Vlaanderen Intern · Web viewNa ingebruikname van het nieuwe opvolgingssysteem zal bekeken worden...

Agentschap Inspectie RWO

Ondernemingsplan 2013

1

Inhoud

1. Inleiding..........................................................................................................................................3

2. Missie, visie en waarden.................................................................................................................4

3. Beschikbare mensen en middelen..................................................................................................5

3.1 Begroting 2013.......................................................................................................................5

3.2. Personeel en organisatie........................................................................................................6

3.2.1. Personeelssituatie...........................................................................................................6

3.2.2. Organisatiestructuur en inzet personeel........................................................................7

4. Strategische en operationele organisatiedoelstellingen...............................................................10

4.1. Prioriteiten en instrumentarium...........................................................................................10

4.2. Rechtsherstel........................................................................................................................16

4.3. Informeren en communiceren..............................................................................................23

4.4. Uitbouwen van een expertisecentrum inzake juridische kennis...........................................28

4.5. Synergieën............................................................................................................................29

4.6. Responsabiliseren via het organiseren van toezicht.............................................................33

4.7. Doelmatige en efficiënte aanwending..................................................................................36

4.8. Interne werking....................................................................................................................41

4.8.1. Organisatiebeheersing en -ontwikkeling......................................................................43

4.8.2. Personeelsbeleid...........................................................................................................44

4.8.3. Gelijke kansen en diversiteit.........................................................................................45

4.8.4. Welzijnsplan..................................................................................................................50

2

1. Inleiding

Een ondernemingsplan is binnen de Vlaamse overheid een operationele doorvertaling van de beheers- of managementovereenkomst en geeft jaarlijks weer hoe de strategische doelstellingen ervan gerealiseerd zullen worden.

Dit ondernemingsplan is opgemaakt in uitvoering van de beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Regering en het agentschap Inspectie RWO (1 januari 2011 – 31 december 2015), zoals goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 3 december 2010.

Artikel 7 van de beheersovereenkomst bepaalt onder andere dat de operationele doelstellingen van de beheersovereenkomst “worden omgezet in jaarlijkse actieplannen die samen met het leggen van accenten in de uitvoering van de kerntaken worden opgenomen in een jaarlijks ondernemingsplan”.

Het voorliggende ondernemingsplan 2013 herneemt de strategische en operationele organisatiedoelstellingen van de beheersovereenkomst 2011-2015 en vult deze aan met relevante elementen die nodig zijn voor de operationele uitwerking van die te realiseren doelstellingen en kerntaken. Daarnaast geeft dit ondernemingsplan ook aan hoe de generieke principes uit de beheersovereenkomst in 2013 verder worden uitgewerkt. Ten slotte is in dit plan het jaarlijkse diversiteitsplan van het agentschap Inspectie RWO (iRWO) opgenomen en wordt evenzeer verwezen naar het jaaractieplan welzijn.

3

2. Missie, visie en waarden

De missie, visie en waarden van iRWO zijn in 2011 verder verfijnd en gecommuniceerd:

Missie

Het agentschap Inspectie RWO ziet via verschillende handhavingsinstrumenten toe op de naleving van de reglementering betreffende (sociale) huisvesting, ruimtelijke ordening, de verhuring van kamers en woningen, de monumenten en landschappen, het archeologisch patrimonium en het varend erfgoed. Bij inbreuken kan het preventief of correctief optreden.

Visie

Het agentschap wil een dynamische organisatie zijn die op een geïntegreerde manier, voor de eigen en de toekomstige generaties, bijdraagt tot het vrijwaren van de open(bare) ruimte en de ruimtelijke ordening, het recht op wonen en tot het beschermen en vrijwaren van het onroerend erfgoed. Het agentschap groeit binnen zijn opdrachten verder uit tot een expertisecentrum en werkt actief samen met interne en externe partners.

Waarden

Het succes van deze missie en visie steunt op de inzet van elke medewerker. Het agentschap Inspectie RWO waardeert dan ook gemotiveerde medewerkers die consequent het algemeen belang nastreven. Volgende waarden gelden als richtsnoer voor ons denken en handelen:

objectief en integer

correct en consequent

onafhankelijk

transparant

loyaal samenwerken

voortdurend verbeteren

klantgericht en betrokken

4

3. Beschikbare mensen en middelen

3.1 Begroting 2013

APPARAATKREDIETEN(in duizend euro)

NGO/1NA-X-2-Z/LO LONEN 7.368 7.368NGO/1NA-X-2-Z/WT WERKING EN TOELAGEN 902 855

NA APPARAATKREDIETEN 8.270 8.223

BO 2013OMSCHRIJVINGBEGROTINGS-ARTIKEL

DEELPROGRAMMA

HERSTELFONDS

5

ENT PR ESR ESR nieuw

NGZ/2NA-X-A-Z/OW NGZ NA300 0600 RWO DAB HERSTELFONDS - ONTVANGSTEN TE VERDELEN OVER DE HOOFDGROEPEN 1 TOT EN MET 9

9 25 25

NGZ/2NA-X-A-Z/OW WERKING EN TOELAGEN 9 25 25NGZ/2ND-X-A-Z/OW NGZ ND300 3680 RWO DAB HERSTELFONDS - HEFFINGEN EN BELASTINGEN OP

ONROERENDE GOEDEREN, MET UITZONDERING VAN DE ONROERENDE VOORHEFFING - ADMINISTRATIEVE GEDLBOETES IN DE SECTOR RO

361 300 300

NGZ/2ND-X-A-Z/OW NGZ ND301 3810 RWO DAB HERSTELFONDS - OVERIGE INKOMENSOVERDRACHTEN VAN BEDRIJVEN, FINANCIËLE INSTELLINGEN, VZW'S TEN BEHOEVE VAN DE GEZINNEN EN VAN GEZINNEN - VAN BEDRIJVEN - DWANGSOMMEN EN RECUPERATIE AFBRAAKKOSTEN IN DE SECTOR RO

1.820 1.300 1.300

NGZ/2ND-X-A-Z/OW NGZ ND302 3810 RWO DAB HERSTELFONDS - OVERIGE INKOMENSOVERDRACHTEN VAN BEDRIJVEN, FINANCIËLE INSTELLINGEN, VZW'S TEN BEHOEVE VAN DE GEZINNEN EN VAN GEZINNEN - VAN BEDRIJVEN - MINNELIJKE SCHIKKINGEN

17 25 125

NGZ/2ND-X-A-Z/OW NGZ ND303 3810 RWO DAB HERSTELFONDS - OVERIGE INKOMENSOVERDRACHTEN VAN BEDRIJVEN, FINANCIËLE INSTELLINGEN, VZW'S TEN BEHOEVE VAN DE GEZINNEN EN VAN GEZINNEN - VAN BEDRIJVEN - MEERWAARDEN

997 800 800

NGZ/2ND-X-A-Z/OW WERKING EN TOELAGEN 3.195 2.425 2.525NGZ/2NE-X-A-Z/OW NGZ NE300 3680 RWO DAB HERSTELFONDS - HEFFINGEN EN BELASTINGEN OP

ONROERENDE GOEDEREN, MET UITZONDERING VAN DE ONROERENDE VOORHEFFING - ADMINISTRATIEVE GEDLBOETES IN DE SECTOR WO

9 20 20

NGZ/2NE-X-A-Z/OW NGZ NE301 3810 RWO DAB HERSTELFONDS - OVERIGE INKOMENSOVERDRACHTEN VAN BEDRIJVEN, FINANCIËLE INSTELLINGEN, VZW'S TEN BEHOEVE VAN DE GEZINNEN EN VAN GEZINNEN - VAN BEDRIJVEN - DWANGSOMMEN EN RECUPERATIE AFBRAAKKOSTEN IN DE SECTOR WO

62 40 80

NGZ/2NE-X-A-Z/OW WERKING EN TOELAGEN 71 60 100NGZ/2NF-X-A-Z/OW NGZ NF300 3680 RWO DAB HERSTELFONDS - HEFFINGEN EN BELASTINGEN OP

ONROERENDE GOEDEREN, MET UITZONDERING VAN DE ONROERENDE VOORHEFFING - ADMINISTRATIEVE GELDBOETES IN DE SECTOR OE

0 1 1

NGZ/2NF-X-A-Z/OW NGZ NF301 3810 RWO DAB HERSTELFONDS - OVERIGE INKOMENSOVERDRACHTEN VAN BEDRIJVEN, FINANCIËLE INSTELLINGEN, VZW'S TEN BEHOEVE VAN DE GEZINNEN EN VAN GEZINNEN - VAN BEDRIJVEN - DWANGSOMMEN EN RECUPERATIE AFBRAAKKOSTEN IN DE SECTOR OE

18 150 150

NGZ/2NF-X-A-Z/OW WERKING EN TOELAGEN 18 151 151NGZ/2NA-X-A-Z/OG NGZ NA301 0821 RWO DAB HERSTELFONDS - OVERGEDRAGEN OVERSCHOT VORIGE

BOEKJAREN9.060 10.671 10.048

NGZ/2NA-X-A-Z/OG OVERGEDRAGEN SALDO 9.060 10.671 10.048

TOTAAL ONTVANGSTEN 12.353 13.332 12.849

BEGROTINGS-ARTIKEL

ONTVANGSTENDEELPROGRAMMA ARTIKELNUMMER 2BC 2012

(excl. overflow)OMSCHRIJVING UITVOERING

2011BO 2013

NGZ/3NA-X-2-Z/PR PROVISIES 0 0 0 12 12 12 12NGZ/3NA-X-2-Z/OV OVER TE DRAGEN OVERSCHOT 0 10.671 0 0 10.048 9.565 9.565NGZ/3NA-X-2-Z/LO LONEN 182 182 0 200 200 200 200NGZ/3NA-X-2-Z/WT WERKING EN TOELAGEN 1.489 1.488 1 1.822 1.822 1.822 1.822NGZ/3NC-X-2-A/WT WERKING EN TOELAGEN - INSPECTIES 12 12 0 1.250 1.250 1.250 1.250

TOTAAL UITGAVEN 1.683 12.353 1 3.284 13.332 12.849 12.849

UITGAVEN2BC 2012 (excl.

overflow)BO 2013

VAK VEK

OMSCHRIJVINGBEGROTINGS-ARTIKEL

VAKGVK VEK

ENCOURS eind 2011

GOK

UITVOERING 2011DEELPROGRAMMA

3.2. Personeel en organisatie

3.2.1. Personeelssituatie

6

In de beheersovereenkomst 2011-2015 engageert iRWO zich om het reële aantal medewerkers maximaal gelijk te houden ten opzichte van het reëel aantal VTE op het moment van het ingaan van het Vlaams Regeerakkoord, namelijk 30 juni 2009.

Indien dit aantal stijgt, is het nodig dat iRWO een structureel en haalbaar plan voorlegt met het oog op een volledig en zo snel mogelijke afbouw van deze toename, ten allerlaatste twee jaar voor het einde van de beheersovereenkomst of dat deze stijging gecompenseerd wordt binnen het beleidsdomein.

Na de goedkeuring van de beheersovereenkomst besliste de Vlaamse regering evenwel om het aantal personeelsleden binnen de diensten van de Vlaamse overheid tegen 30 juni 2014 met 6% te verminderen.

Het aantal personeelsleden op 30 juni 2009 bedroeg 146. Voor iRWO betekent deze personeelsbesparing concreet dat er op 30/06/2014 bij ongewijzigde omstandigheden maximaal 137 medewerkers mogen tewerkgesteld zijn.

Op 31/12/2012 bedroeg het aantal personeelsleden 142. In 2013 zal verder worden bewaakt dat de opgelegde personeelsafname tegen medio 2014 wordt bewerkstelligd.

3.2.2. Organisatiestructuur en inzet personeel

Na de oprichting van iRWO werd volgende organisatiestructuur uitgetekend om de kernopdrachten van het agentschap adequaat en professioneel te kunnen uitvoeren:

7

.

De afdelingen Toezicht en Inspectie werden als volgt gestructureerd:

8

In het licht van de strategische doelstelling “Synergieën realiseren binnen en buiten het agentschap” en van de principes van het nieuwe personeelsplan, werd de organisatiestructuur van het agentschap in 2012 geëvalueerd. Dit heeft geleid tot een nieuwe organisatiestructuur voor de afdeling Toezicht, die in 2013 zal worden geïmplementeerd:

1 Het comité B bestaat uit het afdelingshoofd, twee toezichthouders, het verantwoordelijk celhoofd, de betrokken toezichthouder en het hoofd van de cel Administratieve sancties en invorderingen die optreedt als voorzitter van het comité. Van elke samenkomst van dit comité

wordt een verslag opgemaakt.

9

2 De staf bestaat uit de directeurs en het afdelingshoofd. In functie van het te bespreken thema kunnen ook andere collega’s uitgenodigd worden.

