Innovaties in het accounting procesEdwin de Vries

Innovaties in de accountantspraktijk is dat nu echt nodig? U ziet toch wel licht aan het einde van de tunnel? Maar pas op: Is dat het licht aan het einde van de tunnel? Of is dat de tegenligger?Als eerste wil ik iedereen bedanken en vooral Willem en Peter voor het organiseren van dit congres. Graag wil ik Willem dit 3D geprint doosje als dank voor zijn inzet aanbieden.Je kan een prachtige innovatieve oplossing neerzetten in je organisatie, maar dan ben je er nog niet. Er zijn veel aspecten die van belang zijn om die innovatieve oplossing werkend te krijgen. Een F16 zonder piloot is gewoon een hoop ijzer die heel vervelend in de weg kan staan.Om te beginnen de moraal van het verhaal. Voor het laten werken van innovatie moet - de hoogste leiding een duidelijke nieuwe richting bepalen- de hele organisatie moet duidelijk weten wat de richting is- de hele organisatie moet connecten: intern – extern- iedereen heeft nieuwe vaardigheden nodig -de nieuwe automatisering moet innovatief zijn; althans intern zal het innovatief zijn, extern gebeurt het al lang.

De meesten zullen mij waarschijnlijk op één of andere manier wel kennen, ik ben degene die alle e-mails van de DCAA stuurt. Tegenwoordig weten we precies wie de nieuwsbrieven leest en wie NIET, dankzij mailchimp.

Voor de rest van de mensen; ik ben Edwin de Vries, AA-Accountant en sinds afgelopen week, 15 jaar, op Curaçao. Reeds 4 jaar ondersteun ik de DCAA met communiceren. Sinds 5 jaar help ik de accountants met communiceren via Twinfield, Online accounting.

Sinds een aantal jaren is Twinfield onderdeel van Wolters Kluwer, u weet wel die uitgever van boeken. Wolters-Kluwer vroeg zich af, hoe lang gaan we nog boeken uitgeven. En stel dat we dit niet tot ons pensioen kunnen doen. Wat gaan we dan met al onze beschikbare kennis doen? Zo kwamen ze op het idee om diverse online software aanbieders op te kopen, om te zorgen dat Wolters-Kluwer kan blijven bestaan. Een van de aankopen is Twinfield.

Twinfield Caribbean is de strategische partner van Twinfield en ook wij denken iedere dag na hoe we moeten veranderen. Wat is de richting waar onze klanten heen willen?Wat is de richting waar de klanten van onze klanten heen willen, dus jullie klanten? Wij zijn met onze klanten op reis naar de toekomst en bepalen steeds opnieuw onze richting.

U kunt naar mijn verhaal over innovatie en automatisering gaan luisteren alsof het een Caribisch sprookje is; omdat we het niet zien, zal het wel niet bestaan. Software en automatisering zie je ook bijna niet, maar u kunt van mij aannemen, het bestaat echt!

Gaat u zitten luisteren alsof het een sprookje is; dan bent u in ieder geval gewaarschuwd, want in elk sprookje komt ook een draak of heks voor en daar moeten we voor uitkijken.

1

Het verhaal van mij, straks van Rob en later van Jacco horen bij elkaar; wij laten allemaal verschillende aspecten van het veranderingsproces zien binnen de accountancy en de boekhoudingen.

Wellicht kent u het verhaal van de kikker en het kokende water. Probeer dit niet thuis uit, dit verhaal kunt u gewoon geloven. Ik ben ook een accountant, dus dat is geen probleem.

Stel dat je een kikker in kokend heet water gooit, dan voelt de kikker dat het heet is, en zal er direct weer uitspringen. Maar stel dat je een kikker in een lekker fris badje gooit en je vergeet het vuur uit te doen; dan zal de kikker blijven zitten totdat hij gekookt is.

Als we het kokende water gaan vervangen door de huidige economische situatie en als we de kikker een kus geven en deze verandert in een accountant, wat dan? Zit u nog steeds lekker in uw badje of bent u al gesprongen?

Dan hebben we nu ook een Arubaanse versie van het sprookje; Zet 4 kikkers onder de douche….

47% van de banen zal geautomatiseerd zijn in 2034, daar zullen vast ook wel een paar accountants tussen zitten. Dus wat gaat uw plan worden? Bent u bijna met pensioen en gelooft u het wel? De door u duur betaalde goodwill zal tegen die tijd wel waardeloos geworden zijn. Of verwacht u dat de wetgever u wel beschermd door u verplicht in te laten huren? Het zou kunnen.

