1.

10 prognoseuitwerkingen

visionplanner

2.

Inleiding

Met Visionplanner kun je eenvoudig een prognose opstellen. Je

neemt cijfers over uit de administratie, past de gegevens aan naar

de situatie en de basis voor een prognose is gereed. Een paar kleine

aanpassingen en klaar. En juist in de die kleine aanpassingen kan

het probleem zitten. Veel van deze aanpassingen zijn eenvoudig,

als je er maar ervaring mee hebt.

Op basis van vragen die we hebben gekregen, vind je in dit

document tien praktijkvoorbeelden die in veel situaties uitkomst

bieden.

De basisvoorwaarden voor een goede prognose moeten natuurlijk

wel ingevuld zijn:

- Financiële administratie is gekoppeld aan een Visionplanner

administratie.

- De administratie is 100% gemapt.

- Alle voorbereidende werkzaamheden zijn uitgevoerd en

de benodigde informatie voor het maken van de prognose

is verzameld.

- Afloopbeginbalansisjuistverwerkt(bijvoorkeur

percentageafloop).

- BTW-afdracht frequentie en duur prognose is ingesteld via

instellingen.

3.

Uitstel betaling belastingUITWERKING 1

Casus:Casus: Er is uitstel voor de betaling omzetbelasting verleend

over het eerste kwartaal. Het bedrag te betalen omzetbelasting

voor het eerste kwartaal bedraagt € 16.027. De betaling wordt

doorgeschoven naar het tweede kwartaal.

Uitwerking:Uitwerking: Open de balans positie Omzetbelasting onder de

rubriek Belastingen en premies (kortlopende schulden) en kies

voor het pijltje ↘ om de afloop te bewerken. Zet de afloop op

bedragen en vul als eerste de afloop van de beginbalans in.

In dit voorbeeld gaan we de betaling voor het eerste kwartaal

corrigeren. Voor de maand april voeren we het negatieve bedrag

van de afdracht omzetbelasting voor het eerste kwartaal in. Voor

de maand juli voeren we het positieve bedrag van de aangifte

voor het eerste kwartaal in.

4.

Via deze weg hebben we de betaling voor april gecorrigeerd en

doorgeschoven naar de maand juli. De balans positie over het

eerste kwartaal loopt daardoor niet af in de maand april waarin

normaal de betaling plaats zou vinden, maar in de maand juli.

Als we kijken naar de verschuiving in het liquiditeitsoverzicht dan

zien we het volgende:

Situatie na aanpassing:

Bovenstaande situatie kan voor maand, kwartaal en jaar worden

toegepast en voor zowel de loonbelasting als omzetbelasting. Let

op dat de frequentie van afdracht omzetbelasting wordt ingesteld

via de instellingen.

5.

Ontvangen subsidie met voorschot en afrekening

Casus:Casus: Er wordt personeelssubsidie ontvangen over een vooraf

vastgestelde periode. Over de subsidie is geen omzetbelasting

verschuldigd. Er wordt eerst een voorschot ontvangen gevolgd

door een afrekening aan het eind van de termijn.

Uitwerking:Uitwerking: In deze situatie hebben we de volgende

uitgangspunten. De totale subsidie bedraagt €90.000 voor de

maandenmaart,aprilenmei(€30.000permaand).Hetvoorschot

wordt in april ontvangen en bedraagt 80% van de totale subsidie.

In juni volgt de afrekening voor het resterende bedrag.

Als eerste verwerken we de ontvangen subsidies in de

personeelskosten. De omzetbelasting is ingesteld op nul en

betaling binnen de periode.

UITWERKING 2

6.

Het gevolg is dat er direct een mutatie binnen liquiditeit

zichtbaar is. Deze maandmutatie moeten we corrigeren naar

een voorschotontvangst van 80% in de maand april en een

restbetaling in de maand juni. Deze correctie loopt via de balans

en de rubriek te vorderen subsidies. Deze ziet er als volgt uit:

- Voor de maand maart corrigeren we -€30.000 zodat er

voor de maand maart geen ontvangst plaatsvindt, maar

wel een vordering ontstaat.

