Kwaliteitsjaarverslag 2018

Sneek, 2018

Inhoudsopgave

1. Inleiding ........................................................................................................................................... 3

1.1 Werkwijze kwaliteitsverslag ...................................................................................................... 3

1.2 Lerend netwerk ......................................................................................................................... 3

1.3 Realisatie doelstellingen ........................................................................................................... 4

2. Kwaliteit van Zorg .......................................................................................................................... 7

2.1 Wachtlijstgegevens ................................................................................................................... 7

2.2 Persoonsgerichte zorg en ondersteuning ................................................................................. 7

2.3 Wonen en welzijn ...................................................................................................................... 8

3. Veiligheid van zorg ......................................................................................................................... 9

3.1 Melding Incidenten Cliënten ...................................................................................................... 9

3.2 Hygiëne en infectiepreventie ..................................................................................................... 9

3.3 Risicosignalering op cliëntniveau ............................................................................................ 10

3.4 Indicatoren basisveiligheid ...................................................................................................... 10

4. Cliëntoordelen .............................................................................................................................. 11

4.1 Klachten en ongenoegens ...................................................................................................... 11

4.2 Cliënttevredenheidsonderzoek ............................................................................................... 11

4.3 Cliëntenraad ............................................................................................................................ 11

5. Resultaten in- en externe beoordelingen ................................................................................... 13

5.1 Resultaten interne audits 2018 ............................................................................................... 13

5.2 Resultaten externe audits ....................................................................................................... 13

5.3 Inspectiebezoeken .................................................................................................................. 14

5.4 Overige externe visitaties ........................................................................................................ 14

6. Medewerkers ................................................................................................................................. 15

6.1 Personele bezetting ................................................................................................................ 15

6.2 Ziekteverzuim .......................................................................................................................... 16

6.3 Medewerkers tevredenheid ..................................................................................................... 17

6.4 Opleiding en deskundigheidsbevordering ............................................................................... 17

6.5 MIM (Meldingen Incidenten Medewerkers) ............................................................................. 19

6.6 Medezeggenschap .................................................................................................................. 20

1. Inleiding Het jaar 2018 kenmerkt zich door verdere invulling van het kwaliteitskader verpleeghuiszorg. Ook

wordt aangesloten bij het Programma Kwaliteit Verpleeghuiszorg, Thuis in het verpleeghuis,

Waardigheid en Trots op Locatie (WOL) van het Ministerie van VWS, april 2018.

Onder de naam ‘Patyna ûnderweis’ is de organisatie op ontdekkingstocht geweest naar de bedoeling

van onze organisatie. Daar zijn drie kernwaarden uit naar voren gekomen: aandacht, verbinding en

vertrouwen. Deze waarden drukken ‘de bedoeling’ uit. Patyna wil bestaande en nieuwe plannen vanuit

Waardigheid en Trots verbinden aan ‘de bedoeling’. Om betere afstemming, samenwerking en

ondersteuning vanuit de bedoeling te organiseren zijn alle ondersteunende diensten gecentraliseerd in

Sneek.

1.1 Werkwijze kwaliteitsverslag

De Raad van Bestuur beoordeelt in een tertiaire cyclus het kwaliteitsmanagementsysteem van Patyna

om ervoor te zorgen dat het systeem steeds geschikt en doeltreffend is en dat het in lijn is met de

strategie van Patyna. Doordat Patyna heeft gekozen om het kwaliteitsverslag (eis vanuit het

kwaliteitskader) en de beoordeling (eis vanuit HKZ/ISO) te integreren gaat het verslag en daaraan

gekoppeld de update van het kwaliteitsplan in dezelfde cyclus mee. Op deze wijze is zowel het

kwaliteitsplan- als het kwaliteitsverslag niet statisch maar volgt het de pdca-cyclus en volgt hier

automatisch ‘leren en verbeteren’ uit. Immers, vanuit deze beoordelingscyclus worden mogelijke

kansen voor verbetering geïnventariseerd. Ook komt de noodzaak voor veranderingen en het

beheersen of elimineren van ongewenste effecten naar voren. De input voor dit kwaliteitsverslag komt

uit resultaten en/of analysen van de instrumenten van het kwaliteitsmanagementsysteem zoals

bijvoorbeeld interne audits en meldingen.

Eind 2018 werd begonnen met een integrale rapportage waarin kwaliteitsgegevens, personele

gegevens en financiële gegevens verwerkt zijn. Door het integraal weergeven van deze data kunnen

mogelijk sneller verbanden gelegd worden en acties ondernomen worden.

1.2 Lerend netwerk

Patyna is onderdeel van een lerend netwerk met ZuidOostZorg en Noorderbreedte. In 2018 is het

lerend netwerk drie keer bij elkaar geweest. In deze bijeenkomst kwamen onder andere

kwaliteitsplannen en -verslagen aan de orde. Omdat dit het eerste jaar was waarin het

kwaliteitsverslag nieuwe stijl geschreven werd, is door middel van intervisie met en van elkaar

geleerd. In 2018 is gestart met kennisdeling tussen de organisaties met name op het gebied van

onbegrepen gedrag, landelijke indicatoren en in- en externe audits. Ook op het onderwerp eerstelijns

verblijf wordt nauw samengewerkt met onder andere ZuidOostZorg en Noorderbreedte.

