Werkvormen voor Toolboxmeetings

INHOUD

1. Inleiding 3

2. Werkvorm voor een Toolboxmeeting met als doel te INFORMERENPresentatie 4 Voorbereiding Benodigdheden Vaardigheden Nazorg Uitvoering 5 Nog enkele tips 9

3. Werkvorm voor een Toolboxmeeting met als doel te INSTRUERENDemonstratie 10 Voorbereiding Benodigdheden Vaardigheden Nazorg Uitvoering 11

4. Werkvorm voor een Toolboxmeeting met als doel OPHALEN van kennis en ervaringModeratiemethode 12 Voorbereiding Benodigdheden Vaardigheden Nazorg Tips voor de moderator 13 Draaiboek 14 Overzicht verschillende acties 15

1

1. INLEIDING

In dit document worden drie situaties voor het organiseren van een Toolboxmeeting beschreven, met de daarbij passende werkvormen:

1) Een situatie waarin je besluit een Toolboxmeeting te organiseren omdat je medewerkers wilt informeren. De hoofddoelstelling is dan om informatie te delen.

2) Een situatie waarin je besluit een Toolboxmeeting te organiseren omdat het nodig is medewerkers te instrueren. Je wilt medewerkers de juiste uitvoering van een reeks handelingen in een zo realistische mogelijke situatie tonen of het verloop van een proces demonstreren.

3) Een situatie waarin je via een Toolboxmeeting kennis, ervaring, wensen en/of ideeën van medewerkers wilt ophalen. Je wilt dus informatie ophalen die je als organisatie waardevol acht en nodig hebt. Zodat je bijvoorbeeld als management, afdeling, team of als vakgroep efficiënter of beter werk kunt leveren.

Er zijn natuurlijk ook wel eens andere aanleidingen waarvoor een Toolboxmeeting wordt ingezet. Kies dan ook daarvoor een passende werkvorm. Er zijn vele werkvormen, van hele bekende tot heel creatieve en vernieuwende vormen. Wil je meer inspiratie of eens iets anders uitproberen, dan is ‘Het groot werkvormenboek’ van Sasja Dirkse-Hulscher, Angela Talen en Maaike Kester een echte aanrader. Hierin staan verschillende werkvormen heel praktisch beschreven en wordt ook aangegeven in welke situatie en voor welk doel ze het beste werken.

Veel succes!

2

2. Werkvorm voor een Toolboxmeeting met als doel te INFORMEREN

Presentatie

Voorbereidingo Weet wat je wil vertellen en, heel belangrijk, waarom.o Heb je je doelgroep helder? Dat is belangrijk voor een tijdige uitnodiging,

maar ook bij het maken van jouw presentatie. Hoe meer informatie je van te voren verzamelt over je publiek, hoe meer je kunt inspelen op hun gewoonten, bekende woorden, bekende mensen, bekende gebeurtenissen, running jokes, inside jokes, etc.

o Nodig de toehoorders tijdig uit (ten minste 14 dagen vóór de presentatie) en kies een tijdstip en locatie die passend zijn voor de toehoorders.

o Maak een pakkende uitnodigingstekst, die nieuwsgierig stemt en het belang voor de toehoorders helder maakt.

o Zorg dat het in ieders agenda staat en dat de locatie bekend is.o Zorg voor alle audiovisuele middelen die je die dag nodig hebt. Weet of die

beschikbaar zijn in de ruimte of reserveer deze.o Bedenk welke gevolgen de door jouw gepresenteerde informatie kan

hebben en bereid de organisatie/managers hierop voor.o Bedenk welke vragen er n.a.v. jouw presentatie kunnen opkomen.o Laat jouw presentatie aan iemand lezen en/of oefen deze met een

toehoorder.o Wil je dat de medewerkers nog actief iets doen met de door jou

gepresenteerde informatie? Bedenk dan vooraf hoe je dat gaat stimuleren en ondersteunen. En stel hier een termijn aan vast.

