Digitaal Archief Vlaanderen

Click here to load reader

download Digitaal Archief Vlaanderen

of 37

  • date post

    23-Feb-2016
  • Category

    Documents

  • view

    61
  • download

    0

Embed Size (px)

description

Digitaal Archief Vlaanderen Klankbordgroep 11 /2 / 2014. Digitaal Archief Vlaanderen. Digitaal Archief Vlaanderen Agenda: Stand van zaken Proof Of Concept Andere activiteiten naast Proof of Concept Discussie. Digitaal Archief Vlaanderen. Stand van zaken - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of Digitaal Archief Vlaanderen

PowerPoint Presentation

Digitaal Archief VlaanderenDigitaal Archief Vlaanderen

Klankbordgroep 11 /2 / 2014Digitaal Archief VlaanderenDigitaal Archief Vlaanderen

Agenda: Stand van zakenProof Of ConceptAndere activiteiten naast Proof of ConceptDiscussie

Digitaal Archief VlaanderenStand van zaken

Haalbaarheidstraject met PwC:

Behoefte +is een oplossing met partners haalbaar, en wat zijn de consequenties?

Digitaal Archief VlaanderenHaalbaarheidstraject met PwC:

Acceptatie door opdrachtgever mt opmerkingen projectgroep

Acceptatie: Focus ligt op haalbaarheid, geen finale plannenPartners kunnen elk volledige oplossing aanbiedenMt partners: ernstige meerwaarde: expertise n infrastructuur aanwezig

Opmerkingen:Signaal klankbordgroep n stuurgroep: Relatie met informatiebeheer!Veranderingstraject!

Bijkomend advies gevraagd bij buitenlandse experten: Bevestigen!

Digitaal Archief VlaanderenHaalbaarheidstraject met PwC:

Signaal omgezet in DAV-strategie

DienstenmodelProof of concept

Digitaal Archief VlaanderenBeoogd organisatiemodelBestuurlijk niveau: aparte juridische entiteit met sterke vertegenwoordiging klant

Operationeel niveau:

Klantenrelaties: werving, contact,

Serviceondersteuning:integratie met informatiebeheer

eDepotfunctie: duurzame bewaring en toegankelijkheid garanderen

Partners als ruggengraat

Digitaal Archief VlaanderenBeoogd organisatiemodelKlantenrelaties

wervende activiteitenalgemeen contact met de (potentile) klanten creren van een toolkit voor empoweren van archivarissen/informatiebeheerder: waarom? hoe aanpakken?bemiddeling/negotiatie om het informatiebeheer bij de (potentile) klanten en de dienstverlening van DAV op elkaar af te stemmencordinatie en negotiatie bij instap klant

Digitaal Archief VlaanderenBeoogd organisatiemodelServiceondersteuning

Gericht op de integratie met informatiebeheer en ondersteunen verandering bij de (potentile) klanten

creert het functionele en technische kader voor integratie van het informatiebeheer van de (potentile) klanten met DAV en levert hiervoor criteria voor formaten, metadataschemas, processen en technische vereisten

begeleidt de potentile klanten bij de uitvoering van het integratieproces en levert desgewenst ondersteunende tools

Ondersteunt de verdere opbouw van competenties bij de klanten

Digitaal Archief VlaanderenBeoogd organisatiemodelServiceondersteuning vs steunpunt

Steunpunt van het Archiefdecreet:focus alle zorgdragerskader

DAV: (potentile) klantenoperationele focus

Permanente afstemming

Digitaal Archief VlaanderenBeoogd organisatiemodeleDepot

levert diensten voor duurzame bewaring, toegankelijkheid en vernietiging van digitale informatie (cfr. OAIS)

levert de archiefmanagementtools die klanten toelaat het beheer van hun aan DAV toevertrouwde informatie uit te voerenDigitaal Archief VlaanderenBeoogd organisatiemodel

Digitaal Archief VlaanderenBeoogd organisatiemodel

Maar

Digitaal Archief VlaanderenBeoogd organisatiemodel

Oops foutje

DAVDigitaal Archief VlaanderenBeoogd organisatiemodel

Oops nog een foutje

YOUDigitaal Archief VlaanderenBeoogd organisatiemodel

Informatiebeheer (incl. duurzaam aspect) is vooral zaak van interne opvolging en aansturing

YOUDigitaal Archief VlaanderenObjectief Digitaal Archief VlaanderenDe zorgdragers in staat te stellen de maturiteit van hun digitale informatiehuishouding op te tillen en de voordelen van een digitale huishouding te maximaliseren:

Bestaande expertise , tools en infrastructuur via partnerships ter beschikking stellen om concrete oplossingen en competentieverhogende ondersteuning aan te biedenPragmatische standaarden en goede praktijken ontwikkelen in samenwerking met de (potentile) klanten Complexiteit van het duurzame archiveren van digitale informatie waar mogelijk/zinvol weghalen Structurele afstemming met andere stakeholders en beleid ivm compliancy Een kostenefficinte oplossing zijn Transparante en laagdrempelige dienstverlening, gericht op Type 2, waar mogelijk ook andere types

Digitaal Archief VlaanderenCommunicatie en consultatie

Consultatiemoment lokale besturen 21/11/2013

Digitaal Archief VlaanderenCommunicatie en consultatieConsultatiemoment lokale besturen 21/11/2013

Onze boodschap:

Wat is de problematiek?Wat wil DAV realiseren?Maar ook: een groot deel van de verantwoordelijkheid ligt bij U, geen softwarepakket installeren en alles is opgelost!