Om de zorg voor Huntington-cliënten continu te verbeteren is Patyna gaan samenwerken met

Noorderbreedte. De ambitie is om samen een expertisecentrum op het gebied van Huntington-zorg te ontwikkelen in Noord-Nederland. De adviseurs kwaliteit zijn aangesloten bij het netwerk van kwaliteitsfunctionarissen Noord-Oost

Nederland waarin circa 25 zorg- en welzijnsorganisaties vertegenwoordigd zijn. Het netwerk komt

structureel vier keer per jaar een dagdeel bij elkaar. Er worden actuele thema’s behandeld en waar

gewenst en van toepassing gastsprekers uitgenodigd. Ook is er via de mail een open vraag- en

antwoordconstructie waarbij het leren en delen met elkaar voorop staat. Informatie is gedeeld met

betrekking tot het kwaliteitskader Wijkverpleging, manieren om cliënttevredenheid te meten,

Waardigheid en Trots op locaties (zelfscans), mantelzorgbeleid, polyfarmacie en procedures rondom

melden van incidenten.

1.3 Realisatie doelstellingen

Voor 2018 zijn de doelstellingen vanuit onder andere het kwaliteitsplan, strategisch plan, strategisch

huisvestingsbeleid en opleidingsplan beschreven in de kaderbrief 2018. Voor alle concrete acties

verwijzen we naar het kwaliteitsplan, de kaderbrief en alle jaarplannen per dienst en locaties.

Hieronder worden de speerpunten en bereikte resultaten benoemd:

Speerpunten 2018

Toelichting Bereikte resultaten

Arbeidsmarkt

Voor realisatie verwijzen we naar hoofdstuk 6.

Leiderschap

Gezamenlijk vaststellen welke wensen er zijn op het gebied van leiderschap voor Patyna. Besluiten over de ‘span of support’ in relatie tot zelforganisatie. Gevolgd door een ontwikkeltraject.

In mei 2018 is de Denktank Leiderschap gestart. Voorstellen hieruit worden gekoppeld aan de proeftuinen om als pilot te dienen.

Implementatie ECD

Een keuze maken met welk Elektronisch Cliënten Dossier het intramuraal werken gaat plaatsvinden.

In 2018 is de keuze gemaakt voor het ECD van Lable care. En een plan van aanpak gemaakt om in 2019 te gaan werken met het ECD. Hierin is ook een training opgenomen.

Atelier Patyna

Ontwikkelen van nieuwe producten en diensten, waarbij het programma Healthy Ageing wordt gecontinueerd. Dit omvat : * Domotica-innovatie * Innovatie op het gebied van Robotica * Inzet van muziek bij dementie

Er is een nieuwe afdeling binnen Patyna opgezet: ‘Human Technology’. Samen met de medewerkers op de werkvloer wordt bekeken hoe de zorg met de inzet van technologische hulpmiddelen ondersteund kan worden of vergemakkelijkt. Door in te spelen op actuele problemen, wil deze afdeling de zorg beter maken voor de cliënt en leuker voor de medewerkers. Tevens is het project Muziek en dementie gestart. Er zijn workshops geweest door musici van Cityproms Embrace voor mensen met dementie en zorgkundigen. De workshops waren inspirerend voor beide partijen. Het vergrootte de eigenwaarde van de bewoners, hielp nieuwe vriendschappen ontstaan, bracht hen ontspanning, gaf reuring in huis. De medewerkers namen vervolgens initiatieven tot muziekuurtjes en integreren muziek nu in de ADL, wijzen hun collega’s op de impact van muziek voor mensen met

dementie. Het project wordt voortgezet door een medewerker welzijn als kennisdrager en promotor Muziek in de Zorg. Daarnaast wordt sinds kort de ‘robotkat’ ingezet.

Overige doelen in 2018

Toelichting Bereikte resultaten

Fixatievrij Patyna

Vervolg van doel 2017 Zie paragraaf 3.4

Uitbouw dienstverlening Behandelteam naar collega zorgaanbieders

Vervolg van doel 2017 In het jaarverslag 2017 is geschreven over de samen- werking met het Antonius Ziekenhuis en de plannen om in het ziekenhuis een afdeling voor Observatie & Diagnostiek te gaan organiseren. Dit plan is nog steeds in ontwikkeling. Er zijn afspraken gemaakt welke afdeling in het ziekenhuis hiervoor geschikt zou zijn. Het gaat om 8 a 10 bedden en er zijn in grote lijnen afspraken gemaakt wat voor facilitaire onderdelen van het ziekenhuis afgenomen kunnen worden. Er zijn gesprekken met de verzekeraar om te kijken naar een passende financiering. Het voornemen is begin 2020 operationeel van start te gaan.

Uitbouwen dienstverlening Behandelteam in de eerste lijn in samenwerking met Thuiszorg Patyna

Vervolg van doel 2017 Er is in 2018 een toename van ambulante trajecten te zien bij Patyna. In 2019 willen we nog meer revalidanten ambulante revalidatie aan kunnen bieden. De denktank ambulante revalidatie heeft in 2018 vooronderzoek gedaan naar mogelijkheden voor een centrale planning.

GRZ verder implementeren en integreren van de adviezen van Advisaris

Vervolg van doel 2017 In 2018 is het besluit genomen dat het van belang is om voor de GRZ een vast team van behandelaren samen te stellen. Dit is gerealiseerd. Daarmee zijn er nu vier Specialisten Ouderengeneeskunde betrokken bij de GRZ waarvan twee in het bezit zijn van de kaderopleiding GRZ.

Elke afdeling heeft sinds 2018 een HBO-(praktijk)-verpleegkundige, met een coachende rol naar het team toe t.a.v. het stimuleren en bewaken van kwaliteit.

Vakinhoudelijke medezeggenschap

Besluitvormend onderzoek naar meerwaarde verpleegkundige of professionele adviesraad (of alternatief)

Zie paragraaf 6.6

Observerend en waarderend auditen

Onderzoek naar andere manieren van auditen.

