iiiGO

Functionele Wensen en Eisen Kernapplicaties

Onder de naam Innovatie- en Integratie ICT Goeree-Overflakkee (iiiGO) wordt op dit moment de ICT van de vier gemeenten Goedereede, Dirksland, Middelharnis, Oostflakkee en het ISGO samengevoegd. Binnen dit project wil de gemeente Goeree-Overflakkee een cluster van 4 systemen aanbesteden: burgerzaken systeem, sociale zaken systeem, financieel systeem en de gegevensbeheer en distributie. Gezien de korte tijd tot de herindeling (1-1-2013), de doorlooptijd van de aanbestedingsprocedure en de doorlooptijd van de implementatie en oplevering, vraagt de nieuwe gemeente Goeree-Overflakkee aan de leverancier om mee te denken over de haalbaarheid van het resultaat, waarbij het wettelijke minimum (naar het oordeel van de vakafdelingen) ten minste geleverd moet worden.

Per applicatie is het resultaat in 4 categorieën gesplitst: 1. het wettelijk minimum2. het specifiek GO-minimum 3. het GO wenselijk per 20134. het GO wenselijk 2013-2015.

Van elk onderdeel van elke applicatie worden er verschillende aspecten beschreven die van belang zijn. De mate waarin de leverancier invulling geeft aan deze aspecten is bepalend voor de kwalitatieve beoordeling. De algehele architectuur van de nieuwe gemeente is een separaat document bijgevoegd.

Burgerzaken

Functionaliteit: Must have, categorie 1Actualiseren GBAAdministratie Burgerlijke StandNGR (Reisdocumenten)NRD (Rijbewijzen)COVOGDocumentenbeheer (uitreksels, Burgerlijke Stand, etc.)Kwaliteitscontrole GBABerichtenmodule landelijke GBA en gemeenten onderlingTerugmeldvoorzieningGBA-v koppelingKoppelingen Gegevensmagazijn (Adressen en Personen)Export t.b.v. verkiezingenRapportagetoolGegevensconversie van de 4 GBA-gegevens en burgerlijke stand gegevens naar de nieuwe omgevingFunctionaliteit: Should have, categorie 2Begraafplaatsen moduleNaturalisatieRapportage en ad-hoc bevragingen moduleKassa incl. koppeling financieel systeemKoppeling klantvolgsysteem, LamsonFunctionaliteit: Could have, categorie 3CRIPDigitaal aanlevering overlijdenVestiging InwonersKoppeling zakensysteem (zaaknummer en status)Functionaliteit: Would have, categorie 4Digitaal DashbordRaadplegen Derden

Wensen-eisen kernapplicatie Goeree-OverflakkeePagina 1

iiiGO

Onderzoek vertrokken InwonersKennissysteemDigitalisering Brondocumenten (Koppeling DMS !)

Sociale zaken

Functionaliteit: Must have, categorie 1Uitkering administratie (WWB, BBZ, IOAW, IOAZ) incl voorschotten, herberekeningWettelijke wijzigingen per 1-1-2013 (WWNV)Administratie WMOVoorzieningenadministratieLoonaangifte (digitale aanlevering)DebiteurenadministratieCrediteuren, Reserveringen / BeslagWerkbeheer (case management): complete set alle regelingen SOZA en WMO + GPK (gehandicaptenparkeerkaart). Standaard inrichting taken en standaardinrichting documentenFinanciële verantwoordingFunctionaliteit inkomenstoets (ROF)Aanleveren statistische gegevens (BUS, BDS)Heronderzoeken, herberekening cliënt gegevensDocumentenmoduleBerichtenverkeer zorgaanbieders en CAK nodig + factuurfunctionaliteit (bulkfactuur inlezen en betaalregels klaarzetten)Koppeling DKD / IB / SUWI netKoppeling banksoftware (clieop)Koppeling financieel systeem (journaalposten)Module Re-integratie t.b.v. levering gegevens aan CBSRapportagetoolVulling van het nieuwe systeem met de lopende clienten vanuit de 4 gemeentenFunctionaliteit: Should have, categorie 2Kennissysteem, inrichting eigen beleidKoppeling DMS (documenten, ingekomen brieven)Administratie WKOSteekproef Interne ControleFunctionaliteit: Could have, categorie 3Huisstijl stuks- en bulkdocumentenuitkeringenadministratie, jaarwerkprogramma’se-FormulierenKoppeling zakensysteem (zaaknummer en status)Functionaliteit: Would have, categorie 4steekproef t.b.v. ICAdministratie WKOSnelbalie / KCCKoppeling met mailserver

Financieel systeem

Functionaliteit: Must have, categorie 1Debiteuren-/crediteurenadministratieGrootboekrekeningen aanmaken en beheren / rekeningschemaKostensoorten/economische categorieën aanmaken en beheren

