3. Wat is e-Billing? Het elektronisch versturen van facturen
aan zakelijke en/of particuliere klanten, eventueel voorzien van
toegevoegd waarde diensten*.* bijv. iDEAL in B2C markt
4. VormenXML (Extensible Markup Language)Een standaard voor het
definiren van formele markup-talen, zoals HTML, waarbij
gestructureerde gegevens in de vormvan platte tekst zichtbaar zijn.
Deze representatie is zowelleesbaar voor de mens als voor
computers.EDI (Electronic Data Interchange)Elektronische
uitwisseling van bedrijfsdocumentenPDF (Portable Document Format)
en PDF/A (archivable)UBL (Universal Business Language)UBL bestaat
uit een XML-bibliotheek met bedrijfsdocumenten
5. De overheidDigipoort: onlinebrievenbus overheidDigipoort is
het elektronischepostkantoor van de overheidvoor bedrijven.
Dezebrievenbus heet Digipoort enwordt beheerd door Logius.Digipoort
is bedoeld voorondernemers en overheden.Digipoort ondersteunt
deopen formaten UBL 2.0 ofSETU (HR-XML).
6. De propositie van NDGOutput Management middels
PlanetPressPlanetPress automatiseert, personaliseert en integreert
decommunicatie van en naar bedrijfsapplicaties en/of
ERPsystemen.Het financieel systeem of ERP creert factuurdata en
stuurt ditaan op de outputmanagement printer. PlanetPress verzorgt:
Opmaak (PDF met specifieke lay-out) Conversie (data omzetten naar
ieder willekeuring anderformaat; XML, UBL, EDI, etc.) Distributie
(email, ftp, portal)
7. Schematisch Papier factuurPDF FacuurERPData Outoutmanagement
Klant XML
8. Erwin LeeuwProject ManagerGroupM
9. Introductie GroupM NederlandGroupM is een Shared Service
organisatie voor een aantalmediabureaus van Nederland. Voor deze
bureaus verzorgenwij o.a.: Inkoop van media (TV, Radio, Internet,
print, enz.) Financile / administratieve afhandeling (80.000 media
inkoopfacturen en 25.000 media verkoopfacturen) ICT HRM
10. Introductie WPP/GroupMEmployees 138,000 (including
associates)Number of offices 2,400+Corporate SocialNumber of
countries 107ResponsibilityReported revenues 8.7bn (2009)Report
2010Reported billings 37.9bn (2009)We are the leading global media
investment operationWorldwide billings US $84.2bnTotal worldwide
market share: 32.4%Industry leading levels of investment in
research and development400 offices in 81 countries (17,000
staff)Wij zijn GroupM! De #1 media-inkooporganisatie van
NederlandMedia-omzet van 1.3bn (Nielsen 2009), marktaandeel:
+30%Veel investeringen in eigen technologie, onderzoek en
systemenKantoren in Amsterdam en Rotterdam (+450 werknemers)De
start van GroupM (Mindshare en MEC) was op 1 juni 2004 en de
organisatie wasoperationeel op 1 januari 2005.
11. Onze organisatieAgencies 2009 1.Mindshare 400 2.OMD 350
3.MEC 300 4.Kobalt300 5.MediaCom260 6.Zenith Optimedia260
7.Universal 240 8.Initiative230 9.Carat 190 10. MPG 120 11.
Vizeum120 12. Starcom 120Agency groups2009 1.GroupM985
2.Mediabrands 550 3.Vivaki380 4.Aegis 310 5.Kobalt300Netherlands
2009 by RECMACreate an unfair and sustainable competitive advantage
forWPPs media communication agencies and specialist agencies
12. AanpakDe in- en externe ontwikkelingen maakten
procesoptimalisatienoodzakelijk. Het belangrijkste punt wat naar
voren kwamwas het digitaal beschikbaar stellen van
factuurinformatie.We hebben de punten benoemd waar de software aan
moestvoldoen. We hebben gesprekken gevoerd met diversesoftware
leveranciers.De functie eisen hebben we aangescherpt en hier
prioriteitenen besparingen / kosten aan toegekend. Op basis
hiervanhebben we de software en onze leverancier gekozen.
