Exloo, maart 2019 Samenstelling rekenkamercommissie: dhr. Fred Assen, voorzitter tot 1 juli 2018 dhr. Bob Bergsma, voorzitter vanaf 29 november 2019 dhr. Albert John Booy, lid (plv. voorzitter) mw. Marieke Ekelenkamp, lid dhr. Elias de Haan, lid

Ambtelijke ondersteuning rekenkamercommissie: Mw. Fransien Koenders

Adres: Rekenkamercommissie Postbus 3 7875 ZG Exloo Telefoon: (0591 – 535353) Email: rekenkamercommissie@borger-odoorn.nl

Vertrek Fred Assen als voorzitter van de rekenkamercommissie en benoeming Bob Bergsma tot voorzitter rekenkamercommissie. Op 31 mei 2018 heeft Fred in een brief aan de gemeenteraad medegedeeld dat hij met ingang van 1 juli 2018 aftreedt als voorzitter van de rekenkamercommissie. Tijdens een etentje hebben we afscheid genomen van Fred. Na het zomerreces is de procedure gestart voor het werven van een nieuwe voorzitter en na het voeren van gesprekken is unaniem de keuze gevallen op Bob Bergsma. Op 29 november 2018 is Bob door de gemeenteraad voor een periode van 4 jaar benoemd tot voorzitter van de rekenkamercommissie. Inleiding In het Reglement van Orde voor de rekenkamercommissie gemeente Borger-Odoorn is opgenomen dat de rekenkamercommissie jaarlijks een verslag vaststelt en aanbiedt aan de gemeenteraad. De rekenkamercommissie stelt het op prijs om door middel van dit jaarverslag aan de gemeenteraad van Borger-Odoorn verantwoording af te leggen over hetgeen de commissie in het afgelopen jaar heeft gedaan. In dit verslag ziet de rekenkamercommissie terug op haar werkzaamheden in 2018. De commissie verricht haar werkzaamheden volgens vaste spelregels die zijn opgenomen in de verordening, in het “Reglement van orde rekenkamercommissie Borger-Odoorn” en het “Onderzoeksprotocol rekenkamercommissie gemeente Borger-Odoorn”. Doelstelling: De taak van de rekenkamercommissie is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid op drie onderdelen:

a. Doeltreffendheid: zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk

behaald? b. . Doelmatigheid: is de voorbereiding en uitvoering van het beleid efficiënt

verlopen?

c. Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving?

Om het gevoerde beleid te toetsen op bovengenoemde drie punten voert de rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van de door de rekenkamercommissie gevoerde onderzoeken is om inzicht te bieden in prestaties van de gemeente als geheel en waar mogelijk aanbevelingen te doen voor verbetering van het beleid . Hiermee wil de rekenkamercommissie de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad versterken. Onderzoekwerkzaamheden In september 2017 heeft de rekenkamercommissie met de fracties gesproken over mogelijke nieuwe onderzoekitems. De opbrengst van deze gesprekken was nogal divers.

Uiteindelijk hebben we besloten om onderzoek te doen naar het Inkoop- en aanbestedingbeleid Na een offerteprocedure met 3 bureaus is de keuze gevallen op het bureau Unravelling. Door omstandigheden is het niet gelukt om dit rapport in het verslagjaar 2018 aan uw raad aan te bieden. In januari 2019 is het rapport aangeboden aan de gemeenteraad. Zelfevaluatie Rekenkamercommissie Op 18-01-2018 is de evaluatie van de Rekenkamercommissie in aanwezigheid van Elias de Haan, lid en Marsha de Vries, onderzoekster, besproken in de oriënterende raadsbijeenkomst. Uit deze zelfevaluatie zijn een aantal aanbevelingen naar voren gekomen:

- De rekenkamercommissie gaat ieder najaar in gesprek met de fractievoorzitters over haar werkzaamheden in het voorgaande jaar, haar plannen voor het komende jaar en haar onderzoekagenda. Daarnaast continueert de rekenkamercommissie haar jaarlijkse gesprekken met de fracties. Bij het inventariseren van mogelijke onderzoeksonderwerpen wordt gewerkt met een menukaart, een overzicht van mogelijke onderzoeksonderwerpen aan de hand van de verschillende beleidsvelden en de actualiteit. Het is voor de verstandhouding met het college en het draagvlak voor de rekenkamercommissie binnen de gemeente goed om ook jaarlijks met het college van B&W en de gemeentesecretaris een gesprek te voeren. De rekenkamercommissie wil raadsleden voorafgaand aan een onderzoek meer gelegenheid geven om kennis te nemen van het plan van aanpak.. De rekenkamersommissie zal in haar toelichting expliciet aandacht besteden aan de achtergrond van de onderwerpkeuze en de planning van het onderzoek.

- Een periodiek door de rekenkamercommissie uit te brengen nieuwsbrief heeft ten doel de raad meer inzicht te verschaffen in de werkzaamheden van de rekenkamercommissie. De nieuwsbrief besteedt in ieder geval aandacht aan de planning en het verloop van onderzoeken en de onderwerpkeuze. Ook een grafische weergave van de werkwijze van de rekenkamer-commissie op haar website moet bijdragen aan het inzicht van de raad in de werkwijze van de rekenkamercommissie.

- De rekenkamercommissie streeft naar een creatieve vorm van rapportage en presentatie van onderzoeksresultaten, bijv. Door middel van een infographic of workshop.

Verordening op de Rekenkamercommissie 2018 De verordening op de rekenkamercommissie 2011 voorzag in een benoemingstermijn voor de leden van drie jaar met een éénmalige herbenoeming van drie jaar. De afgelopen jaren zijn er regelmatig wisselingen geweest in de samenstelling van de commissie door het aflopen van de benoemingstermijn. Deze zittingstermijn wordt als (te) kort ervaren. Na een gesprek met de loco-griffier is besloten om de benoemingstermijn van de leden te wijzigen van 3 jaar naar 4 jaar met een mogelijkheid van herbenoeming. De bestaande verordening op de rekenkamer-commissie moest als gevolg hiervan worden aangepast. Op 27-09-2018 is de nieuwe Verordening op de Rekenkamercommissie 2018 door de raad vastgesteld. De benoemingstermijn is nu vastgesteld op 4 jaar met een éénmalige herbenoeming van 4 jaar.

Communicatienota/strategie Op 14 december 2018 heeft de rekenkamercommissie de herijking van het communicatieplan vastgesteld. Hierin wordt vermeld op welke wijze invulling wordt gegeven aan communicatie. De rekenkamer heeft te maken met verschillende doelgroepen: de raad, het college, de ambtelijke organisatie, het beleidsveld/maatschappelijk middenveld, de media en de samenleving. Een goede communicatiestrategie is dan ook onmisbaar. Leidraad is de stelregel van de Nederlandse Vereniging Van Rekenkamers: hoe directer, frequenter, informeler de communicatie tussen de rekenkamercommissie en haar doelgroep is, des te groter de kans op resultaten. De rekenkamercommissie verzorgt de presentatie van de onderzoeksresultaten aan de gemeenteraad en benoemt daarbij altijd de meerwaarde voor de gemeenteraad. Daarnaast besteedt de rekenkamercommissie aandacht aan nazorg door bij verschillende gelegenheden te wijzen op relevante onderzoeksresultaten, gesprekken aan te gaan en vervolgonderzoek en/of doorwerkingsonderzoek te doen. Gebruik van social media acht de rekenkamercommissie minder passend. De onderzoeken van de rekenkamercommissie hebben een langere doorlooptijd en vragen om zorgvuldige uitleg. Daarin ziet de rekenkamercommissie in dit stadium geen rol voor sociale media. Overzicht uitgaven 2018 Er is jaarlijks € 30.100 beschikbaar voor de rekenkamercommissie. Van dit budget kunnen de vergoedingen van de commissieleden worden voldaan en is er ruimte voor het uitvoeren van enkele onderzoeken. In 2018 is er slechts € 17.429 uitgegeven. Dit is te verklaren doordat er slechts een kleine € 6.000 is besteed aan onderzoeken. Via de jaarrekening 2018 van de gemeente zal € 10.000 worden overgeheveld naar 2019. Op die manier is er in 2019 ruim € 40.000 beschikbaar voor de rekenkamercommissie. Daardoor is er voldoende budget voor het uitvoeren van onderzoek. Type kosten Kosten Reiskosten, declaraties, cursus € 1.432,87 Lidmaatschap landelijke rekenkamer € 360,00 Kosten vacature voorzitter € 980,00 Vergoedingen rekenkamerleden € 8.681,70 Kosten onderzoeken € 5.975,00 Totaal € 17.429,57 Overige In 2018 heeft de rekenkamercommissie 11 keer een reguliere vergadering gehouden.