Benodigdhedeno Mensen zijn over het algemeen visueel ingesteld. Ondersteun je

presentatie daarom met beelden d.m.v. PowerPoint, foto’s, tekeningen op een flipover, een filmpje, etc.

o Maak je presentatie waar het kan interactief, betrek je publiek.o Hand-outs (vaak is het handig die achteraf uit te delen, tenzij je wil dat de

toehoorders tijdens de presentatie meelezen).o Audiovisuele middelen (laptop, beamer, digibord, etc..).o Eventueel flipover met goede stiften.o Prettige ruimte waar het geluid goed is en iedereen kan zitten.o Laat de groepsgrootte afhangen van de beschikbare ruimte en de kwaliteit

en grootte van het beeld. Iedereen moet het ten slotte kunnen zien en horen.

LiteratuurtipsJe kan in je voorbereiding de TED-talk als inspiratie gebruiken. Er zijn vele inspirerende TED-talks te vinden op YouTube. Ook zijn er boekjes verschenen die de opbouw van een goede TED-talk beschrijven:

o Spreek als Ted, Carmine Galloo Ted Talks, Chris Anderson

Vaardighedeno Spreekvaardig, creatief met taal, levendige vertellero Presentatievaardighedeno Improviserend vermogeno Hanteren groepsdynamicao Humoro Inhoudsdeskundig op het gebied van het te presenteren onderwerp

Nazorgo Hoe informeer je de medewerkers die niet aanwezig konden zijn?o Stel jouw presentatie, hand-outs en eventuele achtergrondinformatie

direct na de presentatie (digitaal) aan iedereen beschikbaar.o Wil je dat er wat gedaan wordt met de informatie en heb je bijv. een

praktijkopdracht meegegeven, kom daar dan na enkele dagen op terug met een reminder. Zo houd je het levend en laat je merken dat je het belangrijk vindt.

3

Uitvoering van de presentatieHieronder volgt een voorbeeld van een uitgebreide opbouw van een presentatie:

1. Voordat je start Controleer al het AV-materiaal. Ondertussen schud je zo veel mogelijk mensen uit het publiek de hand. Blijf niet te lang op een plek hangen, maar circuleer snel door de ruimte. Het doel is om vrienden te maken, omdat we eenvoudiger lachen met vrienden dan met

vreemden. Laat mensen dicht bij elkaar staan of zitten, en zoek eventueel een kleinere ruimte als er veel lege plekken zijn.2. Welkom heten Als het lukt heet je iedereen welkom en ga je iedereen persoonlijk langs. ‘Leuk dat je er bent. Welkom.’

3. Opening Begin niet direct met de inhoud van je presentatie, maar maak eerst echt contact door bijvoorbeeld te vragen wat de groep zojuist heeft gedaan, hoe de reis

hiernaartoe was, waar ze vandaag zijn geweest voordat ze hiernaartoe kwamen en hoe het met ze gaat. Stel ook wat gesloten vragen om het publiek de handen op te laten steken: wie is er al een rondje geweest door het pand? Wie moet nog? Zo kun je direct ook zien

wie enthousiast meedoet en wie niet.4. AansprekenHet eerste wat je zegt is altijd, wanneer van toepassing, gericht aan de gastheer, gastvrouw of de persoon die je heeft geïntroduceerd. Dat kan al met een simpele: ´De heer of mevrouw toastmaster’.

Daarna begin je het publiek aan te spreken, bijvoorbeeld met:‘Dames en heren,’

Het is krachtig om na deze aanhef een stilte te laten vallen. Gebruik stiltes trouwens om naar je adem te gaan of om een slok water te drinken. Dit is goed voor je stem en het dient als krachtig relax-moment.5. Start“What is in it for them?’’ Link de informatie aan de dagelijkse werkpraktijk (of privésituatie) van je toehoorders.Kies voor een bijzonder begin Knallende opening: shock, grappig.

Mysterieus begin: raadsel/mysterieus object.Het meest aangeraden: start met een metafoor!

We gaan vandaag iet heel spannends doen…’ ‘Wisten jullie dat…’ Of introduceer het ene idee waarover je presentatie gaat: ‘Aan het einde van deze presentatie weten jullie hoe je {voordeel}’.

