Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Legal Project Management
PLEIT 2016
11 oktober 2016
Startpunten
Law4 Law4ce
•Interim Manager
•Winst- en efficiëntie verbetering
•Processen en Lean
•Advocatuur :-)
•Ontwikkelingen :-)
•law4ce.com
Hans Schuurman
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Maar bekijk de advocatuur met een
bedrijfskundige bril
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Er is geen dossier wat NIET wordt gemanaged
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Niet alles gaat in rust en regelmaat
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Vaak heeft de cliënt haast
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Dus druk op het dossier• Dagvaarding komt binnen
• Opdracht stagiair: Maak een concept
• In de haast te weinig instructies
• Resultaat:
• dossier loopt uit de tijd
• afboekingen bij declareren
• tevreden cliënt?
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
- Waarom? - Wat?
- Wie? - Hoe?
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Waarom gaan projecten mis?• Vage projectdoelen en projectresultaten
• Slechte communicatie
• Aannames onvoldoende vastgelegd
• Stakeholders over het hoofd gezien
• Mensen niet verantwoordelijk gehouden
• Onvoldoende controle
• Lessons learned vergeten
• Onrealistische schattingen
• Te laat beginnen met een activiteit
• Onvoldoende bekwaamheid
• Te veel veranderingen in projectdefinitie / buitenwereld
• Geen focus : Te veel verschillende taken
• ‘Over designen’
• Hersteltijd bij fouten vergeten
• Reactiviteit i.p.v creativiteit en pro activiteit
• Iedere projectmedewerker gericht op eigen taak ↔ betrokkenheid project
ProjectdefinitieAannames niet expliciet
Afstemming
Tijd, kwaliteit, budget
Wie doet wat
Niet werken volgens scope
Niet leren van fouten
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Wat willen cliënten?• Waarde => Lean; Voice of Customer
• Efficiëntie => Lean/Process Improvement
• Voorspelbaarheid => Lean
• Communicatie
• Begrip van de business van de client
• Alignment tussen client- en kantoorbelang
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Lean (of LPI)
CliëntProces Proces
Afstemmen
Overproductie
Herstelwerk
Onnodige controles
):
Fouten
Capaciteit niet
gebruiken
Wachttijd reistijd
onnodige beweging
Stoppen met wat de cliënt NIET heeft gevraagd
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Wat willen cliënten?• Waarde
• Efficiëntie
• Voorspelbaarheid
• Communicatie
• Begrip van de business van de client
• Alignment tussen client- en kantoorbelang
LPM
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Hoofdlijnen Legal Project Management?
• Definitie
• Fasering
• Planning
• Managen
• Evaluatie
• Niet: Veranderen van de inhoudelijke aanpak
• Wel: Betere voorbereiding en besturing binnen afgesproken kaders
Waarom: Markt en kansen
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
20
30
40
50
60
70
80
90
100
110
120
1980
1985
1990
1995
1996
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015Q3
IndexcijferaantaladvocatenenomzetCBS(2010=100)
Combinatie Indexaantaladvocaten Indexcijfersomzet Hans Schuurman Finance Planning & Control
De rode lijn is de omzet van Juridische diensten Inclusief nieuwe
toetreders …
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Sectorvisie ABN
ong. 2,5%
Bron: Sectorvisie Zakelijke Dienstverlening ABN Amro - juni 2016
Verhoogde druk op prijzen
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Alternatieve pricing
Uurtje factuurtje en de
kantooropslag
T
U
oa Vast
Capped
T
U
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Alle typen AFA’s vragen om het managen van uren en inzet
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Concurreren op uurtariefGevolgen
• Winst kantoor daalt
• Krijgt de cliënt de beste oplossing?
T
U
Keuze voor aanbieder met laagste uurtarief
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Kansen in de vierkanten
T
U
Van uurtarief T
U
Naar de meest
efficiënte oplossing
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Kansen in de vierkanten
T
U
Naar de meest
efficiënte oplossing
Hoe dan?•Hergebruik/
KM
•Legal Tech
•Doe het zelf
•LPM en Lean
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Wie zijn de LPMers op dit moment?
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Diversiteit aan de rondetafel
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Vacature LPMer• The purpose of this role is to help increase revenue, improve profitability and provide exceptional client
service on our most complex international matters through more effective legal project management.
• This position will accelerate our ability to deliver tangible financial and non-financial benefits on selected key matters and/or transactions (in conjunction with the client team), and to develop, co-ordinate, and implement consistent best practice across our firm.
