GBA-Schema verzameling v 1.2

Schema voor schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA

Geactualiseerd door een werkgroep* uitde NVVB-adviescommissie Identiteiten & Producten

Waarom dit schema?Collega’s Burgerzaken in het land willen weten waar ze aan toe zijn (wat ze wel en niet mogen of kunnen) wanneer hen schriftelijk het verzoek wordt gedaan om op papier gegevens uit de GBA te verstrekken. De NVVB-adviescommissie Identiteiten & Producten (I&P) onderhoudt het schema dat de voormalige commissie Persoonsinformatie & Privacy (PIP) heeft gemaakt om een makkelijk toegankelijke handreiking te hebben voor de medewerker Burgerzaken die tot taak heeft de incidentele GBA-verstrekkingen op papier te verzorgen. Het is vaak een lastige materie waarbij systematisch moet worden nagegaan wie wat vraagt en waarom en of er vervolgens een basis is om aan die vraag tegemoet te komen. Voor een deel kan de beoordeling van een verzoek om GBA-gegevens plaatsvinden op basis van de GBA-wetgeving. Maar in een behoorlijk aantal situaties is het gemeentelijk informatiebeleid bepalend voor de vraag of gegevens al dan niet mogen worden verstrekt. Ook het wel of niet heffen van leges kan onderwerp zijn van gemeentelijk beleid. Het tot stand gekomen schema voor de schriftelijke verzoeken om papieren gegevensverstrekking geeft geen limitatieve opsomming van alle mogelijke aanvragers en verstrekkingen. Op grond van ervaringen in de alledaagse praktijk menen de werkgroepleden en de commissie I&P dat met dit schema een groot aantal vragen kan worden beantwoord waarmee medewerkers Burgerzaken in hun werk regelmatig te maken krijgen.

Het gebruik van het schema tot nu toeUit ervaringen en reacties in het land is gebleken dat het schema zijn plek heeft gevonden. Het schema wordt veel gebruikt, zowel in de praktijk als tijdens opleidingen. Het is verheugend om te zien dat het schema heeft voorzien in een behoefte. Als nadeel zou kunnen worden benoemd dat het schema teveel op zichzelf is komen te staan, terwijl de toelichting bij het schema onontbeerlijk is. De werkwijze van het schema hebben wij dan ook enigszins aangepast ten opzichte van de vorige versies.

* De huidige leden van de werkgroep zijn Sylvia van Gilst (gemeente Rotterdam), Eric Kroes (gemeente Landgraaf), Michel Vink (gemeente Utrecht) en Arjan Altena (gemeente Hengelo).

. 1

Werkwijze schema

Het schema hebben wij gesplitst in meerdere delen. Elk deel vertegenwoordigt een bepaalde categorie verzoekers. Alvorens het schema kan worden geraadpleegd moet er een identificatie van de verzoeker plaatsvinden. Daarna kunt u dan in het betreffende deel van het schema terugvinden hoe het verzoek moet worden beoordeeld.

Stap 1: De identificatie van de verzoeker

Om het schema op een goede manier te gebruiken is het eerst noodzakelijk om het verzoek te identificeren. Daarbij gaat het om de combinatie “wie vraagt?” en “waarvoor is het nodig?” .Voorbeeld: Een overheidsinstantie kan een verzoek om gegevensverstrekking indienen, maar om als overheid (afnemer) behandeld te worden dient deze overheidsorganisatie dit wel te doen voor de uitvoering van een toegewezen publiekrechtelijke taak. De combinatie van deze twee aspecten is bepalend.

De verzoekers zijn ingedeeld in de volgende categorieën :

Schema 1 - Afnemers: overheid, bestuursorganen, uitvoering publiekrechtelijke taken; Schema 2 - Bijzondere derden: aangewezen, verkrijgt gegevens via GBA-netwerk, schriftelijke verstrekking is in uitzonderlijke gevallen

mogelijk gemaakt; Schema 3 - Verplichte derden: gerechtelijke procedure, dagvaarding, gerechtelijke werkzaamheden horen “verplicht” tot de taak van deze

verzoeker; Schema 4 - Vrije derden: gemeentelijk beleid, verordening; Schema 5 - Overig: verstrekking mogelijk, niet op basis van de Wet GBA of de gemeentelijke verordening.

Stap 2: Het gebruik van het schema

Als u bij stap 1 hebt bepaald met welke categorie verzoeker u te maken hebt, kunt u naar het desbetreffende deel van het schema gaan. U zult dan zelf kunnen constateren dat de behandeling van een verzoek uit een bepaalde categorie in de regel hetzelfde is. Voor elke categorie geldt namelijk een bepaalde hoofdregel in de behandeling van een verzoek.