Het beste is dat alles naar één groot idee leidt waarover het publiek kan nadenken als het naar huis gaat. Vertel waarom het belangrijk is voor jou en het publiek. Op welke manieren is dit verbonden aan het publiek? Bijvoorbeeld: ‘Het heeft erg veel invloed op jouw

4

onderneming.’ Begin snel en dynamisch. Bijvoorbeeld met schokkende cijfers. Niet beginnen met humor. Wel met een persoonlijk emotioneel verhaal met je successen en falen. Nieuwsgierigheid: iets beschrijven, maar nog niet de naam verklappen. Combineer dit met een schokeffect. Kondig het ook aan als ‘heel bijzonder’, plus vertel waarom dat zo is.

Of begin rustig: ‘Goedemorgen…’ (Verbinden met de groep om hen vervolgens naar jouw programma te leiden) Met dit onderdeel bedoelen we dat je contact gaat maken met de groep. Je volgt dus eerst: Stel de groep vragen over datgene wat ze nét voordat ze naar jou toe kwamen, aan het doen waren. ‘Hoe was de reis?’ ‘Waar kwamen jullie vanochtend vandaan?’

Wanneer de workshop in een museum plaatsvindt: ‘Hebben jullie al rond kunnen kijken in het museum?’ Spreek met een duidelijk volume: wederzijds contact kan pas ontstaan als je hoorbaar bent voor de groep. Match en spiegel vooral de onbewuste leiders van de groep. Daarmee maak je automatisch contact met de hele groep. Als je de groep genoeg gevolgd hebt, kun je daarna doorgaan met leiden om een begin te maken met het programma. Dat kun je bijvoorbeeld doen met de Yes-set: ‘Hier zitten we dan met z’n allen, we hebben allemaal koffie en thee en we zijn in verwachting van wat de meeting ons zal brengen. Laten we er samen een nuttige

Toolboxmeeting van maken.’

6. Jezelf voorstellenHier zijn ook weer verschillende stijlen voor. Eén van de stijlen die altijd erg goed werkt, is het toevoegen van persoonlijke details over jezelf in relatie tot het onderwerp of anderszins. Zo geef je immers zelf het goede voorbeeld voor het publiek als je wil dat ook zij open zijn en veel gaan delen.7. De ‘wat’ alvast kort noemenOm het onderwerp duidelijk te maken kun je op het begin alvast de ‘wat’ introduceren.8. Structuur uitleggen Het is belangrijk om de structuur uit te leggen: tell em what you gonna tell em, tell em, tell em what you told em. Duidelijk zeggen: ‘Wat gaan we allemaal doen.’

Bijvoorbeeld: ‘Er zijn drie dingen waar ik over ga praten/drie ontdekkingen die jullie kunnen helpen.’(Geef tijdens je presentatie ook steeds duidelijk het begin en einde van die onderdelen aan: zorg voor een duidelijke overgang.)

Een voorbeeld van een structuur is:1. Status quo schetsen.2. Vertellen hoe het moet zijn.3. Vergelijk die twee. Maak het gat zo groot mogelijk: ‘Hier is het verleden en heden, en kijk, daar is de toekomst.’4. Spring constant tussen die twee tijdens je presentatie. Want je moet de huidige status quo/resistance gebruiken als de wind voor een zeilboot: dan gaat het juist sterker!

Dit moment kun je goed aangrijpen om een kader neer te leggen, zodat je het kader later kunt verdedigen wanneer er dingen anders dan gepland gaan. Je kunt bijvoorbeeld vertellen wanneer de momenten zijn om vragen te stellen.

Geef jouw ‘spelregels’ op. Dit is cruciaal omdat je hiermee de sfeer manipuleert. Dit kun je bijvoorbeeld slim doen door als spelregel op te stellen dat iedereen

5

actief meedoet en openstaat voor nieuwe ervaringen. Ook kun je in de spelregels het ‘ontdek-kader’ neerzetten: ‘Doe het gerust anders dan de opdracht was: regels zijn er om gebroken te worden. Kom tot je eigen ontdekkingen.’