Enkele leden van de commissie hebben ook het Noordelijk Congres van Kring-Noord NVRR in Meppel bezocht.

In 2017 zijn oriënterende afspraken gemaakt met de griffier en de voorzitter van de werkgroep Financiën om de relatie met de gemeenteraad te versterken. In dat kader zou een lid van de rekenkamercommissie periodiek aanschuiven bij de werkgroep Financiën. In het verslagjaar 2018 is hieraan geen invulling gegeven. De rekenkamercommissie. Exloo, 14 maart 2019

De rekenkamercommissie is een onafhankelijke commissie die de

gemeenteraad ondersteunt bij haar kaderstellende en controlerende

taak. Zij onderzoekt of het gemeentelijke beleid:

Onderzoeksprotocol en uitgangspunten

Met deze onderzoeken levert de rekenkamer een bijdrage aan de

kwaliteit van het bestuur van de gemeente Borger-Odoorn.

Doel van het onderzoek:

• Inzicht bieden in prestaties van de gemeente.

• Aanbevelingen voor de toekomst.

De werkwijze van de rekenkamercommissie is vastgelegd in een onderzoeksprotocol van zeven stappen.

De uitgangspunten zijn: zorgvuldigheid, objectiviteit en transparantie.

1

2

3

onderzoek

s-

protocol

Zorgvuldigheid Objectiviteit Transparantie

Onze stappen

Inventarisatie onderzoeksonderwerpen

Het gehele jaar kunnen de gemeenteraad, samenleving,

ambtelijke organisatie en het college van B&W onderwerpen

aanleveren voor onderzoek. Deze onderwerpen belanden op

een groslijst.

Stap 1

Onderwerpkeuze

Om uit de groslijst een onderwerp te kiezen hanteren we de volgende selectiecriteria;

Financieel belang van het onderwerp.

Maatschappelijk belang van het onderwerp.

Uitvoerbaarheid van het onderzoek.

Moetbetrekkinghebbenopdoeltreffendheid,doelmatigheidenrechtmatigheidvanbeleid.

Stap 2

Start onderzoek

We stellen een onderzoeksopzet inclusief planning op en informeren de

gemeenteraad,collegevanB&W,gemeentesecretarisengriffiehierover.

Stap 3

Uitvoering onderzoek

• Contact met diverse doelgroepen zoals de ambtelijke organisatie,

leden van B&W, raadsleden en externe actoren.

• Uitvoering onderzoek: interviews, dossieraanvragen of gesprekken.

Stap 4

Rapportage onderzoek

• De uitkomsten van het onderzoek worden voorgelegd aan de

gemeentesecretaris voor controle van eventuele fouten

in het rapport.

• Eindrapportage van het onderzoek wordt voorgelegd aan

college van B&W voor bestuurlijke reactie.

Stap 5

Aanbieding aan de raad

Na het opnemen van de bestuurlijke reactie en het nawoord van de reken-

kamercommissiewordthetdefinitieveeindrapportnaarderaadverstuurd.

Stap 6

Doorwerking

Wanneer de raadsleden instemmen met de conclusies en aanbe-

velingen en ook het college de aanbevelingen (deels) overneemt,

is er sprake van doorwerking. Dit betekent dat de onderzoeksre-

sultaten invloed hebben op de besluitvorming en het beleid.

Stap 7

Borger-Odoorn

groslijst

1

2

3

Hetgewensteeffectheeftgehad = doeltreffendheid.

Doelmatigisgeweest = isergeengeldverspild.

Volgensderegelsisuitgevoerd = rechtmatigheid.