44

inspiratie

Kan de overheid goedKoper, Kleiner èn beter?

innoveren in tijden van crisis

De kaasschaaf en het mes zijn achterhaalde bezuinigings­instrumenten, betogen Marc Gill’ard en Léon Sonnenschein van het strategisch adviesbureau Verdonck, Klooster & Associates. In het kielzog van de taakstelling van 18 miljard euro dient zich een kans op grondige innovatie van de overheids sector aan. Innovaties van diensten, processen en (op de langere termijn) systeem innovaties kunnen gecombineerd met betere samenwerking de overheid kleiner èn effectiever maken.

De overheid staat voor een ongekende bezuinigingsoperatie. Als de voorteke­nen niet bedriegen gaat het nieuwe ka­binet 18 miljard euro bezuinigen, bijna 10 procent van de begroting van het Rijk.

Voor organisaties binnen de overheid kan dit betekenen dat ze na doorvertaling tussen de 15 en 20 procent van hun beïnvloedbare begroting moeten bezuinigen. Ingrijpende wijzigingen in sociale en andere voorzieningen zullen noodzakelijk zijn. En de overheid zelf zal goedkoper moeten worden. Maar in een tijd dat de onvrede van de burger de politieke verhoudingen danig op zijn kop zet, is alleen maar korten op voorzieningen en snijden in de bedrijfsvoering geen optie. De burger wil niet eenzijdig de rekening van de crisis betalen, in de vorm van minder voorzieningen. Die burger wil een goedkopere, een kleinere, maar vooral ook een betere overheid. In die mix van op het oog elkaar uit­sluitende eisen zoeken overheden een uitweg in innovatie. Innovatieve ideeën waarmee het mogelijk is om ‘meer en beter voor minder’ te realiseren.

Bezuinigen gebeurde tot nog toe met de kaasschaaf of met het mes. De kaasschaaf heeft zijn positieve kanten. Als een organisatie wel wat veel vet op de botten heeft, is er niets mis met een algemene taakstelling van een paar procent. Daarmee wordt de organisatie zeker goedkoper, waarschijnlijk zelfs zonder in te moeten boeten aan kwa­liteit. Maar 10 à 20 procent is geen kaasschaaf meer. Dat grijpt diep in. De kans dat burgers en bedrijven daar beter

van worden is klein. Het mes zetten in voorzieningen op basis van heldere keuzes is ook een optie. Bijvoorbeeld minder geld voor maatschappelijk werk en welzijn, het mes in de sport en culturele subsidies en strenger omgaan met de bijzondere bijstand. Maar het risico dat aan deze strategie kleeft is dat de maatschappelijke kosten op lange termijn hoger kunnen zijn dan de korte termijn besparin­gen. De kans is klein dat er effecten optreden die burgers en bedrijven als ‘beter’ ervaren. Beide opties – de kaas­schaaf en het mes – liggen voor de hand, maar zijn in onze optiek volstrekt onvoldoende om de tegenstrijdige eisen die de samenleving stelt te verenigen. Dé uitdaging voor overheidsorganisaties is om te zoeken naar alternatieven die meer en beter kunnen realiseren, maar dan wel voor minder geld.

Fundamentele vragenBij de zoektocht naar die alternatieven komen de bekende maar fundamentele vragen om de hoek. Doen we de goede dingen? Doen we de dingen goed? Wat doen we zelf, wat doen we samen en wat besteden we uit? Welke rol willen we spelen in dit vraagstuk en welke andere partijen kunnen daar een rol in spelen? Hoe kunnen we belangrijke publieke waarden borgen als er substantieel en structureel minder geld is? Zijn er nieuwe concepten van dienst verlening mogelijk zodat de service omhoog gaat en de inspanningen daarvoor omlaag?