Een accountantskantoor is ook een normaal bedrijf dat moet veranderen; daarbij kan een simpele analyse gemaakt worden van de mogelijke opties.- Niets doen - Iets doen zonder dat je geld uit geeft - Iets doen met investeren - Stoppen. Welke keuze heeft u gemaakt?

Alles wordt geconnect, of je wil of niet. Relaties via linkedin, vrienden via Facebook, telefoons aan auto’s-computers-televisies-internet. Administraties aan Apps. Klanten willen elke keer weer een goede ervaring met u op doen, want dan blijft u geconnect. Kijkt u even links en rechts, heeft u al een connectie met uw buurman/buurvrouw en heeft u ook echt contact gelegd? Geen B2B, of B2C maar H2H, dus human to human is het business model.

De DCAA gebruikt sinds een paar maanden MailChimp voor het versturen van de nieuwsbrieven;- de layout is een stuk beter geworden, - het is eenvoudiger om te versturen, - mijn mail adres komt niet meer op een zwarte lijst - en we krijgen prachtige rapportages. Wie heeft wanneer en op welk item geklikt? Ik kan het precies vertellen. Hier zien we bijvoorbeeld dat deze nieuwsbrief naar 252 mensen verstuurd is, 40% van de ontvangers heeft

2

hem geopend, 13 items zijn aangeklikt. Iedereen krijgt ook een rating, veel sterren betekent veel lezen en clicken, weinig sterren betekent dat er misschien geen interesse is in de nieuwsbrief?

Mocht u hier meer van willen zien dat laat ik dat straks even op mijn telefoon zien. Dus altijd en overal informatie. Dat is hetgeen we overal aangeboden krijgen; en hoe gaat het op kantoor faxen – bellen – formele brieven sturen? Is dat nog allemaal van deze tijd? Zitten de klanten daar echt op te wachten? O ja, MailChimp is gratis, we blijven natuurlijk wel accountants.

Als dit de IT-infrastructuur van uw klant is; bent u in staat om dit te controleren; weet u zeker dat de wachtwoorden regelmatig worden onderhouden; weet u zeker dat de updates tijdig worden uitgevoerd? Hoe staat het met Windows XP? Wist u dat Windows dit niet meer update. Dus hoe veilig is dit? Wat heeft dit voor mogelijke gevolgen voor de continuïteit van uw klant?

Wat controleren we vandaag de dag? De facturen worden ingevoerd in het systeem, hierna worden het grootboek en de balans afgedrukt en gecontroleerd door de accountants. Hebben we genoeg kennis van wat de processen zijn in de IT-infrastructuur van onze klanten? En op het einde; controleren wij een paar facturen of controleren we de IT-infrastructuur en 100% van alle facturen. 100% continue controle is een reële optie, kost minder tijd dan steekproeven en heeft een hogere effectiviteit. Een eerdere spreker noemde dit preventieve accountantscontrole. Deze systemen nemen o.a. ook alle mail correspondentie mee in de controles. Als hier iets in staat als; “Let’s take this conversation offline” dan is dat een sterkt signaal dat er iets mis is. Facebook kan voorspellen of iemand zelfmoord gaat plegen of vreemd zal gaan. Hoe moeilijk kan het dan nog zijn om een potentiële fraudeur op te sporen?

Wat gaat het Referentie Grootboekschema (RGS) ons brengen? Wie heeft er al van RGS gehoord? Wie heeft het al toegepast in zijn praktijk? In Nederland is het ingevoerd, het is nog vrijwillig. Voor mij is het de vraag hoe lang dat zo zal zijn. In België is dit al jaren verplicht. Het RGS is de vertaalslag tussen alle administraties van Nederland naar alle rapportages van Nederland. Alles helemaal standaard. Het huidige RGS heeft meer dan 1900 regels, die ene echt hele bijzondere mutatie van u past daar dus altijd wel ergens tussen. Heb je één administratie gestandaardiseerd, met RGS heeft u ze dan allemaal gestandaardiseerd.

We leven in het tijdperk van connectivity; alles wordt met alles verbonden. Er zijn hele grote banken, er zijn hele kleine banken en alles daar tussen in. Iedereen levert digitale informatie aan wat digitaal gebruikt kan worden. Zo heb je grote en kleine leveranciers, grote en kleine kassa systemen, CRM, Voorraad, verschillende rapportage tools, grote en kleine accountantskantoren. En uiteindelijk willen we allemaal hetzelfde: de brondocumenten verwerken in het financiële systeem zodat we kunnen rapporteren. Nu gaat dit nog in de vorm van jaarrekeningen en aangiftes winstbelasting op papier. Binnen afzienbare tijd zal dit digitaal gaan, in de vorm van XBRL. In Nederland is de jaarrekening voor de Kamer van Koophandel in 2015 digitaal, hoe staat het met Caribisch Nederland. Dat zullen ze toch niet vergeten, of gelooft u van wel. Automatisering is iets dat gaat blijven.