Zie paragraaf 5.1

Tabel 1 - Doelstellingen 2018

2. Kwaliteit van Zorg

2.1 Wachtlijstgegevens

Gedurende 2018 is de wachtlijst niet toegenomen. Er is toename van spoedopnames met complexe

problematiek zoals PG met gedragsproblematiek, GGZ-cliënten met een combinatie van

psychiatrie/PG problematiek, gedwongen opnames met een rechterlijke machtiging (RM of IBS),

somatische opnames met veel technische handelingen.

Ook GRZ-opnames zijn complexer geworden. Voorafgaande aan de opname wordt de cliënt altijd

bezocht door de zorgpadcoördinator.

Tabel 2 - Bezetting 2018

2.2 Persoonsgerichte zorg en ondersteuning

Ieder mens gaat op zijn eigen manier om met ziektes en beperkingen. Persoonsgerichte zorg speelt

daarop in. Het ontstaat in de relatie tussen de cliënt en zijn naasten, zorgverleners en de

zorgorganisatie. De cliënt met zijn eigen geschiedenis, wensen en waarden is bij Patyna steeds het

uitgangspunt. Dit om zo de bijdrage aan de kwaliteit van leven van de cliënt zo optimaal mogelijk te

laten zijn.

In de locatiejaarplannen wordt beschreven op welke wijze de locaties invulling geven aan

ontwikkelingen op gebied van persoonsgerichte zorg en ondersteuning. Dit is nauw verweven met de

speerpunten in het plan van aanpak Waardigheid en Trots, d.d. augustus 2016 en het programma

Kwaliteit Verpleeghuiszorg, Thuis in het verpleeghuis, Waardigheid en Trots op locatie van het

Ministerie van VWS, april 2018

Een voorbeeld van focus op persoonsgerichte zorg is het project Belevingsgerichte Zorg in de

Noorderhoek, gestart in 2016 en in 2018 afgerond. Rode draad was het centraal stellen van de

bewoner en zich kunnen verplaatsen in zijn of haar wensen op het gebied van zorg en welzijn. Daar

wilde men de familie nadrukkelijk bij betrekken. Medewerkers zijn veel met elkaar in gesprek geweest

over de vier thema’s: attitude, eigen regie, familieparticipatie en vrijheid/veiligheid. Bewustwording

heeft nieuwe inzichten gegeven en medewerkers hebben hun handelen daarop aangepast.

Inhoudelijk gaat deze ontwikkeling nog steeds door, nu onder de noemer persoonsgerichte zorg.

Daarbij gaat het - in aansluiting op de waarden van Patyna - om aandacht voor de wensen en

behoeften van bewoners, om de inzet van methoden om die wensen en behoeften te achterhalen in

samenspel met familie en andere naasten. Het gaat ook om ‘blijven leren’, zodat de competenties van

medewerkers blijven aansluiten bij de hulp die nodig is. Daarvoor is ook aandacht, betrokkenheid en

verbinding naar elkaar nodig. Dat helpt om een veilig en inspirerende leer- en woonomgeving te

borgen en nog door te ontwikkelen.

2.3 Wonen en welzijn Het realiseren van persoonsgerichte zorg is ingezet met het traject ‘Ken je cliënt’, waarbij ook de zinvolle dag-invulling voortvarend ter hand is genomen. Dit onderdeel is uitgewerkt in drie thema’s:

Versterken van de samenwerking met familie en andere naasten uit het netwerk van de ouderen;

Bevorderen van welzijn, leefplezier en een zinvolle dag-invulling met en voor de ouderen;

Leven in vrijheid. Deze thema’s dragen bij aan meer geluk en een beter leven van de ouderen. En worden volgens

planning tot en met 2020 uitgevoerd op de verschillende locaties.

Ook is het vernieuwde MDO, nu Woonleefplanoverleg genoemd, stapsgewijs geïmplementeerd. Dit

levert meer tevredenheid op bij de familie en verbeteringen op de afdeling. Voor het

Woonleefplanoverleg krijgt de familie een formulier over tevredenheid toegestuurd, waardoor er

meteen input is over wat anders/beter kan en natuurlijk ook over wat al goed gaat.

Op enkele locaties werd onder de noemer ‘De Fryske Marren in gesprek’ gestuurd op meer

bewustwording van de visie. Wat maakt het leven van de cliënt van waarde? Hoe werken we goed

samen met familie, hoe bevorderen we leven in vrijheid, hoe ondersteunen we zinvolle dag-invulling?

Alle medewerkers namen deel aan twee bijeenkomsten. De doelstelling van de training was het

inzetten en gebruik maken van het netwerk van de cliënt, het communiceren met cliënt en familie en

het formuleren van en rapporteren op de vier domeinen van zorg.

Op één locatie is de (beweeg)tuin gerealiseerd. Deze wordt positief ontvangen door de bewoners van

het huis en door de dorpsbewoners van jong tot oud. De cliënten, kinderen van de basisschool,

medewerkers, vrijwilligers, dorpsbewoners kunnen er gebruik van maken. Het onderhoud doet men

samen.

Vanuit extra kwaliteitsgelden is extra geïnvesteerd in medewerkers opleidingen op het gebied van

welzijn. Integratie van zorg en welzijn op de verschillende locaties verloopt beter, vanuit de vraag:

‘Hoe geven we welzijn nu zelf vorm als zorgmedewerkers, als team? Welzijn is niet meer alleen de

verantwoordelijkheid van de welzijnsmedewerkers, maar van iedereen.

Er wordt inmiddels gewerkt met groepsgewijze, algemene activiteiten, maar die zijn niet altijd voor

iedereen geschikt. Daarnaast zijn er daarom ook individuele, persoonsgerichte activiteiten afgestemd

op de bewoners. Momenteel worden er regelmatige zingevingsactiviteiten voorbereid, op verzoek van

de bewoners. De zorgkundigen werken integraal: zij doen ook de welzijnsactiviteiten, maar ervaren

daar soms geen tijd voor te hebben. Ze leren nu dat ze daar extra tijd voor kunnen vragen en die dan

ook krijgen.