- Voor de maand april voegen we een vordering toe van

€30.000 en een voorschot ontvangst van 80% van €90.000.

Gesaldeerd €48.000. Voor de maand mei corrigeren we

opnieuw -€30.000.

- In juni vindt de afrekening plaats en wordt de gesaldeerde

vordering van €18.000 voldaan.

7.

In het liquiditeitsoverzicht is het volgende zichtbaar:

De te ontvangen subsidie aangegeven in de v&w post wordt

negatief weergegeven in de uitgaven. Daartegenover staat een

negatieve ontvangst in de vorderingen zodat deze tegen elkaar

wegvallen. In april is een positieve ontvangst van €42.000 en

een negatieve uitgave van €30.000, gesaldeerd het voorschot

van €72.000. In mei vallen de uitgaven en inkomsten weer tegen

elkaar weg. In juni wordt de afrekening van €18.000 ontvangen.

TIP:TIP: Mocht je een balans rubriek willen gebruiken waarop geen

saldoaanwezig is (endaardoor niet zichtbaar in deprognose)

maak dan een presentatie VJP van €1 in het voorgaande boekjaar

opdebetreffenderubriek.Zodraerprognosesaldiaanwezigzijn

opdebetreffenderubriekkunjedepresentatieVJPverwijderen.

8.

Kosten Betaling wordt wel berekend maar betaling wordt uitgesteld.

Casus:Casus: Kosten dienen per maand geprognosticeerd te worden

maar voor een bepaalde periode wordt de betaling doorgeschoven

naar de toekomst. De betalingstermijn in de rubriekinstelling

aanpassen is geen oplossing, alle betalingen zullen dan

doorgeschoven worden binnen deze kostenrubriek.

Uitwerking:Uitwerking: In dit voorbeeld gaat het om het doorschuiven van

de huurbetaling voor het komende halfjaar. De maandhuur dient

opgenomen te worden in de v&w prognose (in dit voorbeeld

zonderBTW),debetaalinstellingblijftbinnendeperiodevoorde

komende maanden. Huur januari wordt in juli samen met de huur

van juli betaald, februari met augustus etc.

De huur per maand betreft €4.000.

Binnen de prognose v&w is het volgende ingevoerd:

UITWERKING 3

9.

Binnen het liquiditeitsoverzicht is de opname van de huur

zichtbaar als maandelijkse huurbetaling onder de crediteuren.

In de balans nemen we voor de maanden januari tot en met juni

maandelijks een bedrag van -€4.000 op onder de nog te betalen

kosten.

De maandelijkse uitgaande liquiditeit binnen de post crediteuren

wordt nu tegengeboekt door de ophoging van de nog te betalen

kosten.

10.

Voor de dubbele betaling voor de maanden juli tot en met

december nemen we voor deze maanden maandelijks een betaling

van €4.000 op. Een dubbele betaling zal binnen deze maanden

zichtbaar zijn binnen het liquiditeitsoverzicht. Eenmaal via de

nog te betalen kosten en eenmaal via de crediteuren afdracht.

Per einde boekjaar is nog te betalen post huur nihil en lopen de

betalingen weer conform instelling v&w prognose.

11.

Voorschot betalingen zonder factuur

UITWERKING 4

Casus:Casus: Indien er op een inkoop vooraf betaald dient te worden

zonder dat een factuur is ontvangen, er sprake is van BTW of

daadwerkelijke ontvangst van goederen.

Stel een kledingwinkel bestelt in december de zomercollectie

voor€90.000(exclBTW).Injanuarienfebruariwordt⅓vande

bestelling(exclBTW)betaald.Inmeiwordtdebestellinggeleverd,

defactuurontvangen(inclBTW)enin juniwodthetresterende

bedrag(inclBTW)voldaan.

