WorkflowManagement

IT in Bedrijfhoofdstuk 4

Totaaloverzicht

1

IT in bedrijf – Bernard Cuppen RI, HansCuppen RI

 

H1 Het beschrijven van informatievoorziening, hoe doe je dat?

 

H2 Veranderingsanalyse: hoe kun je verandering in een ICT-omgeving managen?

 

H3 Pakketselectie en -implementatie, o.a. in een ERP-omgevingH4 Workflow management

Scope (Fig 1-27 ICT in bedrijf deel 1)

Maatschappij (inter-organisatie)

Organisatie/Afdeling(inter-werkplek)

Werkplek

WorkflowManagement

Reikwijdte en leeraccenten WfM 

 

 Reikwijdte

Schaal

Leer-accenten

 IndividuPersoonlijke informatie-verzorging

 Werkgroep (afdeling) 

 Organi-satie   

 Maat-schappij(e-business) 

 Technologie

  

  

  

  

 Gebruik

   X

  

  

 Mana-gement

  

  

  

  

 X

 X

WfMC: Flow of work

(4.1.2) Het begrippenkader [Tabel 4-1] Logistiek proces Workflow proces

Goederenstromen Tastbare producten Kapitaalintensief Centrale

besluitvorming Voornamelijk

primair proces Buffer tussen proces

en klant

Info-stromen (Niet) tastbare

producten Arbeidsintensief Decentrale

besluitvorming Geen

beperkingen Klant neemt deel aan

proces

(4.1.3] / (Fig 4-1) Het WfM-paradigma

Casus

GereedCasus

Actor

Activiteit >Taak

I OP

Trigger

b

[4.1.3] Begrippenkader (WfM-paradigma)

Actor (Opdrachtgever en/of opdrachtnemer)Een mens, machine of organisatorische eenheid die zelfstandig activiteiten kan uitvoeren of verantwoordelijkheid kan dragen voor de uitvoering van activiteiten.

Activiteit / handelingDe uitvoering van een taak[opdracht] door een resource.

CasusHetgeen dat door een WfM-systeem afgehandeld dient te worden;Een product in bewerking.Order, schadeclaim, ... (Unieke identificatie per casus, Status / toestand van een casus)

[4.1.3] Begrippenkader (vervolg WfM-paradigma)

Taak / procestaak/ processtapEen atomair, ondeelbaar proces.Handmatig / automatisch / semi-automatisch

ProcesEen proces geeft aan welke taken moeten worden uitgevoerd om een casus succesvol af te handelen;Een procedure voor een bepaald casustype.

TriggerEen gebeurtenis die aan de hand van een object waarneembaar is en leidt tot het uitvoeren van een activiteit.Initiatief van een resource (bv persoon) / Externe gebeurtenis (bv aankomst EDI-bericht) /Kloksignaal

WfM Het logistieke concept voor informatie-verwerkende organisaties.Coördinatie staat voorop. Het gaat niet zozeer om de inhoud van een activiteit, maar vooral over wat er tussen activiteiten gebeurt, om het besturen van het proces.

Workfow-automatiseringGeautomatiseerde ondersteuning voor WfM.

WerkstroomEen systeem van activiteiten die gerealiseerd zijn door middel van een trigger-relatie.Een concept voor het managen van activiteiten waarbij de besturing van activiteiten losgekoppeld is van de uitvoering van de activiteiten.

[4.1.3] Begrippenkader (vervolg WfM-paradigma)

(Fig 4-2) Generieke Software: DBMS, UIMS, WFMS: een lagenmodel

- Infrastructureel perspectief -

Input-processen

FormulierFormulier

OverzichtI

Tabellenmetrelaties

DataTabel BTabel A Tabel C

OverzichtII

Rapport Query +Rapport

Output-processen

DBMS

UIMS

UIMS

WFMS

WFMS

(Fig 4-3) Generieke Software: WFMS, DBMS en UIMS in bredere context

- Infrastructureel perspectief -

WFMS

WFMS

UIMS

UIMS

DBMS

(4.1.4) Generieke Software

Tekstverwerkers Spreadsheetsystemen Databasesystemen E-mailsystemen

Maar ook WfM-systemen

Informatie: iJITjP/jA Voert zelf geen taken van een proces uit

(4.1.5) / (Fig 4-4) Het WfMC-referentiemodel

(Fig 4-5) Structuur generiek Wf-systeem

(Fig 4-6) Van WfMC naar BPMN

BPMN: Business Process Modelling notation Een belangrijke ontwikkeling richting het managen van

bedrijfsprocessen.

(Fig 4-7) Voorbeeld vanBPMN (Petri-net)

(Fig 4-8) Business Process Modelling een conceptueel model

(Fig 4-9) WfM workflow evolutie

(Fig 4-10) WfM en ERP

[4.1.7] Contextuering van WfM Organisatorische positionering WfM

Informatie-analyse / Systeemontwikkeling:Oud versus Nieuw

Samenhang tussen methoden, technieken en hulpmiddelen in de procesarchitectuur

WfM vergeleken met andere fenomenen WfM – Groupware WfM – BPR WfM – DIS

(Fig 4-11) Organisatorische plaats Workflow

Missie

Strategie

Doelstellingen en CSF’s

Performance indicatoren

Bedrijfskunde

TakenAO

GegevensInformatiekunde

Organisatiekunde Procedures Werkstromen Flexibel

Stabiel

Stabiel

(Fig 4-7)

Systeemontwikkeling is nu anders

Fysieke werkelijkheid

Activiteiten

Afbeelding tbv

geautomatiseerdeondersteuning

Missie

Doelstellingen

Bedrijfsactiviteiten

Missie

Doelstellingen

Bedrijfsactiviteiten

Besturen van Activiteiten

Uitvoeren van Activiteiten

Workflow in samenhang

23

(Fig 4-8) Samenhang tussen methoden, technieken en hulpmiddelen

(Tabel 4-2) Groupware versus Workflow

Ad hoc Sturing door de

gebruiker Documentgeoriënteerd Gericht op

groepsprocessen Communicatie staat

centraal

Gestructureerd Sturing door het

systeem Werkgeoriënteerd Gericht op

bedrijfprocessen Processen staan

centraal

(4.1.7) BPR en WfM Bij BPR wordt de business revolutionair

veranderd, waarbij het busines proces zelf ter discussie wordt gesteld.

WfM is minder ambitieus, omdat het business proces zelf niet ter discussie staat, maar wel de inrichting van dat proces.

(4.1.7) WfM en DIS WfM betreft de geautomatiseerde coördinatie rondom het

aansturen van activiteiten en het beheersen van werkstromen

DIS maken het mogelijk documenten elektronisch vast te leggen en gelijktijdig te benaderen

(Tabel 4-3) Keuzefactoren bij

Procesondersteuning Kiezen/delen van hulpmiddelen hangt af van wensen

WfM - Groupware hoge mate structuur &

hoge uitvoeringsfrequentie ad-hoc berichten / activiteiten

WfM

Groupware

• WfM - Documentbeheer– beheren documenten gedurende hele life-cycle– ontsluiten informatie– werkstromen in de hand houden

– Documentbeheer

– Documentbeheer– WfM

• Groupware - Documentbeheer– Documenten vanaf werkplek ordenen (dossiervorming) en ontsluiten – Delen in org. aanwezige kennis

– Documentbeheer

– Groupware

(4.2) De aanpak van een WfM-project

Classificatie van informatiesystemen [Classificatie van workflowsystemen] Workflowmodellen middels Petri-netten Pakketselectie

(Fig 4-9) Classificatie van informatiesystemen

Tran sac tieverw erken d e

sys tem en(O IS )

