Boekingsassistent Ondersteuning van de verhuurder bij de administratieve verwerking van de verhuur...
-
Upload
vincent-smit -
Category
Documents
-
view
219 -
download
1
Transcript of Boekingsassistent Ondersteuning van de verhuurder bij de administratieve verwerking van de verhuur...
Boekingsassistent
Ondersteuning van de verhuurderbij de administratieve verwerking van de verhuur
van zijn vakantieverblijf
Inhoud
• Welkom
• Waarom een Boekingsassistent
• Stappen in een reservering
• Wat biedt de Boekingsassistent
• Demonstratie
Waarom een boekingsassistent
• de website zoals www.op-Ameland.nl ondersteunt het wervingsproces– reclame, presentatie, informatie, zoeken, selectie, aanvragen– d.m.v. beschrijving, foto’s, actuele beschikbaarheid, huurprijzen en lastminutes
• maar er komt veel meer kijken bij verhuur van een vakantiewoning=> Administratieve verwerking
• verhuurders vragen:– modellen van brieven, contracten, huisregels, hoe doe ik...– Kortom … meer ondersteuning!
• logische uitbreiding van onze dienstverlening
Stappen in een reservering
• de aanvraag• de acceptatie• registratie alle gegevens• versturen bevestiging, nota en voorwaarden (zoals huisregels)• verwerking aanbetaling• verwerking betaling• versturen reisbescheiden• aankomst gasten• vertrek gasten• afhandeling
De aanvraag
• Aanvraag rechtsstreeks via de op-Ameland.nl website (bij ons toch bijna 80%)
• Aanvraag via telefoon– ook via de site– via andere bronnen zoals VVV gids
• Aanvraag moet alle informatie bevatten die nodig is om de reservering te verwerken
De acceptatie
• is het een informatie-aanvraag of een reservering
• Reservering controles:– is de periode vrij?– wil ik de woning in deze periode aan deze mensen verhuren?– Hebben ze nog vragen die eerst beantwoord moeten worden?
– Is er voldoende tijd tot de aanvang van de periode om alles te regelen?
• Alles OK => reservering definitief maken• Zo niet => afwijzing sturen met uitleg
Registratie gegevens
• Vastleggen reservering door vastleggen alle gegevens in de eigen reserveringsadministratie
• aanpassen beschikbaarheid www.op-Ameland.nl website
Versturen bevestiging
Hoeveel tijd is er nog tot de vakantie begint?• Korte termijn (<2 weken)
– bevestiging, nota en voorwaarden opmaken en direct per email versturen– gehele bedrag in één keer innen via telefonische- of Internet betaling– reisbescheiden per email versturen (en evt telefoon/fax/email naar beheerder)
• Middellange termijn (2 tot 6 weken)– bevestiging, nota en voorwaarden opmaken en per post versturen– gehele bedrag in één keer laten overmaken– reisbescheiden per post versturen
• Lange termijn (> 6 weken)– bevestiging, nota en voorwaarden opmaken en per post versturen– aanbetaling binnen week laten overmaken– restant-bedrag 1 maand voor vakantie laten overmaken– reisbescheiden per post versturen
Verwerken betalingen
• Aanbetaling via bank verwerken in administratie
• Restant betaling verwerken in de administratie
• Controle op te late betalingen– eventueel aanmanen– als hardnekkig:
• reservering annuleren; en• woning vrijgeven op website
Versturen reisbescheiden
• Versturen huurovereenkomst• reisinformatie• kortingsbonnen, etc.
Aankomst & vertrek gasten
• Bij aankomst– (zelf doen of laten doen)– gasten verwelkomen– eventueel innen borg, toeristenbelasting, schoonmaakkosten, etc.
• Bij vertrek– (zelf doen of laten doen)– gasten uitzwaaien– woning controleren– eventueel schoonmaken– eventueel retourneren borg
Afhandeling
• eventueel borg terugstorten• reservering archiveren
• registratie gegevens voor afdracht toeristenbelasting
Wat biedt de Boekingsassistent?
