Voorstel Algemeen Bestuur van 27 oktober 2016 Voorstel · controlejaar 2016 Toelichting In de...
68
Voorstel Algemeen Bestuur van 27 oktober 2016 Onderwerp: Accountantscontrole 2016 Geachte leden van het Algemeen Bestuur, De auditcommissie stelt u het volgende voor: Voorstel Akkoord te gaan met: - Het aanstellen van Verstegen als accountant van de GR DG&J voor het controlejaar 2016 Toelichting In de Verordening op de Auditcommissie is bepaald dat de auditcommissie namens het Algemeen Bestuur de voorbereiding doet van de selectie van de accountant, de gunning en de opdrachtverstrekking. In die hoedanigheid doet de auditcommissie het onderhavige voorstel. Achtergrond De auditcommissie heeft u met een informatiebrief op 20 september geïnformeerd over het besluit van Deloitte om geen offerte uit te brengen voor het verrichten van controlewerkzaamheden in 2016. Naar aanleiding hiervan is een aanbestedingsproces opgestart waarbij 5 accountantskantoren zijn benaderd om een offerte uit te brengen. Uiteindelijk is er door 1 kantoor een offerte uitgebracht. De overige kantoren hebben aangegeven op dit moment geen capaciteit vrij te kunnen maken. De offerte is beoordeeld op prijs en kwaliteit. Onderdeel van de beoordeling op kwaliteit was een presentatie aan de beoordelingscommissie bestaande uit dhr. T. Boerman (lid AC), dhr. A. Monshouwer (bureau inkoop SCD) en dhr. T. de Haas (concerncontroller DGJ). Prijs Het bedrag van de offerte is als volgt opgebouwd;
Transcript of Voorstel Algemeen Bestuur van 27 oktober 2016 Voorstel · controlejaar 2016 Toelichting In de...
Voorstel Algemeen Bestuur van 27 oktober 2016
Onderwerp: Accountantscontrole 2016
Geachte leden van het Algemeen Bestuur,
De auditcommissie stelt u het volgende voor:
Voorstel
Akkoord te gaan met:
- Het aanstellen van Verstegen als accountant van de GR DG&J voor het
controlejaar 2016
Toelichting
In de Verordening op de Auditcommissie is bepaald dat de auditcommissie namens
het Algemeen Bestuur de voorbereiding doet van de selectie van de accountant, de
gunning en de opdrachtverstrekking.
In die hoedanigheid doet de auditcommissie het onderhavige voorstel.
Achtergrond
De auditcommissie heeft u met een informatiebrief op 20 september geïnformeerd
over het besluit van Deloitte om geen offerte uit te brengen voor het verrichten van
controlewerkzaamheden in 2016.
Naar aanleiding hiervan is een aanbestedingsproces opgestart waarbij 5
accountantskantoren zijn benaderd om een offerte uit te brengen. Uiteindelijk is er
door 1 kantoor een offerte uitgebracht. De overige kantoren hebben aangegeven op
dit moment geen capaciteit vrij te kunnen maken.
De offerte is beoordeeld op prijs en kwaliteit. Onderdeel van de beoordeling op
kwaliteit was een presentatie aan de beoordelingscommissie bestaande uit dhr. T.
Boerman (lid AC), dhr. A. Monshouwer (bureau inkoop SCD) en dhr. T. de Haas
(concerncontroller DGJ).
Prijs
Het bedrag van de offerte is als volgt opgebouwd;
Dit bedrag is hoger dan voorheen door Deloitte in rekening is gebracht.
De oorzaak hiervan zijn gelegen in het moment van aanbesteding en het gegeven
dat de nieuwe accountant zich de materie eigen moet maken en in beginsel slechts
voor 1 jaar wordt ingezet (gelet op de regiobrede aanbesteding van
accountantsdiensten 2017 en verder, waarop de DGJ zich heeft ingeschreven).
Kwaliteit
Uit de offerte en de presentatie blijkt dat Verstegen over de kennis en expertise
beschikt om op een adequate wijze uitvoering te geven aan de
controlewerkzaamheden. Het bureau heeft haar wortels in de regio en beschikt over
een groeiend aantal professionals op het gebied van overheid en non-profit. De
organisatie maakt bewuste keuzes ten aanzien van de opdrachten waarop ze
inschrijft en doet dit alleen indien zij ook de capaciteit kan garanderen. Daarmee is
de continuïteit afdoende geborgd.
Verder kan door de korte lijnen ook snel ingespeeld worden op actuele vraagstukken.
Er zijn relevante referenties overlegd ten aanzien van;
- GR-en (Avres),
- GGD-en (Flevoland),
- ambulancediensten (Ambulancezorg Rotterdam-Rijnmond)
en is er sprake van aantoonbare kennis en ervaring van de Wmo en Jeugdwet.
Advies Auditcommissie
Gelet op de offerte en de presentatie adviseert de auditcommissie om Verstegen in
te zetten voor;
- De controle op de jaarrekening van de organisatie inclusief de in de jaarrekening
opgenomen verplichte bijlage op grond van de regeling
Verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen (Single Information en Single
Audit, SiSa).
- De controle gericht op het afgeven van specifieke verklaringen
- Het invullen van de natuurlijke adviesfunctie.
- Overige additionele controleopdrachten.
Kanttekeningen en risico’s: n.v.t
Kosten, baten en dekking:
De kosten voor de controlewerkzaamheden worden gevonden binnen de begroting
van de DGJ.
Communicatie:
n.v.t.
Juridische of personele consequenties:
n.v.t.
Bijlagen:
- ontwerpbesluit
Ontwerp-besluit
Onderwerp: Accountantscontrole 2016
HET ALGEMEEN BESTUUR
Gezien het voorstel van de auditcommissie van 24 oktober 2016;
Gelet op artikel 41 van de Gemeenschappelijke Regeling Dienst Gezondheid & Jeugd
Zuid-Holland Zuid;
Akkoord te gaan met het aanstellen van Verstegen als accountant voor het
controlejaar 2016
Aldus besloten in de openbare vergadering van 27 oktober 2016
de secretaris, de voorzitter,
dhr. K. van Hengel mw. C.M.L. Lambrechts
Dordrecht, 20 september 2016
Onderwerp: Calamiteitenplan
Agendapunt: 7a van vergadering AB
Geachte leden van het Dagelijks Bestuur,
Ik stel u het volgende voor:
Ontwerpbesluit
1. Kennis te nemen van de naast elkaar lopende calamiteitenplannen in de vorm van de
"Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ" met bijbehorende bijlagen (Bijlage I bij
Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ en Werkprocessen Calamiteitenplan ZHZ) en de
"Handreiking Maatschappelijke Onrust";
2. De Handreiking Maatschappelijke Onrust als leidend vast te stellen;
3. De in het AB van 11 december 2014 aangenomen Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp
ZHZ met bijbehorende bijlagen in te trekken;
4. Gemeenten verzoeken om de Handreiking Maatschappelijke Onrust als leidend vast te
stellen en de Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ met bijbehorende bijlagen in te
trekken.
Bovenstaande notitie ter informatie aan te bieden aan uw Algemeen Bestuur.
Kern van de zaak
Bij de implementatie van de Jeugdwet, die per 1 januari 2015 in werking is getreden, waren de
gemeenten nog niet ingericht op calamiteiten rondom jeugdhulp. Derhalve heeft het
programmateam jeugd eind 2014 op verzoek van de bestuurders de Kadernotitie Calamiteitenplan
Jeugdhulp ZHZ opgesteld. Hierin zijn de rollen en verantwoordelijkheden van betrokken partijen bij
het voordoen van een calamiteit in kaart gebracht.
Parallel aan de genoemde Kadernotitie is door het samenwerkingsverband tussen de
Veiligheidsregio, Dienst Gezondheid en Jeugd en ambtenaren Openbare Orde en Veiligheid een
sociaal calamiteitenplan opgesteld, te weten de "Handreiking Maatschappelijke Onrust Zuid-Holland-
Zuid" welke aan de 17 colleges is aangeboden. Het sociaal calamiteitenplan treedt in werking
wanneer er sprake is van (mogelijke) maatschappelijke onrust die ontstaat n.a.v. een calamiteit.
In geval van een calamiteit moet de rolverdeling helder zijn. Het hebben van twee
calamiteitenplannen is hierbij niet wenselijk. In het kader van herijking van het calamiteitenplan is
het advies de werkwijze binnen de gemeenten en binnen de Serviceorganisatie Jeugd ZHZ aan te
passen aan de eerdergenoemde "Handreiking Maatschappelijke Onrust", dit omdat uit de praktijk is
gebleken dat de handreiking het meest gebruikte/ passende instrument is. De Kadernotitie
Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ kan hiermee komen te vervallen.
Reeds genomen besluiten
De eerdere Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ (incl. bijlagen) is op 11 december 2014 in
het AB vastgesteld. De ervaring heeft geleerd dat er behoefte is aan een eenduidig calamiteitenplan.
De betreffende "Handreiking Maatschappelijke Onrust" is passend bij de ervaringen zoals opgedaan
in de afgelopen periode.
Argumenten
De Jeugdwet heeft in artikel 1.1. begripsbepalingen onder calamiteit opgenomen:
Niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de jeugdhulp en
die tot een ernstig schadelijk gevolg voor of de dood van een jeugdige of een ouder heeft geleid.
In de regio Zuid-Holland Zuid worden aanvullende criteria gehanteerd die de bepaling van een
calamiteit ondersteunen. Deze criteria helpen bij het inschatten van de situatie en het bepalen van
de zwaarte/ernst van de calamiteit. De ondersteunende criteria zijn:
- Er is sprake of vermoeden van een strafbaar feit (OM is betrokken).
- Er is melding gemaakt bij de Inspectie Jeugdzorg (of gezondheidszorg).
- Er is (dreiging van) media-aandacht.
- Er is (risico op) maatschappelijke onrust.
- Er is sprake van een bestuurlijk afbreukrisico.
- Een opeenstapeling van incidenten.
De implementatie van de Jeugdwet, die per 1 januari 2015 in werking is getreden, is door de 17
gemeenten van deze regio gezamenlijk opgepakt. Vanuit deze samenwerking is de uitvoering van de
Jeugdhulp in ons stelsel bij vier partijen belegd; de gemeenten, de Serviceorganisatie Jeugd ZHZ, de
Stichting Jeugdteams en de regionale zorgmarkt. Deze partijen spelen allemaal een rol als het gaat
om zorg aan jeugd. Bij het voordoen van een calamiteit is het belangrijk dat iedere partij zijn
verantwoordelijkheden kent.
Omdat de gemeenten nog niet waren ingericht op calamiteiten rondom jeugdhulp, heeft het
programmateam jeugd eind 2014 op verzoek van de bestuurders de Kadernotitie Calamiteitenplan
Jeugdhulp ZHZ opgesteld. Hierin zijn de rollen en verantwoordelijkheden van betrokken partijen bij
het voordoen van een calamiteit in kaart gebracht.
Uitgaande van een lerende organisatie, waarin continue verbeteren centraal staat is het van belang
opnieuw te kijken naar de gang van zaken bij calamiteiten.
De praktijk heeft geleerd dat de rol van de Serviceorganisatie bij calamiteiten beperkter is dan
destijds op papier is beschreven. Bepalende factoren hierin zijn het vermoeden van een strafbaar feit
en de maatschappelijke onrust.
In het geval van een calamiteit waarbij een jeugdige is betrokken, is (nagenoeg) altijd sprake van een
strafbaar feit en/of (risico op) maatschappelijke onrust.
