Werkinstructies: makkelijker en beter door samenwerking

Voorstellen

• Thomas Dessing– Huidige functie (vanaf 2002):

• Functioneel applicatiebeheer en projectleider• Coördinator Student Informatie systemen• Dienst Studentenzaken• Radboud Universiteit Nijmegen

– Voorheen (1997-2002):• Hoofd Studenten Informatie Punt• Faculteit Medische Wetenschappen • Radboud Universiteit

– Begonnen (1992-1997):• Medewerker onderwijs administratie• Faculteit Geneeskunde• Universiteit Utrecht

Programma

Voorstellen• Aanleiding project• Doel van het project• Deelnemers• Definitie werkinstructies• Uitdagingen• Tool• Conceptuele opzet project• Praktische opzet• DEMO• Issues en oplossingen• Toekomst• Conclusie

Aanleiding project

• Invoering OSIRIS 6 gelijktijdig bij vrijwel alle instellingen, schept unieke mogelijkheid omdat alle instellingen zich voor dezelfde taak gesteld zien.

• Ervaringen met schrijven van werkinstructies door de recente invoering van OSIRIS 5 aan de Radboud Universiteit (2011).

• Behoefte aan efficiency, en borging van de continuïteit van de werkinstructies

• Enthousiasme

Doel van het project

• Werkinstructies maken die samenhangen met de werkzaamheden die met OSIRIS worden uitgevoerd.

• Daarmee een basis creëren waarmee de werkinstructies eenvoudig up-to-date gehouden kunnen worden

• Daarmee kan het ook de basis voor trainingsmateriaal vormen• Samenwerking:

– delen van best practices– delen van recources

Deelnemers

Definitie werkinstructies

Wat is een werkinstructie?• <> AO beschrijving: het beschrijft niet de verantwoordelijkheden

van functionarissen en beoogt niet geen basis voor een audit te zijn

• <> Helpfile met een beschrijving van een scherm in een applicatie

• (Wikipedia) Een werkinstructie bevat instructies om werk zelfstandig uit te kunnen voeren. Een werkinstructie dient aan de volgende voorwaarden te voldoen:– het is zodanig beschreven dat een persoon het werk kan

uitvoeren, zelfs als deze dit voor het eerst doet;– de mate van detaillering (het detailleringsniveau) dient niet

verder te gaan dan de vakbekwaamheid van de uitvoerende; dat wil zeggen dat de uitvoerende met het kennisniveau dat voor zijn functie/rol benodigd is de werkinstructie kan begrijpen.

Uitdagingen

• Werkprocessen verschillen per instelling (soms zelfs per faculteit of academie)

• Tussen instellingen worden verschillende terminologieën gebruikt, hoe beschrijf je in een uniforme manier

• Verschillen in configuratie kunnen de werking van de applicatie doen verschillen

• Versie beheer, met twee releases per jaar verandert er veel in de applicatie OSIRIS

• Met meerdere redacteuren schrijven (verschillende scrhrijfstijlen)

Tool: Screensteps-live

• Amerikaans product• Eenvoudig in concept, geen ingewikkelde grafische animaties• Online beschikbaar, geen aparte webservers noodzakelijk• Opschaalbaar door Cloud oplossing• Best practice door Screensteps• Redactiemogelijkheden / samenwerken• Statussen voor het monitoren van de voortgang• Client software benodigd• Output in verschillende formaten: MS Word, HTML, PDF,

Screensteps package.

Conceptuele opzet: clients en bibliotheken

OSIRIS

Praktische opzet 1

• Afspraken maken over:– Definitie terminologie– Schrijfstijl (tu– of vousvoyeren)– Vraagvorm– Formaat (standaard) van een werkinstructie – vaste indeling, – Gebruik van symbolen, vormen pijlen etc.– Reviewen en wijzigen van statussen– Werken met tags– Autorisatie waarmee geschreven wordt– Doelgroep– Look en feel van de applicatie– Twee taligheid– Grootte van de screenshots– Beschrijving knoppen en velden

Praktische opzet: 2

• Werkinstructies verdelen tussen instellingen– Verschillende inbreng expertise– Verschillende mogelijkheden qua resources

• Voortgangbewaking– Spreadsheets– Bijeenkomsten

DEMO

• Werkinstructies over het schrijven van werkinstructies: “Hoe maak je een werkinstructie?”

• Werkinstructie maken in Screensteps• Online werkinstructie:

https://osiris-werkinstructies.screenstepslive.com• Context gevoelige werkinstructies: vanuit OSIRIS help schermen

links naar specifieke schermen

Issues en oplossingen

• Generiek <> Specifiek: daar waar het niet ander kan toch maar specifiek beschrijven

• Releases: werkinstructies die wijzigen in draft maken, versienummer in de tag opnemen

• Hoe houd je de werkinstructies up-to-date? Eigenaarschap….? Trainingsmateriaal!

Toekomst

• Na realisatie beheer– Wie is de eigenaar?– Waar ligt het initiatief om het voort te zetten?– Hoe wordt in de toekomst de kwaliteit bewaakt?– Wie neemt de leiding?– Tegen welke kosten?– Kunnen er meer werkinstructies uit andere systemen worden

geschreven?

Conclusies

• Er zijn verschillen in werkinstructies. Vooral bij Inschrijving zijn er veel specifieke werkinstructies

• Er is spanning tussen generiek beschrijven zodat elke instelling er iets aan heeft, en specifiek schrijven zodat de schrijvende instellingen er iets aan heeft maar de andere instellingen minder

• Kost veel meer tijd dan vooraf gedacht, en de prioriteit van de projecten ligt niet op het schrijven van werkinstructies

• Bij Volg is het eenvoudiger om generieke werkinstructies te maken• Generieke werkinstructies maken voor Aanmeld is onmogelijk,

omdat de processen per definitie NIET zijn ingericht, maar juist m.b.v. aanmeld worden gemaakt.

Vragen?