Algemene

richtlijnen en

aandachtspunten bij het organiseren van

een activitei

t.

ContentsVerwijzingen...........................................................................................................................................3

Introductie..............................................................................................................................................3

Aandachtspunten...................................................................................................................................3

Bijlage 1. Tijdlijn rond APK.................................................................................................................8

Bijlage 2. Locaties...............................................................................................................................9

VerwijzingenDocumentnaam BestandsnaamFormat Programmablad 2015 Format (Programmablad).docxAdvertenties 2015 Advertentietarieven.docxDeclaratieformulier 2012 Declaratieformulier KN RZ.xlsx

IntroductieAlgemene richtlijnen voor het organiseren van activiteiten.Uiteraard heeft ieder zo zijn eigen manier om contact te leggen met bedrijven en personen ten einde deze enthousiast te krijgen voor een bezoek van of het houden van een lezing voor het KIVI. Hoewel dit zeker zo moet blijven, zijn er wel een aantal richtlijnen te geven die hierbij in acht moeten worden genomen.

Aandachtspunten1. De Activiteitenwerkgroep en de Regionale vak afdelingen vergaderen minstens twee maal

per jaar, te weten eind januari en eind juni conform de tijdlijn Activiteiten planning kalender (APK). Zij komen met concrete, maar nog niet gedetailleerde voorstellen voor activiteiten.Deze worden via hun vertegenwoordiger in de Regio Zuid bestuursvergadering medio februari, begin september gepresenteerd. Zie Bijlage 1)De voorstellen dienen vergezeld te gaan van een globale begroting.

2. Per activiteit wordt een begroting opgesteld door de organisatorUitgangspunt hierbij is het bedrag dat vanuit RZ voor een activiteit ter beschikking wordt gesteld (€225,00) en dat jaarlijks in de RZ begroting wordt vastgelegd. De kosten die vanuit de begroting van de activiteit moeten worden opgenomen zijn alle toegestane kosten die voor de voorbereiding, de uitvoering en afwikkeling van de activiteit gemaakt gaan worden zoals die ook genoemd worden in 16. Zijn de totale kosten van een activiteit meer dan het ter beschikking staande bedrag van €225,- dan dient de begroting door andere bijdragen sluitend gemaakt te worden:

Gezocht wordt naar kostenvermindering door de zaalhuur te vermijden (activiteit op locatie van het bedrijf van de activiteit, op een Universiteit of Hogeschool);

Kostenvermindering door versobering van de extra’s (koffie, catering); Bijdrage van derden: sponsoring door het bedrijf/organisatie waar de activiteit

plaatsvindt door financiële bijdrage, door verzorging van de catering of door het plaatsen van een advertentie in het programmablad (zie Verwijzingen);

Niet leden, studenten uitgezonderd, altijd een bijdrage laten betalen van minstens €15,-, of indien dat meer is het dubbele van leden. (Studenten hebben altijd gratis toegang);

Indien nog steeds onvoldoende dekking kan van de bezoekers een toegangsbijdrage van minimaal €5,- worden gevraagd, ten einde de begroting sluitend te maken. Niet-leden van Regio Zuid of de in Regio Zuid participerende vak afdelingen (BDK/Z, BW/Z, CI, E/Z, KS, NVI, CI, ICT, HOT, YKE en W/Z) betalen in zo’n geval een iets hogere bijdrage.

Als een substantiële bijdrage gevraagd moet worden, dan dienen tevens kosten te zijn meegenomen waardoor de deelnemer bij het bezoek een tegenwaarde ervaart in bijvoorbeeld hapjes en drankjes, een lunch of anderszins, iets extra’s dat de netwerkfunctie bevordert en een meerwaarde geeft.

Deze kosten (en het banknummer waarop deze moeten worden gestort) vermelden in iedere aankondigingstekst op de website.

3. Ingebrachte voorstellen worden in de Regio Zuid bestuursvergadering afgestemd en vastgesteld door opname in de Activiteiten Planning Kalender (APK)De APK voor het te plannen halfjaar wordt begin januari en eind augustus gedistribueerd door de accountmanager KIVI-kamer TU/e of bij de redacteur van het programmablad. Na opname in de APK kan met de uitvoering/aanpassing van de voorstellen begonnen worden. Het is raadzaam om ook voorlopige plannen in een zo vroeg mogelijk stadium in de APK te laten vastleggen door ze te melden bij de accountmanager van de KIVI-kamer of de redacteur van het programmablad.

4. De organisator begint direct na het definitief worden van een activiteit met contact(en) te leggenHij benoemt zo nodig een medeorganisator of plaatsvervanger.

