Draaiboek MasterclassAmbitieDatum: 29 - 03 - 2018Tijdsduur: 14:00 - 17:00 uurLocatie: NDC Media GroepProject nummer: 011

MASTERCLASSES

Inhoudsopgave

Algemene informatie 2Contactgegevens betrokken partijen 2Globaal tijdschema 4Belangrijke telefoonnummers 4Wat te doen bij noodsituaties 5

Programma 6

Vrijwilligers 9

Materialenlijst 10

Plattegrond 11

Stage Manager 12

SOCIAL MEDIA & STORYTELLING

MASTERCLASSES

Algemene informatie

Contactgegevens betrokken partijenOrganisatie

Tess Agricola Event Manager Verantwoordelijk voor de gehele Masterclass. +31 (6) 27 38 65 27t.agricola@kweekvijvernoord.nl

Nine Zuurman

Millie Thomson

???

LocatieRien DiepenbroekFacility Manager NDC Mediagroeprien.diepenbroek@ndcmediagroep.nl

Algemene informatieTel. 058 – 284 5845facilitairedienst.lwd@ndcmediagroep.nl

SprekersBakr Kamil Spreker AmbitieTel. 06-349 411 63Mail. bakr-kamil@hotmail.com

Laura Groten Spreker AmbitieTel. 06-404 322 26Mail. hallo@betekenisme.nl

Ridder Drost Spreker AmbitieTel. 06-50488610Mail. ridder@liquidodoro.com

Judith van der Pol DagvoorzitterTel. 06- 42 93 21 14 Mail. j.vanderpol@kweekvijvernoord.nl

SOCIAL MEDIA & STORYTELLING

MASTERCLASSES

Vrijwilligers

Jordi Metzjordimetz@gmail.com

Matias Ovingm.oving@kweekvijvernoord.nl

Arjan van der Veldea.vandervelde@kweekvijvernoord.nl

Jorn van der Heidej.vanderheide@kweekvijvernoord.nl

Globaal tijdschemaTijd Gebeurtenis Locatie

13:30 Ontvangst bezoekers Hal NDC Mediagroep 14:00 Openings toespraak dagvoorzitter

Judith van der PolCafe

14:10 Spreker 1: Bakr Kamil Cafe14:40 Spreker 2: Laura Groten Cafe15:10 Pauze Cafe15:25 Spreker 3: Ridder Drost Cafe16:00 Borrel Cafe16.45 Afsluiting

Belangrijke telefoonnummers

- Telefoonnummer locatie 058 – 284 5845- Politie 0900-8844- Ambulance 112- Brandweer 112

Wat te doen bij noodsituaties Risicofactoren

SOCIAL MEDIA & STORYTELLING

MASTERCLASSES

Omschrijving Maatregel Voorkomen

SOCIAL MEDIA & STORYTELLING

MASTERCLASSES

Spreker ziek. Reserve sprekers achter de hand houden.

Valt niet te voorkomen.

Spreker komt te laat.

Muziek tussendoor langer door laten gaan en omroepen hoelang het eventueel extra gaat duren. Andere sprekers eerder of langer laten spreken.

Goede afspraken maken met de sprekers.

Spreker komt niet opdagen.

Reserve sprekers achter de hand houden.

Telefoonnummer achter van spreker achter de hand houden en op tijd bellen.

Personeel ziek. Reserve personeel achter de hand houden.

Valt niet te voorkomen.

Personeel komt niet opdagen.

Reserve personeel achter de hand houden.

Goede afspraken maken met personeel.

Techniek functioneert niet.

Op locatie zoeken naar een oplossing.

Iemand van NDC inschakelen wanneer er problemen zijn.

Minder bezoekers dan voorspeld.

Toch doorgaan met minder mensen dan gehoopt.

Meer bezoekers uitnodigen als er niet genoeg aanmeldingen zijn. Zorgen voor een goede promotie.

Meer bezoekers dan voorspeld

Meer stoelen in de zaal zetten of mensen acht in de zaal laten staan.

Niet meer aanmeldingen accepteren als het vol zit.

Brandalarm gaat af.

Iemand van NDC inschakelen en kijken of er daadwerkelijk brand is.

Is niet te voorkomen.

Onvoldoende aanmeldingen.

De overige plaatsen vullen met studenten van Kweekvijver Noord, zodat de zaal alsnog vol lijkt.

Genoeg en op tijd uitnodigingen versturen.

T-shirts niet op tijd gedrukt.

Vervangende T-Shirts zoeken. Op tijd bestellen van de T-Shirts.

Ongeval tijdens masterclass.

Zorgen dat er een BHV'er aanwezig is.

BHV’er opzoeken die rondloopt in NDC

Negatief commentaar op de masterclass.

Achterhalen wat mensen er niet goed aan vonden en het meenemen naar de volgende keer.

De voorbereidingen zo goed mogelijk uitwerken en zoveel mogelijk dingen indekken.

SOCIAL MEDIA & STORYTELLING

MASTERCLASSES

Programma

Tijdstip Acties Wie Locatie Opmerking

09.00 Aanwezig Event Team NDC kantoor

09.15 Presentatie controleren

Tess NDC kantoor

10.30 Briefing vrijwilligers

??? Cafe NDC

10.30 Materialen naar cafe brengen

??? Cafe NDC

10.30 Zaal klaarzetten + koffie hoek in restaurant

??? Cafe NDC

11.15 Aanmeldbalie klaar zetten

??? Hal NDC

11.30 Pauze ??? Kantine

12.00 Zaal controle ??? Cafe

12.00 Sprekers ruimte klaar zetten

??? 0.73B-14

12.30 Sprekers ontvangen

??? Hal NDC

12.45 Lunch sprekers

Tess 0.73B-14

13.00 Vrijwilligers op hun plek

??? Hal NDC

13.30 Bezoekers binnenlopen

??? Hal NDC

13.30 Koffie & thee klaar zetten

??? Restaurant

13.45 Sprekers naar ruimte brengen

??? Cafe

SOCIAL MEDIA & STORYTELLING

MASTERCLASSES

14.00 Start Masterclass

??? Cafe

14.10 Spreker 1: Bakr Kamil

Tess Cafe

14.40 Spreker 2: Laura Groten

Tess Cafe

15.10 Pauze Tess Cafe

15.25 Spreker : Ridder Drost

Tess Cafe

16.00 Borrel Jordi + ?? Cafe

16.45 Afsluiting ??? Cafe

17.00 Opruimen ??? Cafe

17.30 Klaar Event team + vrijwilligers

Cafe

SOCIAL MEDIA & STORYTELLING

MASTERCLASSES

Vrijwilligers

ALGEMENE INFORMATIEOp 29 maart is de Masterclass Ambitie. De Masterclass zal starten om 14.00 uur en zal duren tot 17.00 uur.

Jullie worden deze ochtend om 10.30 verwacht beneden in het café, het café moet nog helemaal klaar gezet worden voor de Masterclass. Dit betekend dat er stoelen moeten worden neergezet maar ook een scherm (dit moet ook getest worden). Hierbij heb ik jullie hulp ook nodig, daarnaast heb ik ook hulp nodig tijdens de Masterclass zelf.

Kledingvoorschriften zijn een zwarte broek en zwarte schoenen, je hebt de vorige keer een KVN T-shirt van mij ontvangen, deze moet je tijdens deze masterclass weer dragen. Dit zodat er duidelijk is voor het publiek wie er bij de organisatie hoort.

TaakverdelingAanmeldpunt De ontvangst en aanmeldbalie zullen deze keer bij elkaar zijn. Twee personen staan op het aanmelden en één op ontvangst. Wanneer het nodig is kan iemand uit het ene team bijspringen bij iemand in het andere team.

Aanmeldbalie: Jordi Metz

Jouw taak is het aanmelden van de bezoekers. Tevens is dit ook het punt waar de sprekers als eerst binnenkomen. Zie je dat er een spreker binnen is gekomen? Spreek hem/haar vriendelijk aan en ga dan naar ??? toe, dan zorg ??? ervoor dat de spreker begeleid wordt naar de goede ruimte.SOCIAL MEDIA & STORYTELLING

MASTERCLASSES

Zorg ervoor dat je de namen van de bezoekers die binnen zijn gekomen met een stift/pen markeert op de aanmeldlijst, zodat wij deze weer kunnen gebruiken voor de enquêtes. De mensen hebben allemaal een mail ontvangen die tevens ook hun ticket is.

Als er mensen aankomen is het de bedoeling dat jullie ze vriendelijk begroeten, daarna vraag je om de naam. Zodra je de naam hebt moet je deze met de stift die jullie erbij hebben gekregen doorstrepen. Dit doen we zodat we na de Masterclass kunnen kijken wie er allemaal zijn geweest. Dit is belangrijk omdat een deel van het publiek betaald voor zijn kaartje. We sturen na de Masterclass ook altijd een enquête naar onze bezoekers, het is dus heel belangrijk dat de gastenlijst bewaard blijft zodat wij goed weten wie er is geweest.

Ontvangst: Matias OvingJouw taak is het ontvangen van de bezoekers na het aanmelden, je mag ze door verwijzen naar de kantine waar deze keer de koffie en thee klaar zal staan.

Koffie en Thee Arjan van der Velde

Nadat de bezoekers zich hebben aangemeld in de hal, wordt ervoor gezorgd dat ze doorlopen naar het restaurant. Achter in het restaurant wordt er een deel ingericht waar koffie en thee geschonken kan worden. Dit zal naast het café zijn waar de masterclass plaats vind. Het is jullie taak om koffie en thee te schenken aan de bezoekers, daarna kunnen jullie ze doorverwijzen naar de zaal.

Begeleiden naar het restaurant Jorn van der Heide

De masterclass vindt plaats in het cafe, dat zich achter in het NDC Media Gebouw bevindt. De bezoekers komen binnen in de grote hal, hier worden ze aangemeld en ontvangen. Daarna moeten de bezoekers naar het restaurant gebracht worden, dit is jullie taak. Het is belangrijk dat iedereen die naar de zaal gaat begeleid wordt, er werken namelijk ook gewoon mensen op die afdelingen waar de bezoekers langs gaan. Het is belangrijk dat we die mensen geen overlast bezorgen. Jullie taak is dus dat de mensen van de hal naar het restaurant te begeleiden.

Borrel Jordi MetzNa de masterclass hebben we nog een borrel zodat de bezoekers en sprekers kunnen netwerken. Dit vindt plaats in het cafe waar de masterclass ook plaats vindt, in deze ruimte is een bar aanwezig. Hieruit kunnen we serveren aan de bezoekers. Het is jullie taak om het drinken te serveren aan de bezoekers.

SOCIAL MEDIA & STORYTELLING

MASTERCLASSES

Materialenlijst

Materiaal Product Aantal

Wie Opmerking

❏ Bachs flags 2x ???

❏ Voetstukken 2x ???

❏ Ballonnen 2x ???

❏ Tafel voor aanmeldbalie

1x ???

❏ Gastenlijst 2x ???

❏ Koffiekannen 6x Catering

❏ Theekannen 6x Catering

❏ Waterkannen 3x Catering

❏ Glazen Catering

❏ Kopjes Catering

❏ Cola 1x ???

❏ Sisi 1x ???

❏ 7-up 1x ???

❏ Waterflesjes 6x ???

SOCIAL MEDIA & STORYTELLING

MASTERCLASSES

❏ Beamer ???

❏ Stoelen 50x ???

❏ Reserveer bordjes 6x ???

❏ HDMI kabel 1x ???

❏ Presentatie clicker 1x ???

Plattegrond

SOCIAL MEDIA & STORYTELLING

MASTERCLASSES

Stage ManagerProgramma Sprekers

Tijd Gebeurtenis Opmerking

14:00 Dagvoorzitter Judith van der Pol: Introductie video

14:00:15

Dagvoorzitter Hij/zij neemt het dagprogramma door en vertelt kort over het onderwerp van de dag. Geeft aan dat er twee rondes met workshops zijn. Ook wordt er verteld dat er nog een netwerkborrel plaats vindt na de workshops.

14:09 Dagvoorzitter introduceert Bakr Kamil

14:10 Introductie video Bakr Kamil14:10:15

Spreker 1: Bakr Kamil

14:35 Afronding Bakr Kamil14:39 Dagvoorzitter introduceert Laura

Groten 14:40 Introductie video Laura Groten 14:40:15

Spreker 2: Laura Groten

15:05 Afronding Laura Groten 15:10 Pauze Dagvoorzitter kondigt de

pauze aan. SOCIAL MEDIA & STORYTELLING

MASTERCLASSES

15:25 Eind pauze15:25 Dagvoorzitter introduceert Ridder

Drost15:26 Introductie video Ridder Drost

15:26:15

Spreker 3: Ridder Drost

16:00 Afronding Ridder Drost

16:05 Afsluiting Masterclass Dit wordt gedaan door de dagvoorzitter. Geeft aan dat er nog een borrel is.

16:05 Borrel16:45 Afsluiting

SOCIAL MEDIA & STORYTELLING