N.B. In een paar gevallen is verstrekking mogelijk zonder dat de Wet GBA de basis is van deze verstrekking. Bovenstaande werkwijze is dan niet van toepassing. Het is noodzakelijk om altijd eerst te bepalen of het een verzoek betreft dat ingedeeld kan worden in schema 1, 2, 3 of 4. Zie voor voorbeelden van deze situaties schema 5.

. 2

Toelichting bij het schema

Onderstaand treft u een algemene toelichting bij de kolommen van het schema aan. Soms is het nodig een bepaalde situatie of onderwerp uit het schema nader toe te lichten. Indien dat zo is, treft u die toelichting bij het schema aan.

WieHieronder vindt u de verzoekers die regelmatig schriftelijke verzoeken indienen om gegevens uit de GBA te verkrijgen. Aanvragers met wie u vaak te maken krijgt, komen aan bod en zij worden over het algemeen met de ‘werknaam’ aangeduid.

WaarvoorDeze kolom geeft de categorie aan waarvoor een verzoeker de gevraagde informatie nodig heeft. Deze categorie moet u altijd in combinatie bekijken met de eerste categorie Wie. De combinatie Wie en Waarvoor is noodzakelijk voor de identificatie van het verzoek (zie Stap 1).

Welke categorieIn deze kolom wordt aangegeven wat de status van de verzoeker is; tot welke categorie de verzoeker behoort: een afnemer, een verplichte derde (deze is belast met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift), een vrije derde of overige. Ten aanzien van een bijzondere derde geldt dat deze groep slechts via GBA-berichten gegevens uit de GBA kan krijgen. Hierover straks meer. Ten aanzien van de vrije derde geldt dat het al dan niet beschouwd kunnen worden als vrije derde uiteraard afhangt van het gemeentelijk verstrekkingenbeleid. Gemeenten bepalen zelf óf en welke vrije derde zij binnen de ruimte van artikel 100 Wet GBA opnemen in de GBA-verordening.

Welke gegevensAls u de aanvraag met het door de aanvrager opgegeven doel in behandeling kunt nemen, ziet u in deze kolom welke GBA-gegevens u kunt verstrekken. De te verstrekken gegevens zijn, behoudens de verstrekkingen aan vrije derden, niet limitatief opgesomd. Er is volstaan met de benaming ‘algemene-‘,‘verwijs-‘ en ‘bijzondere gegevens’.

Verstrekkingsbeperking (voorheen geheimhouding)Er komen in het schema drie mogelijkheden voor:

1. Niet mogelijk: het is voor de ingeschrevene (de bevraagde) niet mogelijk om via een schriftelijk verzoek tot verstrekkingsbeperking te voorkomen dat van zijn of haar persoonslijst, gegevens worden verstrekt. Met andere woorden: bij een geregistreerde verstrekkingsbeperking worden de gevraagde gegevens toch verstrekt.

2. Mogelijk: u kunt aan de verzoeker, in geval van een geregistreerde verstrekkingsbeperking, de gegevens niet verstrekken.3. Toetsing noodzakelijk : u dient, in geval van een geregistreerde verstrekkingsbeperking, een belangenafweging te maken tussen de noodzaak van

de aanvraag en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene.

. 3

LegesIn deze kolom worden vier mogelijkheden aangegeven:

1. Ja : U kunt leges op grond van uw eigen gemeentelijke legesverordening in rekening brengen. Aangezien dit eigen beleid is van de gemeente, adviseren wij u altijd goed kennis te nemen van uw eigen legesverordening.

2. Nee : Spreekt voor zich.3. € 2,27 : De gevraagde informatie is kosteloos, maar u kunt wel het zogenaamde postkamertarief in rekening brengen. De basis voor dit tarief is

artikel 37a van de Regeling GBA. Dit tarief kunt u in rekening brengen aan buitengemeentelijke afnemers en bijzondere derden op het moment dat schriftelijk informatie wordt gevraagd, die normaliter over het landelijk GBA-netwerk aan te vragen is. De verzoeker heeft in principe wel recht op kosteloze informatie uit de GBA, maar betaalt een tarief voor het uitdraaien en verzenden van de schriftelijke informatie. Indien u dit tarief in rekening brengt, dient dit te zijn opgenomen in de gemeentelijke legesverordening. In tegenstelling tot andere bedragen in de legesverordening, wordt dit bedrag niet geïndexeerd.

Uitzonderingen: Gerechtsdeurwaarders ( afnemer ) op basis van een convenant tussen de NVVB en de Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders geldt hier

een specifieke afspraak. Zonder toevoeging van een ‘no-hit-bericht’ (bewijs dat men geprobeerd heeft gegevens te verkrijgen via het GBA-netwerk) kan leges geheven worden voor een inlichting uit de GBA.

