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VADEMECUM DES NOUVELLES PROCEDURES D’ADMISSION, DE PROLONGATION ET DE FIN

D’INTERVENTIONEN SERVICE D’AIDE AUX ACTIVITES DE LA VIE

JOURNALIERE (AVJ)

Table des matièresREMARQUES PRELIMINAIRES..............................................................................................2

PARTIE 1 : LES PROCEDURES..............................................................................................3

Premier contact.....................................................................................................................3

Admission..............................................................................................................................6

Liste des demandeurs d'une prise en charge en AVJ...........................................................9

Prolongation de décision.....................................................................................................11

Fin d’intervention.................................................................................................................13

Cas particuliers – Passage de l’AVJ dérogatoire vers AVJ classique ou inversement au sein d’un même service AVJ...............................................................................................15

PARTIE 2 : LES DOCUMENTS..............................................................................................19

Formulaire de réorientation - « FICHE DE TRANSMISSION DES DONNEES »..............19

Grille « Echelle d’évaluation ».............................................................................................19

Avis de début/de fin d’intervention......................................................................................20

Formulaire « Analyse des besoins (dans le cadre d’une demande d’intervention d’un service AVJ) ».....................................................................................................................21

Formulaire d'inscription sur la liste des demandeurs d'une prise en charge en AVJ..........21

PARTIE 3 : FAQ (FOIRE AUX QUESTIONS)........................................................................22

PARTIE 4 – LES ANNEXES (MODELES DE DE DOCUMENTS)..........................................25

1 VADE MECUM DES NOUVELLES PROCEDURES D’ADMISSION, DE PROLONGATION ET DE FIN D’INTERVENTION EN SERVICE AVJ - (Version 2 du 19/05/2016)

REMARQUES PRELIMINAIRES

A partir du 1er janvier 2016, des nouvelles procédures pour les services d’aide aux activités de la vie journalière (AVJ) sont mises en place.

Ces procédures ont été établies en concertation entre l’Agence et les services AVJ lors de plusieurs réunions.

Ce vadémécum a pour but de décrire ces nouvelles procédures, à savoir :

- Le premier contact avec l’usager ;- L’inscription sur la liste des demandeurs d'une prise en charge en AVJ ;- L’admission ;- La prolongation de la décision ;- La fin d’intervention ;- Les cas particuliers de « transfert » de l’AVJ classique vers l’AVJ dérogatoire et

inversement.

Ces nouvelles procédures concernent exclusivement les relations entre le service AVJ, les bureaux régionaux, la Direction des Services d’Aide en Milieu de Vie de l’Agence, et l’usager. Elles n’abordent pas les procédures existantes en interne et personnelles des services AVJ, ainsi que celles en vigueur entre les services AVJ, les bailleurs (sociétés de logements sociaux notamment) et l’usager.


PARTIE 1 : LES PROCEDURES Premier contact


Etape 1: L’usager formule une demande. L’usager peut s’adresser soit à un service AVJ ou au bureau régional de l’Agence (BR). 4 VADE MECUM DES NOUVELLES PROCEDURES D’ADMISSION, DE PROLONGATION ET DE FIN D’INTERVENTION EN SERVICE AVJ - (Version 2 du

19/05/2016)

Sa demande peut être précise (exemple : il souhaite faire appel à un service AVJ) ou il peut exposer ses difficultés, ses besoins, et demander quelles solutions peuvent lui être apportées.

Si l’usager s’est adressé au bureau régional : Etape 2 : Le bureau régional analyse la demande : il s’interroge afin de savoir si le besoin exprimé par l’usager est celui d’une intervention par un service AVJ.

Si la réponse est positive : Le bureau régional informe l’usager des services AVJ, lui remet un catalogue et l’invite à contacter le service AVJ de son choix (=> étape 3).

Si la réponse est négative : Le bureau régional réoriente l’usager vers un autre type de service ou d’aide.

Si l’usager s’est adressé au service AVJ : Etape 2bis : Le service AVJ analyse la demande : il s’interroge afin de savoir si le besoin exprimé par l’usager est celui d’une intervention par un service AVJ.

