Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris ...

PROVINCIALE STATEN

VAN OVERIJSSEL

Reg.nr. ^

Dat. ontv.: 8 MRT 2015

Luttenbergstraat 2

Postbus 10078

8000 GB Zwolle

Telefoon 038 499 88 99

Fax 038 425 48 88

overijssel.nl

postbus@>overijssel. nl

Provinciale Staten van Overijssel KvK 51048329

IBAN NL45RABO0397341121

Inl ichtingen bij

dhr. L. Folkertsma

telefoon 038 499 94 03

[email protected]

Onderwerp: Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

Datum

13.03.2015

Kenmerk

2015/0030868

Pagina

1

Toezending aan Provinciale Staten met oogmerk:

[X] ter informatie

[ ] anders, en we l :

Bijlagen

I. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014 (te raadplegen via

www.overijssel.nl/sis en ligt ter inzage bij de receptie van het Provinciehuis)

Op basis van de Archiefverordening provincie Overijssel 2103 heeft de provinciale

archiefinspecteur, tevens provinciearchivaris zijn jaarverslag over 2014 uitgebracht aan ons

college. Wij hebben heden kennis genomen van dit verslag.

In het verslag krijgen zowel het relatiebeheer (kennis- en informatieoverdracht) als de

inspectiebezoeken in het kader van het vernieuwde interbestuurlijk toezicht aandacht.

Interbestuurlijk archieftoezicht wordt uitgeoefend op de gemeenten, waterschappen en

openbare lichamen int Overijssel (archiefwettelijk zorgdragers genoemd. In de functie van

provinciearchivaris wordt toezicht uitgeoefend op het beheer van de provinciale

informatiehuishouding (vanaf het ontstaan van archiefdocumenten totdat zij als 'oud archief'

worden overgebracht naar het Historisch Centrum Overijssel (HCO)). Die overbrenging van

blijvend te bewaren archief dient volgens de Archiefwet 1995 plaats te vinden na twintig jaar.

In het afgelopen jaar is archief van ons college en van de Commissaris van de Koningin over

de periode 1987-2004 (deels vervroegd) overgebracht. Op een deel van de stukken van het

archief van de Commissaris van de Koningin berust een openbaarheidsbeperking op grond van

de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Deze openbaarheidsbeperking wordt binnenkort

bekend gemaakt via publicatie in de Staatscourant en in het Provinciaal Blad. Over die

openbaarheidsbeperking heeft conform het bepaalde in de Archiefwet 1995 overleg

plaatsgevonden met de Algemene Rijksarchivaris.

Voor wat betreft de aandacht die archiefzorg en archiefbeheer krijgen bij de mede-overheden

in Overijssel merken wij op, dat die in het algemeen voldoende aandacht krijgen. In 2013

werd een achterstand in archiefvorming en -bewerking geconstateerd bij vier gemeenten; in

2014 (met uitloop dit jaar en deels ook 2016) is door drie van deze vier gemeenten planmatig

gewerkt aan het wegwerken van deze achterstanden. Voor het jaar 2015 is aan drie

provincie

Datum verzending ■I 7 MMT 2015 verijssel

http://overijssel.nl

mailto:[email protected]

http://www.overijssel.nl/sis

Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

gemeenten het toezichtregime 'oranje' toegekend; eenmaal wegens de bouwkundige toestand van de archiefbewaarplaats (nieuwbouw vindt in 2015 plaats), en tweemaal wegens achterstanden in archiefbewerking.

Vergeleken met de situatie van één jaar geleden constateren wij meer systematische aandacht voor kwaliteitszorg (in meer dan tweederde van de gemeenten met behulp van de zgn. Kritische Prestatie Indicatoren, KPI's voor archiefbeheer) en een toenemend aantal gemeenten dat overgaat tot vervanging van analoge archivering door digitale archivering. In 2014 archiveerden naast de provincie een zevental gemeenten (geheel of gedeeltelijk) digitaal; sinds 1 januari 2015 is dat aantal gestegen naar negen.

Datum

13.03.2015 Kenmerk

2015/0030868 Pagina

2

Tegen de achtergrond van de toenemende digitale archivering is aandacht nodig voor de digitale duurzaamheid. Met de oplevering dit voorjaar van de pilot ontwikkeling gemeenschappelijke e-Depotvoorziening bij het HCO worden voorwaarden geschapen voor de digitale duurzaamheid. Het is aan de zorgdragers om zich daarbij aan te sluiten of te kiezen voor ander oplossingen. De pilotfase van het e-Depot van het HCO, waarin wij een bijdrage verleenden van € 500.000, vindt plaats op een symposium op 1 april bij het HCO in Zwolle. Het Nationaal Archief, dat in een zgn. tenantconstructie de software voor het e-Depot beschikbaar stelde in de pilotfase aan een drietal Regionaal Historische Centra zal in de loop van dit jaar overgaan tot formele aansluiting van RHC's op de gemeenschappelijke software voor het e-Depot.

Het jaarverslag van de provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris wordt door ons verder aangeboden aan alle zorgdragers in Overijssel.

Gedeputeerde Staten van Overijssel,

voorzitter,

secretaris,

provincie A%

Verslag provinciale archiefinspectie en

provinciearchivaris Overijssel 2014

-Risico’s van hybride archiveren

-Ontwikkeling gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen in Overijssel

Bestuurs- en Concernzaken

drs. L. Folkertsma

2015/0033439

februari 2015

Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

Colofon

Uitgave

provincie Overijssel

2015/0033439

Datum

maart 2015

Auteur

Drs. L. Folkertsma

Oplage

90

Een digitaal exemplaar van dit verslag kunt u aanvragen bij het secretariaat van het team BCDOK,

telefonisch via 038 499 9393 of per mail via [email protected]

Fotografie/Illustraties

Rob van Dam/BVINF (foto van gescheurde wartel), Bas van Dishoeck/BCC (foto’s van archiefruimte

in provinciehuis) en Stadsarchief Enschede (foto’s archiefbewaarplaats)

Vormgeving

Team Communicatie

Inlichtingen bij

Drs. L. Folkertsma

Provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris

Eenheid Bestuurs- en Concernzaken,

Team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet

Telefoon: 038 499 9403

Mobiel: 06 10 43 23 47

E-mail: [email protected]

Adresgegevens

Provincie Overijssel

Luttenbergstraat 2

Postbus 10078

8000 GB Zwolle

Telefoon 038 499 88 99

Fax 038 425 48 88

www.overijssel.nl

[email protected]

mailto:[email protected]

Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014 3

Inhoudsopgave

1. Voorwoord 2. Inleiding 3. Zorgdragers in Overijssel 4. Onderwerpen van inspectie en relatiebeheer 5. Ontwikkelingen in de weten regelgeving 6. Ontwikkelingen provincie Overijssel 7. Diversen 8. Bijlagen 8.1. Zorgdragers in Overijssel

8.2 Overzicht van inspectiebezoeken aan resp. relatiebeheer bij archieven van zorgdragers in Overijssel in 2014 alsmede het (ambtelijk voorgestelde) toezichtregime in 2015 op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer 8.3 Lijst met afkortingen 8.4 Memo algemene onderwerpen te bespreken bij inspectiebezoeken 2014

4 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014


1 Voorwoord

Op grond van de Archiefverordening provincie Overijssel 2013 en het Besluit Informatiebeheer

Overijssel 2013 wordt door de provinciale archiefinspecteur en provinciearchivaris jaarlijks verslag

gelegd van diens werkzaamheden.

Het verslag wordt aangeboden aan Gedeputeerde Staten van Overijssel, die het in het kader van de

horizontale verantwoording voorleggen aan Provinciale Staten.

Door de thema’s die in het verslag worden behandeld kan het verslag ook een rol vervullen in het

delen van kennis en ervaring; een van de belangrijke doelstellingen van het werk van de

archiefinspecteur. Overijssel behoort evenals de drie noordelijke provincies tot de zogenaamde witte

vlekkenprovincies: er zijn slechts enkele gemeentearchivarissen benoemd. In overig Nederland is

vrijwel overal sprake van benoemde archivarissen, soms op gemeentelijk niveau maar veelal in een

samenwerkingverband. Vaak is dat een streekarchief(dienst), bijvoorbeeld in de vorm van een

gemeenschappelijke regeling tussen een aantal gemeenten. De bij deze diensten benoemde

archivaris(sen) vervullen de wettelijke taken die de Archiefwet toekent aan een archivaris. Hij

beheert niet alleen het overgebrachte archief in de archiefbewaarplaats, maar hij houdt tevens

toezicht op de niet-overgebrachte archieven die zich in de organisatie bevinden.

De archivaris is niet degene die als poortwachter voor de deur van de archiefbewaarplaats zit om

oud-archief in ontvangst te nemen, maar hij is degene die aan het begin van de levenscyclus van

een document nauw betrokken wordt bij de inrichting van de informatiehuishouding. Bij

documentcreatie en ordening worden al voorwaarden geschapen om aan het eind van de

levenscyclus van een document (of, zo u wilt, een archiefstuk) dit zorgvuldig te kunnen beheren in

de archiefbewaarplaats.

Als er geen archivaris is benoemd is de secretaris-directeur verantwoordelijk voor de informatie-

huishouding van de gemeente. Hij zal diverse taken moeten mandateren; deskundige

archiefmedewerkers en medewerkers documentaire informatievoorziening beheren de informatie en

het oud-archief. Horizontaal toezicht wordt in deze gevallen niet uitgeoefend: de secretaris-directeur

oefent geen toezicht uit op zichzelf.

Het interbestuurlijk toezicht heeft in de situatie waarin er geen benoemde archivaris is meer

betekenis. Tegelijkertijd ligt er ook een grotere nadruk op het relatiebeheer, het delen van kennis en

ervaring.

Het verslag van de archiefinspecteur en provinciearchivaris van zijn werkzaamheden in 2014 biedt

inzicht in beide aspecten van de taak.

Ik belicht enkele ontwikkelingen in 2014: de aandacht voor zorgvuldige projectarchivering is

toegenomen, evenals de aandacht voor calamiteiten (drie gemeenten stelden voor het eerst een

calamiteitenplan voor het archief op). Ook positief is het wegwerken van achterstanden in

archiefvorming en –bewerking bij een aantal gemeenten. Bij calamiteitenzorg is tegelijkertijd sprake

van een negatieve ontwikkeling: de netwerken Calamiteitenzorg collectiebeherende instellingen

functioneren in de praktijk niet of nauwelijks meer, voornamelijk als gevolg van de weggevallen

ondersteuning door OCW (in Overijssel tot 2013 via een adviseur van Kunst en Cultuur Overijssel).

Ik dank alle geïnspecteerden voor de openheid en allen die mij betrokken hebben in vraagstukken

als digitalisering en vervanging, acquisitiebeleid, wegwerken van achterstanden voor hun

vertrouwen in het over en weer delen van kennis en ervaring.

Provinciearchivaris


Als provinciearchivaris ben ik in 2014 betrokken geweest bij diverse projecten van het team BVINF

(Informatievoorziening) en bij het Shared Service Centrum (SSC) van de provincie Overijssel, de

gemeente Kampen en de gemeente Zwolle. Gespreksonderwerpen waren de archivering van het

project Ruimte voor de rivier (in samenwerking met Rijkswaterstaat), het archief van de Dienst

Landelijk Gebied (DLG; decentralisatie naar de provincie per 1 maart 2015) en de (archivering van)

Personeelsdossiers in Youforce/Raet. Verder heb ik een rol vervuld bij het opschonen van Intranet,

deelgenomen aan een workshop over de e-dienstverlening via de Berichtenbox Bedrijven en heb ik

advies uitgebracht bij het Strategisch Informatieplan dat bij BVINF in voorbereiding was (vast-

gesteld op 15 december 201)4.

In het najaar ben ik begonnen met de toepassing van RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal

Informatiebeheer) op het informatiebeheer van de provincie; dit wordt voortgezet in 2015.

Statistiek: inspectie en relatiebeheer

Bij de voorbereiding van de inspectiebezoeken stuurde ik een memo aan de zorgdragers met

algemene onderwerpen van gesprek (opgenomen als bijlage 8.4 bij dit jaarverslag).

In 2014 legde ik in totaal negentien inspectiebezoeken aan gemeenten en openbare lichamen af.

Zes inspectiebezoeken waren partiële vervolgbezoeken aan de gemeenten die in 2014 het

toezichtregime ‘oranje’ kregen toegekend van gedeputeerde staten. Tientallen bezoeken aan

zorgdragers heb ik afgelegd in het kader van relatiebeheer. Onderwerpen van gesprek waren vooral

vervanging (handboek, e-Depot en kwaliteitszorg), de archivering op het gebied van het Sociaal

Domein, (vervanging van) cliëntendossiers en openbaarheid. Veel relatiebeheer vond daarnaast

(tevens) plaats per mail en per telefoon.

Kennis delen

Ook in 2014 is kennis en ervaring gedeeld door de provinciale archiefinspecties/toezichthouders

archief (LOPAI), in overleg binnen de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN) en

in de samenwerking met Gelderland. In het Archiefberaad Overijssel zijn ook diverse thema’s

behandeld. Ook nam ik enkele malen deel aan het overleg van de Koplopers van Archief2020. Het

ging daarbij om de koplopers op het gebied van de inrichting van gemeenschappelijke e-

Depotvoorzieningen, die in een pilotfase gebruik maken van de software van het Nationaal Archief.

In de Overijsselse pilot bij het Historisch Centrum Overijssel (HCO) participeerden de gemeenten

Dalfsen en Deventer en waterschap Groot Salland.

Dit verslag breng ik uit aan alle zorgdragers in Overijssel en aan het College van Gedeputeerde

Staten in Overijssel.

Lolke Folkertsma

Drs. L.Folkertsma,

Provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in Overijssel

Eenheid Bestuurs- en Concernzaken

Team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet

Tel. 038 499 94 03

Tel. Mobiel 06 10 43 23 47

e-mail [email protected]

www.overijssel.nl

Zwolle, februari 2015.


2 Inleiding

Sleutelbegrippen in 2014 waren hybride archivering, vervanging en kwaliteitszorg.

Ik ga op alle drie kort in. Daarna volgt een passage over digitaal en analoog en over het werk als

provinciearchivaris. Het voorwoord sluit ik af met een stukje statistiek en de samenwerking met

andere partijen.

Hybride archivering

Bij veel zorgdragers wordt hybride gewerkt en gearchiveerd. Hybride archivering wil zeggen dat er

zowel analoog, papieren archief wordt gevormd als digitaal archief. Bij dat laatste gaat het zowel om

het vervangen van papier door digitaal (bijv. in de vorm van PDF’s) als om ‘born digital’ archief.

Zolang een zorgdrager geen besluit tot vervanging heeft genomen is het analoge archief leidend.

In een hybride situatie loopt men het risico dat het analoge archief noch het digitale archief

compleet is. Dit probleem vereist extra aandacht van de medewerkers bij Documentaire

Informatievoorziening, al berust de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor een compleet archief bij

alle betrokken medewerkers (en bij het integraal verantwoordelijke management).

Hybride archivering betekent ook dat zowel het beheer van het analoge archief als dat van het

digitale archief voldoende aandacht moeten krijgen.

