Zakelijkecommunicate Janssen 3 33163

Zakelijke Communicatie 1

Deel 3 van 3 : Module 4 t/m 5Ook verkrijgbaar : Deel 1 : Module 1

Ook verkrijgbaar : Deel 2 : Module 2 tot en met 3

Bronvermelding:

Titel: Zakelijke communicatie deel 1Vijfde, geheel herziende drukAuteur: Daniël JanssenUitgever: Wolters-Noordhoff bv Groningen/HoutenISBN: 978 90 01 432174 4

Aantal pagina’s boek : 443Aantal hoofdstukken boek : 30

De inhoud van dit uittreksel is met de grootste zorg samengesteld. Incidentele onjuistheden kunnen niettemin voorkomen. Je dient niet aan te nemen dat de informatie die Students Only B.V. biedt foutloos is, hoewel Students Only B.V. dat wel nastreeft. Dit uittreksel is voor persoonlijk gebruik en is bedoeld als wegwijzer bij het originele boek. Wij raden altijd aan het bijbehorende studieboek erbij te kopen en dit uittreksel als naslagwerk erbij te houden. In dit uittreksel worden diverse verwijzingen gemaakt naar het studieboek op basis waarvan dit uittreksel is gemaakt.

Dit uittreksel is een uitgave van Students Only B.V. Copyright © 2009 StudentsOnly B.V. Alle rechten voorbehouden. De uitgever van het studieboek is op generlei wijze betrokken bij het vervaardigen van dit uittreksel. Voor vragen kan je je wenden per email aan [email protected].

www.studentsonly.nl Voor de beste uittreksels !Bron : Zakelijke Communicatie 1 – Daniël Janssen

2

Inhoudsopgave

Module 4 Emails, brieven en memo’s................................................................................ 3Hoofdstuk 1 Algemene adviezen ........................................................................................... 4Hoofdstuk 2 Informerende brieven en e-mails ...................................................................... 6Hoofdstuk 3 Verzoeken ......................................................................................................... 7Hoofdstuk 4 Klachten ............................................................................................................ 8Hoofdstuk 5 Sollicitaties........................................................................................................ 9Hoofdstuk 6 Slecht nieuws .................................................................................................. 10

Module 5 Mondeling Presenteren .................................................................................... 11Hoofdstuk 1 Een presentatie houden ................................................................................... 12Hoofdstuk 2 Opbouw van mondelinge presentaties ............................................................ 13Hoofdstuk 3 Soorten presentaties ........................................................................................ 14Hoofdstuk 4 van bouwplan tot spreekschema ..................................................................... 15Hoofdstuk 5 Visuele ondersteuning..................................................................................... 16Hoofdstuk 6 Een goede voordracht...................................................................................... 17


3

Module 4 E-mails, brieven en memo’s

Als professionals ben je meer dan 40% van je werktijd bezig met schrijven. E-mails, brieven of memo’s zijn manieren om boodschappen over te brengen. Zo krijg je als professionals ook veel e-mails binnen, die je in geringe tijd moet beantwoorden. Hiervoor moet je effectief en efficiënt in – en extern kunnen communiceren. In deze module wordt je hiermee geholpen.

Tegenwoordig is het verzenden van e-mails en telefoneren zo makkelijk geworden dat bijna niemand meer een brief ‘papier’ wil schrijven, maar er zijn toch zaken die niet anders geregeld kunnen worden. Dit ligt meestal aan het vastleggen van een dossier van een klant of een contract waarop een handtekening gezet moet worden. Je kunt moeilijk een kopie van een handtekening door de e-mail versturen, die wordt dan gelijk ongeldig verklaard.

In de eerste module komen de algemene adviezen aanbod. Dan wordt er informatie verteld over de informerende brieven en e-mails (die ook op memo’s toegepast kunnen worden). In de laatste hoofdstukken wordt er aandacht besteed aan brieven en e-mails die verzoeken, klachten, sollicitaties en slecht nieuws bevatten.