Wensen-eisen kernapplicatie Goeree-OverflakkeePagina 2

iiiGO

Balans (om beginbalans in te kunnen voeren)BTW/BCF tabelBetalingsverkeer (bankafschriften verwerken)Betalingsoverzichten en –batches genererenKoppeling (Journaalposten) met sociale zaken-systeem, kassa-systeem, Havenmeester (liggelden), vergunningensysteem, begraafplaatsen, UniWin (Precia-molen)Debiteuren/crediteuren koppelen met Personen, Adressen en Bedrijven (via Gegevensmagazijn)Verkoopfacturen (nota's debiteuren)Kredietbewaking voor budgethoudersExporteren naar Excel, Word en PDF (zoals cijfers t.b.v. jaarrekening)Importeren vanuit Excel (zoals begrotingscijfers)Actuele informatievoorziening (directe verwerking van boekingen)Diverse autorisatie t.b.v. functiescheiding (autorisatierollen)Inrichting volgens BBV voorschriftenMemoboekingenTelebankierenFunctionaliteit: Should have, categorie 2Controletabel BTW/BCFJaarrekening exporteren vanuit het pakketBegroting opstellenDigitale facturering (inkomend, scannen facturen)VerplichtingenadministratieModule CBS verdelingsmatrix (Iv3)Mogelijkheid voor aantekeningen (kladblokfunctie)Digitaal tijdschrijvenFunctionaliteit: Could have, categorie 3Staat CKostenverdeling/kostenverdeelstaatDigitale facturering (uitgaand)Staat D reserves en voorzieningenStaat E + F langlopende leningen en gegarandeerde geldleningenModule treasuryAfsluiting van periodenFunctionaliteit: Would have, categorie 4

Gegevensmagazijn (GM) en gegevensdistributie(GD)

Het gebruik van een GM en een GD dient te leiden tot een maximum aan interoperabiliteit tussen gemeentelijke toepassingen met een minimum aan benodigde ontwikkel- en beheerinspanning.

Het gebruik van een GM en een GD moet leiden tot:o Hogere kwaliteit dienstverleningo “No Wrong Door”, niet van kastje naar de muuro Eenmalige gegevensverstrekking, meervoudig gebruiko Herverdeling van taken; effectiever, transparanter en efficiëntero Keten- en netwerkregie

De gemeente Goeree-Overflakkee streeft naar een applicatie- en informatiearchitectuur conform de Gemeentelijke Model Architectuur (GEMMA) (zie onderstaande plaat). Hierin neemt de binnengemeentelijke gegevensdistributie (GD) een prominente rol in voor de distributie van gegevens tussen toepassingen. Het datamodel van de GM is overeenkomstig de specificaties van RSGB2.01

Wensen-eisen kernapplicatie Goeree-OverflakkeePagina 3

iiiGO

De gemeente Goeree-Overflakkee kiest voor een Service Gerichte Architectuur (SGA) Gegevens binnen het gegevensmagazijn hebben een eigenaar die verantwoordelijk is voor de kwaliteit

(actualiteit en betrouwbaarheid). De GD moet verschillende organisaties en technisch verschillende omgevingen koppelen, en dus volledig

onafhankelijk zijn van implementaties van bepaalde leveranciers. Beveiliging van gegevens is een voor de gemeente Goeree-Overflakkee van groot belang. Gegevenssets

mogen alleen inzichtelijk zijn voor geautoriseerde mensen en medewerkers.

Functionaliteit: Must have, categorie 1Gegevensmagazijn (binnen- en buiten gemeentelijke personen, binnen en buiten gemeentelijke adressen, binnen en buiten gemeentelijke bedrijven/maatschappelijke instellingen, registratie Niet Ingezetene, binnengemeentelijke gebouwen, binnen- en buitengemeentelijk WOZ gegevens, Kadaster (AKR)Gegevensdistributie / servicebus op basis van standaarden : StUF XML (2.04, 3.01)Beheer (inrichting/ autoriseren)Koppeling gegevensmagazijn - GBAKoppeling gegevensmagazijn - GBA-VKoppeling gegevensmagazijn - VOAKoppeling gegevensmagazijn - Sociale ZakensysteemKoppeling gegevensmagazijn - Financiëel systeemKoppeling gegevensmagazijn - KvK (NNP)Koppeling gegevensmagazijn - BAG/WOZ via SVHWKoppeling gegevensmagazijn - DMSVullen van GBA, BAG, Bedrijven en instellingen uit KVK van de 4 gemeentenFunctionaliteit: Must have, categorie 2KwaliteitsbeheermoduleKoppeling gegevensmagazijn - VergunningensysteemKoppeling gegevensmagazijn - Onderwijssysteem (Regionaal Bureau Leerplicht)Koppeling gegevensmagazijn - SIMKoppeling gegevensmagazijn - BegraafplaatsenFunctionaliteit: Must have, categorie 3Koppeling gegevensmagazijn – Ruimtelijke ordeningKoppeling gegevensmagazijn - Personeelszaken / SalarisadministratieKoppeling gegevensmagazijn - Openbare WerkenKoppeling gegevensmagazijn - ZakensysteemKoppeling gegevensmagazijn – GIS-systeemFunctionaliteit: Must have, categorie 3Gegevensmagazijn inclusief geometrische gegevens (BAG, BGT, gebouwen, LKI, BRO)Aanvullende koppelingen t.b.v. geometrische gegevens