Uitwerking:Uitwerking: Stel de inkoop rubriek in met de instellingen BTW en

betaald 100% in de eerstvolgende periode.

De instelling voor de afrekening bij ontvangst factuur nu is juist

ingesteld.

12.

Verwerk het voorschot van €30.000 in januari en €30.000 in

februari als volgt.

Gebruik de rubriek Vooruit betaalde facturen (overlopende

activa)steldezeinopbedragen.

Verwerk -€30.000 voor de maand januari en februari. De

voorschotbetaling zijn nu zichtbaar in het liquiditeitsoverzicht.

In mei wordt de factuur en de levering ontvangen (voorraad

verwerkingbuitenbeschouwinggelaten).Doordejuisteinstelling

voor de inkoop rubriek hoeven we hier geen verdere actie te

ondernemen behalve de boeking van €90.000 in de maand mei.

De BTW en de betaling in de maand juni worden uit de instellingen

overgenomen.

Als we kijken naar het liquiditeitsoverzicht dan zien we de betaling

van het factuurbedrag inclusief BTW in de maand juni.

13.

Op deze post wordt de reeds betaalde voorschotten in mindering

gebracht en de uitgaande liquiditeit gecorrigeerd. De eerder

geboekte bedragen onder de rubriek vooruitbetaalde facturen

laten we vrijvallen in de maand juni.

De uitwerking in het liquiditeitsoverzicht ziet er als volgt uit.

De betaalde voorschotten zijn als negatieve ontvangsten

aanwezig en zorgen voor een uitgaande liquiditeit. De betaling in

juni wordt gecompenseerd met de eerder betaalde voorschotten

maar de BTW wordt wel over het totale bedrag gevorderd.

14.

Ontvangen voorschotten en afrekening bij levering

Casus:Casus: Een vergelijkbare situatie als beschreven in punt 4 maar

dan vanuit het perspectief van een leverancier.

Stel een agrarische onderneming ontvangt in januari, februari en

maart een voorschot. De oogst wordt in augustus geleverd en in

september vindt een afrekening plaats.

Uitwerking:Uitwerking: In dit voorbeeld bedragen de voorschotten € 25.000,

dient de omzet van € 125.000 in augustus plaats te vinden

alsmede de BTW calculatie. De afrekening voor het resterende

bedrag(inclBTW)vindtplaatsinseptember.

We starten bij de juiste instellingen voor de omzet in maand

augustus. Omdat deze post eens per boekjaar wordt gebruikt

kunnen we de betaalbaarstelling instellen op 1 periode later.

UITWERKING 5

15.

Vooruitontvangen voorschotten verwerken we via de rubriek

vooruitontvangen bedragen.

16.

Deze boeken we op in de maanden januari, februari en maart en

laten we vrij vallen op het moment dat de factuur gepland staat

voorbetaling(september).

Bekijken we het liquiditeitsoverzicht dan zien we de binnenkomende

liquiditeit van €25.000 voor de maanden januari, februari en

maart. In september zien we een binnenkomende liquiditeit van €

136.250(€125.000+6%BTW)gecorrigeerdmeteenuitgaande

liquiditeit van € 75.000.

17.

Kosten per maand in het resultaat maar per kwartaal betaald

UITWERKING 6

Casus:Casus: Kosten worden per maand geprognosticeerd maar

per kwartaal betaald. De verwerking binnen de prognose is

afhankelijk of er sprake is van BTW of niet.

Uitwerking:Uitwerking: Stel de huur wordt per maand geprognosticeerd maar

per kwartaal betaald.

Situatie zonder BTW

De maandelijkse huurkosten zijn in de prognose verwerkt. De

betaling staat ingesteld op huidige periode. De betaling moet

worden gecorrigeerd van automatische maandelijkse betaling

via de instelling naar een kwartaal betaling.

18.