Extra werkzaamheden: hoewel een afnemer geen legeskosten hoeft te betalen, is het wel mogelijk extra werk te belasten met leges, conform de eigen legesverordening. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het doorzoeken van de persoons- of archiefkaartenbestanden voor een notaris.

Bijzondere wetgeving: Op 10 juni 2005 heeft de Hoge Raad uitspraak gedaan over het heffen van het postkamertarief. Twee bijzondere wetten gaven aan dat gemeentebesturen kosteloos GBA-gegevens moesten verstrekken. Het arrest van de Hoge Raad heeft tot gevolg gehad dat gemeenten niet langer het postkamertarief in rekening kunnen brengen indien bij (bijzondere) wet is bepaald dat de gegevens kosteloos verstrekt moeten worden (voorbeelden: Wet uitkeringen vervolgingsslachtoffers en Wet uitkeringen burger-oorlogsslachtoffers). Let hierbij wel op het verschil tussen "kosteloos" en "legesvrij". Het postkamertarief is immers geen leges.

4. Kosteloos : De NVVB-adviescommissie I&P adviseert u deze verstrekking kosteloos te doen.

BasisIn deze kolom wordt aangegeven wat de wettelijke basis is voor het beoordelen van de aanvraag.

ProtocolleringHet wel of niet protocolleren is niet afzonderlijk vermeld in het schema. Bij een schriftelijke aanvraag dient u alle verstrekte gegevens te protocolleren. U moet vastleggen welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden en door wie de gegevens zijn verstrekt. Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten hoeft u niet te protocolleren (art 103, lid 3 Wet GBA). De commissie vindt dat de verzoeker behoort aan te geven indien hier sprake van is. Een andere mogelijkheid is dat u alle schriftelijke verstrekkingen protocolleert (tenzij nadrukkelijk in het schema staat dat dit niet moet). In geval van een (niet vaak voorkomend) verzoek om een overzicht van de gedane verstrekkingen bepaalt u dan, wat wel of niet in dit overzicht vermeld dient te worden.

. 4

Niet verstrekkenEr kan een verzoek komen van een organisatie of instelling die op het eerste gezicht onder één van de schema's kan worden ingedeeld, maar waarbij de combinatie met het genoemde doel de verstrekking niet mogelijk maakt.Hieronder treft u aantal voorbeelden aan:

AdvocatenNiet ter uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift (voorbeeld: incasso-activiteiten)

Ambassade/consulaat of andere buitenlandse overheidsinstelling (binnen of buiten Nederland)Er is geen verdrag of andere internationale overeenkomst bekend dat gegevensverstrekking uit de GBA voorschrijft (zie voor toelichting verderop in het schema)

Financiële instellingen (banken, verzekeraars en beleggingsinstellingen)Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, commerciële doeleinden of het bijhouden van een "niet-pensioen" gerichte administratie

GerechtsdeurwaardersUitvoering van een privaatrechtelijke taak (buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, voeren van een debiteurenadministratie)

IncassobureausBuitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratie, sturen betalingsherinneringen

NotarissenUitvoering van een privaatrechtelijke taak

PostorderbedrijvenBuitengerechtelijke incasso-werkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratie

RechtsbijstandHet verkrijgen van cliëntgegevens en gegevens van de wederpartij

Rechtskundig - en adviesbureaus Verkrijgen van uittreksels van cliënten

VerzekeringsmaatschappijenVoor commerciële doeleinden zoals het opsporen van debiteuren, het sturen van (rekening)afschriften, het bijhouden van een ‘niet-pensioen’ gerichte administratie

Zorgverzekeraars

Uitvoering van een privaatrechtelijke taak (voorbeeld: voeren van een debiteurenadministratie)

. 5

Schema voor de schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA

Schema 1 AfnemersDeze groep kunnen we grofweg samenvatten als ‘de overheid’. Voor deze groep van verzoekers is de GBA bestemd. Zij voeren taken uit op grond van wetgeving of zij zijn specifiek aangewezen om gebruik te mogen maken van gegevens uit de GBA. Wie Waarvoor Welke

categorieWelke gegevens Verstrekkings-

beperkingLeges Basis

Andere gemeenten (Afdeling Burgerzaken / Publiekszaken)

Uitvoering publiekrechtelijke taak Afnemer Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Niet mogelijk Advies: kosteloos

Art. 88 Wet GBA

Andere gemeenten (anders dan Burgerzaken / Publiekszaken)


Niet mogelijk € 2,27 Art. 88 Wet GBA

Bibliotheek

(als onderdeel van de gemeente)

Uitvoering diensten bibliotheek als gemeentelijke taak

Afnemer Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Niet mogelijk Eigen beleid gemeente

Art. 88 Wet GBA (incidenteel)Art. 96 Wet GBA (systematisch)

Binnengemeentelijke afdeling of -dienst




Buitengewoon opsporingsambtenaar (bijvoorbeeld in het Openbaar Vervoer)

Controle (identificatieplicht); opmaken proces-verbaal.

