Leiegardens 2014, Your Estate Solution

Werken met het OmgevingsloketInfosessies voor lokale omgevingsambtenaren

November-december 2017

Verloop van de dag

Inleidend kader

Demo digitaliseren van analoge aanvragen

koffiepauze

Aandachtspunten bij behandeling van de aanvragen

Ondersteuning (eerste hulp bij vragen)

Vragen

Aantal digitale aanvragen, per maand

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

4500

5000

Rechtskader

Decreet van 25 april 2014Besluit van de Vlaamse regering 27 november 2015Teksten beschikbaar op www.omgevingsloket.be

Start inwerkingtreding:Op 23 februari 2017 voor het departement Omgeving, de provincies en de gemeenten Dilsen-Stokkem, Herstappe, Langemark-Poelkapelle en StadenOp 18 april 2017: gemeente BeerselOp 2 mei 2017: stad Diest

Op 1 januari: start 302 gemeenten

Omgevingsvergunning-project

Project:Een of meer stedenbouwkundige handelingen(~digitale bouwaanvraag)Exploitatie van één of meerdere ingedeelde inrichtingen of activiteiten (IIOA) De combinatie van beiden (SH + IIOA)(verplicht samen indien beiden onlosmakelijk verbonden zijn: bv. exploitatie impliceert verbouwing)

OfEen (bijstelling van een) verkaveling (V)Een verkaveling en één of meerdere stedenbouwkundige handelingen voor het bouwrijp maken van de verkaveling(V + SH)

Uitgangspunten omgevingsvergunning

Digitale aanvraag/melding is een recht

Verplicht digitale aanvraag of melding voor professionelen

Behandeling/adviesverlening/beslissing altijd en verplicht digitaal (ook voor analoog ingediende dossiers)

=> Bekendmaking beslissing aan analoge aanvrager blijft analoog

Impact omgevingsvergunningsprocedure

Aangepaste termijnen (korter)

Samengestelde dossiers

Aanpassingen mogelijk in functie van de volledigheid/ontvankelijkheid

Wijzigingsverzoek/administratieve lus

Aangepast normenboek (ook voor analoge dossiers)Op straffe van onvolledigheid - normenboek is bindend

Digitale adviesverlening

Impact omgevingsvergunningsprocedure

Digitale organisatie openbaar onderzoekBlijft deels analoog, bijvoorbeeld de aanplakking blijft

Digitaal beroep en beroepsprocedure

Digitale beslissing met:aangepaste structurele data die de vergunde toestand weergeven (to be)inrichtingsnummer dat aan een ingedeelde inrichting of activiteit wordt toegekend, verankerd in de vergunning (artikel 1)

Digitale omgevingsvergunning

Gelijkaardige structuur/aanpak als DBA:Loket voor aanvrager / adviesinstantie / vergunningverlenende overheidUitwisselingsplatform

Aangepast/uitgebreide functionaliteiten:Specifieke info IIOASpecifieke info VWijzigingsverzoek (meerdere versies)Toegang tot de adviezenPubliek loket met openbare onderzoeken en mededeling van de beslissingen

Digitale omgevingsvergunning

Aangepast/uitgebreide functionaliteiten (vervolg):Boomstructuur in plaats van horizontaalPersoonsgegevens – vertegenwoordigingProjectinhoud – acties – dossierverloopBrede communicatie bij uitvoeren van actiesSnellere toegang tot de beslissing

Digitale beroepen

Vanaf start ook digitale beroepen mogelijkAnaloge beroepen blijft ook mogelijkBehandeling altijd digitaalMeerdere beroepsschriften – 1 beroepsdossier

Digitaal beroepsschrift via “publiek loket”Analoog beroepsschrift mogelijk

Toegang en verloop vergelijkbaar met eerste aanleg

=> Bekendmaking beslissing aan analoge beroepsindiener is analoog

“Publiek loket”

3 loketten: omgevingsloket, loket voor snelinvoer, publiek loket

Publiek loket bij openbare onderzoekenRaadplegen van kerngegevens va het dossier via internet (geen toegangsrechten vereist)Niet alle documenten online, omwille van auteursrechten en privacy-overwegingenVolledig plannenset enkel raadpleegbaar bij het lokaal bestuurDigitale bezwaren mogelijk (na authenticatie)

Ook bekendmaking beslissing en indienen beroepsschrift.