Ook is dit het moment om het halen-brengen-principe te introduceren: ‘Als jij alleen komt halen, zal ik jou niks brengen. Wel fair.’ Zorg er ook voor dat je de deelnemers aanmoedigt om veel feedback te vragen en te geven, en vooral om dit tijdig te doen. ‘Als je aan het einde van de training

pas zegt wat er voor verbetering vatbaar is, kunnen we er weinig meer mee doen.’9. De ‘waarom’ Waarom en waarmee wil je het publiek inspireren? ‘Als ik jullie een tool gaf waarmee je eenvoudig en krachtig overal overeenstemming kunt creëren op je werk en privé, zou dat dan interessant zijn voor jullie?’ ‘Kan het waardevol zijn voor jullie om … te leren?’

10. Doel duidelijk?Vertel (of liever: vraag) wat het doel is: leren.11. Verwachtingsmanagement Vraag het publiek wat het verwacht. Zet dus een intentie met de groep. Check de aanwezige kennis over het onderwerp en geef aan of je hierop aanvult of verdiept. Zet ook het kader neer dat je een toegankelijke spreker/trainer bent, waarbij zelfstandig onderzoek aangemoedigd wordt:‘Maar een waarschuwing: accepteer niet alles wat ik zeg, omdat ik het zeg, want het zal je niks goed doen. Je hebt waarschijnlijk al eens klakkeloos dingen aangenomen van anderen, maar neem al helemaal niks klakkeloos aan van mij. Analyseer mijn woorden, op de manier waarop een goudsmid goud analyseert: door te wrijven, schrapen, snijden, smelten… Dus wees aan de ene kant open en ontvankelijk, maar wees aan de andere kant ook willend om zelf te onderzoeken. Anders is het een soort luiheid, en dat willen we niet.’12. De inhoud / het wat / kennis geven• Geef de benodigde kennis. Doe dat met zoveel mogelijk hulpmiddelen die alle zintuigen prikkelen.• Nodig de groep bijvoorbeeld uit om naar voren te komen en rond de flipover te komen staan.13. Voorbeelden• Dit zijn een aantal voorbeelden…En vraag altijd om contravoorbeelden:• Voor wie geldt dit niet? Inderdaad, niet voor iedereen.14. What-if (vragen)• Dit is een erg belangrijk onderdeel. Het publiek moet de mogelijkheid krijgen om al zijn vragen te kunnen stellen.• Je stelt de volgende vragen aan het publiek:Welke vragen heb je? (Wow, geen vragen: dat is óf goed nieuws óf slecht nieuws!)Wat heb je geleerd?Wat moeten we weten?Wat kun je hiermee? Deze vraag kan eventueel in groepjes besproken worden.• Vertel het publiek hoe lang ze hebben voor vragen.• Vraag na het beantwoorden: ‘Heb ik je vraag goed beantwoord?’

6

15. Samenvatting• Vertel ze wat je ze vertelde (Tell em what you told em).16. Conclusie• De conclusie is vaak de Call To Action: de actie die ze moeten doen. Vraag hen het meteen ter plekke te doen na de presentatie. Herhaal de grotere reden, de ‘waarom`.• Ontwikkel de eigenschap om datgene waarvan je wil dat het publiek het het beste onthoudt, als laatste te vertellen.• Of eindig met iets waarover ze kunnen nadenken, bijvoorbeeld een statistiek.17. Generaliseren naar de toekomst/wat heeft deze inhoud je geleerd?Hoe ga je de stof concreet gebruiken in je werk/leven?Terwijl jullie je weg vinden naar je werkplaats of woning, comfortabel naar dat wat je kent, nodig ik jullie uit om terug na te denken over deze meeting, en op te merken welke ervaringen voor jou het belangrijkst waren, er bovenuit staken, en wat je daarvan wil houden, onthouden, en vooruit meenemen in de toekomst om te gebruiken.Gebruik het volgende sjabloon:• Wat heb je geleerd, wat heb je ontdekt?• Kies het belangrijkste uit.• Vind een plek/tijd in je toekomst.• Pas het toe.• Verbinden met het persoonlijk doel: ‘Wat is datgene dat je wil leren, weten, wat je wil creëren, bereiken, wat je mogelijk wil maken voor jezelf en je familie/ doen wat belangrijk is voor jou?’ ‘Denken jullie dat kennis belangrijk is?’• Het is goed om nieuwsgierig te zijn, want je begint je af te vragen: ‘Hoe kan ik dit materiaal toepassen?’18. Sluit inhoudelijk afHeb je gebruik gemaakt van metaforen? Laat ze nu dan allemaal naar een goed einde komen.19. Evaluatie van/reflectie op de presentatie (Toolboxmeeting)Je kunt mondeling feedback vragen. Ook kun je ervoor kiezen om een quiz/test te doen over wat je je publiek geleerd hebt. Doe je een geschreven test/evaluatie, dan is het belangrijk dat de antwoorden leesbaar zijn. Deelnemers die een dokter zijn, nu is het niet de tijd daarvoor. Deelnemers die een dokter willen worden, nu is het ook niet de tijd daarvoor.20. Slot • Richt jezelf weer tot de gastheer: ‘De heer of mevrouw toastmaster’.• Laat hem/haar afronden.Zonder gastheer dank je jouw publiek (de deelnemers) voor de aandacht en inzet en rond het af.Bron: hetnlpcollege.nl