Si la réponse est positive : Etape 3 : Le service AVJ vérifie si une place est disponible dans son service en AVJ classique (en fonction de sa capacité agréée et des logements inoccupés qui sont réservés aux bénéficiaires AVJ), ou s’il lui est possible d’intervenir dans le cadre de l’AVJ dérogatoire (voir la partie « FAQ » pour les conditions).

Si la réponse est positive : => voir procédure « Admission ». Si la réponse est négative : => voir procédure « Liste des demandeurs d'une prise en charge en AVJ ».

Si la réponse est négative :


Etape 3bis : Le service AVJ complète le formulaire de réorientation, intitulé « FICHE DE TRANSMISSION DES DONNEES » (voir partie « Les documents ») et l’envoie, par e-mail, au bureau régional dont dépend l’usager, afin que le bureau régional puisse réorienter l’usager vers un autre type de service ou d’aide.


Admission


Etape 1 : Le service AVJ a une place disponible en AVJ classique ou la possibilité d’intervenir en AVJ dérogatoire pour un usager qui s’adresse à lui (cfr. procédure « Premier contact », ou qui est inscrit sur la liste des demandeurs d'une prise en charge en AVJ.

Etape 2 : Le service AVJ contacte le médecin du bureau régional compétent afin de fixer un rendez-vous pour l’évaluation définitive avec l’usager.

Etape 3 : A la date et au lieu convenu, en présence de l’usager, le service AVJ et le médecin du bureau régional procèdent à l’évaluation de la situation de l’usager, en complétant la grille d’évaluation, intitulée « Echelle d’évaluation » (voir partie « Les documents »). Ce document complété est archivé dans le service AVJ (sous format papier et/ou numérique).

Si l’évaluation amène à la conclusion que l’usager est dans les conditions générales d’accès à un service AVJ (nécessité de minimum 7 heures et maximum 30 heures d’intervention par semaine) :

Etape 4 : Le service AVJ envoie, dans les 3 jours qui suivent l’admission effective, l’avis de début d’intervention (voir partie « Les documents ») à la Direction des Services d’Aide en Milieu de Vie (Direction SAMV), par e-mail à l’adresse [email protected].

Etape 5 : Après vérification (voir schéma), la Direction SAMV encode l’avis de début d’intervention (dans le LAM pour une AVJ classique, et dans le listing ad hoc pour une AVJ dérogatoire).

Remarques : 1°) Si l’avis est transmis après les 3 jours, la Direction SAMV encodera la date de réception de celui-ci comme date de début d’intervention et de décision. 2°) En cas de dépassement de la capacité agréée (AVJ classique) ou de manque d’ETP supplémentaire (AVJ dérogatoire), la Direction SAMV prendra contact avec le coordinateur AVJ afin de voir comment le service AVJ peut régulariser la situation le plus rapidement possible.

Etape 6 : La Direction SAMV supprime les données de l’usager qui seraient inscrites dans la base de données « Liste des demandeurs d’une prise en charge en AVJ », uniquement en cas de début d’intervention en AVJ classique.

Etape 7 : La Direction SAMV rédige la décision (via le LAM) pour l’accord d’une prise en charge par le service AVJ concerné pour une durée de 10 ans. Dès signature par le responsable du département, elle envoie la décision par courrier à l’usager et une copie, par e-mail, au service AVJ concerné.


mailto:[email protected]

Etape 8 : La Direction encode les informations de cette décision dans le listing des échéances de décisions (sur le réseau partagé avec les bureaux régionaux).

Si l’évaluation n’amène pas à la conclusion que l’usager est dans les conditions générales d’accès à un service AVJ :

Le médecin du bureau régional informera ses collègues du bureau régional afin de réorienter l’usager vers un autre type de service ou d’aide.


Liste des demandeurs d'une prise en charge en AVJ


Etape 1 : Le service AVJ n’a pas de place disponible en AVJ classique ou de possibilité d’intervenir en AVJ dérogatoire pour un usager qui s’adresse à lui (cfr. procédure « Premier contact).

Etape 2 : Le service AVJ procède à l’analyse des besoins de l’usager, en complétant le formulaire « Analyse des besoins » avec l’usager (voir partie « Les documents »). Ce document complété est archivé dans le service AVJ (sous format papier et/ou numérique).