In onze ogen biedt de crisis kansen voor innovatie. De druk om kosten te besparen met behoud of zelfs verbetering van kwaliteit maakt politici en medewerkers ontvankelijk voor nieuwe ideeën. Naast besparen met de kaasschaaf of met het mes, zien wij drie strategieën voor overheden om op een innovatieve manier beter te worden tegen minder geld:

1. De overheid kan kosten besparen en kwaliteit verbeteren door samen te werken.

2. De overheid kan kosten besparen door te innoveren in wijze van dienstverlening en procesinnovatie.

3. De overheid kan voorzieningen beter maken tegen minder kosten door innovatieve systeem­wijzigingen.

teKst Marc Gill’ard en

léon SonnenSchein

45

inspiratie

Samenwerken biedt interessante mogelijkheden voor besparingen en kwaliteitsverbetering als daardoor schaal­voordelen worden gecreëerd en de professionaliteit van de uitvoering van die taken vergroot wordt. Kleine orga­nisaties kunnen hun kwetsbaarheid verminderen. Denk daarbij aan het bundelen van ict­voorzieningen van verschillende organisaties in shared services en gemeen­schappelijke Wmo­uitvoeringsorganisaties. Een ander voorbeeld is het gebruik maken van webservices voor lokale risico signalering voor probleemjongeren, waardoor coördinatie op samenwerking mogelijk wordt. Samenwer­king levert meer op als het dubbel werk voorkomt, zoals bij de gezamenlijke belastingkantoren van gemeenten en waterschappen. Zij verzamelen beide dezelfde vastgoed­informatie voor het bepalen van hun heffingen voor een bepaald belastinggebied. Naast schaalvoordelen hoeven zij door de samenwerking die informatie nog maar één keer te verzamelen en zijn kostenbesparingen tot 50 procent per object mogelijk.

Innoveren van dienstverlening en procesinnovatie kan vaak door slimmer gebruik van ict. Voorbeelden daarvan zijn digitale aanvragen van producten en diensten, zoals het uittreksel bevolkingsregister bij gemeenten en het digitaal indienen van aanvragen voor vergunningverlening. Logius ontwikkelt nu een dienst voor elektronisch betalen en factureren, met de potentie voor de afnemende over­heidsorganisaties een aanzienlijke efficiëntieverbetering te realiseren. Veel organisaties hebben in de afgelopen ‘vette’ jaren fors geïnvesteerd in hun digitale systemen, zonder de mogelijkheden daarvan volledig te benutten. Dat biedt hun nu de kans om met relatief kleine investeringen de dubbel­slag van beter tegen minder kosten te maken.

vertrouwenAndere typen zijn innovaties waarbij vanuit een ander para­digma naar de dienst wordt gekeken. Bijvoorbeeld de aan­pak van Zoetermeer om kwijtschelding van WOZ­belasting automatisch te verlenen, waarbij de burger meldplicht heeft als de situatie verandert. En de aanpak van Heeren­veen om bouwvergunningen niet meer te toetsen als de

aanvrager verklaart volgens het bouwbesluit te bouwen. Hier worden verantwoordelijkheden anders belegd. Sturen vanuit wantrouwen wordt vervangen door sturen vanuit vertrouwen, met harde sancties voor misbruikers. Ze zijn aantrekkelijk omdat er vanuit het perspectief van bur­gers en bedrijven elementen in zitten van zelfsturing en autonomie hetgeen het gevoel van betere dienstverlening vergroot.

De meest complexe innovaties zijn systeemwijzigingen, fundamenteel andere manieren van sturen, van financieren en van voorzieningen leveren. Denk daarbij aan de introductie van de persoonsgebonden budgetten in de zorg, of de verschuiving in de filosofie bij de overgang van de oude bijstandswet naar de nieuwe Wet werk en bijstand,