Momenteel heeft familieparticipatie de gebruikelijke vorm binnen Patyna: familie wordt van harte

uitgenodigd om een betrokken en actieve rol te spelen in de dagelijkse begeleiding en ondersteuning

van hun naaste.

3. Veiligheid van zorg

3.1 Melding Incidenten Cliënten

Over het algemeen zijn medewerkers op de hoogte van nut en noodzaak van het melden van

incidenten. De bereidheid om te melden neemt toe, maar kan nog beter. Het digitale

meldingsformulier werkt nog belemmerend. Dit is in het kader van de invoering van het ECD

meegenomen. Een definitieve beslissing hierover wordt in 2019 genomen.

Figuur 1 - Verdeling MIC meldingen 2018

In 2018 werden in totaal 4768 incidenten gemeld. De grootste groep incidenten betreft medicatie

(1918) en vallen (2481)1

Beide onderwerpen hebben de continue aandacht van medewerkers. Dit heeft ook geleid tot verbeteringen zoals de invoering van een digitaal medicatiesysteem. Dit systeem wordt in 2019 stapsgewijs uitgerold over alle locaties.

3.2 Hygiëne en infectiepreventie

In 2018 is geconcludeerd dat de expertise voor goede hygiëne en infectiepreventie binnen de

organisatie ontbreekt. Na onderzoek hoe dit kennistekort op korte termijn het beste kon worden

opgeheven is gekozen om per 1 januari 2019 deze kennis extern in te huren. De opdracht voor de

infectiepreventiedeskundigen is om enerzijds de hygiëne en infectiepreventie op het gewenste niveau

te brengen en anderzijds medewerkers op te leiden om deze expertise in de toekomst binnen de

organisatie te borgen.

1 Deze cijfers wijken iets af van de cijfers in de P3-raportage. Dit komt doordat in bovenstaande tabel enkele nagekomen

meldingen zijn verwerkt.

3.3 Risicosignalering op cliëntniveau

Risico’s van cliënten met betrekking tot de zorg- en dienstverlening worden structureel

geïnventariseerd bij de intake en cliëntevaluaties dan wel vaker wanneer nodig. Bij verhoogde risico’s

worden doelen en interventies opgenomen in het woonleefplan/ECD.

Risicosignalering vindt momenteel alleen op cliëntniveau plaats.

3.4 Indicatoren basisveiligheid

Conform landelijk voorschrift werd voor 1 juli 2018 per locatie informatie over de landelijke

kwaliteitsindicatoren aangeleverd.

Gebruik psychofarmaca

Patyna houdt zicht op psychofarmaca en inzet van fixatie. Medicatiereviews worden in alle locaties

gehouden en geven zicht op het medicatiegebruik op individueel cliëntniveau en tevens een overall

beeld van het medicatiegebruik binnen de locatie. Uitkomsten van medicatie-audits worden besproken

in de commissie medicatieveiligheid.

Gebruik vrijheidsbeperkende maatregelen

De behandellocaties zijn in het bezit van het Waarborgzegel Fixatievrije Organisatie. Het voornemen

was om voor alle Patyna-locaties dit Waarborgzegel te verkrijgen, maar met de invoering van de Wet

Zorg en Dwang (WZD) in 2020 heeft Patyna besloten zich hier volledig op te richten, met als motto;

nee, tenzij. Patyna maakt geen gebruik van onvrijwillige zorg, tenzij er geen enkele andere

mogelijkheid is en alle alternatieven zijn geprobeerd.

In 2018 is de projectgroep Samen op Weg naar vrijheid (Wet Zorg en Dwang) gestart binnen Patyna.

Deze werkgroep heeft een organisatievisie opgesteld over onvrijwillige zorg, een escaperoom voor

medewerkers georganiseerd waarin zij zelf konden ervaren hoe het is om in je vrijheid beperkt te

worden, een toolkit samengesteld met spelvormen, filmpjes en casuïstiek om in team-overleggen het

onderwerp te bespreken en de kennis te vergroten en voorbereidingen gepleegd voor het aanbieden

van een e-learning over de WZD voor alle medewerkers.

Voorkomen van decubitus

Het risico op decubitus wordt structureel in kaart gebracht door risicosignalering op cliëntniveau. Deze

risicosignalering vindt in ieder geval twee keer per jaar plaats en zo nodig vaker. Voor de locatie met

behandeling is risicosignalering decubitus standaard opgenomen in het ECD. Overzichten worden

besproken op locatiemanagementniveau en indien nodig worden maatregelen getroffen.

Afspraken in het kader van advance care planning

Bij elke cliënt worden beleidsafspraken gemaakt omtrent de behandeling rond het levenseinde. Deze

worden in het zorgdossier vastgelegd en bevatten in elk geval afspraken over wel of niet reanimeren.

Het palliatieve platform is in 2018 begonnen met het ontwikkelen van een scholingscyclus voor

medewerkers waarin met name gespreksvaardigheidstechnieken ten aanzien van dt onderwerp een

prominente plaats krijgen. Dit moet ertoe leiden dat in de toekomst bekend is wat elke cliënt wenst

rondom het levenseinde; wel of niet starten of stoppen met levensverlengende handelingen; wel of

geen ziekenhuisopname of andere zaken die voor individuele cliënten belangrijk zijn.