Vervanging

Het aantal zorgdragers dat overgaat tot vervanging van analoge archiefdocumenten door digitale

stijgt snel. Aan het eind van 2014 archiveerden 7 van de 25 gemeenten digitaal. Diverse

zorgdragers zijn volop bezig met hun handboek vervanging en zullen in de loop van 2015 een

vervangingsbesluit nemen. Per 1 januari 2015 geldt dat al voor Ommen en Hardenberg. Het door de

zorgdrager te nemen vervangingsbesluit kan betrekking hebben op stukken die voor vernietiging

vatbaar zijn op termijn (de zgn. V-stukken), maar ook op de te bewaren stukken (de zgn. B-

stukken). Veel zorgdragers hebben al langere tijd een vervangingsbesluit genomen voor de V-

stukken. Ook dan geldt dat de vervangen stukken gedurende hun bewaartermijn (die kan lopen tot

20 jaar) in goede, geordende en toegankelijke staat moeten blijven. De vraag is of men zelf deze

documenten gedurende die tijd gaat beheren in het Document Management Systeem /Records

Management Applicatie of dat eerder sprake zal (moeten) zijn van overbrenging naar een e-Depot.

Bij het besluit tot vervanging van alle documenten, dus zowel de V- als de B-stukken, is doorgaans

sprake van een generiek besluit. Of meteen integraal het analoge archief wordt vervangen door

digitale documenten of dat dit geleidelijk, per beleidsproces wordt ingevoerd verschilt per gemeente.

De gemeente Deventer vervangt sinds de herfst van 2009 analoog archief door digitale documenten,

maar nog niet voor alle processen. De gemeenten Ommen en Hardenberg vervangen met ingang

van dit jaar alle analoge documenten door digitale.

Kwaliteitszorg

De eis uit artikel 16 van de Archiefregeling dat voor het archief een kwaliteitssysteem beschikbaar

moet zijn dat aan toetsbare eisen voldoet wordt steeds beter ingevuld door de zorgdragers. Een

belangrijke ontwikkeling is het toenemende gebruik van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) voor

archiefbeheer. In meer dan tweederde van de gemeenten, waterschappen en ook enkele openbare

lichamen wordt de KPI-rapportage opgemaakt. Deze wordt, met een notitie van B&W resp. het

dagelijks bestuur aangeboden aan de raad/het algemeen bestuur. De KPI-rapportage is een

meetmoment, de begeleidende notitie geeft aan welke maatregelen en op welke termijn worden

getroffen om aan alle archiefwettelijke eisen te voldoen. Het is daarmee een goed middel van

kwaliteitszorg voor het archief. In 2015 zal een kwaliteitshandboek worden gepubliceerd in het

kader van het programma Archief2020.


Digitaal en analoog

Ontegenzeggelijk biedt digitaal werken (en archiveren) grote voordelen. De kortste samenvatting

daarvan is ‘enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik’. De kasten vol met schaduwarchieven bij

medewerkers behoren binnenkort tot het verleden. Bij enkele gemeenten die in een

reorganisatietraject of een verhuisoperatie zitten komen via acties als ‘schoon over’ , ‘schoon schip’

of ‘de dag van het document’ de nodige meters officiële archiefdocumenten boven water. DIV en

archief worden geacht er raad mee te weten!

Ook wanneer het vervangingsbesluit is genomen en er vanaf heden digitaal wordt gearchiveerd is er

nog veel analoog archief te verwerken en te beheren. Van de lopende zaken worden de dynamische

dossiers gevormd; als een zaak is afgesloten wordt de semistatische fase bereikt. Het dossier hangt

in de paternosterkast of is opgeborgen in de archiefruimte. De Archiefwet eist dat na twintig jaar de

dossiers worden opgeschoond (alle V-stukken moeten worden verwijderd, wettelijk meteen al na het

vervallen van de bewaartermijn) en formeel worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In

21 van de 25 gemeenten is die archiefbewaarplaats in eigen huis; Dalfsen, Olst-Wijhe en

Zwartewaterland brengen hun oud-archief over naar het HCO, dat tevens de archiefbewaarplaats is

van Zwolle. Ook het waterschap Groot Salland brengt zijn oud archief over naar het HCO. Voor de

meeste openbare lichamen geldt dat overbrenging plaatsvindt naar de centrumgemeente.

Het digitale archief kan zo worden ingericht dat stukken bij het bereiken van hun V-termijn

daadwerkelijk worden vernietigd. Het blijvend te bewaren digitaal archief dient, bij ongewijzigde

wetgeving uiterlijk na twintig jaar, te worden overgebracht naar de digitale archiefbewaarplaats

oftewel het e-Depot. De pilot bij het HCO wordt formeel opgeleverd met een symposium op 1 april

2015; mogelijk vindt later in 2015 de definitieve inrichting van het e-Depot (is aansluiting vanuit het

Nationaal Archief) plaats. De eerste zorgdragers kunnen dan digitaal archief overbrengen.

De teneur in overbrenging van digitaal archief is dat dit niet pas na twintig jaar zou moeten, maar

bijvoorbeeld na vijf jaar of meteen na afsluiting van een dossier. In het (gemeenschappelijk) e-

Depot kan dit materiaal zorgvuldig worden beheerd. Mocht zich de noodzaak tot migratie of

conversie voordoen, dan kan dit ook gemeenschappelijk worden geregeld. De eerste zorgdragers

hebben zich inmiddels uitgesproken voor aansluiting bij het gemeenschappelijk e-Depot bij het HCO.

Ik noem nu kort de zorgdragers in Overijssel, waarna de onderwerpen van inspectie en

relatiebeheer aandacht krijgen.


3 Zorgdragers in Overijssel

3.1 Gemeenten

Overijssel telt vijfentwintig gemeenten. Deze vallen alle onder het archiefwettelijk toezicht van de

provincie. In de gemeenten Deventer (tijdelijk), Kampen en Zwolle is een archivaris benoemd. In de

overige gemeenten draagt de secretaris/directeur de verantwoordelijkheid voor het beheer van het

archief. De beoogd gemeentearchivaris van Steenwijkerland zal naar verwachting in de loop van

2015 kunnen worden benoemd.

3.2 Waterschappen

Archiefwettelijk toezicht wordt uitgeoefend op de waterschappen Vechtstromen (vestigingsplaats

Almelo) en Groot Salland. Bij de voorgenomen fusie van de waterschappen Groot Salland en Reest

en Wieden per 1 januari 2016 dient een vestigingsplaats te worden gekozen, op basis waarvan ofwel

GS Drenthe ofwel GS Overijssel het archieftoezicht zullen uitoefenen.

3.3 Gemeenschappelijke regelingen

De Archiefwet 1995 bevat ook bepalingen over openbare lichamen en andere vormen van

gemeenschappelijke regelingen. Ook hun archiefbeheer dient zorgvuldig plaats te vinden. Veelal

wordt het regime van de centrumgemeente gevolgd (bijv. aanwijzing archiefbewaarplaats en evt.

inschakeling DIV en archief vanuit die gemeente).

In 2014 heb ik voor het eerst een inspectiebezoek gebracht aan de beide Veiligheidsregio’s

(IJsselland en Twente). Verder inspecteerde ik de informatiehuishoudig bij de Stadsbank Oost

Nederland (vestigingsplaats Enschede). Bij het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Twente vond

relatiebeheer plaats.

3.4 Overige zorgdragers, die niet of niet volledig vallen onder de

archiefwetgeving

Een instelling, bekleed met enig openbaar gezag, valt onder archiefwetgeving.

Nu steeds meer gemeenten taken laten uitvoeren door derden, de zgn. verbonden partijen, moet

ook de nodige aandacht worden besteed aan de zorgvuldige archivering van de uitbestede taken.

Als de uitvoering van taken wordt uitbesteed aan een bedrijf of instelling die niet vallen onder de

archiefwet is des te meer aandacht nodig voor de archivering. Zie daarvoor paragraaf 4.27 over

‘ketenarchivering/verbonden partijen’.


4 Onderwerpen van inspectie en

relatiebeheer

4.1 Achterstanden

Vorig jaar constateerde ik dat de achterstanden bij dossiervorming en –bewerking waren

toegenomen, wat bij vier gemeenten leidde tot een verscherpt toezichtregime ( toezichtkleur

‘oranje’). Bij de vervolginspecties bleek dat drie van deze vier gemeenten er binnen een jaar in

waren geslaagd de achterstanden grotendeels weg te werken, of dat zij dat planmatig in een iets

langere periode voor elkaar zullen krijgen.

Aan het einde van het verslagjaar kon ik aan Gedeputeerde Staten adviseren om voor de drie

genoemde gemeenten in 2015 het reguliere toezichtregime te hanteren.

4.2 Acquisitie

Ik heb onverminderd aandacht gevraagd voor acquisitie van particuliere archieven. De taak van het

‘documenteren van de samenleving’ ligt niet alleen op rijksniveau (collectie NL), maar ook op

regionaal en plaatselijk niveau. Landelijk heeft er in 2014 een aantal zgn. archiefateliers

plaatsgevonden, waaronder een over het onderwerp ‘acquisitie’. De afsluiting van dat atelier,

georganiseerd door de archiefopleidingen in Amsterdam en Leiden, vond plaats in januari 2015. De

resultaten van deze vorm van kennisdeling komen beschikbaar via www.archiefateliers.nl.

4.3 Archiefbeheer

Archiefbeheer omvat de feitelijke werkzaamheden verbonden aan het beheer van het archief. Dat

begint bij documentcreatie en eindigt bij het zorgvuldig beheer van naar de archiefbewaarplaats

overgebrachte stukken. Op dit gebied zijn er in 2014 geen bijzondere ontwikkelingen geweest. De

materiële verzorging van oude archieven (verpakken in zuurvrije mappen en dozen; dia’s zorgvuldig

verpakken; oude kaarten in speciale mappen en laden opslaan) heeft in een aantal gemeenten veel

aandacht gekregen. Enkele andere gemeenten hebben gemeld dat geen voortgang kon worden

geboekt op dit punt.

Herverpakking van archief is ook een van de werkzaamheden waarbij relatief gemakkelijk

vrijwilligers kunnen worden ingeschakeld.

4.4 Archiefberaad Overijssel

Het Archiefberaad Overijssel is een platform waarin kennis en ervaring op breed terrein wordt

uitgewisseld. In 2014 hebben er vijf bijeenkomsten plaatsgevonden, met diverse thema’s op de

agenda (waaronder digitalisering, authenticiteit en acquisitie). Het voorzitterschap en het

http://www.archiefateliers.nl/


gastheerschap berust bij de directeur van het HCO. Ongeveer tien collega’s van gemeenten, de

provincie, een waterschap en de archivaris van de Stichting Twickel maken deel uit van het

Archiefberaad. In 2014 zijn we verder te gast geweest bij de gemeente Enschede om de nieuw

ingerichte depots te bekijken; ook vergaderden we op locatie bij VADA Archiefbeer in Nijverdal (met

rondleiding in het bedrijf) en bij het Stadsarchief Deventer om afscheid te kunnen nemen van

archivaris Hylle de Beer. In de agendacommissie liet hij een lege plaats achter, maar opvolging kon

meteen worden geregeld. De agendacommissie van het archiefberaad bestaat sinds mei 2014 uit

Anja Tanke, archivaris in Borne, directeur Bert de Vries van het HCO en de provinciale

archiefinspecteur.

4.5 Archiefbewaarplaatsen

De Archiefwet regelt dat elke zorgdrager beschikt over een archiefbewaarplaats c.q. een

archiefbewaarplaats aanwijst ten behoeve van de opslag en het beheer van het oud-archief. In

Overijssel beschikken 21 van de 25 gemeenten over een eigen archiefbewaarplaats. De gemeenten

Dalfsen, Olst-Wijhe, Zwartewaterland en Zwolle brengen hun oud-archief over naar het HCO. In het

verslagjaar is het nieuw ingerichte archiefdepot van Enschede opgeleverd.


De bouwplannen voor de archiefbewaarplaats in de Stadskazerne in Kampen zijn verder ontwikkeld

(de feitelijke bouwwerkzaamheden zijn uitgesteld naar 2015 wegens de noodzaak tot een

bodemsanering). De archiefbewaarplaats in het nieuwe stadhuis van Almelo zal in februari 2015

worden opgeleverd.


De voorziene renovatie van het stadhuis van Hengelo is nog niet in uitvoering genomen. Het is de

bedoelling dat in de kelder een nieuwe archiefbewaarplaats wordt gebouwd. In al deze trajecten is

de provinciale archiefinspecteur betrokken. Goedkeuring van de archiefbewaarplaats is als specifiek

toezichtinstrument verdwenen; wel zal beoordeling van de archiefbewaarplaatsen volgen. Het past

bij de ‘voorkantsturing’ dat tijdig wordt overlegd met de toezichthouder.

4.6 Archiefruimten

Archieven tot 20 jaar oud dienen te worden beheerd in archiefruimten die moeten voldoen aan eisen

die de Archiefregeling stelt. GS behoefden onder het regime van de Archiefwet 1995 een

archiefruimte niet goed te keuren, maar gaven en geven wel hun oordeel over de bouw en inrichting

ervan. Ik heb adviezen verstrekt ten behoeve van de klimaatregeling in archiefruimten van enkele

gemeenten en openbare lichamen, het treffen van brandwerende maatregelen en de plaatsing van

de juiste brandblusapparatuur. De Veiligheidsregio Twente zal in 2105 een nieuwe archiefruimte

inrichten in de brandweerkazerne aan het Spaansland in Enschede.

4.7 Archiefverordening

De Archiefwet schrijft voor dat elke zorgdrager een archiefverordening vaststelt. De gemeenteraad

c.q. het algemeen bestuur van de overheidsorganisatie stelt deze verordening vast. Hoewel een flink

aantal verordeningen minder dan acht jaar geleden is vastgesteld dient actualisatie plaats te vinden

wegens wijzigingen in de Archiefwet per 2013 en de invoering van het nieuwe interbestuurlijk

toezicht. In de verslagperiode hebben opnieuw enkele gemeenten hun verordening en hun Besluit

Informatiebeheer vernieuwd. De archiefverordeningen worden ter kennis gebracht van

Gedeputeerde Staten en, in het kader van het informatiearrangement dat hoort bij het vernieuwde

interbestuurlijk toezicht, ook de besluiten informatiebeheer.

BRAIN is sinds medio 2103 verantwoordelijk voor de opstelling van modelverordeningen. Aan het

eind van 2014 is een nieuw model archiefverordening en (in januari 2015) een model besluit

informatiebeheer voor een gemeente met een benoemde archivaris door de BRAIN-werkgroep

aangereikt aan het bestuur van BRAIN. Afstemming met de VNG volgt, waarna publicatie kan

plaatsvinden. Vanuit het LOPAI neemt auteur dezes deel aan de werkgroep modelregelingen van

BRAIN.


4.8 Archief2020

Archief 2020 is een innovatieprogramma dat speciaal is ingericht om te komen tot een archieffunctie

die toekomstvast is. Het doel is om (digitale) overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken

voor belanghebbenden.

Samenwerkingspartners

Voor de uitvoering van het programma Archief2020 werken de partners die het Archiefconvenant

hebben ondertekend, intensief samen in projecten. Dit zijn het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en

Wetenschap (OCW), het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Vereniging Nederlandse Gemeenten

(VNG) en de Unie van Waterschappen (UvW). Deze koepelorganisaties gaan samen met de

archiefsector de uitdaging aan een toekomstvaste archieffunctie te ontwikkelen en te

implementeren.

Innovatieagenda

Onderdeel van het Archiefconvenant is een innovatieagenda. De innovatieagenda 2013-2016

onderscheidt 5 lijnen waaraan het programma moet bijdragen:

digitale duurzaamheid

openbaarheid en selectie

toegankelijkheid van de archiefcollectie Nederland

documenteren van de samenleving

kwaliteitszorg en bestelversterking

In 2014 zijn de eerste producten binnen de lijnen digitale duurzaamheid en toegankelijkheid

opgeleverd. Deze producten worden gepubliceerd via www.archief2020.nl. Opgeleverd zijn onder

meer de handreiking vervanging en het metadamodel TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale

Overheden). Via Koplopers worden de resultaten van de pilots voor gemeenschappelijke e-

Depotvoorzieningen gedeeld. Naar verwachting zal in de loop van 2015 een handreiking (of

handboek) kwaliteitszorg het licht zien.