Geautomatiseerde afhandeling van de reserveringsadministratie
Wat biedt de Boekingsassistent (1)
• de aanvraag– via de website: alle gegevens worden automatisch doorgesluist naar de
Boekingsassistent. U hoeft niets over te typen– via de telefoon: registratie van alle gegevens dooruzelf
Het planbord biedt een overzicht• per maand voor al uw accommodaties• per jaar voor 1 accommodatie
– Vrije periodes: direct te boeken– Bezette periodes: zien wie wat gereserveerd heeft
Wat biedt de Boekingsassistent (2)
• de acceptatie– controle beschikbaarheid gaat automatisch– door online verwerking en email kan nog op heel korte termijn geboekt worden
• registratie alle gegevens– systeem legt alle gegevens van een reservering vast– klantgegevens, reserveringsgegevens, notagegevens, betalingsgegevens– maar ook alle uitgegane brieven, emails en telefoonnotities (als u dat wilt)
• versturen bevestiging, nota en voorwaarden (zoals huisregels)– selecteert automatisch het goede bericht
• korte termijn, middellange termijn, lange termijn• automatische opmaak van het bericht• per email of per post• in de door de gast gewenste taal
Wat biedt de boekingsassistent (3)
• De huurder kan zijn boeking met iDEAL betalen– Veel mensen hebben internetbankieren en kunnen dus met iDEAL betalen– U heeft snel zekerheid dat de boeking doorgaat (handig bij een lastminute)– iDEAL betaling wordt automatisch verwerkt door de Boekingsassistent
• verwerking (aan)betaling– registreert de betaling in het systeem
(verstuurt aankomstbevestiging naar klant)– controleert op te late betalingen
en stuurt herinneringen uit (email, post of telefoon)
• versturen reisbescheiden– selecteert automatisch het goede bericht
• automatische opmaak van het bericht• per email of per post• in de door de gast gewenste taal
Wat biedt de Boekingsassistent (4)
• aankomst gasten– email vooraf: “prettige vakantie”
• vertrek gasten– email achteraf: “bedankt, we hopen dat u een fijne tijd heeft gehad”
misschien een enquete?
• afhandeling– ondersteunt retourneren borg– reservering archiveren– gegevens vastleggen voor afdracht toeristenbelasting
Features Boekingsassistent
• Planbord geeft optimaal overzicht op beschikbaarheid– altijd goed inzicht in bezetting– boeken en reserveringen inzien vanuit het planbord
• Boekingsassistent kent het Reserveringsstappenplan• Veel standaard berichten die u zo kunt gebruiken
– Standaard berichten zijn beschikbaar in Nederlands, Duits en Engels
• professionele uitstraling van uw berichten naar uw gasten• helpt om niets te vergeten en neemt werk uit handen, bijvoorbeeld:
– controle te late betalingen en versturen herinneringen
• kan grotendeels automatisch werken• overal ter wereld te gebruiken (als u maar Internet-toegang heeft)
Deelname aan Boekingsassistent
• Programma wordt op dit moment gebruikt voor de verhuur van ongeveer 380 accommodaties op de Waddeneilanden.
• Kosten deelname:– Eenmalige kosten
• Per huis €40,= (excl BTW)
– Jaarkosten (per 12 maanden)• Per huis €40,= (excl BTW)• +€2,50 (incl BTW) per boeking ALLEEN als er gebruik gemaakt wordt van iDEAL voor deze
boeking (deze kosten moeten wij grotendeels afdragen aan de bank)
Optionele uitbreidingen Boekingsassistent
• Boekingsassistent kent een groot aantal standaard brieven. U kunt deze zelf aanpassen aan uw eigen wensen. Als u dat (eenmalig/initieel) door ons wilt laten doen kan dat:
– Optioneel:• voor het importeren van uw bevestigingsbrieven, huisregels en nota's in het systeem
Eenmalig € 100,= (excl BTW)U kunt dit zelf ook doen, dan zijn er uiteraard geen kosten aan verbonden.
• We kunnen -op verzoek- een telefonische demonstratie van de Boekingsassistent geven. Deze duurt ongeveer een half uur. Hieraan zijn geen kosten verbonden.