(bijvoorbeeld bij zwartrijden in het openbaar vervoer)



Cannock Chase(voorheen Mandaat BV)

Uitvoering publiekrechtelijke taak(bijvoeging van betreffend college besluit)



Centraal justitieel incassobureau (voor het innen van verkeersboetes)



Gerechtsdeurwaarders(publiekrechtelijke taken)

Uitvoering van publiekrechtelijke taken zoals genoemd in artikel 2 van de Gerechtsdeurwaarderswet.Voorbeeld: betekenen dagvaardingen of gerechtelijke aanzeggingen, exploten, ontruimingen


Niet mogelijk € 2,27 (zie ook toelichting over leges)

Art. 88 Wet GBA

Informatie Beheer Uitvoering van een Afnemer Algemene en verwijsgegevens Niet mogelijk € 2,27 Art. 88

. 6

Schema 1 AfnemersDeze groep kunnen we grofweg samenvatten als ‘de overheid’. Voor deze groep van verzoekers is de GBA bestemd. Zij voeren taken uit op grond van wetgeving of zij zijn specifiek aangewezen om gebruik te mogen maken van gegevens uit de GBA. Wie Waarvoor Welke



Groep publiekrechtelijke taak. Bijvoorbeeld zoals genoemd in de Wet op de Studiefinanciering

voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak

Wet GBA

Instellingen (bestuursorganen) op grond van de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr)



Kredietbank als onderdeel van een gemeente of als onderdeel van een gemeenschappelijke regeling (Wgr)

Uitvoering maatschappelijke diensten als gemeentelijke taak.Volgens gemeentelijke verordening




Notarissen(publiekrechtelijke taak)

Uitvoering van een publiekrechtelijke taak zoals genoemd in de Wet op het Notarisambt. Voorbeeld: verlijden authentieke akten zoals het opstellen van een verklaring van erfrecht


Niet mogelijk € 2,27 (zie ook toelichting over leges ivm extra werkzaam-heden)

Art. 88 Wet GBA

Overheidsinstanties zoals Belastingdienst, RDW, SVB en politie



Zorgverzekeraars Uitvoering publiekrechtelijke taak. Let op: er moet uitdrukkelijk worden aangegeven voor welke publiekrechtelijke taak de gegevens worden gevraagd. (bijvoorbeeld Zorgverzekeringswet of AWBZ) Zie voor een overzicht van verzekeraars:www.zn.nl/De_branche/Zorgverzekeraars/Adressen/index.asp



Samenwerkingsverbanden

. 7

Steeds vaker komt het voor dat er sprake is van samenwerkingsverbanden tussen gemeenten (bijvoorbeeld: een gemeenschappelijk belastingkantoor). Wanneer dit is geregeld in de zin van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is er sprake van een buitengemeentelijke afnemer. De wijze waarop een samenwerkingsverband is georganiseerd blijkt echter meestal niet uit het schriftelijk verzoek. Daarover moet dan eerst meer informatie worden gevraagd. Ook de taak die het samenwerkingsverband uitoefent is van belang om te kunnen bepalen of verstrekking uit de GBA gerechtvaardigd is.

. 8

Schema 2 Bijzondere derdenDit betreft instanties die door hun bijzondere maatschappelijke positie een goede ingang tot de GBA verdienen en daarom recht hebben op systematische gegevensverstrekkingen via het GBA netwerk. Hoewel zij officieel geen afnemer zijn, worden zij (tot op zekere hoogte) wel als zodanig behandeld.Wie Waarvoor Welke



Financiële instellingen(banken, verzekeraars en beleggingsinstellingen)Geautoriseerd door minister voor GBA-verstrekkingen

Uitbetalen van opvorderbare gelden al dan niet op termijn.Zie lijst op www.bprbzk.nl onder GBA. Procedures, Landelijke Tabellen

Bijzondere derde

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de taak.Verzoek vindt plaats middels voorgeschreven formulieren.(zie brief BPR2003/U66312)

Niet mogelijk € 2,27 op grond van legesver-ordening

Art. 99 lid 1 Wet GBAArt. 68b Besluit GBA

FIOM Opsporen van personen (bijv. familieleden)

Bijzondere derde

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de taak.Verzoek vindt plaats middels voorgeschreven formulieren.(zie brief BPR 4 aug 2005)