• A key objective is to support those international matters where scope is difficult to define, where management to the agreed commercial terms is critical and where there are a large number of practice areas, fee earners or jurisdictions involved. The Legal Project Management team will support client teams to better price, scope, manage and deliver complex transactions or multi-matter clients, resulting in capturing out of scope revenues, minimizing write-offs, improving overall matter efficiency and client satisfaction.
Functie
• The Legal Project Manager supports client facing projects:
• Preparation of project plans and Gantt charts; Setting up matters and task codes;Ongoing monitoring of costs and shadow fees; Ongoing client status reports;
• Chasing timely closing; and Preparing minutes of progress meetings.
• He or she supports the implementation of project management tools:
• Support Sharepoint and other IT systems; and Support development of various pilot tools and systems.
Eisen
• Graduate level (law or business degree preferred);Experience in one or more Project Management roles desirable;Experience working within law firms or other professional services firms (e.g. accounting, consulting, banking); Good knowledge in Excel;Fluent in English and Dutch;
• Knowledge of relevant IT packages is a plus.
Grote complexe projecten
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Complexe projecten•Grote overname of vernieuwen
van 50.000 contracten
•Vraagt om gedegen planning en bewaking van de voortgang
•En dat is een vak apart
•DUS: Gespecialiseerde LPMer
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Vacature LPMer• The purpose of this role is to help increase revenue, improve profitability and provide exceptional client
service on our most complex international matters through more effective legal project management.
• This position will accelerate our ability to deliver tangible financial and non-financial benefits on selected key matters and/or transactions (in conjunction with the client team), and to develop, co-ordinate, and implement consistent best practice across our firm.
• A key objective is to support those international matters where scope is difficult to define, where management to the agreed commercial terms is critical and where there are a large number of practice areas, fee earners or jurisdictions involved. The Legal Project Management team will support client teams to better price, scope, manage and deliver complex transactions or multi-matter clients, resulting in capturing out of scope revenues, minimizing write-offs, improving overall matter efficiency and client satisfaction.
Functie
• The Legal Project Manager supports client facing projects:
• Preparation of project plans and Gantt charts; Setting up matters and task codes;Ongoing monitoring of costs and shadow fees; Ongoing client status reports;
• Chasing timely closing; and Preparing minutes of progress meetings.
• He or she supports the implementation of project management tools:
• Support Sharepoint and other IT systems; and Support development of various pilot tools and systems.
Eisen
• Graduate level (law or business degree preferred);Experience in one or more Project Management roles desirable;Experience working within law firms or other professional services firms (e.g. accounting, consulting, banking); Good knowledge in Excel;Fluent in English and Dutch;
• Knowledge of relevant IT packages is a plus.
Tooling
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Begeleiding en tooling• Modellen voor het kantoor
• Opdrachtbevestiging / plan van aanpak
• Urenschatting, planning en pricing
• Stroomschema’s
• Rapportagens
• Planning en actielijsten
• Structureren en tech oplossingen
• Rapportages (tot bewaken marges)
• Coördinatie
• Klantcontact (wanneer praten met klant)
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Wie hebben een rol in LPM?
De AdvocaatDe Partner
De AssistantSupport
IEDEREEN IN HET TEAM
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Bepaal de rollen vooraf• Wijs een Verantwoordelijke Advocaat
aan; Dat is de projectleider binnen het kantoor
• Laat iedereen kennis maken met de principes van Project Management=> Aan te leren vaardigheden
• Leg rolverdeling met de cliënt vast; Optioneel zelfs: GC is PL!
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Vacature LPMer• The purpose of this role is to help increase revenue, improve profitability and provide exceptional client
service on our most complex international matters through more effective legal project management.
• This position will accelerate our ability to deliver tangible financial and non-financial benefits on selected key matters and/or transactions (in conjunction with the client team), and to develop, co-ordinate, and implement consistent best practice across our firm.
• A key objective is to support those international matters where scope is difficult to define, where management to the agreed commercial terms is critical and where there are a large number of practice areas, fee earners or jurisdictions involved. The Legal Project Management team will support client teams to better price, scope, manage and deliver complex transactions or multi-matter clients, resulting in capturing out of scope revenues, minimizing write-offs, improving overall matter efficiency and client satisfaction.
Functie
• The Legal Project Manager supports client facing projects:
• Preparation of project plans and Gantt charts; Setting up matters and task codes;Ongoing monitoring of costs and shadow fees; Ongoing client status reports;
• Chasing timely closing; and Preparing minutes of progress meetings.
• He or she supports the implementation of project management tools:
• Support Sharepoint and other IT systems; and Support development of various pilot tools and systems.
Eisen
• Graduate level (law or business degree preferred);Experience in one or more Project Management roles desirable;Experience working within law firms or other professional services firms (e.g. accounting, consulting, banking); Good knowledge in Excel;Fluent in English and Dutch;
• Knowledge of relevant IT packages is a plus.
“Legal Project management = Project management”
Wat is een project?
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Kenmerken project• Leveren van waarde voor de cliënt op een zo
efficiënt mogelijke manier.
• Definitie van de opdracht waarbij impliciete veronderstellingen expliciet worden gemaakt
• Te verdelen in fasen
• Binnen de fasen: taken
• Met een klant en opdrachtnemer
• Met een duidelijk begin en een einde
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Fase 1: 40u Fase 2: 120uFase 3:
60u
Fase 1: 60u en uitloop Fase 2: 100u, tijd ingehaald
Fase 3: 60u en uitloop
Fase 2: 20u meerwerk
(:
Uitvoering, bewaking en bijsturing
LPM in een plaatje
Inzicht vooraf
Fasen in een project
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Hoofdlijnen
Intake
• Scoping
• Planning
• Pricing
• Opdrachtbevestiging
• Acceptatie door cliënt
Realisatie
• Uitvoering
• Bijsturing
• Oplevering
• Afronding
• Evaluatie
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Voorbeeld van een planning
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Dossier te onzeker => Agile LPM ipv Detailplanning
Detail-planning
eerste fasen (KT)
Grovere scenario-planning
(MLT)
Indicatie vervolgopties
(LT)
Verdere detaillering in de tijd
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Stap verder: Work breakdown structure
Fase
Hoofdtaak
Hoofdtaak
Deeltaak
Deeltaak
Deeltaak
Deeltaak
Tijd en mensen
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Pricing
Alternatieven
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Opdrachtbevestiging• Begrotingsprocedure:
Geen opdrachtbevestiging =Geen opdracht
• Duidelijkheid over: • Scope: Wat wel en wat niet • Fasering • Prijs: Verwachting, budget en prijsmodel • Communicatie • Kwaliteit • Wat bij afwijkingen (= risico-inventarisatie)
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Opdrachtbevestiging• Begrotingsprocedure:
Geen opdrachtbevestiging =Geen opdracht
• Duidelijkheid over: • Scope: Wat wel en wat niet • Fasering • Prijs: Verwachting, budget en prijsmodel • Communicatie • Kwaliteit • Wat bij afwijkingen (= risico-inventarisatie)
Wat
Wie
HoeWanneer
Risico’s
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Acceptatie door cliënt
… of direct aan het werk?
Leg uit en stel vast
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Nu hebben we GRIP•Goal
•Role clarity
•Interactions (= communicatielijnen)
•Process • Processen helder • Standaarden • Richtlijnen en regels En in een
klein dossier?
Uitvoering van een project
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Uitvoering; Duivelse driehoek van PM
Prijs
Snelheid
Kwaliteit
Wat afgesproken
met de cliënt?
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Dus managen van het werk
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Managen, budget en kwaliteit
Begrepen?
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Kwaliteit Bottlenecks Inefficiënte inzet
Rol- onduidelijkheid Voorkom rework
SCOPE !!!
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Voorkom verrassingen
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Zet de cliënt niet in zijn hemd !!
Budget-verrassing: • Proces in de
hand? • Beheersing
leverancier?
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
StuurinformatieBudget vs besteed
Meerwerk % budget vs % klaar
Alle uren geschreven??
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Geavanceerde tools
Voor omvangrijke of complexe dossiers
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Het kan ook heel eenvoudig
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Stakeholder analyse
Plan momenten in
Praat tijdig met cliënt over afwijkingen
Vervolgacties
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Cliënt acceptatie:
Hoe klaar is klaar?
Vraag het de cliënt!
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Afronding
Net als een duidelijke start vraagt een project een duidelijke afsluiting
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Evaluatie
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Leg ervaringen vast (bijv. in modellen)
Samengevat
Aan het werk
Leren !!Beperkingen AfrondenAansturen
Waarom? Cliënt AcceptatieOmvang
Happy partner
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Wat deed hij anders?Hij luisterde beter naar de intenties van de cliënt
Probleem op 1 A4 Visualiseer !!
Faseer !!
Met team to-do’s bepalen
Controleerde zijn visie bij de cliënt
Planbaar Behapbare stapjes Voorspelbaar
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
….maar maakte vooral vooraf expliciet wat hij
eerder impliciet liet
Hij maakte verwachtingen en te zetten stappen glashelder (voor de cliënt, hemzelf en
zijn team)
Ha FinanHans Schuurman
Finance Planning & Control
Top Related