Naast deze nieuwe structuur voor afdeling Toezicht is ook besloten om een nieuwe administratieve cel in Brussel op agentschapsniveau uit te bouwen. Deze nieuwe cel zal bestaan uit de huidige administratieve medewerkers van de afdelingen Toezicht en Inspectie te Brussel. Het integreren van administratieve cellen heeft als doel de administratieve ondersteuning verder te professionaliseren. Met deze schaalvergroting worden bovendien de voorwaarden gecreëerd om de administratieve medewerkers multifunctioneler in te zetten. Dit kadert onder meer in het streefdoel om de bedrijfscontinuïteitsrisico’s te beperken.

4. Strategische en operationele organisatiedoelstellingen

De beheersovereenkomst 2011-2015 bevat acht strategische organisatiedoelstellingen, telkens opgedeeld in een aantal operationele doelstellingen. Hieronder wordt toegelicht op welke manier iRWO zal werken aan de realisatie van deze doelstellingen in 2013, met name welke projecten en acties we in 2013 daarvoor zullen uitvoeren.

4.1. Prioriteiten en instrumentarium

Strategische doelstelling 1. Afstemmen en verfijnen van de prioriteiten en het instrumentarium

Beleidsveld ruimtelijke ordening

Operationele doelstelling 1.1. De handhavingsprioriteiten zijn vastgesteld in een meerjarig handhavingsplan

Het agentschap heeft ten volle meegewerkt aan de opmaak van het Handhavingsplan 2010 dat definitief op 16 juli 2010 door de Vlaamse regering werd vastgesteld. Ook aan de evaluatie ervan in functie van de ondertussen opgebouwde monitoringtool en de risico-analyse, verleent iRWO volledig zijn medewerking.

Operationele doelstelling 1.2. Bijdrage leveren aan de implementatie van de krachtlijnen en doelstellingen van het handhavingsplan

10

Het agentschap draagt bij tot de ontwikkeling van de monitoringtool en van het analysedocument.

Verder handelt iRWO al volgens de Code Goede Praktijk die door het agentschap werd opgemaakt overeenkomstig de principes van het Handhavingsplan, neemt het actief deel aan de commissie vervolgingsbeleid en zet het sterk in op de activering van de gemeentebesturen om de handhavende activiteit op te voeren. In verband met dit laatste zullen de stedenbouwkundige inspecteurs in 2013 verder gemeenten contacteren om de samenwerking te optimaliseren en - indien mogelijk – tot een geformaliseerd afsprakenkader te komen. iRWO gaat een inspanningsverbintenis aan om in 2013 minstens 10 gemeenten per provincie daarbij actief te betrekken.

Ook het projectmatig benaderen van de problematiek van de weekendverblijven zoals beschreven in operationele doelstelling 2.8. (zie hieronder), kadert in de uitvoering van het handhavingsplan.

Evengoed zal het agentschap in 2013 verder beleidslijnen opstellen inzake ambtshalve uitvoering en het leggen/lichten van wettelijke hypotheken.

Ook in het kader van het indicatief en informatief partnerschap met de Hoge Raad voor het Handhavingsbeleid (HRH) levert het agentschap een actieve bijdrage. Zo werkt iRWO samen met het Departement om onder meer een uitwisseling te organiseren inzake het vergunningenregister en draagt het er zorg voor dat alle adviezen inzake dwangsommen tijdig de HRH bereiken. De realisatie en de ontsluiting van de arrestendatabank is daarvan evengoed een voorbeeld.

Als laatste punt kan worden vermeld dat iRWO in 2013 actief zal meewerken aan de verspreiding van de folder minnelijke schikking, van zodra deze beschikbaar is gesteld door het Departement.

Operationele doelstelling 1.3. Bijdrage leveren aan het onderzoek naar een volwaardige vorm van administratieve handhaving

Het voorstel inzake administratieve handhaving werd op 21 december 2012 aan de minister bevoegd voor ruimtelijke ordening opgeleverd. Dit voorstel wordt verder overlegd met het beleidsdomein LNE in het kader van de uitvoering van de omgevingsvergunning. Van zodra er een definitieve beleidsbeslissing is, zal het agentschap alle maatregelen nemen om de administratieve handhaving in de praktijk te brengen en zal het dus evengoed zijn organisatie tijdig erop aanpassen.

Beleidsveld wonen

Operationele doelstelling 1.4. Afbakening van de prioriteiten van de gerechtelijke woningkwaliteitscontrole

11

In overleg met de bevoegde minister en het agentschap Wonen-Vlaanderen werden de prioriteiten herzien in 2012 en onder meer extern ontsloten via de webstek rwo.be. Deze prioriteiten worden in 2013 aangehouden en in de praktijk gebracht.

Operationele doelstelling 1.5. Bijdrage leveren aan de verbetering van het decretaal en reglementair kader op het vlak van kwaliteitsbewaking

Het decretaal en reglementair kader van de woningkwaliteitsbewaking wordt zoals de voorgaande jaren verder geoptimaliseerd. Het agentschap levert een structurele bijdrage aan de wijziging van de reglementaire teksten, samen met het agentschap Wonen-Vlaanderen en het kabinet van de minister van Wonen.

Voor 2013 staan het opstellen en afwerken van de uitvoeringsbesluiten voor het integratiedecreet Vlaamse Wooncode – Kamerdecreet op het programma. Daarbij zal iRWO zich toeleggen op het aanleveren van teksten die betrekking op de strafrechtelijke handhaving en waken over de congruentie met de administratieve handhaving.

Operationele doelstelling 1.6. Bijdrage leveren aan de verbetering van het decretaal en reglementair kader op het vlak van de organisatie van het toezicht

Lacunes in de reglementering tot organisatie van het Toezicht die in de praktijk problemen met zich meebrengen worden steevast gemeld aan de afdeling Woonbeleid van het agentschap Wonen Vlaanderen. In samenspraak met de afdeling Woonbeleid worden vervolgens tekstvoorstellen geformuleerd tot optimalisering van het reglementair kader.

Als voorbeeld kan verwezen worden naar voorstellen die geformuleerd werden bij de opmaak van het nieuwe Toezichtbesluit en naar het decreet van 29 april 2011 houdende wijziging van diverse decreten met betrekking tot Wonen dat de in de Vlaamse Wooncode uitgewerkte toezichtsregeling gewijzigd heeft.

Er werden aan de afdeling Woonbeleid ook andere suggesties gedaan tot aanpassing van de Vlaamse Wooncode. Zo werd onder meer gevraagd om de geldende reglementering in verband met de domiciliefraude te optimaliseren. Er werd gevraagd om te voorzien in een decretale verankering voor het opleggen van een dwangbevel bij wanbetaling van de administratieve geldboetes.

Verder werd ook reeds advies gevraagd aan de afdeling Toezicht en werden suggesties geleverd tot bijsturing van het ministerieel besluit inzake de beheersaspecten van SHM’s en het Overdrachtenbesluit.

12

Operationele doelstelling 1.7. Opstellen van jaarplanningen met accenten in de uitoefening van het toezicht

Omdat het aantal actoren en verrichtingen waarop toezicht moet worden uitgevoerd, enorm groot is, moet de uitoefening van het toezicht steunen op onderbouwde keuzes, die rekening houden met de doelstellingen van het woonbeleid, het agentschap en het toezicht. Die keuzes komen tot uiting in de planning van de afdeling toezicht.

De stappen bij het opmaken van die planning zijn: - het inventariseren en catalogeren van de toezichtdomeinen- het opstellen van een risicoanalyse- het vaststellen van de prioriteiten- het bepalen van acties om o risico’s op inbreuken te beperkeno vastgestelde inbreuken te sanctioneren.

De risicoanalyse en de daaruit voortvloeiende prioriteiten worden jaarlijks geëvalueerd. Op basis van die prioritaire domeinen werd een meerjarenplanning opgemaakt, die eveneens jaarlijks bijgestuurd wordt. Uit de meerjarenplanning worden jaarlijks, aan de hand van een risicoanalyse per actor en rekening houdend met de geraamde beschikbare middelen en tijd, de prioritaire toezichtacties voor het komende jaar geselecteerd. Die oefening resulteert in een jaarplanning met weloverwogen accenten die jaarlijks op het einde van het eerste kwartaal aan de bevoegde minister wordt voorgelegd.

Bij actoren met een verhoogd risicoprofiel wordt in de planning ruimte voorzien voor extra toezichtacties of worden acties die kaderen in de toezichtprojecten per prioritair domein bij voorrang uitgevoerd. Voorbeelden van extra acties zijn het opvolgen van gerapporteerde beslissingen binnen de schorsings- en vernietigingstermijn, het uitvoeren van extra steekproeven of bijkomende inspecties.

Ook in 2013 wordt volgens de hiervoor beschreven methodiek een jaarplanning opgemaakt, die vóór 31 maart zal worden gefinaliseerd.

Operationele doelstelling 1.8. De controles en het toezicht organiseren volgens de vastgelegde prioriteiten en planning

De jaarplanning van de afdeling wordt verder geconcretiseerd in planningen per interne dienst en de individuele jaarplanningen voor elke medewerker en toezichthouder. Voor de organisatie van toezichtactiviteiten waarbij intensieve samenwerking tussen interne diensten en toezichthouders noodzakelijk is, werd vanaf 2011 gestart met projectwerking. In de projectgroepen wordt de planning van de toezichtacties besproken en de uitvoering opgevolgd.

Begin 2013 wordt de projectwerking geëvalueerd. Daarna zullen de toezichtacties en –projecten voor 2013 volgens de vastgelegde prioriteiten verder concreet ingevuld worden.

13

Voor de opvolging van de planning werd vanaf 2012 een monitoringsysteem ontwikkeld. Alle projectleiders en diensthoofden vullen daarin periodiek aan hoe de uitvoering van het toezicht volgens de vastgelegde prioriteiten en planning verloopt en waar desgevallend moet worden bijgestuurd. Ook in 2013 zal de organisatie van het toezicht op die manier worden opgevolgd.

Operationele doelstelling 1.9. Verfijnen van de (financiële) risicoanalyse

Zoals vermeld onder operationele doelstelling 1.7. worden de toezichtacties voor het komende jaar gepland aan de hand van een risicoanalyse per actor.

Die risico-inschatting gebeurt voor elke actor eerst per toezichtdomein, daarna wordt ook een globaal risicoprofiel aan de actor toegekend.

Alle elementen die het risicoprofiel per actor onderbouwen, worden opgenomen in een profielschets per actor. De profielschets bevat relevante objectieve informatie over de actor, zoals de rechtsvorm, het aantal en de aard van de bestuursorganen, het organogram,… naast kwantitatieve gegevens en vaststellingen van toezicht.

In de risicoanalyses die tot op heden werden gemaakt, werden naast de genoemde objectieve informatie over de organisatie van de actoren, vooral de resultaten van de toezichtacties (vaststellingen van inbreuken, kwaliteit interne controle,…) en – voor sommige actoren - een aantal relevante financiële ratio’s opgenomen.

Voor de toevoeging van de financiële ratio’s werd voor de SHM’s met hoofdzakelijk verhuuractiviteit in eigen beheer een ICT-toepassing ontwikkeld. De webapplicatie voor de financiële analyse in de huursector werd in de lente van 2011 geïmplementeerd en is volledig operationeel. Voor de koopsector werd geopteerd om, gezien het gering aantal maatschappijen, geen specifiek systeem uit te werken maar de informatie te verzamelen in Excelbestanden. Hetzelfde gebeurt voor de financiële analyse van de sociale verhuurkantoren.

Om de risicoanalyse verder te objectiveren wordt vanaf einde 2012 aan de vaststellingen van toezicht een kwalificatie gekoppeld die bepaald is aan de hand van een genormeerde inschatting van de ernst van de vastgestelde inbreuken. Elementen die het risicoprofiel per domein bepalen zijn: de totale ‘score’ van de vastgestelde inbreuken of problemen, het aantal zware of lichte inbreuken, eventuele verzachtende of verzwarende omstandigheden, het aantal en de aard van opgelegde sancties of andere uitgevoerde opvolgingsacties in verhouding tot het aantal uitgevoerde controles en de reikwijdte van die controles.

Begin 2013 zullen de profielschetsen per actor verder aangevuld worden volgens deze geobjectiveerde methode. Het aanvullen van de profielschetsen gebeurt op dit ogenblik nog grotendeels manueel. Na ingebruikname van het nieuwe opvolgingssysteem zal bekeken worden hoe dit proces verder geïnformatiseerd kan worden (zie ook operationele doelstellingen 3.15, 6.8 en 8.3)

14

Voorbeelden van kwantitatieve elementen die van belang kunnen zijn voor de risicoanalyse zijn - naast de reeds genoemde financiële ratio’s - het aantal gunningen, het aantal versnelde toewijzingen, aantal verkochte woningen / kavels,…. Welke kwantitatieve elementen aan de profielschets toegevoegd zullen worden en welk gewicht eraan toegekend zal worden bij het bepalen van het risicoprofiel per actor, zal in 2013 verder onderzocht en afgesproken worden.

Beleidsveld onroerend erfgoed

Operationele doelstelling 1.10. Bijdrage leveren aan het decretaal en reglementair kader inzake de handhaving van het onroerend erfgoed

iRWO levert een bijdrage aan de (aanpassingen van de) ontwerpteksten van het nieuwe decreet en is actief aanwezig op overlegvergaderingen. Bij een heropstart van de werkgroep uitvoeringsbesluiten zal het agentschap eveneens aanwezig zijn en input leveren.

