2R3 - Internal

Volantis Relatie dagMeridian bij Océ

Leon van der Hulst

P r o j e c t m a n a g e r R E & F S

4R3 - Internal

4

Océ TechnologiesSite Venlo

• Opgericht 1857

• Sinds 2011 onderdeel Canon

• Medewerkers wereldwijd 3.900

• 9 locaties, Europa, Amerika, Azië en Oceanië

• Venlo

• 69 Gebouwen

• Netto vloer opp. 203.000 m2

• Afd. Real Estate

• Beheer & Onderhoud

• Projecten

• 18 personen

5R3 - Internal

5

Meridian en Océ

• Automanager Teamwork bij Océ sinds 1997

• Real Estate As-built dossier

• Upgrade Meridian in 2015

• Uitbreiding Equipment dossier 2015

• Uitbreiding Projecten dossier 2015

6R3 - Internal

MeridianHuidige situatie 1

• Gebouwen en gebouwgebondeninstallaties: afdeling RE&FS

• Equipment voor assemblage en proces installaties: afdeling Equipment Engineering (EE)

• Beide afdelingen werkzaam in één Kluis

• Verschillende manier van benaderen documenten

• Gezamenlijke factor is de gebouwen waar de equipment is opgesteld en daar waar de

installaties elkaar raken.

• Gebouwen dossier al jaren in gebruik

• Equipment dossier bestond uit een Windows mappen structuur met historie

• Op verzoek van afdeling EE is veel van mappen structuur in tact gebleven in kluis

(conservatieve gedachte)

7R3 - Internal

MeridianHuidige situatie 2

• Door grote verschillen in structuur en classificatie is de huidige situatie niet optimaal

• Veel dubbele en ongestructureerde informatie velden aanwezig

• Hierdoor is een complexe omgeving ontstaan die veel support verlangt bij iedere kleine

aanpassing of uitbreiding op het systeem.

• Océ systeem is nog niet geschikt voor webbased toepassing

• Datacenter in Venlo wordt niet meer uitgebreid omdat locatie München over een state of art

datacenter beschikt

• Web omgeving wordt ingericht in München

• Nieuwe opzet is gewenst

8R3 - Internal

Basis gedachtenStandaarden• Uniforme werkwijze voor alle gebruikers

• Classificatie standaarden gebruiken bijvoorbeeld Stabu

• Geen maatwerk, alleen in hoogste uitzondering

• Uniforme rollen gebruikers

• Functioneel ontwerp volgens standaard aanwezige mogelijkheden binnen pakket

9R3 - Internal

Basis gedachteOpen structuur

• Eenduidige indeling voor beide afdelingen

• Assets en documenten in basis gescheiden van elkaar

• De kracht zit in het leggen van relaties tussen assets onderling en assets en documenten

• Enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik

• As built gegevens strikt gescheiden houden van project gegevens, wel verbindingen mogelijk maken

10R3 - InternalR3 - Internal 10

Wat gaan we doen

11R3 - Internal

Redesign

• Migratie naar state of art datacenter München

• Volledig webbased

• Volledig dossier in pdf beschikbaar

• Redesign volgens eerder genoemde standaarden

• Standaard gebruikers handleiding voor medewerkers van beide afdelingen die met dit systeem

moeten werken

• Laagdrempelig voor informatie gebruiker

• Gevoelige informatie afgeschermd denk aan projecten en security (systemen) info

12R3 - Internal

Effecten en Resultaat voor toekomst

• Webbased vanuit data center München

• Vereenvoudigde classificatie

• Gebruik van standaarden en standaard mogelijkheden

• Standaard functies en uitfaseren maatwerk

• Gebruikers gemak

• Maximale vindbaarheid van documenten en assets

• Toegang voor technische dienst tijdens onderhoud en storingen of externe contractors

• Gescheiden As Built dossier en een Projectendossier

• Minimale kosten aan beheer, alleen 3e lijns beheer extern inkopen

• Stabiele omgeving en kundige gebruikers

• Toekomst bestendig en open voor functionele aanpassingen en uitbreidingen

13R3 - Internal