Workshop voor verenigingen 19/11/2009

ter voorbereiding op de Win-Winbeurs Gent

Praktische afspraken

• Mobiele telefoons– Af of stil– Als u moet telefoneren of iemand wil u spreken, doe dit a.u.b.

buiten de zaal

• Koffie en water– Geen pauze, maar bedien u wanneer u zin hebt

• Vragen– Veel mogelijkheid tot het stellen van vragen– Doe dit aub niet tijdens de scenes, maar tijdens de bespreking

van de scenes– Er zijn geen domme vragen (en ook geen domme antwoorden)

Doel van deze workshop

• We willen u:– een antwoord geven op uw vragen over de

Beursvloer– te denken geven over de beste manier waarop

uw vereniging kan deelnemen aan de Beursvloer

– een set van middelen meegeven om u samen met uw vereniging optimaal voor te bereiden op de beursvloer

Neem papieren uit mapje erbij

- Vragenblad- Takenblad

- Wat moet ik bespreken?- Met wie moet ik dat bespreken?- Wanneer ga ik dat bespreken?

Waar en wanneer gaat de beursvloer door?

• Datum: dinsdag 1/12

• Openen deuren: 17u30• Aanmelden vóór 18u• Start: 18u10• Afsluit: 20u30

Waar?

• Locatie: Stadhuis• Met openbaar vervoer

– Bus: 3, 39,38, 5– Tram: 1 en 4

• Met auto: P1 Vrijdagsmarkt

De Beursvloer

• Wat is het?– Een markt, waarop dingen gevraagd en

aangeboden worden– Een ontmoetingsplaats tussen bedrijven

en verenigingen

In het kort

– U komt samen met uw groep– U brengt uw vraag en uw aanbod in kaart– U gaat met 2 mensen naar de Beursvloer

en praat met mensen– U gaat naar huis met naamkaartjes,

contactgegevens, met of zonder afspraken

Hoe moet ik mij dat voorstellen?

• Om …… uur starten de gesprekken• Er zijn 6 hoeken:

– Vrijwilligers– Materiaal en faciliteiten– Publiciteit en vormgeving– Opleidingen, cursussen en trainingen– Administratieve dienstverlening & advies– ICT middelen en dienstverlening

• Om …… uur stoppen alle gesprekken

De beursvloer in praktijk – Scene 1

Hoe stel ik ons het beste voor?• Wat willen bedrijven te weten komen?

–Is deze persoon of vereniging te betrouwen?–Kan deze vereniging onze naam in het gedrang brengen?

• Hoe kan u zich goed profileren tegenover een bedrijf?–Wees beknopt !

• Zowel uw tijd als de tijd van uw toehoorder is beperkt. Aandacht hiervoor maakt een goede indruk.

• Bereidt u voor–Denk na over wat relevant is voor uw toehoorder

• Denken over wat een derde van ons wil weten. Laat zien dat u zich terdege hebt voorbereid.–Denk na over wat u echt over uw vereniging kwijt wilt

• Denken over wat uw vereniging speciaal maakt laat zien dat u echt betrokken bent bij uw vereniging.

• Tips !Zorg voor voldoende ondersteunend materiaal, zoals aankondigingen, publicaties, folders, naamkaartjes, het adres van uw website … Indien uw vereniging gebruikt maakt van speciale (dans-, sport-, feest-) kledij, doe dit dan zeker aan op de Beursvloer !

De beursvloer in praktijk – Scene 1

Hoe stel ik ons het beste voor?

Activiteit– Maak een lijstje wat volgens u belangrijk

is om te zeggen over uw vereniging.– Stel u voor in 1 minuut

Het gesprek

• Jullie praten over vraag en aanbod.• Komen jullie samen tot een

overeenkomst? Jullie gaan samen naar de secretaris

De secretaris?

• Op de beursvloer is 1 secretaris.• De secretaris maakt een contract op.• Wat staat in het contract?

– Wie (vrager en aanbieder)– Wat (overeenkomst)– Wanneer (uitvoering)

• Beide partijen tekenen het contract.• Anderen mogen weten wat in jullie contract

staat.

Opvolgen overeenkomst

• U bent zelf verantwoordelijk voor de opvolging van de overeenkomst.

• Problemen melden jullie aan elkaar.• De organisator van de Beursvloer

vraagt na enkele maanden naar het verloop van jullie overeenkomst.

De beursvloer in praktijk – Scene 2

Mijn vraag scherp krijgen

Activiteit– Wat hebben we gezien in “de gele

vrachtwagen”?

De beursvloer in praktijk – Scene 2

Mijn vraag scherp krijgen

• Tijdens de voorbereiding– Ontwikkel een paar alternatieven. Kom niet met één enkele

vraag!– Zorg dat u een voldoende breed mandaat krijgt van uw groep

• Voor vraag én aanbod• Uw groep/vereniging staat in voor de uitvoering van het

aanbod, en u gaat een bindend engagement aan: zorg dat u er niet alleen voorstaat ;-)

– Maak duidelijke afspraken over de ‘grijze zone’

• Tijdens de beursvloer zelf– Hoe beter de voorbereiding, hoe duidelijker het eigen

mandaat– Hoe duidelijker het mandaat, hoe eenvoudiger een ja/neen

beslissing wordt

De beursvloer in praktijk – Scene 3

Een goede deal voor uw aanbod

Activiteit– Wat leerden we uit de vorige scene?

De beursvloer in praktijk – Scene 3

Een goede deal voor uw aanbod• Tijdens de voorbereiding

– Wees duidelijk over de waarde van uw aanbod• Vaak onderschatten we de relevantie van ons eigen aanbod en overschatten

we het aanbod van anderen• Denk na over een aantal gelijkwaardige tegendiensten – denk eventueel aan

een gelijkwaardige tegendienst per hoek?– Identificeer een goede onderhandelaar binnen uw groep

• Tijdens de beursvloer zelf– Een beursvloer is een plaats van onderhandeling

• Denk uzelf op een oosterse ‘bazaar’: onderhandel en wees niet bang om uw eerste aanbod relatief laag in te steken

• Onderhandelen is een deel van het plezier– Aarzel niet om de hoekmannen om advies en ondersteuning te vragen

Wat neemt u mee naar huis?

• Openstaande of onbeantwoorde vragen?

• Rond de tafel– Wie heeft welk interessant idee dat nog

niet vermeld werd?