3

Graag wil ik mijn ervaringen delen. Zoals een succesvolle Curacaosche ondernemer laatst tegen mij zei. Laat mijn zoon van mijn fouten leren, die fouten hebben mij al kapitalen genoeg gekost.

De veranderingen die nu plaats vinden zijn moeilijk te zien en de richting en snelheid waarin te veranderen moeilijk te bepalen.Zelf kijk ik regelmatig op Linkedin om te zien waar mijn relaties mee bezig zijn. Hier zie ik maar weinig accountants uit deze regio langs komen.

Harry Verweij AA (voormalig partner van BDO en nu weer terug in Nederland) komt regelmatig op Linkedin langs. Waarom zou hij dat doen; verveelt hij zich zo dat hij dan maar de hele dag op Linkedin zit, of zou hij daar business uit krijgen? Stel dat hij zou terugkomen, zou hij dan stoppen omdat “we dat hier nog niet doen”. Linkedin gebeurt hier ook en het is ook hier een van de manieren om interessant te blijven voor uw klant.Diverse accountantskantoren hebben al online oplossingen voor hun klanten. Ze doen de eerste ervaringen op en ontwikkelen vanuit hun eigen ervaringen de nieuwe manier van werken. 24/7 bereikbaar voor je klanten, 24/7 contact met je klanten. Ik kan u gerust stellen, uw klanten hebben ook een privé leven en in de dagelijkse praktijk valt het reuze mee hoe vaak ze u na vijf uur nodig hebben.

Penha, die multinational; heeft in augustus jl. een primeur bereikt; voor het eerst in het bestaan van Penha waren de omzetten zichtbaar in de financiële administratie binnen 4 werkdagen, in plaats van maanden later. De banken zaten er trouwens ook al in. Realiseert u zich dat Penha evenveel transacties heeft in de administratie per dag als de gemiddelde onderneming op Curaçao per jaar? Ze hebben 7 mensen op hun financiële afdeling, 2 daarvan boeken af en toe de bank en de kas duurt 4 uur per maand, wat binnenkort 4 minuten wordt. Ik word daar altijd weer even stil van.

Dynaf is een andere multinational, met 30 werknemers, op Curaçao, Aruba, Bonaire en Suriname. Zij hebben een volledig online geïntegreerd systeem en hebben alleen voor de vorm nog een eigen server. Alles draait in de cloud. Wie denkt nu nog dat de cloud alleen voor hele grote bedrijven is? Alle startups beginnen in de cloud.

Zelfs Monopoly is overgegaan op pinnen. De versie waarbij je ongedeckte checks kan uitschrijven heb ik gemist. Laatst kreeg een trainer uit Nederland een check en die vroeg me serieus of die geldig was. Het was minimaal 20 jaar geleden dat hij een check gezien had. Op Curaçao zijn we massaal over aan het gaan naar pinnen en overmaken. Dit heeft ook enorme efficiency voordelen in de administratie. Denkt u maar eens terug aan 10 jaar geleden; hoeveel checks zag u toen en nu? En privé, wie heeft er privé nog checks, pinnen is toch veel makkelijker?

U kunt bankafschriften overtypen, maximaal 100 regels per uur. Een bedrijf als Penha heeft ongeveer 400 regels op de bankafschriften staan. PER DAG. Allemaal accountants in de zaal, dan kunt u even narekenen hoeveel mensen je nodig hebt om dit in te boeken. Een klus waar niet door heen te komen is. Door het automatisch coderen van alle boekingen zijn ze een fractie van de tijd kwijt.

4

Hierdoor krijgen ze wel maandelijkse rapportages, en krijgen ze wel de cruciale bedrijfseconomische gegevens tijdig tot hun beschikking.

Een van onze klanten ontvangt digitale facturen van zijn leverancier; en zonder dat iemand iets doet is de inkoopfactuur geboekt. Hoe gaan we het proces van de inkopen en crediteuren controleren; kunt u dat?

Dit is de reden waarom iedereen alles naar iedereen kan sturen en het toch op de juiste plek komt; XML. De blauwe haakjes en bruine letters zijn de streepjes codes voor de informatie. Zolang de streepjescode op de juiste artikelen geplakt wordt is voor iedereen duidelijk wat de waarde 7000 betekent. XBRL, u weet wel de rapportage variant, is een vorm van XML.