Samenwerkingsverbanden bij calamiteiten in de regio Zuid-Holland Zuid
Bij het opstellen van de Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugd ZHZ was bekend dat er regionaal een
sociaal calamiteitenplan in ontwikkeling was vanuit de Veiligheidsregio ZHZ. De partijen Openbare
Orde & Veiligheid, communicatie en ambtenaren Jeugd van de gemeenten zijn destijds betrokken
geweest bij het opstellen van de kadernotitie, zodat de plannen rondom calamiteiten op elkaar
aansluiten.
In de regio ZHZ bestaat er een samenwerkingsverband tussen de Veiligheidsregio, Dienst Gezondheid
en Jeugd en ambtenaren Openbare Orde en Veiligheid. Zij hebben een sociaal calamiteitenplan
opgesteld, te weten de "Handreiking Maatschappelijke Onrust Zuid-Holland-Zuid" (zie bijlage) welke
aan de 17 colleges is aangeboden. Het sociaal calamiteitenplan treedt in werking wanneer er sprake
is van (mogelijke) maatschappelijke onrust die ontstaat n.a.v. een calamiteit.
De handreiking is bedoeld voor bestuurders en beleidsambtenaren van de regiogemeenten en haar
partners (waaronder de Serviceorganisatie Jeugd ZHZ). In de handreiking wordt beschreven hoe
samengewerkt kan worden teneinde onrust te voorkomen dan wel te beperken. De handreiking
dient nadrukkelijk als leidraad en is geen kant en klaar recept voor een ideale aanpak.
Tussen de gemeenten, Veiligheidsregio en de Dienst Gezondheid en Jeugd is afgesproken dat de
Burgemeester de verantwoordelijke is bij een sociale calamiteit met (mogelijke) maatschappelijke
onrust. Deze positie is o.a. verkregen door bepaalde wettelijke bevoegdheden en taken, die
voornamelijk gericht zijn op Openbare Orde en Veiligheid. De regie voor de aanpak van situaties met
(mogelijke) maatschappelijke onrust ligt dan ook primair bij de burgemeester. In dergelijke situaties
is er echter ook vaak sprake van een (mogelijk) strafbaar feit. Dit betekent dat ook de Officier van
Justitie als verantwoordelijke voor de strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde betrokken is.
Samen met de politie die opereert onder het gezag van de burgemeester en/of Officier van Justitie
(art. 11 en 12 Politiewet) is afstemming met de driehoekspartners dan ook essentieel.
Rol van de Serviceorganisatie Jeugd ZHZ
Wanneer er binnen de jeugdhulp sprake is van een calamiteit, zal er volgens de definitie in de
Jeugdwet altijd sprake zijn van een strafbaar feit (dood of ernstig schadelijk gevolg), wat mogelijk
leidt tot maatschappelijke onrust. Bij dergelijke calamiteiten is het van groot belang dat op korte
termijn een team (Team Maatschappelijke Onrust (TMO)) bij elkaar komt en er snel een plan van
aanpak wordt opgesteld. Dit is een lokaal team met een aantal vaste leden, waarbinnen
vertrouwelijke informatie rondom een calamiteit kan worden gedeeld.
Het team kan op verzoek worden uitgebreid met externe partners, wanneer dit van toegevoegde
waarde is. De Serviceorganisatie Jeugd ZHZ is hierin een externe partner, welke wordt
vertegenwoordigd door de directeur van de betreffende organisatie. Hiermee wordt direct de rol van
de Serviceorganisatie Jeugd ZHZ helder in geval zich een calamiteit binnen de jeugdhulp voordoet,
namelijk als informerende partij. Andere externe partners kunnen zijn Stichting Jeugdteams en
Jeugdbescherming West.
Kijkend naar de rol van de Serviceorganisatie bij calamiteiten waarbij jeugdigen zijn betrokken, is in
de praktijk gebleken dat deze overeenkomt met de rol van externe partner zoals beschreven in de
"Handreiking Maatschappelijke Onrust Zuid-Holland-Zuid".
De rol zoals beschreven in de eerdere Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ is in de praktijk
beperkter gebleken.
Voorstel tot aanpassing
In geval van een calamiteit moet de rolverdeling helder zijn. Het hebben van twee
calamiteitenplannen is hierbij niet wenselijk. In het kader van herijking van het calamiteitenplan is
het advies de werkwijze binnen de gemeenten en binnen de Serviceorganisatie Jeugd ZHZ aan te
passen aan de eerdergenoemde "Handreiking Maatschappelijke Onrust", dit omdat uit de praktijk is
gebleken dat de handreiking het meest gebruikte/ passende instrument is. De Kadernotitie
Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ kan hiermee komen te vervallen.
Kanttekeningen en risico’s
Als aandachtspunt wordt na besluitvorming aan de individuele gemeenten meegegeven:
Hoe is de evaluatie na calamiteiten binnen de gemeente georganiseerd? Wie is
verantwoordelijk en hoe vindt evaluatie plaats? Het staat iedere gemeente vrij hier naar
eigen inzicht invulling aan te geven. Wanneer gemeenten komen tot een gemeenschappelijk
inzicht is het advies dit aanvullend op te nemen (mogelijk als addendum in de Handreiking)
en zorg te dragen voor lokale implementatie.
De rol van de Serviceorganisatie Jeugd ZHZ is bij calamiteiten beperkt. Direct betrokkenen
zijn in de regel vaak Stichting Jeugdteams of Jeugdbescherming West. Advies is om de
contactlijsten binnen de gemeenten te actualiseren en indien nodig hierop aan te passen.
In het verleden zijn binnen de gemeenten in de regio reeds aanvullende plannen/ regelingen
opgesteld t.a.v. calamiteiten (soms als onderdeel van een groter geheel). Aandachtspunt is
dat herijking van de huidige calamiteitenregeling ook wordt meegenomen in deze lokale
aanvullende plannen.
Van belang is om na herijking van het calamiteitenplan deze te delen met de gecontracteerde
aanbieders, om duidelijkheid te creëren rondom de procedures bij calamiteiten
(verantwoordelijkheid van Serviceorganisatie Jeugd ZHZ).
Kosten, baten en dekking
n.v.t.
Communicatie
Van belang is dat het calamiteitenplan goed wordt geïmplementeerd binnen de gemeenten en bij
externe partners, om er op deze wijze zeker van te zijn dat de rolverdeling, taken en
verantwoordelijkheden voor een ieder helder zijn.
Juridische of personele consequenties
n.v.t.
Vervolgprocedure
n.v.t.
Evaluatie en verantwoording
Het calamiteitenplan wordt periodiek geëvalueerd. Bij bijzonderheden ontvang u hiervoor
een voorstel.
Portefeuillehouder: J. de Witte Informatie: A. Zoetekouw Telefoonnummer: 06-22916137 E-mail: [email protected] Bijlagen: 4 (Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ met bijlagen (Bijlage I bij Kadernotitie
Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ en Werkprocessen Calamiteitenplan ZHZ) en "Handreiking Maatschappelijke
Onrust").
1
Concept-collegevoorstel
Herijking Calamiteitenplan Jeugd ZHZ
Geacht college,
Samenvatting
Voor u ligt een voorstel over de herijking van het Calamiteitenplan Jeugd ZHZ.
U wordt voorgesteld:
1. Kennis te nemen van de naast elkaar lopende calamiteitenplannen in de vorm van de
"Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ" met bijbehorende bijlagen (Bijlage I bij
Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ en Werkprocessen Calamiteitenplan ZHZ) en de
"Handreiking Maatschappelijke Onrust" en op basis daarvan te besluiten:
2. De Handreiking Maatschappelijke Onrust in aansluiting op de regiogemeenten ook in uw
gemeente als leidend vast te stellen;
3. De eerder aangenomen Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ met bijbehorende
bijlagen in te trekken.
1. Inleiding
Bepaling definitie calamiteit
De Jeugdwet heeft in artikel 1.1. begripsbepalingen onder calamiteit opgenomen:
Niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de jeugdhulp en
die tot een ernstig schadelijk gevolg voor of de dood van een jeugdige of een ouder heeft geleid.
In de regio Zuid-Holland Zuid worden aanvullende criteria gehanteerd die de bepaling van een
calamiteit ondersteunen. Deze criteria helpen bij het inschatten van de situatie en het bepalen van
de zwaarte/ernst van de calamiteit. De ondersteunende criteria zijn:
- Er is sprake of vermoeden van een strafbaar feit (OM is betrokken).
- Er is melding gemaakt bij de Inspectie Jeugdzorg (of gezondheidszorg).
- Er is (dreiging van) media-aandacht.
- Er is (risico op) maatschappelijke onrust.
- Er is sprake van een bestuurlijk afbreukrisico.
- Een opeenstapeling van incidenten.
De implementatie van de Jeugdwet, die per 1 januari 2015 in werking is getreden, is door de 17
gemeenten van deze regio gezamenlijk opgepakt. Vanuit deze samenwerking is de uitvoering van de
Jeugdhulp in ons stelsel bij vier partijen belegd; de gemeenten, de Serviceorganisatie Jeugd ZHZ, de
Stichting Jeugdteams en de regionale zorgmarkt. Deze partijen spelen allemaal een rol als het gaat
om zorg aan jeugd. Bij het voordoen van een calamiteit is het belangrijk dat iedere partij zijn
verantwoordelijkheden kent.
2
Omdat de gemeenten nog niet waren ingericht op calamiteiten rondom jeugdhulp, heeft het
programmateam jeugd eind 2014 op verzoek van de bestuurders de Kadernotitie Calamiteitenplan
Jeugdhulp ZHZ opgesteld. Hierin zijn de rollen en verantwoordelijkheden van betrokken partijen bij
het voordoen van een calamiteit in kaart gebracht.
Uitgaande van een lerende organisatie, waarin continue verbeteren centraal staat is het van belang
opnieuw te kijken naar de gang van zaken bij calamiteiten.
De praktijk heeft geleerd dat de rol van de Serviceorganisatie bij calamiteiten beperkter is dan
destijds op papier is beschreven. Bepalende factoren hierin zijn het vermoeden van een strafbaar feit
en de maatschappelijke onrust.
In het geval van een calamiteit waarbij een jeugdige is betrokken, is (nagenoeg) altijd sprake van een
strafbaar feit en/of (risico op) maatschappelijke onrust.
Samenwerkingsverbanden bij calamiteiten in de regio Zuid-Holland Zuid
Bij het opstellen van de Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugd ZHZ was bekend dat er regionaal een
sociaal calamiteitenplan in ontwikkeling was vanuit de Veiligheidsregio ZHZ. De partijen Openbare
Orde & Veiligheid, communicatie en ambtenaren Jeugd van de gemeenten zijn destijds betrokken
geweest bij het opstellen van de kadernotitie, zodat de plannen rondom calamiteiten op elkaar
aansluiten.
In de regio ZHZ bestaat er een samenwerkingsverband tussen de Veiligheidsregio, Dienst Gezondheid
en Jeugd en ambtenaren Openbare Orde en Veiligheid. Zij hebben een sociaal calamiteitenplan
opgesteld, te weten de "Handreiking Maatschappelijke Onrust Zuid-Holland-Zuid" (zie bijlage) welke
aan de 17 colleges is aangeboden. Het sociaal calamiteitenplan treedt in werking wanneer er sprake
is van (mogelijke) maatschappelijke onrust die ontstaat n.a.v. een calamiteit.
De handreiking is bedoeld voor bestuurders en beleidsambtenaren van de regiogemeenten en haar
partners (waaronder de Serviceorganisatie Jeugd ZHZ). In de handreiking wordt beschreven hoe
samengewerkt kan worden teneinde onrust te voorkomen dan wel te beperken. De handreiking
dient nadrukkelijk als leidraad en is geen kant en klaar recept voor een ideale aanpak.