Werking digitaal loket - toegang

Via eigen softwarepakket – geen aparte toegangsrechten nodig

Via loket – toegangsrechten vereistGebruiksrechten via gebruikersbeheerRechten worden toegekend door lokale rechtenbeheerderMogelijk rollen:

Samenstellend ambtenaarEditerend dossierbehandelaarConsulterend dossierbehandelaarEditerend adviesverlenerConsulterend adviesverlener

Werking digitaal loket - contact

VVO-contactadres en AVI-contactadresVVO: voor communicatie aan gemeente als vergunningverlenende overheidAVI: voor communicatie aan gemeente als adviesverlener

Departement beheert VVO-contactadres, wijziging vragen via info@omgevingsloket.beGemeente beheert eigen AVI-contactadres(sen)

inloggen met werkrelatie gemeente, en rol van “editerendadviesverlener”

Er kunnen meerdere contactpunten worden gedefinieerd.mail met adviesvraag vertrekt naar contactpuntinloggen met werkrelatie laat echter àlle dossiers van de instantie zien.

Digitaal vs analoge aanvragen

Verplichting voor het digitaal indienen van:aanvragen, verzoeken of ambtshalve initiatieven of meldingen met betrekking tot:1° Vlaamse projecten;2° provinciale projecten;3° projecten die niet zijn vrijgesteld van de medewerking van een architect;4° de exploitatie van een ingedeelde inrichting of activiteit van de eerste of de tweede klasse, 5° het verkavelen van gronden;6° het bijstellen van een omgevingsvergunning voor het verkavelen van gronden, met wijziging van de kavelgrenzen

Uitzondering: analoog mag indien deze met toepassing van de geldende taalwetgeving in het Frans mogen ingediend worden (faciliteitengemeenten)

Digitaal vs analoge aanvragen

Opgelet bij SH met architect:Geen visum meer vereistHandtekening van architect is verplicht, van aanvrager facultatief

Bij IIOA’s is vereist:ExploitantNatuurlijke persoon die de exploitant vertegenwoordigtContactpersoon

Digitaal vs analoge aanvragen

Mogen nog analoog:SH waar de medewerking architect niet vereist isIIOA’s klasse 3bijstellingen van verkavelingen waar de kavelgrenzen niet wijzigenIn faciliteitengemeenten franstalige aanvragen met medewerking van architect (voor die situaties waar franstalige aanvraag mag cf. taalwetgeving)

Digitale behandeling

Behandeling, advisering en beslissing van alle aanvragen is verplicht digitaal, ook voor de analoge.

analoge aanvragen moeten worden gedigitaliseerdvia rol van ‘samenstellend ambtenaar’Op dit ogenblik nog niet ondersteund door softwareleveranciers, dus gebeurt via het loketEnkel de volledige en ontvankelijke aanvragen op loket plaatsenOnvolledige aanvraag eerst laten aanvullen, en dan digitaliseren

Digitale behandeling

‘Snelinvoer’ om de drempel te verkleinen:Kleinere werken in en om een gebouwaantal analoge aanvragen vermindertaan de hand van wizard de documenten op het uitwisselingsplatform plaatsen;de initiële keuze van de aan te vragen handelingen bepaalt de op te laden documenten;

Snelinvoer

Analoge aanvragen

Er is een normenboek voor analoge aanvragen, om het digitaliseren te vergemakkelijken:

Maximaal op A3 formaatEnkelzijdig bedruktNiet gevouwen of genietOp elke plan gestandaardiseerde aanduiding met kerngegevens

Analoge aanvragenOp elke plan gestandaardiseerde aanduiding van het plantype

Digitale behandeling

Ondersteuning burgers om maximaal digitaal in te dienen:Begeleiding door helpdesk

