1. Het Klassieke Congres - Voorbereiding

Dit proces speelt zich af in de periode voor het congres. Hier moet alles geregeld worden

door de organisatie en moeten de sprekers worden gevraagd, de deelnemers moeten zich

opgeven.

Organisatie

Hokjes

Het kantoor is opgedeeld in aparte kantoren (Algemeen Directeur, persoonlijke

communicatie, 1 april 2015). Vooral de producers, afdelingshoofden en de directeur hebben

een eigen kantoor. Daarnaast zitten de verschillende functies zoveel mogelijk bij elkaar in de

buurt, dus de projectcoördinatoren zitten bij elkaar in de buurt en er is een marketing hoek.

Eigen kunstje

De doelen en taken van elke functie zijn vastgelegd in het werkplan van Jan. Iedereen houdt

zich dan ook bezig met zijn of haar eigen taken, net als aan de lopende band zoals

beschreven in Thema 2 van het theoretisch kader (Van den Hoff, 2011). Vera bemoeit zich

niet met de sprekers; die worden benaderd door Herman. Als zij informatie nodig heeft over

de sprekers voor de brochure, zal zij dit met Herman bespreken, ze ontvangt de informatie

en zal er niet verder op in gaan. De marketingafdeling zal aan de hand van een

verkooppraatje proberen zoveel mogelijk mensen binnen te halen, als deelnemer en

partner. Zij zijn niet betrokken bij de inhoud van het programma (Algemeen Directeur,

persoonlijke communicatie, 1 april 2015).

Doel

De doelen en taken van elke functie zijn vastgelegd en niemand bemoeit zich met een

ander. Toch werken alle werknemers naar hetzelfde doel toe: een aansprekend

congres organiseren met als afgeleid doel zoveel mogelijk winst maken.

Veel markten

Directeur Jan stelt niet alleen het werkplan op, maar bepaalt ook op welke markten de

organisatie zich moet begeven (Algemeen Directeur, persoonlijke communicatie, 1 april

2015). Een markt kan bijvoorbeeld zijn ‘onderwijs’, ‘overheid’, etc. De organisatie bevindt

zich op zoveel mogelijk markten, zodat ze zich zo breed mogelijk kan profileren.

Veel functies

Binnen de organisatie zijn de functies en de bijbehorende taken vastgelegd. De volgende

functies zijn bij de congresorganisatie betrokken:

Directeur Marketing coördinator

Producer Coördinator partners

Sales Manager Pers coördinator

Project Coördinator Congres adviseur

Marketingadviseur

Vastgelegde structuur

De taken binnen de organisatie zijn over de verschillende functies verdeeld. Zo houdt Jan

zich bezig met het opstellen van het concept en bemoeit alleen Janneke zich met de

marketing. De interne grenzen zijn duidelijk vastgelegd en iedereen vindt dit

vanzelfsprekend.

Daarnaast is de relatie tussen de organisatie en haar omgeving bepaald (Van den Hoff,

2011). De organisatie vraagt om informatie van de betrokkenen, zoals Herman die de

sprekers benadert voor een sessie. De sprekers zullen Herman niet zelf benaderen. Binnen

deze structuur is de organisatie de partij die het balletje laat rollen binnen de communicatie

en niet andersom.

Duidelijk hiërarchie

Net als aan de lopende band van Thema 2, is er binnen de organisatie een duidelijke

hiërarchie te vinden (Van den Hoff, 2011). Directeur Jan staat bovenaan, daaronder

de producer en stroomafwaarts de leveranciers. De opdrachten worden van bovenaf

opgelegd en bovenaan deze spreekwoordelijke ladder worden de beslissingen

genomen.

Waardeketen

De aspecten van de hierboven beschreven structuur worden samen een waardeketen

genoemd. De interne grenzen en de relatie tussen de organisatie en haar omgeving

zijn bepaald. Rondom de waardeketen is een duidelijke hiërarchie te vinden (Van den

Hoff, 2011).

Deelnemers

Communicatie

De deelnemers worden op de hoogte gebracht van de praktische zaken van het congres.

Waar ze naartoe moeten, hoe laat en waar ze hun auto kwijt kunnen (Algemeen Directeur,

persoonlijke communicatie, 1 april 2015). Verder wordt er niks gevraagd aan de deelnemers.

Folder en fax

Via een folder worden de deelnemers op de hoogte gebracht van de inhoud van het

programma. Om zich op te geven voor het congres kunnen zij het aanmeldformulier naar de

organisatie faxen.

Duurzaam

Omdat het programma van het congres gedrukt is in een folder, kan de tekst op een later

tijdstip nagelezen worden. Hierdoor is er sprake van duurzame informatie.

Onpersoonlijk

Zoals beschreven in Thema 1 van het theoretisch kader is ‘onpersoonlijkheid’ een aspect dat

terug komt in de schriftcultuur en in een 1.0 organisatie. Het programma is voor alle

deelnemers in de folder geplaatst, waardoor niet alle informatie relevant is voor iedereen.

Iedere deelnemer heeft een eigen relevantie tot het onderwerp van het congres, waardoor

elke deelnemer een andere prioriteit en ervaring heeft.

Directeur weet wat deelnemer wil

Om een congres te kunnen organiseren is er natuurlijk wel behoefte nodig vanuit de

omgeving. Directeur Jan weet precies te vertellen wat deelnemers willen en belangrijk

vinden (Van den Hoff, 2011). Hoe hij dit weet? Niet door persoonlijk contact in ieder geval.

Door voornamelijk desk research vindt hij een nieuw onderwerp voor het volgende congres.

Deelnemers worden tijdens de voorbereidingen niet betrokken bij de inhoud van het

programma.

Sprekers

Communicatie

De sprekers hebben in eerste instantie vooral telefonisch contact met de producer Herman

om te bepalen of zij zullen spreken op het congres. Als zij toe hebben gezegd, verschuift de

communicatie naar de projectcoördinator. De sprekers ontvangen de praktische informatie

van de project coördinator omdat hij degene is die precies weet waar de spreker moet zijn,

hoe laat hij ingeroosterd is, etc.

Expertise

Herman kreeg de opdracht om de juiste sprekers te benaderen om te spreken op het

congres. Deze sprekers staan bekend om hun expertise binnen het onderwerp en worden

gevraagd om daarover te vertellen. Zij worden geheel vrijgelaten in wat zij zullen vertellen,

als het maar met het onderwerp van het congres te maken heeft.

Ervaring

Datum en tijd vastgelegd

De enige voorbereiding voor de ervaring is het vastleggen van de datum en tijd in de agenda

bij de locatie. Er wordt niet nagedacht over aankleding, want de deelnemers komen voor de

sprekers, niet om vermaakt te worden (Conference Manager 2009, persoonlijke

communicaite, 7 april 2015). De zaal moet er wel netjes en verzorgd uitzien. Daarnaast is het

natuurlijk wel belangrijk dat er genoeg plaats is voor de deelnemers, dus er zullen genoeg

stoelen moeten worden geregeld.

Praktische overweging

De locatie voor het congres wordt vooral uitgezocht op de bereikbaarheid. Dit is een stukje

service vanuit de organisatie naar de deelnemer en sprekers toe (Conference Manager 2009,

persoonlijke communicatie, 7 april 2015).

Voorbereiding – Overzicht

De klassieke voorbereiding kan beschreven woorden aan de hand van een aantal aspecten

die eruit springen. De communicatie tussen de betrokkenen verloopt vanuit de organisatie,

oftewel van bovenaf. Niet alleen de communicatie naar buiten verloopt via een top-down

manier, ook intern is er een top-down hiërarchie te vinden.

Daarnaast zijn alle functies en taken duidelijk beschreven, zodat iedereen precies

weet wat er gedaan moet worden. Niemand bemoeit zich dan ook met een ander. Dit maakt

het proces helder, maar ook onpersoonlijk. De betrokkenheid bij de inhoud van het congres

van bijvoorbeeld de marketingafdeling en de deelnemers is redelijk basaal tot geen

betrokkenheid. Alle benodigde informatie is te raadplegen, ook op een later tijdstip. Iedere

partij gaat op zoek naar persoonlijk relevante informatie.