3
Tussen de gemeenten, Veiligheidsregio en de Dienst Gezondheid en Jeugd is afgesproken dat de
Burgemeester de verantwoordelijke is bij een sociale calamiteit met (mogelijke) maatschappelijke
onrust. Deze positie is o.a. verkregen door bepaalde wettelijke bevoegdheden en taken, die
voornamelijk gericht zijn op Openbare Orde en Veiligheid. De regie voor de aanpak van situaties met
(mogelijke) maatschappelijke onrust ligt dan ook primair bij de burgemeester. In dergelijke situaties
is er echter ook vaak sprake van een (mogelijk) strafbaar feit. Dit betekent dat ook de Officier van
Justitie als verantwoordelijke voor de strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde betrokken is.
Samen met de politie die opereert onder het gezag van de burgemeester en/of Officier van Justitie
(art. 11 en 12 Politiewet) is afstemming met de driehoekspartners dan ook essentieel.
Rol van de Serviceorganisatie Jeugd ZHZ
Wanneer er binnen de jeugdhulp sprake is van een calamiteit, zal er volgens de definitie in de
Jeugdwet altijd sprake zijn van een strafbaar feit (dood of ernstig schadelijk gevolg), wat mogelijk
leidt tot maatschappelijke onrust. Bij dergelijke calamiteiten is het van groot belang dat op korte
termijn een team (Team Maatschappelijke Onrust (TMO)) bij elkaar komt en er snel een plan van
aanpak wordt opgesteld. Dit is een lokaal team met een aantal vaste leden, waarbinnen
vertrouwelijke informatie rondom een calamiteit kan worden gedeeld.
Het team kan op verzoek worden uitgebreid met externe partners, wanneer dit van toegevoegde
waarde is. De Serviceorganisatie Jeugd ZHZ is hierin een externe partner, welke wordt
vertegenwoordigd door de directeur van de betreffende organisatie. Hiermee wordt direct de rol van
de Serviceorganisatie Jeugd ZHZ helder in geval zich een calamiteit binnen de jeugdhulp voordoet,
namelijk als informerende partij. Andere externe partners kunnen zijn Stichting Jeugdteams en
Jeugdbescherming West.
Kijkend naar de rol van de Serviceorganisatie bij calamiteiten waarbij jeugdigen zijn betrokken, is in
de praktijk gebleken dat deze overeenkomt met de rol van externe partner zoals beschreven in de
"Handreiking Maatschappelijke Onrust Zuid-Holland-Zuid".
De rol zoals beschreven in de eerdere Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ is in de praktijk
beperkter gebleken.
Voorstel tot aanpassing
In geval van een calamiteit moet de rolverdeling helder zijn. Het hebben van twee
calamiteitenplannen is hierbij niet wenselijk. In het kader van herijking van het calamiteitenplan is
het advies de werkwijze binnen de gemeenten en binnen de Serviceorganisatie Jeugd ZHZ aan te
passen aan de eerdergenoemde "Handreiking Maatschappelijke Onrust", dit omdat uit de praktijk is
gebleken dat de handreiking het meest gebruikte/ passende instrument is. De Kadernotitie
Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ kan hiermee komen te vervallen.
4
Als aandachtspunt is aan de individuele gemeenten meegegeven:
Hoe is de evaluatie na calamiteiten binnen de gemeente georganiseerd? Wie is
verantwoordelijk en hoe vindt evaluatie plaats? Het staat iedere gemeente vrij hier naar
eigen inzicht invulling aan te geven. Wanneer gemeenten komen tot een gemeenschappelijk
inzicht is het advies dit aanvullend op te nemen (mogelijk als addendum in de Handreiking)
en zorg te dragen voor lokale implementatie.
De rol van de Serviceorganisatie Jeugd ZHZ is bij calamiteiten beperkt. Direct betrokkenen
zijn in de regel vaak Stichting Jeugdteams of Jeugdbescherming West. Advies is om de
contactlijsten binnen de gemeenten te actualiseren en indien nodig hierop aan te passen.
In het verleden zijn binnen de gemeenten in de regio reeds aanvullende plannen/ regelingen
opgesteld t.a.v. calamiteiten (soms als onderdeel van een groter geheel). Aandachtspunt is
dat herijking van de huidige calamiteitenregeling ook wordt meegenomen in deze lokale
aanvullende plannen.
Van belang is om na herijking van het calamiteitenplan deze te delen met de
gecontracteerde aanbieders, om duidelijkheid te creëren rondom de procedures bij
calamiteiten (verantwoordelijkheid van Serviceorganisatie Jeugd ZHZ).
Gevraagd besluit
U wordt voorgesteld te besluiten:
1. Kennis te nemen van de naast elkaar lopende calamiteitenplannen in de vorm van de
"Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ" met bijbehorende bijlagen (Bijlage I bij
Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ en Werkprocessen Calamiteitenplan ZHZ) en de
"Handreiking Maatschappelijke Onrust" en op basis daarvan te besluiten:
2. De Handreiking Maatschappelijke Onrust in aansluiting op de regiogemeenten ook in uw
gemeente als leidend vast te stellen;
3. De eerder aangenomen Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ met bijbehorende
bijlagen in te trekken.
Bijlagen
1. Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ met bijlagen (Bijlage I bij Kadernotitie
Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ en Werkprocessen Calamiteitenplan ZHZ);
2. "Handreiking Maatschappelijke Onrust"
Kadernotitie
Calamiteitenplan
Jeugdhulp Zuid Holland
Zuid
Programmateam Jeugdhulp Zuid Holland Zuid
2-12-2014
1
Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp Zuid Holland Zuid
Inleiding
Voor u ligt de “Kadernotitie Calamiteitenplan Zuid Holland Zuid”. Deze notitie is het eerste deel van
het complete calamiteitenplan dat in 2015 opgeleverd wordt. Het tweede deel bevat een concrete
uitwerking van de processtappen wanneer er zich een calamiteit voordoet. In dit eerste deel zijn de
beleidskaders, zoals een beschrijving van de definitie van calamiteit en de
verantwoordelijkheidsverdeling tussen de betrokken actoren, uitgewerkt.
Omgevingsschets
De implementatie van de Jeugdwet, die per 1 januari 2015 in werking treedt, is door de 17
gemeenten van deze regio gezamenlijk opgepakt. Vanuit deze samenwerking zijn er documenten
opgeleverd die invulling geven aan het nieuwe Jeugdhulpstelsel. Eén daarvan is het Beleidsrijk
Transitiearrangement. Hierin staat opgenomen dat de omgang met calamiteiten verder uitgewerkt
wordt in een heldere werkwijze en protocol. De uitwerking vindt u terug in het calamiteitenplan dat
nu (deels) voor u ligt.
De uitvoering van de Jeugdhulp is in ons stelsel bij vier partijen belegd; de gemeenten, de
Serviceorganisatie Jeugdhulp ZHZ, de Stichting Jeugdteams en de regionale zorgmarkt. Deze partijen
spelen allemaal een rol als het gaat om zorg aan jeugd. Bij het voordoen van een calamiteit is het dan
ook belangrijk dat iedere partij zijn verantwoordelijkheden kent.
De regio Zuid Holland Zuid kent naast een samenwerkingsverband voor de Jeugdhulp, ook
samenwerking op de gebieden van veiligheid en zorg. De veiligheidsregio Zuid Holland Zuid, het
Veiligheidshuis en de gemeenschappelijke regeling Dienst Gezondheid en Jeugd zijn hier voorbeelden
van. Deze partijen hebben ervaringen op het gebied van rampen/crisis, maar hebben in de toekomst
mogelijk ook betrokkenheid wanneer een calamiteit zich voordoet binnen de jeugdhulp. In het kader
dat voor u ligt, is zoveel als mogelijk aansluiting gezocht op de reeds bestaande overlegstructuren.
Op deze wijze ontstaat er voor een ieder een ‘natuurlijke’ werkwijze, wat ten goede komt aan de
slagvaardigheid.
Leeswijzer
In de komende paragrafen treft u achtereenvolgens:
1.1 De definitie van een calamiteit
Een uitwerking van de definitie van de term calamiteit, wettelijke en aanvullende criteria.
1.2 Meldingsplicht van calamiteit en incidenten
Een korte beschrijving van de wettelijke verplichtingen bij het melden van een calamiteit en hoe
om te gaan met incidenten.
1.3 Visie op het lerende stelsel
Het uitgangspunt, zoals benoemd in het Visiedocument waarin wij hebben gekozen voor een
lerend systeem.
2 Aansluiting op werkprocessen in de regio Zuid Holland Zuid
Gaat over de aansluiting van het calamiteitenplan Jeugdhulp op de regionale
ontwikkelingen/werkprocessen binnen Zuid Holland Zuid.
3 Scenario gedelegeerde taken Serviceorganisatie
Een uitwerking van de positie, verantwoordelijkheids- en rolverdeling van de actoren bij
gedelegeerde taken.
4 Scenario gemandateerde taken Serviceorganisatie/ St. Jeugdteams
Een uitwerking van de positie, verantwoordelijkheids- en rolverdeling van de actoren bij
gemandateerde taken.
5 Scenario combinatie van gedelegeerde en gemandateerde taken
6 Vervolg en aandachtspunten
2
1.1: Bepaling definitie calamiteit Voordat een calamiteitenplan in werking kan treden, is het goed om met elkaar vaststellen wanneer
er nu eigenlijk sprake is van een calamiteit.
De Jeugdwet heeft in artikel 1.1. begripsbepalingen onder calamiteit opgenomen:
Niet-beoogde of onverwachte gebeurtenissen, die betrekking heeft op de kwaliteit van de jeugdhulp
en die tot een ernstig schadelijk gevolg voor of de dood van een jeugdige of een ouder heeft geleid.
De definitie uit de wet is summier, maar dekt de lading. Er zijn echter ook situaties denkbaar waarbij
de wettelijke definitie tekort schiet, omdat er bijvoorbeeld sprake is van (negatieve) media-aandacht
gericht op de jeugdhulp of maatschappelijke onrust ontstaat naar aanleiding van een incident waarbij
er geen sprake is van een schadelijk gevolg of dood van een jeugdige of ouder. Daarnaast is de term
schadelijk gevolg op meerdere manieren uit te leggen.
Gelet op bovenstaande hanteren wij in de regio Zuid-Holland Zuid dan ook aanvullende criteria die
de bepaling van een calamiteit ondersteunen. Deze criteria helpen bij het inschatten van de situatie
en het bepalen van de zwaarte/ernst van de calamiteit. Op basis hiervan kan het protocol in werking
treden. De ondersteunende criteria zijn:
- Er is sprake of vermoeden van een strafbaar feit (OM is betrokken).
- Er is melding gemaakt bij de Inspectie Jeugdzorg (of gezondheidszorg).
- Er is (dreiging van) media-aandacht.
- Er is (risico op) maatschappelijke onrust.
- Er is sprake van een bestuurlijk afbreukrisico.
- Een opeenstapeling van incidenten.
1.2 Meldingsplicht van calamiteiten en incidenten In de huidige situatie zijn zorgaanbieders verplicht om calamiteiten direct te melden bij de Inspectie
Jeugdzorg. In het geval van de Geestelijke Gezondheidszorg is dit de Inspectie van Gezondheidszorg.
De verplichting om te melden blijft ook aanwezig na invoering van de Jeugdwet (artikel 4.1.8
Jeugdwet). De meldingsplicht geldt alleen voor de jeugdhulp, niet voor preventie.
Zorgaanbieders zijn niet verplicht om incidenten te melden bij de Inspectie. Incidenten zijn (in
vergelijking met calamiteiten) relatief lichte verstoringen van de dagelijkse gang van zaken bij een
instelling. Deze incidenten moeten wel geregistreerd en geanalyseerd worden en eenmaal per jaar
wordt de rapportage hierover aan de Inspectie geleverd.