4

Hoofdstuk 1 Algemene adviezen

1.1.1 InleidingElk professional schrijft brieven. Het is eigenlijk niet moeilijk om te schrijven, maar de drukop het imago van een organisatie die geschaad kan worden is heel hoog. Daarom is het aanbevolen teksten te controleren op duidelijkheid, efficiëntie, aantrekkelijkheid, gepastheid en correctheid.Zo heeft het schrijven van brieven, e-mails en memo’s hun eigen voordelen. Ze zijn kort, meestal is er een aanleiding en het is persoonlijker schrijven dan jaarnota’s. Je schrijft het dan naar 1 persoon. Vaak kun je er modelbrieven of standaard brieven bij pakken, om de aanhef of de introducerende alinea in een brief te vermelden. Kortom: Het schrijven van brieven, e-mails en memo’s is niet makkelijk.

4.1.2 Intern en extern corresponderenBij corresponderen gaat het om communiceren met teksten. In module 1 en 2 zijn de belangrijke punten van teksten schrijven besproken. Zie: Module 1&2; blz. 12-171; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen. Het verschil bij in- en extern corresponderen, is dat interne correspondentie veel informeler is en de achtergrondinformatie gelijk is en bij extern correspondentie juist niet. Bij corresponderen is er altijd een reactie op een brief, vacature of andere meeropvattend communicatieproces.


5

4.1.3 Indeling en vormgeving van brieven, e-mails en memo’sElk bedrijf/organisatie heeft zijn eigen huisstijl voor brieven en memo’s. Voor e-mails blijft het meestal wel wat beperkt. Bij een brief moet de vormgeving aantrekkelijk zijn, door evenwichtig tekst te verdelen over een brief is al goed genoeg. Vervolgens zijn er standaard onderdelen van een brief: Briefhoofd (1), adressering (2), plaats en datum (3), kenmerken en onderwerp (4), aanhef (5), tekstblok met inleidende alinea, kern en afsluitende alinea (6) slotformule en ondertekening (7) en indien nodig bijlage(s), enzovoort (8). Zie brief 1.3/1.4/1.5: hfst.1; blz. 247-250; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.E-mails zijn tegenwoordig zo belangrijk geworden in het beroepsleven, dat als je één dag je e-mail niet checkt, je mailbox vol zit. De reden dat mensen de e-mail op prioriteit stellen is, omdat het niet opdringeriger en zo laagdrempelig is dat iedereen snel iemand een e-mail stuurt. Er zijn verder in het boek 14 tips van email opgenomen. Zie tips: hfst.1; blz. 261-265; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen. Memo’s worden vaak gebruikt voor interne correspondentie, daar worden de contactgegevens van de zender niet gebruikt. De ontvanger kent jou en kan jou dus terugvinden. Zie memo 1.1/1.2/1.3: hfst.1; blz. 265-267; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

4.1.4 Brief en email als visitekaartEen brief die door iemand van het bedrijf wordt geschreven, maakt een onbewuste indruk op de lezer van het bedrijf. Zo kan het taalgebruik (arrogante en klacht onvriendelijke) het imago van het bedrijf schaden. Om dit te voorkomen moet een professional klantvriendelijk schrijven. Dit kun je doen door:- Rekening te houden met de behoefte van de lezers.- Voldoende informatie te geven- Iets extra aan te bieden- Je niet boven de lezer te plaatsen- Je niet te onderdanig op te stellen.

Verder kun je ook klantvriendelijke brieven en e-mails schrijven door iets te doen aan de toon en de stijl van jouw brieven.

4.1.5. Stijl van brieven, e-mails en memo’sBij het formuleren van een brief, moet je denken aan bepaalde punten. Deze zijn merendeels al behandeld in module 2. Om een lezer de boodschap goed over te brengen is aantrekkelijkheid van belang. Hieronder staan punten die hier een bijdrage aan leveren:

1. Kies de toon die past bij de relatie (zender en ontvanger)2. Vermijd (als het even kan) clichés in intro’s en afsluitingen3. Stel de lezer centraal4. Schrijf concreet5. Houd het kort6. Schrijf positief

Met deze punten zal het voor de lezer zeker veel plezieriger zijn om de tekst te lezen en de boodschap makkelijk eruit te halen.


6

Hoofdstuk 2 Informerende brieven en e-mails

4.2.1 InleidingIn dit hoofdstuk ligt informeren als hoofddoel centraal. Naast dat het mogelijk is dat er een bepaalde achtergrond meespeelt, proberen wij dit in dit hoofdstuk te vermijden.