13. Conclusie n.a.v. onderzoekHet digitaliseren van de
factuurstromen moet opleveren: Transparantie / informatie
voorziening; Doordat defacturen in PDF en XML vorm worden
opgeslagen kunnenwe koppelingen maken met andere
documentstromen.Deze informatie kunnen we inzichtelijk maken binnen
eenSharePoint omgeving. Efficintie Flexibiliteit Kosten
reductie
14. Het gewenste procesDigitaliseren Inkoopfacturen MBoss (ERP)
1. Verkoopfactuur uit MBoss. Dit is op papier of als 1 groot PDF
bestand. (26.000 stuks)(data capture)Planetpress (Output
Planetpress 2. Planetpress zet data om elk gewenst formaat. (CSV /
XML /PDF (gesplitst))3.1 De ontvangen factuur data naar printer
sturen en uitprinten zoals het nu ook gaat. management)3.2 De
ontvangen PDF 3.A3. Output management is het alle punten uitvoeren.
verkeersplein om te bepalen wat 1 van de punten uitvoeren met data
dient te gebeuren.3.3 De ontvangen factuurdata omzetten in XML en
beschikbaar stellen voor DWH combinatie van keuzes3.4 De ontvangen
factuurdata omzetten in XML, CSV, enz. en beschikbaar stellen
voorOBI10 Certipost (AanvullendeMasterdata)MBoss 4. Aanvullende
masterdata om aan te geven op welke wijze een klant gefactureerd
dient te worden met de daarbij aanvullende data.(contactpersoon,
contact afdeling, mailadres, papier/PDF/XML/Certipost/OB10) DWH5.
Data naar DWH: -PDF5.1 Octo+ -XML Print factuurKlant ontvangt
gewenste factuurPDF Klant XMLOBI10 / Certipost
15. Nieuwe situatie stapsgewijs (PlanetPress)Proeffacturatie.
Goedkeuring via SharePoint door procesmanagerDefinitieve facturatie
zonder bijzonderheden Verzenden per postDefinitieve facturatie met
bijzonderheden: Aanvullende factuur informatie meegeven Factuur per
mail (pdf) evt. naar meerdere contactpersonenDigitaal aanbieden van
facturen Factureren via OB10 Factureren via CertipostDigitaal
beschikbaar stellen van factuur informatie via SharePoint XML info
beschikbaar voor DWH / SharePoint omgeving Facturen in PDF vorm
beschikbaar voor SharePoint omgeving
16. De praktijk
17. e-Billing meer dan alleen een PDFWij zien e-Billing niet
als het versturen van een factuur in PDFvorm, maar als het
uitwisselen van XML / TXT / CSV factuurberichten.Op het moment dat
de sturende en ontvangende partij beidenin staat zijn om met XML /
TXT of CSV bestanden te werkentreden de werkelijke voordelen in
werking waar je alsorganisatie naar op zoek bent.
18. Resultaat voor GroupM Transparantie / informatie
voorziening; Doordat defacturen in PDF en XML vorm worden
opgeslagen kunnenwe koppelingen maken met andere
documentstromen.Deze informatie kunnen we inzichtelijk maken binnen
eenSharePoint omgeving. Efficintie; Beschikbaar stellen van
informatie op de plekwaar deze nodig is. Flexibiliteit; Kunnen
voldoen aan de wensen / eisen vanonze klanten en toeleveranciers.
Reductie van kosten; Handling kosten nemen af.
19. Huidige project is fase 1GroupM ziet de huidige inzet van
PlanetPress als fase 1. Doorhet gebruik van PlanetPress zijn mensen
binnen de organisatieanders gaan kijken naar de huidige processen.
Klanten factureren in de het gewenste format (OB10 enCertipost).
Digitaliseren van andere documentstromen;herinnering, aanmaning,
bijlagen, leasecontracten etc. PlanetPress gebruiken voor de opmaak
van documenten.