Si l’analyse des besoins amène à la conclusion que l’usager est susceptible d’être dans les conditions générales d’accès à un service AVJ : Etape 3 : Le service AVJ et l’usager complète le formulaire d’inscription sur la liste des demandeurs d’une prise en charge en AVJ. Le service AVJ communique ce formulaire, par e-mail à l’adresse [email protected] ou par courrier à la Direction des Services d’Aide en Milieu de Vie, et remet une copie de ce document à l’usager.Etape 4 : La Direction SAMV encode le formulaire reçu dans la base de données « Liste des demandeurs d’une prise en charge en AVJ ».

Remarques : 1°) Si le formulaire est incomplet, la Direction SAMV contactera l'usager (si au moins une coordonnée est complétée) afin de le compléter.2°) A la demande du service AVJ, lorsqu'une prise en charge est possible, la Direction SAMV envoie un extrait de ces informations à ce service AVJ (uniquement pour les usagers qui ont coché ce service AVJ).

Si l’analyse des besoins amène à la conclusion que l’usager n’est pas susceptible d’être dans les conditions générales d’accès à un service AVJ :Etape 3bis : Le service AVJ complète le formulaire de réorientation, intitulé « FICHE DE TRANSMISSION DES DONNEES » (voir partie « Les documents ») et l’envoie, par e-mail, au bureau régional dont dépend l’usager, afin que le bureau régional puisse réorienter l’usager vers un autre type de service ou d’aide.



Prolongation de décision


Etape 1 : Chaque début d’année, le médecin du bureau régional consulte le listing des échéances de décisions sur le réseau partagé avec la Direction SAMV.

Etape 2 : Pour les usagers dont la décision arrive à échéance dans l’année, le médecin du bureau régional contacte le service AVJ afin de voir si une révision de l’évaluation de l’usager est jugée nécessaire par le service AVJ.

Si la réponse est positive :Etape 2 bis : A la date et au lieu convenu, en présence de l’usage, le service AVJ et le médecin du bureau régional procède à la réévaluation de la situation de l’usager, en complétant la grille d’évaluation, intitulée « Echelle d’évaluation » (voir partie « Les documents »). Ce document complété est archivé dans le service AVJ (sous format papier et/ou numérique).

Si l’évaluation amène à la conclusion que l’usager est toujours dans les conditions générales d’accès à un service AVJ (nécessité de minimum 7 heures et maximum 30 heures d’intervention par semaine) ou si la révision de l’évaluation n’est pas nécessaire :

Etape 3 : Le médecin envoie à la Direction SAMV, par e-mail à l’adresse [email protected], l’accord de prolongation de décision (voir modèle de contenu de l’e-mail dans les annexes).

Etape 4 : La Direction SAMV rédige la décision (via le LAM) pour l’accord d’une prise en charge par le service AVJ concerné pour une durée de 10 ans. Dès signature par le responsable du département, elle envoie ensuite la décision par courrier à l’usager et une copie, par e-mail, au service AVJ concerné.

Etape 5 : La Direction SAMV encode les informations de cette décision dans le listing des échéances de décisions (sur le réseau partagé avec les bureaux régionaux).

Si l’évaluation n’amène pas à la conclusion que l’usager est toujours dans les conditions générales d’accès à un service AVJ :

Voir procédure « Fin d’intervention ».



Fin d’intervention


Etape 1 : Fin d’intervention auprès de l’usager. La raison de la fin d’intervention peut être suite à/au :

- La volonté de l’usager de mettre fin à la convention avec le service ;- Le décès de l’usager ;- Le déménagement de l’usager en dehors du périmètre d’intervention du service AVJ ;- La constatation que l’usager n’est plus dans les conditions d’accès à un service AVJ (suite à une révision de son évaluation).

Cette liste n’est pas exhaustive.

Etape 2 : Le service AVJ complète l’avis de fin d’intervention (voir partie « Les documents ») et l’envoie, dans les 3 jours, à la Direction SAMV, par e-mail à l’adresse [email protected].

Etape 3 : La Direction SAMV encode l’avis de fin d’intervention (dans le LAM pour une AVJ classique, et dans le listing ad hoc pour une AVJ dérogatoire).

