ZN – GERRIT@Mail – Handleiding ISPconfig voor klanten

Informatiedomein: ZN – GERRIT@Mail – Handleiding ISPconfig voor klanten Status: Productie Versie: v02.00 Publicatie datum: 21-4-2017 Auteur: Paul Scheper

2

Wijziging historie Datum Wijziging Versie Gewijzigd door Beschrijving Wijzigingen

20-08-2014 v00.01 P. Scheper Eerste opzet

9-9-2014 v00.02 P. Scheper Teksten aanpassen en reviewen

11-9-2014 v00.03 P. Scheper Aanpassingen na document review door D. Nederpel

11-9-2014 v00.04 P. Scheper Document ter acceptatie aangeboden

11-9-2014 v00.05 P. Scheper Stuk over instellingen voor e-mailclient toegevoegd

11-9-2014 v00.06 P. Scheper Opnieuw ter acceptatie aangeboden

11-9-2014 v01.00 P. Scheper Document in productie genomen

21-04-2017 V02.00 P. Scheper Update n.a.v. uitbreiding GERRIT@Mail

3

Inleiding In deze nieuwe opzet van de GERRIT@Mail omgeving heeft u de beschikking gekregen over een eigen

domeinnaam. Deze is als volgt opgebouwd <prefix>.gerritzorgnet.nl. De prefix is door onze

servicedesk vast gesteld.

GERRIT heeft een tool beschikbaar gesteld zodat u uw eigen e-mailadressen kunt beheren. Dit

betekend dat u volledige vrijheid heeft over het aanmaken/verwijderen van uw e-mailadressen. Er

zijn ook geen beperkingen in het aantal adressen die u aanmaakt.

Wel is er een beperking in de hoeveelheid ruimte die u kunt gebruiken op onze server, deze ruimte

De tool die u kunt gebruiken om uw e-mailaccounts te beheren heet ISPConfig en is te benaderen

via:

https://mailbeheer.gerritzorgnet.nl

N.B. Indien u gebruik maakt van de GERRIT@Mail dienst vanaf een andere besloten netwerk dient u

de volgende server te gebruiken:

Internet: https://mailbeheer.gerritzx.nl

In de volgende hoofdstukken wordt de werking van ISPConfig uitgelegd aan de hand van de meest

voorkomende taken die u kunt uitvoeren, bijvoorbeeld het aanmaken/verwijderen van e-

mailaccounts. In de schermafdrukken ziet u als e-maildomein het domein test.gerritzorgnet.nl, dit

domein wordt gebruikt door GERRIT voor test doeleinden.

Mocht u na het lezen van deze handleiding nog vragen hebben dan staat onze servicedesk voor u

klaar. U kunt ons bereiken op telefoonnummer 085-76 040 76 of via de e-mail op

servicedesk@gerrit-net.nl.

4

ISPConfig

Inloggen

Figuur 1 - Inlogscherm

Gebruik bij het inloggen de inloggegevens die u gekregen heeft van GERRIT. Indien u deze gegevens

niet meer heeft kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen via de servicedesk.

Wachtwoord kwijt

De functie ‘Password Lost’ werkt nog niet, want er is bij ons van u nog geen e-mailadres bekend wat

hiervoor gebruikt kan worden. Er zou dan een nieuw wachtwoord toegestuurd kunnen worden. .

Indien u wel gebruik wilt kunnen maken van deze functie, dan kunt u aan de servicedesk aangeven

welk e-mailadres u aan het beheer account wilt laten koppelen.

5

Dashboard

Na inloggen komt u standaard in het Dashboard scherm. Hier kunt u het gebruik van uw account

inzien.

Figuur 2 - Dashboardscherm

Er wordt hier, onder andere, getoond hoeveel e-mailadressen u heeft aangemaakt en hoeveel ruimte

de verschillende accounts gebruiken op de server.

N.B.: Er staat op het dashboard ook informatie over de website harddisk quota, deze functionaliteit

wordt niet gebruikt door GERRIT.

6

Mail Beheer

Figuur 3 - E-mailbeheer

Beheren e-mailaccounts U kunt uw e-mailaccounts beheren via het menu E-mail:

Figuur 4 - E-mailbeheer menu

Hieronder vindt u Domein, E-mail mailbox en E-mail alias.

7

Domein

Uw email domein is alvast door GERRIT ingesteld. U kunt geen nieuw domein toevoegen en u kunt

ook uw domein niet wijzigen of verwijderen. Wel kunt u hier zien welke domeinen er aan uw account

zijn toegevoegd. Met deze domeinen kunt u e-mailadressen aanmaken.