De gemeenten in Zuid-Holland Zuid hebben in het Visiedocument “Jeugdigen en gezinnen
versterken” het uitgangspunt gekozen om niet op de stoel van de professional te gaan zitten. We
hebben gekozen om vooral het ‘wat’ in te vullen en ons niet te mengen in de uitvoering van de
jeugdhulp, maar nemen bij escalatie onze wettelijke verantwoordelijkheid.
Bovenstaande houdt in dat de gemeenten (c.q. Serviceorganisatie) vooral de verantwoordelijkheid
hebben als het gaat om het proces/beleid van het Jeugdhulpsysteem. De zorgaanbieders behouden
hun verantwoordelijkheid wanneer het gaat om de inhoud van de geleverde hulp.
Wij stellen het vertrouwen in de professionals en hebben gekozen voor een lerend systeem. Het is
geen logisch gevolg om bij ieder, soms bedrijfsmatig, incident betrokken te willen zijn. Er is dan ook
gekozen om geen meldingen van incidenten te ontvangen, maar gelijk aan het systeem van de
Inspectie, eenmaal per jaar, via de Serviceorganisatie inzicht te krijgen in het aantal incidenten en de
analyse hierop.
3
Een incident kan wel leiden tot een calamiteit. Hoewel niemand in de toekomst kan kijken, kan er
wel een inschatting gemaakt worden van de zwaarte van een incident. Wanneer escalatie dreigt,
dient er door de zorgaanbieder direct opgeschaald te worden naar de Serviceorganisatie c.q.
gemeente. Dit wordt vastgelegd in afspraken tussen aanbieders, Serviceorganisatie en gemeenten.
1.3 Visie op het lerende stelsel Er zijn vele spelers op het veld en al deze spelers hebben de verantwoordelijkheid om zo goed
mogelijke hulp te bieden aan jeugdigen die dit nodig hebben. Om de kans op calamiteiten te
beperken, moeten er goede afspraken worden gemaakt, zowel op proces als op inhoud.
Belangrijk is om met elkaar te staan voor het uitgezette beleid en de visie op de jeugdhulp. We
moeten voorkomen dat bij het voordoen van een calamiteit het beleid omgegooid of dichtgeregeld
wordt, maar de uitgezette lijn een kans van slagen geven. Onvolkomenheden binnen het
jeugdhulpsysteem moeten wel gesignaleerd worden en indien nodig verbeterd. We moeten leren
van incidenten en calamiteiten om zo het stelsel te kunnen evalueren en daar waar nodig bij te
stellen. Daarbij moet men wel voor ogen houden dat het volledig voorkomen van calamiteiten een
utopie is.
Bovenstaande is ook in het visiedocument als uitgangspunt vastgelegd. Letterlijk staat hier
opgenomen:
Leren van incidenten
We gaan actief sturen op goede ondersteuning van jeugdigen en gezinnen en daarbij horende
successen, maar we kunnen niet garanderen dat er geen incidenten met jeugdigen en gezinnen meer
voorkomen. Waar mensen werken, worden fouten gemaakt en het is onwenselijk dat professionals 24
uur per dag in het gezin zijn. Juist om ruimte te creëren voor goede ondersteuning is het van belang
dat we van incidenten leren en voorkomen dat we op basis van incidenten de ondersteuning van
jeugdigen en gezinnen bureaucratiseren en de ruimte voor professionals inperken.
Dit uitganspunt ervaren wij als een belangrijke pijler voor de opgestelde kadernotitie
Calamiteitenplan Jeugdhulp Zuid Holland Zuid. Dit betekent dan ook dat het calamiteitenplan geen
statisch document is. Na iedere calamiteit zal het proces dat in gang is gezet geëvalueerd moeten
worden en kan het calamiteitenplan op basis van praktijkervaring worden aangepast.
4
2. Aansluiting op werkprocessen in de regio Zuid-Holland Zuid Zoals in de omgevingsschets beschreven op pagina 1 zijn er in de regio meerdere
samenwerkingsverbanden tussen de 17 gemeenten (en externe partijen) op het gebied van zorg en
veiligheid. Voorbeelden daarvan zijn de gemeenschappelijke regeling Dienst Gezondheid en Jeugd,
de Veiligheidsregio ZHZ en het regionale driehoeksoverleg
Binnen deze samenwerkingsverbanden zijn plannen rondom crisis ontwikkeld of nog in ontwikkeling.
Zo heeft de Dienst Gezondheid en Jeugd inspanningen verricht om haar rol binnen de
crisisorganisatie vorm te geven en heeft een inrichtingsplan psychosociale hulpverlening opgeleverd.
Daarnaast wordt er in de regio samengewerkt tussen de Veiligheidsregio, Dienst Gezondheid en
Jeugd en ambtenaren Openbare Orde en Veiligheid om een sociaal calamiteitenplan op te stellen1.
Het is een logische zet om zoveel als mogelijk aansluiting en afstemming te zoeken tussen het sociaal
calamiteitenplan en het calamiteitenplan Jeugdhulp. In veel gevallen zijn dezelfde actoren betrokken
Calamiteiten zijn vaak grensoverschrijdend en betreffen slechts zelfden één domein. Daarnaast is het
raadzaam om niet voor iedere vorm van calamiteit een apart werkproces te hanteren. Wanneer een
calamiteit zich voordoet, moet er snel gehandeld worden. Het is dan prettig als dit volgens één
werkproces kan, wat voor iedereen ‘natuurlijk’ aanvoelt. Alleen dan zullen de lijnen ook op de
uitgedachte wijze gevolgd worden. Rolverdeling en verantwoordelijkheid moeten daarom altijd
vooraf helder zijn.
Aansluiting bij regionale werkprocessen
Om de verschillende vormen van calamiteiten goed op elkaar te laten aansluiten, is er gezocht naar
de gemeenschappelijke deler. Deze is gevonden in maatschappelijke onrust.
Tussen de gemeenten, Veiligheidsregio en de Dienst Gezondheid en Jeugd is afgesproken dat de
Burgemeester de verantwoordelijke is bij een sociale calamiteit met (mogelijke) maatschappelijke
onrust. Deze positie is o.a. verkregen door bepaalde wettelijke bevoegdheden en taken, die
voornamelijk gericht zijn op Openbare Orde en Veiligheid. Er zijn bevoegdheden bij de burgemeester
belegd, zoals de Wet Tijdelijk Huisverbod, de Wet herziening Kinderbeschermingsmaatregelen en
Slachtofferhulp, die direct van toepassing kunnen zijn op de situatie van het kind.
Wanneer een sociale calamiteit met (mogelijke) maatschappelijke onrust zich voordoet, wordt door
de burgemeester een calamiteitenteam2 geformeerd, waarbij hij (of zijn vertegenwoordiger) de rol
van voorzitter op zich neemt. Het calamiteitenteam is een adviserend team. De partijen in dit team
hebben ieder een eigen rol en verantwoordelijkheid en vullen deze zo nodig binnen een eigen team
weer in. Schematisch ziet dit er als volgt uit:
Figuur 1
1 Het betreft hier een werktitel. Er wordt in de regio gewerkt aan een eenduidige procesbeschrijving en een
actualisatie van het reeds bestaande KIZZ (kleine incidenten en zedenzaken) draaiboek. De terminologie kan op
een later moment nog gewijzigd worden, zodat overal dezelfde termen worden gehanteerd. 2 Zie voetnoot 1, ook hier betreft het een werktitel en kan op een later moment gewijzigd worden.
Sociale
Calamiteit
Voorzitter HTo
Nafase
Politie Commu
nicatie DG&J
OOV
Overig
5
De spelers aan tafel zijn in te vullen naar gelang de situatie dit vereist. Het domein Jeugd kan goed op
bovenstaand proces aansluiten. Vanuit de rol van de gedelegeerde en gemandateerde taken hebben
de Serviceorganisatie en stichting Jeugdteams een verantwoordelijkheid bij een calamiteit waar
Jeugdhulp bij betrokken is. Zij moeten dus een rol krijgen in het proces, zoals dit in de regio is
ontwikkeld. Schematisch ziet dit er als volgt uit:
Figuur 2
Concreet houdt dit in, dat zodra er een calamiteit zich voordoet in relatie tot jeugdhulp, waarbij o.a.
maatschappelijke onrust een factor is, de Serviceorganisatie en/of Stichting Jeugdteams een plaats
krijgt in het adviesteam rondom de burgemeester. De ambtenaar OOV had al een plaats aan tafel,
maar kan in het geval van een calamiteit rondom jeugd, samenwerken met de ambtenaar Jeugd.
Naast de adviserende rol van de Serviceorganisatie zal bij een calamiteit binnen de Serviceorganisatie
of bij Stichting Jeugdteam ook een proces gaan lopen. Deze is meer op de inhoud gericht, zoals
nalopen van contractafspraken, monitoring, aanspreekpunt zorgaanbieder, etc.
Rolverdeling burgemeester/wethouder Jeugd
Bovenstaand werkproces gaat er vanuit dat de burgemeester een regiefunctie bekleed bij een sociale
calamiteit. Vanuit Openbare Orde en Veiligheid is dit ook een logische redenatie. De
verantwoordelijke voor de Jeugdhulp is echter de wethouder Jeugd. Het aanspreekpunt en directe
opdrachtgever voor de Serviceorganisatie en Stichting Jeugdteams is de wethouder Jeugd.
Tussen de burgemeester en wethouder moeten duidelijke afspraken worden gemaakt over de (niet
wettelijk vastgelegde) rol en positieverdeling. Dit moet in de afzonderlijke gemeente worden
afgestemd en vastgelegd.
Politie
Na het lezen van de definitie van het begrip ‘calamiteit’ kan de voorzichtige aanname gemaakt
worden dat er vrijwel zeker sprake zal zijn van een strafbaar feit en dat daar op zijn minst onderzoek
naar moet worden gedaan. De Inspectie maakt bij een vermoeden van strafbaar feit een melding bij
de politie. De regie over deze melding ligt niet bij de gemeenten/serviceorganisatie en daarmee is er
geen invloed op de tijdspanne waarbinnen deze melding wordt gemaakt. De politie en het OM
hebben in het landelijk opgestelde scenario bij zedenzaken en maatschappelijke onrust, een oproep
gedaan om bij gerede vermoedens zo snel mogelijk melding te doen bij de politie. Het is dan ook aan
de Serviceorganisatie om, bij binnenkomst van de melding, na te gaan of er melding is gemaakt bij de
politie.
Wanneer het om gevoelige zaken gaat, zal de politie al snel in beeld komen en informeert de chef
van dienst van de politie de burgemeester om hem van een en ander op de hoogte te brengen.
Hierdoor ontstaat er ook een informatiestroom tussen de politie en de burgemeester.
Sociale
Calamiteit
Voorzitter HTo
Nafase
Politie Communi
catie DG&J
SO/ JT
OOV/
Jeugd
6
Geen opschaling naar sociaal calamiteitenplan
Hoewel het sporadisch zal voorkomen, kan het in de praktijk gebeuren dat calamiteiten zich
voordoen, waarbij er geen sprake is van publieke bekendheid of maatschappelijke onrust. Opschalen
naar het sociaal calamiteitenplan is dan waarschijnlijk niet noodzakelijk zijn. De afhandeling van de
melding vindt dan plaats binnen de Serviceorganisatie in samenwerking met de betreffende
gemeente/ wethouder Jeugd. De Serviceorganisatie heeft in dit proces bij gedelegeerde taken de
regie. Is er sprake van een gemandateerde taak, dus als de melding vanuit Stichting Jeugdteams
komt, dan heeft de gemeente de regie. Zie ook de paragrafen 3 en 4.
