den en dat kan alleen in een tijdskader. Filosoof Immanuel Kant beschrijft in

zijn Kritik der reinen Vernunft tijd als een innerlijke voorstelling die de mens

eigen is en waarop zijn ervaringen met de buitenwereld berusten.

Voor de gemiddelde ondernemer is het duidelijker: tijd is geld. De aandacht

voor tijd in een werkomgeving is zowel bij het management als bij de werk-

nemers de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen. De ontwikkeling in het

dagelijkse werk en de verhoogde tijdsdruk hebben timemanagement op de

agenda van de bedrijfswereld gezet. In de jaren vijftig van de vorige eeuw

werd de term timemanagement gelanceerd als een doeltreffende methode

om tegemoet te komen aan de steeds toenemende werkdruk. De tijd dat

tijdsbeheer zich tot het kantoor beperkte, is echter al lang voorbij. Door

een evoluerende maatschappij, waarbij tegenwoordig beide ouders werken,

is ook in het gezinsleven de tijdsdruk aanzienlijk gestegen.

De grote interesse voor timemanagement en persoonlijke efficiëntie staat

in schril contrast met het wetenschappelijke onderzoek dat er tot nog toe

werd verricht naar de effecten ervan. De oorzaak ligt onder andere in het

feit dat er verschillende definities voor timemanagement zijn. Green en

Skinner publiceerden in 2005 een artikel waarin het effect van timema-

nagementtrainingen onder 233 medewerkers van verschillende organisaties

werd onderzocht. Om zo volledig mogelijk te zijn, werd de opleiding samen-

gesteld uit verschillende bestaande trainingen. Uit de resultaten bleek dat

de vaardigheden op het vlak van prioriteiten stellen, assertiviteit en het

12 inleiding

beheersen van persoonlijke stress, significant waren toegenomen. De per-

soonlijke effectiviteit nam zelfs toe met een gemiddelde van 20 procent. Op

een werkdag betekent dit al gauw een tijdwinst van meer dan anderhalf uur.

De relatie tussen timemanagementtechnieken en persoonlijke effectiviteit

wordt door die studie duidelijk aangetoond. Het is dan ook logisch dat be-

drijven bereid zijn financiële inspanningen te leveren om timemanagement

actief in hun organisatie te implementeren.2

Hoe kan tijdsbeheer helpen om productiever te worden? Eenvoudigweg

door keuzes te maken. Dit klinkt op zich niet moeilijk, maar de toegenomen

werkdruk, de overvloed aan informatie en de diversiteit aan mogelijkheden

bemoeilijken dit keuzeproces aanzienlijk.

De klassieke timemanagementprincipes, zoals plannen en prioriteiten stel-

len, gaan vaak uit van een algemene visie, waarbij tijdsbeheersing en doel-

treffendheid centraal staan. Veel van die klassieke gedachten zijn initieel

aYomstig uit een heel andere periode, namelijk uit het industriële tijdperk.

Door het toepassen ervan kun je inderdaad heel wat tijd winnen, maar die

benadering houdt weinig rekening met persoonlijke kenmerken en voorkeu-

ren. Een meer gerichte aanpak met voldoende aandacht voor persoonlijk-

heid en specifieke situaties is dus nodig.

Het opleggen van bepaalde technieken werkt dus niet meer. Vandaag de

dag volstaat het niet dat iemand vooraan een oneman-timemanagement-

show opvoert. Vandaar dat ik ook minder geloof in een klassikale training

van timemanagementtechnieken waarbij geen aandacht wordt besteed aan

opvolging. De cursisten verlaten dan in het beste geval de zaal met een aan-

tal goede voornemens, maar zonder een degelijke begeleiding zullen die

voornemens verdwijnen als sneeuw voor de zon. Meer dan de helft van de

mensen die ik begeleid, hebben in het verleden als eens een cursus tijds-

beheer of persoonlijke efficiëntie gevolgd. Jammer genoeg zonder blijvend

resultaat. Het is eerder wenselijk uit te gaan van de persoonlijke situatie om

uiteindelijk tot een gedragsverandering te komen. Met andere woorden: jij

staat centraal. Toch mag het nut van groepstrainingen niet onderschat wor-

den. Timemanagement in teamverband kan de groepsprestaties significant

verbeteren, opnieuw met voldoende aandacht voor de functie van het indi-

vidu in het team.