Nog enkele tips

Laat de presentatie niet langer dan 30 minuten duren. Dat is ongeveer de maximale aandachtsspanne van je toehoorders. En dan moet het de toehoorders natuurlijk ook nog boeien.

7

Een goede presentatie is: eenvoudig, concreet, verrassend, geloofwaardig, speelt in op het gevoel en is verhalend. Naast bovenstaande elementen is het gebruik van humor (waar dat kan) en contact met het publiek van grote waarde. Afwisseling in je verhaal helpt de

aandacht vast te houden. En wanneer jij zelf passie ervaart bij het onderwerp, dan straalt dat ook van je presentatie af.

Als je PowerPoint gebruikt als ondersteuning van jouw presentatie hierbij 10 gouden regels:

1. Gebruik nooit meer dan zes opsommingtekens en per regel niet meer dan zes woorden (liever nog minder) en deel uitgebreide cijferinformatie als een apart document uit.

2. Bij gebruik van meerdere kleuren gaan toeschouwers zich afvragen waarom dat is en verdwijnt de aandacht. De regel is niet meer dan twee kleuren per dia en niet meer dan drie kleuren per presentatie.

3. Wees consistent: gebruik hetzelfde lettertype, -groottes en kleuren door de hele presentatie heen.4. Te veel bullits maken een presentatie voorspelbaar en saai. Wissel daarom ook eens af met steekwoorden verspreid over de dia of in een plaatje.5. Liever veel beelden waar u het verhaal bij vertelt dan veel tekst. Mensen zijn visueel ingesteld, beelden kunnen uw verhaal sterk ondersteunen.6. Voeg eens een lege PowerPoint-slide toe. Wilt u de aandacht van uw publiek even op uzelf vestigen, omdat u iets belangrijks wilt vertellen of omdat

u vragen wilt stellen? Voeg dan eens een zwarte slide toe aan uw PowerPoint-presentatie. Dit is gewoon een slide met een zwarte achtergrond. Zet zo’n slide ook altijd aan het eind van de presentatie om te voorkomen dat u na de laatste klik terug in het programma PowerPoint komt.

7. Beperk het gebruik van animaties. Tekstfragmenten die de pagina komen binnenzweven; letters die stuk voor stuk in een titelbalk vallen enz. enz. PowerPoint biedt een breed scala aan animatiemogelijkheden. Ga voorzichtig om met het gebruik van animaties. Niet ter zake doende animaties zijn leuk voor een keer (bijvoorbeeld op de openingsdia), maar dodelijk vermoeiend op den duur.

8. Zorg voor voldoende contrast. Voor presentaties op een groot scherm is een donkere achtergrond met een lichte letter het meest geschikt. Vermijd een witte achtergrond met zwarte letters; het publiek kan hier niet lang naar kijken. Wanneer letters en achtergrond bijna dezelfde kleur hebben is de presentatie onleesbaar.

9. Gebruik een template in uw eigen bedrijfsuitstraling. Maak of laat een template in uw eigen huisstijl maken. Op die manier laat u uw huisstijl terugkomen in de presentatie.

10. Houd rekening met technische tegenslag. Vraag van te voren na welke apparatuur beschikbaar is, probeer de presentatie vooraf uit, zet een eventuele schermbeveiliging uit, houd afdrukken bij de hand voor het geval de techniek u in de steek laat.

