BARconnect

Caroline de Ruysscher & Cedrik Felter

www.facto.nl/opleidingen

BARconnect

Wat is deBAR-organisatie?

• Gemeenschappelijke RegelingBarendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk

• Gestart per 1 januari 2014• 800 medewerkers (2014)

BARconnect

BAR-organisatie en Het Nieuwe Werken

• Medio 2014 start HNW in Barendrecht /Ridderkerk• Albrandswaard huisvesting bestuur en regieschil• Zeer beperkt budget implementatie HNW• Bestaande gebouwen niet geschikt • Geen budget voor werkplekkensysteem

BARconnect

BAR-organisatie 2014-nu

• Groei aantal medewerkers• Vrijgespeelde ruimten weer in gebruik genomen• Groei locaties i.v.m. wijkteams• Veel klachten rond HNW gerelateerd aan gedrag

BARconnect

De opdracht van de directie om 2 vragen te beantwoorden

• Waar kan ik een leeg bureau vinden?• Waar kan ik mijn collega vinden?

• Eerste aanleiding voor deze twee vragen was onrust in organisatie

• Bevestiging hiervan: medewerker tevredenheidsonderzoek

BARconnect

Lessons-learned BARconnect versie 1• Versie 1 100% beacon georiënteerd/GPS• Telefoon teveel belast; halverwege dag leeg• Teveel bezig met randzaken, kernvraag niet

opgelost• Teveel mensen erbij betrokken:

product werkte niet – gaf negatief effect• Partner te klein

Eerst nadenken, dan pas beginnen

In kleine stapjesvooruit

BARconnect

BARconnect versie 2 • Begonnen vanuit technische haalbaarheid• Gebruik via mobiel - Apple & Android • Inhoud/scope beperkt houden:

focus houden op de

2 basis vragen

Eerst nadenken, dan pas beginnen

In kleine stapjesvooruit

BARconnect

• Ondernemingsraad vanaf start bij proces betrokken

• Focus op privacy aspecten van de medewerkerWil je wel/niet op persoonsnaam gevonden kunnen worden?

Eerst nadenken, dan pas beginnen

In kleine stapjesvooruit

BARconnect

• Toekomstvastheid: mogelijkheid uit te bouwen • Samenwerking met (grotere)partners/op basis van

co-creatie

Eerst nadenken, dan pas beginnen

In kleine stapjesvooruit

BARconnect

• Marktontwikkelingen• Display van gegevens via website • Koppelvlakken openhouden zoals Outlook

agenda/BAR-plaza• Gegevens zijn real-time• Management informatie is altijd volledig anoniem!

Eerst nadenken, dan pas beginnen

In kleine stapjesvooruit

BARconnect

• Inchecken bij beacon• Uitchecken kan ook onderweg• Na uitchecken data anoniem• Privacy medewerkers• Beacon werkt niet met Windows mobiel• Bij niet uitchecken -werkplek vrijgeven

geen ‘handdoekje leggen’!

AandachtspuntenBARconnect

BARconnect

Wat hebben we in de pilot gemaakt?

BARconnect

Wat hebben we in de pilot gemaakt?

Wat hebben we in de pilot gemaakt?

• Locatie bepalingssysteem op basis van bluetooth beacons geïmplementeerd op 20 werkplekken

• Locatie bepalingssysteem op basis van WiFigeïmplementeerd op 1 etage

• App voor Android en Apple gebouwd voor gebruik via Smartphone

• Web interface gebouwd voor gebruik op de werkplek via browser

BARconnect

Wat hebben we in de pilot gemaakt?

• Interface gebouwd voor overzicht scherm bij aankomst in een gebouw

• Er is gebouwd, getest, aangepast, getest, aangepast, getest en opgeleverd

BARconnect

Inrichting app/ software

• In de cloud• Beacon werkplek communiceert via bluetooth• Locatiebepaling tot halve meter nauwkeurig• Indeling plattegronden in app• Layout plattegronden

BARconnect

Inrichting app/ software

• Coördinaten voor het plaatsen van de ‘stippen’• Inrichten statusvelden• Opstellen legenda

BARconnect

Na eerste pilot • Akkoord met directie, bestuur en OR• Pilot ombouwen tot productieomgeving• Opzet projectteam• Uitbreiding pilot compleet gebouw • Uitrol- en beheerplan maken• Communicatieplan• Evaluatiemoment met Ondernemingsraad

BARconnect

Na eerste pilot Vraagstukken in relatie tot facilitair• Alle plattegronden geschikt maken voor app• Toelichting plattegronden in app • Vaststellen: hoe gaan we beacons bevestigen?• Bureau stickers: vaststellen kwaliteit/soort sticker • Beacon nummering in relatie tot werkplek

nummering • Bevestiging beacons in vergaderkamers

BARconnect

Na eerste pilotBARconnect

Waar staan we vandaag?

• Applicatie tot nu toe uitgerold op 696 werkplekken verdeeld over 6 locaties

• 7e locatie staat gepland in december• Er kan ingecheckt worden in 70 vergaderruimtes

en op centrale ontmoetingsplekken• Na zomer terugloop in aantal inchecks• Onderzoek waarom aantal inchecks terugloopt• Onder aandacht van managers gebracht

BARconnect

Waar staan we vandaag?

Managementinformatie

BARconnect

Waar staan we vandaag?

Managementinformatie

BARconnect

BARconnect

Wat vinden de medewerkers?

Filmpje Saskia

https://www.youtube.com/watch?v=GSPwccr4fz4&feature=youtu.be

BARconnect

Wat vinden de medewerkers?

BARconnect

Ideeën voor uitbreiding

• Onderzoek mogelijkheden BHV• Uitbreiding management informatie facilitaire

doeleinden• Koppeling inchecken – gebruik beeldscherm• Gastaccounts voor leveranciers die gebruik maken

van werkplek voor dag of week• Kunstzinnige expositie van gebruik data• Gebruik maken van locatie bepalingssysteem op

basis van WiFi• Weten dat je bezoek of klant binnen bereik is

BARconnect

Ideeën voor uitbreiding

• Bezoekers die App gebruiken krijgen pop-up met info over onze dienstverlening

• Nieuwe medewerkers worden door een App wegwijs gemaakt in de gebouwen

• Waar bevinden zich grote groepen medewerkers en bezoekers

BARconnect

BARconnect