Operationele doelstelling 1.11. Implementeren van de nieuwe regelgeving en het nieuwe instrumentarium

Van zodra er een definitieve beleidsbeslissing is, zal het agentschap alle maatregelen nemen om de nieuwe regelgeving in de praktijk te brengen en zal het dus evengoed zijn organisatie tijdig erop aanpassen. Zo zal de informaticatoepassing Bredero aangepast worden aan het nieuwe instrumentarium met inbegrip van de hierbij behorende modelformulieren. Bijkomend werkt het agentschap actief mee aan de communicatie van het nieuwe decreet, onder meer via de bestuursscholen.

Operationele doelstelling 1.12. Verhogen van het handhavingsniveau

De te volgen prioriteiten zijn : a) erfgoed dat zonder onmiddellijk optreden verloren dreigt te gaanb) werken zonder machtiging of vergunning in uitvoeringc) dossiers waarin verjaring dreigtd) dossiers waarin de bevoegde minister om handhavingsacties verzoekt (positief injunctierecht)De overige dossiers worden afgehandeld volgens de beschikbare capaciteit van Inspectie RWO.

De verbalisanten die in 2012 een opleiding verbaliseren onroerend erfgoed gekregen hebben, worden verder begeleid in 2013. Doelstelling is om het aantal PV’s zoals vooropgesteld in de beheersovereenkomst (d.i. 30) ook in 2013 te realiseren. Niettemin probeert iRWO op dat vlak in 2013 ambitieuzer te zijn en streeft het de opmaak na van 75 PV’s.

15

Het handhavingsniveau zal evenwel mede bepaald worden door het aantal raadgevingen/aanmaningen die worden gegeven door het agentschap OE (cf. protocol).

Doelstelling is om het aantal herstelvorderingen zoals vooropgesteld in de beheersovereenkomst (d.i. 15) ook in 2013 op te maken. Niettemin probeert iRWO op dat vlak in 2013 ambitieuzer te zijn en streeft het de opmaak na van 20 herstelvorderingen.

16

4.2. Rechtsherstel

Strategische doelstelling 2. Een rechtsherstel verzekeren binnen een zo kort mogelijke termijn


Operationele doelstelling 2.1. De controles op het terrein door gewestelijke ambtenaren verhogen

Het agentschap wil minstens 552 controles (zie beheersovereenkomst) uitvoeren per jaar, maar streeft ernaar het cijfer van 2012 te evenaren.

Operationele doelstelling 2.2. Onderzoeken van de aanvragen tot minnelijke schikkingen

Iedere aanvraag wordt conform de decretale procedure behandeld. Waar minnelijke schikkingen mogelijk zijn, wordt dit instrument door iRWO ingezet. Via de verspreiding van de door het Departement nog op te stellen informatiebrochure, zal het agentschap in bepaalde gevallen overtreders stimuleren tot het aanvragen van een minnelijke schikking.

Operationele doelstelling 2.3. Tijdig ingrijpen door het geven van stakingsbevelen

Zoals vooropgesteld in de beheersovereenkomst wil het agentschap in minstens 40% van de vastgestelde inbreuken een stakingsbevel uitvaardigen. Niettemin streeft iRWO ernaar het cijfer van 2012 te evenaren.

Operationele doelstelling 2.4. De bekrachtigingen van (eigen en andere) stakingsbevelen optimaliseren

Het agentschap zal in 2013 intern en extern de contouren blijven verduidelijken voor het uitvaardigen van een stakingsbevel. Deze informatieverstrekking werkt preventief in de zin dat het een gunstig effect heeft op de kwaliteit van de uitgevaardigde stakingsbevelen. Daarbij is het doel om minder onwettige stakingsbevelen te ontvangen en zo de ratio aantal bekrachtigingen/stakingsbevelen op peil te houden. Anderzijds wordt intern verder ingezet op de verbetering van de motivering van de bekrachtigingsbesluiten.

Operationele doelstelling 2.5. Controleren van stakingsbevelen en tijdig opleggen van de administratieve boetes bij vastgestelde doorbrekingen

17

De stakingsbevelen worden opgevolgd via RWOPS - dit is een opvolgingssysteem dat door iRWO zelf werd ontwikkeld - waarbij de controle ervan wordt uitgevoerd door eigen diensten dan wel door externe handhavingspartners (gemeente/politie). Tegelijk wordt dit intern extra opgevolgd en bewaakt door middel van een benchmark van de verschillende decentrale cellen.

Via de toepassing RWOPS en de opvolging door de centrale administratieve dienst wordt de tijdigheid van het opleggen van geldboetes verzekerd.

Operationele doelstelling 2.6. Formuleren van herstelvorderingen versnellen

Het agentschap zet ten volle in op het traject van de Code Goede Praktijk en handelt volgens de keuzeregels zoals bepaald in de VCRO.

Operationele doelstelling 2.7. Tijdig betekenen van beslissingen en instrueren van gerechtsdeurwaarders (met het oog op innen van dwangsom)

Via de toepassing Bredero worden de beslissingen geregistreerd en wordt tijdig opdracht tot betekening gegeven. De toepassing RWOPS en de opvolging door de centrale administratieve dienst garandeert mee de tijdigheid van de betekening door de deurwaarder.

Operationele doelstelling 2.8. Projectmatig benaderen van problematiek weekendverblijven en uitdovend woonrecht

Naar aanleiding van de inwerkingtreding van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening (VCRO) op 01/09/2009 heeft iRWO begin 2010 een praktisch draaiboek i.v.m. de aanpak van weekendverblijven opgemaakt en verspreid. Dit draaiboek werd opgesteld in overeenstemming met de algemene operationele doelstellingen van het agentschap die bestaan uit preventieve en curatieve trajecten en was bedoeld als leidraad voor gemeentebesturen, politiediensten en andere handhavingspartners om doelmatig te handhaven binnen het nieuwe decretale kader en de toenmalige stand van de rechtspraak. Teneinde de effectiviteit van het handhavend optreden te verzekeren en waar mogelijk te verhogen, werd dit draaiboek eind 2012 geactualiseerd. In 2012 is iRWO in elke provincie gestart met de gebiedsgerichte aanpak van één of meer clusters van weekendverblijven. In overeenstemming met zijn prioriteiten pakt het agentschap in de eerste plaats de clusters in de meest kwetsbare gebieden aan. Bij bepaling van de bij voorrang te handhaven gebieden zal evengoed rekening worden gehouden met de planningshorizon van de clusters, alsook met het recent karakter en de impact van de inbreuken.

In principe zal het agentschap eerst de clusters handhaven die prioritair zijn volgens de eigen criteria. Daarbij is er een belangrijk voorbehoud. Wanneer een handhavingspartner – i.e.

18

gemeente en politie – expliciet de vraag stelt om gezamenlijk een cluster aan te pakken, kan worden afgeweken van de eigen prioriteitenlijst. Dit is te verantwoorden vanuit de gewestelijke prioriteiten zoals bepaald in het Handhavingsplan. Het agentschap heeft namelijk uitdrukkelijk ook de taak om ondersteuning te bieden aan het lokale handhavingsbeleid. Op basis van een samenwerkingsinitiatief met handhavingspartners kan dus worden afgeweken van de eigen prioriteitenlijst inzake clusters weekendverblijven. Evenwel gaat bij dergelijke samenwerkingsverbanden de voorkeur nog steeds uit naar het handhaven van de clusters in de meer kwetsbare gebieden.

Na evaluatie van deze aanpak met de stedenbouwkundige inspecteurs is de doelstelling geformuleerd om in 2013 per provincie minstens 2 clusters conform bovenvermelde werkwijze handhavend op te starten. Wanneer in samenwerking met de lokale overheid in 2013 sterk ingezet wordt op het handhaven van recente inbreuken m.b.t. weekendverblijven (m.n. permanente bewoning gestart na 31/08/2008) dat niet kadert in een gebiedsgerichte actie, kan dergelijk project binnen deze doelstelling worden gelijkgesteld met de aanpak van één cluster.

Beleidsveld wonen

Operationele doelstelling 2.9. De eigen controles op het terrein verhogen

Het agentschap wil minstens 403 controles (zie beheersovereenkomst) uitvoeren per jaar, maar streeft ernaar het cijfer van 2012 te evenaren.

Operationele doelstelling 2.10. Tijdig formuleren van herstelvorderingen

De instructie geldt dat een herstelvordering in het kader van woningkwaliteitsbewaking – indien noodzakelijk – onmiddellijk na het opstellen van het aanvankelijk proces-verbaal wordt opgesteld.De opvolging en de monitoring van deze afspraken verlopen via de toepassing Sara.


De instructie geldt binnen iRWO dat een definitieve veroordeling tot herstel in het kader van woningkwaliteitsbewaking zo snel als mogelijk wordt betekend aan de veroordeelden, d.i. zodra men kennis krijgt van het in kracht van gewijsde treden van de uitspraak.

Zolang de toepassing Sara hiervoor niet is aangepast, zal de opvolging van deze betekeningen gebeuren via een Excel-tabel.

Operationele doelstelling 2.12. Afsluiten van een raamovereenkomst voor afname door gemeenten bij snelherstel

19

In overleg met de bevoegde minister is deze piste verlaten en vervangen door de proefprojecten herhuisvesting, die tot einde 2013 lopen.

Operationele doelstelling 2.13. Controleren van de woningkwaliteit van woningen/kamers waarop herstelmaatregel rust en die worden doorverkocht

Bij de verkoop van een pand waarop een definitieve herstelmaatregel rust, dient een afzonderlijke akte opgemaakt te worden. In opdracht van de wooninspecteur in de centrale dienst wordt deze afzonderlijke akte aan de nieuwe eigenaars betekend door een gerechtsdeurwaarder.

Indien in het kader van de uitvoering van veroordelingen tot herstel (inschrijven ambtshalve hypotheek, invorderen dwangsom,…) wordt vastgesteld dat een pand toch verkocht is zonder dat een afzonderlijke akte werd opgemaakt, zal de instrumenterende notaris worden aangeschreven. Deze situatie heeft zich echter voorlopig nog niet voorgedaan.

Operationele doelstelling 2.14. In het kader van toezicht, de aan toezicht onderworpen beslissingen onderzoeken op wettigheid, behoorlijkheid en maatschappelijk doel

De toezichthouder volgt op of de actor de termijnen die vooropgesteld worden in het Toezichtbesluit, respecteert:

agenda: uiterlijk 3 kalenderdagen vóór vergadering bestuursbeslissingen: max. 5 kalenderdagen na vergadering

Daarnaast kijkt hij de agenda en de notulen van de bestuursvergaderingen ook inhoudelijk na (steekproefsgewijs) om een antwoord te kunnen geven op volgende vragen:

Laat de agenda – inclusief bijlagen, bv. voorstel van beslissing - toe om in te schatten wat op de vergadering zal besproken worden? (Worden bv. geen belangrijke punten “weggestopt” onder Varia?)

Is de notulering duidelijk en volledig? Zijn de beslissingen gemotiveerd op basis van feitelijke en juridische overwegingen (criteria van de rondzendbrief Tz5/PV/1)?

Stemmen de besproken punten overeen met de agenda of werden er punten toegevoegd aan de agenda?

Bij toevoeging van punten aan de agenda: is er sprake van hoogdringendheid? Hoe wordt die hoogdringendheid gemotiveerd?

De conclusies van de antwoorden op bovenstaande vragen worden opgenomen in de profielschets.

Voor volgende prioritaire toezichtdomeinen oefent de toezichthouder via het nalezen van de notulen toezicht uit:

20

Toewijzingen huurwoningen (standaard) Versnelde toewijzingen Gemotiveerde weigeringen Kandidatenregisters en de toewijzingen van sociale koopwoningen bij SHM’s Kandidatenregisters en de toewijzing van sociale kavels bij SHM’s Verkoopprijzen koopwoningen en kavels Wederinkopen Verkoop (niet-verhuurbare) woningen Gunningen overheidsopdrachten

Als bij het nalezen van de beslissingen inbreuken vastgesteld worden op de toepassing van de reglementering of de principes van behoorlijk bestuur, worden die inbreuken vermeld in de profielschets.

De steekproef bestaat voor actoren met een normaal risicoprofiel uit een beperkt (5) aantal vergaderdocumenten per toezichtdomein en per jaar. Bij actoren met een verhoogd risicoprofiel kan de steekproef uitgebreid worden tot alle vergaderdocumenten tijdens een bepaalde periode.

Bij die actoren kan de steekproef ook uitgebreid worden tot andere dan de vermelde toezichtdomeinen.