4.2.2 Eisen aan informerende brieven en e-mailsDuidelijkheid en efficiëntie zijn vereist bij informerende teksten ( brieven en e-mails). Om aan deze twee eisen te voldoen, moet je in je brieven juist zijn, volledig zijn, relevant zijn en alles in de juiste volgorde te zetten.Zie voorbeelden met uitleg: hfst.2; blz. 278-281; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

4.2.3 Bevestiging van een afspraak of overeenkomstAfspraken en overeenkomsten kunnen zowel mondeling als schriftelijk worden vastgelegd, maar een schriftelijke overeenkomst vastleggen heeft meer zekerheid voor de inhoud. Vervolgens kun je ook als het nodig is, extra informatie erbij te vermelden.Zie model 21; hfst.2; blz. 281; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen. Dit is een modelbouwplan voor een afspraak of overeenkomst met de bijbehorende brief. Zie brief 2.3: hfst.2; blz. 282; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen. Tot slot moeten in een standaard afspraakbevestiging belangrijke onderdelen, tijdstip, telefoonnummer en routebeschrijving van de afspraak en plaats worden vermeld.

4.2.4 Informatie ter begeleiding van een product of dienstEen brief die wordt geschreven voor een begeleiding van een product of dient, wordt een begeleidende brief genoemd. Deze kan expressief, relationeel of appel zijn. Zie model 2.2 brief 1.3: hfst.2; blz. 283; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen. Hier is het modelbouwplan voor begeleidende teksten over een product of dienst opgenomen.Brief 2.4 en 2.5 zijn voorbeelden van begeleidende brieven. Zie brief24./25.: hfst.2; blz. 284,285; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

4.2.5 Informatie over (de gevolgen van) een maatregelBij een normale informatieve brief is de Cv (centrale vraag) beschreven of verklaard, maar bij informatie over een maatregel spreken we van voorschrijvende of adviserende Cv. Deze types komen heel vaak voor, daarom is het belangrijk hier ook aandacht aan te besteden. Zie voorbeeld e-mails en brieven: hfst.2; blz. 286-289; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen. Hier is ook Model 2.3 “ Modelplan voor informatie over (de gevolgen van) een maatregel” te zien.

4.2.6 UitnodigingenUitnodigingsbrieven zijn informatieve brieven die ook motiveren om men over te halen dat zij naar een bijeenkomst komen. Zie model 2.4 en brief 2.8: hfst.2; blz. 292; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

4.2.7 MededelingenMededelingbrieven zijn brieven die informeren wat er is vastgesteld bij een bedrijf. Als er een persoon is die hier op de hoogte gesteld moet worden krijgt diegene een mededelingsbrief. Zie brief model 2.5 en brief 2.9: hfst.2; blz. 294-295; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen. Bij dit soort brieven is dan de Cv beschrijvend.


7

Hoofdstuk 3 Verzoeken

4.3.1 InleidingSamenwerken voor een project of een ander onderzoek, heb je altijd mensen voor nodig. En om hun te benaderen maak je verzoeken. In dit hoofdstuk worden de verschillende verzoeken onderscheiden, om het verschil duidelijk te maken.

4.3.2 Verzoek om informatieVerzoek om informatie vraagt om een duidelijke tekst. Dit maakt voor een lezer gemakkelijker om te begrijpen wat er van hem verwacht wordt. In model 3.1 staat een modelbouwplan voor een verzoek om informatie. Zie Model 3.1: hfst.4; blz. 298; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

4.3.3 Verzoek om medewerkingOm verzoek van medewerking vraag je aan de hand van de ontvanger een gunst voor jou te doen. Hier moet je dus inspelen op de behoeftes van de ontvanger. Begin altijd met een context van het verzoek en geef daarna aan waarom je het verzoek indient. Als laatst geef je de voordelen en de informatie van het desbetreffende onderzoek weer. In model 3.2 is het modelplan voor verzoek om medewerking opgenomen. Zie Model 3.2: hfst.4; blz. 298; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

4.3.4 HerinneringenBij een herinnering gaat het voornamelijk om het betalingsverzoek. Als iemand een factuur heeft openstaan, moet er door het bedrijf tenminste 2 keer een betalingsverzoek worden verstuurd, bij de derde keer spreken we van aannaming. Hier vermeld je wat het vervolgprocedure zal zijn als de betaling niet wordt gedaan. Als je daadwerkelijk zover bent, dan spreken we over een maandbrief. In model 3.3 is het modelbouwplan voor een betalingsherinnering opgenomen Zie Model 3.3: hfst.3; blz. 302; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