Bezuinig innovatief als goed alternatief besparen met de kaasschaaf of het mes

Pote

ntie

om

 kw

alite

it te

ver

bete

ren

Potentie om kosten te besparen

Hoog

Hooglaag

Besparen

innoveer doorsamenwerken

innoveer dienst-verlening en proces

innoveer hetsysteem

Steven luitjenS directeur logius

‘Bezuinigen zonder kwaliteitsverlies’

logius beheert overheidsbrede ict-oplossingen en gemeenschappe-lijke standaarden, die de communicatie tussen overheden, burgers en bedrijven vereenvoudigen. Directeur Steven luitjens ziet de crisis als kans voor innovatie. ‘Ik hoop dat het nieuwe kabinet een lange termijnvisie ontwikkelt en geen bezuinigingsmachine wordt. De crisis introduceert een harde noodzaak om te veranderen. overheids organisaties zullen het met minder geld moeten doen. Samenwerking kan hier aanzienlijk aan bijdragen en werkt daarnaast kwaliteits verhogend’. luitjens hoopt dat de overheid kiest voor innovatief bezuinigen. De rol van smart buyer die logius voor overheidsorganisaties vervult, heeft de afgelopen jaren geleid tot voordeliger gezamenlijke inkoop. als volgende stap ziet luitjens het realiseren van proces- en diensten-innovaties binnen de overheid. ‘Met gezamenlijke voorzieningen kunnen we dat soort innovaties tegen relatief lage kosten ontwikkelen, terwijl de gebruikers flink kosten kunnen besparen. een voorbeeld is elektronisch betalen en factureren. Door deze processen te innoveren is aanzien-lijke efficiëntieverbetering mogelijk.’ Daarbij gelooft hij in ‘coalitions of the willing’. ‘In veel situaties is verleiden vele malen effectiever dan verplichten.’

46

inspiratie

waarbij de nadruk verschoof van inkomensverstrekking naar begeleiding naar werk. Bij systeeminnovaties ligt de besluitvorming vaak op landelijk niveau en daardoor bui­ten de invloedsfeer van de eigen organisatie. Dat maakt ze minder aantrekkelijk voor het realiseren van bezuinigingen op korte termijn. Toch zien we ook hier ‘lokale’ innovaties. Een gemeente kan bijvoorbeeld afstappen van individuele subsidies aan welzijnsinstellingen en in plaats daarvan vra­gen om een integraal aanbod van instellingen gezamenlijk

jelke dijkStra gemeentesecretaris Zoetermeer

‘Onorthodoxe ideeën krijgen nu een kans’

gemeentesecretaris Jelke Dijkstra van Zoetermeer laat er geen misver-stand over bestaan. De bezuinigingsopgave van 18 miljard zal zeker pijn gaan doen. Tegelijkertijd is hij optimistisch over innovatie. ‘allerlei idee-en waar allang over werd gepraat komen nu in een stroomversnelling. Samenwerking in Haaglanden bijvoorbeeld krijgt nu opeens schwung.’

Zoetermeer zet stevig in op digitalisering. De mogelijkheden van het mid-office worden nu in versneld tempo benut met digitale informatie-voorziening en elektronische producten, zoals een online uitreksel uit de gemeentelijke basisadministratie. De crisis leidt tot fundamentele herbezinningen. Dijkstra: ‘Wat kan de burger zelf doen? Wat kunnen corporaties? Bezuinigingen, maatschappelijk verantwoord ondernemen, burgerparticipatie en een overheid die zegt “we doen niet alles meer”, die bewegingen grijpen nu op elkaar in.’

‘ander voorbeeld: mensen hoeven de kwijtschelding WoZ niet meer steeds opnieuw aan te vragen, alleen te melden als hun situatie veran-derd is. Dat levert zowel betere dienstverlening als kostenbesparingen op. De politiek wil liefst bezuinigingen waar de burger niks van merkt, of beter van wordt. Daardoor krijgen onorthodoxe ideeën nu een kans.’

op een maatschappelijke vraag. Niet de instelling met haar activiteitenaanbod geldt als uitgangspunt, maar de maat­schappelijke opgave die alleen door de welzijninstellingen gezamenlijk kan worden aangepakt. Het is een aanpak die samenwerking beloont, waardoor de kans op kwaliteitsver­betering bij gelijkblijvende of minder kosten toeneemt.

