Boekingsassistent

Ondersteuning van de verhuurderbij de administratieve verwerking van de verhuur

van zijn vakantieverblijf

Inhoud

• Welkom

• Waarom een Boekingsassistent

• Stappen in een reservering

• Wat biedt de Boekingsassistent

• Demonstratie

Waarom een boekingsassistent

• de website zoals www.op-Ameland.nl ondersteunt het wervingsproces– reclame, presentatie, informatie, zoeken, selectie, aanvragen– d.m.v. beschrijving, foto’s, actuele beschikbaarheid, huurprijzen en lastminutes

• maar er komt veel meer kijken bij verhuur van een vakantiewoning=> Administratieve verwerking

• verhuurders vragen:– modellen van brieven, contracten, huisregels, hoe doe ik...– Kortom … meer ondersteuning!

• logische uitbreiding van onze dienstverlening

Stappen in een reservering

• de aanvraag• de acceptatie• registratie alle gegevens• versturen bevestiging, nota en voorwaarden (zoals huisregels)• verwerking aanbetaling• verwerking betaling• versturen reisbescheiden• aankomst gasten• vertrek gasten• afhandeling

De aanvraag

• Aanvraag rechtsstreeks via de op-Ameland.nl website (bij ons toch bijna 80%)

• Aanvraag via telefoon– ook via de site– via andere bronnen zoals VVV gids

• Aanvraag moet alle informatie bevatten die nodig is om de reservering te verwerken

De acceptatie

• is het een informatie-aanvraag of een reservering

• Reservering controles:– is de periode vrij?– wil ik de woning in deze periode aan deze mensen verhuren?– Hebben ze nog vragen die eerst beantwoord moeten worden?

– Is er voldoende tijd tot de aanvang van de periode om alles te regelen?

• Alles OK => reservering definitief maken• Zo niet => afwijzing sturen met uitleg

Registratie gegevens

• Vastleggen reservering door vastleggen alle gegevens in de eigen reserveringsadministratie

• aanpassen beschikbaarheid www.op-Ameland.nl website

Versturen bevestiging

Hoeveel tijd is er nog tot de vakantie begint?• Korte termijn (<2 weken)

– bevestiging, nota en voorwaarden opmaken en direct per email versturen– gehele bedrag in één keer innen via telefonische- of Internet betaling– reisbescheiden per email versturen (en evt telefoon/fax/email naar beheerder)

• Middellange termijn (2 tot 6 weken)– bevestiging, nota en voorwaarden opmaken en per post versturen– gehele bedrag in één keer laten overmaken– reisbescheiden per post versturen

• Lange termijn (> 6 weken)– bevestiging, nota en voorwaarden opmaken en per post versturen– aanbetaling binnen week laten overmaken– restant-bedrag 1 maand voor vakantie laten overmaken– reisbescheiden per post versturen

Verwerken betalingen

• Aanbetaling via bank verwerken in administratie

• Restant betaling verwerken in de administratie

• Controle op te late betalingen– eventueel aanmanen– als hardnekkig:

• reservering annuleren; en• woning vrijgeven op website

Versturen reisbescheiden

• Versturen huurovereenkomst• reisinformatie• kortingsbonnen, etc.

Aankomst & vertrek gasten

• Bij aankomst– (zelf doen of laten doen)– gasten verwelkomen– eventueel innen borg, toeristenbelasting, schoonmaakkosten, etc.

• Bij vertrek– (zelf doen of laten doen)– gasten uitzwaaien– woning controleren– eventueel schoonmaken– eventueel retourneren borg

Afhandeling

• eventueel borg terugstorten• reservering archiveren

• registratie gegevens voor afdracht toeristenbelasting

Wat biedt de Boekingsassistent?