Concrete stappen
In de volgende hoofdstukken wordt het scenario per gedelegeerde of gemandateerde taak, volgens
bovenstaand werkproces verder ingevuld.
7
3. Scenario gedelegeerde taken Serviceorganisatie De Serviceorganisatie Jeugdhulp Zuid-Holland Zuid (hierna de Serviceorganisatie) voert namens de
gemeenten een aantal gedelegeerde taken uit. Delegatie houdt in dat zowel de bevoegdheid tot
uitvoering als de verantwoordelijkheid zijn weggelegd bij deze partner.
De delegatie van taken heeft consequenties voor de verantwoordelijkheidsverdeling bij een
calamiteit. Bij melding van een calamiteit vanuit de regionale zorgmarkt, betekent dit dat formeel de
Serviceorganisatie verantwoordelijk is voor de afhandeling van de calamiteit en de regie heeft over
het jeugdhulpsysteem.
Zoals u in voorgaande parafen heeft kunnen, treedt bij (het risico op) maatschappelijke onrust , het
sociaal calamiteitenplan3 in werking. In dit proces is de regie belegd bij de rol van de burgemeester
(of plaatsvervanger). De Serviceorganisatie heeft een plaats in het adviesteam dat geformeerd wordt
en voert daarnaast de eigen functie uit binnen het jeugdhulpsysteem (informeren, monitoren,
analyseren, bijsturen contracten).
Rolverdeling
De regie over het jeugdhulpsysteem is belegd bij de Serviceorganisatie.
Zorgaanbieder en Inspectie Jeugdzorg/Gezondheidszorg (Inspectie)
- De zorgaanbieder maakt melding van de calamiteit bij de Inspectie Jeugdzorg en de
Serviceorganisatie;
- De zorgaanbieder doet indien nodig melding bij de politie of aangifte;
- De Inspectie start een onderzoek en stelt een feitenrelaas op;
- Bij vermoeden van een strafbaar feit schakelt de Inspectie de politie in;
- De Inspectie heeft de regie over het eigen onderzoek;
- De zorgaanbieder werkt volledig mee aan het onderzoek van de Inspectie.
Serviceorganisatie
- De Serviceorganisatie, vertegenwoordigd door de directeur, treedt op als coördinator en
regisseur van het Jeugdhulpsysteem;
- De directeur maakt een situatieschets o.b.v. de definiëring van de term Calamiteit;
- De directeur geeft de melding door aan gemeente met de aanpalende risico’s;
- De directeur schakelt ondersteuning op communicatie in vanuit de flexibele schil rond de
Serviceorganisatie;
- De directeur informeert de wethouder Jeugd van de woongemeente van de jeugdige en
ouders/verzorgers (woonplaatsbeginsel);
- De directeur informeert het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur van zijn organisatie;
- De directeur sluit aan bij het calamiteitenadviesteam;
- De directeur is aanspreekpunt voor gemeenten, zorgaanbieders, Inspectie en op verzoek
van gemeente ook met pers.
Gemeente
- De wethouder Jeugd informeert als verantwoordelijke voor de jeugdhulp het college van
B&W en de gemeenteraad over de gebeurtenis;
- De wethouder Jeugd zoekt afstemming met de burgemeester bij inzet van bepaalde
bevoegdheden en opschaling tot het sociaal calamiteitenplan;
- De burgemeester treedt op in het driehoeksoverleg bij een vermoeden van een strafbaar feit
en laat zich informeren door de directeur Serviceorganisatie;
- De burgemeester voert zijn rol bij maatschappelijke onrust en slachtofferbegeleiding;
3 Dit betreft een werktitel. Kan op een later moment nog gewijzigd worden, zodat in alle regionale stukken
dezelfde terminologie wordt gebruikt.
8
- De burgemeester (of vertegenwoordiger) treedt op als voorzitter van het
calamiteitenadviesteam;
- De wethouder Jeugd en de burgemeester zoeken afstemming over het voeren van
persgesprekken.
9
4. Scenario gemandateerde taak Serviceorganisatie/St. Jeugdteams Het voorportaal tot de regionale zorgmarkt is het jeugdteam. Het werkgeverschap is belegd bij
stichting Jeugdteams en zij wordt gecontracteerd door de Serviceorganisatie. Het betreft hier een
gemandateerde taak aan de Serviceorganisatie, wat inhoudt dat de verantwoordelijkheid bij de
gemeenten blijft.
De jeugdteams zijn opgebouwd uit diverse disciplines, zoals geestelijke gezondheidszorg, jeugd- en
opvoedhulp en zorg aan verstandelijk beperkten. De jeugdteams verlenen zorg en zij bepalen of de
inzet van zwaardere zorg uit de regionale zorgmarkt nodig is. Aangezien zij ook zelf zorg verlenen, is
de mogelijkheid dat er een calamiteit zich voordoet binnen de gemandateerde taak aanwezig.
De stichting Jeugdteams valt onder de wettelijke bepaling van het begrip jeugdhulpaanbieder en
moet daarmee voldoen aan de wettelijk gestelde kwaliteitscriteria en toezichtsbepalingen. Dit houdt
in dat wanneer een calamiteit zich voordoet binnen de stichting Jeugdteams, zij dit moet melden bij
de Inspectie Jeugdzorg.
Omdat het contracteren van de stichting Jeugdteams voor de Serviceorganisatie een gemandateerde
taak is, treedt er een andere formele lijn in werking dan bij gedelegeerde taken. De colleges en de
gemeenteraad zijn in dit geval meer aan zet en het DB en AB van de Serviceorganisatie worden niet
verplicht geïnformeerd. Om wel een heldere lijn uit te zetten voor de zorgaanbieders c.q.
jeugdteams, meldt de stichting Jeugdteams calamiteiten eerst bij de Serviceorganisatie. In geval van
maatschappelijke onrust treedt het sociaal calamiteitenplan in werking, zoals in voorgaande
paragrafen staat beschreven.
Rolverdeling
De regie over het systeem is belegd bij de gemeenten.
Stichting Jeugdteams en Inspectie Jeugdzorg
- De stichting maakt melding van de calamiteit bij de Inspectie Jeugdzorg, de
Serviceorganisatie en indien nodig bij de politie;
- De Inspectie Jeugdzorg start een onderzoek en stelt een feitenrelaas op;
- Bij vermoeden van een strafbaar feit schakelt de Inspectie de politie in;
- De Inspectie heeft de regie over het eigen onderzoek;
- De stichting werkt volledig mee aan het onderzoek van de Inspectie;
- Stichting Jeugdteams schuift op verzoek aan tafel bij formatie van het
calamiteitenadviesteam.
Serviceorganisatie
- De Serviceorganisatie ontvangt de melding van de calamiteit en bepaalt de woonplaats van
de jeugdige;
- De Serviceorganisatie maakt een situatieschets o.b.v. de definiëring van de term Calamiteit;
- De Serviceorganisatie informeert de wethouder Jeugd van de betreffende gemeente;
- De Serviceorganisatie schuift op verzoek aan tafel bij formatie van het
calamiteitenadviesteam.
Gemeenten
- De Wethouder Jeugd treedt op als coördinator en regisseur van het jeugdhulpsysteem;
- De Wethouder Jeugd wordt nader geïnformeerd door de directeur van de stichting
Jeugdteams en indien nodig de Serviceorganisatie;
- De Wethouder Jeugd informeert het college van B&W en de gemeenteraad;
- De wethouder Jeugd zoekt afstemming met de burgemeester bij inzet van bepaalde
bevoegdheden en opschaling tot het sociaal calamiteitenplan;
10
- De burgemeester treedt op in het driekhoeksoverleg bij een vermoeden van een strafbaar
feit en laat zich informeren door de directeur Serviceorganisatie;
- De burgemeester voert zijn rol bij maatschappelijke onrust en slachtofferbegeleiding;
- De burgemeester (of zijn vertegenwoordiger) treedt op als voorzitter van het
calamiteitenadviesteam
- De wethouder Jeugd en de burgemeester zoeken afstemming over het voeren van
persgesprekken.
11
5. Scenario combinatie van gedelegeerde en gemandateerde taken In voorgaande paragrafen heeft u de splitsing kunnen lezen tussen de gedelegeerde taken (paragraaf
3) en de gemandateerde taak (paragraaf 4). Deze twee vormen treden in werking als er heel duidelijk
sprake is van de ene of de andere situatie. Aannemelijker is het, dat er in de praktijk vaker sprake zal
zijn van een combinatie van zowel gedelegeerde als gemandateerde taken.
De jeugdteams (mandaat) vormen de toegang tot de regionale zorgmarkt (delegatie). Wanneer er in
de regionale zorgmarkt iets mis gaat, dan zal er ook altijd onderzocht moeten worden of er in het
voorportaal, door de jeugdteams, geen signalen zijn gemist. Het feitenrelaas wat door de Inspectie
wordt opgesteld, kan hier ondersteunend aan zijn. De Serviceorganisatie, de stichting Jeugdteams en
de gemeenten moeten hier gezamenlijk afspraken over maken.
Voor de afhandeling van de calamiteit en de verantwoordelijkheidsverdeling binnen de combinatie
van taken, is het raadzaam om de lijnen helder en overzichtelijk te houden en geen nieuwe proceslijn
te bedenken.
Om te voorkomen dat er tijdens een calamiteit, waarin er snel geschakeld en gehandeld moet
worden, een verschuiving of zelfs afschuiving van verantwoordelijkheden plaatsvindt, wordt in het
geval van een combinatie van taken de lijn van delegatie aangehouden. De onderbouwing hiervan is,
dat deze lijn het meest volledig is. Alle betrokken actoren worden in deze lijn geïnformeerd en
worden in een rol geplaatst. Daarnaast is het aannemelijk dat in de praktijk het zwaartepunt al snel
bij de regionale zorgmarkt ligt, aangezien daar ook de Gecertificeerde Instellingen
(jeugdbescherming en –reclassering) onder vallen.
12
6. Vervolg en aandachtspunten
Zoals u op de eerste pagina heeft kunnen lezen, wordt het calamiteitenplan gefaseerd opgesteld. Na
vaststelling van deze kaders, wordt het tweede deel opgeleverd, waarin de werkprocessen concreet
zijn uitgewerkt.
Het beleidskader heeft nog een aantal openingen. Niet alles is in dit document geregeld. Er zijn een
aantal onderdelen die op lokaal niveau hun beslag moeten krijgen. Daarnaast moet er aandacht zijn
voor het regelmatig evalueren van dit plan. Dat maakt dat het geen statisch document is. Te vaak
aanpassen van het document kan echter tot verwarring leiden en de eenduidigheid te niet doen.
Daarom het advies om niet te snel aanpassingen door te voeren, maar dit weloverwogen te doen.
Lokale opdrachten
Het calamiteitenplan dat uiteindelijk wordt opgeleverd, is gericht op de jeugdhulp. Regionale
partijen, zoals de Serviceorganisatie, spelen hierin een grote rol. Lokaal zullen de gemeenten in hun
eigen organisatie ook afspraken moeten maken. Gemeenten wordt verzocht de gemeentelijke rollen
zoals verwoord in het calamiteitenplan jeugdhulp ZHZ, te vertalen naar hun lokale
calamiteitenplannen, zodat er in geval van een calamiteit eenduidig wordt gehandeld.
In het kader van de calamiteitenplannen en protocollen die ook vanuit strafrechtelijk aspecten in
beeld zijn bij het OM, is het zaak om op termijn tot een integraal document te komen. Een document
dat bestaat uit onderdelen waarbij jeugdhulp/veiligheid/strafrecht en gezondheidzorg (zedenzaken
ca.) eenduidig zijn belegd en qua procedures voor een ieder effectief zijn toe te passen. Het geheel
valt vanwege het kernbegrip Maatschappelijk Onrust onder genoemde paraplu en daarmee kan ook
opgeschaald worden indien dat noodzakelijk is. Opschaling is voorzien in de zgn. GRIP procedure,
zoals deze bij de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid wordt gehanteerd.