De eisen van de samenleving voor een goedkopere èn betere overheid zijn niet met elkaar in tegenspraak. De radicale taakstellingen die overheidsorganisaties te wach­ten staan zullen zeker pijn doen. De taakstelling biedt ook een kans voor verbetering door bestaande denkbeelden en werkwijzen ter discussie te stellen, om veelbelovende innovaties van anderen over te nemen en om zelf nieuwe innovaties vorm te geven. Wij adviseren overheidsorga­nisaties om niet direct naar de kaasschaaf of het mes te grijpen, maar zorgvuldig de opties voor drie andere stra­tegieën te verkennen: samenwerken, diensten­ en proces­innovaties en systeeminnovaties. Helaas zullen systeem­innovaties voor de korte termijn taakstelling vaak geen soelaas bieden. Wij adviseren overheidsorganisatie om voor de korte termijn vooral te kijken naar samenwerking en diensten­ en procesinnovaties. Door gestructureerd te zoeken naar opties om innovatief te bezuinigen komt goed­koper én beter binnen handbereik. ˚marc gill’ard IS ParTner BIJ VerDonck, klooSTer & aSSocIaTeS. HIJ aDVISeerT oVerHeIDSorganISaTIeS en BeDrIJVen BIJ STraTegIeonTWIkkelIng en InnoVaTIe Van ProDucTen en DIenSTen.

léon sonnenschein WerkTe alS PrograMMaMana-ger BIJ De geMeenTe roTTerDaM en BIJ InaxIS, De coM-MISSIe InnoVaTIe oPenBaar BeSTuur Van HeT MInISTe-rIe Van BZk. SInDS 1 JulI 2010 IS HIJ alS ManageMenT conSulTanT VerBonDen aan VerDonck, klooSTer & aSSocIaTeS.

‘Schaf de indicatiestelling in de Jeugdzorg af en financier niet meer op product, maar op samenwerking’. Twee innovatie adviezen van erik gerritsen, bestuursvoorzitter van Bureau Jeugdzorg agglomeratie amsterdam, voor de volgende bewindspersoon op VWS. ‘Indicatie is verworden tot een bureaucratische oefening. Het gaat om checks and balances. Die moeten wij leveren. Jeugdzorg is wat dat betreft een verlengstuk van de overheid. Wij hebben toch al mensen rond lopen bij de gezinnen waar het om gaat. laat hen dan ook toetsen of het aanbod werkt en bijsturen.‘Hier zijn geen makkelijke oplossingen. Haal je een kind weg uit voorzorg, dan ben je de gevoelloze bureaucraat, plaats je een kind terug en er gebeurt toch iets, dan heb je de poppen ook aan het dansen. Maar het blijft altijd een educated guess. en je kunt bijna niets in je eentje. Je bent enorm afhankelijk van andere instanties die ieder op hun eigen dingetjes worden afgerekend.

Probeer dan maar eens samenwerking te organiseren.

‘Het zou goed zijn als er de komende jaren geïnvesteerd wordt in de jeugdzorg op basis van een maatschappelijke business case. op langere termijn is er dan ontzettend veel geld te besparen. nu dreigt de kaasschaaf waardoor een systeem dat disfunctio-neert nog verder in de ellende komt. gestarte innovaties, zoals een gezinsmanager die acties van de verschillende betrokken organisaties bij probleemgezinnen coördineert, zullen als gevolg van de kaasschaaf mogelijk sneuvelen en dat is doodzonde. Het enige kapitaal dat ik dan nog heb is de betrokkenheid van mijn mensen, om de zaak een beetje op de been te houden.’

Meer innovatieadviezen van erik Gerritsen leest u op www.desliMMeoverheid.nl

erik GerritSen bestuursvoorZitter bureau jeugdZorg amsterdam

‘Vergeet de kaasschaaf, innoveer het systeem’