De bovenstaande balans toevoeging zorgt voor een uitgaande

liquiditeit in de kwartaal maanden. Deze aanpassing loopt

per maand weer terug en wordt in het volgende kwartaal weer

opgeboekt.

Het liquiditeitsoverzicht na balans aanpassing ziet er als volgt uit:

Situatie met BTW:

DesituatiemetBTWisietscomplexer,deBTWdientperkwartaal

berekend te worden. De meest eenvoudige manier om de BTW

berekening intact te laten maar het juiste kwartaal/maand bedrag

te creëren is er voor te zorgen dat er of een tweede rubriek voor

de betreffende kostensoort wordt aangemaakt of een andere

rubriek wordt gebruikt om een BTW aanpassing te corrigeren. In

het onderstaande is er gebruik gemaakt van een via het sjabloon

toegevoegde correctie rubriek.

19.

Het kwartaal bedrag wordt verhoogd naar het totaal te betalen

bedrag zodat de BTW juist wordt berekend. Dit wordt gecorrigeerd

dooreenrubriektegebruiken(aantemaken)metdeBTWinstelling

nul zodat het gecorrigeerde maandbedrag wordt weergegeven in

de winst en verlies rekening maar de BTW over het totale kwartaal

bedrag wordt berekend.

De verwerking van de betaling is identiek aan de het voorgaande

voorbeeld echter met bedragen inclusief BTW.

20.

Vooruit ontvangen omzet

Casus: Casus: Stel de omzet wordt eens per jaar gefactureerd, maar

dient per maand gepresenteerd te worden. De liquiditeits mutatie

dient wel conform jaar facturatie te verlopen.

Uitwerking:Uitwerking: In dit voorbeeld wordt in januari € 120.000

gefactureerd aan jaarabonnementen. De omzet dient evenredig

per maand verdeeld te worden echter de totale omzet wordt in

februari ontvangen.

Optie 1

Open de instellingen van de te gebruiken omzet rubriek en zet

de optie Verwerken als overlopende omzet aan. Stel de de

startperiode in en de looptijd van de overlopende omzet. Stel de

BTW en betaal verwachting in en sla de instelling op.

UITWERKING 7

21.

Na het opslaan worden automatische de regels Prognose,

Parkeren transitorische omzet en Toewijzen transitorische omzet

toegevoegd aan de omzet rubriek.

Vul het totaalbedrag in onder de maand waarin de totale

omzet wordt gefactureerd. Afhankelijk van de start en periode

instellingen wordt de omzet automatisch verdeeld. De liquiditeit

zal zichtbaar zijn conform de betaalinstellingen en de BTW wordt

in de maand van de omzet facturatie berekend en in de volgende

afdracht periode meegenomen.

Let op:Let op: Indien de optie ‘start prognose in’ wordt doorgeschoven

tot na de periode waarin de totaal omzet is opgegeven dan vervalt

de periodeverdeling. Optie 1 is daardoor alleen van toepassing

alsdestartprognosenietwordtdoorgeschovenoftotmaximaal

de facturatie maand wordt doorgeschoven.

Optie 2

Maak een rubriek ‘Correctie omzet prognose’ aan. Stel de

omzet instelling in conform optie 1 met als uitzondering de optie

‘Verwerkenalsoverlopendeomzet’. Zetdeoptie ‘Verwerkenals

overlopende omzet’ niet aan!

Configureer de rubriek ‘Correctie omzet prognose’. Gebruik

hiervoor dezelfde betaal instelling maar zet het BTW tarief op nul.

Voer de totaal omzet in voor de maand januari en corrigeer 11/12

deel via de rubriek ‘Correctie omzet prognose’. Per saldo geven

beide rubrieken gesaldeerd een omzet van 1/12. Voer 1/12 van de

omzet in over de overige perioden via de correctie rubriek.

Via een transitorische balanspost wordt in januari 11/12 aan

ontvangsten toegevoegd, iedere maand valt er vervolgens 1/12

vrij totdat het saldo nihil wordt bereikt.