In oktober ontving Overijssel het programmateam van Archief2020 voor een werkbezoek (locatie:

Deventer), waarbij onder meer inleidingen werden verzorgd over Deventer als Open Informatiestad,

het e-Depot bij het HCO en het stimuleren van de totstandkoming van de Overijsselse Coalitie

Digitale Duurzaamheid.

4.9 Archiefzorg

De archiefinspectie strekt zich uit over het archiefbeheer en over de archiefzorg. De zorg voor

archieven omvat het beschikbaar stellen van voldoende middelen en menskracht door de dagelijkse

besturen van de medeoverheden. Deze zorgplicht is niet overdraagbaar; beheer van archieven kan

worden uitbesteed maar niet de zorg. Voldoende menskracht bergt ook een kwalitatieve kant in

zich: het moet gaan om voldoende gekwalificeerde menskracht. Ondanks de flinke bezuinigingen die

zich bij gemeenten voordoen heb ik de indruk dat over het algemeen voldoende budgetten

beschikbaar worden gesteld voor opleiding.

4.10 Beleidsplannen

Het aantal beleidsplannen voor het (gemeente)archief blijft stabiel. De voordelen van een

beleidsplan zijn evident: ontwikkelingen kunnen beter worden aangestuurd en geprioriteerd. Het

vaststellen van een beleidsplan voor het archief door het college van burgemeester en wethouders

betekent ook dat er bestuurlijke aandacht voor de (cultuur-)historie is. In de gemeenten waarin zich

de achterstanden in bewerking voordeden is voor het wegwerken daarvan doorgaans een plan

gemaakt; het is dan weliswaar geen beleidsplan voor het gehele archief, maar wel een

uitvoeringsplan dat prioriteiten stelt.


4.11 Besluit Informatiebeheer

Op basis van de door de gemeenteraad/het algemeen bestuur vastgestelde archiefverordening

stellen burgemeester en wethouders/het dagelijks bestuur uitvoeringsregels vast. Vele Besluiten

Informatiebeheer zijn de afgelopen jaren aangepast aan de nieuwe wetgeving.

4.12 Beveiliging

Beveiliging van archieven en informatiebeveiliging in het algemeen heeft een aantal aspecten. De

fysieke toegang tot de archiefbewaarplaats is doorgaans voorbehouden aan de medewerkers van

DIV en archief; een afdeling personeelszaken of bouwzaken heeft soms een eigen sleutel. Tot de

beveiliging behoort ook het onder toezicht raadplegen van archivalia door derden. Het

bezoekersreglement geeft ook duidelijkheid aan externen die een archief kunnen raadplegen.

Beveiliging van digitale archieven gaat enerzijds om de autorisatie van gebruikers van het

documentmanagementsysteem; anderzijds gaat het om de toegang tot serverruimtes en de

toegangsrechten om aan applicaties te werken. In algemene zin krijgt het onderwerp beveiliging

voldoende aandacht. De in 2014 geïnspecteerde gemeenten zijn alle op de hoogte van de specifieke

aandacht die de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) vraagt voor

informatiebeveiliging. Ook bij de provincie Overijssel zelf heeft informatiebeveiliging in 2014 de

nodige aandacht gekregen.

4.13 BRAIN

BRAIN, de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland, heeft zich in enkele jaren een

belangrijke plaats als kennisplatform verworven op het vakgebied. Fusiebesprekingen van BRAIN en

de KVAN, de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, zijn in 2014 afgebroken.

Samenwerking vindt waar mogelijk wel plaats. BRAIN organiseert sinds twee jaar de dag van de

inspectie en kwaliteitszorgdagen (zo is een kwaliteitsmonitor ontwikkeld).

Het LOPAI is begunstiger van BRAIN.

4.14 Brandblussers

In Overijssel is vrijwel overal sprake van juiste en voldoende brandblusmiddelen in of in de nabijheid

van archiefbewaarplaatsen en archiefruimten. CO2-handbrandblussers worden het meest

toegepast.; in een enkel geval een Sprinklerinstallatie. In het verslagjaar heb ik bij twee

zorgdragers geconstateerd dat er wettelijk niet toegelaten brandblussers waren geplaatst; die

situatie is beëindigd.

4.15 Calamiteiten


Ernstige calamiteiten op het gebied van archiefbeheer hebben zich in de verslagperiode niet

voorgedaan bij gemeenten, waterschappen of openbare lichamen in Overijssel. Wel zijn er in

Enschede, Tubbergen en Staphorst problemen (geweest) bij de klimaatregeling in de

archiefbewaarplaatsen. Oldenzaal zal in 2015 de klimaatregelinstallatie vervangen.

Bij de provincie is in februari een flinke lekkage ontstaan in de archiefruimte, door het springen van

een waterleiding (door een gescheurde wartel, zie foto hierboven; verder is afgebeeld een van de

ventilatoren die zorgden voor verdamping van het laatste vocht) in de bovenliggende verdieping.

Haarscheurtjes in de betonnen vloer zorgden voor een regenbui in de archiefruimte. De provincie

nam meteen actie door met plastic zeilen de archiefstellingen af te dekken, en met inzet van een

verhuisbedrijf zijn enkele honderden meters archief verplaatst naar een andere archiefruimte. Ook

Documentenwacht is meteen ingeschakeld. Ongeveer 40 m1 archief was beschadigd geraakt

(voornamelijk de verpakking) en is via Documentenwacht gevriesdroogd. Maatregelen zijn getroffen

om de negatieve gevolgen van mogelijk niet te voorkomen lekkage te voorkomen (plaatsing van

lekbakken onder de haarscheuren in het plafond; zie de volgende foto).


4.16 Calamiteitenzorg

Het onderwerp calamiteitenzorg komt bij elk inspectiebezoek aan de orde. Vrijwel alle zorgdragers

hebben een overeenkomst met Documentenwacht gesloten, voor onmiddellijke assistentie bij een

calamiteit. Drie gemeenten hebben in 2014 een calamiteitenplan voor het archief (inclusief

prioriteitstelling bij ontruiming) vastgesteld: Hardenberg, Raalte en Steenwijkerland.

Ik moet helaas constateren dat de preventienetwerken calamiteitenzorg van collectiebeherende

instellingen, die rond 2007 zijn gevormd met financiële steun van OCW, feitelijk hebben opgehouden

te bestaan. Financiële en personele ondersteuning van deze netwerken is na 2010 weggevallen (een

beleidsmedewerker van het toenmalige Kunst en Cultuur in Overijssel, KCO, stimuleerde en

begeleidde de totstandkoming van deze veiligheidsnetwerken). Voor zover er plannen zijn gemaakt

worden die niet in de praktijk getest; bijeenkomsten van de netwerken vinden ook niet meer plaats.

In het gunstigste geval weet men elkaar te vinden voor bijstand met personeel of materialen in

geval van een calamiteit.


Nog een van de ventilatoren, geplaatst door Documentenwacht in de archiefruimte van het

provinciehuis, februari 2014.

4.17 Chief Information Officer (CIO)

De Archiefvisie er van uit dat in een gemeente een Chief Information Officer wordt aangewezen

(men zou kunnen zeggen dat het hier gaat om degene die verantwoordelijk is voor het

informatiebeleid). In Overijssel is dat in alle gemeenten het geval, nadat via het HCO en de

provincie was gevraagd naar deze functie. De CIO vervult een functie in het kader van opstelling

van selectielijsten (die bevatten richtlijnen voor de bewaartermijn van stukken; in dat proces

worden ook externe deskundigen betrokken), bij het acquisitiebeleid en bij belangrijke

ontwikkelingen op het gebied van de informatiehuishouding. Een aantal onderwerpen wordt

behandeld in het zogenaamde SIO: Strategisch Informatie Overleg. Dit laatste vindt tot nu toe

vooral plaats op het niveau van de rijksoverheid. Maar: er wordt gewerkt aan de wettelijke basis

voor het Strategisch Informatie Overleg.

4.18 DAISY

Over de ketenarchivering van DAISY (Decoratie Aanvraag Informatie Systeem), het digitale

aanvraagsysteem voor Koninklijke onderscheidingen, leverde de Erfgoedinspectie (EGI) met LOPAI

(vertegenwoordigd door de archiefinspectie Noord-Brabant en Overijssel) een advies af aan de

Vergadering van Kabinetschefs, voorjaar 2014. Het advies is daar niet opgepakt – tot onze

teleurstelling -; het vakberaad IOG- DIV (Interprovinciale Overleg Groep van de afdelingen

documentaire informatievoorziening) probeert de fakkel over te nemen en het concrete advies een

stap verder te brengen. De precieze rol van de betrokken partijen bij DAISY (Kanselarij, ministeries,

commissarissen van de Koning en burgemeesters) bij het archiefbeheer moet zorgvuldig worden

geregeld. Ketensamenwerking is een betrekkelijk nieuw fenomeen in archievenland, maar we zien

die ontwikkeling toenemen. Ketenarchivering is daarmee een onderwerp dat op de agenda dient te

staan van DIV – en archiefmedewerkers.


4.19 Dataloggers

In de Archiefregeling is bepaald dat het klimaat in archiefbewaarplaatsen dient te worden gemeten

(relatieve luchtvochtigheid en temperatuur) en gemonitord door koppeling aan het

gebouwbeheersysteem. Bij grotere afwijkingen van het gunstige klimaat wordt op deze manier

automatisch ingegrepen. In de praktijk zijn er nog vele zorgdragers waarbij het klimaat weliswaar

wordt gemonitord met een datalogger, maar waar geen sprake is van aansluiting op het

gebouwbeheersysteem. In geval van nieuwbouw van een archiefbewaarplaats wordt deze

aansluiting wel gewaarborgd. Bij alle inspectiebezoeken in 2014 heb ik het klimaat gelogd met

behulp van een geijkte, mobiele datalogger. De resultaten zijn steeds direct beschikbaar gesteld aan

de zorgdragers: soms uitmondend in bijstelling van de klimaatregelinstallatie.

4.20 Digitalisering

In 2014 is het aantal gemeenten in Overijssel dat digitaal archiveert (dus een vervangingsbesluit

voor zowel V- als B-stukken heeft genomen) gestegen tot 7. Hof van Twente en Wierden zijn de

jongste loten aan de stam. Per 1 januari 2015 werden zij gevolgd door Hardenberg en Ommen. Bij

meerdere gemeenten zijn voornemens om in 2015 of volgend jaar over te kunnen gaan tot het

nemen van het vervangingsbesluit voor blijvend te bewaren archiefbescheiden.

De bewaring van digitale documenten conform de archiefwettelijke eisen (‘digitale duurzaamheid’)

krijgt hierna aandacht bij de paragrafen Document Management Systemen en e-Depot.

4.21 Document Management Systemen (DMS)

Bij de invoering van digitaal werken wordt door de zorgdragers een zogenaamd Document

Management Systeem (DMS) aangeschaft. In het DMS worden alle ‘archiefwaardige’ documenten

opgenomen en bewaard gedurende hun bewaartermijn resp. voor overbrenging naar de ‘digitale

archiefbewaarplaats’, het e-Depot. Binnen een DMS wordt een zogenaamde archiefmodule ingericht,

een Records Management Applicatie (RMA) waarin afgesloten dossiers worden opgeslagen. Die

stukken zijn niet meer muteerbaar, oftewel hun authenticiteit en betrouwbaarheid zijn gewaarborgd.

Een belangrijke ontwikkeling de afgelopen jaren is de aansluiting van Squit XO, het systeem dat

wordt gebruikt in het kader van de omgevingsvergunning, op de onderscheiden

documentmanagementsystemen. Voor veel gebruikte DMS’ n zoals Corsa, Decos, Verseon en

Hummingbird is een zgn. koppelvlak ontwikkeld. Diverse gemeenten hebben inmiddels een DMS

ingericht volgens een zaaksysteem (invoering zaakgericht werken met een zaaktypecatalogus); een

aantal gemeenten heeft daarvoor de E-suite van Atos aangeschaft.

Daarnaast moet worden opgemerkt dat grote hoeveelheden te bewaren archiefdocumenten zich niet

in het DMS bevinden, maar in Geografische Informatie Systemen (GIS-applicaties), op websites etc.

De digitale duurzaamheid van deze informatie verdient de nodige aandacht. Bij diverse zorgdragers

heeft in 2014 (soms voor het eerst) een inventarisatie plaatsgevonden van dergelijke applicaties.

4.22 E-Depot

Een e-Depot is: ‘het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer,

personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en

raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt’. Dit is de omschrijving uit

ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot, versie 2, LOPAI, december 2012. De noodzaak tot spoedige

totstandkoming van e-Depots is er, nu in de Archiefvisie (2011) wordt gepleit voor overbrenging van

afgesloten digitale dossiers na vijf jaar. Naast de bestaande e-Depots van Amsterdam en

Rotterdam, de Justitiële Informatiedienst (JustID) en het Nationaal Archief (NA) wordt door het NA

samen met de Regionaal Historische Centra gewerkt aan de totstandkoming van


gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen. In de paragraaf hierna vindt u de meest recente

informatie over de ontwikkelingen. Uit Archief2020 is in het kader van AIDO (Archiefinnovatie

decentrale overheden) ook een bijdrage aan het HCO verleend als bijdrage in de kosten van de

ontwikkelingen van het e-Depot.

Voor collega’s van het Regionaal Archief Nijmegen heb ik tijdens een lunchbijeenkomst op 20 mei

een presentatie verzorgd over de ontwikkelingen in Overijssel.

4.23 Gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen

De provincie Overijssel heeft met het Historisch Centrum Overijssel het initiatief genomen om te

komen tot een gemeenschappelijke e-depotvoorziening in Overijssel. Zie voor de (tussen)resultaten

www.edepotoverijssel.nl

De pilot startte feitelijk op 1 april 2014: deelnemers Deventer, Waterschap Groot Salland en

Dalfsen brachten hun eerste bestanden over. Op 1 april 2105 vindt de oplevering van de pilot plaats

op een symposium in Zwolle, met landelijke deelname en uitstraling. Het programma is in

voorbereiding. Het belang van de Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid wordt die dag ook

uitgedragen. In een bestuurlijke ronde, ingeluid met een brief van de CdK en de directeur van het

HCO in april 2014, heeft het HCO alle gemeenten bezocht en informatie verstrekt over de

ontwikkelingen. Op 30 oktober vond een ambtelijke platformbijeenkomst plaats bij het HCO waarbij

de ervaringen werden gedeeld. In november bracht het programmabureau van Archief2020 een

werkbezoek aan Overijssel (in Deventer), waarbij zowel op het e-Depot als op de OCDD werd

ingegaan. Nu, januari 2015, vindt via Koplopers van Archief2020 en met inschakeling van

Berenschot verder onderzoek plaats naar het smeden van coalities / het vinden van draagvlak voor

gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen.

4.24 Informatiearrangement

In het nieuwe interbestuurlijk toezicht (IBT) staat de provincie meer op afstand: uitgangspunt is

vertrouwen in medeoverheden. In de Bestuursovereenkomsten vernieuwde interbestuurlijke

verhoudingen die de provincie met elk van de 25 gemeenten heeft gesloten is ook opgenomen met

welke frequentie archiefinspectie plaats vindt. In beginsel is dit maximaal eens per twee jaar

(toezichtregime ‘groen’). Daarbij is er ook sprake van risico- of thematisch georiënteerd toezicht.