5. Probeer contacten te leggen via KIVI leden die bij het bedrijf of de spreker bekend zijn“Deuren openen” en medeleden betrekken bij activiteiten. Kan dit niet, probeer dan bij bedrijven op zo hoog mogelijk (directie-)niveau binnen te komen; PR-functionarissen zien aanvankelijk soms geen verschil tussen een bezoek van KIVI en een bezoek van een willekeurige vrijetijd vereniging.Neem altijd persoonlijk contact op en bezoek zo mogelijk het bedrijf persoonlijk voor het maken van afspraken over het programma. Pas als de contacten gelegd zijn kan voor verder contact uiteraard ook email gebruikt worden.

6. Een activiteit kan gericht zijn op Netwerken: (panel-)discussie, borrel/lunch; Verbreden en/of verdiepen van kennis: lezing, bedrijfsbezoek, gastcollege

(universiteit of hogeschool); Informatie uitwisseling: workshop, brainstormsessie; Sociale contacten: Nieuwjaarsbijeenkomst, jaarlijkse dagtocht- Deelname aan

evenementen aan universiteiten en hogescholen als bedrijvendagen en project presentaties;

Combinatie van deze aspectenProbeer met de contactpersoon discussiepunten te benoemen en tijdens het bezoek uit te diepen. In alle gevallen proberen de actualiteit te zoeken en te bespreken, ten einde het contact tussen de bezoekers en de ontvangende partij te bevorderen.

7. Wijs bij bedrijfsbezoeken op het wederzijdse belang van een activiteit met KIVI – leden, zo mogelijk afgesloten met een informeel samenzijn voor het leggen van (zakelijke) contacten, na afloop van de activiteit.In de voorbereiding van de activiteit is dit ook een uitgelezen moment om de mogelijkheid tot adverteren onder de aandacht te brengen (zie ook Maak tijdens de voorbereiding van eenactiviteit het betreffende bedrijf er op attent dat het een advertentie kan plaatsen.).

8. De organisator laat het concept voor de aankondiging tijdig accorderen door de spreker of het te bezoeken bedrijf.Gebruik voor het opstellen van de aankondigingstekst altijd het daartoe beschikbare format voor programmablad (Zie 10 en Verwijzingen) en website. Bespreek met de contactpersoon globaal wat in de tekst zal komen en nodig hem uit een concept aan te leveren. Bespreek dat uiteraard bedrijfsnaam en inhoudelijke bijzonderheden kunnen voorkomen, maar dat expliciete reclame en/of promotie van een product gerichte tekst niet zijn toegestaan en dat

de uiteindelijke screening door KIVI zal geschieden. Is aanlevering door de contactpersoon niet mogelijk, stel dan voor om zelf een concepttekst op te stellen. Voor de tekst voor de programmabrochure en de KIVI website kan bijvoorbeeld gebruik gemaakt worden van bedrijfsreclame en de website van het bedrijf. Controleer vooraf grondig of alle gegevens die het format voorschrijft wel zijn opgenomen (soort activiteit, organiserende KIVI afdeling(en), namen, titels, locatie, tijden, maximaal aantal deelnemers, eigen bijdrage, etc.)

9. Maak tijdens de voorbereiding van een activiteit het betreffende bedrijf er op attent dat het een advertentie kan plaatsen.Indien het bedrijf reclame en of promotie wil maken, dan kan dat middels een te plaatsen advertentie ter grootte van een kwart, halve of hele pagina. De maten, technische voorwaarden en prijzen zijn opgenomen in het advertentie – overzicht, (zie Verwijzingen) bij deze handleiding.

10. De definitieve tekst van maximaal 100 woorden in het tekstformat, met een foto (op jpg-format, minimaal 300 dpi) voor de programmabrochure dienen medio mei (1e HJ) en eind oktober (2e HJ) bij de redacteur van het programmablad aanwezig te zijn.Zodra de nieuwe brochure verschenen is, stuurt de KIVI-kamer, namens de organisator, een exemplaar (+ compliments-card) naar de te bezoeken bedrijven, sprekers en adverteerders.De organisator belt zo nodig met zijn contactpersoon om de relatie levendig te houden. Voor de website is de limiet in tekstblokken voor aankondiging, toelichting en bijzonderheden opgedeeld waarbij per tekstblok 1200 tekens beschikbaar zijn. Zie Verwijzingen voor de exacte vorm.