Sinds dit jaar hebben we onze eigen Online Payroll op Curaçao, Celery. Sinds een aantal jaren kun je al de aangifte omzetbelasting en loonbelasting online invoeren. Twinfield Caribbean doet dit al sinds het begin en dit gaat zonder problemen. Er zijn al gesprekken gaande om met één druk op de knop de aangifte Loonbelasting te gaan doen. Ik verwacht dat dit in 2015 of uiterlijk 2016 een feit zal zijn. Dus vanuit Celery rechtstreeks naar de belastingdienst. Als dit staat is het een koud kunstje om ook digitale aangifte vanuit accounting software mogelijk te maken.

De digitale aangifte Inkomstenbelasting en de Winstbelasting worden nu getest, dit zal ook een vooraf ingevulde aangifte zijn. Heb je niets bijzonders in je aangifte IB dan is het alleen een kwestie van accorderen en klaar!

Ook heb ik al verhalen gehoord om digitaal aangifte doen voor OB en LB te verplichten op Curaçao, 2016 misschien? In Aruba is dit al een feit, daar gaat het binnenkort echt gebeuren.Je hoeft dan helaas niet meer naar de Regentessenlaan om een check te brengen en een stempel te halen. We zullen een andere plek moeten zoeken om elkaar te ontmoeten. Misschien is er wel ergens een plekje op het internet waar we dat zouden kunnen gaan doen.

Hopelijk bent u niet al te erg geschrokken tot nu toe en luistert u nog steeds. Of bent u de gelukkige die de pot met goud heeft gevonden aan het einde van de regenboog? Graag deel ik ook mijn ervaringen over hetgeen uw collega accountants op Curacao, Aruba en de rest van de DC al doen. Ze laten klanten inloggen op hun eigen klantenportaal, vanuit dat klantenportaal kunnen klanten naar de salarisadministratie, de financiële administratie, hun eigen dashboard,de gescande/herkende facturen, digitaal ontvangen facturen en bijvoorbeeld PDF documenten. Daarnaast zijn er accountants die een gedeelte van hun werkzaamheden via Business Processing Outsourcing door mensen in India laten doen. Waarvoor doen we dit allemaal? De jaarrekening, althans, nog wel. Het zijn de rapportages waar het om gaat, elke week, elke maand. Vroeger was het koppelen van systemen hoofdpijn, tegenwoordig is het een kwestie van een paar uur werk, met de juiste partijen.

Verder zijn ze bezig met de Assurance versus Accounting, wie mag wat, wie moet wat en wie neemt de beslissing welke kant het opgaat. En als ze dan veranderen, wat wordt er van de

5

medewerkers gevraagd; introvert/extrovert, accountant, adviseur, IT? Sommigen denken out of the box, en anderen denken binnen de aangegeven kaders.

Accountants vragen zich steeds meer af; ‘hoe wordt ik beter begrepen?’ Wie denkt er links en wie denkt er rechts en het gaat dan niet over de politiek. De accountant vindt dat de jaarrekening het belangrijkste is, de ondernemer vindt zijn producten en de presentatie daarvan het belangrijkste. Voor welke toegevoegde waarde gaat betaald worden?

In de laatste vijf jaar is al veel veranderd. Toen ik begon, was ik de eerste online oplossing gericht op ondernemers en accountants. Nu zijn er al een aantal collega’s die hetzelfde doen, zoals online CRM, Online Point of Sale, Online inventory. Lokaal gemaakte online oplossingen gericht op onze lokale omstandigheden.

En dan hebben we ook nog het Kassa project van de sBAB. Het is de wens van de overheid beter inzicht krijgen in de werkelijke omzetten in plaats van inzicht in de aangegeven omzetten. Uit hun eigen onderzoek kan dit tussen de 0 en 70% uiteen lopen.Dus, aangewezen bedrijven moeten een speciale kassa of een speciale printer kopen. In deze kassa of printer zit een chip die alles registreert wat er verkocht wordt. Dus de sBAB kan later zelf langskomen om de kassa’s uit te lezen. De kassa’s en printers zijn voorbereid op online uitlezen. Dan kan er elke dag bij iedereen een virtueel bezoekje gebracht worden. Wat zou dit betekenen bij de snack, de horeca en de mini markets?Op dit moment ervaren we elke dag veel problemen bij het begrijpen van onze bankafschriften. De banksystemen zijn onvoldoende op elkaar afgestemd. U voert keurig netjes het betaalkenmerk in en op uw eigen afschrift ziet u “Ontvanger”. Was het nu de OB of de LB die betaald is? Vanuit de DCAA hebben we contact gezocht met de CBA, Curacao Bankers Assocation, en hebben hun het probleem uitgelegd. Hier zijn we eind 2013 mee begonnen. Sinds die tijd hebben we een vergadering van de CBA bijgewoond, alle banken aangeschreven, diverse banken bezocht. Ons belangrijkste doel is awareness creëren. Geen enkel automatiseringsysteem is voor eeuwig. Dus als iedereen nu bewust is, kunnen ze daar in de toekomst rekening mee houden. Wat willen we bereiken?