4. Cliëntoordelen

4.1 Klachten en ongenoegens Patyna voorziet in een systeem van klachtenafhandeling dat laagdrempelig is en voldoet aan wet- en

regelgevingen. De PDCA-cyclus naar aanleiding van klachten krijgt met name gestalte op

locatieniveau. Het totaal aantal klachten dat is binnengekomen bij de klachtenfunctionaris in 2018 is

24. Het totaal aantal klachtonderwerpen is 47.

Een klacht kan bestaan uit meerdere klachtonderwerpen. Na behandeling van alle klachten volgens

de klachtenprocedure waren klagers op één na tevreden met de afwikkeling van hun klacht(en).

Locatiemanager Organisatie

van de

zorg

Communicatie

en bejegening

Medisch-

zorginhoudelijk

Financiën Anders Totaal

Klacht-

onderwerpen

Totaal aantal

klachtonderwerpen

14 13 11 0 9 47

Tabel 3 - Afhandeling klachten

Tevens is de klachtenfunctionaris een pilot ‘maandelijks inloopspreekuur klachten’ gestart. Het doel is

de laagdrempeligheid van de klachtenfunctionaris nog meer te vergroten en gelegenheid te bieden

voor een praatje of voor het bespreken van klachten die er mogelijk zijn. Deze pilot is niet omgezet in

een structureel inloopspreekuur klachten omdat er erg weinig cliënten gebruik van maakten.

4.2 Cliënttevredenheidsonderzoek

In 2017 vond binnen alle locaties van Patyna een cliënttevredenheidsonderzoek plaats middels de

COi-methodiek. Hierbij werd de NPS-score uitgevraagd. In 2018 werd begonnen met het maken van

een verdiepingsslag per locatie door middel van focusgesprekken. Hierbij werd geen NPS uit

gevraagd.

Patyna maakt tevens gebruik van Zorgkaart Nederland. Helaas zijn er in 2018 Patyna breed

onvoldoende waarderingen om een NPS-score te genereren. Conform planning wordt in 2019

opnieuw een CTO voor elke locatie met daarbij de NPS-vraag uitgevoerd.

4.3 Cliëntenraad

De centrale cliëntenraad heeft in 2018 een nieuwe onafhankelijk voorzitter aangesteld. De komende

jaren zullen er veel verhuisbewegingen gaan plaatsvinden. Omdat dit veel invloed heeft op de cliënten

is er een verhuisplan opgesteld. Dit is voorgelegd aan de centrale cliëntenraad die hierover positief

heeft geadviseerd.

Leden van de centrale cliëntenraad hebben deelgenomen aan bijeenkomsten en denktanks in het

kader van het project Patyna ûnderweis. Bij de keuze van een nieuw elektronisch cliëntdossier zijn

leden van lokale cliëntenraden en de centrale cliëntenraad nauw betrokken geweest.

De invoering van de nieuwe Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (Wmcz), de verschillen

in functioneren van de medezeggenschap op lokaal niveau, de inbedding van de thuiszorg in de

medezeggenschapsstructuur en de toekomstige inrichting van de organisatie hebben ertoe geleid dat

er een werkgroep medezeggenschap is gestart. De opdracht van deze werkgroep is na te denken

over een andere vorm van medezeggenschap. En hierover voorstellen te doen. Hier rekening

houdend met de veranderende wensen en behoeften van de cliënt, familie en medewerkers over

medezeggenschap.

Naast de reguliere vergaderingen organiseert de centrale cliëntenraad bijeenkomsten om zich te

kunnen verdiepen in bepaalde thema’s. Zo zijn in 2018 de onderwerpen palliatieve zorg en

reanimatiebeleid besproken.

5. Resultaten in- en externe beoordelingen

5.1 Resultaten interne audits 2018

Patyna heeft een methode van interne audits, waarbij in een cyclus van drie jaar alle locaties minimaal

éénmaal bezocht worden. Daarnaast worden medicatie-audits uitgevoerd, in 2018 alleen op locaties

met behandeling. De bedoeling is om medicatie-audits in 2019 ook op de andere locaties binnen

Patyna uit te voeren.

In 2018 kwamen de volgende onderwerpen aan bod op de locaties:

Nachtzorg en personeelssamenstelling

Onbegrepen gedrag

Bij zorgbemiddeling/ondersteuning is het proces van aanmelden en crisisplaatsing ge-audit. Bij de

zorg thuis is gekeken naar persoonsgerichte zorg, deskundigheid en inzet van personeel en integrale

zorg, samenwerking zorgverleners en mantelzorg.

Uit de resultaten bleek onder andere dat op de locaties zonder behandeling er verschillende

geneesmiddelendistributie protocollen bestaan. Dit is opgepakt door de commissie medicatieveiligheid

en er is een uniforme werkwijze ontwikkeld welke in 2019 vastgesteld en ingevoerd wordt.

In 2018 is een pilot ‘Tracer audits’ gestart. Tracer is een interne audit vanuit de bedoeling, dat wil zeggen dat het cliëntperspectief uitgangspunt is. Anders dan bij een ‘reguliere’ interne audit wordt bij de tracer audit één cliënt centraal gesteld. Deze cliënt wordt op gebied van zorg- en dienstverlening als het ware ‘gevolgd’, een vorm van spoorzoeken. Het voltallige auditteam is hiervoor in april geschoold. Evaluatie van deze vorm van intern auditen geeft aan dat de tracer audit gezien kan worden als een methode voor cliënt gericht auditen, maar dat het niet alle processen kan toetsen zoals bijvoorbeeld hygiëne, medicatieveiligheid, HAACP of het personele proces. Aanbevolen wordt daarom om deze methode te ‘vervlechten’ binnen de reguliere interne audits. Concreet wordt hiermee bedoeld dat de cliëntprocessen volgens de tracer worden ge-audit, met een vooraankondiging van minimaal twee dagen en de overige processen via de reguliere audits met een vooraankondiging van een jaar (via de jaarplanning).