Het vertrouwen in de medeoverheden moet wel zijn gebaseerd op feiten: nu de nadruk komt te

liggen op horizontale verantwoording door B&W aan de raad hoort bij het informatiearrangement

dat die informatie (jaarlijks) door B&W wordt gedeeld met de provincie. In toenemende mate

worden KPI-rapportages gemaakt bij gemeenten, waterschappen en openbare lichamen. Tot het

informatiearrangement behoort verder het verslag van het laatstgehouden inspectiebezoek, gepaard

gaande met informatie over de opvolging van de aanbevelingen uit dat bezoek.

4.25 Interventieladder

In het IBT is sprake van gradaties in optreden van de toezichthouder. Het reguliere contact vindt

plaats tussen de archiefinspecteur en de afdeling verantwoordelijk voor de informatiehuishouding

(incl. oud-archief) bij de zorgdrager. Bij constateren van aandachtspunten kan er contact zijn tussen

portefeuillehouders; mochten er ernstige problemen zijn die niet of onvoldoende leiden tot handelen

bij de zorgdrager dan kan het College van GS twee generieke toezichtinstrumenten hanteren, na

voorafgaande aankondiging waarbij de onder toezicht gestelde alsnog het gebrek kan herstellen

alvorens GS overgaan tot ofwel in de plaats stelling bij taakverwaarlozing, of tot schorsing en

(voordracht tot) vernietiging van een besluit van de zorgdrager dat naar het oordeel van GS in strijd

is met weten regelgeving. Op archiefgebied zijn de generieke toezichtinstrumenten niet ingezet in

2014.

http://www.edepotoverijssel.nl/


4.26 Interbestuurlijk toezicht (IBT)

Sinds 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering generiek toezicht van kracht. Hoewel de provincie

alleen met de 25 gemeenten overeenkomsten voor het vernieuwde IBT heeft afgesloten wordt door

mij ook bij de andere zorgdragers gehandeld in de geest van de wet, en wordt ook daar het

overeenkomstige toezichtregime gehanteerd (groen, oranje of rood). Ik heb de afgelopen drie jaar

in alle inspectiebezoeken en bij het relatiebeheer aandacht geschonken aan het vernieuwde IBT.

Overijssel legde dat feitelijk al vanaf 2010 neer in de Bestuursovereenkomsten vernieuwde

interbestuurlijke verhoudingen. De Bestuursovereenkomsten en het bijbehorende toetsingskader

worden jaarlijks geëvalueerd en besproken in een provinciebrede ambtelijke IBT-bijeenkomst.

Met de beide collega’s van de provincie Noord-Holland heb ik op 9 april van gedachten gewisseld

over de sterk verschillende situatie bij de invulling van het IBT in een ‘witte vlekkenprovincie’ als

Overijssel en een provincie met een dekkend stelsel van archiefdiensten.

4.27 Ketenarchivering/Verbonden partijen

In toenemende mate is meer dan één overheidslaag betrokken bij beleid(suitvoering). Te denken

valt vooral aan de Wabo met het Omgevingsloket Online (OLO) (en ook aan het eerder genoemde

systeem van aanvraag van Koninklijke onderscheidingen) en de Regionale Uitvoeringsdiensten

(RUD’s). Zorgvuldigheid is vereist: wie archiveert welk deel van een zaak, c.q. wordt het

archiefbeheer zorgvuldig geregeld door het beheer neer te leggen bij een van de ketenpartners etc.

De notitie archivering bij Verbonden Partijen (LOPAI, 2013/2014) is gepubliceerd op www.lopai.nl en

op www.BRAIN.nl.

4.28 Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)

De Archiefregeling stelt een kwaliteitssysteem voor het archief verplicht. Dit in relatie met de

horizontale verantwoording van archiefbeheer door B&W aan de raad heeft de VNG er toe gebracht

om Kritische Prestatie Indicatoren op te stellen voor archiefbeheer. In een ledenbrief van juli 2011

zijn deze KPI’s aangeboden aan de gemeenten. In het verslagjaar 2014 zijn weer meer gemeenten

overgegaan tot het hanteren van de KPI’s (stand: 18). De rapportage over het archiefbeheer

geschiedt dan aan de hand van de KPI’s: alle archiefwettelijke eisen zijn verwerkt in de KPI’s. Een

dergelijke KPI-rapportage vervangt de algemene vragenlijst archiefinspectie.

De VNG heeft in een ledenbrief van september 2014 nogmaals opgeroepen tot het hanteren van de

KPI’s voor archiefbeheer, waarbij tegelijkertijd werd opgemerkt dat de ondersteuning om de KPI’s

op www.waarstaatjegemeente.nl te publiceren was beëindigd. Er kan alleen een ‘kaal’ KPI-document

worden geupload naar deze site, geen bijlagen. De waarde van www.waarstaatjegemeente.nl voor

benchmarking op dit vakgebied blijft daarmee vooralsnog gering.

4.29 Kwaliteitszorg(systeem)

De Archiefregeling bepaalt in artikel 16 het volgende over een kwaliteitssysteem: “De zorgdrager

zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door

hem toe te passen kwaliteitssysteem.’ Dat is gemakkelijk opgeschreven, maar in de praktijk

worstelen zorgdragers met de vraag hoe dit in te vullen. In de praktijk verschillen manier en mate

van kwaliteitszorg. Soms worden audits uitgevoerd; in diverse gemeenten maken DIV- en archief

onderdeel uit van de Plan & Controlcyclus. Eerder tekende ik al aan dat in het kader van het

programma Archief2020 in 2015 een handleiding of handreiking kwaliteitszorg zal verschijnen.

http://www.lopai.nl/

http://www.brain.nl/

http://www.waarstaatjegemeente.nl/

http://www.waarstaatjegemeente.nl/


4.30 LOPAI

In 1960 is het Landelijk Overleg van Provinciale Archief Inspecties (LOPAI) opgericht. Het LOPAI

fungeert als een vereniging waarvan alle medewerkers van de provinciale archiefinspecties

(inspecteurs, adjunct-inspecteurs c.q. beleidsmedewerkers) deel uit maken. Het bestuur wordt sinds

medio 2014 gevormd door de heer Peter G.M.Diebels, provinciaal archiefinspecteur Zuid-Holland,

voorzitter; drs. Jetze Dijkstra, provinciaal archiefinspecteur in Fryslân en Groningen, secretaris en

de heer Rutger Suir, medewerker van de provinciale archiefinspectie in Noord-Brabant, lid. Geen

bestuurslid maar wel penningmeester is drs. Lolke Folkertsma, provinciaal archiefinspecteur en

provinciearchivaris in Overijssel.

Sinds de invoering van de Wet Revitalisering generiek toezicht worden ook functiebenamingen

gehanteerd als ‘(interbestuurlijk) toezichthouder archief. ’

Als kennisplatform komt het LOPAI drie of vier keer per jaar bijeen. In diverse vaste of tijdelijke

werkgroepen worden nieuwe ontwikkelingen bestudeerd of in gang gezet. Eerder werden al

genoemd werkzaamheden die leidden tot modelregelingen voor archiefverordeningen en besluiten

informatiebeheer. Niet onvermeld mag blijven de bouwcommissie, die met ook vertegenwoordigers

van de Erfgoedinspectie en van gemeentelijke archiefinspecties commerciële archiefbewaarplaatsen

en –ruimtes toetst op het voldoen aan de archiefwettelijke eisen. Met haar deskundige oordeel helpt

deze commissie zorgdragers bij hun (voorgenomen) besluit om (delen van) het archief onder te

brengen bij dergelijke partijen. Het blijft de verantwoordelijkheid van de zorgdrager om zich ervan

te vergewissen dat een bedrijf dat opslagmogelijkheden voor oud archief aanbiedt inderdaad

beschikt over een archiefbewaarplaats. De toetsing door de bouwcommissie – geen certificering! –

vormt een belangrijke input voor de besluitvorming door de zorgdrager. De Overijsselse

archiefinspecteur is plv. lid van de Bouwcommissie namens Oost-Nederland; lid is de Gelderse

archiefinspecteur Bennie te Vaarwerk.

De Overijsselse archiefinspecteur maakt verder deel uit van de LOPAI-werkgroep Verbonden

Partijen.

Het penningmeesterschap van het LOPAI berust sinds 2008 bij de Overijsselse archiefinspecteur.

4.31 Materiële verzorging

Naast de soms grote herverpakkingsoperaties van oude archieven is er ook aandacht voor

restauratie en conservering. Het gaat daarbij niet alleen om analoge documenten, maar ook om

videobanden, geluidsbanden of fotocollecties. Enkele gemeenten hebben een afzonderlijk

restauratieplan/conserveringsplan vastgesteld voor kostbare, oude archiefstukken die wegens

ouderdom of veelvuldig gebruik groot onderhoud nodig hebben. Ik acht de zorg voor deze ‘oude’

archiefstukken in de provincie op orde, ook al is het niet altijd gemakkelijk om de financiën te

vinden voor kostbare restauraties. In de verslagperiode hebben onder andere planmatige

restauratiewerkzaamheden plaatsgevonden in Kampen, Steenwijkerland en Wierden.

4.32 Opleiding

Bij het toezicht op de zorg hoort de vraag naar voldoende en voldoende opgeleid personeel. De

officiële opleidingen archivistiek worden aangeboden in Amsterdam (Reinwardt Academie en

Hogeschool van Amsterdam/HBO en Universiteit van Amsterdam/academisch) en aan de

Rijksuniversiteit Leiden (op academisch niveau). Daarnaast verzorgt de Stichting Archiefschool de

nodige cursussen. Diverse collega’s bij gemeenten en waterschappen volgen daarnaast cursussen bij

SOD Next (opleidingen op het gebied van informatievoorziening) of de leergangen (aankomend)

records manager.


4.33 Projectarchivering

In de inspectieperiode 2013-2014 kreeg het aspect projectarchivering bij elk bezoek aandacht in het

kader van risicogeoriënteerd toezicht. Wat in positieve zin opvalt is dat er over het algemeen

zorgvuldig aandacht is voor de projectarchivering. In een DMS wordt, door het toekennen van een of

meer extra metadata aan stukken, een goede projectadministratie gevoerd.

Bij de provincie Overijssel heeft in 2014 een mini-audit plaatsgevonden op projectarchivering vanuit

de eenheid Bedrijfsvoering, op basis van een notitie van de provinciearchivaris.

4.34 Provincie Overijssel

In 2014 stond voor DIV (en het in het verlengde van DIV de provinciearchivaris) centraal de komst

van DLG naar de provincie (beoogd per 1 januari 2015; uitgesteld naar 1 maart); de overdracht van

de +-taak van de Regio Twente (regionale vervoersautoriteit) naar de provincie per 1 januari en ook

de verdere invulling van het Shared Service Centrum van Zwolle, Kampen en de provincie. Verdere

onderwerpen van belang voor DIV en archief waren het project Ruimte voor de Rivier, de

personeelsdossiers in YouForce en de verdere invoering van e-dienstverlening (daarbij ook aandacht

voor de Berichtenbox Bedrijven). De archivaris heeft ook adviezen uitgebracht bij het ‘groot

onderhoud’ aan de provinciale website www.overijssel.nl en aan intranet.

Samen met medewerkers van het team Communicatie, onder wie de heer Albert Nijstad, zijn

verouderde teksten verwijderd. De pagina’s ‘historie van Overijssel’ zijn overgedragen aan het HCO

en daar gepubliceerd bij ‘mijnstadmijndorp’.

Waar het gaat om het (interne) toezicht op de zorg voor en het beheer van het niet-overgebrachte

provinciaal archief heb ik geen bijzonderheden geconstateerd. Op de provinciale begroting zijn

voldoende middelen gereserveerd voor het beheer van het archief (het betreft zowel de menskracht

als de investeringen in DMS en overige archiefzaken); het personeel krijgt voldoende gelegenheid

om opleidingen te volgen.

In mijn vorig jaarverslag heb ik aandacht besteed aan de feitelijke (en deels al formele)

overbrenging van archiefblokken van de provincie Overijssel en van de Commissaris van de Koningin

naar het HCO. De fysieke onderbrenging vond deels plaats bij het HCO in Zwolle en deels tijdelijk in

Groningen (in een depot van het Groninger Archief). Na de realisatie van de verrijdbare stellingen in

de laatste twee depots van het HCO in het najaar van 2014 konden alle genoemde archieven in

Zwolle worden geplaatst.

Voor wat betreft de openbaarheidsbeperkingen die aan delen van het hiervoor genoemde archief

worden opgelegd vond verplicht overleg plaats met het Nationaal Archief. In een zorgvuldige

procedure is het eindadvies van het Nationaal Archief voorbereid dat (in januari 2015) aan de

Commissaris van de Koning is uitgebracht. Het formele overbrengingsbesluit, inclusief het aangeven

van de openbaarheidsbeperkingen, zal naar verwachting in februari worden vastgesteld door de

Commissaris van de Koning. De directeur van het HCO heeft in november formeel ingestemd met de

–vervroegde- overbrenging van dat deel van het archief dat nog niet de wettelijke

overbrengingstermijn van 20 jaar heeft bereikt.

In het proces van de overbrenging c.a. is nauw samengewerkt door BVINF en de

archiefinspecteur/provinciearchivaris met het HCO en met de adviseur openbaarheid van het

Nationaal Archief.

4.35 Publicaties

De provinciale archiefinspectie van Overijssel heeft in deze verslagperiode het Verslag provinciale

archiefinspectie Overijssel 2013 het licht laten zien. In het kader van de versterking van het

http://www.overijssel.nl/


horizontale toezicht op basis van de Wet Revitalisering generiek toezicht vindt sinds 2013 jaarlijks

verslaglegging plaats.

In de zomer verscheen een interview met de Gelderse archiefinspecteur, Bennie te Vaarwerk, en

met de Overijsselse archiefinspecteur in het DOXIS magazine, uitgave van DOXIS

Informatiemanagers.

4.36 Risicogeoriënteerd toezicht

Bij de invoering van het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, dat meer op afstand staat en minder

intensief is dan in het verleden, is het van belang om accenten te leggen. Deels kan dat in de vorm

van een thematische aanpak (bijv. de aandacht voor acquisitiebeleid of voor archiefbewerking),

deels in de vorm van risicogeoriënteerd toezicht. In 2013-2014 besteedde ik extra aandacht aan

projectarchivering, naast de digitale duurzaamheid. Voor 2015 staat het onderwerp kwaliteit op de

agenda.

4.37 RUD’s

De RUD’s (Regionale Uitvoerings Diensten) bestaan nu twee jaar. Overijssel blijft met haar twee

netwerk-RUD’s een bijzondere plaats innemen op de kaart van de RUD’s. Mede via het LOPAI is

gezorgd voor het ontwerpen van archiefbepalingen in de gemeenschappelijke regelingen. Eerder,

bij ketenarchivering, sprak ik al over de verantwoordelijkheden van de diverse zorgdragers. Mocht

de ontwikkeling zich doorzetten dat ook de Netwerk-RUD’s moeten worden omgebouwd tot

gemeenschappelijke regelingen, dan zal er opnieuw sprake zijn van betrokkenheid vanuit de

provinciale archiefinspectie/provinciearchivaris.