Technische begeleiding, geen zekerheid op volledig dossierDoor gemeente:

Werken op afspraak om samen met de burger de aanvraag digitaal in te dienen

Want gemeente moet analoge aanvraag toch ook via het loket ingevenGemeente kan tegelijk volledigheidsnazicht doenBurger hoeft het aanvraagformulier (28 blz) niet in te vullenDit is geen analoge aanvraag, maar een digitale aanvraag, want de burger ondertekent zijn aanvraag digitaal

Analoge aanvragen

DEMO digitaliseren analoge aanvraag via Omgevingsloket:

Omgevingsproject met enkel SHBouwen van een verandaKappen van bomen

Melding klasse 3:Airco met een vermogen van meer dan 5 kW tot en met 200 kW

https://oefen.omgevingsloket.be/omvLoket/

Bij de volledig- & ontvankelijkheidscheck

Aandacht voor mogelijk stedenbouwkundig luik indien enkel een milieudossier wordt ingediend en omgekeerd

Verbouwing klasse 1 bedrijf > provincieIndien extra info nodig, niet zomaar onvolledig en onontvankelijk verklaren; hierdoor wordt het project afgesloten en moet men een nieuwe aanvraag indienen

Vraag/geef extra informatieHeb aandacht voor de ‘potentiële’ effecten van de aanvraag

Check de effectenDit is mer-screening en moet grondig ingevuld wordenEr wordt vaak te snel ‘nee’ ingevuld bij relevante potentiële effecten waardoor er vaak cruciale informatie ontbreekt

Bij de volledig- & ontvankelijkheidscheck

Compleetheidscheck is beperktUniek inrichtingsnummer : hergebruik mogelijk bij nieuwe aanvraag : indien niet gebeurd: niet V&O!Adres moet ingevuld wordenBestanden moeten op juiste plaats toegevoegd zijn (technische richtlijn wordt opgeheven) Juiste exploitant (rechtspersoon vs. vertegenwoordiger)Checken juiste situeringTijdelijke inrichting = enkel inrichtingen met een ‘T’ in de indelingslijstVermijd dupliceren projecten (zeker met IIOA)Bij V&O beslissen over ‘vereenvoudige’ of ‘gewone’ procedureZelfde dag als registreren V&O ook adviesvragen nodig

Wijzigingsverzoek – administratieve lus

Aanvrager kan aanvraag wijzigen met specifieke actie (wijzigingsverzoek)

VVO moet wijziging al dan niet accepteren en beslissen of het aanvaarden ervan een nieuw OO en/of nieuwe adviesronde impliceert

Administratieve lus is een specifieke ‘actie’ waarmee de uiterste beslissingsdatum aangepast wordt (om procedurele onregelmatigheden die tot de vernietiging van de beslissing kunnen leiden, te herstellen)

Openbaar onderzoek: aanplakking en website

Gemeente stelt de tekst van de affiche ter beschikking (art. 18 OVB)

Afhalen door aanvrager, per post, digitaal bestand via loket (opgelet: burger kan wel A4 afdrukken, niet A2 (moet nog bezorgd worden door gemeente))Nood aan duidelijke instructies voor burger

Aanvrager plakt affiche aan min. 1 dag voor start OO en brengt dan gemeente op de hoogte (art. 20 OVB)

Tenzij gemeente zelf aanplakt (gemeente is niet meer verplicht om affiche bekendmaking OO aan te plakken, zij KAN dat echter nog steeds aanbieden als dienstverlening)

Gemeente dient tekst bekendmaking OO op website te plaatsen (art. 21 OVB), min. 1 dag voor start OO

Openbaar onderzoek: affichesTer inspiratie kan u sjablonen voor de tekst van de affiches vinden op onze website via volgende link: https://www.omgevingsloket.be/faq_behandelaar_omv.