5.2 Resultaten externe audits

Patyna werd in december 2018 bezocht door het externe auditteam van DNV, waarna certificering

verlengd werd. In totaal werden drie niet kritische bevindingen (minors) geconstateerd:

1. Bij één locatie ontbreekt een risico-inventarisatie op het primaire proces van zorgverlening in de voorbereiding op het verbouwingstraject en de omschakeling naar kleinschalig werken;

2. De thuiszorg heeft nog niet vastgesteld welke kwaliteitsindicatoren en -doelstellingen (tevredenheid, kwaliteit) men kiest om kwaliteit te duiden;

3. Beleidsplannen missen concreetheid als het gaat om het verbinden van strategisch beleid met kwaliteit in de uitvoering.

Voor deze bevindingen werd een plan van aanpak gemaakt. En zijn verbeteracties voor 2019 gepland.

5.3 Inspectiebezoeken

De IGJ heeft een aangekondigd inspectiebezoek Goed bestuur gebracht. De inspectie sprak na dit

bezoek haar vertrouwen uit in de besturing van Patyna. Tijdens de inspectiedag en door andere

informatie heeft de inspectie zicht gekregen op Patyna en op de besturing van de organisatie. Uit de

bevindingen blijkt dat de (kwaliteits)systemen, het gedrag en de cultuur en de resultaten bijdragen aan

een goede zorgverlening. Als verbeterpunten noemen zij:

Het ontwikkelen van een meer proactieve rol van het Behandelteam;

Het optimaal benutten van leren en verbeteren, onder andere door MIC en intervisie;

De inspraak, samenspraak en tegenspraak van de lokale cliëntenraden. De mate waarin

lokale cliëntenraden invloed hebben op het lokale beleid wisselt;

Patyna beschikt over veel kwaliteitsinformatie. Met aanvullende, zorginhoudelijke informatie

per locatie kan Patyna mogelijke risico’s sneller en beter in beeld krijgen.

5.4 Overige externe visitaties

Visitatie van Specialisten Ouderengeneeskunde heeft in 2016 plaatsgevonden. Deze visitatie volgt

een cyclus van vijf jaar.

6. Medewerkers

6.1 Personele bezetting

Ook in 2018 loopt het personeelstekort in de zorg op. Ook Patyna blijft te maken hebben met krapte

op de arbeidsmarkt. In elke regio zijn vacatures voor verpleegkundigen en verzorgenden, die moeilijk

invulbaar zijn. Eén van de acties, die gestart is om meer personeel te werven, heeft samen met ROC

Friese Poort en Pastiel plaatsgevonden. ‘Op Stap’ is een uniek opleidingstraject. Via een speciale,

interne mbo-opleiding zijn personen met een uitkering, statushouders en omscholers opgeleid naar

een betaalde baan als zorgondersteuner binnen de ouderenzorg. In de eerste lichting zijn 22

medewerkers van start gegaan. Deze medewerkers krijgen in eerste instantie een leer-

/arbeidscontract en na het behalen van hun diploma Helpende volgt een vast contract. Het project is

binnen Zorgpact als koploperproject benoemd en word inmiddels breed opgepakt in heel Nederland.

Tabel 4 - Kwalificatieniveau zorgverleners

De medewerkers in bovenstaande tabel van ’Zorg - Behandelaren’ tot en met ‘Zorgpersoneel - Overig’

vallen onder de vergoeding in het kader van de kwaliteitsgelden. De stijging van het zorgpersoneel is

in het bijzonder zichtbaar bij niveau 2 en 4. Het overheadpercentage nam in de loop van 2018 licht af

omdat de stijging van de inzet in het primaire proces veel hoger was dan de stijging van de inzet in

overheadpersoneel.

Kwalificatieniveau

Maand 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Zorg - Behandelaren 53 54 54 53 53 54 54 56 56 57 59 61

Zorg - Leerlingen 12 17 17 17 17 17 18 19 32 32 32 33

Zorgpers. - Niveau 1 124 118 121 123 123 128 130 132 134 132 137 141

Zorgpers. - Niveau 2 124 122 124 132 131 142 160 184 172 153 153 153

Zorgpers. - Niveau 3 737 715 724 771 728 725 757 747 743 748 745 737

Zorgpers. - Niveau 4 108 106 111 121 115 110 121 119 119 123 120 127

Zorgpers. - Niveau 5 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Zorgpers. - Niveau 6 24 23 23 27 23 24 25 25 25 28 27 27

Zorgpers. - Overig 5 5 4 5 6 5 5 5 5 5 5 4

Primair proces overig 262 246 255 259 281 272 285 301 291 263 267 269

Totaal primair proces 1.450 1.407 1.435 1.509 1.478 1.479 1.557 1.590 1.579 1.542 1.546 1.552

Financieel-adm. personeel 21 21 21 21 20 20 20 20 20 21 21 21

ICT-personeel 10 10 10 10 10 10 11 11 11 11 11 11

Management algemeen 55 56 53 56 62 57 58 58 59 59 56 56

P&O-personeel 15 15 15 16 16 16 15 16 16 16 15 16

Staf en alg. ondersteuning 64 62 66 64 67 64 66 67 68 68 67 68

Totaal overhead 165 164 166 166 175 167 170 172 174 174 171 172

Totale inzet 1.614 1.570 1.601 1.675 1.653 1.645 1.726 1.762 1.753 1.716 1.717 1.724

Overhead% 10,2% 10,4% 10,4% 9,9% 10,6% 10,1% 9,8% 9,8% 9,9% 10,1% 10,0% 10,0%

Stagiaires 176 221 189 196 193 186 124 51 167 175 190 171

Vrijwilligers 1.182 1.182 1.187 1.188 1.194 1.198 1.198 1.200 1.200 1.196 1.185 1.179

Inzet in fte

Tabel 5 - In- en uitstroom

Bovenstaande tabel geeft een indicatie van de in- en uitstroomcijfers over 2018. Deze tabel sluit nog

niet aan bij de tabel in 2.1 omdat er twee verschillende uitvragen zijn gedaan. Het blijkt dat de

uitstroom tegenvalt. Er stroomden 492 medewerkers (excl. stagiaires en vakantiemedewerkers) uit in

2018. Het dichthouden van de achterdeur wordt in relatie tot de arbeidsmarkt problematiek als

speerpunt gezien binnen Patyna.

