Workshop Informatie zoeken & vinden

Henkjan de Jong www.henkjanwerkt.nl

Programma

1. Organiseren van werkplek en e-mail

2. Plannen van je werk

3. Zoekprocessen

4. Google zoektrucs

5. Keuzeprocessen: hoe maak je de juiste keuze?

1. Organiseren

Organiseren van je werkplek1. Bureau (NU doen: actie)

2. Werkarchief (actief)

• wat je dagelijks gebruikt

3. Referentie-archief (af/dynamisch)

• wat je af en toe nodig hebt

4. Centraal archief (statisch)

• wat je zelden nodig hebt

5. Rond archief

Alle hulpmiddelen

binnen handbereik?

bron: CIEP

Onderscheid tussen WERK en AF

WERK!• Bureau • Werkarchief

AF!• Referentie-archief • Centraal archief • Rond archief

bron: CIEP

Onderscheid tussen NU en LATER

In!• nog niet bekeken, actie ligt bij jou

Afwachten!• niet afgerond, actie ligt bij een ander

Uit!• alles waar je mee gaat lopen

Lezen!• alleen als je veel te lezen hebt • niet wat je moet lezen, maar wat je wilt lezen

bron: CIEP

bron: CIEP

Organiseren van e-mailBij elk bericht beslissen:

• NU direct afhandelen, NU weggooien

• LATER afhandelen, LATER afwachten, LATER lezen

• verplaatsen naar referentiearchief

!

POSTVAK IN bevat alleen ongelezen berichtenbron: CIEP

2. Plannen

Plannen van je werke-mail!• afhandelen: beslis hoe vaak en hoe lang per dag • zet geluidssignalen en meldingsberichten uit!

overig!• zorg dat je overzicht hebt over je werk • maak dan een planning voor de komende week • denk in blokken, plan maximaal 80% vol • wissel korte, snelle acties af met werk waar

aandacht voor nodig is

bron: CIEP

Plannen van je werkReactieve agenda!

• vergaderingen

• afspraken

• vrije dagen

• trainingsdagen

• verjaardagen

Proactieve agenda!

• plantijd

• wanneer werk je waaraan

• afspraken met jezelf

• afspraken met thuis

• oplever- en einddata

• reminders / mentale notities

• reistijdbron: CIEP

3. Zoekprocessen

Inrichting van een systematisch zoekproces

1. Onderwerp

2. Informatievragen

3. Informatiebronnen

4. Antwoorden verzamelen

5. Presenteren

ad. 1 Onderwerp

1. Benoem het onderwerp waarover je iets te weten wilt komen

2. Kader het onderwerp in: • Is het specifiek genoeg? • Waarom wil ik hier iets over weten? • Wat is het belang van dit onderwerp? • Hoeveel tijd heb ik beschikbaar?

ad. 2 Informatievragen1. Wat wil ik weten?

1. Feitelijke vragen (wie, wat, waar, wanneer, welke, waarmee)?

2. Onderzoeksvragen (waarom, hoe, waarvan)?

2. Formuleer de hoofdvraag en baken die zo goed mogelijk af

3. Formuleer subvragen

4. Rubriceer / voeg samen

5. Prioriteer • need to know -> top 3 • nice to know

Afbakenen hoofdvraag• Hoe leefde men na de tweede wereldoorlog?

• Hoe leefden Joden na de twee wereldoorlog?

• Hoe leefden Joden in Nederland na de tweede wereldoorlog?

• Hoe leefden Joden in Nederland de eerste 10 jaar na de tweede wereldoorlog?

• Doelgroep

• Plaats

• Tijdsbestek

• (evt.) Stelling

ad. 3 Informatiebronnen• Intern informatiesysteem (zoals

intranet) • Kranten • Artikelen uit vakbladen • Artikelen uit wetenschappelijke

tijdschriften • Nieuwsbrieven • Boeken • Wikipedia • Google • Twitter • Facebook • LinkedIn • Internetfora

• YouTube • Experts • Collega's • Eigen onderzoek • Onderzoeksrapporten • Congressen • Jaarverslagen • Websites van kenniscentra • Websites van branche- en/of

vakorganisaties • Websites van zorginstellingen • Nieuwssites / nieuwsapps • RSS-feeds

Wat weet ik / mijn directe omgeving zelf al?

Betrouwbaarheid checkenKODAK!• Kwaliteit

feitelijk, nauwkeurig, onderbouwd, logisch • Oorsprong

maker, organisatie, primaire / secudaire / tertiaire bron? • Doel

belangen, motieven, doelgroep • Actualiteit

wanneer gepubliceerd, versie? • Kwantiteit

1 bron = geen bron

Verzamelen, controleren & selecteren, ordenen

• focus op de vragen

• orden de antwoorden per vraag, bewaar de bron

• formuleer de antwoorden per vraag in eigen woorden

• combineer de antwoorden per vraag tot een rapport / notitie

• evalueer: heb ik antwoorden op al mijn vragen, welke vragen heb ik toegevoegd, welke vervolgvragen staan nog open?

4. Google tips en trucs

Historie van websearch

A Brief History of Web Search

Google zoektrucs• zelfstandige naamwoorden gebruiken

• op exacte zin zoeken: „tekst tussen aanhalingstekens plaatsen”

• periode zoeken: … tussen twee jaartallen

• in een specifieke website zoeken: site:[url] en daarna de zoekterm

• specifiek bestandstype zoeken: filetype:[pdf,doc,xls]

• booleaans zoeken: [zoekterm] OR [zoekterm]

• andere woorden met zelfde betekenis: ~[zoekterm]

• woord negeren: -[zoekterm]

http://www.google.nl/advanced_search

Andere Google zoekdiensten• betekenis van een woord uit verschillende bronnen:

define:[zoekterm]

• in nederlandse nieuwsbronnen zoeken: news.google.nl

• plaatjes zoeken: google.nl/imghp

• locaties en routes zoeken: maps.google.nl

• in boeken zoeken: books.google.nl

• wetenschappelijk onderzoek zoeken: scholar.google.nl

Stelling

„De eerste hits zijn de beste en meest betrouwbaar”

FOUT!!

Technisch trucje, meest gelinkt of betaald.

Zegt niets over betrouwbaarheid.

5. Keuzeprocessen

KeuzeprocessenHoe te kiezen?

1. Normeren / doelen stellen: wat wil ik?

2. Prioriteren: go, go if, no go

3. Opties op een rij zetten: informatie verzamelen

4. Opties afwegen: welke voldoet aan gestelde norm / doelstelling?

5. De beste optie kiezen

6. De gevolgen evalueren, normen/doelen/prioriteiten bijstellen

Boek: The paradox of choice, Barry Schwarz

Kies je doelen en prioriteiten wijs

aantal variabelen

benodigde inspanning om de juiste keuze te maken

De last van voorspellenverwacht

nut

onthouden nut

ervaren nut

Samenvatting in ons brein: 1. Piek-ervaringen 2. Eind-ervaringen

Verschil in geprojecteerde verwachtingen: 1. Hier en nu: lage variëteit 2. Toekomst: hoge variëteit !Groepen voorspellen beter dan individuen

bron: Barry Schwartz, Daniel Kahneman, Paul Johnson

De last van informatie verzamelen en opties afwegenBeïnvloeding door:

1. Mate van vertrouwdheid met informatie: „wat de boer niet kent, dat lust hij niet”

2. Subjectieve weging van informatie

3. Ankers: de context van vergelijking

4. Framing

5. Menstype

ad 2. Subjectieve weging van informatie

• cijfermatig (abstract) versus anekdotisch (levendig) bewijs

• subjectieve betekenissen: beschikbaarheid van informatie voorin of achterin ons brein

• egocentrisme: we onthouden meer van ons eigen gedrag dan dat van een ander

• frequentie van dezelfde informatie: wat je vaak hoort, zal wel waar zijn

• groepsbeïnvloeding: als zoveel mensen dat denken, zal het wel waar zijn

ad. 3 Ankersde context van vergelijking

broodmachine: € 279,-

broodmachine deluxe: € 429,-

ad. 4 Framing

Contant - € 1,67 per liter Creditcard - € 1,69 per liter

ad. 4 Framing

Contant - € 1,67 per liter Creditcard - € 1,69 per liter

!

FIKSE KORTING BIJ CONTANTE BETALING!!!!

!!

CONTANT - € 1,67 per LITER!

CREDITCARD - € 1,69 per LITER!

!

ad. 4 Framing

Contant - € 1,67 per liter Creditcard - € 1,69 per liter

!

FIKSE KORTING BIJ CONTANTE BETALING!!!!

!!

CONTANT - € 1,67 per LITER!

CREDITCARD - € 1,69 per LITER!

!

!CREDITCARD BETALING KOST EXTRA!!!!!!CONTANT - € 1,67 per LITER!CREDITCARD - € 1,69 per LITER!!

Voorbeeld 1• Je bent arts

• 600 mensen met levensbedreigende ziekte

• Behandeling A: - redt 200 mensen

• Behandeling B: - 33% dat je alle 600 mensen redt - 66% kans dat iedereen overlijdt

• Welke behandeling kies je?

Voorbeeld 2• Je bent arts

• 600 mensen met levensbedreigende ziekte

• Behandeling C: - 400 mensen zullen sterven

• Behandeling D: - 33% kans dat niemand sterft- 66% kans dat iedereen sterft

• Welke behandeling kies je?

Winst- en verlies theorie

Bron: Kahneman en Tversky

objectieve toestandsu

bjec

tieve

erv

arin

g +

+-

-

verlies

winst

met zekerheid € 100,- winnen muntje opwerpen: € 0,- of € 200,-

met zekerheid € 100,- verliezen muntje opwerpen: € 0,- of € 200,-

Definitie• Maximiser: accepteert alleen het absoluut beste

en wil zeker weten dat elke beslissing de beste is die gemaakt kan worden. Vergelijkt alle denkbare opties.

• Satisficer: legt zich neer bij een beslissing die goed genoeg is en maakt zich niet druk over de mogelijkheid dat er wellicht betere alternatieven zijn. Hanteert criteria en normen en stopt met zoeken zodra die bereikt zijn.

Bron: Barry Schwarz, Herbert Simon

Maximiser t.o.v. Satisficer• vergelijken meer opties, zowel voor als nadat ze een beslissing

hebben genomen

• hebben meer tijd nodig om een beslissing te nemen

• besteden meer tijd aan het vergelijken van hun beslissingen met de beslissingen van anderen

• zijn ontvankelijker voor gevoelens van spijt na een beslissing

• denken vaker aan hypothetische alternatieven voor beslissingen die ze hebben genomen

• voelen zich minder tevreden over hun beslissingenBron: Barry Schwarz, Herbert Simon

Contact!Henkjan de Jong

www.henkjanwerkt.nl