4.3.5 Verzoek om een stageplaatsAls je op zoek bent naar een stageplaats schrijf je ook een verzoek om een stageplaats. Hierin introduceer je, jezelf en vermeld je waarom je daar per se stage wilt lopen. In model 3.4 is het modelbouwplan voor een verzoek om een stageplaats opgenomen. Zie Model 3.4: hfst.3; blz. 305; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen. (In het boek zijn er ook handige tips vermeld als je opzoek bent naar een stageplaats.)

4.3.6. Reacties op verzoekenReacties op verzoeken kunnen makkelijk en moeilijk zijn. Dit hangt echter af van het antwoord die de ontvanger wil geven op het verzoek. Als de reactie positief is, dan is er geen moeite. Een negatieve reactie is toch altijd wat moeilijker over te brengen.Zie Model 3.5: hfst.3; blz. 308; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen. Dit model is opgenomen voor brieven met goed nieuws. ( In het boek zijn ook adviezen hiervoor gegeven.)


8

Hoofdstuk 4 Klachten

4.4.1 InleidingKlachten zijn ook menselijke behoeftes. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk worden gedaan. Als een brief wordt geschreven met aanleiding tot een klacht, dan hebben we het over een klachtenbrief. In dit hoofdstuk verdiepen wij daarom ook in de eisen van een klachtenbrief, het omgaan van klachtenbrief, reactie op een klachtenbrief, enz.

4.4.2 Motieven om te klagenEr zijn in totaal 4 motieven die kunnen leiding tot een klachtenbrief: Bij iemand die zijn ontevredenheid wil uiten (expressief), om met iemand in contact te komen (rationeel), een probleem op te lossen (appel) of iemand slechts te informeren over een klacht (zakelijk). Bij het laatste gaan we in dit hoofdstuk dieper op in. In de laatste paragraaf wordt ook verteld hoe je op een zakelijke klacht moet reageren.

4.4.3 Aan welke eisen moet een klacht voldoen? Een zakelijke klacht moet voldoen aan feitelijk informatie, die duidelijk in de brief moet beschreven zijn, zodat er sprake komt voor een appel (oplossing van het probleem). Een klachtenbrief bestaat min of meer uit kritiek. Deze kritiek kan opbouwend of afbrekend zijn. Het is aanbevolen om afbrekende kritiek weg te laten, want deze kunnen enigszins de relatie verergeren of verbreken. Zie figuur 4.1; hfst.4; blz. 313; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

4.4.4 Structuur van klachtenAls je weet wat voor motief een klacht heeft, zal dit tijdens het schrijven van een klachtenbrief gemakkelijker maken. Nog belangrijker is om duidelijk te vermelden wat de klacht eigenlijk is, als er een vage brief bij een kantoor of bedrijf belandt, zal het alsnog vragen opleveren, van wat er van hun verwacht wordt. In model 4.1 staat hoe je een klachtenbrief kan schrijven. Zie Model 4.1: hfst.4; blz. 315; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

4.4.5 Reageren op klachtenReageren op klachten is verplicht, anders schaadt je het imago van het bedrijf. Verder is het direct reageren op een klachtenbrief ook pre, anders zit je ermee. Om een goede reactie te geven op een klacht, is het aanbevolen om aantekeningen te maken over wat het motief en de klacht is. Je moet dus goed lezen wat er in de brief staat. Bij de reactie kan je dan door zachte en positieve woorden de brief nog mooier maken en de gevraagde informatie veel beter uitleggen. In model 4.2 staat een modelbouwplan voor dit. Zie Model 4.2: hfst.4; blz. 320; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.


9

Hoofdstuk 5 Sollicitaties

4.5.1 InleidingSolliciteren is een belangrijke procedure en ervaring die blijft terugkomen. Vooral als je uiteindelijk wordt aangenomen bij het desbetreffende bedrijf. Solliciteren is op zichzelf niet moeilijk, maar het is wel belangrijk om te weten op wat voor baan je solliciteert. In dit hoofdstuk beschrijven we dan 3 soorten sollicitatiebrieven, om het verschil goed uit te leggen.