6.2 Ziekteverzuim

Het verzuimcijfer wordt maandelijks gemonitord door het management en nader gespecificeerd per

locatie:

Figuur 2 - Driejaarlijks overzicht ziekteverzuim in maanden

Analyse van de verzuimcijfers van de laatste jaren laat zien dat het ziekteverzuim binnen Patyna

daalt. Over geheel 2018 is het verzuim van Patyna volgens de Vernet gegevens 7,06%. Het branche

gemiddelde over 2018 bedroeg 7,12% en het regio gemiddelde 7,61%.

In 2018 is een analyse op de inzetbaarheid van de medewerkers uitgevoerd. De afspraak is gemaakt

dat elke regio/locatie een plan van aanpak maakt om het verzuim te reduceren, waarbij aandacht is

voor de beïnvloedbare factoren in het verzuim en het stellen van concrete doelen om de vitaliteit van

de medewerkers te beïnvloeden. P&O en de bedrijfsarts helpen bij het opstellen van een plan om

richting te geven aan continu verbeteren. Tweejaarlijks wordt het thema “inzetbaarheid” breed

In- en uitstroom

Functie In dienst Uit dienst In dienst Uit dienst In dienst Uit dienst In dienst Uit dienst Saldo

Verpleegkundige 14 5 19 15 23 10 56 30 26

Zorgkundige 32 24 36 28 45 45 113 97 16

Zorgondersteuner 36 28 58 39 41 40 135 107 28

Woonondersteuner 19 19 23 23 42 18 84 60 24

Leidinggevende 2 3 4 1 1 4 7 8 -1

Overig 51 61 54 63 68 66 173 190 -17

154 140 194 169 220 183 568 492 76

Stagiares 95 122 38 143 152 31 285 296 -11

Vakantiemedewerkers - - 185 80 1 80 186 160 26

TOTAAL 249 262 417 392 373 294 1.039 948 91

P1 P2 P3 2018

geagendeerd binnen de regio en vinden er (half)jaarlijks tussenevaluaties plaats om voortgang

Patynabreed te bewaken.

6.3 Medewerkers tevredenheid

In 2018 heeft geen medewerkers tevredenheidsonderzoek (MTO) plaatsgevonden. Patyna wil afstappen van het 3-jaarlijkse medewerkers tevredenheidsonderzoek waarbij met behulp van vragenlijsten feedback van de medewerkers gevraagd wordt en overgaan tot flexibel onderzoek. Bij flexibel onderzoek vindt gericht onderzoek plaats op specifieke thema’s als werkdruk, leiderschap, duurzame inzetbaarheid, in- en uitstroom of teamonderzoek. In 2019 zijn er vier meetmomenten. Locaties kunnen zelf het moment van deelname kiezen. In het eerste jaar staan de onderwerpen vast, maar vanaf medio 2020 kunnen teams ook zelf vragen toevoegen, zodat het onderzoek beter aansluit bij vraagstukken binnen een team.

6.4 Opleiding en deskundigheidsbevordering

Voor de functie van zorgkundige is één van de eisen dat medewerkers beschikken over een diploma

dat gelijk of gelijkgesteld is met de beschermde opleidingstitel Verzorgende IG. Binnen de organisatie

werken veel verzorgende op niveau 3 op basis van een ouder zorgdiploma dat niet volledig

gelijkgesteld is met verzorgende IG. Om medewerkers te laten voldoen aan de deskundigheidseisen

van deze tijd biedt Patyna opleidingstrajecten voor twee groepen medewerkers bij ROC Friese Poort,

te weten de Certificeerbare eenheid 'ondersteunen bij verpleegtechnisch handelen' en de verkorte

opleiding verzorgende IG. De groepen bestaan uit minimaal 16 deelnemers.

Binnen Patyna is het afgelopen jaar een leerlingenteam aan de slag gegaan. Dit team bestaat uit vier

interne deelnemers en drie externen. Het is een zelfstandig team, dat boven formatie werkt. Daardoor

is er gedurende de dag en de avond een extra zorgverlener op de groep, die extra zorg en aandacht

kan bieden aan de cliënten. Dit doen zij hetzij door er zelf op uit gaan met de bewoners, hetzij door

verzorgenden te vervangen waardoor die extra aandacht aan de bewoners kunnen schenken. Een

mooi leerklimaat waar bewoners blij mee zijn. Dit initiatief is positief geëvalueerd en krijgt een vervolg

in 2019.

BIG-scholing en –toetsing

In april 2018 is gestart met de nieuwe werkwijze van BIG-scholing en -toetsing. De bijeenkomsten zijn

zeer goed gewaardeerd door de medewerkers, als middel om contact met elkaar te leggen en kennis

uit te wisselen.

Ergocoach

In 2018 hebben 8 medewerkers van het Behandelteam een opleiding gevolgd om als interne trainer

voor ergocoaches ingezet te kunnen worden. In 2019 zullen de interne trainers volop aan de slag

gaan met de verdere voorbereiding en de uitvoering van de trainingen voor de ergocoaches op de

locaties.