Aanmaken account

In het E-mail menu kiest u voor de optie 'E-mail mailbox'. U krijgt dan het volgende scherm te zien:

Figuur 5 - E-mailbeheer scherm

Dit scherm toont een overzicht van de reeds bestaande accounts, middels de knop ‘Toevoegen

mailbox’ kunt u een nieuwe account toevoegen. U krijgt dan het volgende formulier te zien

8

Figuur 6 - Invulscherm nieuw account

Hieronder staat een kort overzicht van de velden die u kunt invullen en waar deze voor gebruikt

worden.

Veld Gebruik Optioneel

Echte naam De echte naam van de gebruiker van de mailbox Optioneel

E-mail Alias Het stukje voor het @ in een e-mailadres Verplicht

Domain Het stukje na het @. Als u meerdere domeinen heeft kunt u hier aangeven welk domein u wilt gebruiken

Verplicht

Wachtwoord Hier kunt u aangeven wat het wachtwoord moet zijn voor de mailbox. Eventueel kunt u een wachtwoord laten generen dmv de ‘Generate Password’ link. Uw wachtwoord wordt later niet meer weergegeven.

Verplicht

Repeat Password Herhaal hier het wachtwoord wat u bij wachtwoord heeft opgegeven.

Verplicht

Quota Hier geeft u aan hoeveel ruimte de bewuste mailbox mag gebruiken. U moet hier een waarde anders dan 0 opgeven. U krijgt standaard van GERRIT een totale quota van 500mb. U moet per mailbox aangeven hoeveel ruimte deze maximaal mag gebruiken. Het totaal mag niet boven de 500mb komen.

Verplicht

Stuur kopie naar

Spamfilter Spamfiltering wordt centraal geregeld door GERRIT, en is daarom niet ingeschakeld op deze server

N.v.t.

Ontvangen inschakelen

Standaard staat dit aangevinkt. Maar u zou eventueel het ontvangen van e-mail kunnen uitschakelen.

N.v.t.

Uitschakelen IMAP Met die vinkje kunt het gebruik van IMAP uitschakelen voor een specifieke mailbox. Als u niet bekend bent met IMAP dan adviseren wij om deze optie niet aan te vinken

N.v.t.

Uitschakelen POP3 Met die vinkje kunt het gebruik van POP3 uitschakelen voor een specifieke mailbox. Als u niet bekend bent met POP3 dan adviseren wij om deze optie niet aan te vinken

N.v.t.

Nadat alle verplichte velden zijn ingevoerd kunt u door middel van de knop ‘Opslaan’ het e-

mailaccount aanmaken. U krijgt de volgende melding, dit is in orde:

Na ongeveer 1 minuut is het account actief op de server en kan er gebruik van gemaakt worden.

Let op: Het complete e-mailadres is tevens uw gebruikersnaam

9

Instellen E-mail cliënt

Om het aangemaakt e-mailaccount te kunnen gebruiken in uw e-mail cliënt heeft u de volgende

gegevens nodig.

Wij adviseren u om het account twee keer in te stellen: een voor het versturen van e-mail naar e-

mailadressen die op het besloten netwerk van GERRIT zitten en een voor het versturen van mail naar

internet.

Username Dit is het hele e-mailadres

Password Deze heeft u zelf opgegeven bij het aanmaken van het account

Inkomende server (POP3 en IMAP)

mail.gerritzorgnet.nl N.B. Indien u gebruik maakt van de GERRIT@Mail dienst vanaf een andere besloten netwerk dient u de volgende server te gebruiken: mail.gerritzx.nl

Uitgaande server Internet

smtp.gerritzorgnet.nl N.B. Indien u gebruik maakt van de GERRIT@Mail dienst vanaf een andere besloten netwerk dient u de volgende server te gebruiken: smtp.gerritzx.nl

Uitgaande server Besloten

besloten.gerritzorgnet.nl N.B. Indien u gebruik maakt van de GERRIT@Mail dienst vanaf een andere besloten netwerk dient u de volgende server te gebruiken: besloten.gerritzx.nl

Op de website van GERRIT (http://www.gerrit-net.nl) staat handleidingen voor het instellen van de

meest gebruikte e-mail cliënts.

Verwijderen Account

Om een account te verwijderen, opent u eerst het overzicht van alle mailboxen. Klik in het menu E-

mail op ‘E-mail mailbox’ (zie figuur 5 pagina 7).

Door op het knopje rechts van een e-mailbox te klikken kunt u deze verwijderen. U krijgt dan

nog de vraag of u het zeker weet of u het bewuste e-mailaccount wil verwijderen, zie figuur 7.

10

Figuur 7 - Bevestiging verwijderen mailbox

Na op ‘OK’ geklikt te hebben komt de volgende melding:

Het zal ongeveer 1 minuut duren voordat de e-mailbox, inclusief alle e-mail, is verwijderd.

Aanpassen Account

Om een account aan te passen, opent u eerst het overzicht van alle mailboxen. Klik in het menu E-

mail op ‘E-mail mailbox’. Door op de naam te klikken van een mailbox krijgt u de mogelijkheid om de

gegevens te wijzigen. Kijk hiervoor bij de informatie voor het aanmaken van een nieuw account.

Ook hier geldt dat de wijzingen pas na 1 minuut actief zullen zijn.

E-mail Alias

Wat is een e-mailalias?

Een e-mailalias is niet hetzelfde als een e-mailadres, maar het werkt wel ongeveer hetzelfde. Een e-

mailalias is een virtueel mailadres. Er kan wel mee verstuurd en ontvangen worden, maar het heeft

geen eigen inbox. E-mailberichten die naar een alias worden gestuurd, komen terecht in de inbox van

het onderliggende mailadres.

Voorbeeld:

Stel u heeft het mailadres info@prefix.gerritzorgnet.nl. U wilt echter ook bereikbaar zijn via

informatie@prefix.gerritzorgnet.nl, maar alle mailberichten in dezelfde inbox aan laten komen. In dat

geval maakt u alias ‘informatie’ aan bij het eerdergenoemde mailadres.

Hoe werkt een e-mailalias?

Ontvangen:

Wanneer een mail wordt gestuurd naar een e-mailalias, komt de mail automatisch terecht in de

inbox van het onderliggende mailadres. Een mail naar informatie@prefix.gerritzorgnet.nl komt dus

terecht in het postvak van info@prefix.gerritzorgnet.nl (zie bovenstaand voorbeeld). Er hoeven dan

ook geen nieuwe accounts aangemaakt te worden in uw e-mailprogramma.

Versturen:

11

Het is mogelijk om een mailbericht te versturen met als afzender uw e-mailalias. De ontvanger krijgt

dan dus bericht van informatie@prefix.gerritzorgnet.nl in plaats van info@prefix.gerritzorgnet.nl. In

de meeste e-mailprogramma’s doet u dit door uw alias in te vullen bij het ‘from’-veld. Alleen bij

mailprogramma Outlook Express is dit niet mogelijk, dan zou u een apart account moeten aanmaken

voor uw e-mailalias.

Aanmaken van een e-mailalias

Selecteer in het E-mail menu de optoe ‘E-mail Alias’(zie figuur 4 pagina 5). U krijgt een overzicht van

alle reeds ingestelde e-mail aliassen, zie figuur 8:

Figuur 8 E-mailalias beheer

Via de knop ‘Toevoegen nieuwe e-mail alias’ kunt een nieuwe alias toevoegen en krijgt u

onderstaand scherm te zien.

Figuur 9 E-mailalias toevoegen

Het invoeren spreekt redelijk voor zich, bij Alias vult u het stukje voor het @ in om een e-mailadres te

creëren. Bij bestemming kunt u alleen kiezen uit reeds aangemaakte e-mailaccounts, hier kiest u het

account waar de e-mail voor het alias adres moeten worden afgeleverd.

12

Klik daarna op ‘opslaan’, het duurt nu nog ongeveer 1 minuut voordat de nieuw aangemaakte alias is

aangemaakt.

Wijzigen van een e-mailalias

Vanuit het e-mailalias beheerscherm (figuur 8 pagina 9) klikt u op de bron of bestemming. U krijgt

het invoerscherm te zien zoals besproken wordt bij het aanmaken van een nieuwe e-mailalias. U kunt

hier het alias adres aanpassen. Na het opslaan van de wijzigingen duurt het ongeveer 1 minuut

voordat de wijziging is doorgevoerd.

Verwijderen van een e-mailalias

Door op het knopje rechts van een e-mailbox te klikken kunt u deze verwijderen. U krijgt dan nog

de vraag of u zeker weet of u het bewuste e-mailaccount wilt verwijderen, zie figuur 10.

Figuur 10 Bevestiging verwijderen alias

Na op ‘OK’ geklikt te hebben zal het ongeveer 1 minuut duren voordat de e-mail alias is verwijderd.

Het onderliggende e-mail account zal blijven bestaan