Tot slot gaat de toezichthouder in de agenda van de raad van bestuur op zoek naar de volgende

topics: Woningkwaliteit (SHMs en SVK’s) Leegstand en woningbezetting Vaststellen huurprijzen Vaststellen huurlasten Begroting (SVK’s + huurdersbonden) Financiële planning (SHM’s) Interne controle (aanpassing procedures en intern reglement) Bespreking inspectieverslagen

De toezichthouder gaat zo na of die onderwerpen minstens eenmaal per jaar behandeld worden door het beleid (de raad van bestuur). Deze punten dienen in principe op de agenda voor te komen. Wanneer deze punten niet op de agenda staan, zijn de raadsleden mogelijk niet voldoende geïnformeerd.

Operationele doelstelling 2.15. Klachten zo spoedig mogelijk behandelen of doorleiden naarbevoegde instantie

De behandeltermijn van de klachten is in 2012 licht gedaald tegenover 2011, maar anderzijds is het aantal klachten dat buiten de grens van 45 dagen werd afgehandeld procentueel licht gestegen. In 2013 wordt een nieuwe databank bij de afdeling Toezicht in gebruik genomen die

21

inzake opvolging van de klachten meer dwingende checks en herinneringen inbouwt. Dit moet er mee voor zorgen dat de afhandeling van de klachten nog efficiënter en sneller zal verlopen.

Operationele doelstelling 2.16. Optreden via wooninspectie en toezicht tegen kwaliteitsgebreken in de sociale huisvestingssector

Het agentschap treedt hier gecoördineerd op via de administratieve en/of gerechtelijke handhaving, alsmede door het Toezicht op de sociale verhuurders.

Operationele doelstelling 2.17. Beroepen en verhalen (o.a. toewijzingen) zo spoedig mogelijk behandelen

Voor het behandelen van verhalen van kandidaat-huurders en beroepen van kandidaat-kopers werd volgend de procedure afgesproken:

De ontvankelijkheid van verhalen van kandidaat-huurders en beroepen van kandidaat-kopers wordt onderzocht door de verantwoordelijke binnendienst. Indien het verhaal of beroep onontvankelijk is, deelt de betrokken dienst dat mee aan de indiener.Ontvankelijke verhalen en beroepen worden bezorgd aan de toezichthouder. Die bezorgt zo spoedig mogelijk en zeker binnen de 30 dagen - na afstemming met de interne dienst - een beoordeling van het verhaal aan de kandidaat-huurder of -koper en de verhuurder.

Deze procedure zal ook in 2013 verder gevolgd worden.

Het nieuwe opvolgingssysteem dat in 2013 in gebruik genomen zal worden, maakt het mogelijk deadlines in de flows te voorzien, waardoor de laattijdige behandeling van beroepen en verhalen kan worden voorkomen door het instellen van herinneringen (zie operationele doelstelling 8.3).


Operationele doelstelling 2.18. (Tijdig) inschatten van de ernst van schadeverwekkende feiten, bouwfysische toestand of staat van verwaarlozing met behulp van erfgoedconsulenten (Ruimteen Erfgoed) of externe experten

Ter realisatie van deze doelstelling zal begin 2013 een protocol met het agentschap Onroerend Erfgoed worden afgesloten waarin de aanwezigheid van erfgoedconsulenten bij vaststellingen verzekerd wordt om de ernst van de feiten in te schatten. Met hetzelfde doel wordt een raamovereenkomst met een stabiliteitsingenieur afgesloten.

Operationele doelstelling 2.19. Verhogen van het aantal eigen controles op het terrein

22

Zie operationele doelstelling 1.12.

Operationele doelstelling 2.20. Stakingsbevelen uitvaardigen waar mogelijk om uitbreiding schade te voorkomen

Het agentschap zal telkens waar nodig stakingsbevelen uitvaardigen.

Operationele doelstelling 2.21. Tijdig formuleren van herstelvorderingen

iRWO zal ook in 2013 minstens het aantal herstelvorderingen zoals vooropgesteld in de beheersovereenkomst (d.i. 15) opmaken. Niettemin probeert iRWO op dat vlak in 2013 opnieuw ambitieuzer te zijn en streeft het de opmaak na van 20 herstelvorderingen. Hierbij wordt voorrang gegeven aan de dossiers die dreigen te verjaren.


Via de toepassing Bredero worden de beslissingen geregistreerd en tijdig betekend. Via de toepassing RWOPS en de opvolging door de centrale administratieve dienst wordt de tijdigheid van de betekening door de deurwaarder nagegaan.

23

4.3. Informeren en communiceren

Strategische doelstelling 3. Een actief informatie- en communicatiebeleid voeren

Voor de drie beleidsvelden

Operationele doelstelling 3.1. Het woordvoerderschap voor het ganse agentschap organiseren

Woordvoerderschap is voor het ganse agentschap georganiseerd, waarbij de leidend ambtenaar in principe steeds als woordvoerder optreedt. Hij kan dit evenwel in individuele dossiers delegeren naar andere personeelsleden. Bij de communicatie van iRWO wordt steeds in overleg getreden met de politieke woordvoerders.

Operationele doelstelling 3.2. De informatieverplichting (openbaarheid van bestuur) organiseren

In de loop van 2011 is een voorziening voor het agentschap opgemaakt waarin de coördinator en behandelaars werden aangeduid voor de aanvragen omtrent openbaarheid van bestuur. Daarbij aansluitend werd voor een kwaliteitsvolle en uniforme behandeling binnen iRWO de openbaarheidswetgeving aan de behandelaars toegelicht. In dat verband werden ook de uitspraken van de Beroepsinstantie inzake de Openbaarheid van Bestuur door de coördinator opgevolgd en - indien relevant - intern verspreid en met de behandelaars besproken. De aanvragen tot openbaarheid en de daaropvolgende beslissingen van iRWO worden in een centraal bestand geregistreerd.

Ook in 2013 zal binnen iRWO blijvend aandacht uitgaan naar de uniforme en tijdige behandeling van de aanvragen tot openbaarheid van bestuursdocumenten.

Operationele doelstelling 3.3. Uitwisselen van informatie en gegevens naar andere entiteiten en de bevoegde ministers met respect voor de strafrechtelijke beperkingen, o.m. in het kader van de monitoring voorzien in het handhavingsplan RO

Alle informatie uit Bredero staat ter beschikking onder meer voor de ontwikkeling van de monitoringtool door het departement.


Operationele doelstelling 3.4. Publiceren van een elektronisch activiteitenverslag

24

Het agentschap publiceert voor 31 maart een cijfermatig activiteitenverslag 2012. Over 2013 zal in 2014 een becommentarieerd activiteitenverslag worden opgesteld.

Operationele doelstelling 3.5. Opstellen van draaiboeken voor bijzondere projecten, bv. weekendverblijven

iRWO beschikt reeds over diverse draaiboeken die extern zijn ontsloten, zoals de Code Goede Praktijk en het draaiboek weekendverblijven (geactualiseerd op 6 oktober 2012). Het agentschap zal in 2013 een nieuw draaiboek opmaken met richtlijnen over het handhavingsinstrument “wettelijke hypotheek”.

Operationele doelstelling 3.6. Informatiesessies voor handhavingspartners (blijvend) verzekeren

Het agentschap verzorgt (voor de drie beleidsvelden) op een gestructureerde manier opleidingen aan de handhavingspartners, onder meer via de bestuursscholen (waar we een vast onderdeel worden van het leerplan). Daarnaast wordt de informatiedoorstroming eveneens verzekerd via ad hoc informatiemomenten. In dat verband kan voor 2013 onder andere worden verwezen naar de toelichting door het agentschap over het handhavingsluik van het integratiedecreet Wonen enerzijds en van het nieuwe decreet Onroerend erfgoed anderzijds.

Operationele doelstelling 3.7. Organiseren van overleg met parketten (expertisecel ofparketniveau)

iRWO neemt actief deel aan de driemaandelijkse vergaderingen van de commissie Handhavingsbeleid en agendeert elke belangrijke wijziging met repercussies voor de handhavingspartners. Parketten worden in het mate van het mogelijke betrokken in het overleg met de gemeentebesturen (zie ook operationele doelstelling 5.9). Bij de opstart van projecten worden de parketten zo veel als mogelijk ab initio betrokken.

Operationele doelstelling 3.8. Ontsluiten van de relevante rechtspraak voor de handhavingspartners

Alle gekende, gerechtelijke uitspraken worden in de arrestendatabank opgenomen en op die manier ontsloten voor de handhavingspartners. Ter informatie: in 2012 werden 4500 uitspraken in de databank opgenomen en deze worden systematisch aangevuld met nieuwe en eventueel nog niet eerder gepubliceerde oude uitspraken.

Operationele doelstelling 3.9. Aanpassen dossierbehandelingssysteem BREDERO aan nieuweevoluties regelgeving en rechtspraak

25

Bredero wordt aangepast aan de meest recente wijziging “minnelijke schikking” en de processen waarschuwing/aanmaning worden eveneens verwerkt.

Beleidsveld wonen

Operationele doelstelling 3.10. De publicatie van het jaarrapport Wooninspectie verzekeren

Het jaarverslag wordt opgesteld in het eerste kwartaal van 2013. In samenspraak met het kabinet wordt de wijze van bekendmaking en verspreiding bepaald.

Operationele doelstelling 3.11. De publicatie van het jaarrapport Toezicht verzekeren

Binnen de afdeling Toezicht wordt jaarlijks een strikte timing gehanteerd om het jaarrapport Toezicht uiterlijk tegen het einde van het eerste kwartaal op te leveren.

Teksten worden aangeleverd door de inhoudelijke specialisten binnen de afdeling Toezicht en vervolgens bewerkt door een intern comité dat instaat voor de eindredactie van de definitieve teksten.

Operationele doelstelling 3.12. Ontsluiten van relevante rechtspraak voor partners

Alle gekende, gerechtelijke uitspraken worden in de arrestendatabank opgenomen en op die manier ontsloten voor de handhavingspartners. Ter informatie: in 2012 werden 4500 uitspraken in de databank opgenomen en deze worden systematisch aangevuld met nieuwe en eventueel nog niet eerder gepubliceerde oude uitspraken.

Operationele doelstelling 3.13. Organiseren van structureel overleg met Wonen Vlaanderen over technische en juridische aspecten van de woningkwaliteit

Zowel met betrekking tot de technische als de juridische aspecten wordt periodiek overleg over woningkwaliteit met het agentschap Wonen Vlaanderen verder gezet. Dit overleg heeft deels ook de verbetering van de regelgeving als oogmerk (zie ook operationele doelstelling 1.5). De aanspreekpunten voor dit overleg zijn aangewezen.

Operationele doelstelling 3.14. Ontwikkelen en implementeren van een nieuw dossierbehandelingssysteem (SARA)

Sara is ontwikkeld en operationeel voor de taken van wooninspectie die zich in de provinciale afdelingen situeren. Dit deel van Sara wordt continu bijgewerkt, uitgebreid en aangepast (bv. aan gewijzigde regelgeving: strafbaarstelling tehuurstelling, nieuw technisch verslag,…).

26

Er is een volledig uitgewerkte handleiding voor dit programma. De procesbeschrijving van het vademecum is volledig verwerkt in Sara voor wat betreft het onderdeel van de decentrale werking.

Operationele doelstelling 3.15. Vereenvoudigen van document-, gegevens- en informatieuitwisseling met sociale woonactoren

De document-, gegevens- en informatieuitwisseling betreft enerzijds de rapporteringen die de sociale woonactoren in het kader van het Toezichtbesluit periodiek aan het agentschap Inspectie RWO moeten bezorgen en anderzijds de agenda’s en notulen met betrekking tot hun bestuursvergaderingen, die tevens volgens bepaalde deadlines moeten ingediend worden. Deze documenten en gegevens worden door de actoren momenteel per e-mail aan het secretariaat van de afdeling Toezicht bezorgd. Voor een aantal van deze rapporteringen is een sjabloon voorzien, om een uniforme wijze van rapportering te garanderen.

Zoals beschreven onder “Operationele doelstelling 8.3”, wordt momenteel een nieuw opvolgingssysteem ontwikkeld voor de afdeling Toezicht. Hierbij is voorzien dat de bestaande sjablonen probleemloos kunnen geïmporteerd worden. Op deze manier kunnen de gebruikers binnen de afdeling Toezicht deze gegevens eenvoudig raadplegen en eventueel opvolgingsacties toevoegen aan de gerapporteerde gegevens (zoals controles en inspecties, briefwisseling, sancties, e.d.).

Na evaluatie van het nieuwe systeem zal onderzocht worden welke voordelen kunnen behaald worden door het vervangen van de huidige manier van rapporteren door een portaal. Deze portaal zou onder meer moeten zorgen voor validatie tijdens het invoeren van de gegevens; daarnaast dient de uploadfunctionaliteit van documenten voorzien te worden, met name voor de agenda’s en notulen m.b.t. bestuursvergaderingen. Deze evaluatie wordt einde 2013 voorzien.

Operationele doelstelling 3.16. Tijdige communicatie van vernietigingen aan departement

De toezichthouder stuurt steeds onmiddellijk aansluitend op de beslissing tot vernietiging een kopie van de vernietigingsbrief en van de notulen aan de afdeling Woonbeleid van het agentschap Wonen Vlaanderen.

