Waarom?

• Werk een instrument uit waarmee informele kennisdeling gestimuleerd wordt

• Verminderen adviesvragen die aan Coördinerende Archiefdienst worden gesteld

- Regelmatig gelijkaardige vragen,

- antwoord relevant voor meerdere personen,

- vraagsteller heeft ook baat bij ervaringen uit andere beleidsdomeinen

12 april 2023 1

Bedoeling?

• informeel uitwisselen van informatie, kennis en ervaringen m.b.t. informatiebeheer bij de Vlaamse overheid

• stellen en beantwoorden van vragen door leden van het netwerk

• voeren van discussies

• op de hoogte brengen van lopende of afgewerkte zaken die mogelijk van belang zijn voor anderen

• virtuele en reële netwerk ondersteunen elkaar

• Iedereen bepaalt zelf welke berichten je ziet (volgen, topics, …)

12 april 2023 2

Wat is het niet?

• extra communicatiekanaal (relatie nieuwsbrief, website, … yammer)

• eenrichtingsverkeer

• vervanging van e-mail of mondelinge communicatie

• document management systeem

• vervanging van fysieke bijeenkomsten

12 april 2023 3

Doelgroep?

• primair: iedereen binnen VO actief in of rond informatiebeheer

– cfr huidige KNW: ca 350

• secundair: ook buiten VO

12 april 2023 4

Hoe ziet het eruit?

12 april 2023 5

Lessen uit het opzetten van gelijkaardige netwerken

– laagdrempelig houden: opleiding!

– informele toon

– onmisbaar maken

– werken met een trekkersgroep

– doel duidelijk communiceren

– waarderen van ondankbare jobs

12 april 2023 6

Kritische massa?*

• Minstens 50 leden, bij voorkeur 100

• Meestal 10% post berichten, stelt vragen, …

• Slechts 1% neemt regelmatig en actief deel

• Hoe meer leden, hoe groter de kans dat:

– vragen beantwoord worden,

– verschillende onderwerpen aan bod komen,

– vernieuwende ideeën ontstaan

– …

* Bron: Stan Garfield, (e)Communities need a critical mass of members.

7

Tijdspad?

PERIODE FASE

Augustus ‘12 Aanmaak netwerk

Testen in kleine groep (ca 5 collega’s, enkel eigen cel)

September ’12 Testen met trekkersgroep (ca 15 collega’s, ook andere beleidsdomeinen)

Midden oktober ’12 Lanceren op fysieke bijeenkomst van kennisnetwerk

Eind oktober ‘12 Volledige adressenbestand wordt uitgenodigd (ca 300 contacten)

Tweede helft oktober Geven van opleidingen

November ’12 Herinneringsmail naar collega’s die nog hebben aangesloten

12 april 2023 8

Enkele cijfers?Aantal leden begin nov’ 12 100

Aantal leden midden nov ’12 150

Aantal leden op 31/12/12 201

Aantal leden maart ’13 250

Aantal leden mei ’13 285

Aantal leden jun ’13 300

Aantal leden aug ‘13 327

Aantal actieve leden 10

Tijdsinvestering beheerders Wekelijks ca 1,5 uur (of dagelijks 15 à 20 min)

Aantal posts (opstart – aug ‘13) Ca 900

Aantal opgestarte discussies Wekelijks ca 6

12 april 2023 9

Nut beheerders?

• Collega’s aansporen om reacties te plaatsen

• Zorgen dat de focus van het netwerk gerespecteerd wordt

• Ongewenste berichten verwijderen

• Nieuwelingen verwelkomen

• Discussies in goede banen leiden

• Opvolgen dat vragen een antwoord krijgen

• …

12 april 2023 10