Openbaar onderzoek: ter inzagelegging

Start OO ALTIJD door de gemeente ingegeven in het loket omdat zij organisator is van het OO

Anders kan niemand bezwaar indienen via publiek loket en is dit een procedurefout!

Publiek loket ≠ terinzagelegging. Publiek loket = beperkte set van gegevensTerinzagelegging moet de gemeente zelf organiseren (artikel 24 OVB)Begin terinzagelegging = begin OO

!

Publiek loket

Digitale handtekening

Er bestaan meerdere toepassingen waarmee een geldige handtekening kan gezet worden:

Rechtstreeks vanuit Acrobat Reader (“ondertekenen met certificaat”)Via digitale handtekenmap, een generieke toepassing die door de Vlaamse Overheid gratis ter beschikking wordt gesteld

Gemakkelijke opvolging van de flowOndertekenen in bulk

Via commerciële paketten zoals bijvoorbeeld Verifieer Zowel de beslissing als de goedgekeurde plannen moeten worden ondertekendBeslissing en plannen niet samenvoegen tot één pdf, want de beslissing wordt op het publieke loket gezet

Schending van auteursrecht

Bekendmaking beslissing door gemeente

Gemeente stelt de tekst van de affiche ter beschikking (art. 57 OVB)Moet A2 formaat zijnAfhalen door aanvrager, per post, digitaal bestand via loket (opgelet: burger kan wel A4 afdrukken, niet A2 (moet nog bezorgd worden door gemeente))Nood aan duidelijke instructies voor burger en melding

Aanvrager plakt affiche aan uiterlijk 10 dagen na ontvangst beslissing en brengt gemeente op de hoogte op startdatum aanplakking (art. 59 OVB).

Die datum wordt in het omgevingsloket ingevoerdTenzij gemeente zelf aanplakt (gemeente KAN zelf de affiche aanplakken als dienstverlening)

Gemeente dient tekst bekendmaking beslissing op website te plaatsen (art. 61 OVB), uiterlijk 10 dagen na het nemen van de beslissing of de terbeschikkingstelling van de beslissing aan de gemeente

Bekendmaking beslissing: affichesTer inspiratie kan u sjablonen voor de tekst van de affiches vinden op onze website via volgende link: https://www.omgevingsloket.be/faq_behandelaar_omv.

Bekendmaking beslissing

Start beroepsperiode = datum aanplakkingPubliek loket houdt rekening met datum melding die ingegeven is in het loket

Beslissing momenteel niet beschikbaar via publiek loketMogelijkheid om digitaal beroepsschrift in te dienen

Dossier ligt volledig ter inzage bij de gemeente, digitaalLokaal bestuur begeleidt de burger bij de inzageEnkel inzage, dus verhinderen dat er kopie wordt genomen

Opgelet! Als de gemeente niet betrokken was bij de procedure (vb. melding bij provincie) kan de gemeente deze aanplakking niet registreren (want is niet in dossier toegevoegd)

Enkele aandachtspunten

“Technische richtlijn DBA” die toeliet dat er in bepaalde gevallen analoog kan worden ingediend is niet meer van toepassing“Technische richtlijn OMV” die toeliet via usb-stick of wetransfer in te dienen is ook niet meer van toepassingBehandeling, adviesverlening en beslissing is verplicht digitaal, via het loket/platform

Geen adviesvragen of adviezen per postGeen adviesvragen of adviezen per mail

Mogelijke termijnverlening bij niet functioneren loketBehandelingstermijn kan worden verlengdPerioden van niet-functioneren (bijvoorbeeld bij nieuwe release) worden gepubliceerd op de website

Enkele aandachtspunten

Regelmatig refreshen ‘Geef AVI-lijst’kan dagelijks wijzigen, want AVI’s beheren hun eigen contactgegevens

Rechten visualisatie omgevingsloketIedereen ziet onder dossierverloop ‘alles’ (ook ‘verstuur bericht’, adviesvragen en adviezen), behalve:

Bezwaren (enkel voor VVO, organisator OO en AVI)Beroepen (enkel voor VVO, organisator OO en AVI)