Operationele doelstelling 3.17. Signaleren van knelpunten in de regelgeving aan het departement

Zie operationele doelstelling 1.6


Operationele doelstelling 3.18. Publiceren van een digitaal jaarrapport

27

Het jaarverslag wordt opgesteld in het eerste kwartaal van 2013 en zal worden voorgesteld op het OKA OE.

Operationele doelstelling 3.19. Verbeteren van de informatiegaring met het oog op de tijdige opsporing

In het protocol met het agentschap Onroerend Erfgoed wordt voorzien dat de erfgoedconsulenten het agentschap tijdig op de hoogte brengen van (vermoedelijke) inbreuken. Via een systeem van raadgevingen en aanmaningen blijft het agentschap op de hoogte van vaststellingen die erfgoedconsulenten deden. De erfgoedconsulent moet het agentschap op de hoogte brengen wanneer een aanmaning blijvend genegeerd wordt. Via de bestuursscholen worden de gemeenten verder gesensibiliseerd.

Operationele doelstelling 3.20. Structureren van de informatie-uitwisseling met interne en externe partners

Er wordt een protocol uitgewerkt met het agentschap Onroerend Erfgoed.

De vergunningen archeologie worden maandelijks doorgezonden naar de federale politie met het oog op een verhoogde controle.

28

4.4. Uitbouwen van een expertisecentrum inzake juridische kennis

Strategische doelstelling 4. Het agentschap stap voor stap uitbouwen tot een expertisecentrum inzake juridische kennis van het beleidsdomein RWO en deze kennis aanbieden aan interne en externe partners.


Operationele doelstelling 4.1. Juridische bijstand verlenen aan bevoegde ambtenaren op andere bestuursniveaus

Het agentschap is gekend als kenniscentrum en wordt dagelijks gesolliciteerd voor de drie beleidsvelden.

Het agentschap stelt zijn advocaten ter beschikking van de gemeenten wanneer hierover een duidelijk afsprakenkader bestaat m.b.t. een gecoördineerd optreden op verschillende bestuursniveaus.

Operationele doelstelling 4.2. Ontsluiten van relevante rechtspraak voor alle handhavingspartners


Operationele doelstelling 4.3. Opstellen van draaiboeken voor het gebruik van het handhavingsinstrumentarium of voor projecten (bv. weekendverblijven)

Zie operationele doelstelling 3.5. Het agentschap neemt zich voor bijkomende draaiboeken in de verschillende beleidsvelden op te stellen die beschikbaar worden gemaakt. Daarbij wordt evengoed nagegaan in welke mate de reeds bestaande draaiboeken en handleidingen kunnen worden bekendgemaakt.

Operationele doelstelling 4.4. Ter beschikking stellen van modellen van proces-verbaal, herstelvorderingen, betekeningsopdrachten enz..

Modellen allerhande staan ter beschikking voor alle handhavingspartners.

29

4.5. Synergieën

Strategische doelstelling 5. Synergieën realiseren binnen en buiten het agentschap


Operationele doelstelling 5.1. Opleiden tot multifunctionele verbalisanten van huidig personeel

Mogelijkheden tot het volgen van vormingen in het kader van multifunctionaliteit zijn voorzien in het vormingsplan en de jaarlijkse vormingskalender. Trainingen on the job worden gestimuleerd.

Operationele doelstelling 5.2. Aantrekken van nieuw multifunctioneel personeel

Voor zover er ruimte is voor aanwervingen, wordt er vanaf de selectiefase nadruk gelegd op multi-inzetbaarheid. De functiebeschrijvingen en de vacatureberichten worden daarop afgestemd.

Operationele doelstelling 5.3. Binnen het beleidsdomein RWO gezamenlijke initiatieven organiseren

De afgelopen jaren werden samen met het agentschap Wonen-Vlaanderen verschillende opleidingen rond woningkwaliteit georganiseerd. Doel is om dit in 2013 verder te zetten en onder meer samen met het agentschap Wonen-Vlaanderen interne vormingssessies aan te bieden i.k.v. het zogenaamde “integratiedecreet” en de “BA4”.

Met het agentschap Onroerend Erfgoed zal in het eerste kwartaal het ontwerp van decreet OE gezamenlijk aan de medewerkers van beide agentschappen worden toegelicht. iRWO neemt daarbij de toelichting van het handhavingsluik voor zijn rekening.

Daarnaast is gepland om een aantal medewerkers van iRWO samen met collega’s met gelijkaardig profiel van het agentschap Wonen-Vlaanderen, deel te laten nemen aan een cursus aangaande het omgaan met agressie.

Aan Wonen-Vlaanderen is gevraagd om medewerkers van de afdeling Toezicht, die thans instaan voor de controles ter plaatse van toegekende renovatiepremies, een plaatsbezoek van de controleurs van Wonen-Vlaanderen te laten bijwonen om de eigen controle waar nodig te verbeteren en een zekere uniformiteit te bekomen.

Operationele doelstelling 5.4. Structureren van het overleg met de parketten

30


Operationele doelstelling 5.5. Organiseren van gezamenlijke aanpak over de drie beleidsvelden van het agentschap

De gezamenlijk aanpak wordt nu reeds in de praktijk gebracht door een deel van de personeelsleden en zal worden uitgebreid naarmate de multifunctionele competenties verder worden ontwikkeld op meerdere beleidsvelden. Voor de competentieontwikkeling van personeelsleden binnen iRWO is 2013-2014 dan ook een cruciale periode. Het personeelsplan werd daarom in die zin in 2012 aangepast.

Operationele doelstelling 5.6. Communiceren van rechtspraak die relevant is voor HRH, andere agentschappen en/of departement

Zie operationele doelstelling 3.8. iRWO neemt eveneens deel aan het juridisch overleg dat op initiatief van het departement georganiseerd wordt.

Operationele doelstelling 5.7. Organiseren van samenwerking en ondersteunen van gemeentelijke of politiediensten bij handhaving

Zie ook operationele doelstelling 4.1. Op basis van samenwerkingsovereenkomsten en afsprakenkaders wordt gekeken hoe er tegemoet kan worden gekomen aan de lokale behoeften. Algemeen wordt er een opleiding voorzien m.b.t. de 3 beleidsvelden in de bestuursscholen.


Operationele doelstelling 5.8. Organiseren van de samenwerking met het agentschap Ruimte en Erfgoed m.b.t. de minnelijke schikkingen

Gelet op de gewijzigde regelgeving is deze doelstelling niet meer van toepassing.

Operationele doelstelling 5.9. Opstellen afsprakenkader inzake handhaving met de gemeenten

Zie ook operationele doelstelling 1.2. Er wordt in 2013 door het agentschap een leidraad opgesteld om afspraken met de gemeenten in een vast kader te gieten. In 2013 worden er per provincie minstens 10 gemeenten aangesproken.

Beleidsveld wonen

31

Operationele doelstelling 5.10. Organiseren van gezamenlijk dossierbeheer op het vlak van kwaliteitsbewaking (HOLV)

Het dossierbehandelingssysteem HOLV/VLOK en SARA zijn op elkaar afgestemd.

Operationele doelstelling 5.11. Opleiden van technici wooninspectie tot verbalisanten

Alle technici hebben al een opleiding “opstellen PV’s” achter de rug en konden in 2012 ook deelnemen aan een opleiding straf(proces)recht en woninghuur. Daarmee is de basis gelegd voor de verdere inzetbaarheid van technici als verbalisant. Technici worden in 2013 als verbalisant ingezet bij de vaststellingen “nacontroles”.

Operationele doelstelling 5.12. Afstemmen van administratieve en gerechtelijke kwaliteitsbewaking

Zie operationele doelstellingen 1.4., 1.5 en 3.13.

Operationele doelstelling 5.13. Gecoördineerd optreden van wooninspectie en toezicht bij kwaliteitsproblemen sociale huisvesting


Operationele doelstelling 5.14. Organiseren van dossiergebonden informatie-uitwisseling op het vlak van wooninspectie en toezicht

Zie operationele doelstelling 2.16. Informatie-uitwisseling is structureel georganiseerd.

Operationele doelstelling 5.15. Organiseren van toezicht op tegemoetkomingen aan particulieren in samenspraak met Wonen-Vlaanderen

Volgens art. 3, §1, 3° van zijn Oprichtingsbesluit heeft het agentschap tot taak controle uit te oefenen op de aanwending van de tegemoetkomingen die worden toegekend ter ondersteuning van het beleid inzake huisvesting.

In navolging van operationele doelstelling 1.7 werd met betrekking tot de keuze van te controleren tegemoetkoming een risicoanalyse uitgevoerd waarbij uiteraard werd rekening gehouden met de gestelde beleidsprioriteiten. Op basis van de resultaten van die analyse werd de focus gelegd op de controle van de aanwending van de renovatiepremie (Besluit Vlaamse Regering d.d. 02/03/2007).

32

In 2010 werden reeds op basis van enkele door Wonen-Vlaanderen aangeleverde dossiers en de relevante reglementering de knelpunten opgelijst met betrekking tot een mogelijke controle ter plaatse en werd er een strategie uitgewerkt.

Tijdens de jaren 2011 en 2012 werden steekproeven van resp. 10 en 50 dossiers gecontroleerd. Er werd daarbij nagegaan of de werken waarvoor een premie werd toegekend, werden uitgevoerd en of daarbij de gefactureerde materialen werden gebruikt. Het is de bedoeling om in een latere fase ook een uitspraak te doen over hoe de werken zijn uitgevoerd.

In 2013 worden deze controles verder gezet. Op basis van de resultaten van de eerdere controles zal er wel een evaluatie van de huidige werkwijze worden opgemaakt en wordt die werkwijze desgevallend bijgestuurd.

In het kader van de uitgevoerde thema-audit Inspectie/Handhaving bij iRWO in 2012 heeft IAVA onder meer volgende aanbeveling geformuleerd:

“iRWO neemt initiatieven t.a.v. de subsidieverstrekkende entiteiten om (elektronische) toegang te krijgen tot hun dossiers en zicht te krijgen op de wijze waarop hun eerstelijnscontroles worden georganiseerd teneinde de keuze van te inspecteren dossiers te kunnen sturen en i.f.v. een risicoanalyse de inspectieprioriteiten i.f.v. het 2de lijnstoezicht op subsidies - andere dan deze voor woonactoren - te onderbouwen.”

M.b.t. het beleidsveld Wonen zal iRWO voor 31/03/2013 contact met het agentschap Wonen-Vlaanderen opnemen ter bespreking van deze aanbeveling.

Operationele doelstelling 5.16. Tijdige communicatie van vernietigingen aan departement



Operationele doelstelling 5.17. Informatie-uitwisseling met de federale en lokale politie met het oog op toezicht op kritische locaties

De vergunningen archeologie worden maandelijks doorgezonden.

Operationele doelstelling 5.18. Organiseren van de samenwerking tussen inspecteurs en erfgoedconsulenten

Het agentschap sluit in 2013 een protocol met het agentschap OE af om de samenwerking tussen de inspecteurs en de erfgoedconsulenten verder te formaliseren en zodoende te versterken.

33

4.6. Responsabiliseren via het organiseren van toezicht

Strategische doelstelling 6. Responsabiliseren van alle betrokken externe actoren via het organiseren van toezicht

Beleidsveld wonen

Operationele doelstelling 6.1. Input leveren aan het departement over nieuwe toezichtregelingen


Operationele doelstelling 6.2. Implementeren en uitoefenen van de nieuwe toezichtvormen op het Vlaams Woningfonds, de erkende kredietmaatschappijen, de VMSW.

Naar aanleiding van de gewijzigde bevoegdheden in artikel 29bis van de Vlaamse Wooncode werd aan de betrokken actoren gevraagd om een rapportering op maat in te dienen binnen de grenzen van de gewijzigde bevoegdheden van de toezichthouder. De documenten die ingestuurd worden op basis van deze gewijzigde reglementering worden vervolgens gecontroleerd op de correcte toepassing van de reglementering en beginselen van behoorlijk bestuur, uiteraard opnieuw binnen het kader van artikel 29bis van de Vlaamse Wooncode.

Operationele doelstelling 6.3. Het toezicht organiseren op basis van risico-analyses over processen en actoren

Zie operationele doelstellingen 1.7., 1.8. en 1.9.

Operationele doelstelling 6.4. Het toezicht organiseren over de interne controlesystemen binnen sociale woonorganisaties

Bij de organisatie van het toezicht over de interne controlesystemen van de sociale woonorganisaties werd gefocust op de financiële procedures gezien de fraudegevoeligheid van een aantal ervan.

Bij de SHM’s werd met een bevraging van eind 2011 het toezicht uitgebreid naar de niet-financiële procedures. Er werd hen gevraagd mee te delen over welke interne controleprocedures, bestuursdocumenten en controleorganen ze beschikken.

34

Eind 2012 werd dit toezichtproject verder gezet. Daarbij werd de SHM’s gevraagd naar de alsnog ontbrekende financiële procedures evenals de deontologische code voor de bestuurders en voor het personeel en de klachtenprocedure. Indien de ontbrekende documenten niet aanwezig zouden zijn, werden de SHM’s verzocht deze alsnog op te stellen en ter goedkeuring voor te leggen aan de raad van bestuur.