Niet mogelijk € 2,27 op grond van legesverordening

Art. 99 lid 3 Wet GBAArt. 68c1 Besluit GBA

Pensioenfondsen en ziekenhuizenPensioenfondsen en ziekenhuizen zijn bijzondere derde als zij gegevens opvragen via het GBA-netwerk. Artikel 68e Besluit GBA geeft nog eens expliciet aan dat de verstrekking aan bijzondere derden slechts op die manier kan plaatsvinden. Artikel 99, lid 1 en 3 Wet GBA geeft aan dat artikel 88 lid 4 Wet GBA van overeenkomstige toepassing is. Hierin wordt de mogelijkheid gegeven ook een gewaarmerkt afschrift te verstrekken. Papier dus. Het ligt echter niet zo gemakkelijk. Hierbij geldt namelijk dat dit alleen kan als de gegevens reeds zijn verstrekt via een GBA-bericht. Het komt dus niet in de plaats van.Om verstrekking aan niet geautoriseerde ziekenhuizen en pensioenfondsen na een schriftelijk verzoek mogelijk te maken, moet dit in de gemeentelijke verordening zijn opgenomen.Als de gemeente aan geautoriseerde bijzondere derden op papier gegevens wil verstrekken, kan dat slechts nadat de gegevens reeds via een GBA-bericht zijn verstrekt (art 88, lid 4 Wet GBA) of als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening. Pensioenfondsen en ziekenhuizen die niet zijn geautoriseerd door de minister kunnen dus slechts gegevens krijgen als vrije derden op grond van de gemeentelijke verordening. Met alle beperkende voorwaarden van artikel 100 van de Wet GBA van dien.

. 9

Schema 3 Verplichte derdenHier gaat het niet meer om de ‘overheid’. Het gaat hier om ‘derden’, waarvoor wettelijk is voorgeschreven dat er voor specifieke doeleinden actuele persoonsgegevens gebruikt moeten worden. ‘Verplicht’ betekent: je kunt niet om de GBA heen. Wie Waarvoor Welke



Advocaten (te vinden via www.alleadvocaten.nl)

Uitvoering van een algemeen verbindend voorschriftVoorbeeld: aanspannen gerechtelijke procedure of het opstellen van een dagvaarding

Verplichte derde

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift

Verstrekkingsbeperking mogelijk. Toetsing noodzakelijk.Na afweging van de belangen tussen noodzaak verstrekking en privacy bevraagde wordt al dan niet verstrekt. (zie art. 102 Wet GBA)

Ja, op grond van de leges-verorde-ning

Art. 98 Wet GBA

Rechtbank Ten behoeve van bepaalde civiele procedures.Voorbeeld: vervangende toestemming voor een reisdocument voor een kind.De kinderrechter vraagt een uittreksel van de andere (weigerende) ouder.

Verplichte derde

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift

Verstrekkingsbeperking mogelijk. Toetsing noodzakelijk.Na afweging van de belangen tussen noodzaak verstrekking en privacy bevraagde wordt al dan niet verstrekt. (zie art. 102 Wet GBA)

Ja, op grond van de leges-verorde-ning

Art. 98 Wet GBA

Schema 4 Vrije derdenWe hebben hier niet meer te maken met ‘de overheid’ en niet meer met een verplicht voorgeschreven gebruik van actuele persoonsgegevens (zie schema 1 en 2). De gemeente mag zelf bepalen aan wie zij nog meer verstrekt. Aan deze vrijheid worden overigens wel grenzen gesteld. Zo mogen er bijvoorbeeld geen gegevens voor commerciële doeleinden worden verstrekt. De kaders van artikel 100 Wet GBA en de gemeentelijke verordening zijn nu bepalend.Wie Waarvoor Welke



Bibliotheek

(geen onderdeel van de gemeente)

Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA

Buitenlandse EU-overheden

Volgens gemeentelijke verordening (er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang!)Advies: toestemming burger vragen (zie toelichting)

Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA(zeer beperkte verstrekkings-mogelijkheden – zie ‘Waarvoor’)

Buitenlandse niet EU-overheden (met

Volgens gemeentelijke verordening. er moet sprake zijn van een

Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet

Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA(zeer beperkte

. 10




passend beschermingsniveau - Art. 76 WBP) www.cbpweb.nl

Nederlands publiek belang!Advies: toestemming burger vragen (zie toelichting)

GBA verstrekkings-mogelijkheden – zie ‘Waarvoor’)

Buitenlandse rechtspersonen (Voorbeeld: instellingen voor sociale zorg en zekerheid)

Volgens gemeentelijke verordening, er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang!Zie ook de toelichting


Mogelijk Ja Art. 100 Wet GBA(zeer beperkte verstrekkings-mogelijkheden – zie ‘Waarvoor’)