4.38 Trends

Digitaal archiveren neemt toe. De digitale duurzaamheid kan worden gewaarborgd door de

ontwikkeling van (gemeenschappelijke) e-Depotvoorzieningen. Ambtelijk is er in Overijssel bij

gemeenten, waterschappen en openbare lichamen de overtuiging dat je alleen door samen te

werken de digitale duurzaamheid kunt organiseren. Een andere trend is het verschuiven van de

aandacht voor analoog archiefbeheer naar digitaal archiefbeheer, zo schreef ik eerder. De komende

twintig jaar zal echter nog veel analoog archiefmateriaal moeten worden geselecteerd en bewerkt,

voor de overbrenging naar de archiefbewaarplaats.

4.39 Vervanging

Vervanging van archiefdocumenten door digitale documenten is aan de orde van de dag. De

wettelijke eisen die worden gesteld aan het vervangingsproces staan sinds 2013 in de

Archiefregeling. Wat is gebleven is de noodzaak om een handboek vervanging op te stellen: naar

mijn overtuiging is dat de enig juiste manier om er voor te zorgen dat aan alle aspecten van het

vervangingsproces is gedacht. In het verslagjaar heb ik bij enkele gemeenten een intensieve rol

vervuld bij de vormgeving van het handboek vervanging.

4.40 Vervreemding

Vervreemding van overheidsarchief aan derden is alleen toegestaan met machtiging van de

naasthogere overheid. In de verslagperiode heeft geen vervreemding van een archief


plaatsgevonden. Bij de taakoverdracht van bijv. de Regio Twente naar de provincie is geen sprake

van vervreemding; dossiers moeten worden overgedragen c.q. tijdelijk ter beschikking worden

gesteld.


4.41 Watermelders

In een archiefruimte of archiefbewaarplaats die zich onder het maaiveld bevindt dient een

watermelder te worden aangebracht, die is aangesloten op het gebouwbeheersysteem. In de

verslagperiode heb ik eenmaal hierover advies uitgebracht. Het ging daarbij om de bijzondere

situatie dat de archiefbewaarplaats zich weliswaar op maaiveldhoogte bevindt, maar dat er een

risico bestaat op het ontstaan van haarscheurtjes in het plafond wegens het zich daarboven

bevindende parkeerdek. De aanbeveling was derhalve om wel een watermelder te plaatsen.

In de nieuwe archiefdepots in Enschede zijn wegens de grootte meerdere watermelders geplaatst.

4.42 Websites en archivering

In 2014 verscheen een rapport van de Rijksuniversiteit Groningen met als stelling dat Archivering

van (overheids)websites verplicht is. Ik heb aan het onderzoek meegewerkt. De - kranige –

uitspraak over de noodzaak van archivering van websites is gebaseerd op de digitale dienstverlening

van de overheid: die neemt snel toe. De websites nemen in toenemende mate de functie van

officieel publicatiekanaal over van de papieren media. Daarom is van belang om archivering van

websites onder ogen te zien.


5 Ontwikkelingen in de weten

regelgeving

5.1 Wijziging in verband met het interbestuurlijk toezicht

5.1.1 Toezichtkader interbestuurlijk toezicht in Overijssel

In het toezichtkader interbestuurlijk toezicht in Overijssel zijn in 2014 geen wijzigingen aangebracht

op archiefgebied.

5.2 Wijziging(en) archiefwetgeving

5.2.1 Wijziging Archiefbesluit (in 2013)

De meest recente wijziging van het Archiefbesluit dateert van 1 januari 2013. In mijn vorige

jaarverslag ben ik niet inhoudelijk op die wijziging ingegaan. Dat ik dat nu wel doe heeft te maken

met de wijziging van het selectiebeleid, die doorwerkt op alle overheidsniveaus. De adviesrol van de

Raad voor Cultuur voor afzonderlijke selectielijsten is komen te vervallen; hij adviseert alleen de

minister van OCW op hoofdlijnen over het selectiebeleid van de (rijks)overheid.

Op lokaal niveau ligt er nu een belangrijke taak voor het Strategisch Informatie Overleg (het SIO):

selectiebeslissingen moeten tijdig en op het juiste niveau worden genomen. Het SIO bespreekt ook

digitalisering van werkprocessen en vraagstukken van openbaarheid. Deelnemers in het SIO zijn de

Chief Information Officer (CIO), een externe deskundige en de benoemde archivaris. Het SIO is voor

zover mij bekend amper ingevoerd, maar zal de komende jaren gestalte moeten krijgen.

5.2.2 Wijziging Archiefregeling

Op deze plaats verdient vermelding de wijziging van de Archiefregeling: de dwingende verwijzing

naar NEN- en ISO-normen is omgezet naar een niet dwingende verwijzing. Het gaat daarbij om de

normen van hoofdstuk 2, Duurzaamheid van archiefbescheiden en hoofdstuk 3, Geordende en

toegankelijke staat van archiefbescheiden. Verder was in hoofdstuk 4 van de Archiefregeling,

voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen in artikel 27

al een gelijkwaardigheidsbepaling opgenomen, waardoor andere toepassingen dan die in de

betrokken NEN-normen mogelijk zijn.


5.3 Modellen BRAIN (voorheen LOPAI) voor archiefverordeningen en

besluiten informatiebeheer

Eerder in dit verslag heb ik aangegeven dat sedert medio 2013 de verantwoordelijkheid voor het

onderhoud van modellen voor archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer door het LOPAI is

overgedragen aan BRAIN. In de werkgroep van BRAIN hebben drie (sinds november 2014 twee)

gemeentelijk archiefinspecteurs zitting, en namens het LOPAI een provinciale archiefinspecteur (die

van Overijssel). De eerste nieuwe modellen zijn eind 2014/begin 2015 aangeboden aan de sectie

Archieftoezicht van BRAIN en zullen naar verwachting begin 2015 worden gepubliceerd. Enigszins

populair uitgedrukt kan worden gesteld dat de huidige modellen grotendeels zijn gebaseerd op

analoge archieven, en bij de laatste redactieslagen mede geschikt zijn gemaakt voor digitale

archieven. De nieuwe modellen gaan uit van de digitale informatiehuishouding, waarbij zij tevens

bruikbaar blijven voor analoog archiefbeheer. Dit kan gerust een paradigmawisseling worden

genoemd!

5.4 PROVISA

Op17 januari 2014 verschenen in de Staatscourant de nieuwe selectielijsten voor de provincie:

https://zoek.officiëlebekendmakingen.nl/stcrt-2014-1042.html resp.

https://zoek.officiëlebekendmakingen.nl/stcrt-2014-1050.html. Het gaat om de selectielijsten voor

de provinciale organen en die voor de CdK als rijksorgaan. Deze nieuwe selectielijst PROVISA voor

de provinciale organen vervangt de lijst van 2005. De nieuwe lijst voor de CdK als rijksorgaan

vervangt de V-lijst van 1994.

https://zoek.officiëlebekendmakingen.nl/stcrt-2014-1042.html

https://zoek.officiëlebekendmakingen.nl/stcrt-2014-1050.html


6 Ontwikkelingen provincie Overijssel

6.1 Samenwerking Overijssel-Gelderland

Tweemaal per jaar vindt overleg plaats van de Gelderse Provinciale Archiefinspectie met de

Gemeentelijke Archiefinspecteurs van de archiefdiensten in het Gelderse. Sinds 2011 de

samenwerking tussen de beide provinciale archiefinspecties is geformaliseerd neem ik deel aan het

genoemde overleg. Naast de beide vergaderingen vond in 2014 een workshop plaats over

archivering bij verbonden partijen, waaraan ik mijn bijdrage leverde. Ook heb ik voor een aantal

collega’s in Nijmegen een presentatie verzorgd over het e-Depot (in mei).

In de zomerperiode en soms een enkele week daarbuiten fungeren de Overijsselse en Gelderse

archiefinspectie als achtervang van elkaar. Sinds november 2014 is de Gelderse archiefinspectie

versterkt met een gedetacheerde medewerker van het archief Nijmegen, vooralsnog voor een jaar

gedurende drie dagen per week. Met haar vond een kennismaking plaats.

6.2 Samenwerking in het LOPAI (en met EGI en BRAIN)

Het LOPAI is een sinds 1960 bestaand vakberaad van provinciale archiefinspecties. Bij een

krimpende formatie en bij de intensieve ontwikkelingen in het vakgebied en de zich wijzigende wet-

en regelgeving blijft het LOPAI een belangrijk platform voor kennisdeling. Het LOPAI is het enige

platform waarin direct wordt samengewerkt met collega’s van rijk en gemeenten, resp. de

Erfgoedinspectie (voormalige Rijksarchiefinspectie) en de Sectie Archieftoezicht van BRAIN. Het

LOPAI is begunstiger van BRAIN; ook enkele provincies zijn toegetreden tot deze branchevereniging.

6.3 Samenwerking met HCO

6.3.1 Adviseur bestuur

In de gemeenschappelijke regeling van het HCO is de bepaling opgenomen dat de provinciale

archiefinspecteur de vergaderingen van het bestuur als adviseur kan bijwonen. Deze rol vervul ik zo

goed mogelijk. Als bestuursadviseur streef ik er ook naar om presentaties en officiële openingen van

tentoonstellingen bij het HCO bij te wonen. In 2014 is dat wederom enkele keren gelukt (onder

meer bij de presentatie van de vernieuwde Mijnstadmijndorp-website, het samenwerkingsproject

van HCO/IJsselacademie/Twentse Welle voor onderzoek naar het boerenleven de afgelopen halve

eeuw en de opening van de tentoonstelling sPECtaculair, een fototentoonstelling over PEC Zwolle).


6.3.2 Samenwerking met gemeentelijk archiefinspecteur

De gemeentelijk archiefinspecteur (GAI) van het HCO vervult om te beginnen zijn taak bij de

gemeente Zwolle, bij de GGD IJsselland en de Veiligheidsregio IJsselland. In de praktijk trekken wij

bij meerdere onderwerpen en plaatsen samen op. Bij zorgdragers waar de gemeentelijk

archiefinspecteur toezicht op het beheer uitoefent beperk ik mij voornamelijk tot toezicht op de

zorg; de inspectierapporten wisselen wij uit. Onze samenwerking is hecht, mede op basis van de

nota ‘professionalisering van archiefzorg en archiefbeheer in Overijssel’, die wij (2011) aanboden

aan de Commissaris van de Koning(in) (portefeuillehouder archiefzorg en archiefbeheer in het

college van GS Overijssel) en aan de directeur van het HCO.

De gemeentelijk archiefinspecteur heeft op basis van dienstverleningsovereenkomsten van een

aantal gemeenten met het HCO in 2014 een aantal KPI-verslagen samengesteld en een aantal

bewerkingsplannen opgesteld in het kader van het wegwerken van inventarisatie-achterstanden.

Verder hebben wij in 2014 gezamenlijk geadviseerd over vervangingsvraagstukken in Zwolle, de

0-meting informatiebeheer in Twente door het Shared Services Netwerk Twente (SSNT) en over het

handboek vervanging van Ommen-Hardenberg en dat van Staphorst (op de grens van 2014/2015).

De GAI, Johan Seekles, heeft in oktober ook waardevolle adviezen aan de provinciearchivaris

verstrekt over het verdere beheer en de overdracht van het semistatisch archief van de Provinciale

Archiefinspectie Overijssel, aangelegd door mijn voorganger mr. Caspar van Heel.

6.3.3 Regiegroep e-Depot

De Regiegroep die de ontwikkelingen van de gemeenschappelijke e-Depotvoorziening in Overijssel

begeleidt bestaat naast directeur Bert de Vries van het HCO en de provinciale archiefinspecteur

(namens de opdrachtgever) uit directieleden van de drie deelnemers aan de pilot: Dalfsen, Deventer

en waterschap Groot Salland. De werkwijze van de Regiegroep is zeer praktisch: tot nu toe kwam zij

één keer bijeen, in augustus, ter bespreking en vaststelling van de tussenevaluatie van het e-Depot.

Deze tussenevaluatie is in september aangeboden aan de deelnemers en aan de provincie.

6.4 Archiefberaad Overijssel

Al eerder in dit verslag is kort aangegeven wat de samenstelling en rol is van het Archiefberaad in

Overijssel. In mijn ogen is het een belangrijk platform om kennis en ervaring uit te wisselen. In de

eerste plaats tussen de deelnemers (in 2014 directeur HCO, vertegenwoordigers van de gemeenten

Zwolle, Steenwijkerland, Kampen, Borne, Deventer, Enschede, Ommen-Hardenberg, de provincie,

Waterschap Regge en Dinkel en vanuit de particuliere sector Twickel): zij belichten diverse

onderwerpen op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer. Het platform draagt zijn kennis en

ervaring breder uit, bijvoorbeeld in de OCDD.


7 Diversen

7.1 Deelname aan studiedagen

Het op peil houden van kennis is essentieel. Naast deelname aan (korte) trainingen op verschillende

gebieden die de provincie Overijssel haar personeel aanbiedt heb ik ook op het vakgebied aan

bijscholing gedaan, door deelname aan de KVAN-dagen, de jaarlijkse tweedaagse bijeenkomst van

de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, aan een van de twee kennisdagen van

BRAIN ( inspectie), het jaarlijkse symposium van DOXIS Informatiemanagers en enkele

bijeenkomsten in het kader van Archief2020. In het voorjaar heb ik een studiedag van Digital

gevolgd over het DMS Sharepoint.

7.2 Opleiding beoogd gemeentearchivaris Steenwijkerland

De heer Roel Lensen, nu nog senior medewerker archief in Steenwijkerland, is zijn opleiding

archivistiek b aan de Hogeschool van Amsterdam aan het afronden. Ik fungeer sinds najaar 2012 als

zijn praktijkbegeleider; dit betekent dat wij enkele keren per jaar overleg voeren over de resultaten

van de opleiding, de praktijkwerkzaamheden en dit jaar over zijn onderzoek bij kleinere

archiefdiensten, ter voorbereiding op zijn scriptie. De heer Lensen hoopt in 2015 af te studeren. Dan

zal naar verwachting ook zijn benoeming tot gemeentearchivaris plaatsvinden.

7.3 Overleg met stagiair Saxion Hogeschool Enschede over

vervanging

In het voorjaar heb ik enkele keren contact gehad met een stagiair van Saxion Hogeschool Enschede, Karlien Roering. Zij voerde een stevige opdracht uit bij het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Twente (GBT). Zij maakte een rapport over de documentaire informatievoorziening en gaf aanbevelingen voor het traject om te komen tot het handboek vervanging en het besluit tot vervanging. Na afronding van deze stageopdracht is zij korte tijd betrokken geweest bij de eerste stappen in dit proces, in september. De werkzaamheden zijn in het najaar uitbesteed aan een externe partij. In het voorjaar van 2015 zal hieraan concreet verder worden gewerkt, waarbij ik een adviesrol zal vervullen.

7.4 Adviezen aan resp. overleg met derden

Desgevraagd heb ik aan VADA Archiefbeheer in Nijverdal adviezen gegeven over aspecten van de

Archiefregeling. Verder heb ik kennis gemaakt met Huisman Archiefdienst in Kampen: een jonge

collega, recent afgestudeerd aan de Hogeschool van Amsterdam, met praktijkervaring bij het

gemeentearchief Kampen en het HCO.

In het najaar heb ik aan de heer Jos Moorman van de gemeente Borne in het kader van zijn

opleiding Leergang Informatiemanagement bij SOD Next informatie verstrekt over het beheer van e-


mail. Zijn afstudeerscriptie, getiteld “Grip op e-mail;”/E-mail archiveren: nog geen verloren strijd

verscheen op 25 november 2014.