Aanvullende eisen

Wensen-eisen kernapplicatie Goeree-OverflakkeePagina 4

iiiGO

Licenties (hoeveel) Te bepalen door de leverancier

Technische installatie op ICT hardware

Windows 2008 server is het standaard server platformOracle is de standaard RDBMSOffice 2010 is het standaard officepakket

Implementatie De implementatie vindt plaats volgens Prince2 projectmanagement methodiek, die door de leverancier aangereikt wordt.Zowel de inspanning van de leverancier als van de individuele projectgroepen wordt in het Project Initiatie Document (PID) of Plan van Aanpak (PvA) beschreven.

De implementatie zelf wordt grotendeels door de leverancier gerealiseerd: vooraf worden met de individuele werkgroepen de inrichtseisen vastgesteld.

Inrichting (hoe) De inrichting wordt vooraf door de projectgroepen bepaald in overleg met de leverancier. De leverancier is leidend in dit proces en geeft (onder voorwaarden) garantie dat de overeengekomen functionaliteit per 1-1-2013 gerealiseerd wordt.

De leverancier adviseert hierbij ook over de feitelijke inrichting: bestaande systemen op het eiland kunnen bijvoorbeeld hergebruikt worden, of een nieuwe inrichting kan gerealiseerd worden.

Testen en accepteren Door de projectgroepen

Opleiding (hoeveel personen) Specificeer prijs per dag per groep van 8 personen

Meerjarige zakenAlgemeen onderhoud en updates Updates t.b.v. niet werkende functionaliteit

Functionele update als gevolg van wettelijke taken

Helpdesk Service contract voor stellen vragen gedurende kantoortijdenStrippenkaart voor extra ondersteuning

Beheerslast Service contract voor stellen vragen gedurende kantoortijdenStrippenkaart voor extra ondersteuning

Nadere Functionele eisenLifecyclus pakket en mogelijke vervangingen tijdens looptijd

De continuïteit van het aangeboden applicatie moet gegarandeerd zijn gedurende tenminste 5 jaar. Dit betekent dat er wel updates plaats kunnen en moeten vinden, maar geen her-implementatie.

Beheerslast De TCO van de aangeboden systemen moet minimaal zijn. TCO wordt mede bepaald door de interne activiteiten zoals technische en functioneel beheer.

Koppelingen Wanneer de aanbieder besluit om met een derde leverancier een systeem aan te bieden. Is de hoofdaannemer verantwoordelijk voor een werkende koppeling binnen tijd en budget en volgens vooraf bepaalde specificaties

Wensen-eisen kernapplicatie Goeree-OverflakkeePagina 5

iiiGO

Key Performance Indicators Ontzorgen van de projectgroepenMinder dan 10 wijzigingsverzoeken op het project initiatie document (PID)Vaste projectleider en projectteam vanuit de leverancier

Wensen-eisen kernapplicatie Goeree-OverflakkeePagina 6

iiiGO

Bijlage 1: Projectstructuur iiiGO

Wensen-eisen kernapplicatie Goeree-OverflakkeePagina 7

Werkgroep ICTJdV, HH, HvO, AvW, JH,

KvdT

Kerngroep ICTJB, HH, KD, KvdT, Vac

ProjectcontrolAS, JH, HH, KvdT

WerkgroepFin

Arie vd Berg

WerkgroepSoza

Collinda de Graaf

WerkgroepGegevens

Elsa vd Velde

WerkgroepBZ

Mirjam Ammerlaan

WerkgroepBeheer / GIS

Gert-Jan Blois

WerkgroepVergunning

Ron Steenhoek

WerkgroepDMS

Jaap de Vos

WerkgroepSalaris P&OSandra vd

Water

WerkgroepWOA

Beveiliging

WerkgroepServer infra

Kay Doornink

WerkgroepNetwerk infra

Jeroen Bolleman

WerkgroepWerkplekken

Hessel den Hartog

WerkgroepSVHW

Peter vd Doel