Crematoria, begraafplaatsen

(niet-gemeentelijke)



Culturele organisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA


Fondsverwervende organisaties



Instellingen of

organisaties ten

behoeve van:

-Maatschappelijke

dienstverlening

-Algemene/geestelijke

gezondheidszorg

-Kinderopvang

-Jeugdwelzijnswerk

-Ouderenzorg

-Gehandicaptenzorg-Werkvoorziening



Juridisch loket Volgens gemeentelijke verordening(is de vraag van een advocaat van het juridisch loket t.b.v. een gerechtelijke procedure, zie dan bij Advocaten)



. 11




Kerken

(niet zijnde de SILA)

ledenadministratie Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA


Kredietbank(privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)



Inburgeringsbureaus

(niet gemeentelijke)



Migrantenorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA


Natuurlijke personen Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)



Onderwijsinstellingen

(zie ook onderstaande tekst bij ‘Scholen’)



Ouderenorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA


Patiëntenverenigingen Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA


Pensioenfondsen Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA


Plaatselijke afdelingen van politieke partijen



Reclassering/verslaafden-zorg



Sportorganisaties en

-verenigingen



. 12




Thuiszorgorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA


Vakorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA


Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel

Volgens gemeentelijke verordening(voorbeelden: Rode Kruis, Astmafonds, Lilianefonds, Nierstichting, Bloedbank)



Vrouwenorganisaties Volgens gemeentelijke verordening Vrije derde Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA


Woningbouwverenigingen/woningcorporaties



Ziekenhuizen Volgens gemeentelijke verordening Patiëntenzorg, verlenen medische zorg, innen rekeningen ivm die zorg



. 13

Toelichting ‘vrije derde’De genoemde instellingen zijn vrije derde, tenzij men aantoonbaar gemandateerd is publiekrechtelijke taken uit te voeren voor een afnemer, in dat geval betreft het een afnemer.De in het schema opgenomen opsomming van vrije derden is niet limitatief. Het is niet noodzakelijk dat in uw gemeente deze derden gegevens kunnen krijgen. Dit hangt af van het verstrekkingenbeleid van de gemeente. Om tot verstrekking aan vrije derden over te kunnen gaan,dienen deze daarom opgenomen te zijn in de gemeentelijke verordening. Een vrije derde kan worden opgenomen in een gemeentelijke verordening op het moment dat deze voldoet aan de criteria genoemd in artikel 100 Wet GBA.

Crematoria en begraafplaatsenEr zijn gemeentelijke en niet-gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen.

1. gemeentelijk: de eigen gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen kunnen we gelijkstellen met binnengemeentelijke afnemers. Voor systematische verstrekking is opname in de gemeentelijke verordening nodig (artikel 96 Wet GBA). Gemeentelijke crematoria en begraafplaatsen van andere gemeenten kunnen we gelijkstellen met buitengemeentelijke afnemers (artikel 88 Wet GBA). Zie schema "afnemers".

2. Niet-gemeentelijke: deze vallen onder artikel 100 Wet GBA. U dient ook deze, afhankelijk van het gemeentelijke verstrekkingenbeleid, op te nemen in de gemeentelijke verordening om gegevens te kunnen verstrekken uit de GBA.

ScholenScholen hebben persoonsgegevens nodig voor een juiste registratie in de leerlingenadministratie. In het algemeen wordt de leerling gevraagd om een afschrift uit de GBA in te leveren. In sommige gemeenten is het gebruikelijk dat de gemeente op basis van lijsten met leerlinggegevens ‘massaal’ afschriften aanlevert. De commissie is van oordeel dat er geen grond is om op basis van de Wet GBA gegevens te moeten verstrekken aan scholen. De enige mogelijkheid die dan overblijft is het vermelden van scholen in de gemeentelijke verordening, zodat een verstrekking op basis van artikel 100 van de Wet GBA en de verordening mogelijk is (met alle beperkingen van dien: hoeveelheid gegevens, de verstrekkingsbeperking door artikel 100, lid 2 van de Wet GBA).

Verstrekking aan buitenlandse overheidsinstellingenDe verstrekking aan buitenlandse overheidsorganen (ongeacht of dit nationale, regionale of gemeentelijke overheden in het land zelf zijn dan wel ambassades en consulaten van die landen in Nederland) ligt gevoelig. Dat heeft vooral te maken met twee zaken:

1.Bij verstrekking van gegevens aan buitenlandse overheidsinstanties ontstaat snel het gevaar dat de gemeente daarmee op het terrein komt van de Nederlandse buitenlandse betrekkingen. Zoals bekend behoren de buitenlandse betrekkingen primair tot de bevoegdheid van de rijksoverheid en niet van de gemeente. Gezien de gevoeligheid van het verstrekken van gegevens van eigen onderdanen aan overheidsinstanties van een ander land, zal verstrekking van gegevens expliciet moeten zijn geregeld in verdragsrechtelijke afspraken, of andere internationale overeenkomsten met het andere land.

2.De gevolgen van verstrekking van gegevens aan buitenlandse overheidsorganen zijn een nog verdergaande inbreuk op de privacy van de burger dan de verstrekking aan Nederlandse overheidsinstellingen. De gevolgen daarvan kunnen vooral uitermate vervelend zijn, indien het gaat om in Nederland ingeschreven personen die (tevens) onderdaan zijn van het andere land en niets (meer) met dat land te maken willen hebben. Te denken valt aan asielzoekers, maar ook aan hier geboren personen met een dubbele nationaliteit die zich uitsluitend Nederlander voelen en geen contact meer wensen met de autoriteiten van het andere land.

Het voorgaande leidt ertoe dat verstrekking van gegevens uit de GBA aan buitenlandse overheidsinstellingen in beginsel niet aan de orde is. Indien er een verzoek wordt gedaan en het in het belang van de ingeschrevene kan zijn dat gegevens worden verstrekt, kan dat in bijzondere gevallen mogelijk worden gemaakt. De NVVB adviseert daarbij dan echter wel dat de burger vooraf uitdrukkelijk toestemming verleent voor die verstrekking.

. 14

Hoe moet u omgaan met een verzoek van een buitenlandse overheidsinstantie?In de eerste plaats moet de gemeentelijke verordening de verstrekking van gegevens uit de GBA aan buitenlandse overheidsinstellingen mogelijk maken. Gezien hetgeen hiervoor is opgemerkt, zal dat slechts in uitzonderingsgevallen aan de orde zijn. Daarbij adviseert de NVVB nadrukkelijk in de verordening daaraan de voorwaarde te verbinden dat de ingeschrevene vooraf uitdrukkelijke toestemming verleent. Verstrekking zonder uitdrukkelijke toestemming van de burger is slechts mogelijk indien daarvoor een basis is te vinden in een verdrag of een andere internationale overeenkomst. De enige overeenkomsten waar dit van toepassing zou kunnen zijn, zijn de overeenkomsten over bestuurlijke samenwerking in de grensregio’s met Belgie en Duitsland. In het kader van deze overeenkomsten is het denkbaar dat er uitwisseling van gegevens over de inwoners van dergelijke grensgebieden dient plaats te vinden. Dat zou voldoende basis kunnen zijn om gegevens uit de GBA te verstrekken, ook zonder voorafgaande toestemming van de burger. Vanzelfsprekend vindt in dat geval echter ook geen verstrekking plaats, indien er een verstrekkingsbeperking geldt op grond van artikel 102 van de Wet GBA.

Overigens zullen de gevraagde gegevens soms al op grond van een andere internationale regeling kunnen worden verstrekt en is verstrekking uit de GBA niet aan de orde. Op basis van afspraken op internationaal niveau vindt er namelijk al meer en meer uitwisseling plaats van persoonsgegevens op specifieke terreinen, bijvoorbeeld op het terrein van justitie. Denk hierbij niet alleen aan uitwisseling van gegevens op het gebied van de burgerlijke stand in het kader van de CIEC, maar bijvoorbeeld ook aan verstrekking van gegevens in verband met verkeersovertredingen die in het buitenland begaan worden door Nederlanders.In een aantal gevallen is het verzoek dat de ambtenaar van de GBA ontvangt dan ook gericht aan het verkeerde ‘loket’. De ambtenaar kan dan doorverwijzen of het verzoek doorsturen naar een andere overheidsinstelling, oftewel een ander ‘loket’. Denk hierbij aan de verzoeken die gericht moeten worden aan de Internationale Rechtshulp Centra (IRC). Zie ook daarvoor het artikel van Corrie Ebbers in B&R nummer 6 uit 2008.

Indien het voorgaande niet van toepassing is, dient een verzoek van een buitenlandse overheidsinstelling (waaronder de ambassade of het consulaat van dat land) te worden afgewezen. Het komt overigens geregeld voor dat er in een dergelijk verzoek verwezen wordt naar het Verdrag van Wenen inzake consulair verkeer van 24 april 1963. Daarin staat dat vertegenwoordigingen van andere landen toegang moeten kunnen krijgen tot hun onderdanen. Dit verdrag regelt echter niet de ‘toegang’ tot de GBA. Artikel 36 van het verdrag geeft het recht aan een consulaire ambtenaar om een onderdaan te bezoeken, die bijvoorbeeld in een gevangenis of ziekenhuis verblijft. In dat geval vraagt de politie, respectievelijk het ziekenhuispersoneel, aan betrokkene of hij of zij dat goed vindt. Er wordt dus expliciet toestemming gevraagd aan betrokkene.Het verdrag regelt dus alleen de toegang tot de persoon zelf en niet tot zijn persoonsgegevens.De gemeente moet het schriftelijke verzoek om informatie dus afwijzen om bovenstaande redenen.

Als alternatieve oplossing kan de betrokken buitenlandse overheidsinstantie worden doorverwezen naar het ministerie van Buitenlandse Zaken om een zogenaamd verzoek om “ambtshilfe” te doen. Indien het ministerie van BZ dat verzoek honoreert, zal het ministerie deze gegevens als afnemer uit de GBA kunnen opvragen en deze vervolgens doorverstrekken aan de verzoekende buitenlandse overheidsinstantie.

Verstrekking aan andere buitenlandse derdenHoewel ook op verzoeken om verstrekking van gegevens naar het buitenland aan anderen dan overheidsinstanties terughoudend moet worden gereageerd, bestaat die mogelijkheid wel. De verstrekking is mogelijk indien zij voorziet in een ‘dringende maatschappelijke behoefte’, ofwel er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang. Dat kan liggen in het feit dat de buitenlandse verzoeker de gegevens nodig heeft voor de uitvoering van een Nederlands algemeen verbindend voorschrift dan wel voor een doel dat, met het oog op een publiek belang, expliciet in de gemeentelijke verordening is voorgeschreven. In het laatste geval kan bijvoorbeeld worden gedacht aan verstrekking van gegevens aan private, niet commerciële instellingen op het terrein van zorg of maatschappelijk welzijn in buitenlandse grensgemeenten, waar ook de eigen inwoners gebruik van maken.

. 15

Wij beseffen dat dit moeilijk te beoordelen is als je ‘de post’ doet. Echter, naar mate deze mogelijkheid tot verstrekking uitvoeriger geregeld is in de gemeentelijke verordening, des temeer houvast is er voor de beoordeling van het verzoek. Overleg in voorkomende gevallen met de privacybeheerder van je afdeling.

. 16

Schema 5 Bijzondere gevallen en uitzonderingenVerzoeken die niet in te delen zijn onder 1, 2, 3 of 4, maar waarvoor wel specifiek geregeld is dat gegevensverstrekking mogelijk is.

Wie Waarvoor Welke categorie

Welke gegevens Verstrekkings-beperking

Leges Basis

Advies- en Meldpunten Kindermishandeling (AMK)

Wet op de Jeugdzorg art. 53 (WJZ)Zie BPR-Kwaliteitsbrochure nr. 30Meestal spoedeisende vragen!

Geen afnemer of derde in de zin van de Wet GBA

Persoonsgegevens, gegevens over curatele, gezag, nationaliteit en verblijfsrecht. (Wet GBA art. 34,1,a,1-6)

Niet protocolleren!

Niet mogelijk Ja Wet op de Jeugdzorg art. 53 (WJZ)

Wetenschappelijke onderzoekers

(bijv. faculteiten)

Wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek

Art. 109 Wet GBA

Art. 67 Besluit GBA

Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met het onderzoek

Niet mogelijk Ja Art. 109 Wet GBA; Art. 67 Besluit GBA

Advies- en Meldpunten Kindermishandeling (AMK’s)ProtocolleringIn de Kwaliteitsbrochure nr. 30 van het Agentschap BPR kunt u lezen dat de verstrekkingen aan de AMK’s niet geprotocolleerd dienen te worden.

LegesHet Agentschap BPR stelt dat de AMK’s geen afnemers of derden zijn in de zin van de Wet GBA en dat hen derhalve leges conform de gemeentelijke legesverordening in rekening gebracht kunnen worden. Reeds in een eerder stadium heeft de Stichting Bureau Jeugdzorg (waaronder een AMK ressorteert) de NVVB aangeschreven over het verkrijgen van kosteloze informatie uit de GBA bij dergelijke aanvragen. De NVVB is van mening dat de stichting, die een Bureau Jeugdzorg in stand houdt, belast is met een aantal taken die in wetgeving zijn beschreven. De NVVB is echter van mening dat de gemeenten hun eigen verantwoordelijkheid hebben met betrekking tot legesheffing. Indien u leges heft, is het noodzaak dat u dit regelt in de gemeentelijke legesverordening. Het is daarbij van belang hoe de formulering van uw legesverordening is opgesteld. U verstrekt immers in dit geval gegevens uit de GBA, maar niet op grond van de GBA.

. 17

GBA-Schema verzameling v 1.2

Documents

Transcript of GBA-Schema verzameling v 1.2