Download - Whitepaper Beursdeelname

beursdeelname

INHOUDSOPGAVE

Inleiding

1. Trends

2. Beursdeelname?Maakeencommunicatieplan!

3. Welkebeursisgeschiktvoormijnorganisatie?

4. Waaromzouikeigenlijknaareenbeursgaan?

5. Standbemanning,eenbelangrijkesuccesfactor!

6. Achtpraktischetips

2 WHITEPAPER |Checklist beursdeelname

INLEIDING Succes is een belangrijke factor bij het organiseren van een beurs of event. Als je van tevoren zeker weet dat jouw beursdeelname een groot succes wordt, hoef je niet te twijfelen aan het nut ervan.

Helaas,garantiesopsucceszijnniettegevenvooraf.Erzijnzoveelfactorendieinvloedhebbenophet

uiteindelijkesucces.Ennietopallefactorenhebjealsbeursdeelnemerinvloed.

Welgelovenwijdatjedekansopsuccesvooreenheelgrootdeelzelfindehandhebt.Nietvoorniets

zeggenveelmensen:succesiseenkeuze.Alsjedejuistekeuzesmaaktrondomjeeventzaldekansop

succesalleenmaartoenemen.

Hetbegintalindeallereerstevoorbereiding.Zorgdirectvoorhelderedoelstellingen.Kijkgoednaarje

doelgroep.Endenkgoednaovereenpassendeboodschap.Hebjedezedrieitemsgoedvoordekop,dan

benjealeenheeleindopweg.

Maarsucceszit‘emookvaakinkleinedingen.Hoespreekikopeensympathiekemaniereenbeurs-

bezoekeraan?Hoelooptderoutingindestand?Watisdehoudingvanmijnstandbemanning?Hoe

voorkomiktelangegesprekken?Hoefilterikslimmijndoelgroepuitdeduizendenbezoekers?

Allemaalvragenwaaroverjevantevorengoedzoumoetennadenken.Doorervoorafrekeningmeete

houdenkunjedeantwoordenpositiefbeïnvloedenenverrassingenvoorkomentijdensdebeurs.

Indezewhitepapervindjeallemaalonderwerpendietemakenhebbenmethetsuccesvanjouwvol-

gendeevent.Allemaalzakenwaarjeovernamoetdenkenenwaarinjekeuzesinmoetmaken.Dekunst

isomdejuistekeuzestemakenvoorjouworganisatie.Alsdatlukt,zalhetzekereensuccesworden!

Veelsucces!

Metvriendelijkegroet,

AntonSlager

Laarhovendesign

Laarhovendesignpubliceertregelmatigwhitepapersmethandige

adviezeneninformatievoorMarcomprofessionalsenexposanten.

Interesse?Meldjedannuaanvoordedigitalenieuwsbriefvan

Laarhovendesignopwww.laarhovendesign.nlofdirectvia

[email protected]


http://www.laarhovendesign.nl

Kijkend naar de trends in de markt van beurzen en events zien wij een aantal belangrijke ontwikkelingen.

Tendens naar kleinschaliger en gerichter presenterenWaar je vroeger per branche één grote beurs had waar iedereen naar toe ging zien we al jaren de

ontwikkelingdatbeurzeneneventssteedskleinerengerichterworden,maarweltoenemeninaantal.

Hetisduidelijkteziendatbeurstitelssteedsspecialistischerwordenensteedsverderdoorgaaninhun

segmentatie.Ditbetekentvoorjoualsorganisatiedatalsjejeheledoelgroepwilbereiken,jemeerdere

eventsperjaarzulthebben.Voordeelisweldatjejeboodschapenjedoelstellingsteedsspecifieker

kuntdefiniërenopeenspecialedoelgroep.

Accountability wordt steeds belangrijker voor MarCommersOp dit moment vindt nu25% van alle Marcommers accountability enorm belangrijk. Dit aantal zal

alleen maar toenemen. Kosten heeft men vaakwel inzichtelijk, maar toolsom ook de opbrengsten

inzichtelijktemakenwordensteedsbelangrijker.DenkhierbijbijvoorbeeldaanGoogleAnalytics.Ook

voor beurzen en events is dit een belangrijk item.We zien dan ook dat veel beursorganisaties hier

in investerenendeelnemersvoorzienvanrelevanteinformatieopditgebied.Ookzienwijdatonze

klantenhiersteedsmeermeebezigzijn.Denkhierbijbijvoorbeeldaanbezoekersregistatiesystemen,

berekenenvankostenenopbrengstenperlead,etc.

Contra reactie internet: beweging richting Live CommmunicatieDeExperienceCentersschietenalspaddenstoelenuitdegrond.DePeugeotExperiencelangsdeA2,

DeHeinekenExperienceinAmsterdam,deMieleInsperienceinVianen.InhetMieleInspirienceCen-

trewordenjaarlijkstienduizendenconsumentenontvangenengeïnformeerdoverdeapparatenvan

Miele.Tienduizendenmensenperjaarnemendemoeiteomlivetecommunicerenoverdeapparaten

vanMiele.Ergebeurtveelonline,maardebehoefteomproductenenmerkenteervarenblijftbestaan.

1TRENDS

>>



Social media gecombineerd met Live CommunicatieDooropeenslimmemaniergebruiktemakenvannieuweensocialemediavergrootjedekansopsuc-

cesvanjebeursofeventenorm.Veelorganisatiesgebruikeneenbeursalaanjagervansocialmedia.Op

eenbeurskomenmisschien10.000bezoekers,maardooreengoedecombinatietemakenmetsocial

mediawordtjebereikinéénkeerontelbaarkeerzogroot.

Door social communities ontstaan nieuwe eventsViasocialmediaontstaanervelecommunities.Opvallendhierbijisdatervroegoflaataltijdeenmo-

mentkomtdatmenelkaarinlevendenlijvewilontmoeten.Somsineenkleingroepje,maarsomsook

metduizendenmensentegelijk.DoordezesocialcommunitiesontstaanerdusnieuweLiveCommu-

nicatieevents.

1TRENDS



Hetcommunicatieplanbevatdevolgendeelementen:

Doelgroep

Wieisjedoelgroep?Welkebranches?Welkecontactpersonen?Watvoorfunctiehebbenze?Watzijn

huninteresses?Welkevakbladenlezenze?Watzijnhuninteresses?Komenzeopdebeurs?Voldoenze

aanhetbezoekersprofiel?

DoelstellingenWatwiljebereikenmetdezebeurs?Leadsgenereatie?Relatiebeheer?Branding?Verkoop?Alleskan,als

hetmaarduidelijkisvantevoren.Voorbeelden:

• Introductienieuwproductofdienst.

• Onderhoudenvancontactenmetbestaanderelaties.

• Ontmoetenvannieuwerelaties.

• Verbeteringvanhetimago.

• Wervingvanpersoneel.

• Publiciteitgenereren.

• Verhogennaamsbekendheid.

• xaantalklantenperverkoperperdag,

• opbrengstperklant.

• xaantalgesprekkenperdag,

• xaantalrelatiesspreken,

• xbedragaanverkopenperdag

• totaalgegenereerdeomzetetc..

GebruikdeSMART-methodeomdoelentedefiniëren(S-pecifiek,M-eetbaar,A-cceptabel,R-ealistisch,

T-ijd).

PropositieWatisdeboodschapdiejevertelt?Watwiljedatjedoelgroepvanjetewetenkomtopdebeurs?Wat

isdegewensteactievanjedoelgroep?Deboodschapdientinlijntezijnmetdecorporatecommuni-

catiedoelstellingen.

2BEURSDEELNAME? MAAK EEN COMMUNICATIE- PLAN!

>>



ConceptOntwikkeleenconceptdatisgebaseerdopbovenstaande3punten:doelgroep,doelstellingenenpro-

positie.Houderrekeningmeedathetconceptgeschiktisvoorophetevent,maarookvoldoendehaak-

jesheeftindeperiodevoordebeursenindeperiodevandefollow-up.Jeeventiseenonderdeelvan

eengeïntegreerdecampagne.

CampagneDenknahoejeervoorkanzorgendatjouwdoelgroepopjouwstandkomt.Datzejestandwetente

vindenendatzeeenredenhebbenombijjouopdestandtekomen.Ditkaneennieuwproductzijn,

ditkaneenprijsvraagzijn,diekaneencadeautjezijn,kortomditkanvanalleszijn.Belangrijkisdatje

jeinjedoelgroepverplaatst

InstrumentenAlsjejedoelgroepgoedinkaarthebtweetjeookwelkeinstrumentenhetbestezijnomzetebena-

deren.Denkhierbijaansocialmedia,DM,print,vakbladen,etc.Alshetmaaronderdeaandachtvanje

doelgroepkomt.

AnalyticsDenkvoorafgoednahoejehetrendementofsuccesvandebeursgaatmeten.Erzijnallerleihulpmid-

delenindemarktdiejekuntkopenofhuren.Echterdeparameterszaljezelfmoetenophoesten.Denk

hierbijaangemiddeldeorderwaarde,kostenperlead,aantalleadsperuur.Belangrijknatuurlijkomdit

tekoppelenaanjedoelstellingen.

PlanningBijdeorganisatievaneenbeursofeventkomtveelkijken.Beginruimoptijdenmaakeendraaiboek.

BudgetErgbelangrijkomvooraftewetenwatjebudgetisvoorallezakenrondomdebeursdeelname.Alsje

voorafeengoedeinschattingkanmakenvandeverwachteopbrengstenzalhetgemakkelijkerzijneen

jebudgetteverdedigen.

2BEURSDEELNAME? MAAK EEN COMMUNICATIE- PLAN!



Wij stellen vaak de vraag: “Waarom gaat jouw organisatie naar deze beurs toe?”

Hetantwoordisdanvaak:“Westondenervorigjaarook”of“Onzeconcurrentenstaanerook”.Twee

nietaltebesteredenenomnaareenbeurstegaan.Datlijktmeduidelijk.Hetheeftnatuurlijkalleste

makenmetdoelgroepenendoelstellingen?Komtjedoelgroepnietopeenbepaaldebeurs?Gaerdan

nietheen!Steljezelfiniedergevaldevolgendevragen:

Komt mijn gewenste doelgroep op deze beurs?• Checkhiervoordebezoekersprofielenvandebeursorganisatie.

• Checkhiervoorjeeigenresultatenvanvorigebeursdeelnames.

• Checkhiervooranderexposantendiejemogelijkkentuitdebranche.

• Maardeallerbesteisnatuurlijkaltijd:checkhiervoorjedoelgroep!Vraaghetaanjeklanten!

Past een beursdeelname in mijn marketing en PR doelstellingen?• Alsjeinkortetijdmiljoenenmensenwilbereikenishetwaarschijnlijkverstandigeromtekie-

zenvooreenandermedium,bijvoorbeeldRadioofTV.

Wat voor type beurs?Watwil ik:eenB2B,B2C,horizontalevakbeurs(exposantenuitéénbranche),verticalevakbeurs(ex-

posanten uit verschillende branches), een algemene publieksbeurs of een congres gebonden beurs

(meestalopgehangenaaneenthema).

Kijk voor een overzicht op www.beursagenda.nl of www.expovisie.nl. Ook deze keuze hangt weer

nauwsamenmetdoelgroependoelstellingen.

3WELKE BEURS IS GESCHIKT VOOR MIJN ORGANISATIE?



Redenen voor beursdeelname:• Ikwilnieuweklantenontmoetendiegeïnteresseerdzijninmijnproduct.

• Ikwildecontactenverstevigenmetbestaanderelaties.

• Ikwilpersoonlijkeverwachtingenenbehoeftencheckeninpersoonlijkegesprekken..

• Ikwilmijnnaamsbekendheiden/ofbedrijfsimagovergroten.

• Ikwilmijn(nieuweofvernieuwde)productendemonstreren.

• Ikwilnieuwemarktenaanboren/onderzoekenvoormijnproduct.

• Ikwileennieuwproducttestenvóórdeofficiëlelanceringervan.

• Ikwilmarktonderzoek(laten)doenbijeenspecifiekedoelgroep.

Redenen om het niet te doen:• Uhebtnietdejuistemankrachttotjebeschikking:Gajemetnietgoedopgeleidestandbeman-

ningopeenbeursstaan,danisheteffectmogelijknegatiefvoorjebedrijf.

• Contactenopeenbeurszijnvaakvluchtigeneenmalig:kunjegeengoedefollow-upverzorgen,

danboekjeookgeenresultaat.

• Beursdeelname kost veel energie en flexibiliteit van standbemanning en thuisblijvers, het

bedrijfdraaittijdenseenbeursgewoondoor.Kanjebedrijfditaan?

4WAAROM ZOU IK EIGENLIJK NAAR EEN BEURS GAAN?



De eerste indruk is doorslaggevend! Veelorganisatiesnemenautomatischaandathunverkoopteamhetmeestgeschiktisomalsstandbe-

manningtedienen.Maaropeenbeursishetcontactmetdeklantheelandersdangewoonlijk:Meestal

isdeachtergrondvaneennieuweklantonbekendenhetcontactmomentkort.Deaanpakmoethierop

duswordenafgestemd.Snellevoorselectievanpotentiëleklanteniseenmust,evenalshetdoserenvan

deinformatienaardedirectebehoeftevandeklant.Klantenmoetenactiefendirectbenaderdworden

anderszijnzezoweerweg.

Kortom:trainjestandbemanninggoedvantevorenopelementenalspresentatie(vandepersoonzelf,

alsteam,alsstandbemanning)enpersoonlijkheid(uitstraling,houding-lichaamstaal,gedrag,uiterlijk,

kledingenverzorging).Steltenslotteeenstandmanageraandieeenoogjeinhetzeilhoudt

Wat moet je vooral niet doen?• Langegesprekkenhoudenmetelkebezoeker:filterlieversnelopjedoelgroep.

• Onnodiglangegesprekkenmetvasterelaties:ditgaattenkostenieuwerelaties/potentiële

klanten.

• Teveelaandachtvoorstandbouwenlogistiekeproblemenenteweinigvoorbezoekers.

• Teveelproductenopdestandentéweinigfocusopnieuwezaken.

• Call reluctance:aarzelgedragomdeklantaantespreken, traindaaromdestandbemanning

vantevorenomassertiefenvoortvarendklantentebenaderen.

• Stelalleenopenvragenomingesprektekomen,bepaalaandehandvanjedoelstellingenzo

snelmogelijkofdezebezoekerookeenprospectis.Zoja,verzamelzoveelmogelijkgegevens

vandepotentiëleklantenlegzevast.Zoniet,beëindighetgesprekopeenvriendelijkeenpro-

fessionelemanier.

• Niethangen,krantlezen,ofsamenscholenmetjecollega’s,ookalishetrustig.

Wat moet je vooral wel doen?• DressforSucces:kleedjerepresentatief,passendbijhetimagovanjebedrijf

• Tooninteresseenconcentreerjeopdeklant:geefdebezoekerjeonverdeeldeaandacht!

• Kiesdejuistemensenalsstandbemanning, jetopverkoper isnietautomatischookdebeste

persoonomopdebeurstestaan.

• Zorgvoorvoldoendestandbemanningenvervanging.

• Spreekduidelijkeroostersenpauzesaf.

5STAND-BEMANNING, EEN BELANGRIJKE SUCCESFACTOR!



Om werkelijk een succes van je beursdeelname te maken, zijn het vaak de details die het ‘em doen.

Planning en begeleiding is erg belangrijk om het beste uit je beurs te halen. Hieronder vind je een

verzamelinghandigheidjesomjetehelpenomeensuccesvoleventtehebben.

1. Is de beurs geschikt voor je doelstellingen? Hoeveel bezoekers trekt de beurs en van welke

doelgroep?

2. Steldoelenwaaraanjeresultatenmoetenvoldoenendiemeetbaarzijn(bveenbepaaldaantal

leadsgescoordofhetaantalklantendatgezienengesprokenis)

3. Voorwatvoorstandkunjekiezen?Herbruikbaar,mobieleproducten,ofvooréénmaliggebruik.

4. Bereidjezelfgoedvoor,plannenbegintminimaal6maandenvantevorenvoorb.v.eenconfe-

rentie,vooreenbeursopnationaalniveaunoglangervantevoren!Zorgbijvoorbeeldookdat

jedrukwerkruimoptijdinordeis,ditisgoedkoperenrustiger!

5. Leesinallerusthetbeurshandboekdoordatjevaakvandeorganisatorkrijgt.Hierstaanwaar-

devolletipsin.

6. Bereidjestandbemanninggoedvoor:geefeengoedetrainingvooraf,zorgdatzeklantennetjes

envakkundigtewoordkunnenstaan,datiedereenerverzorgtuitzietendatallegesprekspart-

nersvastgelegdworden.Zorgdateraltijdvoldoendemensenzijnombezoekerstewoordte

staanensteleenstandmanageraandiehetoverzichtheeft.

7. Neemalléénmensenmeediehetleukvindenditwerktedoen.

8. Zorgdatjebelangrijkeklanteneenuitnodigingkrijgenenmaakvantevoreneenafspraakzo-

datjetijdhebtomzetespreken.Zorgdatjeeengoedeindrukmaakt:repeteerjeverhaalwaar

jemedewerkersbijzijnenlaathencommentaargeven.

6ACHT HANDIGE TIPS!