Hygiëne kwaliteitsmedewerkers (HKM)

Met de komst van twee externe deskundigen Infectiepreventie begin 2019 wordt een nieuwe start

gemaakt met het beleid en de uitvoering van Infectiepreventie. Onderdeel daarvan is het verder

vormgeven van de rol van aandachtsvelder HKM en deskundigheidsbevordering voor alle

medewerkers.

BOPZ-scholingen

BOPZ-scholingen op de verpleeghuislocaties heeft navolging gekregen. Deze scholing/bijeenkomst is

verzorgd in de verpleeghuizen door de praktijkopleiders van deze locaties samen met een Specialist

Ouderengeneeskunde. Doel is kennisoverdracht en bewustwording van het effect van vrijheid

beperkende maatregelen en het aanreiken van alternatieven. Er heeft een evaluatie plaatsgevonden

tussen praktijkopleiders, teamleiders en SOG’ers met afdeling opleidingen. De scholing is dit jaar in

aangepaste vorm wederom aangeboden.

BHV

Binnen Patyna zijn ruim 1000 medewerkers opgeleid als BHV’er. Dit is nog inclusief medewerkers bij

de thuiszorg, vanaf 2019 zullen zij niet meer in deze (herhalings-)cursussen meegaan. In 2018

hebben 439 medewerkers een BHV-training gevolgd: 112 medewerkers de basisopleiding en 327

medewerkers de herhalingstraining.

De organisatie van deze scholingen is bewerkelijk. Reeds ingekochte scholingen worden door vele

late afmeldingen onvoldoende benut. In 2019 zullen 486 medewerkers de herhalingstraining volgen.

Vanuit O&O gaan we verder met alle betrokkenen (uitvoerders BHV-beleid, planners etc.) om de

organisatie van de scholingen beter te laten verlopen. Bij de invoering van het

Leermanagementsysteem zullen we extra aandacht geven aan de inrichting en stroomlijnen van de

BHV-scholingen.

SamenScholen

In het jaar 2017 is op de locatie Nij Mariënacker een samenwerkingstraject gestart met de MMZ-

opleiding van ROC Friese Poort. Kern van het project SamenScholen is dat BOL-studenten en

medewerkers samen kennis opdoen en vaardigheden trainen die nodig zijn in de beroepspraktijk. In

Nij Mariënacker is gestart met het thema Weerbaarheid, dit was zo’n succes dat het project in 2018 is

vervolgd op deze locatie. Tevens zijn we begonnen met een vergelijkbaar project in het Dr.

Wumkeshûs met het thema ‘moeilijk verstaanbaar gedrag’. Bij deze training is ook een psycholoog

vanuit het Behandelteam betrokken. ROC Friese Poort en Patyna delen de kosten van deze trajecten.

Voor het schooljaar 2019-2020 zullen we onderzoeken op welke locaties SamenScholen een vervolg

gaat krijgen. Er wordt planmatig en in nauwe samenwerking met het beroepsonderwijs gewerkt aan

verhogen van de deskundigheid van onze medewerkers (zorgkundigen en verpleegkundigen). In het

jaar 2018 gaat het om de volgende aantallen medewerkers:

HBO-V 1 gestart 0 gediplomeerd

MBO-V 50 gestart 34 gediplomeerd

Verzorgende IG (versneld en regulier) 105 gestart 32 gediplomeerd

Certificeerbare eenheid 30 gestart 29 gediplomeerd

Daarnaast faciliteren locaties hun medewerkers om voortdurend bij te blijven leren en fit te blijven.

Medewerkers kunnen viermaal per jaar een klinische les (onder andere over omgaan met kritiek en

over omgaan met dementie) of congresbezoek bijwonen. Tevens kunnen zij maandelijks aan een

bewegingsactiviteit meedoen. Ook volgden medewerkers zorg en huishouding e-learningmodules over

dementie (‘U woont nu hier’). Daarnaast stimuleren locaties studenten en scholieren om het vak te

leren. Er zijn nauwe samenwerkingsverbanden met verschillende scholen en (maatschappelijke)

stages worden aangeboden aan verschillende niveaus leerlingen.

6.5 MIM (Meldingen Incidenten Medewerkers)

Voor Patyna worden de MIM meldingen digitaal opgenomen in het nieuwe systeem iTask. In 2018

werden 425 incidenten betreffende medewerkers gemeld. De grootste groep betrof agressie

meldingen, dit waren er 373. Andere meldingen betroffen:

6 keer een bedrijfsongeval

2 keer contact met mogelijk besmet materiaal

5 keer onveilige situatie

14 keer prikaccident

1 keer traumatische ervaring

24 keer anders

In de categorie bedrijfsongeval werd onder andere gemeld:

Eenmaal uitglijden door urine op de vloer

Twee maal vingers bekneld tussen steunen van de rolstoel

Hoofd gestoten aan medicijnkastje

Gestruikeld over wiel rollator en achterovergevallen

Gebroken pink door werken met de actieve tillift

Figuur 3 - Meldingen Incidenten Medewerkers 2018

6.6 Medezeggenschap

Medezeggenschap is bij Patyna geregeld middels een ondernemingsraad. Deze bestaat uit vijftien

leden van diverse locaties. Er is een dagelijks bestuur ingesteld en een aantal commissies, namelijk

commissie Personeel, commissie VGWM, commissie financieel en organisatie.

Daarnaast is in 2018 de VAR i.o. gestart om per 2019 een VAR (Verpleegkundige Adviesraad) te

installeren. De VAR zal bestaan uit verpleegkundigen uit alle sectoren binnen Patyna. De VAR i.o.

heeft in 2018 een missie en visie van de VAR Patyna vastgesteld. Er is een communicatieplan

opgesteld en een eigen (scholings)plan samengesteld voor 2019.