8

3. Werkvorm voor een Toolboxmeeting met als doel te INSTRUEREN

Demonstratie

Voorbereidingo Leg altijd het ‘waarom’ uit. Bijv. waarom werkt het monteren op deze wijze

het beste? Wat is het effect op het eindresultaat en wat gebeurt er als je het niet zo doet? Mensen willen niet graag zomaar wat aannemen, maar het snappen en er zelf ook achter kunnen staan. Zeker wanneer handelingen veranderen of wanneer het meer werk betekent.

o Weet goed wat je wilt demonstreren, wat de aanleiding is en wat de demonstratie moet opleveren.

o Weet wie je doelgroep is. Welke uitleg werkt, hoe leren zij? Spreek je letterlijk en figuurlijk dezelfde taal? Willen zij theoretische achtergrondinformatie of juist niet? Welke voorkennis hebben ze? Hoe gemotiveerd zijn ze? Kwam de vraag vanuit de groep of is het iets wat is opgelegd vanuit de organisatie? Bereid je waar mogelijk voor met één van de deelnemers.

BenodigdhedenDat hangt enorm af van het onderwerp, de aanpak en de doelstelling.Uiteraard moet het materiaal dat je wilt tonen aanwezig zijn.Eventuele instructiefilms moeten kunnen worden gedraaid.Soms kan het zo zijn dat je net zoveel materiaal wilt hebben als er deelnemers zijn, zodat iedereen, ter plekke, kan nadoen wat jij demonstreert.

Wat betreft de ruimte (veelal de werkplek) en opstelling is het belangrijk dat: Alle medewerkers het verloop goed kunnen zien. Zij de toelichting goed kunnen horen. De opstelling is aangepast aan het aantal medewerkers.

VaardighedenVakdeskundigheidGoed kunnen uitleggenHet stellen van vragen stimulerenOmgaan met groepsdynamicaStructuur kunnen aanbrengenZich kunnen inleven in de nog niet vaardige leerling/medewerker

Nazorgo Organiseer na de demonstratie een leertraject waarin de medewerkers het

gedemonstreerde kunnen nadoen (oefenen), onder begeleiding of zelfstandig. Zorg dat je helder hebt wanneer medewerkers de handelingen zelfstandig, veilig en zonder toezicht mogen uitvoeren.

o Je kunt de demonstratie laten filmen (mits deze niet te lang duurt) zodat: medewerkers die hem niet gevolgd hebben deze alsnog kunnen

volgen; je naslagwerk beschikbaar hebt en dit later weer gebruikt kan

worden.o Wees de periode na instructie beschikbaar voor vragen.o Draag zo nodig zorg voor een goede beschrijving/werkinstructie of pas de

bestaande variant aan.

9

Uitvoering van een demonstratie

Voordoen – nadoen – zelf doen

Een demonstratie ofwel visuele instructie heeft meestal als doel dat de medewerker de handelingen uiteindelijk zelfstandig kan uitvoeren. Het kan gaan om het hanteren van gereedschap, het gebruik van een machine, een assemblagemethode, monteren of demonteren, enz. Het is daarom van belang dat je naast de demonstratie (soms kan dit ook tijdens de demonstratie) je momenten organiseert dat de medewerker de gedemonstreerde handelingen kan nadoen (onder toezicht van een deskundige). Totdat de medewerker het niveau beheerst waarop hij/zij de handelingen veilig zelfstandig kan uitvoeren, eventueel met een handleiding of geschreven instructie. Misschien dat het eindproduct dan in eerste instantie nog gecontroleerd moet worden. Zijn de handelingen een afgesproken aantal keer zelfstandig en foutloos uitgevoerd, dan heeft de medewerker het leerproces met goed gevolg doorlopen.

Binnen de werkvorm demonstreren zijn er drie vormen te onderscheiden:

Tonen: niet verbaal mededelen. De activiteit van de leerling/medewerker is vooral waarnemen (observeren). Vertonen: niet verbaal vertellen. De activiteit van de leerling/medewerker is dan waarnemend beleven. Aantonen: niet verbaal uitleggen. Laten zien hoe iets werkt. De leerling wordt gevraagd dat ze al (mee)denkend de zaak volgen.