4.5.2 Algemene adviezen voor sollicitatiebrievenVoordat de soorten sollicitaties worden uitgelegd, worden hieronder een aantal adviezen voor sollicitatiebrieven beschreven. Een sollicitatiebrief moet er verzorgd uitzien, uiterlijk is heel belangrijk. De schrijfstijl die je gebruikt bij een sollicitatie moet aandachttrekkend zijn. Uit je schrijfstijl moet blijken dat jij en jou sollicitatie bij het bedrijf passen. Probeer vervolgens een sollicitatiebrief kort te houden en voldoende informatie in te zetten. Bescheiden zijn mag absoluut niet. Dit is misschien jou droombaan en door bescheiden te zijn kun je misschien onbewust, belangrijke informatie achterlaten. Tot slot moet je een CV toevoegen als bijlage. Dit bevestigt jou ervaringen en diploma’s die je bezit.

4.5.3 Solliciteren bij strikte functie-eisenSolliciteren op strikte functies moet zo kort mogelijk geschreven worden, maar je moet niet onvolledige informatie erin vermelden. Feitelijke informatie, dat je een diploma bezit, waar de vacature naar vraagt moet je expliciet bij vermelden. Probeer je brief af te stemmen op je sollicitatie. In model 5.1 kan hiervoor een modelbouwplan zien. Zie Model 5.1: hfst.5; blz. 332; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

4.5.4 Solliciteren bij vage functie-eisenBij de sollicitatie van een vage functie moet je uitgebreider schrijven, omdat je een bedrijf moet overtuigen dat jij bepaalde functies bezit waar zij naar vragen. Dit wordt dan ook een veel langere brief. Probeer in deze brief gebruik te maken van overtuigingsmiddel die zijn beschreven in module 3. In model 5.2 is hier een modelbouwplan voor opgenomen. Zie Model 5.2: hfst.5; blz. 334; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

4.5.5 Open sollicitatieEen open sollicitatie wordt pas gestuurd, als je bij een bedrijf wilt komen werken waar geen vacatures voor open staan. Je moet dan specifiek je aandacht richten op het bedrijf en vertelt waarom je daar precies een baan wilt hebben. Je moet aan de hand van je CV je functies beschrijven en vervolgens onderbouwen met argumenten waarom jij een geschikte persoon bent voor hen. In model 5.3 kun je een modelbouwplan voor zien. Zie Model 5.3: hfst.5; blz. 336; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

4.5.6. Reacties op sollicitatiebrievenEen reactie op een sollicitatiebrief kan je binnen een week ontvangen en uitgenodigd worden voor een gesprek. Als je geen antwoord terug krijgt kun je verder zoeken naar een andere baan. Als je zelf ooit sollicitanten moet beoordelen, moet je weten hoe je een goed en slecht nieuws in een brief moet vermelden.


10

Hoofdstuk 6 Slecht nieuws

4.6.1 InleidingHet vertellen van slecht nieuws is altijd een lastige taak. Het is aangeraden om dit in een keer goed af te handelen. Als slecht nieuws niet duidelijk is of niet met sympathie is geschreven, kan de zender nog een brief verwachten van de ontvanger. In dit laatste hoofdstuk van deze module brengen wij soorten slechtnieuwsbrieven aan orde.

4.6.2 Eisen aan teksten met slecht nieuwsEen slechtnieuwsbrief moet duidelijk en aanvaardbaar zijn. Een brief aanvaardbaar maken kun je het beste maken, als je je gaat inleven in de positie van de ontvanger. Probeer naast sympathie te tonen wel duidelijk te zijn over het slechte nieuws, anders mag je het weer opnieuw schrijven.Je kunt vervolgens op twee manieren een slechtnieuwsbrief overbrengen, direct of indirect. Dit hangt samen met de verwachting van de ontvanger en de ernstigheid van het slechte nieuws. Bij een ziekte is daarom aanbevolen om vrijwel altijd een mondeling gesprek te houden, om het slechte nieuws over te brengen. In model 6.1 en 6.2 zijn beide structuren opgenomen. Zie Model 6.1/6.2: hfst.6; blz. 345; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.In het boek staan verder tips bij het overbrengen van slecht nieuws. Zie hfst.6; blz. 346; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

4.6.3 Wijzigingen in afsprakenEr wordt niet altijd op prijs gesteld als er wijzigingen in afspreken komen en dat wel op het laatste moment. Om de ontvangers te informeren is slechtnieuwsbrief methode het beste. Zie brief 6.5: hfst.6; blz. 349; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

4.6.4 Annuleringen en afwijzingenHet ergste wat iemand kan overkomen is wel een afwijzing op een sollicitatie. Een persoon heeft dan zoveel moeite gedaan om zich te solliciteren en dan wordt hij afgewezen. Hiervoor is een slechtnieuwsbrief zeer aanbevolen. Probeer jezelf in te leven, dan is het schrijven van zo’n brief veel gemakkelijker.Een annulering is wat minder erger, maar financieel voel je het bijvoorbeeld wel als je een reisboeking annuleert.


11

Module 5 Mondeling Presenteren

Mondeling presenteren is een belangrijke competentie die bijna elke professional moet bezitten. Het is niet onmogelijk, maar wel moeilijk. Iedereen kan het, als je er maar op voorbereid bent. In deze laatste module van dit boek zullen we hier meer aandacht op verstrekken.


12

Hoofdstuk 1 Een presentatie houden

5.1.1 InleidingBij het presenteren ben je een monoloog aan het voeren. Hier zijn verschillende technieken die van toepassing kunnen zijn bij het presenteren. In dit hoofdstuk gaan we verschillen bekijken van mondelinge en schriftelijke presentaties. Vervolgens kijken we naar de soorten sprekers en de spreekangst bij mondelinge presentaties.

5.1.2 Verschillen tussen mondeling en schriftelijk presenterenEr zitten veel verschillen in tussen mondelinge presentaties en schriftelijke teksten. Bij een mondelinge presentatie ben je direct bezig met het communiceren met het publiek. Deze kun je waarnemen. Het grote voordeel is, dat het boodschap gedwongen is, maar toch ontvangen wordt door het publiek. Je weet zeker dat iedereen aan het eind van de presentatie je boodschap door heeft.Minder leuk bij presenteren, is dat je alles in een keer goed moet hebben. Zowel de inhoud als de omgevingsfactoren moeten perfect zijn. Een schrijver heeft naderhand nog de tijd zijn tekst te verbeteren. Verder is er sprake van inspannende verwerking die ook in een keer goed omvangen moet worden met woorden. Als de presentator zijn tempo afwisselt dan wordt het boodschap beter verduidelijkt.Als laatst is er sprake van non-verbale informatie, deze zijn voor de meesten uit het publiek gewenst.

5.1.3 Soorten sprekersSoorten sprekers zijn opgenomen in figuur 1.1 Zie figuur 1.1: hfst.1; blz. 364; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen. Hun mate verschillen door het publiek, inhoud en de wijze van presenteren.

5.1.4 Omgaan met spreekangstHet is bewezen dat er veel mensen spreekangst hebben. Ze zijn bang om voor groepen te speken. Er zijn verschillende redenen om zulke spreekangsten te hebben. Zie hfst.1; blz. 367; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.Door goed te oefenen en ontspannend naar de presentatie te komen, kun je de spreekangst onder de knie hebben. Voor meer tips Zie hfst.1; blz. 368; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.


13

Hoofdstuk 2 Opbouw van mondelinge presentaties

5.2.1 InleidingBij elke zakelijke communicatie is structuur belangrijk. Dus het hebben van een inleiding (met centrale vraag), kern en slot bij een mondelinge presentatie is vanzelfsprekend. De opbouw van mondelinge presentatie wordt in dit hoofdstuk nader besproken.

5.2.2 Voorbereiden van een presentatieVoorbereiding is al het halve werk. Het vaststellen van thema, het opstellen van vragenschema en het uitwerken tot bouwplan hoort allemaal tot voorbereidingswerk. De vorm en de inhoud zullen allebei dan een mooie structuur krijgen.Ook kun je nagaan hoe het zal zijn op je presentatiedag. Vooral hoeveel tijd je ervoor zal krijgen, wie jou medesprekers zijn en wie voor en na jou volgen in de presentatie. Ook zal je, je afvragen hoe de groot de zaal en het publiek zal zijn. Het is ook belangrijk om te weten als je bij de presentatie welke middelen je gebruikt. Die kunnen al van te voren aanwezig zijn. Deze kleine voorbereidingen geven de presentator een zekerheidsgevoel en ben je meer geconcentreerd bezig met het leren van de inhoud.