Digitaal Archief VlaanderenCommunicatie en consultatieConsultatiemoment lokale besturen 21/11/2013

Wat heeft DAV onthouden?

Herkenning van de problematiek, zowel bij bestuurders als bij de administratieVraag naar dienstverlening Digitaal Archief VlaanderenDAV wordt beschouwd als efficintieverhogendVraag naar ondersteuning veranderingsproces Aandacht voor autonomie en verantwoordelijkheid klantDAV als makelaarCommunity voor competentieopbouw

Digitaal Archief VlaanderenCommunicatie en consultatieConsultatiemoment lokale besturen 21/11/2013

Digitaal Archief VlaanderenCommunicatie en consultatieConsultatiemoment lokale besturen 21/11/2013

Digitaal Archief VlaanderenCommunicatie en consultatie

Daarnaast

Verschillende afstemmingen op VO-platformen Stuurgroep Strategisch ArchiefGido

Manage ITvan V-ICT-OR, de Vlaamse ICT organisatie

Afstemming verwante projectenOslo 2.0Archiefbeheerssysteem Gent en partners

Digitaal Archief VlaanderenVragen? Opmerkingen!

Digitaal Archief VlaanderenPauze

Digitaal Archief VlaanderenProof of Concept

Digitaal Archief VlaanderenProof of Concept

Wat?

Een setup van tools en afspraken om geselecteerde aspecten van de volledige dienstverlening van DAV samen met de zorgdragers in quasi rele omstandigheden te testen

Niet alleen software (serviceondersteuning) Niet alles (budget en tijd) Bij enkele zorgdragers

Digitaal Archief VlaanderenProof of Concept

Waarom?

Vertrekken vanuit de bestaande realiteit van zowel de klant als DAV en partners en deze op elkaar afstemmen

Digitaal Archief VlaanderenProof of Concept

Belang voor de zorgdrager?

Volgt mee en kan: afspraken en tools evalueren en inzicht verhogenwerklast en impact voor zichzelf inschatten

Opgelet:vraagt tijd zorgdrager (ev. ook andere medewerkers) piloten: ander trajectcommon sense: ervaring partners = realisme beperkte variaties

Digitaal Archief VlaanderenProof of Concept

Belang voor DAV en partners?

Hoe (potentile) klanten ondersteunen

Hoe dienstverlening in detail inrichten

Technische issues

Haalbare standaarden

Digitaal Archief VlaanderenProof of Concept

Wanneer?

Hoe (potentile) klanten ondersteunen

Hoe dienstverlening in detail inrichten

Technische issues

Haalbare standaarden

Digitaal Archief VlaanderenProof of Concept

Hoe?

Input: Selectielijsten Bewezen oplossingen partners ipv theoretisch ideaal

Traject met partners opgestart:Wie doet watWat is haalbaar/nodig binnen budget en tijdHoeveel tijd precies nodig

Digitaal Archief VlaanderenProof of Concept

Aspecten van:

Intellectueel beheer (Toegangsbeheer, configuratie)

Integratie met administratie (manuele opname + controles en afhandeling, mogelijkheden formaten, metadataschemas, workflow)

Automatische ingest (applicaties????)

Bewaring (controles integriteit en conversie)

Administratie/rapportering (hoe zit het met)

Vernietiging (signaalfunctie en acties en tracering vernietigen)

Te beschikking stelling (zoeken en consulteren)

Digitaal Archief VlaanderenProof of Concept

Binnenkort oproep kandidaten

Wat bieden wij Wat vragen wij

Conclusies naar

Stuurgroep (maandelijks)Klankbordgroep (3-maandelijks)

Digitaal Archief VlaanderenAndere activiteiten

Uitbreiding stuurgroep

Vertegenwoordiging klant

Gezocht profielManagement : veranderingstraject!Affiniteit met informatiebeheer/archievenKleinere organisaties

Oproep via VVSG, VVOS, VVBAD, Ook hier wat bieden wij, wat vragen wij

Digitaal Archief VlaanderenAndere activiteiten

Daarnaast

Traject naar de Vlaamse RegeringHuidige legislatuur: conceptnotaVolgende legislatuur: beslissingsnota

Juridische en organisatorische invulling

Community

Digitaal Archief VlaanderenVragen? Opmerkingen!

Digitaal Archief VlaanderenToegevoegd na klankbordgroep: feedback

- Vraag naar formele overeenkomst zorgdrager-DAV voor POC: bezorgdheden over vertrouwelijkheid van informatie, verantwoordelijkheid bij calamiteiten, en het statuut van de POC voor de zorgdrager zelf, die dit zien als een deel van hun verantwoordingsproces naar hun beleid-> Antwoord: wordt onderzocht

- Naar de scope van de POC vooral vragen naar de applicaties (DMSsen, maar ook administratieve paketten) die DAV zal kunnen ondersteunen/testenin de POC-> Antwoord: POC is beperkte lijst die wordt opgemaakt in voorbereiding van de POC, de lijst wordt zo snel mogelijk overgemaakt