Etape 4 : La Direction SAMV supprime les informations de la décision de l’usager dans le listing des échéances de décisions (sur le réseau partagé avec les bureaux régionaux).



Cas particuliers – Passage de l’AVJ dérogatoire vers AVJ classique ou inversement au sein d’un même service AVJ


Etant donné que la décision octroyée pour la prise en charge par le service AVJ concerné est valable tant pour l’AVJ classique que pour l’AVJ dérogatoire, la procédure de passage de l’un vers l’autre au sein d’un même AVJ est simplifiée par rapport à la procédure d’admission :


Etape 1 : Dans ce cas particulier, le service AVJ concerné transmet à la Direction SAMV : 2 avis de début/fin d’intervention dûment complétés et signés (voir partie « Les documents ») :

- L’un indiquant la date de fin d’intervention (= veille de la date de passage de l’AVJ dérogatoire vers l’AVJ classique), et le nombre d’heures qui avait été estimé pour l’AVJ dérogatoire ;

- L’autre indiquant la date de début d’intervention (= date de passage de l’AVJ dérogatoire vers l’AVJ classique)

Etape 2 : Après vérification, la Direction SAMV encode chaque avis dans sa base de données respective.


Etape 1 : Dans ce cas particulier, le service AVJ concerné transmet à la Direction SAMV : 2 avis de début/fin d’intervention dûment complétés et signés (voir partie « Les documents ») :

- L’un indiquant la date de fin d’intervention (= veille de la date de passage de l’AVJ classique vers l’AVJ dérogatoire) ;- L’autre indiquant la date de début d’intervention (= date de passage de l’AVJ classique vers l’AVJ dérogatoire) et le nombre d’heures

estimé pour l’AVJ dérogatoire.

Etape 2 : Après vérification, la Direction SAMV encode chaque avis dans sa base de données respective.


PARTIE 2 : LES DOCUMENTSLes nouvelles procédures prévoient l’utilisation de différents documents-type.

Les modèles à utiliser sont annexés ci-après. Ils peuvent être téléchargés à partir du site internet de l’Agence rubrique « Professionnels » – « Secteur Aide en Milieu de Vie».

Formulaire de réorientation - « FICHE DE TRANSMISSION DES DONNEES »Ce document, au format Word, est complété par le service AVJ sur base des informations de l’usager. Il est recommandé, dans la mesure du possible, de remplir toutes les rubriques de la manière la plus fidèle. Il est signé par le membre du personnel du service AVJ et par l’usager.

Afin que cette fiche puisse être transmise au bureau régional, il est impératif que la case « J’autorise l’enregistrement et le traitement des données personnelles me concernant, dans le cadre strict défini par l’AViQ.» soit cochée.

Grille « Echelle d’évaluation »Ce document, au format Excel, est complété par le service AVJ en collaboration avec le médecin du bureau régional et l’usager (sous l’onglet « grille »).

Après avoir complété les coordonnées de l’usager demandées (nom, prénom etc.), le représentant de l’AVJ coche la case ad hoc selon qu’il s’agit d’une admission en AVJ classique ou en AVJ dérogatoire.

Après la rubrique « Coordonnées de l’usager », les rubriques suivantes se composent majoritairement de tableaux contenant plusieurs colonnes :

- La première colonne reprend les « tâches », les « actions » nécessitant une assistance pour l’usager, les « aides », etc. : au regard de l’item concerné, le service AVJ encode un « X ». Pour certaines rubriques, il y a plusieurs items qui peuvent êtres encodés ;

- La deuxième colonne reprend la fréquence de la demande : il faut encoder un « X » au regard de la fréquence concernée (1 seule réponse possible) pour la rubrique en question (rubriques : « 1. Se nourrir », « 2. Se laver », …) ;

- La troisième, et la quatrième colonne, reprennent respectivement un intervalle de durée nécessaire journalière et un intervalle de durée nécessaire hebdomadaire : il faut encoder un « X » au regard de la durée concernée (1 seule réponse possible) pour la rubrique en question ;Remarque : En lien avec la période (matin, midi, …) ou la fréquence, ces deux colonnes permettent de déterminer la durée nécessaire de la prise en charge dans les colonnes suivantes.