Begin 2013 werd aan de SHM’s gevraagd of zij hun intern reglement in overeenstemming hebben gebracht met de nieuw aangenomen (model)statuten1. Het huishoudelijk reglement van alle SHM’s wordt nagelezen in de loop van 2013 evenals de klachtenprocedure.

Begin 2013 werd ook bij de SVK’s het toezicht uitgebreid naar de niet-financiële procedures. Daarbij werd hen gevraagd om aan het agentschap te melden over welke interne controleprocedures, bestuursdocumenten en controleorganen ze beschikken.

Operationele doelstelling 6.5. Het opsporen en voorkomen van fraude en wanbeheer bij sociale woonactoren binnen de perken van de bevoegdheden van de toezichthouder

De afdeling Toezicht ziet op basis van de Vlaamse Wooncode en het oprichtingsbesluit Inspectie RWO toe op de correcte toepassing van de reglementering en de beginselen van behoorlijk bestuur. Met behulp van de toezichthouders ziet de afdeling toe op de werking en activiteiten van de sociale woonactoren. Indien tijdens de uitoefening van de opdracht fraude of wanbeheer wordt vastgesteld wordt dit op basis van artikel 29 van het wetboek van strafvordering doorgegeven aan de Centrale Dienst ter Bestrijding van de Corruptie (CDBC).

Met het oog op een uitbreiding van de kennis van opsporing van fraude worden opleidingen forensic auditing georganiseerd.

Operationele doelstelling 6.6. Het organiseren van gesystematiseerd toezicht op de activiteiten van de externe actoren van het sociaal woonbeleid, waarbij administratieve lasten maximaal worden voorkomen

Zie operationele doelstellingen 1.8 en 3.15.

Operationele doelstelling 6.7. Het toezicht blijvend verzekeren via het in de plaats stellen door de toezichthouders in woonorganisaties die geen gevolg geven aan toezichtsmaatregelen

De toezichthouder neemt de plaats in van het beheersorgaan dat nalaat binnen de gestelde termijn een beslissing te nemen of dat een beslissing neemt die de goedkeuring van de

1 Besluit van de Vlaamse regering van 22 oktober 2010 tot vaststelling van de aanvullende voorwaarden en de procedure voor de erkenning als sociale huisvestingsmaatschappij en tot vaststelling van de procedure voor de beoordeling van de prestaties van de sociale huisvestingsmaatschappijen, B.S., 29.12.2010.

35

toezichthouder niet wegdraagt. De toezichthouder brengt de Vlaamse regering hiervan voorafgaandelijk in kennis.

Operationele doelstelling 6.8. Verder ontwikkelen van een geïnformatiseerd rapporteringssysteem

In de huidige databank is voorzien in de rapportering omtrent alle acties in het kader van het toezicht bij de sociale huisvestingsactoren. Zo kan op elk moment een gedetailleerd overzicht gegeven worden omtrent uitgevoerde inspecties, behandelde administratieve sancties, aandachtspunten, klachten, e.d.

Dezelfde functionaliteiten zullen voorzien zijn in het nieuwe opvolgingssysteem dat begin 2013 zal geïmplementeerd worden (zie onder “Operationele doelstelling 8.3”). Daarnaast zal de gebruikers de mogelijkheid geboden worden om op basis van de aanwezige gegevens, zelf bijkomende rapporten te maken of bestaande rapporten aan te passen naar eigen behoeften. Tevens zullen de gebruikers over de mogelijkheid beschikken om zelf gecreëerde rapporten te delen met andere gebruikers of diensten. Ook kan het beheer van zelf gecreëerde rapporten afgestaan worden aan andere gebruikers.

36

4.7. Doelmatige en efficiënte aanwending

Strategische doelstelling 7. Het toezicht op de doelmatige en efficiënte aanwending van de huisvestingsmiddelen

Beleidsveld wonen

Operationele doelstelling 7.1. Toezicht organiseren op de toewijzing van woningen, sociale kavels en leningen

Inschrijven kandidaat-huurders en toewijzen huurwoningen

Bij SHM’s, SVK’s, het VWF en lokale besturen worden de vaststellingen die gedaan werden bij vorige inspectierondes (uitgevoerd tussen 2009 en 2012) opgevolgd, indien nodig via onderzoeken ter plaatse.

Bij de lokale besturen waar nog geen inspectie plaats vond vraagt in een eerste fase de afdeling steekproefsgewijs het register en de inschrijvingsdocumenten op en gaat de conformiteit daarvan na. Ook het intern huurreglement wordt nagelezen. Bij vaststelling van gebreken verzoekt Toezicht de actor de nodige aanpassingen door te voeren. In een tweede fase wordt een steekproef samengesteld van lokale besturen waar de toezichthouder de kandidatendossiers en toewijzingen kan controleren.

Via het nalezen van de notulen wordt toezicht uitgeoefend op de afwijkingen van de toewijzingsregels (versnelde toewijzingen, gemotiveerde weigeringen). Op basis van kwantitatieve elementen (via jaarrapportering) en op basis van vastgestelde inbreuken of tekortkomingen worden de actoren met een verhoogd risicoprofiel in kaart gebracht. Bij de actoren met een hoog risicoprofiel op het vlak van de versnelde toewijzingen moeten die beslissingen voorafgaandelijk aan de toezichthouder worden voorgelegd. Bij de actoren met een hoog risico op het vlak van de gemotiveerde weigeringen worden de beslissingen dienaangaande opgevolgd binnen de opschortings- en vernietigingstermijn en wordt de kennisgeving van de beslissing aan de kandidaat-huurders gecontroleerd.

Inschrijven kandidaat-kopers en toewijzingen koopwoningen en kavels

Toezicht op de kandidatenregisters en de toewijzingen van sociale koopwoningen bij SHM’s

Jaarlijks worden een twintigtal SHM’s onderworpen aan een controle. De selectie gebeurt op basis van de risicoanalyse per actor. De eerste fase van het onderzoek behelst een bevraging naar de structuur van de registers en de controle van minstens 1 register per SHM. De resultaten van het onderzoek worden verwerkt in een verslag, waarna een overleg volgt met de toezichthouder. De toezichthouder licht ter plaatse het inschrijving- en toewijzingsproces door, met inbegrip van een

37

controle van een selectie van (kandidaten)dossiers. De toezichthouder volgt in samenspraak met de interne dienst de gecontroleerde actoren verder op en plant bijkomende toezichtacties waar nodig.

Toezicht op de kandidatenregisters en de toewijzing van sociale kavels bij SHM’s

Op basis van de risicoanalyse per actor en de periodieke rapportering onroerende transacties wordt per kwartaal minstens één SHM geselecteerd die in het voorbije kwartaal sociale kavels toewees. Er wordt informatie (registers, toegewezen dossiers van inschrijving tot en met verkoopprijzen) opgevraagd en onderzocht. Indien bij dat onderzoek fundamentele inbreuken vastgesteld worden, wordt een overleg gepland met een toezichthouder en volgt een doorlichting ter plaatse van het inschrijvings- en toewijzingsproces met inbegrip van een selectie van (kandidaten)dossiers. De toezichthouder volgt in samenspraak met de interne dienst de gecontroleerde actoren verder op en plant bijkomende toezichtacties waar nodig.

Toezicht op de kandidatenregisters en de toewijzing van sociale koopwoningen en kavels bij lokale besturen

De in 2011 onderzochte dossiers worden verder opgevolgd waaronder een aantal dossiers waarvoor vanaf 2012 subsidies werden teruggevorderd.

Op basis van de rapportering van de actoren en de rapporten van de VMSW over gesubsidieerde projecten (waarvan de informatie wordt verwerkt in de risicoanalyse per actor) worden nieuwe dossiers opgestart.

Sociale leningen

Leningen EKM’s

In 2011 werden er 11 EKM’s aan een tweede vervolgcontrole onderworpen. Deze 11 maatschappijen werden gekozen nadat tijdens een eerste controle in 2008 en een vervolgcontrole in 2009, bleek dat er zich nog steeds onregelmatigheden voordeden. De openstaande aandachtspunten werden in 2012 verder opgevolgd. Op basis van de risicoanalyse per actor zal nagegaan worden of nog verdere opvolgingsacties nodig zijn.

In een nieuw project zullen de leningen die werden verstrekt door EKM’s die niet het voorwerp van controle hebben uitgemaakt tijdens de toezichtsactie in 2011 worden onderzocht.

Verdere toezichtsacties worden bekeken in het licht van het nieuw erkenningsbesluit (de Vlaamse regering heeft op 20/07/2012 een principiële beslissing genomen tot wijziging van de erkenningsvoorwaarden van de EKM’s. Het wijzigingsbesluit werd voor advies voorgelegd aan de Raad van State.)

Leningen VWF

Met betrekking tot de problematiek van het verstrekken van leningen aan personeel tegen andere voorwaarden dan wettelijk voorzien en het belenen van grondverwervingen werd er door

38

Toezicht juridisch advies gevraagd, dat aan de minister bezorgd werd vanuit de zorg voor een toekomstige transparante en duidelijke regelgeving in het kader van de harmonisatie van de leningenbesluiten van de VMSW en het VWF.

Verdere toezichtsacties worden bekeken in het licht van een nieuw leningenbesluit.

Leningen VMSW

Er wordt een steekproefsgewijze onderzoek uitgevoerd van leningdossiers waarbij de focus ligt op de controle van de 5-jaarlijkse herziening en op de bewoningsplicht gelinkt aan andere leningsverrichtingen dan verrichting “aankoop sociale woning”

Operationele doelstelling 7.2. Toezicht organiseren op het financieel beheer van sociale woonorganisaties

Financieel beheer

De personeels- en bestuurskosten worden steekproefsgewijs nagekeken. Dit gebeurt prioritair bij de actoren met een verhoogd risicoprofiel.

Bij de actoren met een verhoogd risicoprofiel worden de beslissingen van de bestuursorganen m.b.t. de volgende items binnen de opschortings- en vernietigingstermijn opgevolgd :

de aanwerving van de directeur de loonsverhoging van de directeur de managementtoelage van de directeur de dienstwagen van de directeur recepties, geschenken, etentjes, … de groepsverzekering de studiereizen.

Financiële inspecties bij SHM’s

Vanaf 2012 wordt jaarlijks een financiële trendanalyse van de sector van SHM’s opgesteld. Dit document bevat tevens een beperkte screening van de SHM’s m.b.t. een aantal financiële ratio’s (lijst met de minst goed scorende SHM’s van ratio’s m.b.t. de financiële gezondheid van de SHM’s.

Een rapportering mbt. de financiële gezondheid van de SHM wordt verwerkt in de profielschets. Het resultaat wordt verwerkt in de risicoanalyse per SHM (luik ‘financieel beheer’).

Een meer gedetailleerde analyse kan uitgevoerd in het kader van de projectwerking financiële controle bij SHM’s. (in het bijzonder van de SHM’s die op 31/12 negatief staan op de R/C VMSW).

Het plan van aanpak (tav. de VMSW) om te verhelpen aan de slechte financiële situatie wordt nagekeken door de TH. Er worden afspraken gemaakt met de VMSW over de opvolging ervan.

39

De nader te onderzoeken aspecten kunnen aanleiding geven tot gerichte controles die ter plekke worden uitgevoerd (steekproef te bepalen door projectgroep).

Financiële inspecties bij EHD, VHP en VWF

Het is (zoals bij de SHM’s) tevens de bedoeling om een financiële trendanalyse te maken van de SVK-sector en voor alle SVK’s het risicoprofiel m.b.t. het financieel beheer te onderzoeken via een financiële analyse (voorlopig nog in Excel, later geautomatiseerd cf. SHM’s).

Een rapportering mbt. de financiële gezondheid van het SVK wordt verwerkt in de profielschets. Het resultaat wordt verwerkt in de risicoanalyse per SVK (luik ‘financieel beheer’).

Voor de opvallende aspecten kan dan verder met de toezichthouders worden gezocht naar verklaringen (personeelskosten, administratiekosten, O&H, enz.) om zo tot een beter beeld te komen van de financiële situatie en van foutieve boekingen bij een SVK.

De nader te onderzoeken aspecten kunnen aanleiding geven tot gerichte controles die ter plekke worden uitgevoerd (steekproef te bepalen door een projectgroep).

Financiële inspecties bij EKM’s

Die EKM’s met een verhoogd risicoprofiel worden opgevolgd, hetzij ter plaatse door de toezichthouder, hetzij vanuit Brussel door de binnendienst.

Operationele doelstelling 7.3. Organiseren van toezicht op gunningen werken

Het toezicht op het vlak van overheidsopdrachten en op de gunning van werken in het bijzonder heeft als doel na te gaan of de sociale huisvestingsmaatschappijen en sociale verhuurkantoren de wetgeving inzake overheidsopdrachten respecteren. Alle gunningsbeslissingen van de betrokken actoren in verband met werken, leveringen en diensten die het drempelbedrag van 5.500 euro overschrijden, moeten driemaandelijks gerapporteerd worden. Op basis van steekproeven op die driemaandelijkse rapportering, door middel van gerichte controles ter plaatse en aan de hand van de ingestuurde notulen van actoren met een verhoogd risicoprofiel wordt nagegaan of de betrokken actor de vigerende wetgeving overheidsopdrachten naleeft. Een gerichte controle ter plaatse kan onderdeel uitmaken van een financiële inspectie of kan integraal aan de overheidsopdrachtenproblematiek gewijd zijn. Dat is doorgaans het geval is wanneer substantiële inbreuken vermoed worden.