8 Bijlagen

8.1 Zorgdragers in Overijssel

De zorgdragers waar ik het archiefwettelijk toezicht heb uitgeoefend het afgelopen jaar zijn de 25

gemeenten, 2 waterschappen en enkele grotere openbare lichamen (GGD IJsselland, Regio Twente,

Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococencus-Tricijn, GBLT in Zwolle, de Stadsbank Oost

Nederland en de Veiligheidsregio’s IJsselland en Twente). Verder onderhoud ik relaties met ADT

(vestigingsplaats Enschede), en het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Twente (GBT;

vestigingsplaats Enschede). Eenmaal bracht ik advies uit aan het Businesspark XL (voorheen

Regionaal Bedrijventerrein Twente; vestigingsplaats Almelo).

8.2 Overzicht van inspectiebezoeken aan resp. relatiebeheer bij

archieven van zorgdragers in Overijssel in 2014 alsmede het

(ambtelijk voorgestelde) toezichtregime in 2015 op het gebied

van archiefzorg en archiefbeheer

Wettelijk kader: IBT op grond van Wet Revitalisering generiek toezicht d.d. 1 oktober

2012/wijziging Archiefwet 1995, inclusief het aanvullend archieftoetsingskader ‘Nieuwe

schoenen’. Het huidige toetsingskader is vastgesteld door Gedeputeerde Staten van Overijssel in

2013 en is licht gewijzigd in 2014 (geen wijziging op archiefgebied). Het toetsingskader is bijlage bij

de Bestuursovereenkomsten vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie en de

25 gemeenten afzonderlijk die Gedeputeerde Staten hebben gesloten.

Kleur

Per zorgdrager is aangegeven de kleur van toezichtregime in 2015 + motivatie. De objectieve

criteria voor het toezicht zijn te vinden in de hiervoor genoemde bestuursovereenkomst en de

bijlage daarbij waarin de omschrijving is neergelegd van het archieftoezicht.

Motivatie

De motivatie is enerzijds te vinden in het genoemde verslag van het laatstgehouden algemene

inspectiebezoek en verder in a) de opvolging van de aanbevelingen daaruit, b) recente contacten

met de zorgdragers over diverse ontwikkelingen en adviezen, c) de door steeds meer gemeenten

gebruikte KPI’s archiefbeheer – ook een belangrijk instrument in de (horizontale) verantwoording

aan B&W resp. door B&W aan de gemeenteraad en d) uiteraard onder toepassing van het in de

Bestuursovereenkomst vervatte toetsingskader.

Het laatstgehouden inspectiebezoek is uit de derde bezoekronde (gestart in 2013, doorlopend in

2014) of uit de partiële bezoekronde eind 2014 aan de zes gemeenten die over het jaar 2014 het

toezichtregime ‘oranje’ kregen toegekend.

Toezicht in de geest van het nieuwe IBT bij de waterschappen en openbare lichamen.


Gedeputeerde Staten hadden eveneens een bestuursovereenkomst met het Waterschap Regge en

Dinkel. Na de fusie met Velt en Vecht per 1 januari 2014 tot het Waterschap Vechtstromen is geen

nieuwe bestuursovereenkomst afgesloten. Met het Waterschap Groot Salland en met de (grotere)

openbare lichamen op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (onder meer de

Veiligheidsregio’s en Regio Twente) zijn evenmin bestuursovereenkomsten afgesloten. Voor al deze

zorgdragers geldt dat het interbestuurlijk toezicht op archiefgebied plaats vindt in de geest van de

Wet Revitalisering generiek toezicht. Dat betekent dat aan al deze zorgdragers het toetsingskader

en het aanvullende toetsingskader ‘Nieuwe schoenen’ is gezonden en dat met hen het nieuwe IBT is

besproken. Het toezichtregime is eveneens vastgesteld conform het verkeerslichtmodel.

De beelden gedeeld

De toezichtbeelden zijn in de periode medio november - medio december 2014 gedeeld met alle

zorgdragers. Er is geen discussie ontstaan over het toe te passen toezichtregime.

Openbare lichamen

Met een enkel openbaar lichaam bestaat pas sinds twee jaar contact. Daar heeft tot nu toe

relatiebeheer plaatsgevonden. Het eerste inspectiebezoek bij deze openbare lichamen zal

plaatsvinden in 2015.

Samenvatting overzicht:

Van de 25 gemeenten hebben er 22 (in 2014: 20) de toezichtkleur groen. Drie gemeenten zijn

oranje.

Voor Kampen geldt het volgende: het verscherpte toezichtregime blijft van kracht totdat de

verhuizing van het gemeentearchief naar de nieuwbouw in de Stadskazerne heeft plaatsgevonden.

Naar verwachting vindt oplevering van die nieuwbouw op zijn vroegst eind 2015 plaats.

Bij Losser wordt de oranje kleur veroorzaakt door het uitblijven van de aanpak van de

achterstanden bij archiefvorming en –bewerking. Er is in 2014 weliswaar een Plan van aanpak

gemaakt, maar daar is het bij gebleven. B&W c.q. de raad hebben geen middelen beschikbaar

gesteld voor de uitvoering van het Plan van aanpak.

Rijssen-Holten heeft op basis van de eigen KPI-rapportage geconstateerd dat diverse onderwerpen

extra aandacht behoeven om het archiefbeheer volledig aan de wettelijke eisen te laten voldoen.

Een actieplan voor 2015 (en 2016) is toegevoegd. Op basis van de KPI-rapportage is het

toezichtregime op oranje bepaald.

De ontwikkeling eind 2014 is de volgende:

Almelo: van oranje naar groen.

Enschede: van oranje naar groen.

Kampen: oranje gebleven.

Losser: oranje gebleven.

Ommen: van oranje naar groen.

Rijssen-Holten: van groen naar oranje.

De wijzigingen zijn bestuurlijk gecommuniceerd: Gedeputeerde Staten hebben bij het aanbieden van

het verslag van het (partiële) inspectiebezoek in november/december het toezichtregime voor 2015

met deze gemeenten gedeeld.

De provincie Overijssel blijft groen, op basis van de blijvende aandacht voor zorgvuldig digitaal

archiveren in EDO en de verbeteringen in EDO. Verder heb ik in november een begin gemaakt met

een inspectie op EDO met behulp van RODIN, het toetsingskader voor digitaal informatiebeheer. De

eerste resultaten van die toetsing worden binnenkort besproken met de leiding van de eenheid

Bedrijfsvoering en daarna voorgelegd aan Gedeputeerde Staten.


Naam gemeente/

waterschap/

gem. reg. + datum

inspectiebezoek

Toezicht-

kleur

Motivatie

Almelo

20 11 14

Groen/was oranje Almelo heeft een plan van aanpak opgesteld om de

achterstand in het bewerken van semi-statische archieven,

aan te pakken. Dit plan wordt in 2015 uitgevoerd. De

financiën daarvoor zijn beschikbaar. Het is de bedoeling om

weer een vaste medewerker op het oud archief te plaatsen.

Positief zijn de ontwikkelingen op het gebied van

kwaliteitszorg. De KPI-rapportage over het archiefbeheer

2013-2014 komt op korte termijn in B&W. De

archiefinspecteur is betrokken bij de nieuwbouw van de

archiefbewaarplaats in het nieuwe stadhuis. De oplevering

is voorzien in het voorjaar van 2015. Almelo verschuift door

deze ontwikkelingen van oranje naar groen.

Borne

27 02 14

Groen Borne heeft het archiefbeheer goed op orde. De

aanbevelingen uit het inspectiebezoek van februari 2014

zijn grotendeels uitgevoerd. Borne werkt de lichte

achterstand in dossiervorming weg voor 1 april 2015. In het

najaar van 2014 is gestart met werkzaamheden aan een

handboek vervanging. Tevens is een nulmeting

informatiebeheer uitgevoerd. De bouwvergunningen van

Borne worden (extern) gedigitaliseerd. Deze operatie

wordt op 1 maart 2015 afgerond.

Dalfsen

28 05 13

Groen Dalfsen heeft over de jaren 2013 en 2014 een KPI-

rapportage voor het archiefbeheer opgemaakt. B&W hebben

de rapportage vastgesteld en aangeboden aan de

gemeenteraad. Archiefzorg en archiefbeheer zijn goed op

orde. Dalfsen participeert in de pilot e-depot bij het HCO in

de periode voorjaar 2014-2015. Dalfsen archiveert sinds 1

januari 2013 digitaal. Voor het domein sociaal is nog geen

sprake van vervanging van het analoge archief door digitale

bestanden.

Deventer

05 11 13

Groen Deventer werkt op informatiegebied nauw samen met Olst-

Wijhe en Raalte, in de zogenaamde I-DOWR-constructie.

Voor elk van de drie gemeenten is een KPI-rapportage

ingevuld, die per gemeente leidt tot een actieplan. Dit plan

is deels in uitvoering genomen in 2014; grote delen van het

plan worden de komende twee jaar uitgevoerd. Belangrijk is

daarbij de invoering van een nieuw

documentmanagementsysteem. Daarbij zal Deventer op

termijn overgaan tot volledig digitaal archiveren. Deventer

heeft de nieuwe Archiefverordening eind 2014 aangeboden

aan B&W; vaststelling door de raad vindt begin 2015 plaats.

B&W zullen vervolgens ook een nieuw Besluit

Informatiebeheer vaststellen. Deventer constateert dat de

operatie Schoon Schip, waarbij archiefmateriaal dat nog bij

medewerkers berust wordt ingeleverd bij de

archiefmedewerkers, als voorbereiding op de verhuizing

naar het nieuwe stadskantoor een flinke inzet zal vergen.

De personele capaciteit daarvoor lijkt (te) krap. In 2015 zal

moeten blijken in hoeverre de werkzaamheden uit het


Naam gemeente/

waterschap/

gem. reg. + datum

inspectiebezoek

Toezicht-

kleur

Motivatie

hiervoor genoemde Actieplan kunnen worden uitgevoerd.

De aanbevelingen uit het vorige inspectiebezoek zijn door

Deventer opgevolgd; het betreft met name enkele

investeringen in de blusvoorzieningen in de

archiefbewaarplaats.

Dinkelland

23 10 14

Groen Dinkelland is op 1 januari 2013 ambtelijk gefuseerd met

Tubbergen. Dinkelland heeft in de informatiehuishouding

een inhaalslag gemaakt. Met terugwerkende kracht tot 1 juli

2013 hebben B&W het vervangingsbesluit genomen. De

archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn in

2014 vastgesteld. Dinkelland pakt in 2015 het

calamiteitenplan voor het oud-archief tegelijk met

Tubbergen op. Aandachtspunten blijven het gebrek aan

capaciteit om een deel van het oud-archief beter te

inventariseren (van voor 1945) en het capaciteitsgebrek

voor de herverpakkingsoperatie in zuurvrije mappen en

dozen. Dinkelland werkt aan de KPI’s voor archiefbeheer.

Dinkelland legde het concept voor aan de archiefinspecteur

voor een eventuele reactie.

Enschede

18 03 14 en

20 11 14

Groen/was oranje Enschede stelde een archiefbewerkingsplan op om de

relatief flinke achterstand in archiefbewerking op te lossen.

Het plan is voorzien van een financiële onderbouwing en al

in uitvoering genomen. De achterstanden worden in twee

jaar tijd (medio 2014-2016) weggewerkt. Enschede

verschuift door deze ontwikkelingen van oranje naar groen.

Haaksbergen

29 01 14

Groen Haaksbergen heeft de aanbevelingen uit het

inspectieverslag van januari 2014 opgevolgd. Haaksbergen

heeft het calamiteitenplan voor het archief en het

bezoekersreglement vastgesteld. Voor de stukken met een

bewaartermijn tot twintig jaar neemt Haaksbergen in

december 2014 een vervangingsbesluit. Dit is een

uitbreiding van het geldende besluit waarbij stukken met

een bewaartermijn tot zeven jaar werden vervangen. B&W

en de raad van Haaksbergen nemen eind december 2014,

begin januari 2015 een besluit om de nieuwe

Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vast te

stellen.

Hardenberg

21 10 14

Groen Hardenberg heeft in 2014 flink voortgang gemaakt met het

inventariseren van oude archieven van Stad Hardenberg,

Hardenberg (oud) en Gramsbergen. In 2015 wordt budget

gevraagd voor het gemeentearchief van Gramsbergen over

de periode 1950-2000. Hardenberg beschikt over een

actuele Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer.

B&W nemen in de loop van 2015 een generiek

vervangingsbesluit. De laatste hand wordt nu gelegd aan

het handboek vervanging. Kwaliteitszorg krijgt de nodige

aandacht op basis van de jaarlijks, in het voorjaar, op te

maken KPI-rapportage .


Naam gemeente/

waterschap/

gem. reg. + datum

inspectiebezoek

Toezicht-

kleur

Motivatie

Hellendoorn

07 05 14

Groen Hellendoorn heeft de nodige besluitvorming verricht

(december 2014/januari 2015) waar het gaat om

vernietiging, overdracht en vervanging van

archiefbescheiden en de publicatie van deze besluiten.

Verder heeft Hellendoorn over het jaar 2013 een KPI-

rapportage voor het archiefbeheer opgesteld en (in concept)

aangeboden aan GS.

Hengelo

04 03 14

Groen Hengelo heeft dit verslagjaar een nieuw Besluit

Informatiebeheer vastgesteld, vooral vanwege de invoering

van het digitaal zakelijk werken. Via de KPI-rapportage, die

in concept aan de provincie is toegezonden, worden B&W

resp. de raad op de hoogte gesteld van het archiefbeheer in

2014. Afhankelijk van de verbouwing van het stadhuis zal

ook een nieuwe archiefbewaarplaats worden gerealiseerd.

Indien deze verbouwing niet doorgaat, zullen in de huidige

archiefbewaarplaats nog enkele investeringen moeten

plaatsvinden.

Achterstanden in archiefvorming en –bewerking doen zich

niet voor; de personele capaciteit en het opleidingsniveau

van de medewerkers zijn op orde.

Hof van Twente

03 12 13

Groen Archiefzorg en het archiefbeheer in Hof van Twente zijn

vrijwel geheel op orde. In 2014 hebben B&W het besluit

genomen tot vervanging van analoge archiefbescheiden

door digitale stukken, op basis van een Handboek

vervanging. Na enige aanloopproblemen met de kwaliteit

van de scans en de inrichting van de dubbele controle (vier

ogen-principe) is de vervanging met ingang van 1 oktober

2014 goed geregeld. Kwaliteitszorg krijgt aandacht door het

gebruik van de KPI’s voor archiefbeheer (voor het eerst

over 2014). De personele capaciteit bij de documentaire

informatieverzorging en archief is bij de invoering van de

ambtelijke reorganisatie per 15 mei 2014 overeenkomstig

de eerder uitgesproken verwachting verminderd. Hof van

Twente zet tijdelijk externe capaciteit in om de lichte

achterstand in archiefvorming en –bewerking weg te

werken. De archivering van het omgevingsarchief is geheel

op orde. Op 16 december heeft de raad de

Archiefverordening gmeente Hof van Twente 2014

vastgesteld.

Kampen

25 11 14

Oranje/was

oranje

Het klimaat in de afgekeurde archiefbewaarplaats is

stabiel, dankzij het onderhoud in de zomer van 2014 aan de

klimaatregelinstallatie. GS blijven de situatie actief

gedogen. De archivaris blijft nauw betrokken bij de (bouw

en inrichting van de) nieuwe archiefbewaarplaats in De

Stadskazerne. Kampen heeft en aantal aanbevelingen uit

het vorige inspectiebezoek (14 mei 2013) al uitgevoerd,

onder meer de betere verpakking van de diacollectie.