- La colonne suivante reprend la liste des autres types d’intervenants : il faut encoder un « X » au regard du type d’intervenants concernés (plusieurs réponses possibles) pour la rubrique en question.


- Ensuite, un tableau reprenant une estimation de la durée nécessaire, pour la rubrique concernée, de la prise en charge, exprimée en heures et minutes (exemple pour une durée de 1 heure 30 : il faut encoder « 1 » sous la colonne « H », et « 30 » sous la colonne « Min. »).

Ce tableau se subdivise en 3 parties :

- la durée hebdomadaire globale compte tenu de l’intervention nécessaire du service AVJ, mais également des autres intervenants ;

- la durée hebdomadaire en AVJ classique compte tenu de l’intervention nécessaire du service AVJ uniquement. Si aucun autre intervenant n’a été « coché », cette durée sera équivalente à la durée globale. Ce tableau est primordial. En effet, c’est le total des différents tableaux reprenant les durées en AVJ classique, situé au bas de la grille, qui déterminera si l’usager est dans les conditions d’accès en terme d’heures (minimum 7 heures et maximum 30 heures par semaine) ;

- la durée hebdomadaire en AVJ dérogatoire : cette partie devra être complétée uniquement si l’admission est relative à une AVJ dérogatoire. Le service AVJ estimera la durée de son intervention en tenant compte qu’elle n’est pas subventionnée par l’Agence. A titre d’exemple : un usager peut nécessiter une intervention de l’AVJ de 7 heures par semaine (indiqué en AVJ classique), mais le service AVJ peut intervenir en AVJ dérogatoire pour seulement 2 heures 30 par semaine (indiqué en AVJ dérogatoire).

Pour information, au bas de la grille, si elle est complétée directement via Excel, les totaux des différents tableaux de durée se calculent automatiquement.

Une fois complété et imprimé, ce document est daté et signé par les 3 parties concernées (le membre du personnel AVJ, le médecin du bureau régional et l’usager).

Avis de début/de fin d’interventionLe service AVJ complète ce document au format Excel (voir onglet « avis de début – fin d’intervention »), de la manière suivante :

1° En cochant la case relative à son service (dans la liste des services AVJ) ;

2° A) S’il s’agit d’un début d’intervention, en encodant la date de début d’intervention dans la colonne ad hoc ;

2° B) S’il s’agit d’une fin d’intervention, en encodant la date de fin d’intervention dans la colonne ad hoc. Attention, dans ce cas la colonne « date de début d’intervention » ne doit pas être remplie !

3° S’il s’agit d’un début ou d’une fin d’intervention en AVJ dérogatoire, le nombre d’heures estimé doit obligatoirement être encodé ! Il est important de respecter cette consigne. En effet, si ce nombre n’est pas encodé, la Direction SAMV considère qu’il s’agit d’un début ou d’une fin d’intervention en AVJ classique.


4° Les informations relatives aux coordonnées de l’usager sont inscrites automatiquement, selon les informations encodées, via Excel, lors de l’encodage de la grille d’évaluation. Si ces données sont incorrectes ou incomplètes, il est demandé de les corriger avant d’imprimer l’avis ;

5° Afin que cet avis puisse être transmis à l’AViQ, il est impératif que la case « J’autorise le service AVJ à transmettre mes données personnelles à l’AViQ » soit cochée.

Ce document est ensuite imprimé et signé par le représentant du service AVJ et l’usager. Il ensuite numérisé et envoyé, par le service AVJ, dans les 3 jours, à la Direction SAMV (cfr. procédure « Admission » et « Fin d’intervention »).

Formulaire « Analyse des besoins (dans le cadre d’une demande d’intervention d’un service AVJ) »Ce document, sous format Word, est complété par le service AVJ, en collaboration avec l’usager (intitulé « candidat » ou « demandeur » dans ce document), dans le cadre de la procédure « Liste des demandeurs d'une prise en charge en AVJ ». Il est recommandé, dans la mesure du possible, de remplir toutes les rubriques de la manière la plus fidèle. Toutefois, le « n° AVIQ » n’est à indiquer que s’il est connu. Il est signé par l’usager.