11. Aanmelding voor activiteiten geschiedt via de KIVI website bij het Congresbureau in Den Haag. Bewaking van de inschrijvingslijst op de website gebeurt door de organisator.In de aankondigingstekst moet de aanmeldingsprocedure opgenomen zijn (Zie Verwijzingen). Als uitzondering is toegestaan dat telefonisch wordt aangemeld bij het bureau. Ook dit is in de format-eisen opgenomen. Als contactpersoon staat de organisator in de aankondiging vermeld. Hij geeft de informatie aan leden die vragen hebben. De organisator van de activiteit dient zelf op de website te volgen of een activiteit het maximum aantal deelnemers heeft bereikt. Als belangstellenden niet meer kunnen inschrijven zal een aantal van hen hem bellen en/of een email sturen of deelname toch nog mogelijk is. Hij wijst die leden dan op de mogelijkheid zelf de inschrijflijst bij te houden om bij uitvallers alsnog in te schrijven. (de organisator kan de eerste reflectanten eventueel op lijst bijhouden om bij ruimte op het laatste moment deze leden zelf nog te benaderen). De organisator kan bij wijzigingen in de activiteit (tijd, locatie, spreker) zelf wijzigingen aanbrengen.

12. De organisator controleert op de KIVI website 2-3 weken voor de datum van de activiteit hoeveel aanmeldingen er zijn en besluit al dan niet tot een extra e-mailing naar beoogde doelgroepen en het verspreiden van posters of flyers op hogescholen en faculteiten.De organisator bewerkt hiertoe de tekst van aankondiging tot email bericht (met of zonder foto), verkort bijvoorbeeld de tekst en spitst deze toe op een bepaalde doelgroep. De tekst wordt aangeleverd aan de websitebeheerder van KIVI of aan de accountmanager op van de KIVI kamer TU/e.

13. Eén dag voor de datum van het evenement ontvangt de organisator van het Congresbureau de definitieve deelnemerslijst.Daarna informeert hij zich bij de penningmeester van de organiserende afdeling ingeval van een betaald evenement over welke deelnemers niet aan hun financiële verplichtingen

hebben voldaan. Zo nodig kan hij tijdens het evenement deze bezoekers hierop gericht aanspreken, wellicht de bijdrage ter plekke innen.Enkele dagen voor de activiteit ontvangen deelnemers het verzoek om hun deelname aan de activiteit te bevestigen.

14. Tijdens het evenement houdt de organisator de presentielijst bij en belt of e-mailt na afloop de eventuele ‘no-show’ gevallen.Wordt geen afdoende reden voor de ‘no-show’ gegeven, dan meldt de organisator deze namen aan de KIVI-kamer. 1x’no-show betekent plaatsing op de Grijze lijst; 2x op de Zwarte lijst (d.w.z. bij een volgende activiteit in geval van overtekening plaatsing op de wachtlijst).Zijn er tijdens de presentatie door bezoekers betalingen verricht, dan dient dit gemeld te worden aan de penningmeester van de organiserende regio/afdeling. Afrekening met de penningmeester geschiedt bij declaratie van kosten, zie 18.

15. De organisator van de activiteit bedankt na afloop de betrokkenen van het bedrijf namens het KIVI Regio Zuid en biedt hen een attentie aan.De ‘grootte’ van deze attentie hangt van de omstandigheden af.Bij bedrijfsbezoeken vaak een fles goede wijn, bonbons, een cadeaubon of anderszins. ter waarde van maximaal €15,00 per attentie. Vergeet daarbij niet de personen die veel voorbereidend werk hebben verzet!Bij een lezing speelt het gevoel voor de omstandigheden in nog sterkere mate.Bij (prominente) sprekers is een kistje wijn, wat grotere boekenbon of anderszins dan vaak beter op zijn plaats. Ook het uitnodigen van de spreker voor een maaltijd voorafgaande aan de (avond-)lezing komt zeer uitnodigend over. Attentie en/of maaltijd tot een bedrag van €50,-.Indien de spreker of contactpersoon van een bedrijf voldoet aan de criteria om KIVI-lid te zijn maar geen lid is, dan kan in overleg met Den Haag besloten worden hem/haar een gratis lidmaatschap voor een half jaar aan te bieden. Overleg dit uiterlijk twee weken vóór de activiteit met de voorzitter van de afdeling of regio die de activiteit organiseert.Als de afdeling of regio in een periode presentjes heeft (‘gadgets’ met KIVI-opdruk, shawls, dassen etc.), dan kan zo’n presentje aan de attentie worden toegevoegd. Vraag bij aanvang van het halfjaar even na bij de KIVI-kamer TU/e of zulke presentjes aanwezig zijn.Vergeet niet de spreker te vragen naar eventuele, niet declareerbare reiskosten.Alle kosten dienen vooraf in de begroting te worden opgenomen (zie Per activiteit wordt een begroting opgesteld door de organisator) en binnen het budget voor de activiteit te kunnen worden uitgevoerd.

16. De organisator bedankt het bedrijf of de spreker schriftelijk 2-3 weken na het bezoek.Dit kan een kort briefje op KIVI briefpapier zijn of een e-mail met KIVI logo, waarmee een volgend bezoek of het bezoek van een andere KIVI-afdeling wordt vergemakkelijkt!