22.

Rente toevoegen aan lening

Casus: Casus: Het heeft de voorkeur om binnen een prognose de

Financierings optie te gebruiken om langlopende schulden vast

teleggenendeaflossingen/renteautomatischtegenereren.

Uitwerking:Uitwerking: Het is niet mogelijk om een leningvorm te kiezen

waarbij de rente wordt toegevoegd aan de lening. In onderstaande

oplossingwordtgeengebruikgemaaktvandefinancieringsoptie

binnen de prognose, maar wordt de rente handmatig toegevoegd

aan de lening om de liquiditeit neutraal te krijgen.

Stel op een lening wordt € 12.000 per jaar aan rente berekend. De

rente wordt niet uitbetaald maar toegevoegd aan de lening. Voor

dit voorbeeld gaan we gemakshalve uit van € 1.000 per maand.

BTW is niet van toepassing en de betaling wordt ingesteld op

huidige periode 100%.

In het liquiditeitsoverzicht is een uitgave van € 1.000 zichtbaar.

Deze uitgave moeten we corrigeren zodat er geen uitgaande

liquiditeit is en de rente wordt toegevoegd aan de lening.

UITWERKING 8

23.

Na aanpassing ziet de uitgaande liquiditeit er als volgt uit:

Per saldo is er geen uitgaande liquiditeit en wordt de lening

maandelijks met € 1.000 opgehoogd.

24.

Pas je dashboard aan

Een prognose kan op verschillende manieren binnen een

dashboard worden getoond. Een cijferopstelling voor verlies

& winst, balans en liquiditeit is veel gebruikt maar er zijn meer

mogelijkheden.

Eigenlijk zijn de prognosecijfers op nagenoeg alle onderdelen

toe te voegen. Onze standaard prognose widgets kunnen je een

eerste indruk geven van de mogelijkheden. Naast de standaard

prognose widgets kun je ook je eigen widgets voorzien van

prognose waarden.

De volgende opties zijn beschikbaar:

In een meerkoloms cijfer opstelling:

- Voegeenextrakolomtoemetprognosegegevens.

- Voegeenextrakolomtoemethetverschiltussenprognose

en actuele cijfers.

- Gebruik de periode opstelling voor de komende 12 periode

ipv actuele cijfers.

UITWERKING 9

25.

Ineengrafischeweergave:

In aanvullende gegevens en KPI berekeningen:

26.

Als tegel:

Ofalsvoedingvooreentrendforecastvoorhethelejaar(actueel

aangevuldmetprognose)

Er is altijd wel een mogelijkheid om de prognose gegevens te

tonen. Voeg de prognose waarden zo veel mogelijk toe aan je

overzichten. Is er geen prognose, geen probleem dan worden de

waardennietgetoond.Zetjedashboardduszoruimmogelijkop,

zodat, indien er wel prognosecijfers zijn, deze in alle overzichten

worden getoond. Het vergelijk tussen actueel en prognose wordt

dan optimaal weergegeven en vul deze aan met bijvoorbeeld een

overzicht voor de komende 12 perioden.

27.

Maak een PDF versie van je cijferopstelling

UITWERKING 10

Lees het artikel

Bij Visionplanner geloven wij in de dynamiek van een dashboard,

maar soms ontkom je er niet aan dat je een PDF moet aanleveren.

Diedynamiek(bijvoorbeeldbreedtevanwidgetsenuitklapbare

tabellen) verhouden zich niet altijd goed met het statische

karakter van een pdf. Dus hoe maak je een fraaie PDF van de

prognose cijferopstellingen?

Bekijk het artikel op onze supportwebsite voor het stappenplan

28.Samen maken we accountancy relevanter.

visionplanner

Tot slot

Heb je een leuke aanvulling of mis je iets in de prognose

uitwerkingen? laat het ons weten, wij voegen deze graag toe!

Neem contact met mij op