Le service AVJ qui a complété ce document est chargé de sa conservation.

Formulaire d'inscription sur la liste des demandeurs d'une prise en charge en AVJCe document, sous format Word, est complété par le service AVJ pour le cadre I, et par l’usager (le « demandeur »), pour le cadre II.

Dans le cadre II, il est impératif que l’usager coche un ou plusieurs service(s) AVJ (y compris le service AVJ ayant complété le cadre I), selon ses souhaits. En effet, au cas où une prise en charge par un service AVJ est possible et que ce service souhaite prendre connaissance des personnes inscrites sur la liste des demandeurs, seules les informations des personnes ayant coché ce service AVJ sur ce formulaire lui seront communiquées par l’Agence.

Le service AVJ qui a complété le cadre I transmet une copie de ce document à l’usager et se charge d’envoyer le formulaire par e-mail à [email protected], ou par courrier à : AViQ – Direction des Service d’Aide en Milieu de Vie – Rue de la Rivelaine 21 – 6061 Charleroi.

L’inscription sur la liste des demandeurs d’une prise en charge en AVJ ne sera valide que dans la mesure où ce formulaire est dûment complété et signé (cadre I et cadre II). Dans le cas contraire, l’Agence contactera l’usager afin de compléter le document, si au moins une coordonnée du demandeur est complétée.



PARTIE 3 : FAQ (FOIRE AUX QUESTIONS)

Question : Dans les procédures, que signifie « AVJ dérogatoire », quelles sont les conditions ?

Il s’agit de l’intervention auprès d’un usager/bénéficiaire sans subventionnement complémentaire par dérogation prévue à l’article 783 du Code réglementaire wallon de l’Action sociale et de la Santé.

Le bénéficiaire doit répondre aux conditions d’accès, inscrites à l’article 725 du Code susvisé, comme pour un usager en AVJ « classique », à savoir : « 1° bénéficiaire: toute personne handicapée au sens de l’article 261 de la deuxième partie du Code décrétal âgée de dix-huit ans au moins au moment de la conclusion de la convention de service, visée au 7° du présent article et pour laquelle la décision d’intervention de l’Agence visée à l’article 280 de la deuxième partie du Code décrétal, basée sur l’échelle d’évaluation visée au 2° du présent article, conclut à la nécessité d’une aide aux activités de la vie journalière en raison d’un handicap physique constaté avant l’âge de soixante-cinq ans;

2° aide aux activités de la vie journalière: l’assistance partielle ou totale fournie dans l’acte d’aide à la vie journalière par une équipe d’assistants AVJ dont le but est de permettre aux bénéficiaires de mener une vie autonome.

Cette assistance ne peut être inférieure à sept heures ou supérieure à trente heures hebdomadaire.

Elle découle en ce qui concerne sa fréquence, sa durée et son intensité d’une échelle d’évaluation établie conjointement par le bénéficiaire et le coordinateur du service d’aide aux activités de la vie journalière. »

L’aide ne peut consister en une intervention psycho-sociale, médicale ou thérapeutique »

De plus, les services AVJ doivent disposer de personnel complémentaire (APE ou autres) par rapport au personnel subventionné par l’Agence. Actuellement, aucun supplément budgétaire n’est prévu au niveau de l’Agence pour financer ces interventions. L’intervention en AVJ dérogatoire doit être neutre financièrement pour l’Agence. Elle ne peut se réaliser au désavantage des bénéficiaires AVJ « classique » (ceux qui entrent en ligne de compte pour le subventionnement du service AVJ en fonction de la capacité agréée du service AVJ). Le nombre de 0,8 ETP d’assistant AVJ par bénéficiaire en AVJ classique doit être assuré. Les agents de la Direction « Audit et contrôle externe» veilleront à s’assurer du respect de cette disposition afin que les services puissent continuer à offrir une assistance de qualité à l’ensemble des bénéficiaires AVJ.


Dès lors, pour rappel, afin d’assurer le contrôle financier et le service rendu aux usagers en AVJ classique :

Le service AVJ détermine la distance d’intervention raisonnable pour les prestations en AVJ dérogatoire.

Le service AVJ veille à ne pas mettre en péril la viabilité financière du service lorsqu’il s’engage pour des interventions en AVJ dérogatoire.

Le service AVJ établit une feuille de route simplifiée, pour chaque assistant affecté au projet, où sont mentionnées au minimum les heures de départ et de retour pour ces prestations. Cette feuille de route peut, soit reprendre uniquement l’heure de départ et de retour englobant la prestation AVJ dans le délai, soit spécifier le temps de déplacement et le temps de prestation effectif.

La participation financière réclamée au bénéficiaire de ces prestations ne peut excéder celle fixée en AVJ classique, à savoir 25 euros par mois rattachés à l’indice pivot 119,53 du 1er mai 1996.

Le cadastre de l’emploi reprendra l’ensemble du personnel AVJ (y compris le personnel affecté aux prestations en AVJ dérogatoire). Le résultat du cadastre fixera les ETP TOTAUX ;

L’administration déterminera les ETP affectés au service AVJ, soit 0,8 ETP x le nombre de bénéficiaires AVJ (ETP AVJ) ;

La différence entre les ETP TOTAUX et les ETP AVJ représente les ETP bruts qui peuvent être affectés aux bénéficiaires des interventions en AVJ dérogatoire (ETP BRUTS AVJ DEROGATOIRE) ;

Ces ETP bruts AVJ dérogatoire seront pondérés par un coefficient de 81 % pour obtenir les ETP AVJ DEROGATOIRE.

Ce coefficient de 81 % est le résultat de la division de 1600 heures (heures réellement prestées par un temps plein) par 1983,6 heures (heures rémunérées pour un temps plein) afin d’obtenir un temps de travail effectivement presté ;

Le montant de 1600 heures au numérateur s’obtient en soustrayant de 1983,6 heures (temps plein) :

o 281 heures ((27 jours de congés +10 jours fériés) * 7,60 (7h36 par jour)) ;o 102 heures (6 % d’absentéisme en moyenne).

Les heures correspondant aux ETP AVJ dérogatoire doivent au minimum être égales au total des prestations mentionnées sur la feuille de route.

Question : Quelle procédure est applicable pour la prolongation des décisions AVJ antérieures au 1er janvier 2016 pour les usagers qui bénéficient déjà d’un service AVJ (en AVJ classique ou AVJ dérogatoire) ?

Dans le courant du 1er trimestre 2016, la Direction SAMV recensera les personnes concernées, et ajoutera ces décisions dans le listing des échéances de décisions.

Ces décisions seront alors prolongées selon la nouvelle procédure « Prolongation de décisions ».


Question : Quelle procédure est applicable pour la prolongation des décisions AVJ antérieures au 1er janvier 2016 pour les usagers qui NE bénéficient PAS d’un service AVJ (en AVJ classique ou AVJ dérogatoire) ?

Ces décisions ne seront pas prolongées. Toutefois, il est demandé à chaque service AVJ de recontacter les personnes inscrites sur leur liste d’attente à la date du 31 mai 2016, afin de compléter et d’envoyer le formulaire d’inscription sur la liste des demandeurs d'une prise en charge en AVJ.

Si une personne est déjà détentrice d’une décision antérieure au 1er janvier 2016 toujours valable, et peut être prise en charge par un service AVJ (en AVJ classique ou en AVJ dérogatoire), il faut respecter la procédure « Admission ».

Question : Lors de l’admission, faut-il toujours signer une convention entre le service AVJ et l’usager ?

Oui, la nouvelle procédure ne change pas les obligations légales, imposées par le Code wallon de l’Action sociale et de la Santé en la matière.

Question : Pendant combien de temps l’inscription de l’usager sur la liste des demandeurs d’une prise en charge en AVJ est-elle valide ?

L’inscription a une durée illimitée. Toutefois, l’inscription sera supprimée dans les cas ci-dessous :

- Si l’usager en exprime le souhait par un courrier adressé à l’Agence ;- Si l’Agence est informée du décès de l’usager ;- Si l’usager « entre » en AVJ classique. Dans les cas d’une prise en charge en AVJ

dérogatoire, l’inscription reste valide.


PARTIE 4 – LES ANNEXES (MODELES DE DE DOCUMENTS)


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