Verslag van de professionaliseringsmiddag secretarissen 15 april 2020

Inhoud 1. Plenair deel .................................................................................................................................... 1

2. Workshop Ontwikkelingsgericht Visiteren ............................................................................. 6

3. Workshop Gespreksvoering ...................................................................................................... 8

4. Workshop Kritische Beroepssituaties .................................................................................... 12

5. Workshop De secretaris als procescoördinator ................................................................... 14

6. Bijlage Voorstel instellingsreview ........................................................................................... 17

1. Plenair deel

Deze professionaliseringsmiddag was een online meeting; zowel het plenaire gedeelte als de verschillende workshops vonden online plaats. 1. Het effect van het Wetsvoorstel Taal en Toegankelijkheid op de

beoordelingsprocessen van de NVAO

Zeer recente afstemming met het ministerie van OCW (deze week 13-17 april 2020) leert dat implementatie van dit wetsvoorstel op zijn vroegst in september 2021 valt te verwachten, maar waarschijnlijk nog later. OCW houdt rekening met vertraging omdat beide Kamers en de Raad van State het wetsvoorstel niet als prioriteit zien in Coronatijd. Dat betekent dat het wetsvoorstel zeker de komende anderhalf jaar geen effect heeft op de beoordelingsprocessen van de NVAO. Zo gauw dat wel in zicht komt zal de NVAO tijdig over de gevolgen voor het kader en de beoordelingsprocessen communiceren.

Het wetsvoorstel kent verschillende onderdelen waarvan het taalbeleid de belangrijkste is voor accreditatiebeoordeling. Op dit moment moeten opleidingen taalkeuze, anders dan het Nederlands, motiveren. Dit geldt zowel voor de voertaal in als de naam van de opleiding. Dit is jullie bekend.

Het wetsvoorstel regelt onder meer.

Modernisering van het taalbeleid van instellingen (ho en mbo); Invoering van een toestemmingsvereiste voor het instellen van capaciteitsnorm; Maximering van de hoogte van het instellingscollegegeld dat instellingen kunnen

berekenen aan EER-studenten (inclusief Nederlandse studenten) voor tweede en volgende studies;

Creëren van een wettelijke grondslag voor een eigen bijdrage voor de kosten van een diplomawaardering en het afnemen van een taaltoets.

Bijgaand een link naar de website van de Tweede Kamer, waar het nodige over dit wetsvoorstel te lezen valt: https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/detail?id=2019Z16820&did=2019D43787

2. Plannen rondom de instellingsaccreditatie en afspraken met het ministerie

Sinds afgelopen najaar 2019 is de voorbereiding van het nieuwe accreditatiestelsel, dat vanaf of na 2023 van start gaat, begonnen. OCW heeft als eerste twee pressure-cooker bijeenkomsten georganiseerd waaraan vertegenwoordigers van Inspectie, CDHO, NVAO en één universiteit en één hogeschool deelnamen. Twee bijeenkomsten in een zeer open en constructieve sfeer. Iedereen nam deel op persoonlijke titel en gebruikte zijn/haar eigen expertise en ervaring. Op basis hiervan heeft OCW een eerste concept van de contouren

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 2 van 21

van een nieuw stelsel opgesteld en dit concept op 6 februari met een aantal externe stakeholders uit het hoger onderwijs besproken. Een volgend concept (van 24 februari 2020) is naar alle stakeholders gestuurd ten behoeve van regionale bijeenkomsten met instellingen in de maanden april en mei. Helaas zijn deze bijeenkomsten vanwege Corona uitgesteld. Wat dit betekent voor de toezegging van de minister aan de Tweede Kamer om in de zomer 2020 een eerste voorstel voor het nieuwe stelsel aan het parlement te presenteren, is nog niet duidelijk. Waarschijnlijk zal er vertraging optreden. Het concept van 24 februari is een openbaar stuk dat als bijlage bij dit verslag is gevoegd. Resultaten van de lopende pilot instellingsaccreditatie worden pas over drie tot vier jaar verwacht. Als mogelijk (??) zal OCW deze resultaten bij de ontwikkeling van het nieuwe stelsel betrekken.

3. Ontwikkelingen met betrekking tot de opzet van Europese Universiteiten

Europese Universiteiten-netwerken zijn transnationale verbanden van Europese universiteiten met een gezamenlijke langetermijnstrategie. Het initiatief van President Macron van Frankrijk en overgenomen door de Europese Commissie, heeft tot doel om studenten- en personeelsmobiliteit te stimuleren en om bij te dragen aan de kwaliteit, inclusie en het concurrentievermogen van het Europese hoger onderwijs. Eind 2017 stelde de Europese Commissie voor om een Europese Onderwijsruimte op te richten om onderwijsactiviteiten tussen lidstaten beter op elkaar af te stemmen. Vorig jaar namen de onderwijsministers Raadsconclusies aan over het oprichten van de Europese Onderwijsruimte. Het initiatief voor Europese Universiteiten is een belangrijk onderdeel hiervan.

Eerste Europese Universiteiten bekend

De Commissie heeft de 17 gekozen Europese Universiteiten-netwerken bekendgemaakt. Onder de 114 Europese kennisinstellingen die zullen deelnemen aan de eerste pilot zijn vier Nederlandse universiteiten: Universiteit Utrecht, Universiteit Twente, Universiteit Maastricht en de Universiteit van Amsterdam. De 17 geselecteerde Europese Universiteiten zullen tussen september en december 2019 van start gaan. Zij krijgen een budget van 5 miljoen euro per netwerk voor de komende drie jaar.

Vier Nederlandse universiteiten

De Nederlandse universiteiten die deel uitmaken van de geselecteerde netwerken reageren enthousiast. Victor van der Chijs, voorzitter van the European Consortium of Innovative Universities (ECIU) en voorzitter van het College van Bestuur aan de Universiteit Twente reageert: “deze EU-beurs bevestigt dat ons consortium toonaangevend is in het innoveren van onderwijs en leerprocessen en dat we de juiste richting opgaan als het gaat om het heruitvinden van de relaties tussen universiteiten en de maatschappij met al haar uitdagingen.” Daarnaast gaat de Universiteit Maastricht deelnemen in de alliantie YUFE. Ook de Universiteit Utrecht zal deel gaan nemen aan het Europese Universiteiten-initiatief als deel van het netwerk CharmEU en de Universiteit van Amsterdam wordt een van de partners van de EPICUR Alliance.

De Europese Commissie stelt in twee tranches middelen beschikbaar voor consortia van universiteiten. In de eerste tranche in 2019 zijn 17 consortia geselecteerd, zie hieronder. In de tweede tranche in 2020 zullen nog een aantal consortia worden geselecteerd.

4. Rode draden uit de beoordelingsrapporten; voorbeelden van goede rapportages/onderbouwingen en voorbeelden die om verbetering vragen

In zijn algemeenheid geldt dat de NVAO veel goede rapporten ziet. Door de jaren heen is de kwaliteit van rapporten verbeterd. Als er verbetering mogelijk is gaat het vooral om navolgende punten en die betreffen zeker niet alle rapporten. De NVAO ziet juist ook goede voorbeelden van een punt dat in andere rapporten aandacht verdient.

Een overtuigende argumentatielijn is essentieel; overwegingen rusten op aangetroffen en gerapporteerde bevindingen. Als het panel in het rapport bevindingen en

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 3 van 21

overwegingen gescheiden presenteert is het vreemd dat het bij overwegingen verwijst naar bevindingen die niet in de bevindingen naar voren zijn gekomen.

Een gescheiden presentatie van bevindingen en overwegingen is niet verplicht. Het panel/de secretaris maakt op dit punt zelf een keuze. Zorg er wel voor dat overwegingen bij een niet-gescheiden aanpak expliciet zijn opgenomen.

Benadruk de eigenheid van een opleiding in het rapport. Dit maakt een rapport meteen krachtiger. De tijd dat de NVAO veelvuldig sjabloonmatig/generiek geschreven rapporten ontving, is gelukkig voorbij, maar soms zien we toch weer voorbeelden hiervan. Beschrijf bevindingen en overwegingen dus niet algemeen, maar laat de opleiding herkenbaar naar voren komen. We zien regelmatig mooie voorbeelden van rapporten waarin recht wordt gedaan aan de eigenheid van de opleiding.

Samengestelde beoordelingen hebben het voordeel van een efficiënt beoordelingsproces; een gewenste beperking van de beoordelingslast. Tegelijkertijd is hier voldoende opleiding specifiek rapporteren een uitdaging. Rapporteer generiek, en dus maar één keer, wat voor alle betrokken opleidingen hetzelfde is. Dat is terecht. Wees echter ook hier alert op de gewenste eigenheid van de rapportage per opleiding. Deze komt snel in het gedrang als het panel/de secretaris daar geen oog voor heeft.

Voorkom een samenvatting die enkel via knippen en pakken tot stand is gekomen. Maak een zelfstandige tekst waarin uiteraard wordt geput uit teksten van het volledige rapport.

Het panel bespreekt in het rapport de opvolging van de aanbevelingen door de opleiding van het vorige panel. Dit is sinds jaar en dag een vereiste, maar gebeurt nog steeds niet altijd. De opleiding is niet verplicht om aanbevelingen precies eender op te volgen, maar dient zich wel te verhouden tot de aanbevelingen; wat heeft de opleiding ermee gedaan? De opleiding geeft hierover uitleg in het zelfevaluatierapport. Als de opleiding een andere keuze heeft gemaakt, geeft ze daarvoor een motivering. De secretaris beschrijft in het beoordelingsrapport hoe de opleiding de aanbevelingen heeft gehanteerd.

Als er na de goedkeuring panelsamenstelling door de NVAO (door overmacht) wijzigingen optreden in de panelsamenstelling rapporteert de secretaris hierover direct aan de NVAO. Een panel dat daadwerkelijk de beoordeling uitvoert is altijd het panel dat de NVAO heeft goedgekeurd. Hierop is geen uitzondering mogelijk. Het direct doorgeven van wijzigingen gebeurt soms niet op tijd.

Wanneer het panel minder dan 15 eindwerken per opleiding selecteert, omdat het een samengestelde beoordeling betreft, vormt de brief van de NVAO van 2 juli 2019 (“brief omgang eindwerken”) (te vinden op de NVAO-website: https://www.nvao.net/nl/procedures/nederland/accreditatie-bestaande-opleiding) de basis voor deze beslissing. Raadpleeg deze brief voorafgaand aan de te maken keuze, zodat er niet achteraf een discussie met de NVAO ontstaat over het aantal beoordeelde eindwerken per opleiding. Deze discussie is onnodig en ongewenst.

Opleidingen hebben recht op correctie van feitelijke onjuistheden. Daartoe ontvangt de opleiding een concept beoordelingsrapport. Vanuit het principe van eigenaarschap is het daarnaast acceptabel dat een opleiding suggesties doet voor de bevindingen in het rapport (bijv. ten aanzien van eigenheid/kleur van de opleiding, etc.), maar een opleiding kan nooit in de overwegingen en de oordelen van het panel op de standaarden en het eindoordeel (advies) treden. Ook toon en stijl van het rapport zijn van het panel. De opleiding mag hier wel een opmerking over maken, maar het panel beslist of aanpassing terecht is. Voor secretarissen ligt er op dit punt een belangrijke taak die wel eens lastig kan zijn, zeker als de secretaris rechtstreeks is gecontracteerd door de opleiding/instelling. Maar hier moet een secretaris laten zien een neutrale/onafhankelijke rol te kunnen spelen. De NVAO heeft tot nu toe niet hierover met instellingen gecommuniceerd. Mocht de noodzaak hiervan groeien (secretarissen informeren in dat geval de NVAO) dan is een bericht aan de instellingen een optie.

Als de voertaal in of de naam van de opleiding niet-Nederlands is, is de vereiste verantwoording op dit punt (verplicht sinds kader 2018) regelmatig onvoldoende. De NVAO is vervolgens gehouden hierover aanvullende vragen te stellen die onnodig tot verhoging van de beoordelingslast leiden. Graag aandacht hiervoor. Tot op heden zijn

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 4 van 21

er geen voorbeelden van motivering die de NVAO heeft afgewezen. Het stellen van een aanvullende vraag leverde voldoende onderbouwing op.

Regelmatig zijn er grote visitatieclusters en die vormen organisatorisch een pittige klus. Complimenten aan de secretarissen die deze uitdaging tot een goed einde weten te brengen

Met de introductie van de nieuwe richtlijn voor secretarissen per 1 februari 2019 is ook het onderscheid start- en vakbekwame secretarissen ingevoerd. Secretarissen zijn start bekwaam als zij de NVAO training goed hebben afgerond, maar nog geen drie beoordelingsrapporten hebben geschreven die de NVAO heeft geaccepteerd als onderlegger voor een genomen accreditatiebesluit. Op deze eerste drie rapporten ontvangen start bekwame secretarissen feedback van de NVAO. Daarna mogen secretarissen om feedback vragen, zij krijgen die niet automatisch meer.

5. Hoe draait het accreditatiestelsel in Vlaanderen?

(met veel dank aan Vlaams NVAO collega Pieter Caris)

Tussen het najaar van 2015 en het voorjaar van 2017 werd in Vlaanderen voor het eerst een instellingsreview uitgevoerd bij alle 5 de universiteiten en de 13 hogescholen. Daarbij werden de termijnen voor de opleidingsaccreditaties van rechtswege verlengd, met uitzondering van nieuwe opleidingen en opleidingen die bij de laatste accreditatie niet positief werden beoordeeld. De positieve ervaringen hebben geleid tot het nieuwe Vlaamse KZ-stelsel dat sinds 1 september 2019 van kracht is. Het is zowel gericht op kwaliteitsontwikkeling en het versterken van de kwaliteitscultuur als op verantwoording van en transparant informeren over de kwaliteit. De vergelijkbaarheid tussen opleidingen en instellingen neemt af in het stelsel, maar via de Waarderende Aanpak wint de specifieke context van de instelling of opleiding aan belang, wat ertoe leidt dat de inpasbaarheid van de instellingspraktijk groter wordt. In Vlaanderen staat kwaliteit nu op elk niveau binnen de instelling hoog op de agenda.

De instellingsreview is verplicht voor universiteiten en hogescholen en beoordeelt minstens om de zes jaar de wijze waarop een universiteit of hogeschool onderwijsbeleid voert. Als onderdeel van dat onderwijsbeleid voeren de instellingen een regie om zelf in te staan voor de borging van de kwaliteit van hun al geaccrediteerde opleidingen. Het betrekken van externe, onafhankelijke deskundigen is daarbij een must. Maatschappelijke verantwoording gebeurt door informatie over de kwaliteit per opleiding op de instellingswebsite te publiceren. Elke nieuw op te starten opleiding ondergaat nog steeds een toets nieuwe opleiding, voorafgaand aan de opstart ervan. Twee jaar nadat een volledige opleidingscyclus doorlopen werd, volgt opleidingsaccreditatie. Als het resultaat daarvan positief is neemt de instelling de kwaliteitsborging voor die opleiding in eigen beheer over.

Systeembrede analyses hebben tot doel goede praktijken in beeld te brengen en te delen binnen de hogeronderwijsgemeenschap. Het zijn uitdrukkelijk geen beoordelingen en de uitkomsten worden ook niet in gebruikt binnen beoordelingsprocedures.

De focus op opleidingskwaliteit blijft behouden in het stelsel. De termijnen van de opleidingsaccreditaties worden automatisch verlengd zolang een instelling een (voorwaardelijk) positief besluit instellingsreview kan voorleggen. Als op basis van een instellingsreview blijkt dat een universiteit of hogeschool niet zelf de kwaliteit van de geaccrediteerde opleidingen kan borgen, neemt de NVAO deze borging over door opnieuw alle opleidingen afzonderlijk te laten beoordelen door een NVAO-commissie en vervolgens te accrediteren.

Tijdens de instellingsreview wordt steekproefsgewijs ook de kwaliteit van enkele opleidingen onderzocht. De selectie gebeurt door de NVAO in samenspraak met de commissie en is deels gebaseerd op een risicoanalyse. Instellingen hebben nog de neiging hun regie ‘waterdicht’ te maken. De NVAO en beoordelingscommissies adviseren om de processen fit for purpose te maken en lean and mean in te richten. Instellingen moeten ook

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 5 van 21

voldoende vertrouwen hebben in zichzelf en keuzes durven maken zonder strikte richtlijnen van de NVAO. Beoordelingskaders bevatten immers geen standaarden of criteria meer, maar bepalen aan de hand van enkele samenhangende vragen de reikwijdte van het onderzoek dat in het kader van de beoordeling wordt gevoerd: ‘wat beoog je?’, ‘hoe realiseer je dat?’, en ‘hoe stel je vast dat wat beoogd werd ook daadwerkelijk gerealiseerd is?’

6. Welke ‘standpunten’ heeft de NVAO?

Het eerste antwoord is dat de NVAO op voorhand geen standpunt heeft over de inhoudelijke kwaliteit van opleidingen, de interne kwaliteitszorg van of de opvolging van Kwaliteitsafspraken door instellingen. Het is ten eerste aan opleidingen en instellingen om op basis van eigen visie, beleid en keuzes en met toepassing van de NVAO-kaders of criteria beoordelingspanels te overtuigen.

Over de toepassing van geldende procedures en richtlijnen heeft de NVAO wel een aantal standpunten. Zonder compleet te zijn, volgen er hier vier

Hiervoor al genoemd, maar toch nog een keer. Het te selecteren aantal eindwerken in geval van samengestelde beoordelingen. De NVAO-brief van 2 juli 2019 is hier leidend. De NVAO is hier scherp op noodzakelijke overlap/verwantschap tussen de betrokken opleidingendie één gezamenlijke examencommissie hebben.

Een actueel standpunt betreft online visiteren. In beginsel is de NVAO tegen online visiteren totdat is gebleken dat online visiteren onder beproefde voorwaarden een goed alternatief vormt. Hiervoor is echter eerst ervaring nodig. Nu mag online visiteren onder voorwaarden bij de beoordeling van bestaande opleidingen (zie Corona-update NVAO-website) en niet bij de toets nieuwe opleiding.

Aanpassing ZER en een nieuwe keuze voor eindwerken bij uitstel van visitatie. De opleiding en het panel bepalen in goed overleg of een ZER een aanvulling behoeft met een oplegnotitie. Zo ook overleggen opleiding en panel over de eventuele selectie van eindwerken uit een nieuw cohort afgestudeerden. Het is heel goed mogelijk dat een opleiding dat juist graag wil omdat bijv. een doorgevoerde onderwijsvernieuwing in de eindprestaties van het nieuwe cohort beter naar voren komt.

Tot slot heeft de NVAO de vraag gekregen of zij rekening houdt met de actuele prestaties van opleidingen in ‘Coronatijd’. Denk bijv. aan onder hoge tijdsdruk tot stand gekomen onlineonderwijs. Legt de NVAO de lat ook dan net zo hoog als anders? Het antwoord hierop is dat geen concessies mogelijke zijn aan de vereiste kwaliteit van afgestudeerden ongeacht de leerweg die zij hebben doorlopen en een eventuele moeilijke fase in hun opleidingstijd.

7. De onafhankelijkheid van de secretaris nader belicht.

Tijdens de vorige professionaliseringsmiddag in november 2019 is dit onderwerp ook aan de orde geweest. Het is goed om wat toen is gezegd kort te herhalen. De secretaris neemt een volstrekt neutrale positie in ten opzichte van de instelling of de opleiding, het panel en de NVAO. Dit geldt ongeacht de herkomst van de secretaris: van een evaluatiebureau, van de NVAO of een zelfstandige secretaris. Een zelfstandige secretaris, die werkt in opdracht van een instelling, zal zich na de start van de samenwerking ‘los moeten maken’ van de instelling. Dat geldt ook voor een NVAO-procescoördinator/secretaris en evaluatiebureau-secretaris die zich voldoende los moeten maken van hun organisaties. Alleen een neutrale procescoördinator/secretaris kan een goede intermediërende rol spelen zoals gewenst in het beoordelingsproces. De eerder gemaakte opmerking over ongewenst invloed uitoefenen op het beoordelingsrapport door de opleiding maakt voldoende duidelijk hoe belangrijk een neutrale en stevige secretaris is.

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 6 van 21

2. Workshop Ontwikkelingsgericht Visiteren

Tijdens de bijeenkomst over dit thema op 15 april 2020 zijn de volgende drie punten besproken:

1. Visie op ontwikkelingsgericht visiteren 2. Ontwikkelingsgericht visiteren tijdens het visitatiebezoek 3. Ontwikkelingsgericht visiteren en het beoordelingsrapport

Deze punten zijn nauw verwant aan elkaar en lopen daarom ook in elkaar over. Ad 1. Visie op ontwikkelingsgericht visiteren. Ontwikkelingsgericht visiteren brengt beoordelen en verbeteren samen in één

visitatieproces. Beoordelen en verbeteren vragen een verschillende benadering: bij de eerste staat het vaststellen van de basiskwaliteit van een opleiding voorop, terwijl de andere een adviesfunctie heeft.

Ontwikkelingsgericht visiteren geschiedt vanuit vertrouwen. Het panel en de opleiding moeten proberen in een sfeer van onderling vertrouwen de visitatie tot een succes te maken. De opleiding moet ervaren dat het panel niet komt om hen af te straffen. Het panel moet ervan uit kunnen gaan dat de opleiding bereid is ook minder goede punten te noemen.

Bij ontwikkelingsgericht visiteren moet het panel beschouwen waar de opleiding vandaan komt, waar ze op dat moment staat en waar ze naar toegaat. Het panel weegt hierin niet alleen het verleden in termen van de gerealiseerde kwaliteit mee, maar neemt ook het verbetervermogen en de daaruit ontstane voornemens van de opleiding in beschouwing. De opleiding wordt dan bekeken als in een film. Bij de plannen van de opleiding voor de toekomst dient het panel vast te stellen dat de kwaliteitszorg van de opleiding stevig genoeg is om deze plannen ook daadwerkelijk te realiseren. Daarmee is ontwikkelingsgericht visiteren meer proces- en potentiegericht, dan gericht op behaalde resultaten.

Ad 2. Ontwikkelingsgericht visiteren tijdens het visitatiebezoek. Door een open en prettige sfeer te scheppen tijdens het bezoek kan het bezoek

weliswaar leiden tot de beoordeling van de opleiding maar in een sfeer van ontwikkeling en verbetering plaatsvinden. De overigens begrijpelijke terughoudendheid of aarzelingen van de opleiding tijdens het bezoek kunnen daardoor minder worden. De gespreksvoering door het panel is daarvoor belangrijk. Ook bij een kritisch panel past een positieve insteek.

Ook een goede voorbereiding van het bezoek door het panel kan bijdragen aan een meer ontwikkelingsgericht bezoek. Ontwikkelingsgericht visiteren vraagt een bepaalde attitude of mindset. Het zou dan goed zijn alle panelleden en niet alleen de voorzitter en secretaris daarop te trainen. Sommige evaluatiebureaus doen dat overigens al.

Tijdens het visitatiebezoek kan het panel een door de opleiding vooraf gestelde leervraag in de gesprekken meenemen.

Het ontwikkelgesprek wordt soms wat plichtmatig afgewerkt, zeker als het aan het einde van het locatiebezoek plaatsvindt. Het kan wijs zijn – zeker bij een negatief paneloordeel - het ontwikkelgesprek later te plannen, als de ervaringen van het bezoek zijn bezonken en als de bevindingen en overwegingen van het panel bij de opleiding bekend zijn. Wellicht kan het ontwikkelgesprek ook digitaal, op afstand. Dan kost het betrokkenen minder (reis)tijd.

Bij het ontwikkelgesprek kan zowel de opleiding als het panel sturend zijn, maar ‘eigenaar’ van het gesprek is en blijft de opleiding. Het is de kunst om het gesprek echt los te zien van de visitatie: het panel heeft nu een andere, adviserende, pet op en de secretaris geeft enkel het gespreksverloop weer.

Niet het integrale verslag van het ontwikkelgesprek moet achteraf door de opleiding gepubliceerd worden, maar alleen de samenvatting daarvan.

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 7 van 21

Ad 3. Ontwikkelingsgericht visiteren en het beoordelingsrapport Het zou goed zijn dat opleidingen nog iets meer gebruik zouden maken van de

vormvrijheid van de zelfevaluatie. Een goed voorbeeld is de student journey. Ontwikkelingsgericht visiteren in de zin van het opnemen en afdraaien van een film

biedt in het beoordelingsrapport de mogelijkheid de ontwikkeling van de opleiding te schetsen. Zo kan bijvoorbeeld de versterking van de examencommissie gedurende de afgelopen jaren worden beschreven. Dat geeft ook meer context aan de vaststellingen in het beoordelingsrapport.

Opmerkingen die bij ontwikkelingsgericht visiteren gemaakt zijn met het oog op verdere verbetering, zijn vrijblijvend en geen aanbevelingen in het rapport in de meer formele zin.

Het visitatierapport en het verslag van het ontwikkelgesprek zijn strikt gescheiden. Het visitatierapport geldt als advies aan de NVAO; bij het ontwikkelgesprek en het verslag daarvan is de NVAO niet betrokken.

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 8 van 21

3. Workshop Gespreksvoering

Tijdens deze sessie is gesproken over de rol van gespreksvoering in de volgende drie fases: 1) tijdens het vooroverleg, 2) tijdens de gesprekken met de opleiding en 3) gedurende de oordeelsvorming. Aan drie secretarissen is gevraagd om de aftrap te doen en vanuit eigen ervaring dit onderwerp te introduceren. Anderen vullen aan of benoemen gerelateerde kwesties. Ad 1. Gespreksvoering tijdens het vooroverleg Eén van de deelnemers vertelt over haar ervaring bij een evaluatiebureau. Voorzitters van panels tijdens de opleidingsbeoordeling traint het bureau zelf. De secretaris stemt met de voorzitter af hoe ze samen optrekken in de voorbereiding op het visitatiebezoek en wie de lead neemt. Centraal daarin staat een ontwikkelingsgerichte aanpak. Panelleden krijgen voorafgaand aan het visitatiebezoek een email waarin onder meer benadrukt wordt dat een positieve houding en open en geïnteresseerde vraagstelling een prettige sfeer en de gespreksvoering ten goede komt. De secretaris bespreekt het onderwerp gespreksvoering nadrukkelijk met elke voorzitter, met name ook de rol van het studentpanellid en de wijze waarop je de vragen insteekt op open wijze. Daarnaast vraagt de secretaris de voorzitter om in het vooroverleg dit onderwerp op de agenda te zetten om te bespreken met de overige panelleden. Met panelleden wordt na afloop geëvalueerd. In de discussie die volgt komen de volgende onderwerpen aan bod: Hoe voorkom je conformisme? Door panelleden vooraf te vragen hun eerste indrukken in steekwoorden op papier te zetten en deze te presenteren tijdens het panelvooroverleg. Dit maakt de afzonderlijke inzichten helder, verrijkt de discussie en helpt de secretaris/voorzitter om vast te stellen wat de cruciale punten zijn. Tijdens het vooroverleg is er vaak maar kort tijd om de bevindingen ten aanzien van de standaarden voor te bespreken. Dit is het eerste moment dat de panelleden elkaar spreken. Ieder panellid wil altijd graag vertellen hoe hij/zij erover denkt, waardoor punten zich herhalen. Hoe zorg je ervoor dat de panelleden hun zegje kunnen doen en zich gehoord voelen maar niet onnodige herhaling in het gesprek komt en het effectief blijft? (En je dus ook als secretaris alle benodigde informatie hebt) Panelleden kun je vooraf een beoordelingsformulier/ eerste indrukkenformulier op basis van de standaarden laten invullen en hen vragen dit naar de secretaris te sturen voorafgaand aan het vooroverleg. Dan is elk panellid gehouden te starten vanuit eerste en echt eigen gedachten. Zo gebeurt dit bij TNO’s van de NVAO. Ook evaluatiebureaus inventariseren vooraf welke indrukken en vragen auditoren hebben. Ook zelfstandig opererende secretarissen geven aan te kiezen voor deze aanpak. Hoe stel je de rolverdeling vast? Vooraf wordt met de voorzitter de agenda afgestemd. Een goede werkrelatie tussen voorzitter en secretaris is zeer belangrijk. De secretaris presenteert bij de start van het vooroverleg de inhoud van het kader en de daarbij horende richtlijnen voor het beoordelingsproces (waaronder de aanwijzingen voor goede gespreksvoering). Ad 2. Gespreksvoering met de opleiding Een zelfstandig secretaris vertelt dat ze altijd aan het panel vraagt om aandacht te hebben voor een positieve houding en een open, geïnteresseerde vraagstelling. Psychologisch is het bijv. slim als de voorzitter bij de start van de visitatie een compliment geeft aan de opleiding. Als dat op zijn plaats over het heldere informatiedossier of over de plezierige ontvangst. Of over de goede gespreksfaciliteiten. Er wordt vanuit de groep een kwestie voorgedragen waarbij er in de gespreksvoering met een examencommissie strubbelingen waren. De secretaris had al een briefje aan de

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 9 van 21

voorzitter gegeven dat het niet de goede kant op ging. Ook bij doorvragen ging het gesprek stroef en prangende vragen bleven onvoldoende onbeantwoord. De secretaris heeft vervolgens, na afstemming met het panel, aan de opleidingsdirecteur aangegeven dat ten aanzien van dit onderdeel het de verkeerde kant op leek te gaan. Een ingreep in het beoordelingsproces; een soort time-out. Dat hielp. Doordat beide partijen even afstand namen en reflecteerden op het verloop van het gesprek, verliep het gesprek met de opleiding over het onderhavige onderwerp veel beter. Het bleek een facultair belang te zijn dat de opleiding eerst niet durfde te benoemen. Interventies op initiatief van de secretaris en in afstemming met het panel, kunnen dus heel goed werken. Stokpaardjes en blinde vlekken van panelleden kun je als secretaris benoemen. Succes van dergelijke feedback hangt af van de manier waarop je deze overbrengt. Respecteer de regels voor het geven van feedback. Die zijn bij ieder bekend. In de discussie komen de volgende onderwerpen aan bod: Wat doe je als een voorzitter niet functioneert? Investeer als secretaris in een goede relatie met de voorzitter. Doe dit meteen bij de start van de samenwerking en spreek af dat je als secretaris de ruimte hebt om de voorzitter aan te spreken op punten van zijn/haar functioneren. Een voorzitter die professioneel is, zal dit toejuichen. Want hij/zij wil ook het best mogelijke verloop van de beoordeling. Het vinden van de goede toon in de communicatie is vanaf het begin van belang, zowel met het panel als de opleiding. Als een voorzitter niet optimaal functioneert, is het een idee om andere panelleden meer in stelling te brengen. Een aanpak die sowieso helpt hierbij is een goede verdeling van taken in het panel tijdens de gesprekken. Bij de bespreking van een onderwerp neemt telkens een aangewezen panellid de lead. Het onderwerp past bij zijn/haar specifieke expertise. Functioneren van de student Soms pakt de student uit enthousiasme/gedrevenheid de voorzittersrol. Doorgaans weet de voorzitter en/of de secretaris hier een goede draai aan te geven (een beetje humor helpt). Studenten kunnen soms heel kritisch zijn, bijv. als ze ervaring hebben opgedaan in de medezeggenschap of in opleidingscommissies. Meer dan in een panel vertegenwoordigen ze in deze gremia een achterban. Een kritische houding als panellid is heel goed, maar de toon maakt hier de muziek; ook het studentpanellid is gehouden aan de insteek van de open dialoog met de opleiding en de daarbij horende gespreksvoering. Een idee is een beginnend student panellid te koppelen aan een ervaren panellid (buddy). Joviale panelleden Bij goed visiteren gaat het om een balans tussen gepaste, professionele afstand en oprechte interesse en blijk geven van ervaren chemie. Dat laatste bespoedigt de open dialoog; het is een uitnodiging aan de vertegenwoordigers van de opleiding om zich ook open op te stellen. Het bekende kat-en-muisspel dient ten koste van alles vermeden te worden. Vaak kennen panelleden vertegenwoordigers van de opleiding en is er niets tegen een hartelijke begroeting. Daarna is er sprake van een gesprek tussen professionals; ieder in zijn/haar rol. Te joviaal gedrag verdient aandacht. Als secretaris bespreek je dit ten eerste met de voorzitter of meteen met het gehele panel. Als in het voorbereidend gesprek aan eventueel ingrijpen op dit punt aandacht is besteed, is het bij een goed panel niet zo moeilijk om hierover tijdens de visitatie feedback te geven tussen de gesprekken met de opleiding door (tijdens de ‘kwartiertjes tussen de gesprekken’). Als op dit punt feedback richting de opleiding nodig is, bespreekt de secretaris het gedrag met de contactpersoon van de opleiding en gaat met hem/haar na wat een goede aanpak is richting de persoon/personen die het betreft.

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 10 van 21

Sowieso informeert de secretaris na het eerste gesprek met de opleidingsvertegenwoordigers hoe zij het gesprek ervaren hebben. Dit gebeurt via de contactpersoon. Er blijken verschillende praktijken te bestaan over wel of niet deelnemen aan de borrel door het panel na afloop van de visitatie. Bij de NVAO gebeurt het tijdens ITK’s en TNO’s in principe niet. Maar het is zeker wel eens gebeurd. Secretarissen melden dat het bij de beoordeling bestaande opleidingen wel voorkomt, maar niet altijd. Het gebeurt nadat het panel zijn terugkoppeling heeft gegeven en het advies vastligt. Alleen het beoordelingsrapport is vanzelfsprekend nog niet gereed. Voorop staat dat panelleden hun onafhankelijkheid blijven waarmaken tot en met het einde van het proces, dus ook in de fase realisatie beoordelingsrapport. Het gaat dus hier ook weer om professioneel gedrag. Dat is wat we van panelleden mogen verwachten. Vragen stellen Is vooral het panel aan het woord in plaats van de opleiding? Zeg dan tegen het panel dat van alle gesprekstijd het panel daarvan bijv. twee-derde opeist. Dat is niet goed. Stel één vraag per keer. Geen lange aanloop naar de daadwerkelijke vraag. De secretaris heeft als taak om tussen de gesprekken het panel hierop feedback te geven als de vragen niet op de goede manier worden gesteld. Niet alleen de manier van vragen stellen is belangrijk, maar ook de non-verbale communicatie van panelleden. Wat straal je uit? Hoe zit je erbij? Non-verbaal gedrag van het panel heeft grote invloed op de opleiding. Het panel moet zich daarvan bewust zijn. Ad 3. Gespreksvoering tijdens de oordeelsvorming Eén van de aanwezige secretarissen neemt het voortouw bij de bespreking van dit onderdeel. Haar ervaring is dat voorzitters de oordeelsvorming verschillend aanvliegen en niet altijd grondig. In de discussie die volgt komt het volgende aan de orde. De oordeelsvorming gebeurt aan het einde van een dag die energie kost, terwijl dit onderdeel van groot belang is en alle aandacht en scherpte van het panel vraagt. Het gebeurt niet zelden dat een secretaris het panel hier op moet wijzen zodat de oordeelsvorming niet wordt ‘afgeraffeld’. Het beste is in afstemming met de voorzitter voor een stap-voor-stap aanpak te kiezen zodat het panel niet de neiging heeft naar ‘een conclusie te springen’. Doorgaans werkt het goed dat elk panellid eerst individueel (en voor zich/haarzelf) de gelegenheid krijgt om per standaard een oordeel te vellen en daarvoor argumenten te geven (op papier) en daarna ook een advies. Daarna volgt onder leiding van de voorzitter een discussie over elke standaard waarbij elk panellid vertrekt vanuit zijn/haar oordeel en argumenten. Het panel stelt als mogelijk op basis van consensus het oordeel op elke standaard vast en zo ook het paneladvies. De voorzitter geeft panelleden alle ruimte in de discussie en is niet dominant. Alleen als het panel er niet uitkomt, haakt de voorzitter een knoop door. Een minderheidsstandpunt van een panellid is mogelijk, maar liever weet het panel dat door goede discussie te vermijden. Door als secretaris tijdens de kwartiertjes tussen de gesprekken lastige punten scherp in het oog te houden (na te vragen bij het panel of de opleiding deze punten naar tevredenheid heeft verwoord), kun je enigszins voorsorteren op de oordeelsvorming. Hierdoor beweegt de perceptie van de kwaliteit van de opleiding zich geleidelijk aan in een bepaalde richting.

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 11 van 21

De stevige onderbouwing van de standaarden is voor de secretaris bij een negatief advies nog belangrijker. Het is derhalve belangrijk om al gedurende de bezoekdag argumenten van het panel goed te registreren. Tot slot, wat vinden de aanwezige secretarissen van online visiteren? Eerste reacties passeren de revue. Er zijn nog maar weinig ervaringen met de online-visiteren. Liever eerst experimenteren met interne audits, het belang is wel erg groot Niet met de huidige bestaande software, misschien in de toekomst als er betere

applicaties zijn Erg vermoeiend voor de secretaris Je mist de onderlinge dynamiek en dat geeft je juist informatie en input. Ook voor de

eenheid van het panel is het fijn als je elkaar fysiek ontmoet De rol van de voorzitter wordt nog belangrijker Ook diens kwaliteiten om te

structureren Jammer dat je niet iedereen kan zien Korter programma/ ander programma Wat vinden de secretarissen van deze eerste online bijeenkomst? Waardevolle tips gehoord en gelezen via de chat Volgende keer misschien vooraf casuïstiek delen

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 12 van 21

4. Workshop Kritische Beroepssituaties

Met zeven personen in totaal bespraken we de volgende kritische beroepssituaties: Onderwerp 6 Interventies tijdens het locatiebezoek Onderwerpen en tips die in het gesprek naar voren kwamen: Als je als secretaris de compilatie van eerste indrukken maakt en je merkt dat de

vragen al van een bepaald vooroordeel uitgaan, of op een negatieve manier gesteld zijn, dan kun je als secretaris deze vragen zelf al op een open (positieve manier) formuleren. Dat kan de panelleden helpen.

Het samenspel tussen de secretaris en de voorzitter is cruciaal. Dan is een goede voorbereiding (contacten tussen de secretaris en de voorzitter voorafgaand aan het vooroverleg) essentieel.

Stel dat je het probleem hebt dat de voorzitter zelf niet het juiste voorbeeld geeft, door bijvoorbeeld niet de juiste vragen te stellen, dan zou je kunnen vragen of een van de panelleden (die wel het goede voorbeeld geeft) als ‘vicevoorzitter’ kan optreden. Deze vicevoorzitter heeft dan de rol om de voorzitter ‘aan te spreken’, zodat jij als secretaris dat niet (steeds) hoeft te doen.

De voorbereiding / het vooroverleg is cruciaal. Dan kun je panelleden al in de juiste mindset krijgen, door voorbeelden te noemen van dingen die je niet wil zien, bijvoorbeeld stokpaardjes.

De ‘pauzes’ tussen de gesprekken door zijn de momenten waarop je als secretaris de panelleden kunt aanspreken op bijvoorbeeld hun gedrag.

Wat doe je als je merkt dat het panel richting een onvoldoende gaat? Tip; zo vroeg mogelijk aangeven richting de opleiding (opleidingsmanagers) dat het panel twijfel heeft. En zorgen dat het een evenwichtige visitatie blijft (door ook op het positieve te focussen). Dat het panel twijfel heeft, kan ook aanleiding zijn om het programma van het locatiebezoek te wijzigen, door bijvoorbeeld een extra gesprek met de relevante gesprekspartners aan te vragen.

De groep heeft ook ervaringen met online visiteren besproken. Een manier die besproken werd was het gebruik van verschillende ‘digitale kanalen tegelijkertijd’; dus bijvoorbeeld via Teams de gesprekken tussen het panel en de opleiding en dan tegelijkertijd via Zoom de gesprekken tussen het panel onderling. Via Zoom kan het panel dan onderling chatten over vragen die aan de opleiding gesteld moeten worden. En via Zoom kan het panel dan na het gesprek met de opleiding, het gesprek evalueren en zich voorbereiden op het volgende gesprek.

Onderwerp 3 De secretaris traint (in afstemming met de NVAO) de voorzitter c.q. instrueert de panelleden ten aanzien van kennis van het accreditatiekader en visitatievaardigheden, waaronder passende gespreksvoering. De secretaris weet het panel in de juiste mindset te brengen voor het locatiebezoek. Hoe pak je dat aan als secretaris? Ook hier kwam naar voren dat de contacten met de voorzitter belangrijk zijn; eerst met hem/haar afspreken om het vooroverleg door te nemen en aan te geven wat je van het panel verwacht. Onderwerp 9 De kwaliteit, inhoud en het moment van ontwikkelgesprekken. Hoe pak je dat aan als secretaris in overleg met de opleiding en het panel? Bij dit onderwerp werd de vraag voorgelegd hoe je als, als kwaliteitszorgmedewerker bij een opleiding, de toevoegde waarde van het ontwikkelgesprek aan de opleiding duidelijk kan maken? De opleiding vindt het ontwikkelgesprek “een moetje”. Hoe zorg je dat de opleiding zelf het ontwikkelgesprek benut voor de toegevoegde waarde?

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 13 van 21

De opleiding zou het ontwikkelgesprek als een “cadeautje” moeten zien. Laat de opleiding twee vragen formuleren die voor de opleiding van belang zijn, maar die niet (direct) de visitatie raken. Zo kan de opleiding (toch) nut halen uit het ontwikkelgesprek. Ook het moment van het ontwikkelgesprek werd besproken. Wanneer hou je dit? Direct na de visitatie of later? De groep vond het fijner om het ontwikkelgesprek op een later moment te houden, maar dit kan niet altijd, ook vanwege panelleden die vanuit het buitenland moeten komen. Door de huidige corona-situatie waarin bijna alle overleggen digitaal gebeuren, komt de groep tot het inzicht dat juist dit ontwikkelgesprek digitaal plaats zou kunnen vinden. Het panel kent elkaar immers al en de opleiding kent het panel ook al. En ook niet het hele panel hoeft bij het ontwikkelgesprek aanwezig te zijn. Een andere tip die werd gegeven was om het ontwikkelgesprek te houden tijdens een symposium o.i.d.; een bijeenkomst die voor die onderwijsrichting van belang is en waar zowel de panelleden als (afgevaardigden van) de opleiding bij aanwezig zijn. We eindigden het gesprek met de vraag ‘wat was jouw parel van vandaag?’; met andere woorden; wat was voor jou de meest waardevolle tip of inzicht? Het online-ontwikkelgesprek was het punt dat het meest genoemd werd.

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 14 van 21

5. Workshop De secretaris als procescoördinator

Hierin zijn de bevindingen van de workshops van 13 november 2019 en van 15 april 2020 over dit thema samengevoegd. Brainstorm per fase van het proces

We gaan de verschillende fasen van het proces langs. We bespreken waar je als secretaris aandacht voor moet hebben en bespreken wat mogelijke knelpunten voor een onafhankelijk secretaris zijn: 1. Opdracht van de instelling Punten van aandacht: Onafhankelijkheid benoemen/wat is de afstand tot de opdrachtgever; Verwachting van de opleiding en de instelling; Doorlooptijd/tijdschema; Vervanging; Zijn er andere secretarissen/evaluatiebureaus in het cluster? Wat neemt de opdrachtgever af bij de secretaris (werken met modules); Afspraken over documenten-verkeer. In de workshop van 15 april 2020 zijn nog de volgende punten benoemd: Vaststellen wat de scope en omvang van de opdracht is, gaat het over een herstel, over

accreditatie, ieder geval brengt een andere opdracht mee. Het is maatwerk en je staat in een veel directere verhouding tot de opdrachtgever dan

als de directeur van een bureau de onderhandeling doet. Wees er ook alert op dat je met meerdere partijen te maken hebt: de opleiding en

instelling, het panel, de NVAO aan het eind. Kies steeds je positie goed. Denk aan aansprakelijkheid, ook in zakelijke/juridische zin. Maak duidelijke afspraken

om te voorkomen dat je later wordt aangesproken op zaken waar je een verantwoordelijkheid voor hebt, zoals imago-schade bij negatief oordeel, etc.

2. Panelsamenstelling (clusters) Punten van aandacht: Waarschijnlijk samenwerken met andere bureaus/secretarissen, daar afspraken over

maken; Rol van de opdrachtgever bij opstellen longlist/shortlist; Knelpunt: grote klus voor zelfstandig secretaris. In de workshop van 15 april is hierover nog het volgende opgemerkt: Bureaus hebben de voorkeur voor vaste voorzitters die ze goed kennen; een mix van

ervaring met beoordelen en expertise uit het werkveld is van belang. De secretaris/pc moet de voorzitter trainen en ook panelleden voorbereiden op hun

taak. Je kan dit met een telefoongesprek doen maar een onervaren voorzitter moet je toch uitgebreider trainen.

De NVAO heeft materiaal voor de training. 3. Voorbereiding site visit Logistieke voorbereiding zoveel mogelijk delegeren aan de opleiding; Maak AVG afspraken, zorg voor veilige omgeving. In de workshop van 15 april kwam nog het volgende naar voren: De secretaris/pc moet ervoor zorgen dat de gesprekstechnieken bij de panelleden

bekend zijn; de voorzitter stuurt het panel aan maar de secretaris/pc moet dit wel in de gaten houden en ingrijpen als er iets niet goed gaat

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 15 van 21

4. Site visit Het is mogelijk niet zelf de secretaris te zijn maar hier iemand voor in te huren om zo

de last te verminderen. 5. Verslaglegging (als de procescoördinator dat niet zelf doet) Zoeken naar een tegenlezer. Rol van de NVAO We discussiëren over wat we nodig hebben van de NVAO in termen van tools, informatie om de rol van procescoördinator te doen? Aan bod komt: Secretarissen hebben vaak geen eduroam. Zouden licenties niet gefaciliteerd kunnen

worden door de NVAO; Een portal om bestanden uit te wisselen via surfdrive zou mogelijk zijn als secretarissen

een licentie via de surfacademie kunnen krijgen Bureaus hebben naast het nieuwe werkoverleg ook nog een bilateraal. Welke info

komt daar aan bod? Moet dit ook niet met onafhankelijk secretarissen gedeeld worden?

Kunnen onafhankelijk secretarissen ook feedback krijgen op hun rapport? De NVAO heeft een loketfunctie. Maak deze nog meer zichtbaar en houd er als NVAO

rekening mee dat deze wellicht met de komst van meer onafhankelijk secretarissen als procescoördinator meer gebruikt gaat worden.

In de workshop van 15 april is het volgende opgemerkt: De NVAO stimuleert dat opleidingen zelf visitaties opzetten om zo meer

eigenaarschap te krijgen over dat proces. Daarvoor moeten opleidingen in zee gaan met secretarissen, die niet altijd de backup van een bureau hebben. De NVAO biedt wel ondersteuning, maar het zou beter zijn daarvoor een paar specifieke medewerkers aan te wijzen, zodat een secretaris/pc met een vraag niet hoeft te zoeken naar de juiste persoon.

Wat moet je zelf in huis hebben als secretaris/pc: Je moet jezelf ook kunnen verkopen; kwaliteit is dan je product. Je moet een sensitiviteit hebben voor wat er tussen de verschillende partijen bij een

beoordeling gebeurt. Je moet empathisch zijn en met de opleiding kunnen meedenken, maar ook niet teveel

meeleven, want een beoordeling kan ook negatief uitpakken en dan verandert de toon nog wel eens. Houd een professionele afstand.

Conclusies Een secretaris als projectleider moet een schaap met 5 poten zijn. Om die reden zou je

als secretaris wel echt senior moeten zijn; Bij de afspraken met de opdrachtgever is het wellicht nuttig om als secretaris de

opdracht te verdelen in verschillende pakketten/modules, bijv de module panelsamenstelling. De opdrachtgever beslist welke module hij of zij afneemt. Per afgenomen module maak je duidelijke afspraken. De verwachting is dat een instelling in vergelijking met het inhuren van een evaluatiebureau meer modules zelf uit zal voeren;

Wanneer meer onafhankelijk secretarissen op gaan treden als projectleider leidt dit mogelijk tot meer vragen aan de NVAO via het NVAO loket;

Een visitatieproces begeleiden als onafhankelijk secretaris is mogelijk maar bij een aantal fasen is het wenselijk om een tweede persoon bij het proces te betrekken. Denk aan: backup bij ziekte, tegenlezer;

Het is belangrijk om als secretaris ook na te denken over juridische aspecten bij een visitatieproces zoals AVG, verzekering bij schadeclaim, archivering.

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 16 van 21

Op 15 april is in de workshop het volgende geconcludeerd: Het is een complexe klus om secretaris en pc tegelijk te zijn. Zaken als

aansprakelijkheid zijn belangrijk, maar moeten je ook niet ervan weerhouden om zo'n klus op te pakken.

Er is voor opleidingen veel te winnen: meer maatwerk, meer duidelijkheid over wie hun aanspreekpunt is.

Neem de voorbereiding van het panel serieus; train de leden waar nodig vooraf in de juiste gesprekstechniek en –houding. Tijdens een site visit moet het goed gaan, een gesprek kan je niet overdoen.

Online visiteren Tijdens de workshop is zijdelings het onderwerp online visiteren aangesneden. Belangrijkste conclusie is dat face-to-face visiteren de voorkeur heeft maar dat online visiteren volgende de deelnemers aan de workshop goed mogelijk zou moeten zijn. Enkele secretarissen hebben al ervaring, sommige hebben de eerste online visitatie gepland staan. Tips bij online visiteren: Zorg naast de tool die je gebruikt om te communiceren (Teams, Zoom, hangout etc)

voor een extra tool waarmee je met het panel apart kunt communiceren (al is het maar chatten);

Spreek met opleiding en panel af dat op ieder moment de visitatie gestaakt kan worden als blijkt dat het noodzakelijk is om face-to-face te visiteren om de opleiding goed te kunnen beoordelen;

Tijdens de voorbereiding van de visitatie is het belangrijk om af te spreken wie welke vragen stelt.

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 17 van 21

6. Bijlage Voorstel instellingsreview

Voorstel instellingsreview versie 24-02-2020 Aanleiding en doelstelling In de Kamerbrief Verkenning kwaliteitsborging en lasten hoger onderwijs (juli 2019) heeft de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap aangegeven dat zij op zich positief staat tegenover het introduceren van instellingsaccreditatie naast de bestaande vormen van accreditatie. Tevens stelt ze dat een en ander nog samen met het onderwijsveld nader doordacht en uitgewerkt moet worden. Het streven is om medio 2020 de uitwerking gereed te hebben en de Tweede Kamer hierover te informeren. Doel is dat het functioneren van de kwaliteitscultuur binnen onderwijsinstellingen wordt ondersteund en verder gestimuleerd. Studenten, docenten, kwaliteitszorgmedewerkers en instellingsbestuurders ervaren een duurzame betrokkenheid bij, eigenaarschap van, en invloed op de onderwijskwaliteit. Ook moet de kwaliteitszorg mogelijk maken dat vernieuwing en flexibilisering van het onderwijsaanbod sneller van de grond komen. Om tot een dergelijke uitwerking te kunnen komen, wil OCW op basis van onderstaand voorstel het gesprek voeren met diverse belanghebbenden. Het voorstel is bedoeld als discussiestuk. Dit stuk kan dan ook in de komende maanden nog geregeld worden aangepast. Het voorstel bouwt voort op de verkenning uit genoemde Kamerbrief en betreft een aantal uitgangspunten en keuzes voor het beoogde beoordelingsinstrument. In de Kamerbrief en – in aanvulling daarop, de strategische agenda hoger onderwijs en onderzoek – zijn de belangrijkste kansen en risico’s genoemd. Deze worden hieronder kort beschreven. In het voorstel wordt het instrument aangehaald als instellingsreview: een beoordeling op instellingsniveau van de kwaliteitszorg. Kansen

1. Een instellingsreview kan stimulerend werken voor de kwaliteitscultuur bij instellingen, doordat het eigenaarschap (de verantwoordelijkheid die men ervaart) binnen de instelling wordt vergroot. Een stevige kwaliteitscultuur is uiteindelijk een betere waarborg van de kwaliteit van het hoger onderwijs dan een geheel van extern opgelegde regels.

2. Een groter gevoel van eigenaarschap over de kwaliteit en kwaliteitsborging betekent dat docenten meer op hun professionaliteit worden aangesproken en meer lef/durf tonen om buiten de gebaande paden te gaan. Dit komt ook naar voren uit de pilot instellingsaccreditatie met lichtere opleidingsaccreditatie. Opleidingen ervaren meer ruimte en minder regeldruk om te kwaliteit te borgen op een wijze die zij betekenisvol achten.

3. Een instellingsreview biedt tevens de mogelijkheid de studentbetrokkenheid bij kwaliteitszorg verder te versterken en de onderwijsinstelling te stimuleren om zich responsiever op te stellen ten aanzien van haar omgeving. Er komt ruimte voor een rijker kwaliteitsbegrip.

4. De samenleving en arbeidsmarkt vraagt om maatwerk in het onderwijs en een flexibel, modulair onderwijsaanbod. Innovatieve vormen van onderwijs passen niet altijd in de mal van een opleiding. Een instellingsreview maakt het mogelijk dat een instelling van overheidswege getoetst wordt op de kwaliteitsborging van programma’s en modules die geen opleiding vormen. Daarmee worden instellingen gestimuleerd om de kwaliteitszorg van programma’s en modules te professionaliseren. Tevens kan dit tussen instellingen en opleidingen de onderlinge erkenning van studiepunten vergemakkelijken.

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 18 van 21

Risico’s

1. Het beoogde effect van instellingsreview – dat het instellingsbestuur haar verantwoordelijkheid ten volle neemt – heeft een keerzijde. De kans bestaat dat instellingen de interne kwaliteitszorg meer op centraal niveau gaan beleggen en zwaarder maken dan wellicht noodzakelijk is. Dit komt het eigenaarschap op opleidingsniveau niet ten goede. Het is zaak om hierin de juiste balans in te vinden.

2. De onderlinge vergelijkbaarheid van de oordelen tussen gelijksoortige opleidingen bij verschillende instellingen kan afnemen. Het kan daardoor moelijker worden om inzicht te krijgen in de mate waarin een opleiding bij de ene instelling van vergelijkbare kwaliteit is als de andere instelling. Verder is het borgen van de wettelijke beroepsvereisten een punt van aandacht.

3. Wanneer er bij een instellingsbeoordeling teveel op het spel staat, zijn belanghebbenden eerder geneigd om niet het achterste van hun tong te laten zien. Een commissie kan dan bovendien niet de vrijheid voelen om zich kritisch op te stellen. Het is dan ook van belang dat er reële alternatieven (terugvalopties) zijn. Het systeem mag niet ontmoedigen dat tekortkomingen aan het licht komen.

4. Het risico bestaat dat de instellingsreview leidt tot een rangschikking van instellingen met en zonder instellingsreview. Instellingen kunnen daardoor politieke of maatschappelijke druk voelen om mee te moeten doen aan het systeem van ‘instellingsreview’, ook wanneer dat niet goed past bij het profiel (of sturingsmodel) van de instelling. Een dergelijke rangschikking is onwenselijk.

Uitgangspunten voor ontwerp van instrument

Overheid blijft garant staan voor de kwaliteit en de waarde van diploma; Voldoen aan Europese normen (ESG);

Kwaliteitscultuur komt verder tot bloei; Meer proportionaliteit van het toezicht; Interne governance functioneert naar behoren; Vertrouwen en zelfvertrouwen binnen de instelling; Kwaliteitszorg is ontvankelijk voor maatschappelijke verwachtingen en

ontwikkelingen; Schokbestendig stelsel: niet geleid door incidentenpolitiek; Toekomstbestendig stelsel: voorsorteren op flexibilisering.

Voorstel 1. Wat wordt getoetst met de instellingsreview?

Voorstel is invoering van een instellingsreview. De instelling is daarbij verplicht om zelf periodieke opleidingsvisitaties uit te voeren.

Met een instellingsreview toont een hogeronderwijsinstelling aan dat zij de

kwaliteit van het onderwijs zelf waarborgt en verbetert. Dit stelt de NVAO vast op grond van een beoordeling van de effectiviteit van het interne kwaliteitszorgsysteem in samenhang met de kwaliteitscultuur.

Een positieve instellingsreview betekent dat een instelling de kwaliteitszorg

structureel op orde heeft en dat zij daarmee instaat voor de kwaliteit van haar onderwijs. Het betekent ook dat de instelling zelf eventuele tekortkomingen tijdig in beeld heeft, passende maatregelen neemt (of heeft genomen) om tekortkomingen weg te nemen, en de opleiding zo nodig beëindigt.

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 19 van 21

2. Wat houdt de instellingsreview in?

De basis voor de instellingsreview bestaat uit vier standaarden die gemodelleerd zijn naar de PDCA-cyclus (zoals ook de huidige ITK):

(Plan) De instelling beschikt over een breed gedragen onderwijsvisie en een daarbij aansluitend beleid gericht op de interne kwaliteitszorg van haar onderwijs. (Do) De instelling verwezenlijkt de onderwijsvisie op doeltreffende wijze, blijkend uit passende beleidsacties en -processen met name op het gebied van personeel, toetsing, voorzieningen, en studenten met een functiebeperking. (Check) De instelling evalueert stelselmatig of zij de beoogde beleidsdoelstellingen met betrekking tot onderwijskwaliteit realiseert. Daarbij betrekt zij relevante stakeholders. (Act) De instelling is gericht op ontwikkeling en werkt systematisch aan de verbetering van haar onderwijs.

In aanvulling op, of als uitwerking van, deze vier standaarden wordt getoetst:

a. De interne checks and balances functioneren naar behoren. In

het bijzonder: de opleidingscommissies en examencommissies zijn voldoende toegerust om hun wettelijke taken effectief uit te voeren m.b.t. de kwaliteit van het onderwijs. Daarnaast wordt de rol van de RvT’s ten aanzien van de kwaliteitszorg beoordeeld.

b. De instelling houdt in haar onderwijsvisie rekening met externe partners/stakeholders, zoals werkgevers en andere maatschappelijke actoren, ten behoeve van de kwaliteitsborging en verbetering van het onderwijs.

c. De instelling betrekt haar studenten op effectieve wijze bij de borging en verbetering van het onderwijs.

d. De instelling heeft een breed gedragen visie op studentwelzijn en voert hier passend beleid op.

Voorwaarde voor verlening van een positieve instellingsreview is dat de

instelling voldoet aan de wettelijke vereisten in de WHW die van toepassing zijn. Aanzienlijke tekortkomingen zijn op zichzelf voldoende grond voor een negatief besluit.

De instelling borgt de kwaliteit van opleidingen, conform de Europese

normen (ESG):

i. Op basis van deskundige en onafhankelijke peer review ii. Met openbaarmaking van resultaten iii. Waarbij ten minste elke zes jaar alles een keer is beoordeeld iv. Waaronder: beoogd eindniveau, toetsing, programma en docenten.

En daarnaast:

v. Een beoordeling van het gerealiseerd eindniveau vi. Een beoordeling in vergelijking met andere opleidingen

Voor de kwaliteitsborging van internationale joint programmes geldt alleen de

European Approach for Quality Assurance of Joint Programmes (gebaseerd op de ESG).

De instelling heeft voor elke opleiding aantoonbaar geborgd: i. Dat aan de

wettelijke beroepseisen wordt voldaan, indien van toepassing ii. Dat de beoogde

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 20 van 21

kwalificaties afgestemd zijn met maatschappelijke stakeholders, inclusief het werkveld.

De commissie van deskundigen voert in het kader van de instellingsbeoordeling

steekproeven uit waarmee wordt bezien of de kwaliteit op opleidingsniveau daadwerkelijk is geborgd.

3. Door wie en hoe wordt de instellingsreview uitgevoerd?

• De instellingsbeoordeling geschiedt door een commissie van deskundigen (getraind om dergelijke beoordelingen uit te voeren), aangesteld en secretarieel ondersteund door de NVAO.

• Op basis van een zelfevaluatie, meerdere locatiebezoeken gespreid over een

periode van twee jaar, en audit trails. De beoordeling geschiedt met meer diepgang en grondigheid dan de huidige ITK.

4. Wat is het gevolg van de instellingsreview?

• Een positieve instellingsreview heeft voor de instelling als gevolg dat de opleidingen die al geaccrediteerd zijn, dat ook blijven.

• Een positief besluit op de instellingsreview is acht jaar geldig.

• Een instellingsreview heeft niet alleen betrekking op de reeds geaccrediteerde

opleidingen (die in het Croho zijn geregistreerd) maar bezien wordt of dit – mits in verhouding tot het aantal opleidingen – ook op programma’s, minoren, modules, die in formele zin geen opleiding zijn, betrekking heeft. Zulke onderwijseenheden worden in ons stelsel niet op zichzelf geaccrediteerd, maar met de instellingsreview wordt wel van overheidswege vastgesteld dat de kwaliteitsborging daarvan op orde is.

5. Onder welke voorwaarden vindt de instellingsreview plaats?

• Alle universiteiten en hogescholen, zowel bekostigd als niet-bekostigd, kunnen op vrijwillige basis een instellingsreview aanvragen bij de NVAO.

• Een instellingsreview kan, indien de instelling dat wenst, slechts betrekking

hebben op een deel van het onderwijs (bijvoorbeeld groepen van opleidingen, faculteit, domein, instituten, alleen masters e.d.).

6. Welk vangnet realiseert de overheid?

• De overheid formuleert heldere eisen ten aanzien van de onafhankelijkheid van de deskundigen die de opleidingen visiteren en beoordelen. Te denken valt hierbij aan de huidige onafhankelijkheidseisen die de NVAO hanteert bij het instemmen van commissies van deskundigen.

• De overheid formuleert heldere eisen ten aanzien van de openbaarmaking van

resultaten van opleidingsvisitaties.

• Als een instelling een nieuwe opleiding wil starten, moet de toets nieuwe opleiding worden aangevraagd bij de NVAO, zoals ook nu het geval is. Voor (eventuele) bekostiging moet de macrodoelmatigheidstoets plaats vinden.

NVAO Vertrouwen in kwaliteit pagina 21 van 21

• De NVAO kan bij de instellingsreview een “positief besluit onder voorwaarden” geven, indien er ten aanzien van de kwaliteitszorg tekortkomingen zijn geconstateerd die naar het oordeel van de NVAO binnen 2 jaar kunnen worden weggenomen. Mocht een instelling na twee jaar nog niet de tekortkomingen hebben weggewerkt, dan gaat de instelling (verplicht) over naar een ander accreditatieregime (ITK en/of OA).

• De instelling blijft verplicht om voor opleidingen instemming te vragen bij de

NVAO voor: a. Naamswijziging b. Anderstalig onderwijs

• De NVAO voert steekproeven uit bij opleidingen die onder het regime van een

instellingsreview vallen, en stelt de instelling zes weken van te voren daarvan op de hoogte. Met de steekproef wordt vastgesteld of er reden is tot nader onderzoek naar de kwaliteit van het onderwijs. De selectie van steekproeven vindt plaats op grond van risicoinschattingen en signalen.

• Er is een bevoegdheid voor de overheid om tussentijds een accreditatie onder

voorwaarden te verlenen dan wel de accreditatie in te trekken, bij opleidingen die onder het regime van een instellingsreview vallen. Dit geschiedt altijd op basis van een volledige opleidingsvisitatie door een commissie van onafhankelijke deskundigen.

• De Inspectie van het Onderwijs en de NVAO voeren gezamenlijk elk jaar een

thematische analyse uit, met als doel het lerend vermogen van het hoger onderwijsstelsel te versterken. De onderwerpen worden afgestemd met het hoger onderwijsveld.

• Alle visitatierapporten en andere resultaten van kwaliteitszorg die conform de

ESG openbaarheid vereisen, worden opgenomen in een landelijke database van de overheid. Waar mogelijk wordt deze aangesloten op een internationale database.

Contact Voorliggende tekst betreft een werkdocument dat steeds wordt geactualiseerd. Bij twijfel over de meest recente versie, gelieve contact op te nemen met Dirk Haen – dirk.haen@minocw.nl, projectleider Instellingsaccreditatie.