De groepsgrootte hangt af van datgene wat gedemonstreerd wordt. Het materiaal en de handelingen moeten voor alle deelnemers goed zichtbaar zijn. Als je de medewerkers ook wilt laten oefenen tijdens de Toolboxmeeting, dan is het aan te raden de groep niet groter te laten zijn dan zes medewerkers.

De instructeur:

zorgt voor een logische volgorde. Vaak is het nodig bepaalde fasen in de demonstratie aan te brengen; leidt elke fase kort in en richt de aandacht van de medewerkers op de belangrijkste punten; geeft na elke fase een korte samenvatting; geeft na afloop van de hele demonstratie een samenvatting van alle fasen; laat de medewerkers, als dat nodig en te realiseren is, datgene wat gedemonstreerd is (bijv. een bepaalde vaardigheid), zo spoedig mogelijk nadoen.

Verder is het belangrijk dat:

een demonstratie niet te ingewikkeld is, en; het aantal deelhandelingen niet te groot is.

Bron: Het didactische werkvormenboek, Variatie en differentiatie in de praktijk, Piet Hoogeveen & Jos Winkels, Assen, 1996.

10

4. Werkvorm voor een Toolboxmeeting met als doel OPHALEN van kennis en ervaring

Moderatiemethode

VoorbereidingJij brengt een groot deel van de structuur al aan in de voorbereiding. Ook de voorbereiding is vaak een leerproces voor de organisatie.o Weet wat de aanleiding van deze Toolboxmeeting is en welk doel je ermee

wilt bereiken.o Betrek de doelgroep/opdrachtgever bij je voorbereidingen.o Werk het draaiboek helemaal uit.o Kies het passende type vraag.o De formulering van de vraag is alles!o Scherp de vragen aan.o Wat wil je echt weten en waarom?o Probeer je voor te stellen wat je met het antwoord kunt.o Schrijven is schrappen!o Reken de tijden door (zie blz. 14).o Schrijf de input die je al hebt al op kaarten.o Schakel een co-moderator in die op de hoogte is van het programma.o Wees op tijd en zet alles klaar, hang de geschreven kaarten al op.

Benodigdhedeno Moderatiekoffer met inhoud:

kaartjes, stiften, stickers etc.(te koop via neuland.nl).

o Je kunt een sticky wall gebruiken met 3-M lijmspray (o.a. te koop via facili.nl) of gebruikmaken van pinboards met brownpapers.

o Ook zijn er tegenwoordig magnetische kaartjes in de handel, die je gewoon op een muur kunt laten kleven.

o Verder heb je schilderstape nodig om de sticky wall op te hangen en anders prikkers om het papier aan de pinboards te bevestigen.

o Stickers (marking dots) zijn ook essentieel.o Een ruimte die groot genoeg is voor iedereen en met een grote kale wand.

Vaardighedeno LSD, luisteren, samenvatten, doorvrageno Links leggeno Aansluiten bij de groep, maar ook durven confrontereno Procesbegeleidingo Organisatie sensitiviteito Hanteren van groepsdynamicao Er lol in hebbeno Oefenen, veel oefenen

Nazorgo Zorg dat je foto’s maakt en dit deelt met de groep of verwerkt in een

verslag.o Zorg dat de acties die uit de Toolboxmeeting komen, ook aan iemand

toegekend worden en in de tijd worden neergezet. o Deel het naslagwerk (foto’s en of verslag) zo spoedig mogelijk na de

meeting met de deelnemers. En sla dit ook op een afgesproken plek op.o Informeer zo nodig de medewerkers die er niet bij konden zijn via het

naslagwerk en schakel andere deelnemers in om hen te informeren.o Zorg dat er sturing op de benoemde acties blijft.o Plan de Toolboxmeeting zo in dat je vooraf en achteraf voldoende tijd hebt

voor voorbereiding en nazorg en de deelnemers ook. Vlak vóór de kerstvakantie is bijv. niet handig.