13

Bovendien leven we vandaag in het informatietijdperk. Concreet betekent

dit dat we de traditionele – maar waardevolle – timemanagementtechnie-

ken kunnen aanvullen met een aantal modernere toepassingen. Zo bespreek

ik beknopt onder meer de revolutionaire ‘Getting Things Done’-methode van

David Allen, een heus datadieet en de interessantste webapplicaties op het

vlak van tijdsbeheer.

Het loont beslist de moeite na te gaan hoe anderen met hun tijd omgaan.

Wat kunnen we bijvoorbeeld leren van succesvolle mensen? Hoe zou de Eu-

ropese president zijn tijd indelen? Hoe ziet iemands agenda eruit als hij aan

het hoofd van een multinational staat? In dit boek vind je de visie van tien

boeiende mensen die elk aan de top staan in hun domein. Ik heb het geluk

gehad uren met de volgende personen te kunnen praten over tijdsbeleving

en hoe belangrijk het is om aan tijdsbeheer te doen:

Herman Van Rompuy, voorzitter van de Europese Raad

Christian Van Thillo, CEO van De Persgroep

Inge Vervotte, minister van Ambtenarenzaken en Overheidsbedrijven

Willem Middelkoop, publicist, ondernemer en voormalig beurscommenta-

tor op RTL Z

Jacques Rogge, voorzitter van het IOC

Geert Noels, Chief Economist Econopolis

Goedele Liekens, tv-presentatrice en seksuologe

Hans Bourlon, medeoprichter Studio 100

Christine Van Broeckhoven, wereldbefaamd moleculair biologe

Joop van den Ende, mediamagnaat

De rode draad door hun verhalen was gemakkelijk te vinden: timemanage-

ment is noodzakelijk om in je werk te overleven. Sommigen hadden een

degelijke opleiding tijdsbeheer gehad, bij anderen was er sprake van een

natuurlijk talent. Hun persoonlijke visie over tijdsbeheer zit verweven in dit

boek. Het is ongetwijfeld een inspiratiebron voor ons allen.

Als je dat wilt, kun je dit boek in enkele uren doornemen. De verschillende

technieken en tips bespreek ik kort en bondig, dus zul je niet snel het gevoel

14 inleiding

hebben dat je veel tijd verliest door het lezen van dit boek. Toch raad ik je

aan voldoende tijd te besteden aan de oefeningen in de verschillende tool-

boxen. Het gaat tenslotte om jouw specifieke situatie en alleen jij kunt die

in kaart brengen. Beschouw dit boek dan ook als een echt doeboek. Je zult

snel merken dat bepaalde oefeningen en vragen geen kinderspel zijn. En

toch zul je daaruit de meest tijdswinst putten.

Tips om efficiënter te e-mailen, de volledige interviews en de werkbladen in

pdf-formaat vind je op http://www.WinTijd.com.

Ik wens je veel succes en vooral meer kwaliteitstijd, wat dat in jouw geval

ook mag betekenen.

Tim Christiaens

http://www.TimeManagementCompany.com

tc@TimeManagementCompany.com

@TimChristiaens

16 op zoek naar de essentie

17

Wat houdt de EFFECT-methode precies in?

Op zoek gaan naar de Essentie

Wat zijn je persoonlijke doelen? Wat is voor jou essentieel? Zonder doelstel-

lingen loop je namelijk verloren in het bos van mogelijkheden. Waar wil je

naartoe?

A%akenen van je Functies

Wat is jouw rol in de maatschappij? Geef je leiding in je job? Heb je kinde-

ren? Ben je actief in het verenigingsleven?

Focussen op je doelstellingen

Concentreer je op je doelstellingen en elimineer de rest. Als je keuzes vast-

staan, is het de kunst om je daarop te focussen en zelf te bepalen wat je met

je tijd doet.

Efficiënt uitvoeren van taken

Doe het op een slimme manier. Het kan altijd efficiënter. Houd dus je eigen

werkwijze geregeld tegen het licht.

Creativiteit

Leer inspelen op onverwachte gebeurtenissen. Draai de zaken eens om.

Jouw omgeving evolueert razendsnel, dus creativiteit is op bepaalde mo-

menten noodzakelijk.

Toolbox

Ten slotte vul je alles aan met je eigen toolbox. Als je de theorie kunt omzet-

ten in praktijk, ga je pas echt tijd winnen. Het is echter niet de bedoeling om

alles wat in dit boek staat, slaafs na te volgen. Iedereen kan voor zichzelf

bepalen wat nuttig is en wat niet. Lang hebben we gedacht dat bepaalde

E

F

F

E

C

T

18 effect-methode

managementtheorieën op iedereen toepasbaar zouden zijn, maar die tijd is

voorbij. Het beste advies kan dan ook alleen maar zijn: neem dit boek ten

minste één keer aandachtig door en pluk de vruchten door de verschillende

toolboxen aan te wenden. Het EFFECT zal meteen merkbaar zijn.

19

Een aantal stellingen

De toegevoegde waarde van ‘scores op timemanagement’ is niet altijd even

relevant, laat staan bruikbaar. Toch kan het nuttig zijn om na te gaan in

welke mate de onderstaande opvattingen op jou toepasbaar zijn. Duid aan

welke stellingen bij jou passen.

Als ik te veel werk heb, probeer ik taken uit te

besteden of te delegeren.

Ik werk mijn taken altijd af, ook als ze saai zijn.

Ik spring regelmatig van de ene onafgewerkte taak

naar de andere.

Wanneer ik veel te doen heb, rangschik ik mijn taken

volgens prioriteit.

Grotere projecten verdeel ik onder in kleinere

stappen.

Ik blijf altijd bij mijn manier van werken, ook al neemt

mijn methode veel tijd in beslag.

20 een aantal stellingen

Wanneer ik in een bepaalde situatie moet wachten,

gebruik ik die tijd om iets productiefs te doen.

Ik bundel zoveel mogelijk mijn taken, zoals mailen,

telefoneren enzovoort.

Ik heb er geen probleem mee anderen te zeggen dat

ik geen tijd heb als ze me vragen iets te doen.

Als ik me concentreer op een belangrijke opdracht

en iemand belt me, dan zeg ik dat ik nu geen tijd heb.

Als mijn collega’s luid praten of lachen wanneer ik

druk aan het werk ben, vraag ik hen het wat rustiger

aan te doen.

Indien mogelijk plan ik de belangrijkste taken op het

moment van de dag dat ik het meest fit ben.

Ik laat collega’s geregeld weten dat ik een drukke

dag heb en niet gestoord wil worden.

Tussen taken die veel concentratie vragen, tracht ik

eenvoudige opdrachten te doen.

21

Ik stel voor mezelf deadlines.

Wanneer ik documenten moet zoeken, weet ik

precies waar ik moet kijken.

Ik maak een planning voor de taken die ik moet

uitvoeren.

Ik kan gemakkelijk inschatten hoeveel tijd ik nodig

heb om een specifieke taak af te werken.

Ik gebruik een dagplanner (elektronisch of op papier)

om overzicht te houden.

De dingen die ik vaak nodig heb, liggen altijd op

dezelfde plaats.

Ik maak elke dag een todolijst.

Wanneer ik een todolijst maak, is die op het einde

van de dag altijd afgewerkt.

Ik ben iemand die de dingen op het laatste

moment doet.

22 een aantal stellingen

Ik ben iemand die altijd op tijd aanwezig is.

Als ik werk, kan ik me gemakkelijk afsluiten voor de

rest van de wereld.

Als ik vaak afgeleid wordt, neem ik een korte pauze

om me daarna beter te concentreren.

Ik haal altijd mijn deadline.

Mijn werkomgeving is netjes en opgeruimd.

Ik controleer meer dan drie keer per dag mijn

mailbox.

Ik licht meer dan drie keer per dag mijn brievenbus.

Na het doornemen van dit boek, kun je de stellingen nog eens doornemen.

Je zult dan merken dat je de lijst met heel andere ogen bekijkt.

23