17. Toegestane kosten die voor een activiteit gemaakt worden.Houdt bij het organiseren van activiteiten in gedachten dat de bijdrage vanuit regio of vak afdeling maximaal €225,- is. Hogere kosten zullen uit sponsoring of bijdragen van de deelnemers aan de activiteit betaald moeten worden (zie Per activiteit wordt een begroting opgesteld door de organisator).Kosten zijn lager dan een activiteit bij een bedrijf, organisatie, universiteit of hogeschool gehouden kan worden. Het bedrijf stelt meestal de ruimte beschikbaar en verzorgt veelal koffie vooraf en het hapje en drankje achteraf. Universiteiten en hogescholen bieden meestal

gratis ruimte aan, maar voor consumpties moet in de regel worden betaald. Zie hiervoor Bijlage 2 met het overzicht van locaties.Toegestane kosten voor een activiteit zijn alle kosten die direct met de organisatie, uitvoering en afwikkeling van de activiteit van doen hebben en binnen het vooraf door de organiserende regio/vak afdeling vastgestelde budget zijn benoemd.In het algemeen zijn dit:

voorbereidingskosten voor gemaakte kilometers en parkeergelden bij deelname aan de werkgroep, voor voorbereidingsgesprekken bij bedrijf of spreker en voor afstemmen binnen de organisatie centraal of regio/vak afdeling. Vergoeding tegen het voor dat jaar vastgestelde KIVI tarief per auto-kilometer of OV-kosten op chip-uitdraai op 2e klas tarief of opgave trajectkosten met het abonnementskaartnummer;

Lunchbijdrage van €5,- bij voorbereiding op locatie met een aantoonbare duur van meer dan 4 uur inclusief de reistijd;

De kosten voor huur van ruimte waar de activiteit plaatsvindt en de huur voor benodigde audiovisuele middelen (beamer, scherm, flip-over, microfoon, etc);

De kosten van vooraf gebudgetteerde catering als koffie, drankjes, lunches tijdens de activiteit. Hierbij vallen ook de kosten die door onvoorziene omstandigheden hoger uitvallen dan het budget, onder toegestane kosten;

De kosten voor de spreker en of inhuur van personen en/of diensten (bus, etc) die de activiteit vorm geven indien vooraf deze kosten op offertebasis in het budget zijn opgenomen en vooraf goedgekeurd door de betreffende regio/vak afdeling;

De kosten voor de attentie(s) en verstrekte maaltijd(en) aan spreker en organisator / tafelgeno(o)t(en) mits een ontvangst met maaltijd in de activiteit is voorzien;

De door een gast / spreker niet voor hem/haar declareerbare reiskosten; De kosten voor een gratis lidmaatschap als met het bestuur van de organiserende

regio/vak afdeling tot aanbieden is besloten en de kosten door de regio/vak afdeling moeten worden gedragen;

Kosten voor afwikkeling in bijzondere gevallen voor noodzakelijke parkeer en reiskosten naar bedrijf/spreker tegen de bovengenoemde tarieven;

Kopieer, afdruk en verspreidingskosten ingeval van vooraf toegezonden of na te zenden informatie aan deelnemers of aan bedrijf / spreker.

Andere dan deze kosten zijn alleen toegestaan als deze nadrukkelijk en vooraf door het bestuur van de organiserende regio/vak afdeling zijn goedgekeurd en in het budget zijn opgenomen.

18. Indienen van een declaratie dient te geschieden bij de penningmeester van de organiserende regio/vak afdeling.Alleen toegestane kosten kunnen worden gedeclareerd bij de penningmeester op het daartoe door de penningmeester verstrekte (elektronische) Zie het Verwijzingen en conform de aanwijzingen die op het formulier zijn aangegeven.Alleen degene die de toegestane kosten heeft gemaakt kan deze kosten declareren.Facturen die door de organisator ontvangen worden mogen na zijn akkoord door hem worden betaald en dan worden gedeclareerd. Voorkeur heeft echter dat dergelijke facturen worden gecontroleerd door de organisator en voor akkoord geparafeerd verzonden naar de penningmeester met het verzoek tot rechtstreekse betaling.Ontvangsten door de organisator van bijdragen van deelnemers voor deelname aan de activiteit, worden door de organisator geïnd met duidelijke notering van naam van de deelnemer. Direct na de activiteit bericht de organisator de penningmeester per email welke deelnemers hebben betaald en hoeveel en maakt hij de geïnde bedragen over op de bankrekening van de penningmeester met vermelding van de activiteitnaam en datum. De

organisator mag ook in zijn declaratie de ontvangen gelden verrekenen als negatieve post met vermelding van activiteit, datum en de opmerking ‘deelnemersontvangsten’.

Bijlage 1. Tijdlijn rond APK

Bijlage 2. Locaties