Het is noodzakelijk dat alle betrokken actoren, naast aansluiting te hebben op het regionale
calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ, ook hun eigen organisatie inrichten op de omgang met
calamiteiten. In bijlage I vindt u een voorzet van wat er binnen de organisaties nog geregeld moet
worden.
Evaluatie
Niemand weet op voorhand voor welke calamiteiten wij met elkaar komen te staan. Het systeem is
gericht op het zo goed als mogelijk verlenen van hulp aan jeugdigen die dat nodig hebben. Maar als
we realistisch zijn, dan is het niet de vraag of er zich een calamiteit gaat voordoen, maar wanneer dit
gaat gebeuren.
Het beleidskader zoals het nu voor u ligt, en wat ook wordt aangevuld met een praktisch werkproces,
is naar zo goed mogelijk inzicht geschreven. Er is veel informatie opgehaald bij partijen die
ervaringen hebben op het gebied van calamiteiten, zoals Bureau Jeugdzorg. Er is gesproken met
communicatieadviseurs, ambtenaren Openbare Orde en Veiligheid, de Veiligheidsregio en uiteraard
de Serviceorganisatie en stichting Jeugdteams. Met elkaar hebben we geprobeerd een zo helder en
sterk mogelijk document op te leveren. Maar dat dit document niet in alle situaties zal voorzien, is al
een gegeven.
Daarom moet de evaluatie een duidelijke plaats hebben in het proces. Na iedere calamiteit moet er
voldoende tijd en aandacht worden besteed aan de evaluatie. Dit moet leiden tot verbeteringen van
de werkdocumenten en indien nodig, ook het beleidskader. Hierbij moet men wel alert zijn dat de
visie op de jeugdhulp voor ogen blijft staan, zoals die met elkaar is vastgesteld. Binnen ieder systeem
kunnen en zullen calamiteiten zich voordoen.
Werkproces
Calamiteitenplan
Jeugdhulp Zuid-Holland
Zuid Werkdocument behorend bij de Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp Zuid Holland Zuid
Programmateam Jeugdhulp ZHZ
2-12-2014
Inleiding Voor u ligt het document ‘Werkproces Calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ’. Dit document is onderdeel
van de Kadernotitie Calamiteitenplan Jeugdhulp Zuid Holland Zuid. Het vormt een praktische
handleiding van de stappen die gezet moeten worden bij een calamiteit binnen de jeugdhulp.
De jeugdhulp is grotendeels georganiseerd binnen de regio Zuid Holland Zuid. Met de 17 gemeenten
zijn de kaders vastgesteld waarbinnen de jeugdhulp wordt uitgevoerd. De kans dat een calamiteit
zich voordoet is altijd aanwezig. Vandaar dat de regio hier ook op voorbereid moet zijn. In de
kadernotitie kunt u lezen hoe wij denken dit te regelen.
De kadernotitie is afgestemd op reeds bestaande werkprocessen op het gebied van veiligheid binnen
de regio Zuid Holland Zuid. Het werkdocument sluit daar ook op aan. Het is wel noodzakelijk dat
beide documenten worden afgestemd op de situatie binnen uw gemeente. Daarvoor treft u een
checklist aan, zodat u kunt afvinken of alle (proces)afspraken gemaakt zijn.
1. Werkproces calamiteiten Jeugdhulp
Figuur 1
1.2 Stapsgewijs Hieronder vindt u stapsgewijs de uitwerking van het proces bij calamiteiten. De regels in blauw zijn
algemene stappen, die altijd gezet moeten worden. De regels in groen zijn de stappen in geval van
maatschappelijke onrust, de rode regels zijn de stappen wanneer er geen sprake is van
maatschappelijke onrust. Deze processtappen richten zich alleen op het domein Jeugdhulp en het
jeugdhulpproces.
Stap 1. Melden
De Zorgaanbieder meldt de calamiteit bij de Inspectie Jeugdzorg/gezondheidszorg zo spoedig
mogelijk, maar binnen 24 uur
De Zorgaanbieder meldt telefonisch de calamiteit bij de Serviceorganisatie zo spoedig mogelijk, maar
binnen 24 uur.
De Serviceorganisatie ontvangt de melding van de calamiteit en stelt een situatieschets op wat
minimaal een beschrijving van de volgende punten bevat:
- de datum en tijdstip van binnenkomst calamiteit
- de melder van de calamiteit
- de aard van de calamiteit
- de betrokken zorgaanbieders
- de verantwoordelijke gemeente (woonplaatsbeginsel)
- de betrokken gemeente(n) (indien calamiteit niet in woonplaats heeft plaatsgevonden)
- de aanwezigheid van een melding of aangifte bij politie
- de veiligheid van de jeugdige (t.b.v. afweging inzet bevoegdheden Burgemeester)
- de aanwezigheid van media-aandacht/ maatschappelijk onrust
Melding calamiteit
•De zorgaanbieder meldt deze binnen 24 uur bij de Serviceorganisatie
Serviceorganistie
•Maakt een situatieschets met behulp van de definitie kadernota
•Maakt melding bij de betreffende gemeente ; en
•Vermeld (risico) maatschappelijke onrust
Gemeente
• bij maatschappelijke onrust; burgemeester heeft regie
• geen maatschappelijke onrust; regie serviceorganisatie/wethouder Jeugd
De Serviceorganisatie meldt telefonisch de calamiteit aan de wethouder Jeugd van de betrokken
gemeente (woonplaatsbeginsel) zo spoedig mogelijk binnen 24 uur na ontvangst melding.
De Serviceorganisatie verstrekt de situatieschets aan de wethouder Jeugd (of vertegenwoordiger)
van de betrokken gemeente binnen 24 uur na ontvangst melding.
Stap 2. Bepaling regie
Gemeente stelt vast aan de hand van de situatieschets of er sprake is van maatschappelijke onrust
voor de bepaling van het scenario.
Maatschappelijke onrust: JA
Het sociaal calamiteitenplan1 treedt in werking
Burgemeester heeft regie (of vertegenwoordiger naar lokale afspraken)
Burgemeester (of vertegenwoordiger) formeert het calamiteitenadviesteam2 afgestemd op de
situatie
Serviceorganisatie/ stichting Jeugdteams maakt deel uit van het calamiteitenadviesteam
Maatschappelijke onrust: NEE
Serviceorganisatie behoudt regie in geval van gedelegeerde taken
Wethouder Jeugd heeft regie in geval van gemandateerde taken
Stap 3. Acties
Algemeen
Serviceorganisatie onderzoekt het proces binnen het jeugdhulpsysteem o.b.v. feiten (in afstemming
met Inspectie/ feitenrelaas van Inspectie)
Indien nodig gebruikt Burgemeester zijn bevoegdheden t.b.v. de veiligheid van de jeugdige (Wet
Tijdelijk Huisverbod, Wet herziening Kinderbeschermingsmaatregelen)
In geval van gedelegeerde taken informeert de Serviceorganisatie het Algemeen Bestuur van de GR
Dienst Gezondheid en Jeugd
Directeur Serviceorganisatie schakelt communicatie in vanuit de flexibele schil van de
Serviceorganisatie
1 De term ‘sociaal calamiteitenplan’ betreft een werktitel. Dit kan op een later tijdstip aangepast worden als
definitieve term bekend is om zo eenduidigheid in de regionale stukken te krijgen. 2 Zie opmerking bij voetnoot 1.
Wel maatschappelijke onrust
In het calamiteitenadviesteam wordt de communicatie- en informatiestroom (intern en extern)
bepaald.
Burgemeester (of vertegenwoordiger) treedt op als woordvoerder naar buiten (pers)3
Ten tijde van een opsporingsonderzoek naar een strafbaar feit kan de woordvoering bij politie of OM
zijn belegd.
In afstemming met het calamiteitenadviesteam informeert de Burgemeester of Wethouder Jeugd het
college en de gemeenteraad
Geen maatschappelijke onrust
De Serviceorganisatie zet proces in werking van informeren, monitoren, analyseren en bijsturen
binnen de contractafspraken met de zorgaanbieder(s), Inspectie, st. Jeugdteams en/of gemeenten
Stap 4. Evaluatie
Algemeen
De betrokken partijen evalueren met elkaar na afsluiting van calamiteit het doorlopen proces
De bevindingen van de evaluatie worden opgeslagen en bewaard door de betreffende gemeente
Aanbevelingen tot aanpassing van het calamiteitenplan worden regionaal (ZHZ) ingebracht
3 De Burgemeester heeft in de lijn van maatschappelijke onrust de regie. Indien de inhoud van de calamiteit
hierom vraagt en dit lokaal is afgestemd, kan het voorkomen dat de wethouder de woordvoering over pakt. Dit
moet lokaal worden afgestemd.
Stroomschema gemeente ….. Contactpersonen in te vullen per gemeente en aanleveren bij Serviceorganisatie voor 1 januari 2015.
Er mag ook een contactpersoon per sub-regio aangewezen worden, dit is afhankelijk van lokale/sub-
regionale afspraken.
De Serviceorganisatie houdt deze lijst up-to-date (eens per kwartaal vernieuwen).
binnen 24 uur
binnen 24 uur
Datum: .. - .. -20..
Melding zorgaanbieder
Serviceorganisatie
(Naam cp en
telefoonnummer)
Gemeente naam
(Naam cp en
telefoonnummer)
Burgemeester
(Naam +
contactgegevens)
Wethouder Jeugd
(Naam +
contactgegevens)
Checklist gemeenten4
Acties
Interne afstemming:
Rolverdeling tussen Burgemeester en Wethouder Jeugd in eigen
gemeente vastleggen, zoals weergegeven in kadernotitie
Verbinding tussen beleidsdomein Jeugd en Openbare Orde en Veiligheid
intern organiseren
Vastleggen wie feitelijk de eerste melding ontvangt
De kadernotitie en het werkdocument afstemmen op eigen interne
werkwijze
Afdeling communicatie (of belanghebbenden) informeren over
kadernotitie en werkwijze calamiteitenplan Jeugdhulp ZHZ
De Dienst Gezondheid en Jeugd, de Veiligheidsregio Zuid Holland Zuid
en de gemeentelijke lijnorganisaties informeren over de kadernotitie en
werkwijze
Raadsleden informeren over het calamiteitenplan
Contactpersonen:
Contactpersoon calamiteiten jeugdhulp aanwijzen
Contactpersoon OOV aanwijzen
Contactpersoon communicatie aanwijzen
Plaatsvervangers aanwijzen voor contactpersonen
Bereikbaarheid:
Bereikbaarheid bij meldingen organiseren en vastleggen
Voorbereiding:
Wethouder Jeugd en Burgemeester voorbereiden/trainen op
persgesprekken m.b.t. calamiteiten Jeugdhulp5
Collegeleden en raadsleden voorbereiden en trainen op calamiteiten
(bijvoorbeeld door simulatie)
Samenwerkingsafspraken
Contactpersonen doorgeven aan Serviceorganisatie
Vastleggen bij wie de Serviceorganisatie de calamiteit meldt incl.
bereikbaarheidsgegevens
Vastleggen wie de uitkomsten van de evaluatie beheert
Afsluiting:
Vastleggen wie het dossier vormt en archiveert 4 De checklist is een hulpmiddel voor gemeenten om het interne proces na te lopen/ in te richten. Per
gemeente zal de afweging gemaakt moeten worden wat lokaal/sub-regionaal/regionaal wordt opgepakt. 5 Via de VRZHZ worden er ook opleidingen gegeven t.b.v. crisiscommunicatie. Mogelijk hierbij aansluiting
zoeken.