Operationele doelstelling 7.4. Toezicht organiseren op de toewijzing van premies en andere tegemoetkomingen


40

Operationele doelstelling 7.5. Organiseren van invorderingsprocedures

Op basis van art. 3, §1, 5° van zijn Oprichtingsbesluit is het agentschap Inspectie RWO bevoegd de subsidies, toelagen, premies en tegemoetkomingen in te vorderen bij de begunstigden die de voorwaarden waaronder ze werden toegekend niet naleven of die ze niet aanwenden voor de doeleinden waarvoor ze werden toegekend. Het agentschap Wonen-Vlaanderen bezorgt het agentschap Inspectie RWO dossiers van particulieren of woonactoren die de verbintenissen niet hebben nageleefd die ze destijds bij de toekenning van een subsidie of tegemoetkoming hebben aangegaan met de vraag om tot invordering over te gaan. Door de bevoegde ambtenaren van het agentschap worden vervolgens dwangbevelen uitgevaardigd en uitvoerbaar verklaard op grond van artikel 59 van de Vlaamse Wooncode. Deze dwangbevelen worden voor betekening doorgestuurd naar een gerechtsdeurwaarder die het verschuldigd bedrag met alle middelen rechtens kan invorderen. Het verdere verloop van een invorderingsdossier en de terugbetaling van het verschuldigd bedrag worden opgevolgd door de bevoegde dienst. Hierover wordt maandelijks gerapporteerd aan het agentschap Wonen-Vlaanderen.

Op basis van artikel 102bis, §2 van de Vlaamse Wooncode kan de toezichthouder een administratieve geldboete opleggen aan een sociale huurder die een verplichting, vastgelegd in artikel 92,§3 van de Vlaamse Wooncode, niet naleeft. Bij wanbetaling van deze boete wordt door de bevoegde ambtenaren een dwangbevel uitgevaardigd en uitvoerbaar verklaard op grond van artikel 102bis, §8 van de Vlaamse Wooncode die ook voor betekening worden doorgestuurd naar een gerechtsdeurwaarder. Deze dossiers worden uiteraard ook opgevolgd door de bevoegde dienst.

De toezichthouder kan volgens artikel 29bis, §7 van de Vlaamse Wooncode ook een administratieve geldboete opleggen aan een sociale woonactor omwille van verschillende overtredingen of verhindering van het toezicht. Op basis van artikel 6,§6 van het oude Toezichtbesluit (BVR 18.07.2008) kon de toezichthouder vroeger een dwangbevel uitvaardigen bij wanbetaling van een dergelijke boete. Bij de opmaak van het nieuwe Toezichtbesluit wees de Raad van State op het gebrek aan een decretale basis voor dit dwangbevel. In de uiteindelijke versie van het Toezichtbesluit (BVR 23.12.2011) werd de verwijzing naar het dwangbevel geschrapt met de bedoeling dit in een latere fase rechtstreeks te voorzien in de Vlaamse Wooncode. Er werd in die zin een aanpassing opgenomen in artikel 8 van het ontwerp van decreet houdende wijziging van diverse decreten m.b.t. wonen zoals het op 30.11.2012 definitief goedgekeurd is door de Vlaamse Regering, na advies van de Raad van State.

Operationele doelstelling 7.6. Opstellen van een jaarplanning met accenten in de uitoefening van het toezicht


41

4.8. Interne werking

Strategische doelstelling 8. Verbetertrajecten ter realisatie van meetbare efficiëntiewinsten

Operationele doelstelling 8.1. Bijdragen aan de monitoring van de handhavingsprocessen en aanleggen van kencijfers

Alle gegevens uit Bredero worden ter beschikking gesteld aan het departement. Via duiding van data wordt hulp geboden bij de ontwikkeling van het instrument. Bij de interpretatie van data, zowel inhoudelijk als informatica-technisch, wordt ondersteuning geboden. De kosten van de ontwikkeling worden gedragen door het Herstelfonds.

Operationele doelstelling 8.2. Integreren en uniformiseren van informaticatoepassingen over de handhavingscellen heen

Het opvolgingssysteem RWOPS wordt uitgerold over de drie beleidsvelden binnen de afdeling Inspectie. Bredero wordt de standaard voor de handhavingsprocessen Onroerend Erfgoed.

Operationele doelstelling 8.3. Integreren en uniformiseren van informaticatoepassingen in de afdeling Toezicht

Om de sociale huisvestingsactoren op een efficiënte manier op te volgen werd in 2008 een databank ontwikkeld die de relevante toezichtsgebonden informatie bevat. Hierdoor kan op eenvoudige manier een overzicht bekomen worden van alle gegevens onder meer m.b.t. uitgevoerde inspecties, bestuursvergaderingen, documenten en briefwisseling, administratieve sancties, klachten en rapporteringen. Daarnaast zijn ook de contactgegevens voorzien alsook belangrijke juridische informatie m.b.t. actoren (zoals de kapitaalstructuur, de samenstelling van de bestuursorganen en gegevens omtrent erkenning en subsidiëring).

Zoals reeds beschreven werd onder operationele doelstellingen 3.15 en 6.8, wordt momenteel een nieuw opvolgingssysteem ontwikkeld. Dit zal zorgen voor een verdere integratie van een aantal aspecten die momenteel niet vervat zitten in de bestaande databank. Zo zullen de controles van de binnendiensten volledig geïntegreerd worden in het nieuwe systeem. Ook de opvolging van de onderzoeken m.b.t. particulieren (zoals domiciliefraude of onderzoeken m.b.t. premies en tegemoetkomingen) zal in het nieuwe systeem worden opgenomen.

Als platform voor het nieuwe opvolgingssysteem werd gekozen voor Dynamics CRM van Microsoft, waarbij een groot gedeelte van de specifieke vereisten zal gerealiseerd worden enerzijds door de aanpassing van de standaard CRM-functionaliteiten (“customizing”) en anderzijds door bijkomende ontwikkeling (“xRM”). De grote voordelen van het nieuwe systeem

42

zijn onder meer de mogelijkheid om acties te koppelen aan voorgaande acties, sancties, documenten, e.d. Daarnaast wordt uitgebreid gebruik gemaakt van wachtrijen (taaklijsten) per gebruiker en per dienst. De gebruikers beschikken op deze manier over de mogelijkheid om dossiers door te sturen naar andere gebruikers of teams. Voor een aantal activiteiten, zoals bijvoorbeeld de behandeling van inspecties of klachten, worden tevens deadlines in de flows voorzien, waardoor de laattijdige behandeling van een dossier kan worden opgespoord, of kan worden voorkomen door het instellen van herinneringen. Belangrijk om te vermelden is tevens de grote gebruiksvriendelijkheid van CRM, alsook de koppeling aan SharePoint.

De implementatie van het nieuwe opvolgingssysteem is voorzien in het eerste kwartaal van 2013.

Operationele doelstelling 8.4. Voortzetten en verder uitbouwen van het integriteitbeleid

Voor de verdere uitbouw van een integriteitsbeleid werd in de loop van 2010 een interne projectgroep “integriteit” samengesteld. Deze groep heeft een risico-analyse m.b.t. de kwetsbare handelingen en organisatorische kwetsbaarheden uitgevoerd en op basis daarvan de hoog kwetsbare functies van het agentschap afgebakend. Daaropvolgend werd een beleidsnota uitgewerkt waarin het integriteitsbeleid van het agentschap staat beschreven. Een belangrijke actie voor de realisatie van dit beleid was de opmaak van een specifieke deontologische code voor het agentschap, die op 12/09/2012 door het directiecomité werd goedgekeurd.

Ook in 2013 zal het integriteitsbeleid verder worden uitgevoerd. Daarbij wordt onder meer de link gelegd met het HRM-plan 2010-2015 van het agentschap waarin volgende strategische doelstelling is opgenomen:

“Elke medewerker kent zijn rol, belang in het team en de totale organisatie en werkt mee aan het bereiken van de gezamenlijke doelstellingen. De buitenwereld kent de rol en de resultaten van het agentschap.”

Deze strategische doelstelling werd onder meer verfijnd met de operationele doelstelling “traject voorzien waardoor elke medewerker begrijpt wat de handhavingsmentaliteit betekent en dit naleeft in de praktijk”.

Integriteit en handhavingsmentaliteit zijn begrippen die onlosmakelijk zijn verbonden. Voor de realisatie van deze operationele doelstelling zijn in 2013 specifieke dilemmatrainingen gepland. Om deze trainingen op maat te organiseren zal inspiratie gehaald worden uit de risico-analyse en de deontologische code(s). Gezien het belang van een specifiek vormingsprogramma voor kwetsbare functies, krijgen deze functiehouders in eerste instantie een dergelijke opleiding aangeboden. De andere functiegroepen komen in een latere fase aan bod.

Operationele doelstelling 8.5. Het reële aantal personeelsleden van het agentschap Ruimte en Erfgoed zal bij het einde van de regeerperiode beperkt worden tot maximaal het aantal VTE bij aanvang van de regeerperiode.

43

Wij verbinden ons ertoe naar de beoogde personeelsvermindering verder te evolueren teneinde de doelstelling op 30/06/2014 te realiseren. Het plan tot reductie van het personeelsbestand is voorhanden en wordt in 2013 uitgerold.

Operationele doelstelling 8.6. Nieuwe en op termijn groeiende natraject n.a.v. handhavend optreden onroerend erfgoed wordt georganiseerd binnen bestaande personeelsbestand

Het natraject wordt binnen het bestaande personeelsbestand behartigd. Bij de inwerkingtreding van het nieuwe decreet in 2014 moet de organisatie hertekend zijn in functie van de toepassing van het nieuwe handhavingsinstrumentarium.

Operationele doelstelling 8.7. Nieuwe en op termijn groeiende natraject n.a.v. handhavend optreden wooninspectie wordt georganiseerd binnen bestaande personeelsbestand

Deze doelstelling is reeds in 2011 gerealiseerd. In 2013 zal het aantal behandelaars in het natraject verder worden verhoogd in het kader van de multifunctionele uitbouw van het agentschap.

4.8.1. Organisatiebeheersing en -ontwikkeling

De afgelopen twee jaar heeft iRWO veel tijd en middelen geïnvesteerd in het onder controle brengen en ontwikkelen van zijn organisatie. Zo zijn onder meer stappen voorwaarts gezet op het vlak van doelstellingenmanagement, is een monitoringinstrument ontwikkeld en zette het agentschap sterk in op de verdere uitbouw van een aangepast HRM-beleid. In het kader van de organisatiecultuur is er veel aandacht uitgegaan naar het uitwerken van een integriteitsbeleid, waaronder de opmaak van een specifieke deontologische code voor het agentschap. Voor de organisatorische risico’s op het vlak van ICT werd met de oprichting van een ICT-cel een belangrijke beheersmaatregel genomen.

De inspanningen op het vlak van organisatiebeheersing worden ook in 2013 verder gezet. Naast het continu bewaken van de andere thema’s van organisatiebeheersing worden volgende acties expliciet voorzien teneinde het maturiteitsniveau van de organisatie te verhogen.

Het agentschap zal in 2013 in de eerste plaats een gestructureerd systeem van risicomanagement uitbouwen. Bij deze oefening kan het agentschap rekenen op de ondersteuning van IAVA.

Een tweede, belangrijk project is de ontwikkeling van een extern en intern informatie- en communicatiebeleid in functie van de organisatiedoelstellingen. Op basis daarvan is gepland een communicatiestructuur op te zetten om de nodige instrumenten/kanalen te kunnen inzetten die zijn afgestemd op de behoeften van zowel interne als externe belanghebbenden.

44

4.8.2. Personeelsbeleid

Omwille van de hoger beschreven personeelsbesparingen is iRWO genoodzaakt om “meer met minder” te doen en bijgevolg efficiëntiewinsten te boeken. Het streven naar permanente verbetering en verhoogde efficiëntie (zoals bv. procesoptimalisaties) en een daarop gesteunde optimale personeelsplanning zijn dan ook continue aandachtspunten.

Het agentschap heeft de ambitie om in eerste instantie zijn prioriteiten niet wezenlijk bij te stellen omwille van de beperkingen op de beschikbare personeelscapaciteit. De nieuwe opdrachten en doelstellingen moeten met andere woorden worden opgevangen binnen deze capaciteit en budgettaire ruimte. Om dit te realiseren wordt onder meer geopteerd een personeelsbeleid te ontwikkelen dat sterk inzet op multifunctionaliteit en competentieontwikkeling. Het agentschap is ervan overtuigd dat het verhogen van het aantal multifunctionele medewerkers op termijn tot wezenlijke efficiëntiewinsten kan leiden. Overigens is het inzetten op multifunctionaliteit ook van belang in het kader van de continuïteit van de bedrijfsprocessen. Het agentschap heeft dus de intentie om binnen de besparingscontouren en de budgettaire mogelijkheden minstens tot de in de beheersovereenkomst vooropgestelde kwalitatieve en kwantitatieve output te komen.

Het personeelsbeleid van het agentschap moet de individuele competentieontwikkeling en de multifunctionaliteit i.h.k.v. de synergiedoelstelling verder stimuleren. Om hiertoe te komen werd in 2012 een nieuw personeelsplan opgemaakt en goedgekeurd, waarin voldoende loopbaanperspectieven zijn voorzien om elke medewerker tot verdere ontwikkeling aan te moedigen. De aanpassing van het personeelsplan was overigens evengoed noodzakelijk om de risico’s van multidisciplinariteit af te dekken. Het gegeven dat vergelijkbare functies in andere entiteiten binnen de Vlaamse overheid niet multidisciplinair worden ingevuld maar wel hetzelfde verloond worden, verhoogt het risico op uitstroom (bv. mutaties) bij iRWO. Het nieuwe PEP biedt voldoende mogelijkheden om de bredere inzetbaarheid van personeelsleden en de verhoging van de gevraagde competenties te compenseren. De hogere eisen die aan de personeelsleden van iRWO in dit kader worden gesteld, zijn daarom in het nieuwe PEP objectief vertaald in loopbaanperspectieven.

Voor de uitvoering van het nieuwe personeelsplan dienen in de eerste plaats alle functiebeschrijvingen binnen het agentschap te worden aangepast. Dit arbeidsintensief project vindt plaats met participatie van alle functiehouders en is gepland om in de loop van 2013 te worden gefinaliseerd. Op die manier worden de competentievereisten van de functiegroepen verder gestructureerd in kaart gebracht en krijgt het personeelsbeleid van het agentschap, waarbij de nadruk sterk op competentieontwikkeling ligt, verder gestalte. Ook het vormingsaanbod kan zodoende beter worden afgestemd op de individuele noden die onlosmakelijk zijn verbonden met de organisatiedoelstellingen en -uitdagingen.

45

4.8.3. Gelijke kansen en diversiteit

De Vlaamse overheid wil voor alle burgers en organisaties een voorbeeld zijn op het gebied van gelijke kansen en diversiteit. Hiertoe moet elke entiteit van de Vlaamse overheid jaarlijks de nodige acties uitvoeren.

Sinds 2012 is het niet meer de bedoeling dat elke entiteit een aparte gelijkekansen- en diversiteitsplan opmaakt. De vooropgestelde streefcijfers en acties moeten worden opgenomen in het ondernemingsplan.

4.8.3.1. Coördinaten

0fficiële emancipatieambtenaar:Naam: Kaat BilsenFunctie: HR stafmedewerkerEntiteit: MOD RWOAdres: Koning Albert II-laan 19, bus 2, 1210 BrusselTelefoon: 02 553 17 88E-mail: [email protected]

Lid van het strategisch bureauNaam: Kaat BilsenFunctie: HR stafmedewerkerEntiteit: MOD RWOAdres: Koning Albert II-laan 19, bus 2, 1210 BrusselTelefoon: 02 553 17 88E-mail: [email protected]

4.8.3.2. Streefcijfers

Het agentschap Inspectie RWO (iRWO) neemt de algemene streefcijfers over die voor de Vlaamse overheid als geheel gehanteerd worden:

Personeelsleden met een migratieachtergrond: 4 procent tegen 2015

Personeelsleden met een handicap of chronische ziekte: 3 procent tegen 2015

Vrouwen in managementfuncties: 33 procent vrouwen in middenkaderfuncties tegen 2015

46

4.8.3.3. Cijfergegevens2 op 31/12/2012

Man Vrouw <=34 j 35-44 j 45-54 j >=55 j A B C DStatutair

(incl. stagiairs)

Contractueel

totaal aantal personeelsleden 144 61 83 34 49 41 20 61 27 46 10 133 11

met een handicap of chronische ziekte 3 (2,1%) 1 2 1 0 1 1 0 1 2 0 2 1

met een migratieachtergrond 1 (0,7%) 0 1 1 0 0 0 0 1 0 0 0 1

met een handicap of chronische ziekte 0met een migratieachtergrond 0

met een handicap of chronische ziekte 0 0 0

met een migratieachtergrond 2 0 2

met een handicap of chronische ziekte 0met een migratieachtergrond 0

functies opengesteld als voorbehouden betrekking 0

aantal personen aangeworven in een voorbehouden betrekking 0

Man Vrouwtopmanagement 1 0

niet leidinggevend topkader 0 0

middenmanagement 2 0

niet leidinggevend middenkader 1 0

lager management 3 2

niet leidingevend lager kader 2 1

Aantal personeelsleden op 31/12/2012 (in personen)

Geslacht

Aantal stagiairs in 2012 (in personen) TOTAAL

Kwalificatie (niveau) Statuut

Aantal personeelsleden met een startbaanovereenkomst op 31/12/2012 (in

personen)0

Aantal jobstudenten in 2012 (in personen) 10

Bezoldigd Onbezoldigd

Aantal voorbehouden betrekkingen in 2012 0

Aantal personeelsleden op 31/12/2012 (in personen)

TOTAAL

Geslacht Leeftijdscategorieën

2 Totaal aantal personeelsleden op 31/12/2012 bij iRWO is volgens Bestuurszaken 144. Eigen telling (zie supra) situeert het aantal “koppen” echter op 142.

47

4.8.3.4. Evaluatie gelijkekansen- en diversiteitsplan 2012

Instroom van nieuwe personeelsleden

De instroom was zeer beperkt in 2012. Daardoor waren er weinig opportuniteiten om personen uit de kansengroepen aan te werven. Er werd 1 medewerker aangeworven met een migratieachtergrond en bovendien ook een arbeidshandicap voor een contract van bepaalde duur. Hierdoor steeg het percentage van personeelsleden met een handicap van 1.4 % naar 2.1%. Het aandeel van personen met een migratieachtergrond bleef stabiel (0.7%), omdat in 2012 ook 1 personeelslid met een migratieachtergrond de organisatie verlaten heeft.

Er blijven onverminderd een aantal knelpunten bestaan, die ook in vorige gelijke kansen- en diversiteitsplannen reeds beschreven werden. Het gaat veelal om erg specifieke functies die een welomlijnde expertise behoeven. We zien dan ook dat kandidaten vaak doorstromen uit de lokale besturen, politiediensten of de Vlaamse overheid zelf, allemaal organisaties die zelf nog niet veel personen uit de kansengroepen tewerkstellen. Het blijkt zeer moeilijk om de ruimere arbeidsmarkt aan te boren, onze selector Jobpunt Vlaanderen slaagt er niet in om kandidaturen uit de kansengroepen aan te reiken. Specifiek voor het agentschap Inspectie RWO is er een bijkomende statutaire beperking, namelijk dat het VPS (artikel III. 1 § 4) functies waarin verbaliserende bevoegdheden worden uitgeoefend voorbehoudt aan Belgen. Aangezien in principe alle ambtenaren bij iRWO verbalisatiebevoegdheid hebben op het vlak van ruimtelijke ordening en onroerend erfgoed, kunnen er enkel personen met een migratieachtergrond die reeds de Belgische nationaliteit bezitten worden aangeworven. Voor iRWO is een wijziging van het personeelsstatuut op het vlak van voor Belgen voorbehouden betrekkingen dan ook noodzakelijk om het aandeel personen met een migratieachtergrond te kunnen verhogen.

Omdat er op vlak van de permanente tewerkstelling geen vooruitgang kon geboekt worden, heeft iRWO in 2012 vooral ingezet op stageplaatsen. Interessante profielen die ons werden aangereikt door het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) werden onderzocht door de afdelingen. Dit resulteerde in een stageplaats in het kader van een VDAB opleiding bij de afdeling Inspectie. Ook voor de afdeling Toezicht werd op deze wijze een stagiair aangetrokken, maar deze heeft op de valreep verzaakt omdat zij elders vast werk had gevonden. Ook heeft iRWO actief via AgO stageplaatsen aangeboden. Dit gaf aanleiding tot een schoolstage bij de afdeling Inspectie.

Tenslotte deed iRWO een beroep op de actieve bemiddeling door de toegewezen consulenten van de VDAB voor de invulling van een contract van bepaalde duur. Er kwamen meer dan 100 kandidaturen binnen, waaronder een flink aantal personen met een migratieachtergrond. Het is onbekend hoeveel van deze kandidaturen toe te schrijven zijn aan de bemiddeling van de VDAB, het contact met de VDAB consulent verliep immers nogal stroef. Uiteindelijk werd een persoon met Spaanse roots aangeworven, die dus niet meetelt als persoon met een migratieachtergrond.

48

Inzetbaarheid van de bestaande werknemerspopulatie

Het agentschap Inspectie RWO vindt het zeer belangrijk dat de bestaande personeelsleden optimaal ingezet worden en geeft daarbij in het bijzonder aandacht aan medewerkers met een beperking. Er worden steeds de nodige arbeidspostaanpassingen voorzien (bijvoorbeeld aangepast beeldscherm, specifiek telefoontoestel voor persoon met een auditieve beperking). Voor twee personeelsleden doet het agentschap beroep op de rendementsondersteuning. Voor medewerkers die hervatten na (langdurige) ziekteafwezigheid wordt steeds onderzocht of er (al dan niet tijdelijk) een aangepast takenpakket of een specifiek arbeidsregime voorzien dient te worden.

Wel stellen wij vast dat de betrokken medewerkers lang niet allemaal geregistreerd zijn als persoon met een handicap of chronische ziekte, hoewel velen van hen wellicht wel onder de definitie vallen. Sommige medewerkers wensen zich immers niet te registreren. Bovendien is er voor medewerkers die een handicap of chronische ziekte gekregen hebben na hun indiensttreding dikwijls geen aanleiding of voordeel om een erkenning van de handicap aan te vragen. Zonder erkenning worden zij echter niet meegeteld, ook al wensen zij zich vrijwillig te registreren. Ook bij de langdurig zieke personeelsleden zijn er wellicht personen die aan de voorwaarden voldoen, maar ook deze groep zal doorgaans geen erkenning aanvragen en wordt dus niet meegeteld in de cijfergegevens. Er is dus sprake van een duidelijke onderregistratie van het aantal personen met een handicap of chronische ziekte.

Vrouwen in managementfuncties

Er waren in 2012 geen wijzigingen in de samenstelling van het managementteam.

49

4.8.3.5. Uitvoeringsplan

1. Personen met een handicap of chronische ziekte & personen met een migratieachtergrondHR-onderdeel Actie Doelstelling Verantwoordelijke voor

de actieIndicatoren (meetfactoren)

Timing

Werving & selectie, instroom

Stageplaatsen creëren en aanbieden, in het bijzonder in de buitendiensten

Instroom van kansengroepen verhogen

Leidinggevenden, ondersteuning door de MOD

Aantal aangeboden stageplaatsenAantal ingevulde stageplaatsen

2013

Werving & selectie, instroom

Inschakelen van de ‘toegewezen VDAB consulenten’ voor elke vacature

Meer kandidaturen uit de kansengroepen aantrekken

Leidinggevenden, ondersteuning door de MOD

Aantal kandidaturen uit de kansengroepen, doorverwezen door de VDAB-consulent.

2013

2. Vrouwen in middenmanagementHR-onderdeel Actie Doelstelling Verantwoordelijke voor

de actieIndicatoren (meetfactoren)

Timing

Sensibilisering Actief bekendmaken van initiatieven van EZ ikv de vrouwendag (infosessie over de functie van afdelingshoofd)

Tonen dat iRWO doorstroom van vrouwen belangrijk vindt

LA, ondersteuning door de MOD

Februari 2013

Doorstroom Communicatie over de vacature van afdelingshoofd Toezicht

Tonen dat iRWO doorstroom van vrouwen belangrijk vindt

LA, ondersteuning door de MOD

2013

50

4.8.4. Welzijnsplan

Het jaaractieplan welzijn is gebaseerd op het globaal preventieplan van een entiteit en kan vanaf 2013 naar eigen inzicht al dan niet volledig in het ondernemingsplan worden geïntegreerd.

Voor het werkjaar 2013 werden in het preventie- en veiligheidsplan de volgende acties voorzien:1. Bescherming van de werknemers op het werk2. Verfraaiing van de werkplaatsen

Deze acties zullen in dit werkjaar aangevat worden en vervolledigd in de loop van de volgende werkjaren. Dit jaaractieplan wil zich echter ook toespitsen op de uitwerking van de verschillende acties die reeds aangevat werden in de voorgaande jaaractieplannen.

51

Vlaanderen Intern · Web viewNa ingebruikname van het nieuwe opvolgingssysteem zal bekeken worden...

Documents

Transcript of Vlaanderen Intern · Web viewNa ingebruikname van het nieuwe opvolgingssysteem zal bekeken worden...