Download - De weg naar een social intranet (entopic intranetcongres 2013)

De weg naar een Social Intranet

Mieke Borgers-Roozen

Congres intranet

19 maart 2013

De reisroute

• Start project

• Visiedocument

• Oriëntatiefase

• Aanbesteding

• Ontwerp en bouw

• Test & invoering

• 10 tips

Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

2

Er was eens een intranet uit 2003 …

3Breakoutronde Gemeente Zoetermeer,19 maart 2013

Waar beginnen?

• Moeizame start

• Opdracht van directeur Bedrijfsvoering


Mensen, niet papier!

• Projectgroep • Duidelijk en gezamenlijk

doel• Projectleider?

• Papierloos kantoor: alleen op papier zetten waar je steeds op terug grijpt.


De reisroute

• Start project

• Visiedocument

• Oriëntatiefase

• Aanbesteding

• Ontwerp en bouw


• 10 tips


6

Eerste hobbel omzeilen

• Meteen discussie over techniek: wel/niet Sharepoint

• Wat willen we?

• Visiedocument

• Techniek komt later

• Betrek wel ICT


Hoe kom je tot Visiedocument?

• Directeuren

• Medewerkers

• Externe input

• Concept in MT’s

• Vaststelling door CMT


Inhoud Visiedocument

• Doelen• Uitgangspunten• Voorwaarden

- Inhoud en gemak- Eigen verantwoordelijkheid- Sociaal - Techniek niet leidend

• Ambities• Beheer • Beveiliging


De reisroute

• Start project

• Visiedocument

• Oriëntatiefase

• Aanbesteding

• Ontwerp en bouw


• 10 tips


10

Oriëntatie: hoe kan wat we willen?

• Gesprekken / presentaties potentiële leveranciers

• Gerichte bezoeken aan gemeenten met sociaal intranet


Wat hebben we geleerd?

• Geen maatwerk

• Niet alles in 1x

• Eisen / wensen per fase


De reisroute

• Start project

• Visiedocument

• Oriëntatiefase

• Aanbesteding

• Ontwerp en bouw


• 10 tips


13

De aanbesteding

• Wat vragen we eigenlijk?

• Alles vastleggen of openhouden?

• Gunningscriteria: houd het globaal14


Ultiem criterium

Maakt deze oplossing

de gebruiker blij?


Sharepoint, hoe ging dat verder?

• Niet alles in 1 platform

• Maak gebruik van sterke kanten

• Platforms koppelen16


De reisroute

• Start project

• Visiedocument

• Oriëntatiefase

• Aanbesteding

• Ontwerp en bouw


• 10 tips


17

Ontwerp & bouw: kort en krachtig

• Werkgroepen en migratieplan


De reisroute

• Start project

• Visiedocument

• Oriëntatiefase

• Aanbesteding

• Ontwerp en bouw


• 10 tips


19

Testfase• Testen / vullen

• Aanspreekpunt

• Check interne aannames

• Intern geen keiharde deadline


Hoe gebruikers betrekken?• Enquête over gebruik

• Testomgevingen voor gunning

• Naam voor intranet

• Beta-testers

• Plaagposters

• Videoboodschap

• En verder?


Het uur U• Intranet start

automatisch op• Digitale rondleiding

• Op bureau opstart-handleiding

• Communitymanagers

• Videoboodschap


ENZO: het nieuwe intranet

• Smoelenboek

• Statische pagina’s, je kunt er niet omheen

• Servicedesk

• Nieuws

• Groepen

• Nieuwsfeed

• Widgets


Er is een intranet is 2013…


De eerste maand

• Veel communicatie al via ENZO

• Veel vragen

• 80+ groepen

• Inloopsessies

• Opstartperikelen


De reisroute

• Start project

• Visiedocument

• Oriëntatiefase

• Aanbesteding

• Ontwerp en bouw


• 10 tips


26

10 Tips

1. Projectteam: gebruikers met/zonder kennis van social media

2. Stel duidelijk doel van intranet

3. Zorg voor draagvlak: opdracht vanuit de top

4. Ga niet veel tijd in papierwerk stoppen.


10 Tips

5. Formele projectleider? Deel verantwoordelijkheden/taken.

6. Ga kijken bij andere organisaties en leveranciers

7. Ga niet zelf bouwen, kant-en-klaar is ook goed (genoeg)

8. Wil niet alles tegelijk, faseer de ontwikkelingen en doe dat samen met gebruikers


10 Tips

9. Sluit aan op mogelijkheden die men privé al heeft

10. Laat gebruiks-

vriendelijkheid

doorslag geven,

niet beheer!29


En de projectleider?

• Die hebben we nooit gekregen!

• Zelfsturend team met collectief project- leiderschap

• Per fase informele trekker


Vragen?


Later contact?

Mieke Borgers-RoozenAdviseur online media & coördinator social media

Gemeente Zoetermeer

• Mail: [email protected]• Tel: 079 346 8242

• Twitter: @miekebr• LinkedIn: miekeborgersroozen


mailto:[email protected]