Checklist Serviceorganisatie
Acties
Interne afstemming:
Vastleggen wie de melding van de zorgaanbieder ontvangt
Vastleggen wie de melding doorzet naar de gemeente
Vastleggen wie de situatieschets opstelt
Format ontwikkelen voor situatieschets
Vastleggen wie en wanneer de afdeling communicatie uit de flexibele
schil wordt ingeschakeld
Het Algemeen Bestuur informeren over de werkwijze bij calamiteiten
Vastleggen van de rolverdeling directeur/DB/AB bij een calamiteit
Contactpersonen:
Contactpersoon aanwijzen voor zorgaanbieders incl. contactgegevens
Contactpersoon aanwijzen voor gemeenten
Contactgegevens van contactpersonen in de regio inventariseren
Ieder kwartaal de contactgegevens controleren op juistheid
Bereikbaarheid:
Bereikbaarheid bij meldingen organiseren en vastleggen
Voorbereiding:
Omgang met calamiteiten en bijbehorende werkprocessen oefenen
DB en AB leden voorbereiden op hun rol bij calamiteiten
Samenwerkingsafspraken
Contactpersonen ophalen bij gemeenten
Zorgaanbieders laten weten bij wie zij calamiteiten kunnen melden
Contactenlijst
Inspecties
telefoon website e-mail
Samenwerkend
Toezicht Jeugd
030- 230
52 88
www.jeugdinspecties.nl [email protected]
Jeugdzorg 030- 230
52 30
www.inspectiejeugdzorg.
nl
Gezondheids-
zorg
088- 120
50 00
www.igz.nl [email protected]
Veiligheid en
Justitie
x www.ivenj.nl
Onderwijs 088- 669
60 00
www.onderwijsinspectie.
nl
x
SoZaWe 0800-
5151
www.inspectieszw.nl x
Serviceorganisatie
Functie Naam Mobiel E-mail
Directeur
Communicatie
Ambtelijke
ondersteuning
Stichting Jeugdteams
Functie Naam Mobiel E-mail
Directeur
Communicatie
Medewerker
Gemeente ……
Functie Naam Mobiel E-mail
Burgemeester
Wethouder Jeugd
Secretariaat
Ambtenaar OOV
Ambtenaar Jeugd
Communicatie
Handreiking Maatschappelijke Onrust
Zuid-Holland Zuid
2
Handreiking Maatschappelijke onrust Zuid-Holland Zuid
Juni 2015 – versie 1.2
Colofon
Auteurs: Rob Snijders, Bureau Gemeenten VRZHZ Remy Goedhart, gemeente Alblasserdam Christien ter Linde, gemeente Dordrecht Mirjam Vermaat, gemeente Dordrecht Jan-Matthijs Vaal, gemeente Hardinxveld-Giessendam Saskia Duimelaar, gemeente Strijen
3
Inhoudsopgave
1. Inleiding
1.1 Achtergrond 4 1.2 Doel 4 1.3 Wettelijke basis 4 1.4 Verhouding tot andere planvorming 5 2. Team Maatschappelijke onrust
2.1 Samenstelling Team Maatschappelijke Onrust 5 2.2 Doel en uitgangspunten 6 2.3 Doelgroep 7 2.4 Processchema 7 2.5 Bereikbaarheid en afstemming met lokale crisisorganisatie 8 2.6 Opleiding en training 9 3. Communicatie
3.1 Doelstellingen communicatie 9 3.2 Afspraken omtrent communicatie 9 3.3 Communicatietips - do’s en don’ts 10 4. Verslaglegging
4.1 Het nut van verslaglegging 10 4.2 Verslaglegging Team Maatschappelijke Onrust 10 5. Afsluiting en evaluatie 11
6. Bijlagen
6.1 Bijlage 1: Logboek 12 6.2 Bijlage 2: Besluitenlijst 13 6.3 Bijlage 3: Presentielijst 14 6.4 Bijlage 4: Evaluatieformulier 15
4
1. Inleiding
1.1 Achtergrond
Met enige regelmaat worden we (via de media) geconfronteerd met zaken die ons
emotioneel raken. Zeker wanneer het incidenten betreft die vlakbij ons staan kan dit
zorgen voor gevoelens van onbehagen, verontwaardiging en machteloosheid. In sommige
gevallen kan dit leiden tot maatschappelijke onrust en tast het ons veiligheidsgevoel aan.
Het is in zulke situaties aan de (lokale) overheid en betrokken organisaties om mensen te
informeren, een luisterend oor te bieden en de onrust te beperken.
In situaties van maatschappelijke onrust zijn vaak meerdere organisaties, instellingen en
burgers betrokken. De ervaring leert dat elke casus maatwerk vraagt en een aanpak is
daarmee moeilijk in uniforme afspraken of protocollen neer te leggen. Dit vraagt om een
sterke regie, goede samenwerking en goede afstemming. Tot op heden worden dit soort
zaken echter min of meer ad hoc opgepakt dan wel wordt er gebruik gemaakt van het
Draaiboek Kleinschalige Incidenten en Zedenzaken (KIZ) uit 2008. In dat draaiboek ligt de
regie van de aanpak bij de GGD Zuid-Holland Zuid (huidige Dienst Gezondheid en Jeugd).
In deze handreiking is er voor gekozen om de regie bij de gemeenten neer te leggen.
Doordat de gemeenten in Zuid-Holland Zuid vaak ad hoc en als gevolg daarvan verschillend
omgaan met situaties van (mogelijke) maatschappelijke onrust, bestaat er behoefte aan
eenduidigheid van het proces. Eenduidigheid voor de interne gemeentelijke organisaties,
maar ook voor de partners met wie we samenwerken. Met deze handreiking wordt een
leidraad geboden voor alle gemeenten in de regio Zuid-Holland Zuid. Om de samenwerking
met de partners te borgen en te zorgen voor een helder proces wordt er aangesloten bij
het regionale Inrichtingsplan Psychosociale Hulpverlening (PSH) van de Dienst Gezondheid
& Jeugd (DG&J), het Landelijk scenario zedenzaken en maatschappelijke onrust van het
Openbaar Ministerie (OM) en de Nationale Politie en het regionaal Calamiteitenplan
Jeugdhulp dat is opgesteld naar aanleiding van de decentralisatie van de jeugdzorg.
1.2 Doel
Het doel van de Handreiking Maatschappelijke Onrust is het voorkomen of reduceren van maatschappelijke onrust. De handreiking is bedoeld voor bestuurders en beleidsambtenaren van de regiogemeenten en haar partners. In de handreiking wordt beschreven hoe samen gewerkt kan worden teneinde onrust te voorkomen dan wel te beperken. De handreiking dient nadrukkelijk als leidraad en is geen kant en klaar recept voor een ideale aanpak. De meeste partners beschikken bovendien over eigen planvorming waarin taken en verantwoordelijkheden zijn beschreven en die aanvullend zijn op of ondersteunend aan deze handreiking.
1.3 Wettelijke basis
In situaties van (mogelijke) maatschappelijke onrust wordt de burgemeester vaak op twee
rollen aangesproken; aan de ene kant de rol van burgervader en aan de andere kant de
bestuursrechtelijke rol van handhaver van de openbare orde (art. 172 Gemeentewet). De
regie voor de aanpak van situaties met (mogelijke) maatschappelijke onrust ligt dan ook
primair bij de burgemeester. In dergelijke situaties is er echter ook vaak sprake van een
(mogelijk) strafbaar feit. Dit betekent dat ook de Officier van Justitie als verantwoordelijke
voor de strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde betrokken is. Samen met de politie
die opereert onder het gezag van de burgemeester en/of Officier van Justitie (art. 11 en
12 Politiewet) is afstemming met de driehoekspartners dan ook essentieel.
5
1.4 Verhouding tot andere planvorming
De partners in de keten hebben ieder een eigen rol, eigen expertise en eigen
verantwoordelijkheden. Veelal is dit ook neergelegd in eigen en/of integrale plannen,
protocollen of draaiboeken. Onderstaand schema maakt onderscheid in niveaus waarop
incidenten kunnen worden aangepakt.
Op niveau 1 is er sprake van regulier werk en de aanpak van kleine incidenten zonder
maatschappelijke onrust. Er gebeuren regelmatig incidenten die binnen de reguliere
werkzaamheden opgepakt worden. Denk aan het opleggen van een verkeersboete, het
schorsen van een leerling, etc.
Vijftien tot twintig keer per jaar zijn er binnen onze regio incidenten waarbij sprake is van
(mogelijke) maatschappelijke onrust, niveau 2. De wijze waarop de gemeenten de aanpak
van maatschappelijke onrust kunnen begeleiden, wordt in deze handreiking beschreven.
Indien er sprake is van een grootschalig multidisciplinair incident dan treedt de
Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure (GRIP) in werking, niveau 3. De
GRIP regeling en bijbehorende crisisorganisaties zijn dan leidend.
2. Team maatschappelijke onrust
2.1 Samenstelling Team Maatschappelijke Onrust
Het criterium om een team bijeen te roepen is (mogelijke) maatschappelijke onrust. Maatschappelijke onrust kan bijvoorbeeld ontstaan na een (vermoedelijk) strafbaar feit, na een geruchtmakend bericht in de media, een incident met dodelijke afloop, een brand, etc. Bij dit soort zaken is het van groot belang dat het team op korte termijn bij elkaar komt en er snel een plan van aanpak wordt opgesteld. In geval van een situatie met (mogelijke) maatschappelijke onrust roept de gemeente een team maatschappelijke onrust (TMO) bijeen. Dit is een lokaal team. Wanneer sprake is van een mogelijk strafbaar feit vindt afstemming met vertegenwoordigers van politie en OM plaats over het instellen van een TMO. De burgemeester is de voorzitter van het team. Indien gewenst kan de burgemeester zich laten vervangen door een locoburgemeester of zijn adviseur Openbare Orde en Veiligheid (OOV). In dat geval vervult de adviseur OOV zowel de functie van voorzitter als die van adviseur OOV. Andere vaste deelnemers van het team zijn de politie, het Openbaar Ministerie (OM), een communicatieadviseur vanuit
6
de gemeente en de adviseur psychosociale hulpverlening van de DG&J. Het TMO heeft de directe leiding over de aanpak van de (mogelijke) maatschappelijke onrust. Vaste leden TMO - Gemeente/OOV: voorzitter, openbare orde en veiligheid - DG&J: psychosociale hulpverlening - Politie: zeden/wijk - Gemeente/communicatie: in afstemming met politie en OM - OM: zaaksofficier en/of gebieds- of beleidsofficier in geval van een
(mogelijk) strafbaar feit
Het TMO kan worden uitgebreid met partners zoals: - Gemeente: wijkmanager en/of ambtenaar maatschappelijke ontwikkeling - Serviceorganisatie Jeugdhulp - Stichting slachtofferhulp Nederland - Relevante organisaties met een directe relatie tot het incident (bijvoorbeeld een onderwijsinstelling) - Woordvoerder OM en/of politie
2.2 Doel en uitgangspunten
Het TMO heeft als doel om maatregelen te treffen waarmee het hoofd geboden wordt aan de gevolgen van het incident en de maatschappelijke onrust voorkomen of beperkt wordt. Daarnaast is het doel om de hulpverlening van de betrokken diensten en organisaties te coördineren en de opvang, voorlichting en (psychosociale) hulp aan de getroffenen en/of betrokken instanties te organiseren. Belangrijke uitganspunten/afspraken voor het TMO zijn: - Probeer het incident zo veel mogelijk klein te houden zonder te bagatelliseren - Ga zorgvuldig om met de privacy van betrokkenen - Benoem en versterk het belang van de gezamenlijke verantwoordelijkheid - Doe recht aan de positie en rol van iedere partner - Zorg voor gezag en commitment binnen het TMO en binnen onze eigen interne organisaties.
7
2.3 Doelgroep
De doelgroep van het TMO kan bestaan uit: - Direct getroffenen: personen die het incident hebben meegemaakt (aan den lijve hebben ondervonden) en/of in een (levens) bedreigende situatie hebben verkeerd - Indirect getroffenen: personen die het incident niet zelf hebben meegemaakt, maar daar door de relatie met de direct getroffenen mee geconfronteerd worden. Deze groep is omvangrijk, te weten:
• Partner, kinderen, verdere familie • Vrienden, kennissen, buurtgenoten • Collegae (werk/opleiding) • Ooggetuigen • Hulpverleners, dienstverleners • Overigen (bijv. personen bij wie het incident onverwerkt leed oproept)
2.4 Processchema
Op de volgende pagina is een processchema weergegeven voor het oppakken van een
melding van (mogelijke) maatschappelijke onrust. Een melding kan vanuit meerdere
bronnen bij de gemeente binnenkomen. Incidenten worden direct of via de adviseur OOV
gemeld aan de burgemeester. Dit sluit aan bij de regierol van de burgemeester met
betrekking tot maatschappelijke onrust. De adviseur OOV doet navraag en maakt de
afweging of een team maatschappelijke onrust bijeengeroepen moet worden en op welke
termijn. Indien sprake is van een (mogelijk) strafbaar feit zal in ieder geval afstemming
worden gezocht met politie en OM.
Het TMO bespreekt de casus en maakt een risico-inschatting. Is er geen sprake van maatschappelijke onrust dan zal het incident voor zover nodig binnen het reguliere werk van de partners worden opgepakt. Is er wel sprake van maatschappelijke onrust dan wordt een plan van aanpak opgesteld. Afhankelijk van de impact en grootte van het incident kan er voor gekozen worden om het plan te laten accorderen door de burgemeester of gezagsdriehoek. Indien sprake is van een mogelijk strafbaar feit vindt sowieso accordering door (vertegenwoordigers van) de gezagsdriehoek plaats. De burgemeester stemt het plan van aanpak af met de betrokken portefeuillehouders. Hoe kan iedere partner vanuit zijn eigen taken en bevoegdheden een bijdrage leveren aan het beperken van de maatschappelijke onrust en hoe kunnen we dit gezamenlijk? Het TMO komt zo vaak als nodig bijeen en geeft tezamen en ieder individueel uitvoering aan het plan van aanpak. Wanneer de rust hersteld is, kan de casus worden geëvalueerd en afgerond. Prioriteiten in de aanpak van uitvoering: - Een goed beeld krijgen van de situatie en de feiten verzamelen - Het beëindigen of beperken van het incident en de gevolgen daarvan - Voorkomen dan wel dempen van maatschappelijke onrust - De veiligheid van de getroffenen, familie, betrokkenen en personeelsleden - De begeleiding en opvang van slachtoffers en familieleden - De informatie van en communicatie naar de interne en externe doelgroepen
8
2.5 Bereikbaarheid en afstemming met lokale crisisorganisatie
Iedere gemeente wijst een contactpersoon aan die de burgemeester kan adviseren naar aanleiding van meldingen van (mogelijke) maatschappelijke onrust. Deze contactpersoon kan tevens fungeren als aanspreekpunt voor de partners. Het is aan iedere gemeente op zich om te bepalen waar meldingen binnen moeten komen en hoe de bereikbaarheid wordt geregeld. Er kan voor gekozen worden om rechtstreeks aan de burgemeester te melden,
9
aan een piketfunctionaris of aan de adviseur OOV. Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk om dit goed te borgen en bekend te maken bij hun partners. De adviseur OOV draagt zorg voor afstemming met de lokale crisisorganisatie wanneer
incidenten (mogelijk) worden opgeschaald naar de GRIP structuur. Dit geldt ook voor
situaties die buiten de GRIP regeling vallen, maar waarbij de inzet van onderdelen van de
crisisorganisatie wel gewenst is. Denk bijvoorbeeld aan crisiscommunicatie en het
organiseren van bijeenkomsten op locatie en rouwverwerking. In dergelijk gevallen legt de
adviseur OOV contact met de Officier van Dienst Bevolkingszorg (OvD Bz).
2.6 Opleiding en training
De deelnemers aan het TMO kunnen worden getraind in de aanpak van incidenten met
maatschappelijke onrust. Er is hiervoor (nog) geen budget gereserveerd in de regio.
Afhankelijk van de behoefte aan training kan hier op lokaal, subregionaal of regionaal
niveau invulling aan worden gegeven.
3. Communicatie
3.1 Doelstellingen communicatie
Communicatie is een belangrijk middel om maatschappelijke onrust te voorkomen en beperken. Desondanks wordt er aangeraden om in eerste instantie niet extern te communiceren over incidenten met (mogelijke) maatschappelijke onrust. Er vindt wel altijd overleg plaats, maar veelal blijft de communicatie beperkt tot het delen van informatie binnen het TMO. Indien besloten wordt om over te gaan tot actieve communicatie, dan gelden de volgende
uitgangspunten ten aanzien van communicatie.
Uitgangspunten: - De communicatie-aandacht is nadrukkelijk gericht op het verstrekken van informatie en betekenisgeving of duiding - Het is belangrijk dat er verbinding gemaakt wordt en aansluiting gezocht wordt bij de gevoelens die er leven onder de getroffenen - Communicatie vanuit de hulpverleners is gericht op schadebeperking:
• hoe om te gaan met (mogelijke) slachtoffers
• hoe om te gaan met vragen van kinderen of
• waar kan men terecht voor meer informatie
3.2 Afspraken omtrent communicatie
Communicatie-afspraken worden gemaakt in het TMO. Perswoordvoering vindt plaats onder regie van en door de woordvoerder van de gemeente, tenzij er sprake is van een lopend opsporingsonderzoek. De woordvoerder van de gemeente stemt de communicatie altijd af met de woordvoerders van het OM en de politie. De woordvoerders van de politie en het OM stemmen hun communicatie eveneens altijd af met de woordvoerder van de gemeente die aan het TMO deelneemt.
10
- Over alle communicatie is overleg met de bestuurlijke portefeuillehouder - Berichtgeving intern en extern vindt plaats na en in overleg met een gemeentelijk woordvoerder - De namen van slachtoffers en verdachten mogen alleen vrijgegeven worden door het OM
3.3 Communicatietips - Do’s en don’ts
Wees transparant en eerlijk in de berichtgeving. Ter voorkoming van ruis of eigen invulling van informatie door derden. Informeer met regelmaat, laat geen tijdsgaten vallen en geef fouten toe. Hou er rekening mee dat veel informatie snel en via social media wordt gedeeld. Breng het krachtenveld in kaart: - Wie communiceren er en wie zijn op zoek naar informatie.
- Zijn rollen en verantwoordelijkheden van betrokkenen duidelijk? Autoriteiten die elkaar
tegenspreken, vergroten de onrust. Men raakt het vertrouwen kwijt.
- Bestuurlijk betrokkenen in beeld brengen en bepalen welke rol en verantwoordelijkheid men heeft in het proces (“effect” gemeente, mogelijk informeren college en gemeenteraad, etc.) Zoek de balans tussen feiten en emotie. In alle berichten en in de woordvoering vanuit gemeente en bestuur. Bepaal of de familie van het slachtoffer en/of verdachte ondersteuning nodig heeft als de druk van de media groter wordt. Hou er rekening mee dat over sommige zaken in een veel later stadium weer persvragen kunnen komen. Denk aan een vergelijkbaar incident elders, bij een daadwerkelijke arrestatie, als een dader op vrije voeten komt. Er is één vaste woordvoerder van de gemeente.
4. Verslaglegging
4.1 Het nut van verslaglegging
Het is van belang dat er na een incident verantwoording afgelegd kan worden over het optreden van de betrokken instanties. Om die reden is het essentieel om de afspraken die binnen het TMO worden gemaakt vast te leggen. Voor de verslaglegging zijn specifieke formulieren ontwikkeld (zie bijlage 1 t/m 3). Uitgangspunt is dat hetgeen in het TMO besproken wordt, ook binnen het TMO blijft. De uitgewisselde informatie heeft een vertrouwelijk karakter waarbij er, in verband met de privacy geheimhouding geldt. De Regels Basisregistratie Personen zijn hierbij van kracht. De voorzitter van het team wijst de andere leden aan het begin van de vergadering op de vertrouwelijkheid.
4.2 Verslaglegging Team Maatschappelijke Onrust
De verslaglegging in het Team Maatschappelijke Onrust wordt verzorgd door de gemeente. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het formulier ‘besluitenlijst’ (bijlage 2). Deze verslagen worden vervolgens in een dossier opgenomen. Daarnaast houden de leden van het TMO zelf een logboek bij waarin zij hun eigen handelingen vastleggen (bijlage 1).
11
5. Afsluiting en evaluatie
Na afloop van de inzet van het TMO vindt een afrondend gesprek plaats. Dit gesprek heeft als doel om het proces en plan van aanpak te evalueren. Tevens is er ruimte om eventuele emoties te delen. In bijlage 4 is een opzet voor de evaluatie opgenomen. Het totale dossier wordt afsluitend aan de burgemeester aangeboden.
12
6. Bijlagen
6.1 Bijlage 1: Logboek
Het doel van het logboek is, dat de leden van het TMO afzonderlijk bij de uitoefening van hun taak een chronologisch overzicht van deze (deel)taken op werkbladen bijhouden. Voorts kan aan de hand van dit werkblad direct worden geconstateerd, welke zaken nog openstaan en afdoening behoeven. Bijkomend voordeel van het bijhouden van een logboek is dat het gebruikt kan worden als overdrachtsdocument en als verantwoordingsdocument.
Logboek
Datum:
Volgnummer (nummer):
Ingevuld door (naam en functie):
Tijd
Inhoud actie / besluit / bericht Actie van Tijdstip
afhandeling
13
6.2 Bijlage 2: Besluitenlijst
Besluitenlijst [Nr: ……. ] Besluitenlijst van: O Team Maatschappelijke Onrust Datum: ………………………………. Tijdstip: ……………….… Bijlage(n): ………. (aantal)
Naam notulist(e): ……………………………………………………... Paraaf notulist(e): ………………….. Naam voorzitter: ………………………………………………..…….. Paraaf voorzitter: ……………………
Verzendlijst: O Team Maatschappelijke Onrust O PSH-Team O ………………………………. O ……………………………….
Nr Besluiten Tijd Bijzonderheden Verantwoordelijk Afgehandeld Tijd
1
2
3
4
5
6
7
8 Vaststellen besluitenlijst
9 Communicatie paragraaf (volgorde communiceren)
10 Afspraak maken nieuwe vergadering + tijdstip
14
6.3 Bijlage 3: Presentielijst
Datum:
Volgnummer (nummer):
Ingevuld door (naam en functie):
Tijd
aanvang
Naam Functie /
Organisatie
Telefoonnummer E-mail
15
6.4 Bijlage 4: Evaluatieformulier
Dit evaluatieverslag heeft ten doel bij te dragen aan de kwaliteitsverbetering van de
samenwerking en de aanpak van (mogelijke) maatschappelijke onrust.
Wat
Waar
Wanneer
Actief Functie Naam
Overig operationeel
Steller
Korte beschrijving van het incident:
Wat ging goed en wat ging minder goed:
Welke impact heeft het incident op jou:
Aanbevelingen:
