Inhoud
•Waarom zorg dragen voor digitaal archief?•7 voorwaarden voor een goed beheer•Waar vind ik advies?
1) Waarom zorg dragen voor je digitaal archief?1. Digitaal archief gebruiken voor:• Promotie (bv. via website)• Ter inspiratie of voor hergebruik• Als juridisch bewijs
2. Digitaal heeft meer mogelijkheden dan analoog• Minder plaats• Zoekfunctie• Delen
3. Archief is een neerslag van je (digitale) werking
7 voorwaarden
1.Ken de problematiek van digitale bewaring
2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking
3. Zorg voor een goede opslag + backup
4. Registreer hard- en software5. Weet alles terug te vinden6. Hou je (belangrijke) documenten
raadpleegbaar7. Verwijder onnodige documenten
1) De problematiek van digitale bewaring1. Opslagmedia gaan kapot of slijten2. Opslagmedia verouderen3. Software veroudert4. De digitale realiteit is vluchtig
1) De problematiek van digitale bewaring1. Opslagmedia gaan kapot of slijten2. Opslagmedia verouderen3. Software veroudert4. De digitale realiteit is vluchtig
1) De problematiek van digitale bewaring1. Opslagmedia gaan kapot of slijten2. Opslagmedia verouderen3. Software veroudert4. De digitale realiteit is vluchtig
1) De problematiek van digitale bewaring
1. Opslagmedia gaan kapot of slijten2. Opslagmedia verouderen3. Software veroudert4. De digitale realiteit is vluchtig
7 voorwaarden
1. Ken de problematiek van digitale bewaring
2.Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking
3. Zorg voor een goede opslag + backup
4. Registreer hard- en software5. Weet alles terug te vinden6. Hou je (belangrijke) documenten
raadpleegbaar7. Verwijder onnodige documenten
2) Maatregelen tijdens dagelijkse werking•Digitaal archiveren is een kwestie van procedures en beleid:• Zoveel mogelijk maatregelen zo vroeg
mogelijk (Van uitstel…)• Eenduidige afspraken onder medewerkers• Duid een verantwoordelijke aan• Regels schriftelijk vastleggen
•Oud digitaal archief:• Stappenplan• Urgenties vastleggen
7 voorwaarden
1. Ken de problematiek van digitale bewaring
2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking
3.Zorg voor een goede opslag + backup
4. Registreer hard- en software5. Weet alles terug te vinden6. Hou je (belangrijke) documenten
raadpleegbaar7. Verwijder onnodige documenten
3) Voorzie een adequaat opslagsysteem• Centraliseer alle informatie
op 1 systeem• Neem Back-ups!• Zorg voor eenvoudige
toegang (netwerk)
7 voorwaarden
1. Ken de problematiek van digitale bewaring
2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking
3. Zorg voor een goede opslag + backup
4.Registreer hard- en software5. Weet alles terug te vinden6. Hou je (belangrijke) documenten
raadpleegbaar7. Verwijder onnodige documenten
4) Hard- en software registratie•Waarom?• Ondersteuning IT-beheer binnen de organisatie• Essentiële informatie voor toekomstige bewaring
digitaal materiaal
• Registreer hardware
• Registreer software
7 voorwaarden
1. Ken de problematiek van digitale bewaring
2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking
3. Zorg voor een goede opslag + backup
4. Registreer hard- en software5.Weet alles terug te vinden6. Hou je (belangrijke) documenten
raadpleegbaar7. Verwijder onnodige documenten
5) Alles terugvinden
1. Creëer een mappenstructuur• Eenduidig• Consequent gebruikt
doorheen de gehele organisatie• Indelingsprincipes• Kerntaken vs.
Ondersteunende taken• Kerntaken onderverdelen in
projecten• Projectdossiers
onderverdelen in projectfases• Projectfases onderverdelen
in documenttypes
5) Alles terugvinden
2. Geef eenduidige, betekenisvolle bestandsnamen• Enkel volgende tekens gebruiken:• A-Z a-z 0-9 - _
•Gebruik volgende betekenisvolle structuur• <omgekeerdeDatum>_<inhoudelijkeBesc
hrijving>_<versienr>.<extensie>• Signaleer versies
7 voorwaarden
1. Ken de problematiek van digitale bewaring
2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking
3. Zorg voor een goede opslag + backup
4. Registreer hard- en software5. Weet alles terug te vinden6.Hou je (belangrijke) documenten
raadpleegbaar7. Verwijder onnodige documenten
6) Hou je (belangrijke) documenten raadpleegbaar•Wat wanneer software niet meer wordt ondersteund?•Noodzaak: Migreren •Nadelen van migreren:• Informatieverlies• Arbeidsintensief
© Crépain Binst
6) Hou je (belangrijke) documenten raadpleegbaar•Maatregelen• Selecteer voor iedere
projectfase de belangrijke documenten• Registreer software!!• Beperk het aantal programma’s
in gebruik• Bij migraties
• Controleer de migraties• Bewaar steeds het originele
bestand• Opgelet! Wat wil je bewaren?
Tekst, geometrie, kleur…?© Christian Kieckens
7 voorwaarden
1. Ken de problematiek van digitale bewaring
2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking
3. Zorg voor een goede opslag + backup4. Registreer hard- en software5. Weet alles terug te vinden6. Hou je (belangrijke) documenten
raadpleegbaar7.Verwijder onnodige documenten
7) Verwijder onnodige documenten•Onnodige documenten?• Dubbels• Gezipte bestanden• Onbelangrijke versies (opgelet,
in de ontwerpfase zijn verschillende versies vaak interessant!)
•Waarom?• Zoeken verloopt eenvoudiger• Informatiebeheer verloopt
eenvoudiger
•Onnodige documenten vernietigen wanneer het kan.
8) Meer info• Lees zeker alles nog eens na op http://
www.cvaa.be/nl/advies/architecten-en-digitaal-documentbeheer-enkele-richtlijnen
• Bekijk ook de website van TRACKS: http://www.projecttracks.be • Opslagsystemen:
• http://www.den.nl/thema/8/• http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/hoe-maak-je-een-back-up• http://
www.projecttracks.be/nl/tools/detail/omgaan-met-digitale-dragers-in-het-archief
• Mappenstructuren en bestandsnamen:• http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn3.pdf• http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/naamgeving-van-mappen-en-bestanden • http://
www.projecttracks.be/nl/tools/detail/maak-een-ordeningsplanmappenstructuur
• Bestanden raadpleegbaar houden:• http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/bewaring-van-je-digitaal-archief
• Onnodige documenten verwijderen:• http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/opschonen-van-het-digitaal-archief
• VRAGEN!? Contacteer ons op http://www.cvaa.be/nl/hoe-kunnen-wij-u-helpen
Top Related