P rocesB es tu rin g ssys tem en

S ys tem envoor

S am en w erk in g(G W , W fM )

O n d ers teu n in gvan O p era tion e le

Z aken

M IS D S S E IS

M an ag em en tO n d ers teu n en d e

S ys tem en

In fo rm atiesys tem en

Ondersteunen bedrijfsvoering

Ondersteunen besluitvorming

(4.2.3) Workflowaspecten van SAP

(4.2.3) Workflowaspecten van SAP

(4.2.3) Workflowaspecten van SAP

[4.3] Een WfM-schadeclaimcasus

- Workflow in een organisatie -

o.a. een voorbeeldsituatie van een procesgang met

decompositie& functies in een WFMS

[4.3] Een WfM-schadeclaimcasus

Proceshiërarchie, De verschillende niveau’s:De keten Het bedrijfsproces

Het werkproces/ de activiteit De processtap/taak

De elementaire stap

Proceshiërarchie: een voorbeeld

[4.3] Grafische weergave proceshiërarchie

(4.3) Proceshiërarchie: een voorbeeld

Aan de hand van een willekeurig claimproces wordt aangegeven hoe dit proces er op het niveau van de keten, het bedrijfsproces, het werkproces, de processtap en de elementaire stap eruit ziet.

De keten: Claimbehandeling Het bedrijfsproces: Claimbehandeling Het werkproces: Afhandeling eerste claim De processtap: Ontvangen & Registreren De elementaire stap: Registreren claim

[4.3] De keten: Claimbehandeling

De keten omvat het hele proces van het prille begin tot het bittere eind of, in meer fysieke termen, vanaf de grondstoffen tot de oplevering van het eindproduct.

Aangezien ketens vaak een behoorlijke omvang hebben en om verschillende expertises vragen is er hier vaak sprake van een organisatie-overschrijdend niveau.

Op het niveau van de keten werkt een aantal organisaties samen, waarbij elke organisatie een onderdeel van het totale proces voor hun rekening neemt

(4.3.1) / [Fig 4-13) Belangengroepen in de keten

(4.3.2) Het bedrijfsproces: Claimbehandeling

De keten bestaat uit een aantal bedrijfsprocessen.

Het bedrijfsproces omvat een verzameling werkprocessen die binnen de grenzen van één organisatie of organieke eenheid worden uitgevoerd.

De uitvoering van een bedrijfsproces leidt tot de oplevering van een (virtueel) product, dat als zodanig door een afnemer wordt herkend.

[Fig 4-14) Het bedrijfsproces: Claimbehandeling

Het werkproces omvat een verzameling samenhangende processtappen met een vast begin- en eindpunt.

De uitvoering van een werkproces wordt geïnitieerd door een vooraf vastgestelde gebeurtenis en de uitvoering eindigt met de oplevering van een concreet product, of halffabrikaat.

(4.3.3) Het werkproces/ de activiteit: Afhandelen (eerste) claim

(Fig 4-15) Het werkproces: Afhandelen (eerste) claim

(4.3.4) De processtap: Ontvangen & registreren

Een processtap omvat een verzameling elementaire stappen die door de uitvoerende als één logisch geheel worden beschouwd.

De overgangen tussen processtappen komen daardoor overeen met de rolovergangen in het werkproces.

(Fig 4-16) De processtap: Ontvangen & registreren

(4.3.5) De elementaire stap/taak: Registreren claim

Een elementaire stap omvat het onderdeel van een processtap als één geheel wordt uitgevoerd.

Voor een elementaire stap is er sprake van eenheid van tijd, plaats en handeling en een elementaire stap wordt in z'n geheel dus wel of niet uitgevoerd.

Wanneer de uitvoering niet kan worden gecompleteerd dan zal er bij een hernieuwde uitvoering van de elementaire stap weer van voren af aan moeten worden begonnen.

(Fig 4-17) De elementaire stap/taak: Registreren claim