Tips voor de moderator

11

Het werkt beter om voor een vreemde club (andere afdeling) op te treden. Geen inhoudelijke inmenging (wel uitnodigen, toelichten vragen, non-verbaal stimuleren, etc.). Niet steeds ‘oké, ja doen we het zo, iedereen mee eens, doen we het zo….’ Lekker fanatiek plakken, houd het tempo erin. Blijf in contact met de groep. Nooit discussie met de co-moderator. De co-moderator doet alleen technische zaken. Terwijl de co-moderator schrijft, kun jij verder. Nooit manipuleren. Indien geen co-moderator, vraag hulp van deelnemers. Let op je houding ten opzichte van de groep en het doek. Oordeel niet over de inhoud van de kaartjes. Verbeter de tekst op de kaartjes niet. Eén onderwerp op één kaartje laten schrijven, anders kun je later lastig clusteren. Vraag niet van wie een kaartje is. Als deelnemers dat willen laten weten, dan komen ze vanzelf. De anonimiteit is juist een voordeel zodat ook de

stillere medewerkers zich laten horen en er dingen gedeeld worden die mondeling wellicht lastiger zijn.

12

Draaiboek voor de moderatiemethode

VoorafOnderwerp ToolboxmeetingDoel van de ToolboxmeetingAanleidingDeelnemersTijdstip en duurModerator(en)Opwarmer 00.00 uur – 00.00 uur De vraag Indeling

Wall/nr.bord soort actie materiaal tijdsduur tijdstip van - tot

Probleemstelling 00.00 uur – 00.00 uur De vraag Indeling

Wall/nr.bordsoort actie materiaal tijdsduur tijdstip van - tot

Uitdieping 00.00 uur – 00.00 uur De vraag Indeling

Wall/nr.bordsoort actie materiaal tijdsduur tijdstip van - tot

Afsluiting 00.00 uur – 00.00 uur De vraag Indeling

Wall/nr.bordsoort actie materiaal tijdsduur tijdstip van - tot

13

Overzicht verschillende acties

Soorten actiesActie Materiaal Actie-onderdelen Tijdsduur in minutenVoorstelvragen Gevouwen brownpaper met kolommen,

ongeveer vijf vragen: naam, functie, verwachting vandaag etc

Om de beurt opschrijven 10 minuten

Roepvraag Sticky wall, kaartjes, stickers,de roepvraag, de puntvraag/vragen

Opschrijven wat geroepen wordt, stickeren 20 minuten

Enkele kaartvraag De vraag, kaartjes van één kleur voor antwoorden, de puntvraag, stickers

Kaartjes opplakken, clusteren kaartjes, voorzien van onderwerp, stickeren, 3-5 kiezen om uit te werken, indeling van de groepen

20 minuten

Dubbele kaartvraag De vraag (bijv. voor/tegen, vandaag/morgen), twee verschillende kleuren kaartjes, de puntvraag, stickers

Kaartjes opplakken, iedere kleur op een andere flap, stickeren, 3-5 kiezen om uit te werken, indeling van de groepen

30 minuten

Meervoudige kaartvraag De vraag (bijv. gezichtspunt medewerker/manager/klant), drie of meer verschillende kleuren kaartjes, de puntvraag, stickers

Kaartjes opplakken, iedere kleur op een andere flap, stickeren, 3-5 kiezen om uit te werken, indeling van de groepen

Puntvraag Een vraag die mogelijk maakt om te stickeren: bijv. welke drie argumenten/onderwerpen zijn het belangrijkst?

Onderdeel van een kaartvraag en/of stelling 5 minuten

De stelling (voor & tegen)(ook bruikbaar als afsluiter)

De stelling, stelling-papier, stickers Stickers plakken, argumenten voor en tegen eronder schrijven, stickeren, 3-5 kiezen om uit te werken, indeling van de groepen

15 minuten

De stelling (schaal of matrix) De stelling + scha(a)l(en)/matrix Stickers plakken, argumenten verzamelen, stickeren, 3-5 kiezen om uit te werken, indeling groepen

15 minuten

Groepswerk Brownpaper per groep, met thema/vraag, kaartjes

Uitwerken van één of twee van de gekozen thema’s 60 minuten

Presentatie groepswerk 20 minuten per groepActielijst Flap: wie doet wat, met wie, wanneer gereed, in

welke vorm?Opschrijven concrete acties en één persoon die het geheel bewaakt

10 minuten

14