Kennisgeving beslissing ‘niet-betrokkenen’Nog in ontwikkeling: ofwel mogelijk via ‘registreer beslissing’ ofwel via specifieke actie

Enkele aandachtspunten

Affiches afdrukken op A2 kan zonder plotter door 2 keer een A3 op een dubbelgevouwen A2 af te drukken

Gebruik de filters bij het zoeken naar een dossier op het omgevingsloket zolang je geen eigen software hebt

Gebruik de digitale handtekenmap van de Vlaamse overheid

Opgepast met bevoegdheidsverdeling, bvb. kleine stedenbouwkundige handeling aan klasse I-bedrijf = provinciaal project

Enkele aandachtspunten

Overgang DBA naar OMV, en EPB.Onvolledige aanvraag die in 2017 opnieuw wordt ingediend is onderhevig aan nieuwe EPB-regeling.Architecten werden aangeschreven om aanvragen liefst in november te doen.

Aangepast retributiereglement opmaken om digitale aanvragen te stimuleren.

Subsidiebesluit wordt aangepast omwille van uitstel omgevingsvergunning

Enkele aandachtspunten

Herverdeling van de taken

Sommige taken vallen weg: intypen van de gegevens in de databank, in- en uitgaande post, opvolging analoge ondertekening, analoog klassement,…

Nieuwe taken: digitaliseren van analoge aanvragen, burger begeleiden bij het indienen, burger begeleiden bij het OO,..

De werklastverschuiving in combinatie met onder meer het beschikbare personeel en hun talenten bepaalt welke aanpak het beste past binnen jouw organisatie.

Enkele aandachtspunten

Volgens de ervaring van enkele gestarte gemeenten ligt het zwaartepunt bij stedenbouwkundige handelingen

Zwaartepunt behandeling van de omgevingsvergunning ligt bij stedenbouwkundige dienst, met insteek van/intern advies van milieudienst.

Ondersteuning gebruikers loket

Website www.omgevingsloket.benormenboeken, handleidingen, regelgeving, presentaties,…

In-line in het digitale loketinformatiebuttonsinstructiefilms

Helpdesk015 45 45 91 en helpdesk.omgevingsvergunning@dxc.com

Oefenloket http://oefen.omgevingsloket.be/omvLoket/

Voor gemeente ook:Ondersteuning eigen softwareleverancieromgevingsvergunning@vlaanderen.be voor inhoudelijke vragenExcelltabel met inhoudelijke interpretatievragen

Excel-tabel “Interpretatievragen omgevingsvergunning voor gemeenten en provincies”

Wat?Tabel met 278 vragen en hun antwoordenGebaseerd op reeds gestelde vragen door gemeenten, provincies, burgers en bedrijvenAard van de vragen?

ivm interpretaties van nieuwe regelgeving betreffende de omgevingsvergunningivm uitvoering van bepalingen in de praktijk

zoeken via trefwoorden of artikels OVD en OVB

Voorbeeld

Excel-tabel “Interpretatievragen omgevingsvergunning voor gemeenten en provincies”

Waar?Laatste versie verstuurd naar alle gemeenten op 18 oktober 2017

De tabel wordt regelmatig bijgewerkt en verstuurd naar de gemeenten. Volgende update wordt verwacht december 2017.

Indien onze mailingslist aangepast dient te worden, verstuur dan een mail naar omgevingsvergunning@vlaanderen.be met de desbetreffende emailadressen.

Relevante en terugkerende vragen die naar dit adres worden gestuurd zullen worden opgenomen in de tabel

E-mail sturen

Geen antwoord gevonden op je vraag in de databank en op de website?

Stuur gerust een mailtje

Voor vragen betreffende de omgevingsvergunning ( inhoudelijk, juridisch en procedure): omgevingsvergunning@vlaanderen.be.

Voor technische vragen betreffende de werking van het omgevingsloket: helpdesk.omgevingsvergunning@dxc.com. Of via het nummer: 015/45.45.91.

Vragen?