We willen graag bereiken dat alle informatie van Bank A gestandaardiseerd wordt overgebracht naar Bank B, zodat alle banken dezelfde informatie op de afschriften kunnen vermelden. Daarnaast zijn we ook actief om de elektronische bestanden, die gebruikers zelf kunnen downloaden, nog beter geschikt te maken om ze elektronisch te verwerken.

We zien een duidelijke verschuiving van software in huis op de eigen server naar in de cloud. Waarom naar de cloud. Je betaalt slechts een klein bedrag per maand. Veel mensen gebruiken dezelfde software en infrastructuur. En iedereen deelt de kosten, dus u krijgt veel en u betaalt een beetje. Zonder hoofdpijn over back-ups, updates, nieuwe versies van besturingssystemen en elke keer - elke plaats – waar dan ook; actuele informatie.

Traditionele software op de eigen server is als een ijsberg, je ziet een klein deel van de kosten, maar hoeveel kost het werkelijk?

6

Hier komt de analogie met het sprookje weer terug; het is er wel maar je ziet het niet. Dit kan elke smartphone, dus iedereen hier in de zaal kan ook Chinees, Portugees of een van de andere tientallen talen die standaard beschikbaar zijn. De WhatsApp berichten die ik verstuur spreek ik in, mijn telefoon zet het dus zelf om naar tekst. Dat is ook geen sprookje, de andere dingen die ik laat zien zijn ook echt. Ook op Curaçao en de DC zijn klanten bezig met integratie van Best-of-Breed software, ze kiezen de beste oplossing voor hun onderneming en gaan dat koppelen. Vroeger was dit niet te doen, nu is dit een eitje. Op basis van welke ervaringen maakt u een keuze om te adviseren, op basis van mijn ervaringen met de laatste mogelijkheden of op basis van uw eigen ervaringen van nu tot hoeveel jaar geleden? Er verandert heel veel en soms is dat maar moeilijk te geloven.

Bent u klaar voor de sprong? Of blijft u zitten?

Een paar dagen geleden zat ik op de boot en sprak ik een ondernemer en vroeg hem, wat wil jij nu eigenlijk van je accountant. Hij vertelde mij:- Betrouwbaar advies- Hij moet pro actief zijn- Ik wil constant met hem kunnen overleggen- Hij moet goed begrijpen wat mijn business inhoudtNiets nieuws dus, hoe gaan we als accountants dit echt doen?

De mensen van Facebook weten wat ze nodig hebben om te overleven; ze willen de infrastructuur bezitten; dan hebben ze de klanten. Dus betaalden ze een enorme hoeveelheid geld voor WhatsApp. Dit is hetzelfde voor accountants; hoe wordt of blijft u de regisseur van de hele keten, zoals FaceBook/WhatsApp? Dit is de reden waarom veel accountants met online dienstverlening beginnen, ze willen klanten voor een lange en constructieve tijd aan zich binden en boeien.

Trouwens; weet je wat je kunt doen met 19 miljard dollar? Je hebt maar 10 miljard nodig om de hele wereld te voorzien van schoon drinkwater. Maar het leek ze beter om WhatsApp kopen ….. Zeer waarschijnlijk is Facebook/WhatsApp de volgende bank waar we allemaal een bankrekening gaan openen; of ziet u dit als een echt sprookje?

Om met het begin te eindigen: Innovaties in de accountantspraktijk, zijn die echt nodig? U zag toch wel licht aan het einde van de tunnel. En nu weet u zeker of dit de tegenligger is of het einde van de tunnel.

Wat gaat u doen?• Bepalen nieuwe richting • Online• Digitale informatie blijft digitaal • Efficient communiceren • Analyses automatiseren • Processen automatiseren

7

• Verkrijgen nieuwe vaardigheden

Wilt u hier meer over weten dan kom ik graag een keer langs om online of offline verder te praten.

Bedankt voor uw aandacht en ik wens u veel innovaties toe!

8