5.2.3 Inleidingen en afsluitingenEen kern in de tekst is belangrijk, maar een inleiding is de aandachttrekker. In het boek zijn er algemene tips opgenomen Zie hfst.2; blz. 371; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.Verder kan aandachttrekken op verschillende manieren overgebracht worden, namelijk: actuele gebeurtenis (1); aanleiding (2); persoonlijke introductie (3); persoonlijke ervaring (4); Retorische) vraag (5); historische schets (6); anekdote (7); citaat (8); populair misverstand (9); tegenstelling (10); simpel, alledaags voorbeeld (11); ontstaansgeschiedenis van de presentatie (12).Bij een afsluiting kun je de hele presentatie kort samenvatten; terugkijken op de inleiding; blik nemen op de toekomst; gevolgen van theorieën bespreken; oplossen van problemen (appel).

5.2.4 Aandacht trekken en vasthoudenOm de aandacht te trekken en vast te houden is het belangrijk dat er afwisseling in de presentatie plaatsvindt. Bij een lange presentatie is een pauze ook aanbevolen. Er zijn enkele tips beschreven om aandacht te trekken en vast te houden. Zie hfst.2; blz. 385; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

5.2.5 Presentaties onthoudbaar makenOm een presentatie onthoudbaar te maken zijn korte samenvattingen, hand-outs erg belangrijk. Als het thema vervolgens aansluit bij de behoefte van de mensen (publiek) zal niemand de desbetreffende presentatie snel vergeten. In het boek zijn meer tips opgenomen Zie hfst.2; blz. 388; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.


14

Hoofdstuk 3 Soorten presentaties

1.3.1 InleidingEr zijn verschillende soorten presentaties die gegeven kunnen worden. Hier worden dan ook verscheidene hulpmiddelen erbij gebruikt. In dit hoofdstuk gaan wij kijken naar product -, beleid -, onderzoek -, en bedrijfspresentaties. En in het kort naar de gelegenheidstoespraken.

1.3.2 ProductpresentatiesBij een productpresentatie introduceer je of versterk je informatie over een bepaald product. Zie model 3.1: hfst.3; blz. 392; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

1.3.3 BeleidspresentatiesDit soort presentaties komen 1 of 2 keer per jaar voor. Het doel van deze presentaties zijn, een beeld te krijgen over de toekomst of als een beleidsvoorstel is gemaakt (module 3) een voorstel in te dienen bij het management. Zie model 3.2: hfst.3; blz. 395; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

1.3.4 OnderzoekspresentatiesBij een onderzoekpresentatie kun je bijvoorbeeld denken aan een klanttevredenheidsonderzoek. Zie model 3.3: hfst.3; blz. 397-398; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen. Zie voor een voorbeeldpresentatie: hfst.3; blz. 399-402; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

1.3.5 BedrijfspresentatiesIn een bedrijf vinden de meeste presentaties plaats (introductie van nieuwe medewerkers). Zie voor een voorbeeldpresentatie: hfst.3; blz. 403-404; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen. Zie model 3.4: hfst.3; blz. 404; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

1.3.6 GelegenheidstoesprakenEr zijn gelegenheidstoespraken die bij bijzondere gelegenheden als feestredes en afscheidredes worden gedaan. Hiervoor zijn er ook modelbouwplannen opgenomen in het boek. Zie model 3.5, 3.6: hfst.3; blz. 406, 407; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen. Als laatst een voorbeeld van een afscheidsrede Zie: hfst.3; blz. 408-409; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.


15

Hoofdstuk 4 van bouwplan tot spreekschema

5.4.1 InleidingTot nu toe zijn er tientallen bouwplannen die zijn opgenomen in het boek. Ze zijn handig bij het gebruiken van een tekst of mondelinge presentaties, maar een bouwplan is een eerste stap naar de goede richting. In dit hoofdstuk gaan we kijken hoe je bouwplannen tot spreekschema’s kunt ombouwen.