Kampen heeft de collectie kleine kaarten herverpakt en de


Naam gemeente/

waterschap/

gem. reg. + datum

inspectiebezoek

Toezicht-

kleur

Motivatie

achterstand in bewerking en overbrenging van archieven

grotendeels weggewerkt.

Losser

07 02 2014 en

20 11 14

Oranje/was

oranje

Losser heeft in 2014 een Plan van aanpak voor het

wegwerken van de relatief grote achterstand in

archiefbewerking opgesteld. De middelen om het plan uit

te voeren zijn echter niet beschikbaar gesteld. Daarom blijft

de toezichtkleur voor 2015 oranje.

Oldenzaal

27 09 13

Groen Oldenzaal heeft de aanbevelingen uit het inspectierapport

opgepakt. In de archiefbewaarplaats wordt in 2015 een

nieuwe klimaatregelinstallatie geïnstalleerd. Na afronding

van de ambtelijke reorganisatie (februari 2015) zullen ook

de nieuwe Archiefverordening en het Besluit

Informatiebeheer gestalte krijgen. Oldenzaal is bezig om

voor het archiefbeheer op basis van detachering

menskracht in te zetten, wegens het vertrek eind 2013 van

de toenmalige beleidsadviseur. In het formatieplan van de

nieuwe organisatie is een formatieplaats opgenomen voor

een beleidsmedewerker op DIV- en archiefgebied. Oldenzaal

neemt waarschijnlijk in 2015 het besluit tot vervanging van

alle documenten die op termijn te vernietigen zijn (nu geldt

dat alleen voor documenten met een vernietigingstermijn

tot 10 jaar).

Olst-Wijhe

09 09 10

Groen In het kader van de samenwerking met Deventer en Raalte

op het gebied van de informatievoorziening heeft ook Olst-

Wijhe een KPI-verslag opgemaakt. Daarbij is een actieplan

gevoegd om in 2015 en 2016 op basis van een

prioriteitstelling een aantal onderwerpen op te pakken. Dit

onder meer om meer procesmatig digitaal te kunnen gaan

werken. Olst-Wijhe zal een calamiteitenplan voor het archief

opstellen in 2015, in een samenwerkingstraject met Raalte.

Ommen

21 10 14

Groen/was oranje De gemeenteraad van Ommen heeft de KPI-rapportage in

januari 2014 vastgesteld. De raad stelde voorts een nieuwe

Archiefverordening vast. De sinds 2010 opgelopen

achterstanden in archiefbewerking zijn in 2014 grotendeels

opgelost. De activiteiten voor de periode 2014-2018,

inclusief de middelenraming zijn in planning gezet. De

herverpakking van een deel van het oud-archief vond deels

plaats in 2014; naar verwachting vindt afronding plaats in

2015. Ommen verschuift door deze ontwikkelingen van

oranje naar groen.

Raalte

18 02 14

Groen Raalte werkt op informatiegebied samen met Deventer en

Olst-Wijhe. Op basis van de KPI-rapportage is een actieplan

voor 2015-2016 gemaakt om een aantal onderwerpen op te

pakken. De nieuwe Archiefverordening en het Besluit

Informatiebeheer zal Raalte begin 2015 vaststellen. De

achterstanden bij het digitaliseren van de

personeelsdossiers van de drie gemeenten zijn door Raalte

in 2014 weggewerkt. Raalte zal in 2015 samen met Olst-

Wijhe en Deventer overgaan op het Document Management


Naam gemeente/

waterschap/

gem. reg. + datum

inspectiebezoek

Toezicht-

kleur

Motivatie

Systeem e-suite van Atos, de leverancier van de zgn.

Dimpactgemeenten. Van die groep gemeenten maken

Deventer, Olst-Wijhe en Raalte sinds 2014 deel uit. Raalte

constateert dat de invoering van de e-suite een flinke

aanslag zal doen op de beschikbare tijd voor de

informatievoorziening.

Raalte heeft recent een calamiteitenplan voor het archief

vastgesteld.

Rijssen-Holten

23 09 13

Oranje/was groen Rijsen-Holten constateert in de (concept-) KPI-rapportage

dat op veel terreinen inzet nodig is om te voldoen aan alle

archiefwettelijke eisen. De eigen inkleuring bij een

aanzienlijk deel van de KPI-(sub)vragen is oranje tot rood.

Het gaat daarbij deels om een bewustwordingsproces bij de

organisatie om zorgvuldig digitaal te (kunnen) gaan

archiveren. Er is een goede planning en prioritering

opgemaakt.

Staphorst

17 09 14

Groen Staphorst heeft geen achterstanden in archiefvorming of –

bewerking. Staphorst moet maatregelen treffen in de

archiefbewaarplaats voor een beter klimaat (de

temperatuur ligt boven de wettelijke grens van 20 graden

Celsius). De raad heeft in 2014 een nieuwe

archiefverordening vastgesteld. B&W hebben in september

een nieuw Besluit Informatiebeheer vastgesteld. Voor de

kwaliteitszorg hebben B&W de KPI-rapportage vastgesteld

en aangeboden aan de raad.

Steenwijkerland

25 09 14

Groen Steenwijkerland maakt momenteel voor het eerst een KPI-

rapportage over het archiefbeheer op. Achterstanden in

archiefvorming en –bewerking doen zich niet voor. In

oktober voerde Steenwijkerland digitaal zaakgericht werken

in. Het vervangingsbesluit is nog niet aan de orde.

Steenwijkerland heeft de inventarisatie van de oude

archieven van de voorlopers van de gemeente vrijwel

afgerond.

B&W hebben een calamiteitenplan vastgesteld.

Tubbergen+

G.R. Noaberkracht

Dinkelland-Tubbergen

23 10 14

Groen Tubbergen stelt een KPI-rapportage voor archiefbeheer op.

Tubbergen legde het concept vooraan de archiefinspectie.

Calamiteitenzorg krijgt samen met Dinkelland aandacht.

Tubbergen stelde dit jaar een nieuwe Archiefverordening en

een Besluit Informatiebeheer vast. Het geactualiseerde

handboek vervanging zal Tubbergen aanreiken bij de

archiefinspecteur.

Twenterand

02 05 13

Groen De aanbevelingen van het vorige bezoek zijn opgevolgd.

Twenterand stelde onder meer een calamiteitenplan vast en

een nieuw Besluit Informatiebeheer gemeente Twenterand

2013. De KPI-rapportage, te beschouwen als

kwaliteitssysteem voor het archief, is op 22 april 2014


Naam gemeente/

waterschap/

gem. reg. + datum

inspectiebezoek

Toezicht-

kleur

Motivatie

aangeboden aan B&W resp. aan de raad. De achterstanden

in archiveren worden aangepakt door twee tijdelijke

medewerkers met ingang van januari 2015.

Wierden

07 03 12

Groen Wierden heeft in 2013 de Archiefverordening en het Besluit

informatiebeheer vastgesteld. Ook is de kleine achterstand

in bewerking van het dynamisch archief weggewerkt. In

2014 heeft Wierden een handboek vervanging opgesteld en

het vervangingsbesluit genomen. Voor het behandelen van

door schimmel aangetaste archiefbestanden is krediet

uitgetrokken in 2015 en 2016. De KPI-rapportage

archiefbeheer over 2014 is vrijwel gereed.

Zwartewaterland

14 02 11

Groen Zwartewaterland heeft een nieuwe Archiefverordening en

Besluit Informatiebeheer in procedure. Vaststelling is

voorzien begin 2015. De KPI-rapportage over het

archiefbeheer 2014 is al opgesteld; B&W stellen deze op

korte termijn vast. Zwartewaterland heeft in de

archiefruimte enkele maatregelen getroffen voor een stabiel

klimaat. Het calamiteitenplan voor het archief wordt op

korte termijn vastgesteld door de gemeente.

Zwolle

Zomer 2014

(partieel)

Groen Zwolle heeft de achterstand bij archiefvorming – en

bewerking in 2013 grotendeels ingelopen. De

verhuisoperatie binnen het stadskantoor in 2014 heeft voor

aanwas van de werkvoorraad gezorgd (waarbij het voor een

deel om te bewaren archief gaat, maar grotendeels om op

termijn te vernietigen materiaal). Zwolle heeft deze

archieven tijdelijk opgeslagen in een archiefruimte in de

voormalige brandweerkazerne aan de Harm Smeengekade.

Het materiaal wordt met eigen menskracht bewerkt.

Het handboek vervanging is recent tot stand gekomen;

B&W zullen dit waarschijnlijk begin 2015 vaststellen. Bij dit

proces zijn o.a. de provinciale en de gemeentelijke

archiefinspecteur betrokken.

Waterschap Groot Salland

27 02 13

Groen Waterschap Groot Salland heeft in december de KPI-

rapportage over het archiefbeheer opgesteld, en voorzien

van een plan van aanpak. De verbeterpunten of actiepunten

die in 2015 aandacht zullen krijgen zijn het regelmatig

verslag uitbrengen aan het bestuur van het toezicht op het

beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden resp. het

beheer van overgebrachte archiefbescheiden; het voor

zover mogelijk implementeren van het Toepassingsprofiel

Metadatering Lolkale Overheden (TMLO) van Archief2020 en

het opschonen van 165 m1 analoog archief. WGS

participeert in de pilot e-Depot van het HCO. Het

waterschap beschikt over een calamiteitenplan voor het

archief en heeft een contract met Documentenwacht.

Waterschap

Vechtstromen

Groen Op 2 januari 2014 is het nieuwe team Informatiebeheer van

het waterschap van start gegaan. Het afgelopen jaar stond


Naam gemeente/

waterschap/

gem. reg. + datum

inspectiebezoek

Toezicht-

kleur

Motivatie

13 02 12 (was nog

Waterschap Regge

en Dinkel)

in het teken van een kwaliteitsslag van de

informatievoorziening, harmonisatie van de verschillende

werkwijzen van de vorige waterschappen en voorbereiding

op digitaal werken en archiveren. Waterschap Vechtstromen

heeft een Beleidsplan 2014-2017 opgesteld op basis

waarvan de zaken worden aangepakt. Het waterschap zal in

het eerste kwartaal van 2015 de KPI-rapportage opmaken

voor het archiefbeheer. Het Handboek vervanging wordt

ook afgerond in die periode. Diverse onderwerpen op het

vakgebied informatiebeheer en archief krijgen in 2015

aandacht, gerelateerd aan de speerpunten

kwaliteitsverbetering, digitalisering en samenwerken,

binnen en buiten het waterschap.

GGD IJsselland

24 05 14

Groen De achterstand die inn 2011 bestond bij het bewerken van

archieven is volledig ingelopen. Verder zijn aanbevelingen

uit het inspectieverslag met betrekking tot de inrichting van

de archiefruimte uitgevoerd. Ook is in 2014 een

calamiteitenplan voor het archief opgesteld. De

bedrijfsvoering van de GGD en de Veiligheidsregio

Ijsselland verhuist in 2015 naar de brandweerkazerne aan

de Marsweg in Zwolle. In 2015 starten ook werkzaamheden

verbonden aan vervanging.

Regio Twente

04 06 13

Groen De actualisatie van de archiefverordening en van het Besluit

Informatiebeheer vinden plaats in de loop van 2015, nadat

de Regio Twente de processen in het nieuwe DMS/RMA-

systeem heeft ingericht. De WGr+-status van de Regio

Twente is per 1 januari 2015 opgeheven. De

mobiliteitstaken gaan over naar de provincie. De Regio

Twente heeft met de provincie gesproken over de

overdracht van de dossiers.

Een deel van het oud-archief van de Regio Twente wordt

materieel bewerkt voorafgaande aan plaatsing in de

archiefbewaarplaats bij VADA in Nijverdal.

Provincie Overijssel

november 2014

(RODIN; partieel)

Groen De archivaris wordt nauw betrokken bij ontwikkelingen op

het gebied van de informatiehuishouding. Het gaat daarbij

bijvoorbeeld om advisering inzake de overname van de

archieven van de Dienst Landelijk Gebied (DLG) in maart

2015 naar de provincie; de komst van dossiers van Regio

Twente per 1 januari 2015 in verband met de opheffing van

de WGR+-status (met name dossiers op gebied openbaar

vervoer) en de gevolgen van de taakoverdracht door de

provincie aan het Shared Service Centrum van de provincie

en de gemeenten Zwolle en Kampen. Verder vond dit jaar

intensief contact plaats tussen het team

informatievoorziening, de archivaris, het Historisch Centrum

Overijssel en het Nationaal Archief over

openbaarheidsbeperkingen wegens (gedeeltelijk


Naam gemeente/

waterschap/

gem. reg. + datum

inspectiebezoek

Toezicht-

kleur

Motivatie

vervroegde) overbrenging van provinciaal archief en archief

CvdK naar het HCO.

Verder heeft de archivaris in november een start gemaakt

met het inspecteren van het DMS EDO met behulp van

RODIN, het door het LOPAI opgestelde toetsingskader. Deze

inspectie wordt in het voorjaar van 2015 voortgezet.

Openbare lichamen

GBLT (gemeenschappelijk

belastingkantoor

Lococensus-Tricijn)

07 11 13

Groen GBLT heeft de meeste aanbevelingen uit het

inspectiebezoek opgevolgd. In 2014 werden een nieuwe

Archiefverordening en een nieuw Besluit Informatiebeheer

van kracht. De verdere ontwikkeling van het Documentair

Informatiesysteem Bakerware vindt plaats: in 2015 moet

dit DMS ook zijn voorzien van een zgn. Records

Management Applicatie (RMA) voor het beheren van

afgesloten zaken. De verhuizing van GBLT naar het

stadskantoor van Zwolle heeft plaatsgevonden per 1

december 2014.

GBLT geeft inhoud aan kwaliteitszorg door het opmaken van

een KPI-rapportage, die door het dagelijks bestuur wordt

aangeboden aan het algemeen bestuur. Voor diverse

aspecten verbonden aan goed archiefbeheer wordt begin

2015 een Verbeterplan opgesteld, dat wordt voorgelegd aan

het dagelijks bestuur.

Stadsbank Oost

Nederland

03 04 14

Groen

De aanbevelingen uit het eerste inspectiebezoek zijn voor

het overgrote deel al opgevolgd per medio december 2014.

Stadsbank Oost Nederland heeft gezorgd voor brandveilige

opslag van de analoge dossiers; het gebruik van de

archiefruimte die niet aan alle wettelijke eisen voldoet wordt

gedoogd door GS. Door de digitalisering van de

cliëntendossiers neemt het gebruik van deze archiefruimte

sterk af de komende jaren. Stadsbank Oost Nederland geeft

de nodige aandacht aan het zorgvuldig beheer van de

archiefwaardige stukken in het Document Management

Systeem. In een nieuwe versie van het DMS wordt het

beheren van archiefwaardige mails eenvoudiger voor de

medewerkers. Voor de behandeling van WOB-verzoeken

heeft Stadsbank Oost Nederland juridische expertise;

verder kan een beroep worden gedaan op de gemeente

Enschede.

Veiligheidsregio

IJsselland

24 05 14

Groen

Bij de start van de Veiligheidsregio IJsselland (VRIJ) is er

meteen aandachts geschonken aan zorgvuldig

archiefbeheer. Zo zijn in 2012 vastgesteld de

Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer. In

2013/2104 zijn enkele noodzakelijke verbeteringen

aangebracht in de archiefruimte; het calamiteitenplan is

opgesteld in 2014. Bij het voorjaar 2015 te starten


Naam gemeente/

waterschap/

gem. reg. + datum

inspectiebezoek

Toezicht-

kleur

Motivatie

vervangingstraject zal ook het overzicht van gebruikte

applicaties (met daarin archiefwaardig materiaal) worden

opgepakt. Verdere investeringen in de archiefruimte zijn

niet meer noodzakelijk gelet op de verhuizing in 2015 naar

een nieuwe locatie (brandweerkazerne aan de Marsweg in

Zwolle).