Geautomatiseerde afhandeling van de reserveringsadministratie

Wat biedt de Boekingsassistent (1)

• de aanvraag– via de website: alle gegevens worden automatisch doorgesluist naar de

Boekingsassistent. U hoeft niets over te typen– via de telefoon: registratie van alle gegevens dooruzelf

Het planbord biedt een overzicht• per maand voor al uw accommodaties• per jaar voor 1 accommodatie

– Vrije periodes: direct te boeken– Bezette periodes: zien wie wat gereserveerd heeft

Wat biedt de Boekingsassistent (2)

• de acceptatie– controle beschikbaarheid gaat automatisch– door online verwerking en email kan nog op heel korte termijn geboekt worden

• registratie alle gegevens– systeem legt alle gegevens van een reservering vast– klantgegevens, reserveringsgegevens, notagegevens, betalingsgegevens– maar ook alle uitgegane brieven, emails en telefoonnotities (als u dat wilt)

• versturen bevestiging, nota en voorwaarden (zoals huisregels)– selecteert automatisch het goede bericht

• korte termijn, middellange termijn, lange termijn• automatische opmaak van het bericht• per email of per post• in de door de gast gewenste taal

Wat biedt de boekingsassistent (3)

• De huurder kan zijn boeking met iDEAL betalen– Veel mensen hebben internetbankieren en kunnen dus met iDEAL betalen– U heeft snel zekerheid dat de boeking doorgaat (handig bij een lastminute)– iDEAL betaling wordt automatisch verwerkt door de Boekingsassistent

• verwerking (aan)betaling– registreert de betaling in het systeem

(verstuurt aankomstbevestiging naar klant)– controleert op te late betalingen

en stuurt herinneringen uit (email, post of telefoon)

• versturen reisbescheiden– selecteert automatisch het goede bericht

• automatische opmaak van het bericht• per email of per post• in de door de gast gewenste taal

Wat biedt de Boekingsassistent (4)

• aankomst gasten– email vooraf: “prettige vakantie”

• vertrek gasten– email achteraf: “bedankt, we hopen dat u een fijne tijd heeft gehad”

misschien een enquete?

• afhandeling– ondersteunt retourneren borg– reservering archiveren– gegevens vastleggen voor afdracht toeristenbelasting

Features Boekingsassistent

• Planbord geeft optimaal overzicht op beschikbaarheid– altijd goed inzicht in bezetting– boeken en reserveringen inzien vanuit het planbord

• Boekingsassistent kent het Reserveringsstappenplan• Veel standaard berichten die u zo kunt gebruiken

– Standaard berichten zijn beschikbaar in Nederlands, Duits en Engels

• professionele uitstraling van uw berichten naar uw gasten• helpt om niets te vergeten en neemt werk uit handen, bijvoorbeeld:

– controle te late betalingen en versturen herinneringen

• kan grotendeels automatisch werken• overal ter wereld te gebruiken (als u maar Internet-toegang heeft)

Deelname aan Boekingsassistent

• Programma wordt op dit moment gebruikt voor de verhuur van ongeveer 380 accommodaties op de Waddeneilanden.

• Kosten deelname:– Eenmalige kosten

• Per huis €40,= (excl BTW)

– Jaarkosten (per 12 maanden)• Per huis €40,= (excl BTW)• +€2,50 (incl BTW) per boeking ALLEEN als er gebruik gemaakt wordt van iDEAL voor deze

boeking (deze kosten moeten wij grotendeels afdragen aan de bank)

Optionele uitbreidingen Boekingsassistent

• Boekingsassistent kent een groot aantal standaard brieven. U kunt deze zelf aanpassen aan uw eigen wensen. Als u dat (eenmalig/initieel) door ons wilt laten doen kan dat:

– Optioneel:• voor het importeren van uw bevestigingsbrieven, huisregels en nota's in het systeem

Eenmalig € 100,= (excl BTW)U kunt dit zelf ook doen, dan zijn er uiteraard geen kosten aan verbonden.

• We kunnen -op verzoek- een telefonische demonstratie van de Boekingsassistent geven. Deze duurt ongeveer een half uur. Hieraan zijn geen kosten verbonden.