5.4.2 SpreekschemaHele presentaties uitschrijven is aanbevolen als alles tot in het detail verteld moet worden of als iemand anders moet presenteren. Sommige schrijven het uit, omdat het gemakkelijker is als de pers ernaar vraagt. Behalve deze drie gevallen is het overbodig om allen tot de punten uit te schrijven. Het is wel aanbevolen om een spreekschema te maken. Deze bestaat uit:

1. De vragen uit het modelbouwplan;2. de antwoorden op de vragen uit het bouwplan in trefwoorden;3. aanvullende details;4. presentatieaanwijzingen;5. schema; s en dergelijke die bijvoorbeeld nog op het bord moeten worden getekend;6. verkleinde afbeeldingen van illustraties;7. een globale tijdsindicaties bij iedere vraag;8. vluchtroutes;9. uitgeschreven delen van je presentaties. Zie model 4.1: hfst.4; blz. 414; Zakelijke

Communicatie; Daniel Janssen.


16

Hoofdstuk 5 Visuele ondersteuning

5.5.1 InleidingOm presentaties duidelijk, efficiënt, aantrekkelijk en onthoudbaar te maken is een visuele ondersteuning van belang. Er zijn wel twee waarschuwingen voor het gebruik van deze ondersteuning. Niet ieder plaatje is gewenst en er zijn grenzen bij mondelinge presentaties (je hoeft niet altijd een visueel plaatje te gebruiken). In dit hoofdstuk gaan we hier verder op in.

5.5.2 Wat visualiseren?Wat wel en niet gevisualiseerd moet worden, hangt af van de kennis van het publiek, het thema en de spreker. Hieronder volgen een paar richtlijnen, die toegekend zijn aan visualiseren:

1. Informatie over de opbouw van de presentatie;2. Hoofdvragen en beknopte antwoorden;3. Opsommingen;4. Vaktermen. Nieuwe of moeilijke begrippen;5. Gehanteerde definities;6. Getallen, berekeningen en formules;7. Informatie die in de vorm van tabellen en grafieken is weer te geven;8. Informatie over processen en procedures die in stroomschema; s is weer te geven;9. (tussentijdse) samenvattingen;10. Conclusies, appels. Slogans en dergelijke.

5.5.3 Audiovisuele hulpmiddelenVoorbeelden van audiovisuele hulpmiddelen zijn: PowerPoint, hand-outs, overheidsprojecten en objecten en demonstraties. Zie model 5.1,5.2,5.3: hfst.5; blz. 418-420; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.

5.5.4 Maken van slides voor presentatiesHet maken van slides zijn zeer eenvoudig, of dat nou met tekst is, tabellen of grafieken. Je moet alleen letten op: Corpsgrootte, scheefloze lettertypen, zichtbare opsommingen en rustige slides zonder extra effect. Zie voorbeeld: hfst.5; blz. 421-423; Zakelijke Communicatie; Daniel Janssen.


17

Hoofdstuk 6 Een goede voordracht

5.6.1 InleidingNa voorbereidingen op de presentatie, zal alles vanzelf soepel gaan. Je moet er niet vanuit gaan dat alles perfect moet gaan, want een mens is niet perfect. Fouten maken is menselijk. In dit laatste hoofdstuk van mondelinge presentaties worden algemene tips gegeven. Ook wordt er in het kort verteld hoe je met vragen moet omgaan.

5.6.2 Algemene adviezenOm een goede indruk te maken op het publiek kun je het beste de volgende adviezen volgen:- Controleer of alles werkt;- wacht totdat het stil is;- leg contact met het publiek;- spreek rustig;- articuleer duidelijk;- varieer stemgebruik;- pauzeer;- houd de tijd in de gaten;- neem een actieve spreekhouding aan;- ga gestructureerd om met het spreekschema en met visuele middelen;- wees jezelf.


18

5.6.3 Omgaan met vragenPresentaties zijn monologen die uiteindelijk leiden tot dialogen in de vragenrond. Hier volgen nog een paar tips over de omgang van vragen:- Maak afspraken over het moment van vragenstellen;- herhaal de vraag;- beantwoord de vraag voor de hele zaal;- controleer of het antwoord voldoende is;- geef toe dat je een antwoord niet weet;- bedank het publiek na afloop.

Zakelijkecommunicate Janssen 3 33163

Documents

Transcript of Zakelijkecommunicate Janssen 3 33163