Veiligheidsregio Twente

28 10 14

Groen

De Veiligheidsregio Twente heeft voldoende aandacht voor

kwaliteitszorg en archiefbeheer. Achterstanden in

dossiervorming en -bewerking doen zich niet voor.

Calamiteitenzorg dient wel meer aandacht te krijgen. Bij de

voorgenomen nieuwbouw van de archiefruimte in de

brandweerkazerne in Enschede wordt de Archiefregeling

toegepast. Er vindt tot slot een nieuwe aanbesteding plaats

voor de aanschaf van een Document Management Systeem.

ADT (Area Development

Twente)

15 10 13 en 18 06 14

nvt

In 2014 is een gezamenlijk bezoek gebracht met DIV-

collega’s van Enschede, onder wie de gemeentelijk

archiefinspecteur de heer J. Seekles (ingeschakeld via een

Dienstverleningsovereenkomst met het HCO).

Geconstateerd is dat DIV- en archiefzorg en –beheer op

orde zijn. Voor de overdracht van stukken aan DIV/archief

van Enschede moet ADT nog wel het nodige gaan regelen.

DIV Enschede zal samen met de heer Seekles ADT

adviseren en dit proces ondersteunen.

Hier ligt geen rol voor de archiefinspecteur als

interbestuurlijk toezichthouder omdat de provincie en de

gemeente Enschede de deelnemers zijn aan deze regeling.

De provinciearchivaris heeft wel zijn rol.

GBT (Gemeenschappelijk

Belastingkantoor Twente)

nvt Het GBT is in het najaar van 2014 begonnen met een

handboek vervanging. Het dagelijks bestuur neemt later

een besluit tot vervanging. In dit traject wordt de

archiefinspecteur begin 2015 betrokken. Een

inspectiebezoek zal waarschijnlijk in het najaar van 2015

kunnen worden gepland.

Particuliere

archiefinstelling

ADC Kampen

Bespreking diverse onderwerpen archiefzorg en –beheer;

klimaatlogging archiefbewaarplaats en overleg over digitaal

archiefbeheer door ADC (07 03 14 en 25 11 14)

Commerciële partij

VADA Archiefbeheer

Nijverdal

Desgevraagd heb ik een aantal malen toelichting gegeven

op aspecten van de Archiefregeling en over de opleiding

voor archiefbewerkers.

8.3 Lijst met afkortingen

In dit verslag hanteer ik een aantal afkortingen. Ik heb er naar gestreefd om de eerste maal dat ik

een dergelijke afkorting gebruik deze ook voluit te vermelden. Deze lijst vergemakkelijkt het

terugzoeken c.q. vinden van de betekenissen.


ADC Archief- en Documentatiecentrum van de Gereformeerde Kerken in Nederland

(gevestigd in Kampen)

ADT Area Development Twente (openbaar lichaam, gevestigd in Enschede)

AIDO Archiefinnnovatie Decentrale Overheden

B&W (College van) Burgemeester en Wethouders

BVINF Team Informatievoorziening van de eenheid Bedrijfsvoering (prov. Overijssel)

BRAIN Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (i.h.b. de Sectie Archieftoezicht)

BZK Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

CdK Commissaris van de Koning

CIO Chief Information Officer

DAISY Decoratie Aanvraag Informatie Systeem

DIV Documentaire Informatie Verzorging/Voorziening (afdeling DIV)

DLG Dienst Landelijk Gebied van het Ministerie van Economie, Landbouw en Innovatie (per 1

maart 2015 gedecentraliseerd naar de provincies)

DMS Document Management Systeem

EDO Elektronisch Documentbeheer Overijssel (DMS van de provincie)

ED3 Eisen Duurzaam Digitaal Depot (publicatie van LOPAI, versie 2, d.d. december 2012)

EGI Erfgoedinspectie OCW (waarin opgenomen de rijksarchiefinspectie)

GAI Gemeentelijk Archief Inspecteur/Gemeentelijke Archief Inspectie

GBLT Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococencus-Tricijn (openbaar lichaam, gevestigd in

Zwolle)

GBT Gemeenschappelijk Belastingkantoor Twente (openbaar lichaam, gevestigd in Hengelo)

GGD Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst

GIS Geografisch Informatie Systeem

GS (College van) Gedeputeerde Staten

HCO Historisch Centrum Overijssel (gevestigd in Zwolle)

IBT Interbestuurlijk toezicht

ICT Informatie- en communicatietechnologie

IPO (Vereniging) Interprovinciaal Overleg

ISO Door de International Organization for Standardization uitgegeven norm

onderscheidenlijk Draft International Standard

JustID Justitiële Informatiedienst (van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, o.a. gevestigd in

Almelo)

KPI’s Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen

KVAN Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland

LOPAI Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecties

NA Nationaal Archief

NEN door het Nederlands Normalisatie Instituut uitgegeven norm of ontwerpnorm

OCDD Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid

OCW Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

OLO Omgevingsloket Online (behoort bij Wabo)

PDCA Plan, Do, Check, Act: de planning- en controlcyclus van een organisatie

PROVISA Selectielijst Provinciale Organen en de Commissaris van de Koning als rijksorgaan

PS Provinciale Staten

RHC Regionaal Historisch Centrum (in Overijssel: HCO)

RMA Records Management Applicatie (‘archiefdeel’ in DMS)

RO Ruimtelijke Ordening

RODIN Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (LOPAI-publicatie)

RUD Regionale Uitvoeringsdienst (t.b.v. uitvoering taken Wabo: vergunningverlening,

toezicht en handhaving)

SIO Strategisch Informatie Overleg (o.l.v. de CIO)

SSC Shared Service Centrum (van provincie Overijssel, Zwolle en Kampen)

SSNT Shared Service Netwerk Twente

SOD Next Opleidingsinstituut voor informatiebeheer

Stb. Staatsblad van het Koninkrijk der Nederlanden

TMLO Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden

UvW Unie van Waterschappen

VNG Vereniging van Nederlandse Gemeenten

VP Verbonden Partij

Wabo Wet algemene bepalingen omgevingsrecht

Wet Rgt Wet Revitalisering generiek toezicht

Wgr Wet gemeenschappelijke regelingen


8.4 8.4. Memo algemene onderwerpen te bespreken bij

inspectiebezoeken 2014

Aan

Geadresseerde

Van

Drs. Lolke Folkertsma, provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in

Overijssel, team BCDOK.

cc

algemene onderwerpen te bespreken bij inspectiebezoeken 2014

Inleiding

Ter voorbereiding op het komende inspectiebezoek ontvangt u hierbij enige voorinformatie.

In deze notitie heb ik de gevolgen van de in de afgelopen anderhalf jaar gewijzigde wetgeving

verwerkt: de inwerkingtreding van de Wet revitalisering generiek toezicht per 1 oktober 2012, de

bijbehorende wijziging van de Archiefwet 1995 per die datum resp. per 1 januari 2013, de wijziging

van het Archiefbesluit (Stb 2012, nr. 444) en de Archiefregeling en het besluit inzake te leveren

overheidsinformatie. Ten slotte is medio vorig jaar de Archiefregeling nog een keer gewijzigd: de als

‘eis’ genoemde NEN- en ISO-normen worden niet meer dwingend voorgeschreven; het mag dus ook

anders worden geregeld om hetzelfde resultaat te bereiken. Dit is een kabinetsbesluit om NEN- en

ISO-normen c.a. wel te hanteren, maar niet dwingend voor te schrijven.

Bij een inspectiebezoek komen steeds aan de orde het verslag van het laatstgehouden

inspectiebezoek (met name de vraag naar de opvolging van aanbevelingen), de geactualiseerde

algemene vragenlijst archiefinspectie (door de zorgdrager ingevuld bij het vorige bezoek) en/of de

(voorlopige) invulling van de KPI’s, de kritische prestatie indicatoren voor de informatiehuishouding.

1. Modernisering Interbestuurlijk toezicht (IBT)/Wet Revitalisering generiek

toezicht (Rgt) en bestuursovereenkomst provincie Overijssel en gemeente X. Exemplaar beschikbaar

gesteld bij inspectieronde 2011-2012. Met alle 25 gemeenten heeft de provincie sinds april 2013 een

bestuursovereenkomst. Met waterschap Vechtstromen (fusie per 1 januaro 2014 van Regge en

Dinkel en het Drentse waterschap Velt en Vecht) en waterschap Groot Salland nog niet. Het

toezichtregime op alle zorgdragers* in Overijssel vindt plaats conform de geest van de

overeenkomst/de Wet Rgt. * zorgdragers: gemeenten, waterschappen en openbare lichamen op

grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

2. Aandacht voor RUD’s (gestart per 01 01 2013)

zie ook op www.LOPAI.nl een notitie over archivering: RUD bouwt ‘bestuursarchief’ op;

vergunningen etc. worden bij RUD voorbereid maar worden gearchiveerd bij de

deelnemende gemeenten/waterschappen. Sinds september 2013 is de LOPAI-notitie

uitgebreid tot een notitie Verbonden Partijen (in de gemeentebegroting een verplichte

paragraaf, die duidelijk maakt in welke samenwerkingsverbanden de gemeente

deelneemt.) In die notitie wordt archiefzorg en archiefbeheer bij Verbonden Partijen

uitgewerkt.

http://www.lopai/


3. Ontwikkelingen digitalisering: handboek vervanging (model LOPAI uit 2007 en

geactualiseerd handboek provincie Overijssel desgewenst beschikbaar). Stand van zaken

digitalisering en evt. besluiten vervanging: is bij u een handboek vervanging in

voorbereiding en een vervangingsbesluit van b&w/het dagelijks bestuur? Zo ja, op welke

termijn is dat voorzien?

GS hebben alle zorgdragers bij brief van 8 januari 2013 bericht over hun besluit tot

intrekking van de Beleidsregel vervanging. In diezelfde brief is het belang van een

handboek vervanging benadrukt: in het model-handboek vervanging worden diverse

aandachtspunten genoemd.

4. Ontwikkeling gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen in Overijssel: totstandkoming

OCDD (Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid) en opdrachtverlening aan HCO

(Historisch Centrum Overijssel) voor ontwikkeling e-depot/pilot. Streven is per 1 januari

2015 één gemeenschappelijke e-depotvoorziening in Overijssel, waarop de eerste

gemeenten zich kunnen aansluiten. Ambtelijk OCDD van aantal gemeenten, provincie en

HCO enkele malen per jaar bijeen als ‘klankbord’. HCO verzendt regelmatig

voortgangsbericht aan ‘OCDD’ en aan (de CIO’s, Chief Information Officers van) de

gemeenten. De pilot startte januari 2014 met Deventer, Waterschap Groot Salland en

Dalfsen. De communicatie over de pilot vindt plaats via de speciale website

www.edepotoverijssel.nl van het HCO en deels via de algemene website van het HCO

www.historischcentrumoverijssel.nl

5. Nuttige publicaties:

Handboek Wet revitalisering generiek toezicht, BZK/VNG/IPO augustus 2012 (ook

digitaal beschikbaar)

Archiefregeling + wijzigingen

Archiefwet 1995 met wijzigingen per 01 10 2012 resp. 01 01 2013

Archiefbesluit 1995 met wijzigingen ook per 01 10 2012 resp. 01 01 2013

Yes we scan (+ versie 2 van 2 oktober 2010, op website provincie)

Rodin

Visie Archiefcoalitie Digitale Duurzaamheid (ACDD)/Nationale Coalitie Digitale

Duurzaamheid (NCDD) op: E-depot; Duurzame digitale toegang tot informatie

Archief2020: in 2013 gestart programma van Nationaal Archief/Ministerie OCW in

samenwerking met IPO en VNg, waarin in 2014 de onderwerpen digitale

duurzaamheid en toegankelijkheid centraal staan (o.a. e-depot, metadataschema;

naast landelijke projecten ook steun voor regionale projecten waaronder de OCDD)

Verslag Provinciale archiefinspectie Overijssel 2011- 2012 resp. 2013

Bestuursovereenkomst vernieuwd Interbestuurlijk Toezicht (IBT) tussen de

provincie Overijssel en de gemeente X

ED3 versie 2, op www.LOPAI.nl en op archiefwiki.

Brief VNG d.d. 16 september 2014 ECSD/U201401705 Lbr. 14/064 Voortgang

Archiefconvenant en actualisatie Selectielijst (ook over S.I.O.)

6. Voorbeelden beschikbaar van: bezoekersreglement, calamiteitenplan

7. Bij het werkbezoek monitor ik het klimaat in de archiefbewaarplaats (of archiefruimte) door het

plaatsen van een datalogger

8. Acquisitiebeleid (ja/nee/hoe) (een voorbeeld van een acquisitieplan is beschikbaar)

9. Toepassing KPI’s en baseline informatiehuishouding gemeenten

KPI’s in VNG-ledenbrief zomer 2011: in toenemende mate benutten de gemeenten en andere

zorgdragers de KPI’s. Die rapportage kan dan de algemene vragenlijst archiefinspectie in het kader

van het informatiearrangement vervangen. N.B. Ledenbrief VNG20121112 over

Verantwoording_archief_kpi.pdf. Kent ook een in te vullen excelbestand; versie 2 is verspreid door

VNG op 19 april 2013: www.vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/archieven-en-

musea/nieuws/waarstaatjegemeente.nl-uitgebreid-met-archiefwet-1995. Voor de goede orde merk

ik op dat het excelbestand niet goed blijkt te werken. De KPI-rapportage kan dus in de vorm van

http://www.edepotoverijssel.nl/

http://www.historischcentrumoverijssel.nl/

http://www.lopai.nl/

http://www.vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/archieven-en-musea/nieuws/waarstaatjegemeentenl-uitgebreid-met-archiefwet-1995

http://www.vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/archieven-en-musea/nieuws/waarstaatjegemeentenl-uitgebreid-met-archiefwet-1995


een wordbestand worden opgemaakt, waarin wordt ingegaan op de 10 hoofdvragen en bijbehorende

subvragen.

10.Risicogeoriënteerd toezicht: hoe zit het met projectarchivering? Kunt u aangeven welke

bijzondere projecten er in uw gemeente lopen (bijv. op gebied RO) en hoe deze worden

gearchiveerd?

11. Sinds 25 februari 2014 in de lucht: de website www.archief2020.nl.

Op deze website van het programma Archief 2020 van de rijksoverheid wordt gecommuniceerd over

alle ontwikkelingen in het kader van dat programma. Er is inmiddels een Handreiking vervanging

archiefbescheiden opgesteld. Het programmateam Archief 2020 nodigt het veld uitdrukkelijk uit om

te reageren op de (inhoud van de) website. Dat kan via fora, via twitter (@Archief2020) of per mail

naar het programmabureau ([email protected]).

Lolke Folkertsma, provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris

Tel. 038 499 94 03 / mail [email protected]

Opgeslagen in: archiefinspectie/inspectie/memo algemene aandachtspunten inspectiebezoeken 2014

PS: in Archiefbeheer in de Praktijk is in hoofdstuk 5761 een checklist voor digitale archivering

opgenomen (pag. 5761-15 t/m 17, band 4). Deze is van belang bij advisering over invoering digitaal

werken. Verder is er een recent hoofdstuk over websitearchivering. Archiefbeheer in de praktijk

wordt sinds 2013 digitaal uitgegeven.

http://www.archief2020.nl/

Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris ...

Documents

Transcript of Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris ...