Download - TIPS VOOR BETERE TIJDREGISTRATIE EN …€¢De datakwaliteit is beter, ... Geef de klant inzicht in de voortgang van het project 3. Maak de administratie voor de consultants makkelijk

TIPS VOOR BETERE TIJDREGISTRATIE EN PROJECT ADMINISTRATIE

Exact voor zakelijkedienstverlening

© 2017 EXACT

wie is wie• Patrick Purperhart

• Senior Business Consultant

MiekeSales manager

Presentatoren• Patrick Purperhart

• Senior Business Consultant

• Michiel Bos

• Senior Product marketing manager

2

© 2017 EXACT3

Doelstelling

De wereld van de project manager

De stakeholders

Tips!

- DEMODAG – MEET THE EXPERTS

© 2017 EXACT4

De wereld van de project manager

1. Stakeholders zijn mondig

2. Weinig ruimte voor fouten

3. Marges staan onder druk


© 2017 EXACT

Stakeholders

1. De project manager

2. De klant

3. De consultants

4. De controller

5. De manager

5 - DEMODAG – MEET THE EXPERTS

© 2017 EXACT6

WAT IS EXACT VOOR ZAKELIJKE DIENSTVERLENING

© 2017 EXACT

Het totale projectmanagement proces

7

• Budget

• PlannenVerkopen • Uren invoer

• SturenUitvoeren

BudgetVerkoop Uitvoeren Stuur

Factureren • Betalen

OntvangFactureerRegisteerPlan


© 2017 EXACT8

1. DE PROJECT MANAGER

© 2017 EXACT

Behoeftes van de project manager

• Project methodologie

• Samenwerking

• Controle


© 2017 EXACT

Workspace PM


© 2017 EXACT

Registreren van het project


© 2017 EXACT

Hoe registreer ik mijn budget


© 2017 EXACT

Tips!

• Gebruik standaard project structuren

˃ Projecten worden vergelijkbaar

˃ Hak het project op in blokken

• Plan medewerkers

˃ Bevorder samenwerking

• Registreer samen met sales de afspraken

˃ Voorkom misverstanden tijdens het project


© 2017 EXACT14

2. DE KLANT

© 2017 EXACT

De klant

• Tijdige informatie over het project

• Correcte facturatie

• Oplevering conform afspraak


© 2017 EXACT

Tips!

• Informeer klant constant over voortgang˃ Geen discussies achteraf

• Geef je klanten toegang via een portaal˃ Klanten kunnen zelfstandig het project

volgen

- DEMODAG – MEET THE EXPERTS17

© 2017 EXACT18

3. DE CONSULTANT

© 2017 EXACT

De consultant

• Wat moet ik doen

• Hoeveel tijd heb ik

• Hoe kan ik snel mijn uren registreren en declareren


© 2017 EXACT

Live demo van de app


© 2017 EXACT

Tips!

• Maak gebruik van de app`s˃ Maak registratie eenvoudig

• Koppel bezoekverslagen/ timesheets/ foto’s˃ Geen discussies achteraf


© 2017 EXACT

Klantcase: Takkenkamp

• Meer gemak en snelheid voor de gebruikers op kantoor en op de bouwplaats

• Kostenbesparing door efficiënter te werken: van 10 naar 1 dag voor urenregistratie, van 8 naar 3 handelingen voor planning

• Totale tijdsbesparing in manuren is een halve fte

• Takkenkamp kan duurzaam groeien, zonder dat ze daarvoor extra mensen op kantoor nodig hebben

• Moderner systeem, betere uitstraling richting de klant


© 2017 EXACT23

4. DE CONTROLLER

© 2017 EXACT

De Controller

1. Tijdige facturatie

2. Correcte processen en procedures


© 2017 EXACT

Tips!

• Factureer regelmatig inclusief bijlage, bijvoorbeeld de urenbriefjes

• Laat de pro-forma factuur opstellen door de project manager

• Maak gebruik van digitale facturatie


© 2017 EXACT

D-ploy

• Uniforme processen zorgen ervoor dat D-ploy minder mensen nodig heeft voor toenemende administratieve taken.

• Eenvoudiger en transparantie

• Alle informatie zit in één centraal systeem. Hierdoor heeft D-ploy direct inzicht in de financiële situatie.

• De datakwaliteit is beter, omdat er geen ruimte meer is voor compromissen.

• De mandaten voor budgetten en informatie over wie op welk project werkt zijn nu glashelder.


© 2017 EXACT

Tips!

• Gebruik de standaard rapportages

• Gebruik Workspaces om rapportages weer te geven

• Gebruik de rapportage tools


© 2017 EXACT© 2017 EXACT

Tips!

35

1. Project manager communiceer met je stakeholders

2. Geef de klant inzicht in de voortgang van het project

3. Maak de administratie voor de consultants makkelijk

4. Eenvoudig facturatie proces voor de controller

5. Maak gebruik van rapportage tools
